Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1 - ThS. Trần Nam Trung

BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 1

GV: ThS Trần Nam Trung
Khoa Tài chính – Thương mại

TIN HỌC KẾ TỐN
❑
❑
❑
❑
❑

❑
❑
❑
❑
❑

❑

Tổng quan cơng tác KT
Đặc điểm Kế tốn Excel
Giới thiệu CSDL
Sổ sách báo cáo kế toán
Nhật ký chung
Nhật ký đặc biệt
Bảng cân đối tài khoản chi tiết 3
Bảng kê VAT đầu vào
Bảng kê VAT đầu ra
Phiếu thu
Phiếu chi

❑
❑
❑
❑
❑
❑
❑
❑
❑

❑
❑

Bảng Cân đối PS TKTH
Bảng Tổng hợp chi tiết TK 131 - 331
Sổ chi tiết TK3
Sổ cái tài khoản
Sổ quỹ
Bảng Nhập xuất tồn
Bảng Chi tiết nhập xuất tồn
Tổng hợp chi tiết TK khác
Bảng CDKT
Bảng KQHĐ KD
Bảng LCTT

2

1

GIỚI THIỆU CƠ SỞ DỮ LIỆU

Sheet HTTK1:

Sheet HTTK2:

3

GIỚI THIỆU CƠ SỞ DỮ LIỆU
Sheet SDD:

4

2


GIỚI THIỆU CƠ SỞ DỮ LIỆU
Sheet CT:

5

SỔ SÁCH VÀ BÁO CÁO KẾ TOÁN
❑ BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN
❑ TỔNG HỢP CHI TIẾT TÀI KHOẢN 131 – 331
❑ NHẬT KÝ CHUNG

❑ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT
❑ SỔ CÁI – SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
❑ SỔ QUỸ TIỀN MẶT – TIỀN GỬI NH

❑ QUẢN LÝ TỒN KHO
❑ BÁO CÁO TÀI CHÍNH
6

3


LẬP SỔ NHẬT KÝ

I.NHẬT KÝ CHUNG
II.NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT
1.Nhật ký thu tiền

2.Nhật ký chi tiền
3.Nhật ký mua hàng
4.Nhật ký bán hàng

7

LẬP SỔ NHẬT KÝ
CHUNGTU

+
NHẬT KÝ CHUNG
225 dòng PSN (6-230)
▪ 225 dòng PSC (231- 455)
▪

NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT
Nhật ký thu tiền

▪ Nhật ký chi tiền
▪ Nhật ký mua hàng
▪ Nhật ký bán hàng
▪

Dòng chứng từ trong NKC:

N (111, 112)
C (111, 112)
C 331
N 131

= CHUNGTU - NKDB
8

4


LẬP SỔ NHẬT KÝ

I.NHẬT KÝ CHUNG
Bước 1: Tạo Sheet mới có tên NKC như sau

9

LẬP SỔ NHẬT KÝ
Lập cơng thức: Lấy dữ liệu cho phần PS bên nợ từ
Sheet CT (bắt đầu từ dòng 6 đến 230)
1.Ngày CT: Nếu (TKPSN bằng 111 hoặc TKPSC bằng 111
hoặc TKPSN bằng 112 hoặc TKPSC bằng 112 hoặc TKPSN

bằng 131 hoặc TKPSC bằng 331) thì xuất ra khoảng trắng,
ngược lại xuất ra Ngày CT

10

5


LẬP SỔ NHẬT KÝ
2.Số CT: Nếu Ngày CT trong NKC rỗng thì xuất ra
khoảng trắng, ngược lại xuất ra Số CT
3.Diễn giải: Tương tự (2) nhưng xuất ra Diễn giải

4.Tài khoản: Tương tự (2) và xuất ra TKPSN
5.Số tiền PS: Tương tự (2) và xuất ra Số tiền PS

