Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại trung tâm kiểm soát bệnh tật tỉnh bình định

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN

TRẦN THỊ MỸ LỆ

HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ
CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
TẠI TRUNG TÂM KIỂM SOÁT BỆNH TẬT
TỈNH BÌNH ĐỊNH

Chun ngành: Kế tốn
Mã số: 8.34.03.01

TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TỐN

Bình Định – Năm 2021


Cơng trình được hồn thành tại
TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN

Ngƣời hƣớng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Ngọc Tiến

Phản biện 1: TS Trần Anh Hoa
Phản biện 2: PGS.TS Phan Thanh Hải

Luận văn được bảo vệ trước Hội đồng đánh giá Luận văn thạc
sĩ chuyên ngành Kế toán, ngày 24 tháng 4 năm 2021 tại trường
Đại học Quy Nhơn

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

- Thư viện, Trường Đại học Quy Nhơn
- Khoa Kinh tế & Kế toán


1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Trung tâm Kiểm sốt bệnh tật tỉnh Bình Định được thành lập theo Quyết
định số 3245/QĐ-UBND ngày 24 tháng 09 năm 2018 của chủ tich UBND
tỉnh Bình Định trên cơ sở hợp nhất nguyên trạng về tổ chức bộ máy, biên
chế, cơng chức, viên chức, người lao động, tài chính, tài sản, số liệu, hồ sơ,
chương trình, dự án và các vấn đề khác có liên quan của 05 Trung tâm,
gồm: Trung tâm y tế dự phòng; Trung tâm phòng, chống HIV/AIDS; Trung
tâm chăm sóc sức khỏe sinh sản; Trung tâm truyền thơng giáo dục sức khỏe
và Trung tâm Phịng, chống sốt rét và các bệnh nội tiết. Đây là các đơn vị sự
nghiệp cơng lập có thu trực thuộc Sở Y tế, thực hiện quyền tự chủ tự chịu
trách nhiệm về tài chính đối với đơn vị sự nghiệp theo Nghị định số
43/2006/NĐ-CP và quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập
theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP quy định chung về cơ chế tự chủ của
đơn vị sự nghiệp công lập trong các lĩnh vực giáo dục đào tạo; dạy nghề; y
tế,… sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác. Sau khi thành lập đơn vị từng
bước ổn định đi vào hoạt động trong đó cơng tác tài chính của đơn vị cũng
đã xây dựng các quy định, quy chế của nhằm đảm bảo hoạt động của đơn vị
đạt kết quả tốt. Tuy nhiên là đơn vị mới thành lập nên việc quản lý và sử
dụng các nguồn lục tài chính của đơn vị mặc dù đang từng bước hồn thiện
nhưng vẫn cịn nhiều bất cập, còn bị động khi chuyển đổi từ đơn vị nhỏ
sang đơn vị có quy mơ lớn, cơng tác mua sắm tài sản, hàng hóa chưa phù
hợp và kịp thời.
Xuất phát từ những lý do nêu trên, tôi đã chọn đề tài “Hồn thiện kiểm
sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Trung tâm Kiểm soát

bệnh tật tỉnh Bình Định” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn Thạc sĩ của
mình nhằm nghiên cứu giúp đơn vị thực hiện đúng các quy định của Nhà
nước, tránh sai phạm trong chu trình mua sắm và thanh tốn tại đơn vị.
2. Tổng quan các cơng trình nghiên cứu
Trong q trình nghiên cứu để thực hiện đề tài này, tác giả nhận thấy
hoạt động KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh tốn đã có nhiều các
nhà nghiên cứu, các nhà quản lý quan tâm nghiên cứu. Điển hình như:


2
Trần Thị Cẩm Thanh và cộng sự (2012) đã nghiên cứu và đề xuất giải
pháp hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng và trả tiền tại các
doanh nghiệp thương mại trên địa bàn tỉnh Bình Định trên các phương diện
về nhận diện các rủi ro, các thủ tục kiểm sốt để hạn chế các rủi ro, mơi
trường để thực hiện kiểm sốt, thơng tin phục vụ cho kiểm sốt và cơng tác
giám sát gắn với đặc thù của ngành kinh doanh thương mại trên địa bàn tỉnh
Bình Định.
Trần Thị Giang Tân (2016) khi tái bản lần thứ 3 giáo trình Kiểm sốt nội
bộ cũng đã đề cập đến việc vận dụng 05 thành tố của KSNB theo hướng
dẫn của báo cáo Coso 2013 để áp dụng cho công tác KSNB đối với chu
trình mua hàng – thanh tốn, trong đó có chú trọng đến mơi trường kiểm
sốt, các thủ tục kiểm sốt và cơng tác nhận diện rủi ro, đối phó rủi ro.
Các nghiên cứu của Phan Thị Ngọc Yến (2012), Lê Thị Tuyết Nga
(2013), Nguyễn Thị Hồng Nga (2017), Nguyễn Thị Hồng Hoa (2017) về
hoàn thiện KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn tại các doanh nghiệp về
cơ bản cũng đã hệ thống hoá cơ sở lý luận về KSNB đối với chu trình mua
hàng và thanh toán trong các doanh nghiệp, tiếp đến vận dụng đánh giá thực
trạng cơng tác KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh tốn tại các đơn
vị; từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình mua
hàng và thanh tốn cho các doanh nghiệp.

Cịn trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, KSNB đối với chu trình
mua hàng và thanh tốn đã bắt đầu có một số nghiên cứu trong thời gian
gần đây như nghiên cứu của Dương Trọng Hoài (2017) về hoàn thiện
KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn tại Bệnh viện Đa Khoa tỉnh Bình
Dương, tác giả đã dựa trên cơ sở lý thuyết nền tảng là báo cáo COSO 1992
và hướng dẫn của Intosai 2013 để tiến hành đánh giá thực trạng cơng tác
KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh tốn, từ đó đề xuất các giải
pháp hồn thiện KSNB chu trình này cho Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình
Dương. Hay nghiên cứu của Nguyễn Thị Thu Thúy (2019) về hồn thiện
kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Viện Sốt rét - Ký sinh
trùng - Cơn trùng Quy Nhơn cũng đã trình bày 05 yếu tố cấu thành nên hệ
thống KSNB theo INTOSAI 1992, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB


3
theo INTOSAI tại Viện Sốt rét - Ký sinh trùng - Cơn trùng Quy Nhơn, từ đó
nhận xét những vấn đề còn tồn tại và nguyên nhân tồn tại để đề xuất các
giải pháp hoàn thiện cho đơn vị.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Thứ nhất, trên cơ sở lý luận về KSNB nói chung và KSNB trong khu
vực cơng từ đó phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác KSNB chu trình mua
hàng và thanh tốn tại Trung tâm Kiểm sốt bệnh tật Bình Định, chỉ ra
những tồn tại, hạn chế và ngun nhân chu trình mua hàng và thanh tốn;
Thứ hai, xác định thực trạng KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn
tại Trung tâm Kiểm sốt bệnh tật Bình Định trong thời gian qua như thế
nào? Cần làm gì để hồn thiện KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn tại
Trung tâm Kiểm sốt bệnh tật Bình Định?
Thứ ba, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình mua
hàng và thanh tốn tại Trung tâm Kiểm sốt bệnh tật Bình Định.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động KSNB đối với chu trình mua hàng
và thanh tốn tại Trung tâm Kiểm sốt bệnh tật Bình Định.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Khơng gian: Trung tâm Kiểm sốt bệnh tật Bình Định.
+ Thời gian: Đề tài đi sâu vào nghiên cứu chu trình mua hàng và thanh
toán tại Trung tâm Kiểm soát bệnh tật Bình Định từ năm 2019-2020.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu gồm: quan sát, khảo sát
phân tích, tổng hợp so sánh, thu thập thông tin, tiếp cận mục tiêu sử dụng cụ
thể:
- Phuong pháp quan sát, thu thập thơng tin: Hẹ thống hóa l thuyết về
KSNB đơn vị sự nghiệp có thu, thu thạp các van bản có liên quan đến
KSNB, quan sát chu trình mua hàng và thanh tốn tại Trung tâm Kiểm sốt
bệnh tật Bình Định.
- Phuong ph p
o , tổng hợp so sánh: sử dụng phương pháp khảo
sát tiếp cận thực tế để thu thập thông tin như phỏng vấn một số cán bộ
Phòng TCKT, TCHC, Khoa DVTYT, Khoa TTGDSK, Khoa XN-CĐHA-


4
TDCN, Khoa HIV/AIDS, và các cán bộ liên quan tại Trung tâm, thu thập
thơng tin sau đó tổng hợp, phân tích làm rõ các nhược điểm tìm ra ngun
nhân, từ đó đề xuất các phương pháp, giải pháp hồn thiện KSNB chu trình
mua hàng và thanh tốn tại Trung tâm Kiểm sốt bệnh tật Bình Định.
6. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Đánh giá trung thực thực trạng về KSNB chu trình mua hàng và thanh
tốn của Trung tâm Kiểm sốt bệnh tật Bình Định. Qua đó, đề xuất những
giải pháp góp phần quản lý chặt chu trình này và nâng cao hiệu quả hoạt
động quản lý chu trình mua hàng và thanh toán.

7. Kết cấu của đề tài
Nội dung của luận văn, ngoài phần mở đầu và kết luận, các danh mục và
phụ lục, được kết cấu thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh tốn.
Chương 2: Thực trạng kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh
tốn tại Trung tâm Kiểm sốt bệnh tật tỉnh Bình Định.
Chương 3: Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và
thanh tốn tại Trung tâm Kiểm sốt bệnh tật tỉnh Bình Định.
CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA
HÀNG VÀ THANH TỐN
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
* Kiểm soát nội bộ
Theo Báo cáo COSO năm 2013, định nghĩa về KSNB như sau: KSNB
là một quá trình được chi phối bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và các
nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý
nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ (Coso,
2013).
Intosai 1992, khái niệm KSNB được định nghĩa: KSNB là cơ cấu của
một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp
của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp l để đạt được các mục tiêu của


5
tổ chức.
Intosai 2013, định nghĩa về KSNB là một quá trình bị chi phối bởi nhà
quản lý và các nhân viên trong đơn vị, nó được thiết lập để đối phó với các
rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu

chung của tổ chức.
KSNB có các đặc điểm đó là:
(1) KSNB là một q trình: KSNB khơng phải là từng hoạt động riêng
rẽ mà là một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong
đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất.
(2) KSNB chịu sự chi phối của con người: KSNB được thiết kế và vận
hành bởi con người;
(3) KSNB được thiết lập để đối phó với rủi ro: Hoạt động của tổ chức
luôn phải đối mặt với nhiều rủi ro tiềm ẩn; do đó, KSNB có thể giúp tổ chức
nhận diện, chủ động phịng ngừa và đối phó với những rủi ro này, qua đó tối
đa hóa khả năng đạt được mục tiêu.
(4) KSNB cung cấp một sự đ m b o hợp lý: Trong tổ chức ln có
những rủi ro tiềm tàng và trong bản thân hệ thống KSNB cũng tồn tại
những hạn chế tiềm tàng. Do đó, KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm
bảo hợp lý trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị chứ không thể đảm bảo
tuyệt đối.
* Kiểm soát nội bộ trong khu vực công
Năm 1992, tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) đã
ban hành hướng dẫn về KSNB áp dụng cho khu vực cơng. Tài liệu này đã
tích hợp các lý luận chung về KSNB của báo cáo COSO và những điểm đặc
thù của khu vực công.
Năm 1999, cơ quan kiểm toán Nhà nước Hoa Kỳ (GAO) đã ban hành
chuẩn mực về kiểm sốt nội bộ trong chính quyền liên bang, trong đó có đề
cập tới vấn đề KSNB đặc thù trong tổ chức công.
Năm 2001, Bản hướng dẫn của INTOSAI 1992 đã cập nhất thêm về các
chuẩn mực KSNB để phù hợp với tất cả các đối tượng và phù hợp với sự
phát triển gần đây trong KSNB và nhất là tài liệu này đã trình bày những
vấn đề đặc thù về khu vực công. Tài liệu này được công bố vào năm 2004.

6
INTOSAI năm 2013, dựa trên nền tảng của INTOSAI 1992 và vận dụng
17 ngun tắc mở rộng theo mơ hình kết cấu 5 thành phần cấu thành một hệ
thống KSNB được công bố trong COSO 2013, bao gồm:
(i) Môi trường kiểm soát
(ii) Đánh giá rủi ro
(iii) Hoạt động kiểm soát
(iv) Thông tin và truyền thông
(v) Giám sát
1.1.2. Mục tiêu của kiểm sốt nội bộ trong khu vực cơng
Thứ nhấ , đối với mục tiêu về hoạ động: Mục tiêu hoạt động của đơn vị
sự nghiệp là tối đa hóa lợi ích của cộng đồng thông qua việc sử dụng hợp lý,
hiệu quả nguồn lực của Nhà nước.
Thứ ai, đối với mục tiêu về báo cáo: Các báo cáo ở đơn vị hành chính
sự nghiệp có thu phải cung cấp được các thơng tin về tình hình quản lý, sử
dụng và quyết tốn nguồn ngân sách Nhà nước cũng như tình hình tài chính
của đơn vị.
Thứ ba, đối với mục tiêu về tuân thủ: Đối với mục tiêu này, hệ thống
KSNB thiết lập nhằm đảm bảo đơn vị nghiêm túc, tuân thủ các quy định
của pháp luật và quy chế hoạt động của đơn vị.
1.1.3. Các yếu tố cấu thành kiểm sốt nội bộ trong khu vực cơng
Theo Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm tốn tối cao (INTOSAI), có hai
nhóm chuẩn mực về KSNB đó là: Chuẩn mực chung và chuẩn mực cụ thể.
Dựa trên nền tảng báo cáo COSO, hướng dẫn về KSNB của INTOSAI
2013 hệ thống KSNB gồm 5 bộ phận cấu thành:
- Mơi trường kiểm sốt
- Đánh giá rủi ro
- Hoạt động kiểm sốt
- Thơng tin và truyền thơng
- Giám sát

