tiểu luận “Khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của phòng Hành chính – nhân sự trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân”

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn
đến các Thầy ( Cơ ) khoa Quản trị văn phịng và các Thầy ( Cô ) giảng viên
học phần “Kỹ năng tổ chức và kiểm tra” đã tận tình chỉ dạy giúp tơi hồn
thành tốt đề tài này.
Tơi cũng xin gửi lời cảm ơn đến cán bộ, nhân viên của Công ty Cổ
phần Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân đã tạo điều kiện cho tơi
được tìm hiểu, thu thập tài liệu một cách thuận lợi nhất.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu tơi cịn gặp khá nhiều khó khăn
mặt khác do trình độ nghiên cứu của mình còn hạn chế nên dù đã cố gắng
nhưng đề tài khơng tránh khỏi những hạn chế thiếu sót. Vì thế tơi mong nhận
được sự góp ý từ thầy cơ để đề tài nghiên cứu của tơi hồn thiện hơn nữa.
Tơi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài “Khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của
phịng Hành chính – nhân sự trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi
công tác tại Công ty Cổ phần Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải
Vân” là cơng trình nghiên cứu của tơi trong thời gian qua.
Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm nếu có sự khơng trung thực về
thơng tin sử dụng trong cơng trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày 18 tháng 01 năm 2019
Sinh viên thực hiện


DANH MỤC VIẾT TẮT
Từ viết tắt
HC- NS
HĐQT

Nghĩa đầy đủ
Hành chính nhân sự
Hội đồng quản trị


MỤC LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, đơn vị; là
nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản
lý là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt
động của cơ quan, đơn vị
Một trong những nghiệp vụ mà Văn phòng phải thực hiện đó là tổ chức
chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo. Thực hiện các chuyến đi công tác là một
công việc chiếm nhiều thời gian của lãnh đạo. Có những chuyến đi mang tính
định kỳ, thường niên những cũng có những chuyến công tác đột xuất. Tất cả
đều phải đảm bảo cho chuyến đi công tác đạt được mục tiêu đề ra. Để làm
được điều đó, địi hỏi khơng có sai sót trong các khâu chuẩn bị và thực hiện
chuyến đi. Vì vậy, đối với bộ phận văn phịng cần nắm được những nguyên
tắc, những vấn đề cơ bản để có thể giúp lãnh đạo trong cơng việc chuẩn bị và
tổ chức cho các chuyến đi cơng tác.
Để có cái nhìn sâu sắc và rõ ràng hơn về trách nhiệm của văn phòng
trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác, tôi đã lựa chọn đề tài:
“Khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của phịng Hành chính – Nhân sự
trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần
Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân”.
2. Lịch sử nghiên cứu
Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của Văn phòng cho cơ quan là

một trong những hướng nghiên cứu được rất nhiều nhà nghiên cứu, cán bộ
giảng dạy, học viên cao học,… quan tâm, tiếp cận ở những góc độ khác nhau.
Đó là các giáo trình:
- “Quản trị văn phòng” của tác giả Nguyễn Hữu Tri, NXB Khoa học và
Kỹ thuật năm 2005;

5


- Giáo trình: “Quản trị văn phịng” của GS.TS Nguyễn Thành Độ, NXB
Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2012
- Các cơng trình nghiên cứu khoa học, các bài viết về việc trách nhiệm
của Văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan đăng trên
các tờ báo, tạp chí đã đưa ra hệ thống lý luận chung để làm cơ sở cho việc
nghiên cứu của tác giả.
3. Đối tượng , mục đích
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là : Khảo sát, đánh giá về trách
nhiệm của Văn phòng trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi cơng tác
- Mục đích nghiên cứu:
+ Mục tiêu chung: Nắm rõ trách nhiệm của Văn phòng trong việc tổ
chức phục vụ các chuyến đi công tác
+ Mục tiêu cụ thể: Làm rõ cơ sở lý luận về việc tổ chức phục vụ các
chuyến đi công tác
4. Phương pháp nghiên cứu
- Cở sở phương pháp luận: Phép biện chứng duy vật - cơ sở phương
pháp luận chung nhất cho hoạt động nhận thức và thực tiễn.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tác giả sử dụng các công trình
nghiên cứu có liên quan để phục vụ cho cơ sở lý luận thực tiễn của đề tài.
- Phương pháp quan sát, khảo sát thực tế: Đây là phương pháp rất quan
trọng, có vai trị quyết định tới sự thành cơng của đề tài. Phương pháp này