11

LẬP SỔ NHẬT KÝ
Lập công thức: Lấy dữ liệu cho phần PS bên có từ
Sheet CT (nhưng sẽ bắt đầu từ dịng 231 đến 455)
1.Ngày CT: Nếu (TKPSN bằng 111 hoặc TKPSC
bằng 111 hoặc TKPSN bằng 112 hoặc TKPSC bằng
112 hoặc TKPSN bằng 131 hoặc TKPSC bằng 331)
thì xuất ra khoảng trắng, ngược lại xuất ra Ngày PS

12

6

LẬP SỔ NHẬT KÝ
2.Số CT: Nếu Ngày CT trong NKC rỗng thì xuất ra
khoảng trắng, ngược lại xuất ra Số CT
3.Diễn giải: Tương tự (2) nhưng xuất ra Diễn giải

4.Tài khoản:Tương tự (2) và xuất ra TKPSC
6.Số tiền PS: Tương tự (2) và xuất ra Số tiền PS

13

LẬP SỔ NHẬT KÝ
Lập cột STT:

14

7


LẬP SỔ NHẬT KÝ
Sắp xếp dữ liệu:

15

LẬP SỔ NHẬT KÝ
Tính tổng phát sinh:
7. Tính tổng phát sinh nợ

8. Tính tổng phát sinh có

16

8


LẬP SỔ NHẬT KÝ
Thao tác lọc dữ liệu:

17

LẬP SỔ NHẬT KÝ

NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT
❑ Nhật ký thu tiền
❑ Nhật ký chi tiền
❑ Nhật ký mua hàng
❑ Nhật ký bán hàng
18

9


NHẬT KÝ THU TIỀN
1.NHẬT KÝ THU TIỀN
Bước 1: Tạo Sheet NKTT như sau

19

NHẬT KÝ THU TIỀN
Bước 2: Lập công thức như sau

(*): Tìm tên tài khoản
1.Số chứng từ: Nếu TKPSN bằng TK lập sổ thì
xuất ra Số CT, ngược lại xuất ra khoảng trắng
2.Ngày: Nếu ô Số chứng từ rỗng thì xuất ra
khoảng trắng, ngược lại xuất ra ơ Ngày chứng từ

3,4.Tương tự (2) nhưng sẽ xuất ra cột tương ứng
20

10


NHẬT KÝ THU TIỀN
Bước 2: Lập cơng thức như sau

5.Ghicó131: Nếu TKPSN bằng TK lập sổ và
TKPSC bằng GhicoTK thì xuất ra Số tiền PS, ngược
lại xuất ra 0

6.Ghi Có 511: Tương tự (5)

21

NHẬT KÝ THU TIỀN
7.TK khác: Nếu TKPSN bằng TK lập sổ và tổng tiền
GhicoTK bằng 0 thì xuất ra TKPSC, ngược lại là “”

8.Số tiền Khác: Nếu ô TK khác bằng rỗng sẽ xuất ra 0,
ngược lại thì xuất ra số tiền PS

22

11


NHẬT KÝ THU TIỀN
Thực hiện thao tác sao chép:
➢Chọn tất cả các ơ cần sao chép (A7:H7)
➢Bấm Ctrl+C, bấm phím F5
➢Nhập vào ô Reference: A7:H231 (khối ô cần sao
chép đến)
➢Bấm Enter 2 lần
Thực hiện thao tác lọc Auto Filter:
➢Chọn cột cần lọc tùy ý (B6:B230)
➢Chọn Data/ Filter/ AutoFilter
➢Đầu cột xuất hiện dấu mũi tên: bỏ chọn Blank
23

NHẬT KÝ THU TIỀN
Tạo Combo Box:

24

12


NHẬT KÝ THU TIỀN
Thao tác lọc dữ liệu:

25

NHẬT KÝ THU TIỀN
Lưu ý:

