Khảo sát , đánh giá về vai trò của văn phòng tỏng công tác hoạch định

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
NỘI DUNG...........................................................................................................3
CHƯƠNG I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH....3
1.1. Khái niệm về công tác hoạch định :.......................................................3
1.2. Vai trò của hoạch định :.........................................................................3
1.3. Ý nghĩa của hoạch định :.......................................................................4
1.4. Các hình thức của hoạch định :..............................................................5
1.5. Phương pháp hoạch định :.....................................................................6
CHƯƠNG II. VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁCHOẠCH
ĐỊNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG ĐỐNG MÁC............................8
2.1.Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Ủy ban nhân dân
phường Đống Mác :........................................................................................8
2.1.1. Vài nét về Ủy ban nhân dân phường Đống Mác :.................................8
2.1.2. Chức năng , nhiệm vụ của văn phòng :.................................................9
2.2. Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Ủy ban nhân dân
phường Đống Mác :......................................................................................10
2.2.1. Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định chức năng , nhiệm vụ
:......................................................................................................................10
2.2.2. Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định bộ máy văn phòng tại
Ủy ban :.........................................................................................................10
2.2.3. Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định quản lý nhân sự :...12
2.2.4. Vai trò của văn phòng công tác hoạch định trong hệ thống quy chế :.14
KẾT LUẬN........................................................................................................17
DANH MỤC THAM KHẢO............................................................................18


LỜI MỞ ĐẦU
Trước tình hình đổi mới đất nước trong những năm gần đây , cùng với sự
phát triển của khoa học kỹ thuật , xã hội không ngừng đi lên , công tác văn
phòng có vị trí quan trọng trong hoạt động tham mưu , giúp việc lãnh đạo và

đang ngày càng khẳng định được vai trò , vị thế của mình trong việc thực hiện
hiệu quả hoạt động lãnh đạo của cơ quan các cấp. Kỹ năng hoạch định trong
quản trị văn phòng là bộ môn chuyên nghành đòi hỏi phải có vốn kiến thức ,
được đào tạo cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ và phải có kinh nghiệm hơn
trong việc thực hiện kỹ năng này áp dụng vào thực tế trong tương lai. Trong thời
gian vừa qua , em cũng vừa được trường Đại học Nội Vụ Hà Nội , khoa Quản trị
văn phòng tổ chức cho đi kiến tập để nhằm nâng cao chất lượng đào tạo , mục
tiêu đào tạo và để sinh viên nắm vững kiến thức , nghiệp vụ chuyên môn của
mình giữa lý thuyết và thực hành tại cơ quan. Được sự đồng ý của Nhà Trường
và Khoa quản trị văn phòng em đã có điều kiện kiến tâp tại Ủy ban nhân phường
Đống Mác, quận Hai Bà Trưng , thành phố Hà Nội. Qua một thời gian đi kiến
tập ở Ủy ban , em nhận thấy rằng việc bản thân có được các kỹ năng trong
nghành văn phòng , đặc biệt là kỹ năng hoạch dịnh trong quản trị văn phòng là
vô cùng cần thiết cho công việc của người cán bộ Văn phòng trong tương lai. Vì
vậy , em thấy rằng đề tài khảo sát , đánh giá về vai trò của văn phòng trong công
tác hoạch định là một đề tài rất đáng để nghiên cứu , tìm hiểu và áp dụng vào
thực tiễn…
 Tính cấp thiết :
Lý do em chọn đề tài “ Khảo sát , đánh giá về vai trò của văn phòng tỏng
công tác hoạch định “ là vì em nhận thấy được tầm quan trọng của hoạch định
trong công tác văn phòng trong cơ quan . Theo như em được biết : Tất cả các
nhà quản trị nói chung , đặc biệt là các nhà quản trị văn phòng nói riêng đều
phải thực hiện công tác hoạch định. Thông qua hoạch định , nhà quản trị chuẩn
bị cho tổ chức của mình những hoạt động cần thiết nhằm đạt được thành công cả
trong thời gian ngắn hạn và dài hạn …
 Lịch sử nghiên cứu vấn đề :
1