giúp tác giả có sự đánh giá khách quan và trung thực về vấn đề nghiên cứu.
5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Ý nghĩa lý luận: Làm phong phú cơ sở lý luận về trách nhiệm của Văn
phòng trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác, vai trị của việc tổ
chức chuyến đi cơng tác cho cơ quan
- Ý nghĩa thực tiễn: Hoàn thiện những thiếu sót trong việc tổ chức phục
vụ các chuyến đi cơng tác của Văn phòng
6


6. Cấu trúc của đề tài
Ngoài Lời cảm ơn, Lời cam đoan, Phần mở đầu và Phần kết luận, Phần
nội dung chính của tiểu luận được chia thành 3 chương như sau:
Chương 1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần
Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân
Chương 2. Trách nhiệm của phòng Hành chính – nhân sự trong
cơng tác tổ chức phục vụ chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Quản lý
và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân
Chương 3. Giải pháp nâng cao công tác tổ chức phục vụ chuyến đi
cơng tác của phịng Hành chính – Nhân sự tại Công ty Cổ phần Quản lý và
Khai thác hầm đường bộ Hải Vân

7


Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC HẦM ĐƯỜNG BỘ HẢI VÂN
1.1. Giới thiệu chung
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Quản lý và Khai thác hầm đường bộ

Hải Vân
- Tên tiếng Anh: Hai Van Tunnel Management And Operation Joint
Stock Company
- Tên viết tắt giao dịch: HAMADECO
- Trụ sở chính: 27 - Đường Bùi Chát - Phường Hịa Khánh Bắc - Quận
Liên Chiểu - TP Đà Nẵng
- Điện thoại: 05113.842.144 - 3730.574 - 733467; 0913403548
- Fax: 05113.842.713
Email:
- Website: www.hamadeco.com.vn
1.2. Lịch sử hình thành
Cơng ty Cổ phần Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân tiền
thân là “Xưởng Thống Nhất” trực thuộc Ban Xây Dựng 67 theo Quyết định số
574/QĐ-TC ngày 10 tháng 5 năm 1974, đến năm 1975 đổi tên thành “Xí
nghiệp Đại tu Ơ tô Thống Nhất” được thành lập tại cầu Cúp tỉnh Quảng Bình.
Xí nghiệp ra đời để đáp ứng u cầu xây dựng Chủ nghĩa xã hội ở Miền Bắc
và phục vụ đại tu, sửa chữa các ô tô bị hư hỏng xuống cấp trong thời kỳ chiến
tranh
Ngày 12 tháng 12 năm 1979, xí nghiệp chuyển từ Quảng Bình vào Hồ
Khánh - Hoà Vang - Quảng Nam Đà Nẵng, hiện nay thuộc địa phận Phường
Hoà Khánh Bắc - Quận Liên Chiểu - TP Đà Nẵng và đổi tên thành “Xí
Nghiệp Cơ Điện Giao Thơng 5” trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp giao thông
khu vực V theo Quyết định số 2098/TCCB ngày 21 tháng 12 năm 1982 của
8