1.Tại ơ TÊN SỔ NHẬT KÝ có thể dùng công thức để xuất
ra “Nhật ký thu tiền mặt” hoặc “Nhật ký thu tiền gửi NH”
2.Tại ô Ghi nợ 111 (D4): tham chiếu đến ô TK lập sổ (D2)

3.Đối với “Sổ Nhật ký thu tiền” hoặc “Sổ Nhật ký chi tiền”
có khả năng cần loại bỏ thêm trường hợp là TKPSN và TKPSC
cùng là 111, ta cần thay đổi như sau:

=IF(OR(LEFT(CT!$D6,3)<>$D$2,AND(LEFT(CT!$D
6,3)= $D$2,LEFT(CT!$E6,4)=“1113”)),” “,CT!B6)
26

13


NHẬT KÝ CHI TIỀN
2.NHẬT KÝ CHI TIỀN
Bước 1: Tạo Sheet NKCT như sau

27

NHẬT KÝ CHI TIỀN
Lập công thức như sau
Các công thức thực hiện tương tự NKTT, tuy
nhiên sẽ sửa các cơng thức có cột Nợ (CT!D6) thành
Có (CT!E6) và ngược lại

28

14


NHẬT KÝ CHI TIỀN
Bước 2: Lập công thức như sau
(*): Tìm tên tài khoản
1.Số chứng từ: Nếu TKPSC bằng TK lập sổ thì
xuất ra Số CT, ngược lại xuất ra khoảng trắng
2.Ngày: Nếu ơ Số chứng từ rỗng thì xuất ra
khoảng trắng, ngược lại xuất ra ô Ngày chứng từ
3,4.Tương tự (2) nhưng sẽ xuất ra cột tương ứng
29

NHẬT KÝ CHI TIỀN
Bước 2: Lập công thức như sau
5.Ghi Nợ152: Nếu TKPSC bằng TK lập sổ và
TKPSC bằng GhiNoTK thì xuất ra Số tiền PS, ngược
lại xuất ra 0

6.Ghi Nợ 511: Tương tự (5)

30

15


NHẬT KÝ CHI TIỀN

7.TK khác: Nếu TKPSC bằng TK lập sổ và tổng tiền
Ghi NợTK bằng 0 thì xuất ra TKPSN, ngược lại là “”

8.Số tiền Khác: Nếu ô TK khác bằng rỗng sẽ xuất ra 0,
ngược lại thì xuất ra số tiền PS

31

NHẬT KÝ MUA HÀNG

3.NHẬT KÝ MUA HÀNG
Bước 1: Tạo Sheet NKMH như sau

32

16


NHẬT KÝ MUA HÀNG
3.NHẬT KÝ MUA HÀNG
Thực hiện tương tự NKCT

33

NHẬT KÝ MUA HÀNG
Bước 2: Lập công thức như sau
(*): Tìm tên tài khoản
1.Số chứng từ: Nếu TKPSC bằng TK lập sổ thì
xuất ra Số CT, ngược lại xuất ra khoảng trắng
2.Ngày: Nếu ơ Số chứng từ rỗng thì xuất ra

khoảng trắng, ngược lại xuất ra ô Ngày chứng từ

3,4.Tương tự (2) nhưng sẽ xuất ra cột tương ứng
34

17


NHẬT KÝ MUA HÀNG
Bước 2: Lập công thức như sau

5.GhiNợ133: Nếu TKPSC bằng TK lập sổ và
TKPSN bằng Ghi NợTK thì xuất ra Số tiền PS, ngược
lại xuất ra 0

6.GhiNợ152: Tương tự (5)

35

NHẬT KÝ MUA HÀNG
7.TK khác: Nếu TKPSC bằng TK lập sổ và tổng tiền
Ghi Nợ TK bằng 0 thì xuất ra TKPSN, ngược lại là “”

8.Số tiền Khác: Nếu ô TK khác bằng rỗng sẽ xuất ra 0,
ngược lại thì xuất ra số tiền PS

