Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm: Chương 3 - Nguyễn Khánh Hoàng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH
TRUNG TÂM TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ SINH VIÊN

Môn học
KỸ NĂNG
LÀM VIỆC NHÓM
(TEAMWORK SKILLS)

CHƯƠNG 3:
KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH
VÀ TỔ CHỨC LÀM VIỆC NHÓM
1


Mục tiêu của Chương 3
Mục tiêu của chương này là cung cấp cho sinh viên một số kỹ năng
cơ bản về Lập kế hoạch và Tổ chức làm việc nhóm . Những kỹ năng này
góp phần trực tiếp trong việc bảo đảm cho việc thực hành làm việc
nhóm đạt được mục tiêu một cách hiệu quả. Đồng thời, chúng là nền
tảng để sinh viên có thể hiểu, phân tích, vận dụng vào quá trình nhận
thức và thực hành phát triển kỹ năng ở những chương tiếp theo.


Chuẩn đầu ra (CLO1x)
CLO2.4

Thực hành (vận dụng) được mơ hình PDCA cho việc lập
Kế hoạch làm việc nhóm (Do plant of Teamwork) ban
đầu cho một mục tiêu/ nhiệm vụ cụ thể.

CLO2.5

Thực hành được việc lập “Bản phân tích/mơ tả cơng
việc” và “Bản tiêu chuẩn công việc” cho các công việc
đã xác định trong kế hoạch làm việc nhóm.
Thực hành được việc Xây dựng phương án phối hợp
(liên kết) các công việc, các thành viên trong nhóm, các
nguồn lực sử dụng nhằm bảo đảm thực hiện nhiệm vụ
hiệu quả.
Thực hành được việc Chuẩn hóa “Kế hoạch làm việc
nhóm”, các phương án dự phòng.

CLO2.6

CLO2.7


NỘI DUNG
1.
2.
3.
4.

Lập kế hoạch làm việc nhóm.
Tổ chức nhóm làm việc.
Một số kỹ năng cần thiết trong lập kế hoạch và tổ chức nhóm làm
việc.
Thực hành lập kế hoạch và tổ chức nhóm làm việc.

Thời gian
- Lý thuyết: 3 tiết

- Thực hành: 3 tiết
- Thảo luận: 0 tiết
- Cộng:
6 tiết


Tiến trình làm việc nhóm
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Xác định mục tiêu
Hình thành nhóm
Thống nhất mục tiêu (Thảo luận nhóm)
Lập kế hoạch làm việc nhóm
Thống nhất kế hoạch làm việc nhóm
(Thảo luận nhóm)
Hiệu chỉnh kế hoạch làm việc nhóm
Điều hành và kiểm sốt
Đánh giá
Cải tiến


Tình huống

• Tết Tây 2019 mọi người có kỳ nghỉ dài (4 ngày) từ 29/12/20182/1/2019.
• Nhóm dự định tổ chức “Phượt” giao lưu giữa các thành viên nhóm
trong thời gian 2 ngày vào dịp nghỉ lễ.
• Hãy thống nhất các vấn đề sau:

• Địa điểm?
• Phương tiện?
• Số lượng thành viên tham gia?


Kế hoạch tổng thể
• Địa điểm:
• Phương tiện:
• Số lượng thành viên:


1. Lập Kế hoạch làm việc nhóm

Kế hoạch là gì?
 Kế hoạch là một nội dung và là chức năng quan trọng nhất
của quản lý.
 Kế hoạch là việc xác định mục tiêu và lựa chọn phương
pháp hợp lý để đạt được mục tiêu.
 Kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn và tiến hành các chương
trình hoạt động trong tương lai của một tổ chức, của một
doanh nghiệp.


1. Lập Kế hoạch làm việc nhóm
Lập kế hoạch là gì?

Lập kế hoạch là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định
biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó
(Giáo trình Topica: Phát triển kỹ năng cá nhân 1- trang 47).


1. Lập Kế hoạch làm việc nhóm
Khi bắt đầu lập kế hoạch làm việc nhóm, chúng ta phải trả lời
được các câu hỏi:

• Kế hoạch hay chương trình đó dùng để làm gì ( What )
• Kế hoạch đó xuất phát từ đâu, ở đâu ra ( Where )
• Khi nào thì bắt đầu tiến hành ( When )
• Ai sẽ là người thực hiện hay phụ trách việc này ( Who )
• Tại sao phải tiến hành hoạt động này ( Why )
• Chúng ta sẽ thực hiện nó như thế nào ( How )


1. Lập Kế hoạch làm việc nhóm
Phương pháp (5W1H2C5M) bao gồm các yếu tố sau:
1. Xác định nội dung công việc (what)
2. Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc(why)
3. Xác định 3W (where, when, who)
4. Xác định cách thức thực hiện (how)
5. Xác định phương pháp đánh giá 2C (control, check)
6. Xác định nguồn lực thực hiện 5M (man, money,
material, machine và method)


Thảo luận nhóm

• Nội dung kế hoạch di chuyển từ nơi xuất phát đến địa
điểm nghỉ mát
• Các câu hỏi cần trả lời trước khi lập kế hoạch (8- 10
phút).