Bộ giao thơng vận tải. Nhiệm vụ chính là gia cơng chế sửa các mặt hàng cơ
khí, điện phục vụ cho ngành giao thông khu vực V (5 tỉnh Miền Trung Tây
Nguyên)
Đến năm 1992 đổi tên Xí nghiệp cơ khí giao thông 5 (được thành lập

tại Quyết định số 2249/QĐ -TC ngày 10/11/1989 của BGTVT) thành “Xí
nghiệp cơ khí và xây dựng giao thông 5 trực thuộc Khu quản lý đường bộ 5”
tại Quyết định số 1036QĐ/TCCB – LĐ ngày 13 tháng 06 năm 1992
Quyết định số 896QĐ/TCCB-LĐ ngày 13/06/1993 của Bộ GTVT về
việc thành lập doanh nghiệp Nhà nước : “Xí nghiệp cơ khí giao thơng 5”
Quyết định số 3439/QĐ-TCCB-LĐ ngày 12 tháng 07 năm 1995 của
Bộ Giao Thông Vận Tải, xí nghiệp đổi tên thành “Cơng ty Cơ khí - Xây dựng
cơng trình 5”
Đến ngày 16 tháng 08 năm 1997 theo quyết định số 2014/QĐ-TCCPLĐ của Bộ GTVT chuyển công ty sang doanh nghiệp Nhà nước hoạt động
công ích với tên là “Cơng ty Sửa chữa cơng trình và Cơ khí giao thơng 5”
Ngày 28 tháng 3 năm 2005 theo quyết định số 803/QĐ-BGTVT của Bộ
trưởng Bộ GTVT Công ty đổi tên thành “Công ty Quản Lý và Khai thác hầm
đường bộ Hải Vân” viết tắt là HAMADECO
Ngày 08 tháng 12 năm 2009 tại Quyết định số 3674/QĐ-BGTVT của
Bộ trưởng Bộ giao thông Vận tải, về việc chuyển Công ty Quản lý và khai
thác hầm đường bộ Hải Vân, công ty nhà nước thuộc Cục đường bộ Việt Nam
thành Công ty TNHH MTV Quản lý và khai thác hầm đường bộ Hải Vân là
một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Khu Quản lý đường bộ V – Cục
Đường Bộ Việt Nam
Quyết định số 1742/QĐ-BGTVT ngày 25 tháng 7 năm 2012 của Bộ
trưởng Bộ GTVT về việc chuyển doanh nghiệp về làm đơn vị thành viên
Tổng Công ty xây dựng cơng trình giao thơng 5

9


Quyết định số 1973/QĐ-BGTVT ngày 10 tháng 7 năm 2013 của Bộ
trưởng Bộ GTVT về giá trị doanh nghiệp cổ phần hóa của cơng ty TNHH
MTV Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân thuộc Tổng Công ty xây
dựng cơng trình giao thơng 5

Theo Quyết định số 3079/QĐ-BGTVT ngày 04/10/2013 của Bộ Giao
thông vận tải về việc phê duyệt Phương án và chuyển Công ty TNHH MTV
Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân thuộc Tổng cơng ty Xây dựng
cơng trình giao thơng 5 thành cơng ty cổ phần
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nhiệp số 0400101965 đăng ký thay
đổi lần thứ 11 ngày 27 tháng 1 năm 2014 (là doanh nghiệp được cổ phần hóa
từ Công ty TNHH MTV Quản lý và khai thác hầm đường bộ Hải Vân, ngày
chuyển đổi 02/01/2014).
1.3. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ
- Chức năng của Công ty: là hoạt động kinh doanh đa ngành nghề. Là
quản lý, bảo trì cơ sở hạ tầng đường bộ và một số ngành nghề khác phù hợp
với năng lực của Công ty.
- Nhiệm vụ:
+ Quản lý chuyên ngành về hầm đường bộ, cầu đường bộ, đường bộ và
thu phí đường bộ;
+ Đảm bảo giao thơng thơng suốt trong mọi tình huống;
+ Tham gia ứng cứu, xử lý các trường hợp khẩn cấp do thiên tai, địch
họa gây ra theo yêu cầu của ngành, các cấp chính quyền địa phương;
+ Bảo toàn và phát triển vốn của Chủ sở hữu giao, vốn tự bổ sung, sử dụng
hợp lý các nguồn lực, tối đa hóa lợi nhuận, tích lũy đầu tư và phát triển Công
ty.

