KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ CẤP CƠ SỞ

KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ
THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO,
QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ CẤP CƠ SỞ

1


I/. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI
THÔNG TIN TRONG
LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ.
NỘI
DUNG
II/. KỸ NĂNG THU THẬP,
XỬ LÝ TT TRONG LĐQL
CỦA CB CẤP CƠ SỞ.
2


1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ.
1.1

Khái niệm thông tin
trong lãnh đạo, quản lý

1.1.1. Khái niệm thông tin.
Thông tin trong lãnh đạo, quản lý (gọi tắt là
thông tin quản lý) là sự truyền đạt các thông điệp, tin
tức có liên quan đến hệ thống quản lý, được người nhận
hiểu rõ ý nghĩa của thông điệp mà người gửi muốn
truyền đạt, có tác dụng giúp thực hiện các mục tiêu lãnh

đạo, quản lý.
3




1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ. (tt)
Từ định nghĩa nêu trên, cần chú ý mấy điểm sau:
Thứ nhất, xét về hình thái vật chất và dưới dạng tĩnh,
thông tin quản lý là những thông điệp, tin tức, có thể là
một sản phẩm hữu hình hay cũng có thể là một sản phẩm
vơ hình.
Thứ hai, thơng tin ln gắn liền với sự vận động của
nó.

4


Thơng tin phản hồi
(Thơng tin ngược)

Diễn trình
của thơng tin
Thơng
Điệp

Mã

Truyền

Quản

hóa

tin

Tiếp
nhận

Giải
mã

thơng
điệp

lý

Người gửi

Nhận

Người nhận
5


1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ. (tt)
1.1.2. Khái niệm dữ liệu.
Dữ liệu được hiểu là các biểu hiện dùng để phản ánh

đối tượng nghiên cứu

6


1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ. (tt)
1.1.3. Phân loại dữ liệu.
Dữ liệu chính thức

Dữ
Dữ
liệu
liệu

Dữ liệu khơng chính thức
Dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu thứ cấp

7


1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ. (tt)
1.1.4. Dữ liệu định lượng.
Dữ liệu định lượng là loại dữ liệu phản ánh mức độ,
mức độ hơn kém, tính được trị số trung bình.

8

1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ. (tt)
1.1.5. Dữ liệu định tính.
Là loại dữ liệu phản ánh tính chất, sự hơn kém, ta
khơng tính được trị trung bình của dữ liệu định tính.

9


1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ. (tt)
1.2

1.2.1.
Các
kênh
thông
tin.

Phân loại thông tin
trong lãnh đạo, quản lý
Kênh ấn phẩm
Kênh nghe nhìn
Kênh giao tiếp trực tiếp:
Kênh thơng tin
khơng chính thức:
10

1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ. (tt)
1.2.2. Các nguồn thông tin.
Thông tin xuất phát từ nhiều nguồn tin khác nhau:

Từ cấp
trên

Từ phòng
ban
-ngang
cấp

Từ các
nguồn tin
cấp dưới

Nguồn tin
bên ngoài,
nội bộ
11


1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ. (tt)
1.2.3. Các đối tượng của thông tin.
Thông tin luôn có đối tượng cho biết về một điều gì đó
nhất định. Đối tượng của thông tin rất phong phú và đa
dạng

12


1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ. (tt)
1.2.4. Các chủ thể thông tin.
Là người sở hữu thông tin, cung cấp thông tin hoặc
đơn giản là người truyền tin, người đưa tin.

13


1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ. (tt)
1.2.5. Mục tiêu của thông tin
Mục tiêu của thông tin là để biết chuyện gì xảy ra, để
hiểu chuyện xảy ra như thế nào, có ý nghĩa gì và mục tiêu
hành động: thông tin gợi mở ra biện pháp hành động và
thúc đẩy hành động một cách chính xác, hiệu quả, chất
lượng.

14


1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ. (tt)
1.3

Đặc điểm của thông tin đối với
hoạt động lãnh đạo, quản lý.