- Những thuyết lịch sử nổi tiếng trong nghành Quản trị văn phòng của 2

vị giáo sư nổi tiếng : James Stoner và Stephen Robbins nghiên cứu về 4 chức
năng trong quản trị : Hoạch dịnh ( Planning ) – Tổ chức ( Organizing ), Điều
khiển ( Leading ) và Kiểm tra ( Controlling )
- Bài “ Hoạch định và tổ chức công tác hành chính “ trên trang web :
Bàigiảng.com , …vv
 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu :
- Đối tượng nghiên cứu : Ủy ban nhân nhân phường Đống Mác – quận
Hai Bà Trưng – Thành phố Hà Nội
- Phạm vi nghiên cứu : Văn phòng hành chính của Ủy ban nhân dân
phường Đống Mác.
- Thời gian nghiên cứu : Từ năm 2013 đến năm 2016
 Phương pháp nghiên cứu :
- Phương pháp phân tích
- Phương pháp đánh giá
- Phương pháp so sánh
- Phương pháp tổng hợp
 Bố cục :
Chương I : Những vấn đề chung về công tác hoạch định
Chương II : Nội dung hoạch định trong cơ quan
Qua bài tập lớn “ Khảo sát , đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác
hoạch định của cơ quan UBND phường Đống Mác “ , em mong sẽ giúp được
người đọc hiểu thêm về chức năng quan trọng của bộ môn này , để từ đó người
đọc có thể áp dụng vào thực tiễn đời sống , giúp ích hơn trong công việc và học
tập.
Trong thời gian nghiên cứu và hoàn thành bài tập lớn bản thân đã có nhiều
cố gắng nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định . Vì
vậy em rất mong nhận được sự góp ý của các cán bộ trong văn phòng , các thầy
cô bộ môn để bài tập lớn của em được hoàn thiện hơn …

2

NỘI DUNG
CHƯƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH
1.1. Khái niệm về công tác hoạch định :
- Hoạch định là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của quá trình quản
trị , vì yêu cầu của quản trị là phải làm đúng ngay từ đầu. Hoạch định bao gồm
tất cả các công việc có liên quan đến chuẩn bị cho các hoạt động của tổ chức
trong tương lai.
- Hoạch định có 3 đặc trưng cơ bản :
1. Hoạch định gắn liền với dự báo , do đó phải chấp nhận một độ sai lệch
nhất định.
2. Hoạch định luôn hướng tới tương lai trên cơ sở đánh giá quá khứ và
hiện tại.
3. Tùy theo độ dài của mục tiêu mà chúng ta có hoạch định dài hạn hay
hoạch định ngắn hạn.
Ví dụ : Chuẩn bị ( xác định ) trong tuần tới , tháng tới , năm tới phải làm
những việc gì , đầu tư dự án nào , những chương trình , biện pháp nào cần thực
hiện.
 Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện
pháp , phương án tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó trong khoảng thời
gian nhất định.
1.2. Vai trò của hoạch định :
- Thực hiện tốt chức năng hoạch định có thể giúp các nhà quản trị phát
hiện các cơ hội mới , lường trước , tránh né được các bất trắc trong tương lai,
vạch ra các hành động một cách hữu hiệu và nhận thức rõ các hiện tượng không
chắc chắn và những rủi ro trong quá trình hoạt động của tổ chức.
- Hoạch định cũng góp phần vào cải thiện vị thế cạnh tranh của tổ chức
nhờ vào việc cập nhật và đổi mới, duy trì sự ổn định , cải thiện một cách hiệu

quả các hoạt động của tổ chức.
- Hoạch định tốt sẽ giúp thiết lập nên một khuôn khổ mang tính định
3


hướng cho việc thực hiện các chức năng cũng như vai trò của các thành viên
trong tổ chức.
- Sự phối hợp tốt hơn : Hoạch định cung cấp các nền tảng cần thiết cho sự
phối hợp các hoạt động của tổ chức. Một kế hoạch rõ ràng sẽ hỗ trợ cho việc
định rõ các trách nhiệm của các bộ phận cũng như phối hợp hoạt động của các
bộ phận.
- Tập trung suy ngẫm về tương lai : Thực hiện chức năng hoạch định sẽ
thúc đẩy nhà quản trị suy nghĩ về tương lai khi luôn cân nhắc những nguồn lực
cần thiết và các cơ hội nền tảng hoặc các rủi ro mà tổ chức có thể đương đầu.
- Kích thích sự tham gia : Xây dựng và thực thi các kế hoạch đòi hỏi sự
tham gia của tất cả các thành viên trong tổ chức và tăng cường sự hợp tác của họ
. Sự tham gia của mọi người sẽ mang lại cho tổ chức lợi hơn khi tạo lập nền tảng
về chuyên môn và kiến thức rộng hơn trong việc xây dựng kế hoạch . Điều này
cũng làm cho các nhân viên cũng hào hứng hơn khi thực hiện các kế hoạch mà
họ được tham gia xây dựng.
- Hệ thống kiểm tra hiệu quả hơn : Kế hoạch của tổ chức cung cấp nền
tảng cho tiến trình kiểm tra . Hoạch định thiết lập các mục tiêu hoặc tiêu chuẩn,
nhờ vậy tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác kiểm tra.
1.3. Ý nghĩa của hoạch định :
- Hoạch định là nền tảng của quản lý, giúp nhà quản lí có tư duy hệ thống
để tiên liệu các tình huống quản lý.
- Hoạch định trước sẽ giúp tổ chức chủ động , sẵn sang ứng phó với
những thay đổi của môi trường bên ngoài.
 Việc hoạch định là quyết định trước làm gì ? Làm như thế nào ? Ai làm
? Làm ở đâu ? Vì thế nó là cầu nối để đi đến đích của một cơ quan, tổ chức.