10


1.3.2. Cơ cấu tổ chức
Căn cứ quyết định số 3079/QĐ-BGTVT ngày 04/10/2013 của Bộ giao
thông vận tải về việc phê duyệt Phương án và chuyển Công ty TNHH MTV
Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân thuộc Tổng cơng ty Xây dựng

cơng trình giao thơng 5 thành cơng ty cổ phần, mơ hình tổ chức quản lý là Hội
đồng quản trị, kiểm soát viên, Tổng giám đốc

11


a) Hội đồng quản trị: 07 thành viên
- Chủ tịch Hội đồng quản trị : 01 thành viên;
- Phó chủ tịch Hội đồng quản trị gồm: 01 thành viên;
- Các thành viên Hội đồng quản trị: 05 thành viên.
b) Ban kiểm soát: 03 thành viên
c) Ban điều hành: 02 thành viên
- Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Cơng ty;
- Phó Tổng giám đốc: 01 thành viên;
- Kế tốn trưởng: 01 thành viên.
d) Các phịng nghiệp vụ tham mưu giúp việc:
- Ban quản lý dự án;
- Phòng Kế hoạch - Kỹ Thuật;
- Phòng Vật tư - Thiết Bị;
- Phịng Kế Tốn - Tài Chính;
- Phịng Hành Chính - Nhân Sự;
- Phịng KSNB - Pháp Chế.
e) Các đơn vị trực thuộc:
- XN Sản xuất dịch vụ thương mại Hải Vân (HASECO)
- XN quản lý vận hành hầm đường bộ Hải Vân (HAPACO)
- XN quản lý vận hành hầm đường bộ Đèo Cả
- XN Quản lý vận hành hầm Phước Tượng - Phú Gia
- XN thi công xây lắp cơng trình
* Tiểu kết
Qua việc khái qt về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Quản

lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân thông qua các nội dung như: lịch sử
hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức, tác giả nhận
thấy Phịng Hành chính – Nhân sự có vị trí và tầm quan trọng đặc biệt đối với
Cơng ty. Cơ cấu tổ chức của văn phịng Cơng ty khá chặt chẽ, đầy đủ. Từ việc
12


nắm bắt rõ được chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính – Nhân sự của
Cơng ty Cổ phần Quản lý và Khai thác hầm đường bộ Hải Vân đã tạo tiền đề
cho tác giả đi sâu vào tìm hiểu Trách nhiệm của phịng Hành chính – Nhân sự
trong cơng tác tổ chức phục vụ chuyến đi công tác ở chương 2.

13


Chương 2.
TRÁCH NHIỆM CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ TRONG
CÔNG TÁC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC
HẦM ĐƯỜNG BỘ HẢI VÂN.
2.1. Giới thiệu văn phịng Cơng ty Cổ phần Quản lý và Khai thác
hầm đường bộ Hải Vân.
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ
a.Chức năng:
+ Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, ngân sách
và các chế độ chính sách nhân sự.
+ Tuyển dụng
+ Đào tạo và phát triển
+ Đánh giá thành tích, đánh giá năng lực
+ Quản lý mối quan hệ nhân sự. Lương thưởng và phúc lợi

+ Quản lý thủ tục hành chính nhân sự
+ Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản hành chính VP, đảm
bảo an ninh trật tự, an tồn lao động, vệ sinh lao động và phịng chống cháy
nổ trong cơng ty.
+ Cơng tác hành chính
b. Nhiệm vụ:
* Nhiệm vụ nhân sự
- Hoạch định mơ hình tổ chức nhân sự: soạn thảo, trình duyệt và tổ
chức thực hiện các quy định, quy trình liên quan đến Nhân sự áp dụng trong
Công ty;
+ Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty;

14


+ Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho Công ty, tổ
chức thực hiện và giám sát việc chấp hành các quy định đó.
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu
cầu, chiến lược của Công ty
+ Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, quý, tháng theo yêu cầu của
công ty và các bộ phận liên quan;
+ Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã phê duyệt;
+ Tổ chức theo dõi và ký hợp đồng lao động cho Người lao động;
+ Quản lý hồ sơ, lý lịch của nhân viên tồn cơng ty;
+ Thực hiện cơng tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi biến
động nhân sự;
+ Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ cán bộ
nhân viên lập báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc.
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện phát triển nguồn
nhân lực

