Tài liệu Quản trị doanh nghiệp (Chương 1) docx

CHƯƠNG 6

QUẢN TRỊ CUNG ỨNG TRONG

DOANH NGHIỆP


I.
KHÁI NIỆM VÀ PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH LỰA CHỌN CUNG ỨNG.
1. Khái niệm.
2. Phương pháp phân tích lựa chọn cung ứng.
II. QUẢN LÝ MUA SẮM.
1. Dự đoán nhu cầu
2. Phân tích nhu cầu.
3. Soạn thảo một kế hoạch mua sắm.
III. QUẢN TRỊ DỰ TRỮ (TỒN KHO)
1. Các quan điểm đối lập về tồn kho
2. Bản chất của tồn kho:
3. Quản trị hiện vật của dự trữ.
4. Quản trị kế toán dự trữ.
5. Quản trị kinh tế của dự trữ.
IV. HỆ THỐNG LƯỢNG ĐẶT HÀNG CỐ ĐỊNH:
1. Xác định lượng đặt hàng:
2.
Xác định điểm đặt hàng:
BÀI TẬP TỰ GIẢI
CÂU HỎI ÔN TẬP


Sau khi đọc chương này, người đọc có thể
- Nắm được khái niệm về cung ứng, các nguyên tắc lựa chọn cung ứng.

- Xây dựng chính sách mua, các yếu tố ảnh hưởng đến việc mua, quy trình mua.
- Sự cần thiết và bản chất của dự trữ.
- Quản trị về hiện vật, kế toán và quản trị về mặt kinh tế của dự trữ,
- Các mô hình quản trị cung ứng cho nhu cầu độc lập về vật tư, hàng hóa trong
doanh nghiệp.
I. KHÁI NIỆM VÀ PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH LỰA CHỌN CUNG
ỨNG.
1. Khái niệm.
TOP
Cung ứng bao gồm hai chức năng bộ phận: mua và quản lý dự trữ (tồn kho):
1.1 Mua: tức là hành động thương mại xuất phát từ biểu hiện của một nhu cầu và
được thể hiện qua việc đặt hàng với nhà cung ứng đã lựa chọn.
Để hoạt động, mọi doanh nghiệp sử dụng những tư liệu sản xuất (máy móc, vật tư
và các thiết bị khác), hơn nữa:
- Doanh nghiệp công nghiệp phải được cung cấp năng lượng, nguyên vật liệu mà
chúng được biến đổi thành sản phẩm cuối cùng.
- Doanh nghiệp thương mại phải mua hàng hóa và nó sẽ bán lại.
1.2 Quản lý dự trữ (tồn kho):
Mua chưa đủ, mà sản xuất hoặc bán hàng cũng không được ngưng trệ (không
thực hiện được do không có hoặc thiếu dự trữ). Dự trữ là toàn bộ hàng hóa hoặc những
mặt hàng được tích lũy lại chờ đợi để sử dụng về sau, và nó cho phép cung cấp cho người
sử dụng dần dần theo những nhu cầu của họ, không áp đặt cho họ những thời hạn và sự
trục trặc.
Khái niệm dự trữ có liên quan đến khái niệm dự phòng và cũng như dự đoán. Có
thể nói rằng, một doanh nghiệp đứt chân hàng khi nó không có nguyên liệu, thành phẩm
hoặc là hàng hóa với số lượng cần thiết vào lúc thích hợp.
1.2.1 Chức năng của tồn kho:
1.2.1.1 Chức năng liên kết:
Là chức năng chủ yếu nhất, nó liên kết giữa quá trình sản xuất và cung ứng. Tồn kho là
hết sức cần thiết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục vào những lúc cao điểm, nhất là khi

cung và cầu của một loại hàng nào đó không ổn định.
1.2.1.2 Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát:
Tồn kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm một lượng chi phí đáng kể khi nguyên vật
liệu hay hàng hóa tăng giá dưới tác động của lạm phát. Trong trường hợp này tồn kho sẽ
là một hoạt động đầu tư tốt nhưng cần phải tính toán kỹ lưỡng các chi phí và rủi ro có thể
xảy ra.
1.2.1.3 Chức năng khấu trừ theo số lượng:
Nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chiết khấu cho những đơn hàng có khối lượng lớn.
Điều này có thể làm giảm giá mua hàng hóa, nguyên vật liệu nhưng sẽ dẫn đến làm tăng
chi phí tồn kho. Nhà quản trị cần phải xác định lượng hàng tối ưu để có thể hưởng được
chiết khấu, đồng thời chi phí tồn trữ tăng không đáng kể.
1.2.2 Vai trò của chức năng cung ứng là cung cấp cho khách hàng :
- Vào thời điểm mong muốn (hàng hóa cần phải sẵn sàng khi người ta có nhu cầu)
- Với số lượng mong muốn (là không quá nhiều, cũng không qúa ít).
- Với chất lượng mong muốn (có khả năng đáp ứng đúng nhu cầu).
- Với chi phí ít nhất (giá mua là một phần chủ yếu của giá cả mà khách hàng phải
chịu).
Bằng việc quản lý tốt cung ứng đã tạo ra khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.

