Tài liệu Định mức sử dụng văn phòng phẩm doc

1

văn phòng, quần áo đồng ph c, xe ôtô và dụng cụ BHLĐ
QUY ĐỊNH CHUNG

Đ u
- , quần áo
-
hần trách nhiệm của CBCNV trong
quá trình quản lý, sử dụng tránh tình trạng lãng phí.

ục, xe ôtô và dụng cụ
bảo hộ lao động

….được quản lý khoa học sử d ng hợp lý và hiệu quả.
ỊNH MỨC SỬ DỤNG
ùp dụng đối với các Phòng, Ban, Đơn vị

QUY ĐỊNH
Định mức sử dụng văn phòng phẩm, các thiết bị
ụ

CHƯƠNG I:
iề 1: Mục đích
Nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng văn phòng phẩm, các thiết bị văn phòng
đồng phục, xe ôtô dụng cụ BHLĐ và đáp ứng yêu cầu công việc của Công ty.
Nhằm trang bị đúng các dụng cụ nêu trên một cách khoa học phục vụ tốt nhất các yêu
cầu công việc của Công ty, đồng thời nâng cao tinh t
Điều 2: Nguyên tắc quản lý, sử dụng.

Các dụng cụ, thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, quần áo đồng ph
ụ

CHƯƠNG II:
Đ
Điều 3: VĂN PHÒNG PHẨM
A

STT Tên loại Đơn vị lượng
T
sử dụng Ghi chú

Số
hời gian

ĐỊNH MỨC SỬ NG CỦ ỖI PHÒNG BAN DỤ A M
1 Đục lỗ Cái 1 2 năm
2 Bấm gim nhỏ Cái 1 2 năm
3 Gỡ gim Cái 1 2 năm
4 Kéo cắt giấy Cái 1 2 năm
5 Bìa Abba 7P Cái 10 1 năm
6 Bìa Abba 5P Cái 10 1 năm
7 Giấy vàng A4 Ram 2 1 tháng
8 Giấy Notetick Xấp 1 1 tháng
9 Đinh bấm gim lớn Hộp 1 2 tháng
10 Đinh bấm gim nhỏ Hộp 1 1 tháng
11 Bìa cây Cái 5 1 tháng
12 Bìa sơ mi Cái 5 1 tháng
13 Kẹp bướm đen Hộp 1 1 tháng

2
15 Viết bi Cây 5 1 tháng
16 Viết da quang Cây 1 3 tháng
17 Viết bảng Cây 1 2 tháng
18 Viết xoá Cây 1 3 tháng
19 Bút kim Cây 2 3 tháng
20 Viết chì Cây 1 2 tháng
21 Băng keo 5P C uộn 1 3 tháng
22 Giấy bìa màu Tờ 10 1 tháng
23 Hồ dán Ống 1 1 tháng
24 Ghim hình tam giác Hộp 1 1 tháng
25 Đĩa mền vi tính Cái 2 1 tháng
26 Bìa trình ký Cái 2 1 năm
27 Sổ Name Card Cuốn 2 1 năm
ĐỊNH MỨC CHUNG DO PHÒNG TỔNG H ẢN LÝ

ỢP QU
1 Giấy trắng A3 Ram 1 1 tháng

2 Giấy vàng A4 Ram 5 1 tháng Dùng photo
3 Giấy trắng A4 Ram 3 1 tháng
4 Mực con dấu Lọ 1 2 tháng
4 Mực máy Photo Ống 1 1 tháng
6 Bơm mực máy in Ống 2 1 tháng
7 Bì thư lớn Cái 50 1 tháng
8 Bì thư vừa Cái 20 1 tháng
9 Giấy giới thiệu C uốn 2 1 tháng
10 Bì thư nhỏ Cái 30 1 tháng
11 Giấy Fax Ống 10 1 tháng

12 Bản heo N/c Photo bản vẽ T

T
ổng cộng


Trường hợp các Phòng, Ban, Đơn vị do yêu cầu của công việc cần sử dụng nhiều hơn
định mức (Khi làm hồ sơ thầu, khối lượng công việc phát sinh …. ) phải làm đề nghị cấp
thêm văn phòng phẩm và nêu rõ
lý do chuyển đến Phòng Tổng hợp để cấp bổ sung và theo
õi tổng hợp báo cáo lãnh đạo.
Điều 4
Đ ụ ặp công tác, Name Card có in lôgo của Công ty
Stt
ĐỊNH MỨC
d