+ Lập chương trình đào tạo định kỳ hàng năm.
+ Tổ chức triển khai và kiểm tra công tác đào tạo của Công ty.
+ Tổ chức, tham gia việc tập huấn cho người lao động mới vào Cơng ty
về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động Công ty…
+ Đánh giá chất lượng đào tạo nhằm nâng cao trình độ, kỹ năng và hiệu
quả trong công việc của cá nhân theo mục tiêu công ty.
- Tổ chức quản lý Nhân sự tồn Cơng ty
+ Điều động nhân sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
+ Soạn thảo các quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm, điều động cán bộ
nhân viên Công ty.
+ Quản lý ngày công, ngày nghỉ của cán bộ nhân viên.
+ Lập ngân sách nhân sự.

15


+ Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho chiến lược phát
triển của Công ty.
+ Giải quyết khiếu nại, thắc mắc của nhân viên Công ty.
+ Tham gia xử lý kỷ luật lao động.
+ Tổ chức đánh giá thực hiện cơng việc của tồn thể nhân viên Cơng ty.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người
lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động
+ Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
+ Chấm cơng, tính lương; kiểm tra xếp bậc lương, điều chỉnh mức
lương theo đúng quy định Công ty.
+Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phương pháp và hình thức
trả lương, thưởng, phụ cấp làm việc tại Công ty.
+ Theo dõi thực hiện các chế độ cho người lao động theo đúng quy
định của Công ty.

+ Tổ chức theo dõi, lập danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã
hội, BHYT, BHTN và các chế độ liên quan đến người lao động theo đúng quy
định của Công ty và pháp luật hiện hành.
+ Lập kế hoạch, trình duyệt và tổ chức thực hiện chế độ đối với các
ngày lễ, tết theo quy định của pháp luật.
+ Giao dịch với cơ quan nhà nước để thực hiện chế độ cho người lao
động.
- Các nhiệm vụ khác theo sự phân cơng của Tổng Giám đốc .
* Nhiệm vụ Hành chính:
Thực hiện cơng tác quản lý hành chính
- Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin.
- Xây dựng, giữ gìn và phát triển mối quan hệ với các cơ quan nhà
nước.

16


- Tổ chức các hội thảo, hội nghị, các chuyến công tác của lãnh đạo theo
yêu cầu của Công ty.
- Tổ chức các hoạt động đón, tiếp khách. Xây dựng phong cách làm
việc chun nghiệp, xây dựng văn hóa Cơng ty.
- Quản lý, theo dõi các chi phí hành chính của Cơng ty cấp phát quản lý
văn phịng phẩm.
Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
- Tiếp nhận và theo dõi, lưu chuyển công văn, văn bản đi đến.
- Giao nhận tài liệu, thư từ , báo chí cho các phịng, ban trong Cơng ty.
- Quản lý sử dụng con dấu của Công ty.
- Đánh máy, photo, scan văn bản, công văn giấy tờ liên quan.
- Lưu giữ, bảo mật, quản lý tài liệu, tài sản Công ty.
Thực hiện công tác quản lý hệ thống thiết bị IT

- Vận hành hệ thống Website, hệ thống văn phòng điện tử, email...
- Quản trị, đảm bảo sự hoạt động thông suốt hệ thống IT của Công ty.
- Quản lý tổng đài điện thoại, fax của Công ty.
Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo
an ninh trật tự an toàn vệ sinh lao động và phịng chống cháy nổ trong Cơng
ty
- Quản lý hồ sơ các loại tài sản của Công ty.
- Theo dõi, giám sát, kiểm tra quản lý và sử dụng các loại tài sản của
các bộ phận Công ty.
- Phối hợp với các đơn vị bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên.
- Thực hiện cơng tác an ninh trật tự, an tồn vệ sinh lao động và phịng
chống cháy nổ trong Cơng ty.
- Tổ chức xây dựng và quản lý các loại hình nhà cơng vụ, điều hành…
mà Cơng ty sử dụng.
Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc.
17