1.1.4. Lợi ích và hạn chế kiểm sốt nội bộ trong khu vực cơng
* Lợi ích: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn; Bảo vệ tài sản khỏi bị hư
hỏng, thất thoát, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; Đảm bảo


7
tính chính xác của các số liệu kế tốn và BCTC; Mọi thành viên tuân thủ
nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định
của luật pháp; Tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và
đạt được mục tiêu đặt ra; Bảo vệ quyền lợi người lao động, gây dựng niềm
tin cho nhà đầu tư; Chấp hành tuân thủ chính sách, pháp luật của nhà nước;
* Hạn chế:
- Thứ nhất, nó được xây dựng và áp dụng nhằm ngăn ngừa, phát hiện và
sửa chữa kịp thời các sai phạm trọng yếu nhằm hướng tới mục tiêu nên
người ta cũng phải xây dựng một hệ thống sao cho chi phí xây dựng và vận
hành phải nhỏ hơn lợi ích mang lại;
- Thứ hai, đây là quy trình được xây dựng sẵn nên nó chỉ có hiệu quả đối
với các nghiệp vụ thông thường chứ không phải các nghiệp vụ bất thường.
- Thứ ba, vì hệ thống được xây dựng và vận hành bởi con người nên có
những sai sót từ yếu tố con người hoặc có sự thơng đồng giữa các nhân viên
đặc biệt là quản lý cấp cao hay sự lạm dụng quyền hạn của người quản lý,
sự lạc hậu của các thủ tục kiểm soát khi các thủ tục không kịp thay đổi cho
phù hợp với điều kiện thực tế.
1.2. CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TRONG ĐƠN
VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU
1.2.1. Đặc điểm đơn vị sự nghiệp có thu
* Khái niệm đơn vị sự nghiệp có thu
Đơn vị sự nghiệp cơng lập có thu là đơn vị được Nhà nước thành lập để
cung cấp các dịch vụ công, hoạt động trong các lĩnh vực y tế, giáo dục - đào
tạo, văn hóa, thể thao, ... và có nguồn thu trực tiếp từ các đối tượng sử dụng

dịch vụ cơng đó.
* Đặc điểm đơn vị sự nghiệp có thu
Thứ nhất, những hoạt động của các đơn vị này mang tính chất xã hội
chất xã hội, phục vụ cho những nhu cầu thiết yếu của xã hội.
Thứ hai, việc trao đổi dịch vụ công giữa các đơn vị sự nghiệp và các tổ
chức, cá nhân không thông qua quan hệ thị trường đầy đủ.
Thứ ba, đơn vị sự nghiệp có nguồn thu thường xuyên và được tự chủ về
mặt tài chính, khơng phụ thuộc vào cơ chế xin cho như trước.


8
1.2.2. Chu trình mua hàng và thanh tốn trong đơn vị sự nghiệp có
thu
Bước 1, lập và trình duyệt kế hoạch mua sắm hàng hóa
Bước 2, thành lập Tổ mua hàng, chuẩn bị các tài liệu liên qua
Bước 3, xem xét, phê duyệt
Bước 4, tổ chức khảo sát giá, lựa chọn nhà cung cấp
Bước 5, thương thảo hợp đồng và lập đơn đặt hàng
Bước 6, nhận hàng
Bước 7, nghiệm thu hàng hóa và tiến hành nhập kho
Bước 8, theo dõi cơng nợ phải trả
Bước 9, thanh tốn theo hợp đồng
1.3. KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ
THANH TỐN
Chu trình mua hàng và thanh tốn là một chu trình rất quan trọng, tạo
đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động của đơn vị, KSNB đối với chu
trình này nhằm đạt được một số mục tiêu như:
Một là, sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động:
Hai là, báo cáo tài chính đáng tin cậy:
Ba là, tuân thủ pháp luật và các quy định:

1.3.1. Mơi trƣờng kiểm sốt
Mơi trường KSNB bao gồm:
(1) Sự liêm chính và giá trị đạo đức cá nhân, chuyên môn của nhà lãnh
đạo và đội ngũ nhân viên.
(2) Thái độ điều hành của lãnh đạo, tổ chức trong thiết lập các chính
sách về chu trình mua hàng, thanh tốn, BCTC phải cơng bằng, cơng khai.
(3) Năng lực nhân viên trong chu trình mua hàng và thanh toán.
(4) Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo.
(5) Cơ cấu tổ chức và chính sách nhân sự.
1.3.2. Đánh giá rủi ro
Một số rủi ro thường xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh tốn, có
thể trong các khâu sau: Thứ nhất, đề nghị mua hàng; Thứ hai, chọn lựa nhà
cung cấp; Thứ ba, trong khâu nhận hàng; Thứ ư, trong khâu trả tiền:


9
1.3.3. Hoạt động kiểm soát
Thứ nhất, thủ tục kiểm o đối với đề nghị mua hàng: Đề nghị mua
hàng của các bộ phận có nhu cầu thơng qua giấy đề nghị mua hàng. Do đó,
thủ tục kiểm sốt trong khâu này bao gồm: Giấy đề nghị mua hàng phải có
đầy đủ thơng tin, phải được người có thẩm quyền ký.
Thứ hai, thủ tục kiểm o đối với xét duyệt mua hàng: Xem xét thường
xuyên nhu cầu mua hàng, hàng tồn kho và ước tính hợp lý thời gian xử lý
nghiệp vụ mua hàng từ lúc đề nghị mua hàng đến khi nhận được hàng.
Thứ ba, thủ tục kiểm o đối với lựa chọn nhà cung cấp: Mục đích là để
đảm bảo đơn vị có thể tiếp cận được những nguồn cung cấp có chất lượng
và giá cả hợp lý nhất.
Thứ ư, hủ tục kiểm o đối với đặt hàng: Đơn đặt hàng là chứng từ
trung tâm của việc kiểm soát chu trình mua hàng và được lập ngay sau khi
lựa chọn được nhà cung cấp.