: Name card và Sổ công tác
ịnh mức sử d ng c và Sổ công tác
CHỨC V
Ụ

công tác Name Card
Cặp
Sổ công tác Sổ công tác


loại mở dọc loại mở ngang

3
ự1 Tổng Giám đốc Theo th c tế sử dụng
2 P. Tổng Giám đốc 1 g 1 Cái/2 năm 1 Hộp/2 tháng Cuốn/6 tháng 1 Cuốn/6 thán
3 Trưởng phòng 1 Cuố /năm 1 Cái/ 2 năm 1 Hộp/2 tháng 1 Cuốn/năm n
4 PT. Phòng 1 Cái/ 2 năm 1 Cuốn/năm 1 Hộp/3 tháng 1 Cuốn/năm
5 Phó Phòng 1 Cái/ 2 năm 1 Hộp/4 tháng 1 Cuốn/năm
6 Nhân viên (KSư)* 1 Hộp/6 tháng 1 Cuốn/năm

* (Sổ có in logo của Công ty loại mở dọc cấp cấp cho CBCNV thường xuyên đi giao dịch
ới đối tác bên ngoài)

n sinh hoạt, nước sinh hoạt, xăng xe và mức tiền bảo dưỡng
et, Fax, VDC)

c là: 8.000.000đ/tháng
ng
c/ X
 cơ sở giấy công tác
 Việc sửa chữa, thay thế các thiết bị, phụ tùng của xe Ô tô căn cứ vào thời hạn sử dụng
ợp đặc biệt.
d/ Nướ
c: Nước lọc ViKoda 7 thùng/tháng
háng
đ/ Đồ vệ s

 Mức: 170.000đ/tháng
cụ thể
Điề , các dụng cụ bảo hộ lao động
1. uần áo đồng phục, văn phòng, dụng cụ BHLĐ được cấp cho CBCBV định kỳ theo định

ức tiêu c

Stt Số lượng/1 người/1 năm Số lần cấp Thời gian cấp
v
2. Các trường hợp phát sinh Phòng Tổng hợp phải giải trình cụ thể.
Điều 5: Cước điện thoại, điệ
xe ôtô, đồ dùng vệ sinh
1.Trường hợp bình thường
a/ Cước điện thoại (cước Điện thoại, Intern
Số tiền định mức là: 13.000.000đồng/tháng
b/ Điện sinh thắp sáng và nước sinh hoạt
Số tiền điện thắp sáng định mứ
Số tiền nước định mức là: 400.000đ/thá
ăng xe và bảo dưỡng xe ôtô
 Định mức xăng xe là: 15lít/100km
 Định mức nhớt là: 4 lít/7000km
 Tiền rửa xe định mức 150.000đồng/tháng
Phí đường bộ thanh toán theo thực tế trên
của nhà sản xuất trừ trường h

c đóng chai tiếp khách
Định mứ
Thành tiền: 420.000 đ/t
inh
 Bao gồm:- Giấy vệ sinh
- Xà bông vệ sinh, sáp thơm, khăn vải vệ sinh..
2/ Trường hợp phát sinh Phòng Tổng hợp phải có giải trình

u 6: Quần áo đồng phục
Q

m huẩn như sau:
Tên loại
1 Quần áo đồng phục của
CBCNV khố
i văn phòng
03 bộ 1 lần Đầu năm
2 Quần áo đồng phục cho
công nhân
01 bộ 1 lần Đầu năm


4
3 động 02 bộ 1 lần Đầu năm Quần áo bảo hộ lao
(đối với công nhân)
4 Găng tay bảo hộ 12 đôi 4 lần Đầu mỗi quý
5 Giầy bata bảo hộ 4 đôi 2 lần và

Đầu năm
giữa năm
6 da mũi sắt (cấp thợ 1 đôi 1 lần Đầu năm Giầy
hàn)
7 Kính hàn(cấp cho thợ 2 Cái 2 lần
hàn)
Đầu năm
& giữa năm
8 Mũ bảo hộ 01 Cái 1 lần ầu năm Đ

9 Khẩu trang bảo hộ 12 Cái 6 lần háng cấp 1 2 t
lần
10 Thắt lưng an toàn 10

lại kho
Cấp cho Phân xưởng để dùng
khi có yêu cầu và nhập
khi kết thúc công trình
11

uốc sát
h nhiệm quản lý và nhập lại kho khi kết
thúc công trình)


Tủ thuốc y tế
Dụng cụ và thuốc y tế:
bông, gạc, th
trùng…………
Cấp cho Xưởng và mỗi Công trình 01 tủ thuốc (Chỉ huy
công trình có trác
4. Trường hợp CBCNV do yêu cầu của công việc phải sử dụng dụng cụ bảo hộ lao động thì
ược cấp sử dụng theo định mức chung và thu lại khi hoàn thành công việc.


m của các Phòng Ban, đơn vị trực thuộc và CBCNV
1
-
y để lập kế hoạch mua & cấp phát nhưng phải đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết
-
ện các trường hợp làm hư hỏng, gây lãng
- p tập hợp số liệu về các dụng cụ sử dụng theo định mức và
- Tr ng hợp phát sinh Phòng Tổng hợp phải báo cáo cụ thể.
2