2.1.2. Sơ đồ tổ chức văn phịng

2.2. Mục đích, phân loại chuyến đi cơng tác
- Mục đích: Chuyến đi cơng tác bao giờ cũng gắn với chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan để giải quyết một số công việc, thiết lập mối quan hệ,
học tập kinh nghiệm đối tác, nắm bắt tình hình thực tế tại cơ sở
- Phân loại :
+ Các chuyến đi công tác thường kỳ
+ Các chuyến đi công tác đột xuất
+ Các chuyến đi công tác trong nước
+ Các chuyến đi cơng tác nước ngồi
Khi thủ trưởng đi cơng tác bộ phận văn phịng phải biết hoạch định, sắp

xếp các chuyến đi công tác

18


2.3. Trách nhiệm của phịng Hành chính – nhân sự trong công tác
tổ chức phục vụ chuyến đi công tác
2.3.1. Trách nhiệm trong công tác chuẩn bị
2.3.1.1. Lập kế hoạch chuyến đi công tác
- Kế hoạch chuyến đi công tác là một loại văn bản dùng để trình bày
một cách có hệ thống những cơng việc lien quan đến chuyến đi công tác. Kế
hoạch chuyến đi là cơ sở để đánh giá kết quả chuyến đi
- Là một công ty hoạt động kinh doanh đa ngành nghề. Là quản lý, bảo
trì cơ sở hạ tầng đường bộ và một số ngành nghề khác phù hợp với năng lực
của Công ty. Các chuyến đi công tác của lãnh đạo được văn phịng đưa vào kế
hoạch cơng tác năm của đơn vị với các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể .
- Có những chuyến đi cơng tác đơn giản mang tính thường xun thì
văn phịng khơng lập kế hoạch
- Phịng đã lập kế hoạch theo đầy đủ các nội dung:
1. Mục đích
2. Nội dung
3. Thành phần
4. Địa điểm
5. Thời gian
6. Tài liệu, tư liệu, dự thảo hợp đồng,..
7. Kinh phí
8. Phương tiện đi lịa
9. Các giấy tờ cần thiết
2.3.2.2. Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác
* Liên hệ nơi tiếp nhận chuyến đi cơng tác

- Văn phịng sẽ điện thoại đến nơi cơ quan đồn hoặc lãnh đạo đến
cơng tác, thơng báo nội dung, hẹn ngày, giờ làm việc và đăng ký nơi ăn, nơi ở,
thành phần tham gia( số lượng, chức vụ,..).
19


- Khi mà lãnh đạo công ty đi công tác nước ngồi thì văn phịng sẽ
chuẩn bị :
+ Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước
xem xét duyệt và đàm phán với nước sẽ đến
+ Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo,…
* Chuẩn bị tư liệu, tài liệu
Việc chuẩn bị tư liệu, tài liệu của văn phòng được thực hiện rất tốt, đó
là việc chuẩn bị:
-

Giấy giới thiệu, giấy đi đường
Hồ sơ cơng việc
Văn bản quy phạm pháp luật có liên quan
Các thơng tin ở dạng dự liệu máy tính,…
* Chuẩn bị về phương tiện giao thông
Trong chuyến đi công tác thì văn phịng của Cơng ty đã căn cứ vào tình
hình tài chính Cơng ty, địa điểm đến, thành phần đi, thời gian,… để chuẩn bị
và có những phương án để điều chỉnh phù hợp
* Chuẩn bị các giấy tờ
Chuẩn bị các công văn liên hệ, giấy tờ tùy thân ( Chứng minh nhân dân,
…), giấy giới hiệu, giấy đi đường, danh thiếp
* Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác
Khi lập dự trù kinh phí thì người lập dự trù đã lưu ý đến các chi phí

-

thực tế và các khoản chi phí dự phịng phát sinh như:
Tiền vé máy bay, tàu, ô tô
Tiền ăn, nghỉ
Tiền đóng góp hội thảo,…
Chi phí khác như: thuốc men, q tặng,..
* Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà
- Thông báo về thời gian vắng mặt của lãnh đạo, cá nhân
- Những công việc như: hủy bỏ và lên lịch lại các cuộc họp đã ấn định

trong suốt thời gian Thủ trưởng vắng mặt
* Kiểm tra chuyến đi phút trót
2.3.2. Trách nhiệm trong chuyến đi
Trách nhiệm của văn phịng trước khi lãnh đạo đi công tác :
- Hoạch định và sắp xếp chuyến đi