1.3.1 Tính địa chỉ:

Thơng tin quản lý ln địi hỏi phải có
người gửi và người nhận thơng điệp.
15


I. KHÁI
1.
KHÁI NIỆM,
NIỆM, PHÂN
PHÂN LOẠI
LOẠI THÔNG
THÔNG TIN
TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ. (tt)
1.3

Đặc điểm của thông tin đối với
hoạt động lãnh đạo, quản lý.
1.3.2 Tính hiểu rõ.

Người truyền tin phải chuẩn xác, vật mang tin phải
phù hợp và giải mã phải chính xác, phải đảm bảo người
nghe hiểu đúng ý đồ của mình.

16


1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN

TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ. (tt)
1.3

Đặc điểm của thông tin đối với
hoạt động lãnh đạo, quản lý.

1.3.3. Tính hữu ích.
Thơng tin quản lý chỉ bao gồm những thơng điệp
hữu ích (có liên quan và tác động) đối với hệ thống
quản lý. Đặc điểm này, đòi hỏi người cán bộ phải biết
chắt lọc, tiếp nhận, xử lý, truyền đạt những thông tin
thật sự cần thiết cho đơn vị mình.
17


1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ. (tt)

1.4

Vai trị của thơng tin trong LĐ,QL.

1.4.1. Thơng tin vừa là đối tượng vừa là nguyên liệu
đầu vào, vừa là hình thức thể hiện sản phẩm của lao động
lãnh đạo, quản lý.
Đầu vào của quá trình lao động là những thơng tin,
đầu ra của q trình lao động lãnh đạo quản lý là những
quyết định, công văn, báo cáo, chỉ thị,… là những sản
phẩm dưới dạng thông tin.
18

1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ. (tt)

1.4

Vai trị của thơng tin trong LĐ,QL.

1.4.2. Thơng tin gắn liền với quyền lực lãnh đạo,
quản lý.
Thông tin vừa là phương tiện, vừa là cơng cụ của
q trình lãnh đạo quản lý.

19


1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ. (tt)

1.4

Vai trị của thơng tin trong LĐ,QL.

- u cầu đối với thơng tin:
+ Thơng tin phải chính xác, khách quan, công
việc được giải quyết đúng đắn.
+ Nếu thiếu thông tin hoặc thông tin sai lệch sẽ
ảnh hưởng đến kết quả công việc.
* Giải quyết phiến diện.

* Không đáp ứng yêu cầu công tác.
20


1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ. (tt)

1.4

Vai trị của thơng tin trong LĐ,QL.

1.4.3. Thơng tin có giá trị ngày càng cao, đóng góp
ngày càng nhiều vào giá trị của tổ chức.
Trong thời đại thông tin hiện nay, bản thân thơng tin
có trị ngày càng tăng cao. Người cán bộ lãnh đạo quản lý
phải nắm bắt được các thơng tin, kinh tế, chính trị, xã
hội, phải biết đánh giá và phân loại thông tin.

21


1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ. (tt)

1.5

Phân loại thơng tin quản lý.

1.5.1. Theo hình thức thể hiện của thơng tin.
Theo cách phân loại này, có:

TT
Chữ viết

TT
Lời nói

TT = các
phương tiện
khác
22


Ưu điểm: truyền đạt nhanh,
hiệu quả cao.
TT
Lời
nói
Nhược điểm: thiếu chuẩn xác,
tính pháp lý thấp.

23


TT
chữ
viết

Ưu điểm: rõ ràng, tránh sai lạc,
có thể kiểm sốt được, người gửi

và người nhận có điều kiện nghiên
cứu kỹ thông tin.

Nhược điểm: soạn thảo lâu,
mất nhiều thời gian.

24


Cử chỉ

Thơng tin =
các phương
tiện khác
(khơng dùng
lời nói)

Ngơn
ngữ
cơ
thể

Những
phương
tiện
khác

Thái độ
Nét mặt
Ánh mắt

Hình ảnh
Sơ đồ
Ký hiệu
Qui ước
25