Bố cục của một bản kế hoạch LVN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Mục tiêu/nhiệm vụ
Các nguồn lực cần thiết
Phương pháp/ cách thức thực hiện
Phương án phối hợp
Phương pháp đánh giá (kiểm soát, Kiểm tra)
Hành động khắc phục (Phương án dự phịng)
Dự tốn chi phí.
Báo cáo kết quả


Thảo luận nhóm (5 Phút)
• Bố cục bản kế hoạch làm việc nhóm:
• Nội dung kế hoạch di chuyển từ nơi xuất phát đến
địa điểm nghỉ mát

1. Xác định mục tiêu


1. Xác định mục tiêu
S.M.A.R.T là tên viết tắt các chữ đầu của 5 bước:
Và để có một mục tiêu thơng minh thì khi đặt mục tiêu
bạn phải hội đủ 5 yếu tố sau .
S - Specific : Cụ thể, dễ hiểu.
M - Measurable : Đo lường được
A - Attainable : Có thể đạt được
R - Relevant : Thực tế
T - Time-Bound : Thời gian hoàn thành



Bài tập: Tình huống thực hành 3.1
Tết Tây 2019 mọi người có kỳ nghỉ dài (4 ngày) từ 29/12- 2/1. Nhóm dự
định tổ chức buổi giao lưu các thành viên nhóm trong thời gian 2 ngày
vào dịp nghỉ lễ. Để chuẩn bị tốt cho chuyến đi, nhóm cần thảo luận để
xác định:
-Mục tiêu chuyến đi
-Các công việc cần chuẩn bị
-Phân công thành viên chịu trách nhiệm


2. Các nguồn lực cần thiết
Sử dụng 5M:
1. Man (Nguồn nhân lực)

2. Money (Tiền)
3. Material (Nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng)
4. Machine (Máy móc/cơng nghệ)
5. Method (Phương pháp làm việc)*


Bài tập: Tình huống thực hành 3.1
Tết Tây 2019 mọi người có kỳ nghỉ dài (4 ngày) từ 29/12- 2/1. Nhóm dự
định tổ chức buổi giao lưu các thành viên nhóm trong thời gian 2 ngày
vào dịp nghỉ lễ. Dựa trên kết quả các công việc đã xác định hãy Vận dụng
5M xác định các nguồn lực cần thiết cho chuyến đi?


Thảo luận nhóm
• Chỉnh sửa nguồn lực thực hiện cơng việc (5M)
• Man:
• Money:
• Material:
• Machine
• Method:


3. Phương pháp cách thức thực hiện
Bao gồm các nội dung:
1. Tài liệu hướng dẫn thực hiện (Bản mô tả công việc)
2. Tiêu chuẩn công việc (Bản tiêu chuẩn công việc)
3. Qui trình vận hành (Hướng dẫn thực hiện cơng
việc)
4. Kết quả mong đợi (Tiêu chuẩn chất lượng sản
phẩm)

Bài tập: Tình huống thực hành 3.1

h1

Tết Tây 2019 mọi người có kỳ nghỉ dài (4 ngày) từ 29/12- 2/1. Nhóm dự
định tổ chức buổi giao lưu các thành viên nhóm trong thời gian 2 ngày
vào dịp nghỉ lễ. Dựa trên kết quả các công việc đã xác định
Yêu cầu:
1. Lập Bảng mô tả công việc các nhiệm vụ mà các bạn ấy cần hoàn
thành trong chuyến đi?
2. Lập Bảng tiêu chuẩn công việc các nhiệm vụ mà các bạn ấy cần
hoàn thành trong chuyến đi?
3. Lập Hướng dẫn thực hiện công việc các nhiệm vụ mà các bạn ấy
cần hoàn thành trong chuyến đi?


Slide 23
h1

Xem như bài thi giữa kỳ phần thực hành
hp, 10/10/2018


4. Phương án phối hợp (Hiệp đồng)
Sử dụng các công cụ:
 Sơ đồ Gant
 Mạng PERT
Làm cơ sở cho hoạt động điều hành nhóm làm việc

hiệu quả.