Thứ năm, hủ tục kiểm o đối với nhận hàng: Việc nhận hàng nên giao
cho một bộ phận độc lập thực hiện tách biệt với bộ phận đặt hàng.
Thứ u, đối với thủ tục kiểm o đối với nợ ph i tr người bán: Cần có
các quy định về luân chuyển chứng từ. Khi kế toán cơng nợ nhận được hóa
đơn của nhà cung cấp sẽ kiểm tra đối chiếu giữa hóa đơn với ĐĐH, hợp
đồng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho…
1.3.4. Thông tin truyền thông
Đối với c c đối ượng bên trong: Phân quyền sử dụng cho từng cá nhân.
Đối với c c đối ượng bên ngồi: Bảo vệ khơng để tiếp cận hay truy cập
được vào hệ thống thông tin của đơn vị.
Đối với kiểm soát dữ liệu: Nhập liệu, sao lưu dữ liệu để dự phòng các
mất mát, hư hỏng.
Đối với kiếm sốt q trình nhập liệu: Kiểm tra tính chính xác trong
việc nhập mã khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, tài khoản ngân hàng...
Đối với Kiểm soát chứng từ sổ sách: Ghi nhận kịp thời, chính xác.
1.3.5. Cơng tác giám sát
Hệ thống KSNB cần được giám sát để đánh giá hiệu quả hoạt động của
hệ thống này theo thời gian. Đối với chu trình mua hàng và thanh tốn, hoạt


10
động giám sát là việc xem xét, đánh giá chu trình mua hàng và thanh tốn
tn thủ đúng các quy trình, quy định áp dụng tại đơn vị hay khơng.
1.4. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA LĨNH VỰC Y TẾ CÓ ẢNH
HƢỞNG ĐẾN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ
THANH TOÁN TRONG LĨNH VỰC Y TẾ
1.4.1. Đặc điểm hoạt động của lĩnh vực y tế
Mộ là, là đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm một phần hoặc tồn bộ chi
phí hoạt động thường xun. Các đơn vị y tế được sử dụng các khoản thu
hợp pháp để bổ sung nguồn kinh phí hoạt động sự nghiệp.

Hai là, với đặc thù ngành y thì người hành nghề cần phải đề cao đạo
đức nghề nghiệp mà xã hội thường gọi là y đức.
Ba là, lao động ngành y là lao động đặc thù, gắn với trách nhiệm cao
trước sức khỏe của con người và tính mạng của người bệnh.
1.4.2. u cầu trong chu trình mua hàng và thanh tốn đối với
lĩnh vực y tế
Thứ nhất, mỗi đơn vị phải ln đảm bảo một chu trình cung ứng
hàng hóa chất lượng và giá cả và đúng quy định của pháp luật.
Thứ hai, việc kiểm soát quản lý sử dụng để tránh lãng phí và thất thốt
là một vấn đề mà nhà quản l quan tâm hàng đầu.
Thứ ba, việc quản lý trong quá trình sử dụng chủ yếu tập trung trong
việc giám sát theo từng khâu.
1.4.3. Sự ảnh hƣởng của các yếu tố kiểm sốt nội bộ đến chu trình
mua hàng và thanh toán trong lĩnh vực y tế
Thứ nhất, về mơi rường kiểm sốt: Hệ thống KSNB phải được tổ chức
có sự liên kết và giám sát chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau.
T ứ ai, về đ n gi rủi ro: Công tác nhận diện rủi ro cịn thơ sơ, chủ
yếu là so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch và kết quả thực hiện để tìm ra
ngun nhân.
Thứ ba, về hoạ động kiểm sốt: Việc quản lý và giám sát phân chia
nhiệm vụ cũng được quan tâm nhưng chưa có giải pháp phù hợp.
Thứ ư, về thông tin và truyền thông: Tất cả các đơn vị trong lĩnh vực y
tế đều được sự hỗ trợ của Bộ Y tế về công tác truyền thông và đã triển khai


11
các phần mềm mới nhằm hướng tới quản lý tập trung.
Thứ năm, về công tác giám sát: Người lãnh đạo phải có kỹ năng và nghệ
thuật lãnh đạo để cơng tác giám sát được khả thi mang lại hiệu quả.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1

Việc hệ thống hóa cơ sở lý luận ở Chương 1 này là nền tảng cho việc tổ
chức khảo sát, đánh giá thực trạng và đề xuất các giải ở Chương 2 và
Chương 3 của luận văn.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG
VÀ THANH TỐN TẠI TRUNG TÂM KIỂM SỐT BỆNH TẬT
TỈNH BÌNH ĐỊNH
2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TRUNG TÂM KIỂM SOÁT BỆNH
TẬT TỈNH BÌNH ĐỊNH
2.1.1. Q trình hình thành và phát triển của Trung tâm
Trung tâm Kiểm sốt bệnh tật tỉnh Bình Định được thành lập theo Quyết
định số 3245/QĐ-UBND ngày 24 tháng 09 năm 2018 của chủ tich UBND
tỉnh Bình Định là đơn vị sự nghiệp cơng lập có thu trực thuộc Sở Y tế. Thực
hiện quyền tự chủ tự chịu trách nhiệm về tài chính đối với đơn vị sự nghiệp
theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP và quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự
nghiệp công lập theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP, quy định chung về cơ
chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập trong các lĩnh vực giáo dục đào
tạo; dạy nghề; y tế,… sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác theo quy định
của pháp luật được Ngân sách Nhà nước đảm bảo một phần kinh phí hoạt
động thường xuyên.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm
* Chức năng
Trung tâm Kiểm soát bệnh tật tỉnh có chức năng tham mưu và tổ chức
thực hiện các hoạt động chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ về phịng, chống
dịch, bệnh truyền nhiễm; bệnh khơng lây nhiễm; phòng, chống tác động của
các yếu tố nguy cơ ảnh hưởng tới sức khỏe; quản lý sức khỏe cộng đồng;
khám phát hiện, điều trị dự phòng và các dịch vụ y tế khác phù hợp với lĩnh


12

vực chuyên môn trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật.
* Nhiệm vụ và quyền hạn
Thực hiện các hoạt động chuyên môn, chỉ đạo, hướng dẫn, quản l ,
kiểm tra, giám sát phòng, chống dịch, bệnh truyền nhiễm, HIV/AIDS, bệnh
do k sinh trùng, bệnh truyền qua côn trùng, bệnh truyền qua thực phẩm,
bệnh lây truyền từ động vật sang người, bệnh mới nổi; theo dõi diễn biến,
dự báo tình hình dịch, bệnh; đáp ứng tình trạng khẩn cấp về dịch, bệnh và
các sự kiện y tế công cộng; quản l , sử dụng vắc xin, sinh phẩm y tế, tiêm
chủng… được quy định tại Điều 4 Thông tư 26/2017/TT-BYT .
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm
* Tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức quản lý của Trung tâm bao gồm : 01 Giám đốc , 03 Phó
giám đốc, 03 phịng chức năng, gồm Phịng Tổ chức – Hành chính; Phịng
Tài chính – Kế tốn; Phịng Kế hoạch – Nghiệp vụ và 13 khoa chuyên môn.
* Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Trung tâm được tổ chức theo mơ hình tập trung:
(1) Kế toán trưởng phụ trách chung;
(2) Kế toán tổng hợp;
(3) Kế tốn thu viện phí;
(4) Kế tốn thanh tốn;
(5) Kế toán theo dõi TSCĐ, xây dựng cơ bản, nhà thuốc
(6) Kế tốn theo dõi nguồn kinh phí khơng thường xun
(7) Kế tốn dự án, đề tài hợp tác bên ngồi
(8) Kế tốn dịch vụ, nguồn thu viện phí.
(9) Cán bộ theo dõi tiền mặt.
2.1.4. Sơ lƣợc về hoạt động tài chính của Trung tâm
* Các nguồn thu của Trung tâm bao gồm:
- Nguồn thu từ hoạt động dịch vụ sự nghiệp cơng.
- Ngân sách nhà nước cấp kinh phí đối với nhiệm vụ thường xuyên, định
mức phân bổ theo Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh Bình Định;