2. Phương pháp phân tích lựa chọn cung ứng.
TOP
Tất cả các nguyên liệu, hàng hóa doanh nghiệp mua được không phải đều có cùng
một tầm quan trong như nhau: thiếu một số loại này thì làm tê liệt doanh nghiệp; một số
khác lại quá đắt; một số khác lại khó mà có được (thời hạn chế tạo, giao hàng, số lượng
người cung ứng hạn chế).
Từ đó việc quản trị cung ứng cần phải được lựa chọn. Doanh nghiệp cần phải chú
ý nhiều vào những sản phẩm quan trọng, do vậy cần phải sắp xếp các mặt hàng dự trữ để
xác định những phương pháp quản trị có hiệu quả nhất.
2.1 Phân tích 20/80: Nguyên tắc:
Phần lớn các trường hợp, một doanh nghiệp thực hiện khoảng 80% doanh số chỉ

với 20% lượng khách hàng của mình và ngược lại 80% số lượng khách hàng chỉ góp
phần vào 20% doanh số. Trong vấn đề dự trữ, người ta kiểm tra và nhận thấy rằng 20%
số lượng các mặt hàng tạo ra 80% giá trị đầu tư cho dự trữ, hoặc là 80% tiêu dùng về giá
trị hoặc còn là 80% giá trị mua. Tất nhiên, những số liệu này là số trung bình, số liệu tỷ lệ
này có thể là 15/85 hoặc là 25/75.
2.2 Phương pháp A.B.C. Nguyên tắc
Phân tích A.B.C là thể loại nhuần nhuyễn của phương pháp phân tích 20/80, chia
các loại vật tư hàng hóa thành 3 nhóm:
- Nhóm A: Bao gồm những hàng hóa có giá trị hàng năm chiếm từ 60-70% so với
tổng giá trị tồn kho, khi đó số lượng chỉ chiếm khoảng 10%- 20% lượng hàng tồn kho.
- Nhóm B: Bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung
bình từ 20-30% ứng với số lượng khoảng 25- 30% tổng số hàng tồn kho.
- Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ chiếm 5-15% nhưng số
lượng chiếm khoảng 50-60% tổng số lượng hàng tồn kho.

Ví dụ 6-1: Phân loại vật liệu tồn kho theo ABC.
Loại vật liệu Nhu cầu hàng
năm
Giá đơn
vị
Tổng giá trị hàng
năm
Loại
1 1.000 4.300 4.300.000 A
2 5.000 720 3.600.000 A
3 1.900 500 950.000 B
4 1.000 710 710.000 B
5 2.500 250 625.000 B
6 2.500 192 480.000 B
7 400 200 80.000 C

8 500 100 50.000 C
9 200 210 42.000 C
10 1.000 35 35.000 C
11 3.000 10 30.000 C
12 9.000 3 27.000 C

Phương pháp phân tích A.B.C cho phép ra những quyết định quan trọng:
+ Có liên quan đến dự trữ:
Những sản phẩm nhóm A sẽ là đối tượng được đầu tư lập kế hoạch thận trọng,
nghiêm túc hơn về nhu cầu; sản phẩm nhóm B có thể quản lý bằng kiểm kê liên tục, còn
các sản phẩm nhóm C chỉ là đối tượng kiểm kê định kỳ. Tất cả mọi sự can thiệp nhằm
hạn chế dự trữ trước tiên nhằm vào mặt hàng nhóm A.
+ Có liên quan đến việc mua hàng:
Phân tích A.B.C về doanh số mua theo chủng loại hàng hóa:
* Các sản phẩm nhóm A là đối tượng lùng kiếm và để đánh giá kỹ càng những
người cung ứng và phải được phân tích về mặt giá trị hàng hóa.
* Các sản phẩm nhóm A phải giao cho những người có kinh nghiệm, còn mặt
hàng nhóm C giao cho những người mới vào nghề.
* Trong một số trường hợp, các sản phẩm nhóm A là đối tượng mua tập trung,
mua các loại khác là phi tập trung.
* Các sản phẩm nhóm A trong trường hợp có thể là đối tượng của toàn bộ thị
trường với việc giao nhận thường xuyên để hạn chế dự trữ.
+ Có liên quan đến nhà cung ứng:
Phân tích A.B.C về doanh số nhà cung ứng:
* Những nhà cung ứng lọai A là đối tượng theo dõi đặc biệt: phân tích tình hình
tài chính, sự thuyên chuyển các chức vụ chủ chốt, đổi mới kỹ thuật
* Sự so sánh phân tích A.B.C về các khách hàng và người cung ứng cho phép DN
có các thông tin có ích về mối quan hệ tương tác.
Các yêu cầu trong ghi chép tồn kho:
Các quyết định về chính sách tồn kho cũng như việc thực hiện chúng đều phải