- và thanh toán các thiết bị
dụng cụ nêu trên để đề xuất việc duyệt chi mua theo quy định
3
đ
CHƯƠNG III:
CẤP PHÁT, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG
Điều 7: Trách nhiệ
. Phòng Tổng hợp
Phòng Tổng hợp căn cứ vào định mức theo quy định và tình hình sản xuất kinh doanh của
Công t
kiệm.
Phòng Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra thường xuyên quá trình sử dụng các
loại dụng cụ, thiết bị nêu trên và kịp thời phát hi
phí để đề nghị xử lý theo Quy chế của Công ty.
Hằng tháng Phòng Tổng hợ
báo cáo Lãnh đạo Công ty.
ườ

. Phòng kế toán
Căn cứ vào định mức được duyệt để theo dõi quá trình mua

. Các Phòng, Ban chuyên môn, Đơn vị trực thuộc


5
- n vị chuyên môn căn cứ vào định mức quy định và yêu cầu của công
t và theo dõi.
ử lý
theo quy chế của Công ty.
ngoài định mức phải có văn bản đề nghị nêu rõ lý do gởi

- ết kiệm.
4. R
- ao động và các thiết
- cần sử dụng dụng cụ
- dụng và bảo quản
-
u hồi khi khi CBCNV nghỉ việc hoặc chuyển sang bộ phận khác không cần sử
dụng các dụng cụ bảo hộ lao động đồng thời nhập lại kho của Công ty.
ểm tra Phân xưởng và các tại các công trình trong quá
5. C
- ử dụng các dụng cụ thiết bị văn phòng, dụng cụ bảo hộ lao
-
uộc Phòng sử dụng lãng phí hoặc hư
-
ệc (không tính khấu hao) hoặc sử dụng cho mục đích
cá nhân thì sẽ bị xử lý theo Quy chế của Công ty.
- Đối với CBCNV khi nghỉ việc p trả các dụng cụ lao động được cấp
phát. CBCNV quản lý trực bị, dụng cụ nêu trên phải nhập
định chung.
Điề
1. hợp có trách nhiệm quản lý tất cả các dụng cụ, thiết bị nêu trên. Cụ thể:
Các Phòng, Ban, Đơ
việc lập phiếu đề nghị cấp dụng cụ, thiết bị nêu trên theo mẫu quy định chuyển đến
Phòng Tổng hợp để cấp phá
- Các Phòng, Ban, Đơn vị cóù trách nhiệm quản lý, sử dụng các dụng cụ, thiết bị đảm bảo
tiết kiệm, hiệu quả.
- Trong trường hợp Phòng, Ban, Đơn vị sử dụng lãng phí, gây mất mát hư hỏng sẽ bị x
- Riêng các trường hợp phát sinh
P.Tổng Hợp để cấp phát, theo dõi và báo cáo lãnh đạo Công ty.
Hướng dẫn CBCNV trực thuộc sử dụng đúng mục đích, đúng cách thức và ti

iêng Phòng Triển khai dự án
Phòng Triển khai dự án lập bản đề nghị cấp phát các dụng cụ bảo hộ l
bị văn phòng trên cơ sở định mức sử dụng gửi Phòng Tổng hợp để cấp phát.
Trong các trường hợp thi công công trình lớn, số lượng nhân công
bảo hộ lao động tăng thì Phòng Triển khai dự án có trách nhiệm đề xuất số lượng tăng
thêm chuyển về phòng Tổng hợp để trình Tổng Giám đốc quyết định.
Phòng Triển khai dự án phối hợp với Chỉ huy công trình quản lý việc sử
các dụng cụ lao động khi giao nhận phải thực hiện thủ tục bàn giao.
Phòng Triển khai dự án có trách quản lý các dụng cụ bảo hộ lao động trong quá trình sử
dụng và th
- Phòng Triển khai dự án theo dõi, ki
trình quản lý sử dụng các dụng cụ BHLĐ nhằm đảm bảo đúng chế độ theo Quy chế của
Công ty.

BCNV của Công ty
CBCNV có trách nhiệm s
động, quần áo đồng phục…. đúng mục đích, hiệu quả.
Trưởng phòng, Ban, Đơn vị có trách nhiệm theo dõi quản lý thiết bị được cấp phát và
phải chịu trách nhiệm liên đới khi để CBCNV th
hỏng thiết bị, dụng cụ.
Các trường hợp CBCNV làm thất thoát, hư hỏng thiết bị, dụng cụ, đồ dùng bảo hộ hoặc
sử dụng các thiết bị, dụng cụ làm vi
hải bàn giao, hoàn
tiếp sau khi nhận lại các thiết
lại kho theo quy

CHƯƠNG IV:
TỔ CHỨC THỰC HIỆN

u 8: Thực hiện
Phòng Tổng
Lập kế hoạch trang bị các các thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, đồ bảo hộ lao động

….theo quy định đồng thời định kỳ hằng tháng hoặc đột xuất báo cáo Tổng Giám đốc