20


-

Dự buổi họp bàn giao của lãnh đạo cho người được ủy nhiệm. Nắm vững nội

dung công việc
- Ghi lại những công việc lãnh đạo ủy quyền và giải quyết cơng việc
Trách nhiệm của văn phịng trong khi lãnh đạo đi cơng tác:
- Giúp các phó thủ trưởng thực hiện các nhiệm vụ mà thủ trưởng giao
- Đối với công tác thư tín, phân loại thư tín theo tầm quan trọng như:
+ Hồ sơ khẩn

+ Hồ sơ những công việc cần làm
+ Hồ sơ để thơng báo
Sau đó các văn bản sẽ được các cá nhân đã được ủy quyền xử lý giải
quyết. Hiện tại văn phịng Cơng ty có sổ nhật ký
CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CẦN LƯU Ý
Ngày tháng

-

Mô tả

Giữ liên lạc với thủ trưởng trong thời gian mà thủ trưởng đi công tác
2.3.3. Trách nhiệm sau chuyến đi
Sau mỗi chuyến đi công tác, nhất là các chuyến đi cơng tác trong ngày,

bộ phận văn phịng phải tiến hành một số công việc như:
- Giúp Thủ trưởng giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến
-

đi công tác
Thu thập giấy tờ, tài liệu sau chuyến đi công tác để lập hồ sơ
Báo cáo sổ óm tắt thư tín, sổ nhật ký các hoạt động hành chính
Báo cáo tóm tắt diễn biến trong các phịng ban trong Cơng ty
Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác
Soạn thảo thư cảm ơn nơi mà tiếp nhận chuyến đi công tác
* Tiểu kết
Qua việc đi sâu vào văn phịng và trách nhiệm của văn phịng trong
cơng tác tổ chức phục vụ chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Quản lý và
Khai thác hầm đường bộ Hải Vân, tơi nhận thấy rằng văn phịng đã thực hiện
cơ bản tốt những nhiệm vụ được giao. Từ đó đã giúp tôi đưa ra những nhận

21


xét về ưu điểm, nhược điểm và giải pháp cho chương 3 để nhầm nâng cao
hiệu quả của việc kiểm tra, giám sát về nghiệp văn thư của cơ quan.

22


Chương 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CHUYẾN
ĐI CƠNG TÁC CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC
HẦM ĐƯỜNG BỘ HẢI VÂN
3.1. Nhận xét, đánh giá.
3.1.1. Ưu điểm
- Nhà quản trị văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Quản lý và Khai thác
hầm đường bộ Hải Vân luôn nhận được sự quan tâm, tạo điều kiện thuận lợi
trong làm việc từ phía Ban Lãnh đạo Cơng ty.
- Chức năng, nhiệm vụ của Trưởng phịng Hành chính – Nhân sự đã
được quy định cụ thể tại Quyết định số: 05/QĐ-HAMADECO về việc thành
lập Phịng Hành chính – Nhân sự. Đó là tiền đề thuận lợi để nhà quản trị văn
phịng thực hiện tốt hơn vai trị của mình;
- Cơng tác tổ chức phục vụ chuyến đi cũng được lãnh đạo quan tâm
3.1.2. Nhược điểm
- Khâu tổ chức chuyến đi cơng tác chưa được thực hiện nghiêm ngặt,
cịn bỏ sót một số khâu trong quy trình dẫn tới chưa đánh giá hết được khả
năng của nhân viên;
- Sự đánh giá của nhà quản trị văn phịng đơi khi cịn thiên về cảm tính.
- Trong q trình chuẩn bị đi cơng tác còn gặp nhiều hạn chế: trong

việc lập và xây dựng kế hoạch đi công tác cho lãnh đạo
- Khi nào đi cùng lãnh đạo đi cơng tác thì gặp một số trường hợp như:
Hạn chế sức khỏe trong việc đi lại, sự chuẩn bị chưa chu đáo về tài liệu, chỗ
nghỉ ngơi và ăn uống của lãnh đạo
- Khi đi cơng tác cùng lãnh đạo về thì văn phịng chậm trong việc hồn
tất hồ sơ các khoản chi phí và thanh toán tạm ứng