- Ngân sách nhà nước cấp kinh phí thực hiện các nhiệm vụ không
thường xuyên; Nguồn thu khác và nguồn viện trợ, tài trợ.


13
* Các khoản chi của Trung tâm
- Chi thanh toán cá nhân: tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, tiền
thưởng, các khoản trích nộp, các khoản thanh tốn khác cho cá nhân.
- Chi thanh tốn hàng hóa, dịch vụ: Thanh tốn dịch vụ cơng cộng, vật
tư văn phịng,… phục vụ công tác chuyên môn
- C i đầu ư p
riển: Bao gồm chi mua sắm tài sản dùng cho công tác
chuyên môn, chi sửa chữa lớn tài sản
- Chi sự nghiệp khác:
2.2. ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN Ở
TRUNG TÂM KIỂM SỐT BỆNH TẬT TỈNH BÌNH ĐỊNH
2.2.1. Hoạt động lựa chọn mua hàng
(1) Mua sắm thuốc, vật tư, hóa chất, vắc xin, sinh phẩm;
(2) Mua sắm trang thiết bị y tế;
(3) Mua sắm vật tư, văn phòng phẩm, độc hại hiện vật;
(4) In ấn, sản xuất tài liệu truyền thơng;
(5) Bảo trì, bảo dưỡng, hiệu chuẩn máy móc, thiết bị;
(6) Thực hiện mua sắm khác khi có yêu cầu.
2.2.2. Hoạt động mua hàng
Bước thứ nhất, x c định nhu cầu: Thống kê dựa trên mức sử dụng thực
tế; Dựa trên cơ sở quản lý các dịch vụ y tế; Dựa trên kế hoạch dự kiến số
lượng bệnh nhân đến khám và điều trị.
Bước thứ hai, chọn p ương ức mua:
Bước thứ ba, lựa chọn nhà cung ứng:
Bước thứ ư, t ương o và ký hợp đồng:

Bước thứ năm, đặt hàng:
Bước thứ sáu, nhận hàng và kiểm nhận:
2.2.3. Hoạt động thanh toán
Khi kế toán thanh toán nhận đầy đủ hồ sơ thanh toán của các bộ phận
liên quan kiểm tra chứng từ hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định, sau đó trình
kế tốn trưởng k trình lãnh đạo duyệt trước khi lập chứng từ thanh toán.
2.3. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU


14
TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI TRUNG TÂM KIỂM
SỐT BỆNH TẬT TỈNH BÌNH ĐỊNH
2.3.1. Mục tiêu kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn
tại Trung tâm
(i) Về mục tiêu hoạ động:
Thứ nhất, đối với khâu mua hàng: Mua hàng kịp thời, đúng thời hạn,
đúng kế hoạch đã được duyệt không làm ảnh hưởng đến hoạt động, hiệu
quả của Trung tâm;
Thứ ai, đối với khâu thanh toán: Thanh toán phải đảm bảo đúng với số
lượng hàng thực tế mua, đúng nhà cung cấp;
(ii) Về mục tiêu báo cáo: Đảm bảo cơng tác mua hàng và thanh tốn là
thực sự, số liệu mua hàng và thanh toán phải đúng, trung thực nhất quán
trên báo cáo tài chính và các báo cáo khác có liên quan.
(iii) Về mục tiêu tuân thủ: Khi thực hiện công tác mua hàng và thanh
toán, các bộ phận được giao nhiệm vụ mua hàng và thanh tốn đảm bảo
tn thủ đúng trình tự, các bước thực hiện đúng quy định.
2.3.2. Phƣơng pháp thực hiện đánh giá thực trạng kiểm sốt nội bộ
chu trình mua hàng và thanh toán tại Trung tâm
Đối ượng kh o sát: Lãnh đạo Trung tâm, các khoa/phịng liên quan đến
cơng tác KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn tại Trung tâm.

Số lượng kh o sát: 20 người
Thời gian kh o sát: từ tháng 11 năm 2020 đến tháng 12 năm 2020.
P ương p p ực hiện kh o sát: Sử dụng phương pháp khảo sát

bằng phiếu khảo sát, phiếu khảo sát được gửi trực tiếp đến những
người tham gia trả lời cho phiếu khảo sát.
Phiếu khảo sát được thiết kế gồm 2 phần, phần 1 đề cập đến thông tin
chung của đối tượng tham gia khảo sát và phần 2 là các câu hỏi khảo sát.
Các câu hỏi khảo sát được thiết kế xoay quanh các mục tiêu nghiên cứu đối
với KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn tại Trung tâm, bao gồm: (i)
các câu hỏi về rủi ro và đánh giá rủi ro; (ii) về các thủ tục kiểm sốt; (iii) về
cung cấp thơng tin cho việc thực hiện các hoạt động kiểm soát; (iv) các yếu


15
tố thuộc về mơi trường kiểm sốt; (v) về cơng tác giám sát.
P ương p p xử lý dữ liệu thu thập: Thống kê mơ tả và tính giá trị phần
trăm (%) các thành phần khảo sát để đánh giá cơng tác KSNB chu trình
mua hàng và thanh tốn tại Trung tâm.
2.3.3. Thực trạng kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh
tốn tại Trung tâm
* Mơi trường kiểm soát
Thứ nhất, về đặc điểm qu n lý và cơ cấu tổ chức: Giám đốc Trung tâm
là người chịu trách nhiệm cao nhất. Trong công tác mua hàng và thanh toán
Trung tâm đã thành lập Tổ mua sắm và giao nhiệm vụ cho các tổ thực hiện,
Tổ trưởng là người chịu trách nhiệm chính phối hợp với cho các
khoa/phịng liên quan.
Thứ hai, tình hình nhân sự và lập kế hoạch: Trung tâm triển khai lập kế
hoạch cho hoạt động của các Khoa/Phịng và trình Lãnh đạo phê duyệt.
Trên thực tế tìm hiểu, các bộ phận chun mơn của Trung tâm phối hợp