dựa trên các dữ liệu tồn kho. Các dữ liệu này càng chính xác bao nhiêu thì càng đảm bảo
việc ra quyết định và thực thi quyết định tốt bấy nhiêu. Chỉ khi nào xác định những gì
thực sự đang có trong tay, nhà quản trị mới có được những quyết định chính xác về đơn
hàng, lịch tiến độ sản xuất và vận chuyển.
Để kiểm tra tốt việc tồn kho, các báo cáo tồn kho phải được thẩm tra chính xác
trong từng chu kỳ tính toán đối với từng nhóm hàng A,B,C. Chu kỳ này thay đổi tùy theo
nhóm hàng: nhóm hàng A: 1 lần/tháng; nhóm hàng B: 1 lần/quí; nhóm hàng C: 1
lần/năm. Kiểm tra tồn kho thường xuyên còn giúp cho doanh nghiệp giảm bớt thời gian
ngừng và gián đoạn sản xuất, phát hiện những thiếu sót và nguyên nhân gây ra để có
những hoạt động điều chỉnh kịp thời.
2.3 Cung ứng đúng thời điểm (just in time: J.I.T)
Để thỏa mãn yêu cầu với chi phí thấp nhất, một số DN đã thành công trong việc
sử dụng phương pháp J.I.T. Theo phương pháp này mức dữ trữ có xu hướng giảm đến
không.
Hệ thống đúng thời điểm bao trùm chức năng mua, quản trị dự trữ và quản trị sản
xuất. Quan điểm này được thể hiện như sau:
* Sản xuất và cung cấp các thành phần cuối cùng đúng thời điểm và chúng được
đem bán đúng thời điểm trên thị trường.
* Ở mỗi giai đoạn của qui trình sản xuất, các chi tiết hoặc cụm chi tiết đều phải
cung cấp đến vị trí cần thiết đúng lúc cần phải có:
- Các cụm phụ tùng chi tiết: đúng lúc chúng được ráp thành những sản phẩm hoàn
chỉnh.
- Các chi tiết riêng lẽ: đúng thời điểm lắp ghép chúng thành các cụm chi tiết.
- Vật liệu thô: đúng thời điểm chế tạo chi tiết.
Trong hệ thống sản xuất "đúng thời điểm" hay còn gọi là "hệ thống sản xuất
không dự trữ", lượng tồn kho được kiểm soát để luôn ở mức tối thiểu và có xu hướng tiến
sát đến mức đơn vị. Điều này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhất là giảm
đáng kể chi phí sản xuất và cải thiện chất lượng sản phẩm cũng như tăng cường khả năng
đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Những ưu điểm của J.I.T:

+ Nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm được giao thường xuyên với
khối lượng nhỏ, nên giảm chi phí tồn trữ.
+ Lập quan hệ dài hạn với nhà cung ứng nên không cần thiết phải đi tìm nhà cung
ứng mới.
Để thực hiện được phương pháp cung ứng đúng thời điểm, các nhà quản trị sản
xuất phải tìm cách giảm những sự biến đổi gây ra những yếu tố bên trong và bên ngoài
quá trình điều hành sản xuất.
Nhược điểm:
+ Lịch tiếp nhận và phân phối nguyên liệu, thành phẩm rất phức tạp.
+ Hệ thống kiểm soát và điều hành hoạt động khó khăn.
II. QUẢN LÝ MUA SẮM.
TOP
Hiệu quả của các hoạt động mua sắm tùy thuộc vào các nguyên tắc quản trị cơ
bản trong lĩnh vực: dự báo - tổ chức - điều phối - thực hiện - giám sát.
1. Dự đoán nhu cầu
TOP
1.1 Các yếu tố xác định nhu cầu của một doanh nghiệp.
- Các nhu cầu của thị trường tiêu thụ đã được thiết lập và chọn lọc (dự báo bán
hàng).
- Các mục tiêu marketing thường bị khống chế bởi các vấn đề về phân phối và
quản lý bán hàng.
- Các đòi hỏi về giá cả có thể chấp nhận được có tính chất xã hội đi cùng với sức
mua giới hạn của người tiêu dùng. Điều này bó hẹp phạm vi của những người cung cấp
và hạn chế chất lượng được xem xét.
- Việc phân phối trên phạm vi rất rộng cần phải tính đến các phương tiện hậu cần
(kho vận) như vận chuyển và bốc dỡ.
- Các khả năng của doanh nghiệp về sản xuất theo lý thuyết và thực tế, năng lực
về kỹ thuật, thương mại và quản trị của cán bộ, tình trạng tài chính, khả năng vay vốn.
1.2 Các yếu tố ngẫu nhiên.
Trong việc xác định nhu cầu của một doanh nghiệp cần phải đưa ra ảnh hưởng