- Hoạch định sẽ giúp tổ chức tập trung vào các mục tiêu và chính sách đã
đặt ra.
 Sự đóng góp của hoạch định và các kế hoạch phụ trợ là hoàn thành
mục đích và mục tiêu cơ sở. Do đó cần xác định và tập trung mục tiêu, chính
sách để hoàn thành.
4


- Hoạch định là cơ sở để tiến hành các hoạt động kiểm tra , giám sát.
 Không có kế hoạch thì không thể kiểm tra. Vì kiểm tra là giữ cho các
hoạt động theo đúng tiến trình bằng cách điều chỉnh các sai lệch so với kế
hoạch.
Kiểm tra mà không có tiêu chuẩn , nhiệm vụ thì sẽ không biết muốn đi
đâu. Do đó, các kế hoạch sẽ cung cấp tiêu chuẩn kiểm tra.
1.4. Các hình thức của hoạch định :
a.Hoạch định từ trên xuống dưới :
- Đây là hình thức hoạch định thường thấy ở các doanh nghiệp quốc
doanh trong thời bao cấp. Cấp cao nhất của tổ chức xây dựng kế hoạch trước sau
đó là các cấp theo cho đến cấp cuối cùng .
- Ưu điểm : Đảm bảo tính thống nhất trong kế hoạch , giữ vững định
hướng và đảm bảo vai trò điều tiết của cấp trên đối với cấp dưới qua kế hoạch.
- Nhược điểm : Kế hoạch thường không sát với thực tế , khó thực hiện ,
phải điều chỉnh thường xuyên , ít kích thích tính năng động sáng tạo của cấp
dưới , hoạt động một cách thụ động kém hiệu quả.
b. Hoạch định từ dưới lên trên :
- Đây là hình thức ngược lại so với hình thức thứ nhất
- Ưu điểm : Kế hoạch thường sát với thực tế , phát huy tính chủ động
sáng tạo của cấp dưới, khai thác được những tiền năng của cơ sở.
- Nhược điểm : Không đảm bảo tính thống nhất trong kế hoạch , khó giữ
vững định hướng chung , làm giảm vai trò điều tiết của cấp trên đối với cấp dưới

thông qua kế hoạch.
c.Hoạch định theo quy trình hai xuống một lên :
Quy trình này được thực hiện như sau :
- Vào đầu năm ( thường là tháng 11 hoặc 12 năm trước ) cấp trên xây
dựng kế hoạch cho cấp mình và hướng dẫn việc lập kế hoạch cho cấp dưới.
- Cấp dưới căn cứ vào kế hoạch của cấp trên và căn cứ khác để xây dựng
cho cấp mình và gửi cho cấp trên để xem xét quyết định.
- Sau đó cấp trên gửi trả lại cho cấp dưới tổ chức thực hiện.
5


- Ưu điểm : Đây là hình thức đang vận dụng một cách phổ biến . Nó đảm
bảo việc kế hoạch được thực hiện một cách thống nhất . Giữ vững các định
hướng của cấp trên . Không hạn chế tính chủ động , sáng tạo của cấp dưới , kế
hoạch luôn sát với thực tiễn.
- Nhược điểm : Mất nhiều thời gian, công sức, lỡ cơ hội.
1.5. Phương pháp hoạch định :
a.Xác định mục tiêu yêu cầu :
Khi phải làm một công việc , điều đầu tiên mà phải quan tâm là :
- Tại sao bạn phải làm công việc này ?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức , bộ phận của bạn ?
- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng ?
Why ( Tại sao ) là 1W trong 5W . Khi bạn thực hiện một công việc thì
điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên.
Xác định được yêu cầu , mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các
công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
b. Xác định nội dung công việc :
- 1W = What ? Nội dung công việc đó là gì ?
- Chỉ ra các bước thực hiện công việc được giao .
- Bước sau là “ kết quả “ của bước trước theo một trật tự logic , khoa

học.
c.Xác định đối tượng , địa điểm , thời gian :
W= Who ( đối tượng ) , W= Where ( địa điểm) , W = When ( thời gian ) ?
- Ai là người thực hiện
- Ai làm việc đó ?
- Ai kiểm tra ?
- Ai hỗ trợ phối hợp thực hiện ?
- Ai chịu trách nhiệm chính ?
- Đơn vị nào thực hiện
- Địa điểm thực hiện ở đâu
- Thời gian nào , bao lâu
6