với nhau rất tốt trong nghiên cứa khoa học cũng như cơng tác phịng chống
dịch bệnh ở địa phương. Sự sắp xếp nhân lực một số bộ phận còn chưa phù
hợp với chuyên môn được đào tạo.
* Đánh giá rủi ro: Việc đánh giá rủi ro tại Trung tâm thực hiện ở cả hai
giai đoạn là mua hàng và thanh toán.
* Hoạt động kiểm soát
Thứ nhất, thủ tục kiểm sốt q trình nhận hàng: Khi hàng về đến
Trung tâm thủ kho tiếp nhận hàng, kiểm hàng, nhập kho và kế toán lập
phiếu nhập kho, đảm bảo đúng như trong dự trù và hợp đồng sẽ nhập kho.
Thứ hai, thủ tục kiểm sốt cơng nợ ph i tr :
Bộ phận mua hàng tiếp nhận phiếu nhập kho, hóa đơn và các chứng từ
khác từ người mua hàng để làm chứng từ thanh tốn và theo dõi cơng nợ.
Thứ ba, thủ tục kiểm sốt q trình thanh tốn:
Kế tốn thanh tốn sẽ căn cứ vào thủ tục trên để lập giấy rút dự tốn
ngân sách (RDTNS), ủy nhiệm chi (UNC) trình kế toán trưởng và Lãnh đạo
ký duyệt. Sau khi thực hiện thanh toán xong, kế toán thanh toán sẽ nhập ủy
nhiệm chi vào phần mềm và lưu các chứng từ đó.


16
* Thơng tin và truyền thơng
- Đối với nhóm thơng tin bên ngồi: Gồm các thơng tin tiếp nhận sự chỉ
đạo điều hành từ cấp trên các văn bản pháp quy của nhà nước, các báo cáo
thực hiện từ cấp dưới và các thông tin truyền đi từ Trung tâm như:
- Đối với nhóm thơng tin bên trong: Bao gồm các hoạt động thông tin
truyền thông trong nội bộ đơn vị, để phổ biến chủ trương, chính sách, tiếp
nhận thơng tin hoạt động để quản lý, giám sát, xử l , điều hành, phối hợp
triển khai đồng bộ, kịp thời hiệu quả.
* Giám sát: Công tác giám sát tại Trung cơ bản được thực hiện bao gồm
cả giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Nhìn chung, Trung tâm đã

nhìn nhận được tầm quan trọng của giám sát, Ban lãnh đạo Trung tâm quan
tâm tới công tác giám sát, đầu tư trang thiết bị, nguồn nhân lực tốt cho hoạt
động giám sát cộng với sự tự giác thực hiện tốt các nội quy, quy chế của cán
bộ viên chức.
2.4. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOAT NỘI BỘ ĐỐI VỚI
CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI TRUNG TÂM
KIỂM SỐT BỆNH TẬT TỈNH BÌNH ĐỊNH
2.4.1 Những kết quả đạt đƣợc
Thứ nhất, về mơi trường kiểm sốt:
- Về qu n lý và điều hành: Lãnh đạo đơn vị rất quan tâm đến việc thực
hiện các chỉ tiêu được giao thông qua việc phối hợp với cán bộ chủ chốt
trong cơ quan cùng nhau bàn bạc mục tiêu, định hướng và các giải pháp
thực hiện tại đơn vị nhằm tìm ra giải pháp thực hiện tối ưu nhất.
- Về bộ máy tổ chức: Trung tâm có bộ máy tổ chức, các phịng ban rõ
ràng và có văn bản phân cơng trách nhiệm, quyền hạn cụ thể cho các bộ
phận cũng như mối quan hệ phối hợp làm việc rõ ràng.
- Về bộ máy kế toán: Các phần hành kế toán được tổ chức phân chia
trách nhiệm rõ ràng hỗ trợ cho việc ghi chép và tính tốn số liệu kế tốn,
cung cấp kịp thời các thơng tin theo u cầu kiểm sốt của nhà quản lý.
Thứ hai, về đánh giá rủi ro:
Qua tìm hiểu thì sau 2 năm đi vào hoạt động Trung tâm bước đầu ổn
định tổ chức bộ máy, thực hiện hồn thành chỉ tiêu trên giao, chu trình mua


17
hàng và thanh toán cơ bản thực hiện kịp thời phục vụ cho hoạt động của
Trung tâm.
Thứ ba, về hoạt động kiểm soát:
- Về việc tổ chức lựa chọn nhà cung cấp: Trung tâm thực hiện mua sắm
theo danh mục đấu thầu tập trung và tự lựa chọn nhà thầu theo quy định

pháp luật hiện hành.
- Về thủ tục kiểm soát mua hàng và thanh toán: Hàng được mua theo dự
trù và bảo quản trong kho theo đúng quy định đảm bảo chất lượng ISO một
cách tốt nhất.
Thứ tư, về thông tin và truyền thông: Trung tâm đã đầu tư tốt về trang
thiết bị phục vụ công tác thông tin và truyền thông:
Thứ năm, về công tác giám sát: Các quy chế được xây dựng dự thảo rồi
thông qua hội nghị cán bộ viên chức lấy kiến và ban hành vì vậy tấc cả
cán bộ viên chức Trung tâm đều tuân thủ thực hiện các quy định trong quy
chế.
Nhìn chung, hệ thống KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn tại
Trung tâm Kiểm sốt bệnh tật Bình Định hoạt động tương đối hiệu quả.
Tuy nhiên vẫn còn một số điểm hạn chế cần được khắc phục.
2.4.2. Những hạn chế và ngun nhân
Thứ nhất, về mơi rường kiểm sốt: Sự phối hợp ở các phòng chức năng
chưa tốt ở một số khâu trong hoạt động quản lý mua sắm hàng hóa, sửa
chữa tài sản, thanh quyết toán.
Nguyên nhân: Là đơn vị chuyên môn tổ chức thực hiện các hoạt động
chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ về phòng, chống dịch, bệnh truyền nhiễm;
bệnh khơng lây nhiễm; phịng, chống tác động của các yếu tố nguy cơ ảnh
hưởng tới sức khỏe; quản lý sức khỏe cộng đồng; khám phát hiện, điều trị
dự phòng và các dịch vụ y tế chỉ đạo thực hiện công tác chuyên môn được
giao cho 11 trung tâm y tế huyện/thị xã/thành phố và các bệnh viện trong
toàn tỉnh cán bộ thường xuyên đi công tác ở địa phương nên chưa có sự
phối hợp tốt giữa các Khoa/Phịng.
Thứ hai, về đ n gi rủi ro: Công tác nhận diện rủi ro cịn thơ sơ, chủ
yếu là so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch và kết quả thực hiện giữa các