36

18

NHẬT KÝ BÁN HÀNG
4.NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Bước 1: Tạo Sheet NKBH như sau

37

NHẬT KÝ BÁN HÀNG

4.NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Thực hiện tương tự NKTT

38

19


NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Bước 2: Lập công thức như sau
(*): Tìm tên tài khoản
1.Số chứng từ: Nếu TKPSN bằng TK lập sổ thì
xuất ra Số CT, ngược lại xuất ra khoảng trắng
2.Ngày: Nếu ơ Số chứng từ rỗng thì xuất ra
khoảng trắng, ngược lại xuất ra ô Ngày chứng từ
3,4.Tương tự (2) nhưng sẽ xuất ra cột tương ứng
39

NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Bước 2: Lập cơng thức như sau
5.Ghi có 333: Nếu TKPSN bằng TK lập sổ và

TKPSC bằng GhicoTK thì xuất ra Số tiền PS, ngược
lại xuất ra 0

6.Ghi Có 511: Tương tự (5)

40

20


NHẬT KÝ BÁN HÀNG
7.TK khác: Nếu TKPSN bằng TK lập sổ và tổng tiền
GhicoTK bằng 0 thì xuất ra TKPSC, ngược lại là “”

8.Số tiền Khác: Nếu ô TK khác bằng rỗng sẽ xuất ra 0,
ngược lại thì xuất ra số tiền PS

41

BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN

I.BẢNG CÂN ĐỐI TK CẤP 3
II.BẢNG CÂN ĐỐI TK TỔNG HỢP
III.TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 131 - 331

42

21

BẢNG CÂN ĐỐI TK CHI TIẾT
I.BẢNG CÂN ĐỐI TK CẤP 3
Tạo sheet có tên CDTK3

43

BẢNG CÂN ĐỐI TK CHI TIẾT
Lập công thức:
1,2.SHTK&TênTK: Tham chiếu dữ liệu từ sheet SDD

3.Số dư ĐKN: Dựa vào TK cần tính, dị tìm trên cột
TK3 của sheet SDD và xuất ra cột DKN

4.Số dư ĐKC: Tương tự (3) và xuất ra trên cột DKC
44

22


BẢNG CÂN ĐỐI TK CHI TIẾT
Lập công thức:
5.PSN: Nếu TKPSN của chứng từ có liên quan đến
TK cần tính thì tính tổng trên cột Số tiền PS

6.PSC: Tương tự (5) nhưng dựa vào cột TKPSC

45

BẢNG CÂN ĐỐI TK CHI TIẾT
Lập cơng thức:

7.SDCKN: Tính dựa vào (3),(4),(5) va (6)
8.SDCKC: Tính dựa vào (3),(4),(5) va (6)

9….14. Dùng hàm SUBTOTAL

11/29/2020

46

46

23


BẢNG CÂN ĐỐI TK TỔNG HỢP
II.BẢNG CÂN ĐỐI TK TỔNG HỢP
Tạo sheet có tên CDTK1

47

BẢNG CÂN ĐỐI TK TỔNG HỢP
Lập công thức:
1,2.SHTK và TênTK: Tham chiếu từ sheet HTTK1

3.SDDKN: Nếu trên cột TK3 của sheet SDD có TK
bằng TK cần tính sẽ tính tổng trên cột DKN

4.SDDKC: Tương tự (3) và sẽ tính tổng trên cột DKC
48

24


BẢNG CÂN ĐỐI TK TỔNG HỢP
Lập công thức:
5.PSN: Nếu TKPSN của chứng từ PS có liên quan
đến TK cần tính thì tính tổng trên cột Số tiền PS

6.PSC: Tương tự (5) nhưng dựa vào cột TKPSC
7…14. Tương tự CDTK 3

49

TỔNG HỢP CHI TIẾT TÀI KHOẢN
III.TỔNG HỢP CHI TIẾT TK
Tạo sheet có tên THCT_131_331

50

25