23


3.1.3. Nguyên nhân
Những hạn chế trên bắt nguồn từ một số ngun nhân sau:
Cơng ty chưa có quy định rõ ràng, cụ thể về trách nhiệm của các cá
nhân trong thực hiện các nhiệm vụ. Dẫn tới tình trạng một số nhân viên văn
phịng có tư tưởng làm việc khơng hết mình, vẫn tái phạm nhiều lần dù đã
được nhắc nhở, mắc một số lỗi trong quá trình tổ chức
3.2. Các giải pháp
3.2.1. Nâng cao nhận thức của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ
chức phục vụ các chuyến đi công tác của Công ty
Đây là hoạt động nhận thức có vai trị rất quan trọng đối với hoạt động
thực tiễn. Đem lại cho tổ chức sự ổn định, đội ngũ nhân lực có chất lượng
cao, có kỷ luật lao động tốt và có khả năng thu hút các nhân tài khác đến với
tổ chức.
3.2.2. Nâng cao năng lực nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho
nhà quản trị văn phịng và nhân viên trong cơng ty
Với bất kỳ một cấp quản trị nào, dù cao hay thấp cũng luôn cần được
bồi dưỡng những kỹ năng và kiến thức chuyên môn một cách thường xuyên,
liên tục.
Được đào tạo và bồi dưỡng một cách bài bản sẽ giúp cho nhà quản trị
văn phòng tiếp cận được những phương pháp, cách thức làm việc mới từ đó

sẽ nâng cao hiệu suất, chất lượng côngviệc.
Đối với các nhân viên, việc được đào tạo sẽ giúp họ nâng cao tinh thần
trách nhiệm, cải thiện trình độ chun mơn, có khả năng hồn thành tốt mọi
nhiệm vụ được giao và trở thành những người hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị
văn phòng trong thực hiện công việc.

24


3.2.5. Lãnh đạo cơ quan cần tạo mọi điều kiện tốt nhất cho nhà quản
trị văn phịng hồn thành chức năng, nhiệm vụ được giao, nhất là đối với
công tác tổ chức phục vụ chuyến đi công tác
- Về chế độ, chính sách đối với nhà quản trị văn phịng: Ban Lãnh đạo
cần có những chính sách đãi ngộ hợp lý đối với nhà quản trị văn phòng. Việc
nhận được một chế độ đãi ngộ hợp lý sẽ là cơ sở để nhà quản trị văn phòng
cam kết cống hiến lâu dài cho tổ chức.
- Về cơ sở vật chất, trang thiết bị: Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết
bị tốt là tiền đề giúp cho cán bộ và nhân viên văn phịng thực hiện cơng việc
hiệu quả hơn và tránh được tâm lý căng thẳng do cơ sở vật chất không đủ điều
kiện đáp ứng. Một số máy tính tại phịng Hành chính – Nhân sự khơng cịn đủ
điều kiện đáp ứng nhu cầu sử dụng của cán bộ và nhân viên văn phịng thì nên
được thay mới, bên cạnh đó, việc bố trí lại cảnh quan của các phòng ban cũng
là điều rất cần thiết.
* Tiểu kết
Tại chương 3, tôi đã chỉ ra những ưu điểm và hạn chế về công tác phục
vụ tổ chức chuyến đi cơng tác của văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Quản lý và
Khai thác hầm đường bộ Hải Vân. Dựa trên những hạn chế ấy, tôi đã đề xuất
những giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm của văn phòng trong cơng tác
phục vụ tổ chức chuyến đi cơng tác. Đó đều là những giải pháp rất thiết thực,
góp phần giúp nhà quản trị văn phòng thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của

mình.

25