d. Xác định cách thức thực hiện :
H = How ( như thế nào ) ?
- Xác định quy trình thực hiện công việc như thế nào
- Phương pháp , thủ tục thực hiện công việc
- Tài liệu , văn bản hướng dẫn thực hiện là gì ( cách thức thực hiện từng
công việc ) ?
- Tiêu chuẩn thực hiện ?
- Nếu có máy móc , thiết bị , công nghệ thì cách thức vận hành như thế
nào ?
e.Xác định phương pháp kiểm tra, kiểm soát :
- Công việc đó có đặc tính gì ?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó ?
- Đo lường bằng dụng cụ , máy móc , công nghệ như thế nào
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu ?
Phương pháp kiểm tra ( check ) liên quan đến các nội dung sau:
- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra . Thông thường thì có

bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
- Tần suất kiểm tra như thế nào ? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay
thường xuyên ( nếu vậy thì bao lâu một lần ? ).
- Ai tiến hành kiểm tra ?
f. Xác định nguồn lực thực hiện :
- Tài chính ?
- Sức lao động ?
- Trang thiết bị máy móc ?
- Công nghệ ?
- Thông tin , quan hệ ….

7


CHƯƠNG II
VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁCHOẠCH ĐỊNH TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG ĐỐNG MÁC
2.1.Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Ủy ban nhân
dân phường Đống Mác :
2.1.1. Vài nét về Ủy ban nhân dân phường Đống Mác :
Tên cơ quan : Trụ sở Ủy ban nhân dân phường Đống Mác
Địa chỉ : số 5 Đống Mác , quận Hai Bà Trưng , TP. Hà Nội
Trụ sở UBND phường Đống Mác nằm ở phía Đông Nam quận Hai Bà
Trưng , phường Đống Mác có vị thế quan trọng trong phát triển kinh tế , văn hóa
, xã hội , an ninh quốc phòng . Là phường giáp ranh với các phường Phạm Đình
Hổ ( phía Bắc ), phường Bạch Đằng ( phía Đông ) , phường Đồng Nhân ( phía
Tây ), phường Thanh Lương và Thanh Nhàn ( phía Nam ).
Hệ thống chính trị của phường được kiện toàn đầy đủ và hoạt động tốt,
Đảng ủy – Hội đồng nhân dân - Ủy ban Mặt trận tổ quốc, các ban nghành đoàn
thể, các tổ chức chính trị xã hội được tổ chức chặt chẽ từ phường tới khu dân cư,

tổ dân phố.
Các thành viên trong hệ thống chính trị luôn là nòng cốt trong việc lãnh
đạo , tổ chức , vận động nhân dân thực hiện các nhiệm vụ chính trị , xây dựng
và phát triển kinh tế - xã hội , bảo đảm an ninh chính trị , trật tự an toàn xã hội
trên địa bàn phường , đẩy mạnh thực hiện phong trào thi đua yêu nước , các
cuộc vận động lớn của Đảng và Nhà nước.
Ngoài ra , trong cơ cấu tổ chức của trụ sở UBND phường Đống Mác , văn
phòng UBND là một bộ phận giúp việc cho UBND trong quá trình điều hành ,
lãnh đạo cơ quan với hai chức năng là tham mưu và hậu cần. Tham mưu giúp
UBND phường về mặt tổ chức , điều hành công việc lãnh đạo , chỉ đạo , quản
lý , tổ chức lịch làm việc là một bộ phận phục vụ trực tiếp các công việc hàng
ngày của các ban nghành , tổ chức các buổi làm việc , hội họp các chuyến đi
công tác , chuẩn bị tài liệu cho Đảng ủy , HĐND và UBND đảm bảo điều kiện
làm việc cho Ủy ban …
8


2.1.2. Chức năng , nhiệm vụ của văn phòng :
a. Chức năng :
Văn phòng UBND là một bộ phận giúp việc cho UBND trong quá trình
điều hành , lãnh đạo cơ quan với hai chức năng là tham mưu và hậu cần. Tham
mưu giúp UBND xã về mặt tổ chức , điều hành công việc lãnh đạo , chỉ đạo ,
quản lý , tổ chức lịch làm việc là một bộ phận phục vụ trực tiếp các công việc
hàng ngày của các ban nghành , tổ chức các buổi làm việc , hội họp các chuyến
đi công tác chuẩn bị tài liệu cho Đảng ủy , HĐND và UBND đảm bảo điều kiện
làm việc cho Ủy ban.
b. Nhiệm vụ :
Văn phòng UBND phường có một số nhiệm vụ cơ bản sau :
- Giúp lãnh đạo xây dựng các chương trình công tác toàn nhiệm kỳ, hàng
năm, 6 tháng, quý, tuần