18

thời kỳ.
Ngun nhân: Trung tâm chưa có quy trình đánh giá rủi ro tồn diện và
thích hợp như đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và đưa ra các biện pháp đối
phó rủi ro, chưa xây dựng được bộ phận dự báo và xử lý rủi ro riêng biệt.
Chưa xây dựng được tiêu chuẩn định lượng để đánh giá mức độ và xử phạt
theo từng hình thức sai phạm cụ thể.
Thứ ba, về hoạ động kiểm soát: Kiểm soát chưa được hữu hiệu, việc
xây dựng danh mục hàng hóa chủ yếu vẫn dựa vào sử dụng của năm trước,
để có kế hoạch cho năm sau.
Ngun nhân: Quy trình kiểm soát xây dựng chưa đầy đủ, chưa được
quán triệt thực hiện nghiêm túc, cán bộ là kiêm nhiệm thường xuyên đi
công tác.
Thứ ư, về thông tin và truyền thông: Chưa tổ chức tốt công tác bảo vệ,
bảo mật thông tin.
Nguyên nhân: Chưa nhận dạng đầy đủ các rủi ro trong hoạt động thông
tin và truyền thông.
Thứ năm, về công tác giám sát: Khi kiểm tra hàng nhập kho Hội đồng
kiểm nhập lập có một biên bản kiểm nhập là chưa hợp lý. Cá nhân đặt mua
hàng và theo dõi việc mua hàng là những người cố định trong nhiều năm
mà chưa được hoán đổi.
Nguyên nhân: Ban lãnh đạo tin tưởng vào việc thực hiện nhiệm vụ của
nhân viên hơn là chú trọng vào các thủ tục, phương tiện giám sát trong hoạt
động quản lý.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Dựa trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề về lý luận và thực trạng KSNB
chu trình mua hàng và thanh tốn tại Trung tâm Kiểm sốt bệnh tật Bình
Định. Từ đó, đưa ra các đề xuất cần thiết từ những mặt đã làm được, những
mặt còn tồn tại và đây là cơ sở khoa học để chương tiếp theo tìm ra một số
giải pháp nhằm hồn thiện KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại
Trung tâm.

19
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH
MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI TRUNG TÂM KIỂM SỐT
BỆNH TẬT TỈNH BÌNH ĐỊNH
3.1. QUAN ĐIỂM HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU
TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI TRUNG TÂM KIỂM
SỐT BỆNH TẬT TỈNH BÌNH ĐỊNH
3.1.1. Quan điểm kế thừa
Trong q trình hồn thiện và phát triển, kế thừa là mối liên hệ tất yếu
khách quan giữa cũ và mới. Những thành tựu to lớn như ngày nay chính là
do đã kế thừa và phát triển liên tục từ những cái đã có; chọn lọc, giữ lại
những mặt thích hợp, những mặt tích cực và khơng ngừng bổ sung những
mặt mới phù hợp với hiện thực. Về giải pháp hồn thiện sẽ tiếp tục kế thừa
phát huy những gì Trung tâm đã làm được và làm tốt. Những gì chưa tốt
phải xem xét để sửa chữa, bổ sung, hoặc bỏ để tạo ra những cái mới cho
phù hợp hơn.
3.1.2. Quan điểm ứng dụng về công nghệ thông tin vào kiểm sốt
nội bộ
Hiện nay tại đơn vị, cơng nghệ thơng tin đã được ứng dụng và khai thác
hiệu quả, Trung tâm có 1 hệ thống máy tính được nối mạng và có sự đầu tư
hệ thống máy móc thiết bị tin học và các phần mềm hỗ trợ.
3.1.3. Quan điểm hiệu quả
KSNB là một quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các
nhân viên của đơn vị; do đó, địi hỏi Lãnh đạo Trung tâm phải thiết lập hệ
thống KSNB phù hợp với trình độ quản lý. Chọn các mơ hình KSNB phù
hợp với thực trạng hiện có về thiết bị, con người, trình độ, hệ thống công
nghệ thông tin … tại Trung tâm để vận hành đạt mục tiêu đề ra.

3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU
TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI TRUNG TÂM KIỂM
SỐT BỆNH TẬT TỈNH BÌNH ĐỊNH
3.2.1. Mơi trƣờng kiểm sốt
Xét về tổng quan, mơi trường kiểm soát của Trung tâm khá đầy đủ các


20
yếu tố để đảm bảo cho môi trường hoạt động của Trung tâm hiệu quả.
Trung tâm là một đơn vị sự nghiệp Y tế, do vậy yếu tố đạo đức nghề nghiệp
phải đặt lên hàng đầu, khơng vì lợi nhuận mà quên đi giá trị đạo đức. Tuy
nhiên, để tồn tại và phát triển, thì vấn đề gắn kết giữa phục vụ và dịch vụ là
điều cần phải làm. Tiếp tục đẩy mạnh khuyến khích, hỗ trợ về thời gian
cũng như tài chính cho lực lượng cán bộ nhân viên trẻ học tập nâng cao
trình độ, sẽ góp phần giúp Trung tâm triển khai tốt hơn hệ thống KSNB của
Trung tâm nói chung và KSNB chu trình mua hàng, thanh tốn nói riêng.
Ban lãnh đạo Trung tâm cần tập huấn thêm nhiều lớp về quản lý tài chính.
Trung tâm cần rõ ràng trong phân công công việc cho các cá nhân, bộ
phận phụ trách mua hàng và thanh toán để mỗi cá nhân đều hiểu rõ nhiệm
vụ của mình và tránh đùn đẩy cơng việc cho nhau, trong đó cần tuân thủ
nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm”, không được kiêm nhiệm nhiều công việc,
tách bạch khâu mua hàng, nhập kho và thanh toán nhằm hạn chế rủi ro xảy
ra ảnh hưởng đến việc kiểm tra, kiểm sốt cơng tác mua hàng và thanh toán
tại Trung tâm .
3.2.2. Đánh giá rủi ro
Đẩy mạnh công tác nhận diện rủi ro ảnh hưởng tới hoạt động của Trung
tâm:
- Các yếu tố bên trong n ư: Rủi ro từ sự thiếu đoàn kết nội bộ, từ
sự thông đồng của các cá nhân, bao che gian lận để trục lợi về hạn chế năng
lực nhân viên làm giảm hiệu quả hoàn thành nhiệm vụ, dễ tạo kẽ hở cho kẻ

xấu lợi dụng, kích động làm mất đồn kết nội bộ, Rủi ro từ chính sách nhân
sự.
- Các yếu tố bên ngoài n ư: Rủi ro do sự thay đổi chính sách pháp luật
về thủ tục hành chính, về chế độ tài chính…, do thay đổi nhu cầu lao động
xã hội, thị hiếu của người muốn khám, chữa bệnh.
- Phân tích từ mục tiêu.
- Nhận diện các yếu tố ảnh hưởng tới mục tiêu.
- Phân tích rủi ro: xem xét khả năng xảy ra rủi ro và mức độ ảnh hưởng
của rủi ro;
- Lựa chọn các biện pháp đối phó rủi ro: cân nhắc giữa lợi ích và chi phí,