- Theo dõi nắm tình hình các ban chức năng và báo cáo tiến độ thực hiện
công việc cho chủ tịch UBND phường , giúp lãnh đạo tổ chức tiếp khách cấp
giấy giới thiệu . trả lời và giải quyết các đề nghị , kiến nghị của nhân dân.
- Chuẩn bị tài liệu cần thiết trong các cuộc họp và trong việc giải quyết
các công việc hàng ngày của ủy ban.
- Làm công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo , quản lý văn bản ,
tiếp dân làm công tác văn thư , đánh máy đề xuất các công việc giải quyết hàng
ngày.
- Tổ chức điều hành các cuộc họp , hội nghị , ghi biên bản hội nghị.
- Chuẩn bị và ban hành văn bản để quản lý , tổ chức thực hiện .
- Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ của UBND để phục vụ cho việc tra tìm
nhanh chóng và thuận tiện.
- Tổ chức công tác văn thư , quản lý văn bản trong cơ quan và những văn
bản ở bên ngoài cơ quan gửi đến.

9


2.2. Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Ủy ban nhân
dân phường Đống Mác :
2.2.1. Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định chức năng ,
nhiệm vụ :
Việc hoạch định chức năng , nhiệm vụ giúp văn phòng đạt được mục tiêu
hiệu quả :
- Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học , gọn nhẹ , đúng chức năng .
- Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng , tin học hóa văn phòng ;
sử dụng mạng LAN , Internet , Wireless …
- Trang bị các thiết bị hiện đại như : máy tính , máy fax , máy photocopy,
máy in , … Các máy móc hiện đại này giảm thiểu chi phí, sức lực , đem lại năng
suất cao trong hoạt động .

- Không ngừng hoàn thiện kỹ năng và nghiệp vụ .
- Tạo tiền đề để phát triển cho công ty :
+Nâng cao năng suất lao động của văn phòng , giúp cho lãnh đạo thoát
khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ , tạo điều kiện phát huy tính
sáng tạo của mỗi cán bộ , nhân viên trong văn phòng , tìm kiếm các giải pháp tối
ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất .
+ Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng . Khi văn phòng
thực hiện chức năng của văn phòng là góp phần tạo cho nhân viên có thái độ tích
cực trong công việc.
2.2.2. Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định bộ máy văn
phòng tại Ủy ban :
Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn
phòng được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng . Các
bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của Ủy ban bao gồm :
- Bộ phận hành chính văn thư : Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác
tiếp nhận xử lý , bảo quản , chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan , tổ
chức công tác lễ tân , khách tiết bảo mật , quản lý sử dụng có hiệu quả các trang
thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.
10


- Bộ phận tổng hợp : Gồm một số nhân viên có trình độ có nhiệm vụ
nghiên cứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên , các lĩnh vực chuyên
môn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo , điều hành hoạt
động , theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời
cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết.
- Bộ phận lưu trữ : Sưu tầm những tài liệu có, liên quan đến hoạt động
của cơ quan , phân loại đánh giá , chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài
liệu theo quy định của nghành và cho yêu cầu của cơ quan , tổ chức hướng dẫn
công tác lưu trữ , khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan.

- Bộ phận tài vụ : Dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan , tổ chức
thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ
quan.
- Bộ phận tổ chức nhân sự : Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các
hoạt động như : tuyển dụng , bố trí sử dụng , đào tạo , bồi dưỡng lao động , theo
dõi , đánh giá lao động , tổ chức công tác khen thưởng , kỷ luật , quản lý hồ sơ
nhân sự.
- Bộ phận bảo vệ : Tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động
của cơ quan , bảo vệ môi trường , cảnh quan của đơn vị , kiểm tra đôn đốc các
bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan.
 Là một cơ quan nhà nước , Ủy ban nhân dân phường Đống Mác có sự
phân công rõ ràng cụ thể trong công tác văn phòng cho từng nhân viên . Các bộ
phận trong văn phòng có sự phối hợp hài hòa với nhau , tuy nhiên do khối lượng
công việc nhiều , cần phải thực hiện đồng thời đồng bộ khối lượng công việc
như nhau thì mới có thể đạt được hiệu quả cao và sự nhịp nhàng trong công
việc . Ngoài các chức năng trên thì các bộ phận còn có chức năng giám sát công
việc của nhau . Các công việc không bị bó hẹp trong phạm vi của nó mà luôn
liên hệ chặt chẽ với nhau , hoạt động theo dây chuyền , mắt xích với nhau.
Quy trình làm việc trong văn phòng thực hiện tương đối hiệu quả , chất
lượng.
Theo như quan sát và tìm hiểu , quy trình tổ chức một cuộc họp ở UBND
11


phường Đống Mác có hình thức đa dạng và phong phú , quy mô khá lớn , bàn
bạc nhiều vấn đề , kết thúc có kỷ yếu và khuyến cáo mọi thành phần thực hiện
tốt , có nguyên tắc chung trong cuộc họp , nội dung tổ chức cuộc họp được chia
làm 3 giai đoạn rõ ràng : Tổ chức thực hiện các công việc trước cuộc họp ( cơ sở
vật chất , kinh phí , giấy mời , đón tiếp đại biểu , kế hoạch tài chính , …) ; Thực
hiện các công việc trong khi cuộc họp đang diễn ra ( Bao quát khu vực họp , hỗ

trợ trang thiết bị cho cuộc họp ,…) ; Tổ chức thực hiện các công việc sau hội
họp ( Lập hồ sơ cuộc họp, họp rút kinh nghiệm , ... ) .
Ngoài ra , quy trình tổ chức chuyến đi công tác ở UBND phường Đống
Mác cũng luôn được chuẩn bị kỹ càng , chia ra làm 3 giai đoạn cụ thể : Giai
đoạn 1 :Chuẩn bị trước chuyến đi ( Cơ sở vật chất , phương tiện , nơi ăn ở , tài
liệu , … ) ; Giai đoạn 2 : Tổ chức công việc trong chuyến công tác ( Theo dõi
chuyến đi để hỗ trợ kịp thời , xử lý các vấn đề phát sinh , … ) ; Giai đoạn 3 : Tổ
chức công việc sau chuyến công tác ( Lập hồ sơ , thanh toán chi phí , bàn giao
cơ sở vật chất và các phương tiện thiết bị , họp rút kinh nghiệm sau chuyến đi) .
Bên cạnh đó , vẫn còn tồn tại một số hạn chế như : cán bộ văn phòng chưa
thực được đào tạo kỹ lưỡng ; Công tác tham mưu của văn phòng chưa thực sự
hiệu quả , ….
2.2.3. Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định quản lý nhân
sự :
Do Ủy ban nhân dân phường Đống Mác hoạt động theo quy mô nhỏ nên
văn phòng của UBND cũng có quy mô nhỏ .
Văn phòng làm việc của UBND chỉ có : 2 cán bộ phụ trách tất cả các hoạt
động liên quan đến hành chính văn phòng và văn thư – lưu trữ.
=> Số lượng này đã phù hợp với quy mô hiện tại của văn phòng, đáp ứng
đủ công việc của văn phòng.
Trong khoảng thời gian ba năm từ năm 2013-2016, văn phòng tổ chức
hành chính cũng đã có nhiều lần thay đổi về số lượng nhân sự. Có nhân viên
nghỉ việc và được tuyển dụng thêm, không có trường hợp tuyên chuyển hay cắt
giảm biên chế.
12


Chất lượng, trình độ nhân sự trong văn phòng nhìn chung khá tốt. Trình
độ học vấn có cao đẳng và đại học chính quy về nghề nghiệp. Hàng năm, căn cứ
vào trình độ đội ngũ cán bộ nhân viên, yêu cầu của công tác quản lý, phát triển

của văn phòng nói riêng và công ty nói chung, nhu cầu đào tạo nâng cao trình độ
của đội ngũ nhân sự, văn phòng đã xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng trình
độ:
-Kế hoạch đào tạo bồi dưỡng đổi nghề, hoặc nâng cao tại các trường trong
và ngoài ngành, dài hạn, ngắn hạn.
-Kế hoạch các lớp bồi dưỡng ngắn hạn, với các nội dung cập nhận nghiệp
vụ, dịch vụ mới, bồi dưỡng thêm trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ nhân sự.
Nhân viên trong văn phòng không ngừng rèn luyện và học tập để nâng
cao trình độ. Với chế độ tính lương theo hệ số phức tạp của công việc, theo hệ số
chất lượng sẽ phát triển nhân viên một cách toàn diện về phẩm chất, tinh thần,
họ hăng hái tham gia vào các khóa đào tạo mong có đủ kiến thức cần thiết để
hoàn thành tốt nhiệm vụ, đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ, ý chí tiến thủ…
vì công việc gắn liền với lương và thưởng.
Tổ chức thực hiện việc bố trí, sắp xếp lại lượng nhân viên phù hợp với
mô hình văn phòng giúp cho phát triển năng lực của cá nhân nhân viên.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại
văn phòng ủy ban :
-Hoàn thiện công tác nguồn nhân lực. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ
làm công tác kế hoạch để đáp ứng yêu cầu công việc. Nắm vững định hướng
phát triển của ủy ban.
-Hoàn thiện công tác thù lao lao động, công tác khen thưởng, khuyến
khích nhân viên cần có những ý tưởng mới, sáng tạo mới và đảm bảo yếu tố
khách quan, chính xác.
-Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự. Để tuyển dụng được nguồn lao
động có chất lượng cao thì văn phòng công ty cần thu hút lao động từ nhiều
nguồn.
-Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thích hợp và chính xác.
13