21
tính khả thi của các biện pháp mà có sự lựa chọn thích hợp như né tránh,
giảm thiểu, chia sẽ, chấp nhận rủi ro;
- Xây dựng các biện pháp khắc phục hậu quả đối với các rủi ro đã xảy
ra;
- Giám sát và kiểm soát rủi ro: giảm sát rủi ro đã phát hiện, nhận biết rủi
ro mới, đánh giá hiệu quả xử lý rủi ro.
3.2.3. Hoạt động kiểm soát
- Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống KSNB.
- Ban KSNB có trách nhiệm xem xét các nguồn lực, các điều kiện của
Trung tâm để thực hiện các hoạt động theo đúng kế hoạch, đạt được mục
tiêu đã đề ra.
- Tổ chức kiểm tra và xem xét việc thực hiện kế hoạch.
- Tổ chức giám sát các hoạt động.
- Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thơng tin kinh tế, tài
chính, của báo cáo tài chính trước khi trình ký duyệt.
- Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động.
Đồng thời, hoạt động kiểm sốt cần phải được kiện tồn cho tất cả các

khâu của chu trình sau:
Thứ nhấ , đối với việc x c định nhu cầu mua hàng
Thứ hai, các khâu khác trong chu trình mua hàng: Về lựa chọn nhà
cung cấp, về đặt hàng, về việc nhận hàng.
Thứ ba, về hoạ động thanh toán
Thứ ư, về kiểm sốt nợ ph i tr người bán
3.2.4. Thơng tin và truyền thơng
- Trình tự ln chuyển chứng từ: Các chứng từ của Trung tâm được ghi
chép, lưu trữ rỏ ràng thuận lợi khi tìm kiếm.
- Hệ thống sổ sách, báo cáo: Dùng để đối chiếu với người bán,
phát hiện sai sót hoặc gian lận của kế tốn; dùng để hoạch định chính sách
thanh tốn, tránh tình trạng bị động trong q trình thanh tốn, cân đối
nguồn tài chính của Trung tâm.
- Tổ chức tốt công tác b o vệ, b o mật thông tin: Trung tâm cần xây
dựng mạng LAN với các phần mềm quản l được viết dựa theo chu trình


22
công việc dưới sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo.
3.2.5. Giám sát
Khi kiểm tra hàng nhập kho: Nghiệm thu hàng hóa trước khi đưa vào sử
dụng, Hội đồng kiểm nhập cần lập thành 4 liên.
Cần ay đổi người mua hàng và eo dõi àng rong vòng 3 năm.
Việc đấu thầu, lựa chọn nhà cung cấp: Lập kế hoạch đấu thầu cần tính
tốn kỹ tránh tình trạng thiếu hoặc thừa hàng, cần phải có thêm các tiêu
chuẩn kỹ thuật cụ thể về chất lượng hàng hóa để tránh trường hợp các cơng
ty bỏ qua chất lượng nhằm giảm chi phí để trúng thầu bằng mọi giá.
Hồn thiện vai trị giám sát của các bộ phận chuyên trách trong công
c gi m
ường xuyên.

Rà soát lại các nội quy, xây dựng quy chế kỷ luật, xử lý các trường hợp
vi phạm.
Trưởng khoa/phòng cần yêu cầu nhân viên của mình lập b ng ph n ánh
cơng việc đã ồn àn .
Định kỳ hoặc đột xuất, Ban kiểm kê tiến hành kiểm kê hàng tồn kho.
3.3. ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP
3.3.1. Về phía các cơ quan quản lý cấp trên
* Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh
Một là, quan tâm, đầu tư thêm cơ sở vật chất tại trụ sở chính cho Trung
tâm.
Hai là, quan tâm đầu tư phát triển công nghệ thông tin hiện đại, hệ thống
các phần mềm quản lý trên mọi lĩnh vực để tăng cường hiệu quả kiểm soát,
nâng cao chất lượng báo cáo, xử l điều hành kịp thời.
Hiện nay cùng với việc Nhà nước giao cho các Trung tâm tự chủ về tài
chính thì cũng nên để cho Trung tâm tự chủ về mua sắm, cung ứng trang
thiết bị, vật tư y tế, thuốc, hóa chất... có thể chủ động trong việc tìm các đối
tác cung ứng nhằm tìm được những nguồn hàng đảm bảo chất lượng, giá cả
phù hợp nhưng vẫn đảm bảo các quy định, chế độ của Nhà nước.
* Đối với Sở Y tế
- Đề nghị Sở Y tế thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn về nghiệp vụ
đấu thầu, hướng dẫn cập nhật các văn bản, quy định mới đồng thời và qua


23
những tồn tại ở các đơn vị hướng dẫn đơn vị làm tốt hơn.
- Tăng cường trách nhiệm của người đứng đầu các cơ sở y tế trong chỉ
đạo công tác mua sắm đấu thầu, bao gồm từ khâu xác định nhu cầu, lập kế
hoạch cho đến thực hiện hợp đồng đảm bảo an toàn, chất lượng và hiệu quả.
- Thường xuyên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ chun
mơn nghiệp vụ, kiến thức mới và kỹ năng về cơng tác kế tốn cho đơn vị..

- Đào tạo kiến thức, kỹ năng về thiết lập KSNB cũng như cung cấp các
dịch vụ hỗ trợ phù hợp và kịp thời.
3.3.2. Về phía Trung tâm Kiểm sốt bệnh tật Bình Định
- Để thực hiện các giải pháp trên hiệu quả thì Trung tâm cần phải xây
dựng một mơi trường kiểm soát tốt. Ban lãnh đạo Trung tâm phải thực sự
quan tâm đến hệ thống KSNB nói chung và các thủ tục kiểm soát cụ thể.
- Quan tâm tạo điều kiện cho các bộ phận tham gia thực hiện công tác
đấu thầu, mua sắm trong đơn vị được thường xuyên tham gia các lớp đào
tạo, bồi dưỡng, tập huấn về nghiệp vụ đấu thầu để nắm bắt những văn bản
mới liên quan đến công tác đấu thầu.
- Tổ chức rà soát lại tấc cả hồ sơ đã mua sắm trong năm nhằm phát hiện
ra sai sót và có biện pháp khắc phục kịp thời.
- Tổ chức cho các Khoa/Phòng, cam kết thực hiện nghiêm túc các quy
trình kiểm sốt mà Trung tâm đã thiết lập.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Chương 3 của luận văn đã đưa ra quan điểm hoàn thiện KSNB chu trình
mua hàng và thanh tốn, cùng các giải pháp nhằm hồn thiện KSNB chu
trình mua hàng và thanh tốn tại Trung tâm Kiểm sốt bệnh tật Bình Định.