-Tăng cường hoạt động đánh giá thực hiện công việc.
2.2.4. Vai trò của văn phòng công tác hoạch định trong hệ thống quy
chế :
Quy chế hoạt động là văn bản của một cơ quan, tổ chức thể hiện các quy
tắc, quy định, quy trình, thủ tục thực hiện các công việc của cơ quan, tổ chức đó.
Xây dựng và thực hiện tốt quy chế làm việc ủy ban là việc làm quan
trọng, có ý nghĩa quyết định đối với việc nâng cao chất lượng hoạt động của ủy
ban , nhằm thực hiện tốt nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo vai trò lãnh đạo
tập trung , phát huy tốt trách nhiệm cá nhân, nhất là người đứng đầu và giải
quyết tốt các mối quan hệ công tác.
* Vai trò của quy chế đối với hoạt động của một cơ quan:
-Đảm bảo nguyên tắc hoạt động
-Là cơ sở giúp lãnh đạo cơ quan điều hành hoạt động của cơ quan
-Là cơ sở giúp lãnh đạo cơ quan kiểm tra, giám sát hoạt động
Việc ban hành ra các nội quy quy chế, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động
của cơ quan.
Quy chế hoạt động của văn phòng là một văn bản của thể hiện các quy
tắc, quy định, cách thức, quy trình, thủ tục thực hiện các công việc của văn
phòng.
*Nội dung chính của một văn bản quy chế hoạt động văn phòng gồm:
Thứ nhất, quy chế cần thể hiện nguyên tắc hoạt động quản lý của văn
phòng. Trong nội dung là quy chế cần thể hiện rõ nguyên tắc quản lý theo thứ
bậc hành chính của văn phòng doanh nghiệp. Nguyên tắc này cần quy định rõ
mỗi quan hệ quản lý giữa lãnh đạo văn phòng với lãnh đạo các bộ phận trong
văn phòng và với nhân viên trong văn phòng
Thứ hai, quy chế cũng cần thể hiện rõ chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ
phối hợp công việc giữa các bộ phận trong văn phòng.
Thứ ba, quy chế phải quy định cụ thể từng cách thức, quy trình và thủ tục
thực hiện các công việc văn phòng
Thứ tư, quy chế cũng cần phải thể hiện các quy tắc, quy định về thời gian

14


làm việc, quy tắc, quy định về văn hóa, ứng xử, giao tiếp, ăn mặc trong văn
phòng.
*Vai trò, ý nghĩa của hoạch định xây dựng quy chế trong hoạt động của
văn phòng:
- Quy chế hoạt động sẽ giúp văn phòng hoạt động được thống nhất.
- Quy chế hoạt động giúp hoạt động của văn phòng có quy tắc, có kỉ luật
và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng.
- Quy chế hoạt động là cơ sở để nhà quản trị văn phòng giám sát, kiểm tra
hoạt động của văn phòng.
- Quy chế về văn thư-lưu trữ giúp hoạt động của ủy ban thực hiện đúng
theo quy định cơ quan cấp trên.
- Giúp cho hoạt động quản lý của công ty hiệu quả hơn.
Hiện nay, việc áp dụng các quy chế của công ty trong văn phòng tổ chức
hành chính nói riêng và công ty nói chung khá tốt. Nhân viên trong công ty chấp
hành là làm đúng theo đúng nội dung của các bản quy chế, quy định.
*Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế:
-Nội dung quy định quy chế rờm rà, khó hiểu
-Việc thiếu quy chế, hoặc xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế không
tốt thường dẫn đến tình trạng phân công nhiệm vụ cho nhân viên không căn cứ
vào hướng dẫn của cấp trên
- Nguyên tắc dân chủ tập trung vẫn còn chưa được áp dụng thường xuyên
và chưa thực sự lấy quy chế ra làm cơ sở giải quyết công việc ,…
=> Từ thực tế của việc xây dựng và thực hiện quy chế làm việc của công
ty có thể rút ra một số vấn đề sau:
- Một là, trong quá trình xây dựng và thực hiện quy chế làm việc phải
nhận thức đúng, đầy đủ các nguyên tắc làm việc.Phân biệt rõ chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của từng bộ phận. Cần phải phân định rõ chức năng lãnh đạo của

cán bộ, phát huy vai trò lãnh đạo, tăng cường sự đoàn kết thống nhất nội bộ.
- Hai là, cấp trên cần thường xuyên tiến hành kiểm tra việc xây dựng và
tổ chức thực hiện quy chế của để làm rõ những ưu điểm và kịp thời giải quyết
15


những việc làm chưa đúng, những thiếu sót và việc làm vi phạm quy chế, lợi
dụng chức quyền, lợi dụng danh nghĩa để giải quyết công việc theo mục đích cá
nhân, vi phạm nguyên tắc của Ủy ban.
- Ba là, mỗi nhân viên phải nêu cao ý thức trách nhiệm, chấp hành
nghiêm các quy định quy chế trong giải quyết công việc phải đặt lợi ích chung
trên lợi ích cá nhân, luôn có sự phối hợp chặt chẽ, vận dụng xử lý linh hoạt các
mối quan hệ
- Bốn là, trong quá trình xây dựng, nhất là thực hiện quy chế các bộ phận
tham mưu giúp việc cần thường xuyên giúp cấp trên rà soát phát hiện những
điều cần sửa đổi và bổ sung, kịp thời đưa vào quy chế những nội dung mới phù
hợp và đặc biệt là khi thấy cấp trên giải quyết công việc chưa đúng với quy chế
cần phải kịp thời góp ý, đề xuất tham mưu để giúp lãnh đạo chấn chỉnh, sửa
chữa không mắc sai lầm. Đối với các nhân viên được phân công lãnh đạo cấp
dưới cần phải biết lắng nghe và xử lý tốt các thông tin để có quyết định chính
xác, đúng đắn.

16


KẾT LUẬN
Công tác hành chính văn phòng , nhất là trong công tác hoạch định là
nghiệp vụ cần thiết, quan trọng cho hoạt động quản lý Nhà nước. Nó giúp Uỷ
ban nhân dân phường giải quyết nhanh chóng, chính xác kịp thời tránh được
những sai sót có thể xảy ra. Đặc biệt trong tình hình đất nước hiện nay trước yêu

cầu xây dựng tiến bộ hơn, hiện đại hơn.
Làm tốt được nghiệp vụ này Văn phòng còn giúp cho chủ tịch , phó chủ
tịch và các bộ phận chuyên môn có liên quan thực hiện và theo dõi toàn bộ
chương trình kế hoạch cũng như tình hình thực hiện các chủ trương đường lối
của Đảng và Nhà nước. Qua đó báo cáo kịp thời chính xác giúp cho lãnh đạo cơ
quan nắm chắc được tình hình công việc trong cơ quan để chủ trưởng cơ quan
có biện pháp cũng như kế hoạch giải quyết kịp thời chính xác những thông tin
cần thiết để phục vụ công tác quản lý của cơ quan. Do đó công tác Hành chính
văn phòng – Hoạch định văn phòng đòi hỏi mỗi cán bộ viên chức phải có trình
độ chuyên môn, nghiệp vụ nhất định và đặc biệt có tâm huyết với nghề mới đem
lại hiệu quả cao trong công việc.
Qua một thời gian đi kiến tập nghề tại Ủy ban nhân dân phường Đống
Mác đối với bản thân đó là bài học thực tế sâu sắc về vốn kiến thức nghiệp vụ
hoạch định văn phòng và phong cách làm việc của cán bộ văn phòng giúp em
có thêm nhiều kiến thức để trở thành một nhà quản trị trong tương lai.

17


DANH MỤC THAM KHẢO
1. Bài giảng Quản trị văn phòng – Thạc sĩ Phạm Thị Ngân
2. Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng – Tiến sĩ Nguyễn Thị Ngọc
An
3. Tài liệu tham khảo môn : Quản trị hành chính văn phòng trên trang
web : kenhsinhvien.vn
4. Bài giảng môn Quản trị văn phòng của Học viện Bưu Chính Viễn
Thông
5. Bài giảng môn Quản trị văn phòng của trường Đại học Nội vụ Hà Nội
6. Tài liệu môn Quản trị hành chính văn phòng trên trang web :
kiemtailieu.com

7. Những thuyết lịch sử nổi tiếng trong nghành Quản trị văn phòng của 2
vị giáo sư nổi tiếng : James Stoner và Stephen Robbins nghiên cứu về 4 chức
năng trong quản trị : Hoạch dịnh ( Planning ) – Tổ chức ( Organizing ) , Điều
khiển ( Leading ) và Kiểm tra ( Controlling )
8. Bài

Hoạch định và tổ chức công tác hành chính trên trang web :

Bàigiảng.com , …vv

18