của các yếu tố bên ngoài không liên quan trực tiếp đến hoạt động nhưng có thể tác động
đến việc chỉ đạo và quản trị thông thường như: các yếu tố kinh tế quốc gia và hành chính;
các yếu tố kỹ thuật; các yếu tố xã hội, các yếu tố địa lý; các yếu tố kinh tế quốc tế. (Xem
lại các yếu tố môi trường – chương I)
2. Phân tích nhu cầu.
TOP
2.1 Giải thích sơ bộ: Các nghiên cứu về yêu cầu và tính khả thi phải được thực
hiện trước khi bắt đầu bất kỳ một hoạt động đầu tư hoặc mua sắm nào.
2.2 Phân tích về giá trị chức năng.
- Đánh giá ảnh hưởng dài hạn của việc mua sắm thiết bị hoặc hàng tiêu dùng về
phương diện kinh tế, môi trường và xã hội, thay đổi lối sống và kiểu cách tiêu dùng mà
tạo ra sự phụ thuộc mới.
- Phân tích có phê phán về hiệu quả chi phí
- Mặt hàng cần nên mua hay tự sản xuất, khả năng về tài chính và kỹ thuật đã sẵn
sàng hay chưa? Điểm hòa vốn của một nhà máy như vậy đã được tính toán chưa?
- Đánh giá các chi phí có liên quan.
- Phương pháp chế tạo, trình độ kỹ thuật chế tạo, các hạn chế kinh tế - kỹ thuật
trong sử dụng.
- Uy tín về chất lượng và độ tin cậy dài hạn.
- Chi phí và sự dễ dàng trong bảo dưỡng.
- Khả năng thay thế bằng mặt hàng khác.
- Đánh giá thông tin về các nguồn cung cấp cạnh tranh, những nguồn cung cấp
thay thế đã được khai thác hết hay chưa.
3. Soạn thảo một kế hoạch mua sắm.
TOP
Kế hoạch mua sắm thường dựa trên cơ sở các nhu cầu đã được xác định và chọn
lựa trước như:
- Thiết lập các mục tiêu cung cấp từ các nguồn trong nước và ngoài nước.
- Lập lịch biểu cho các đơn hàng nhằm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, lưu ý
thời gian cần thiết để thu thập các số liệu quá khứ và các dự tính về đầu vào sản xuất và

lượng bán.
- Xác định nguồn vốn hiện có và ước tính nguồn vốn cần có.
- Tổ chức hợp lý việc tiếp nhận và quản lý hàng khi nhận hàng.
Chìa khóa của công việc này là sự khôn ngoan của nhà quản trị, một kế hoạch
mua sắm thông thường là kế hoạch hàng năm, nó đưa ra các chi tiết của mục tiêu mua
sắm hiện tại như giá cả, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, bảo hiểm và dịch vụ
sau khi bán.
III QUẢN TRỊ DỰ TRỮ (TỒN KHO)
1.

Các quan điểm đối lập về tồn
kho
TOP
Chính sách tồn kho rất quan trọng khiến cho các nhà quản lý sản xuất, quản lý
marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất. Có
nhiều quan điểm khác nhau về chính sách tồn kho, để có sự cân bằng các mục tiêu khác
nhau như: giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu
cho khách hàng. Mục này sẽ giải quyết các quan điểm đối chọi nhau để thiết lập chính
sách tồn kho. Chúng ta khảo sát về bản chất của tồn kho và các công việc bên trong hệ
thống tồn kho, xây dựng những vấn đề cơ bản trong hoạch định tồn kho và kỹ thuật phân
tích một số vấn đề tồn kho.
Có nhiều lý do để giải thích tại sao muốn tồn kho và tại sao lại không muốn tồn
kho?
1.1 Tại sao chúng ta giữ hàng tồn kho?
Tồn kho là cần thiết nhưng vấn đề quan trọng là khối lượng hàng tồn kho được
giữ là bao nhiêu cho phù hợp với điều kiện hoạt động sản xuất - kinh doanh của đơn vị.
Chúng ta giữ hàng tồn kho vì một vài chi phí sau đây thấp:
Chi phí chất lượng khởi động: Khi chúng ta bắt đầu sản xuất một lô hàng thì sẽ
có nhiều nhược điểm trong giai đoạn đầu, như công nhân có thể đang học cách thức sản
xuất, vật liệu không đạt đặc tính, máy móc lắp đặt cần có sự điều chỉnh. Kích thước lô

hàng càng lớn thì có ít thay đổi trong năm và ít phế liệu hơn.
Tồn kho có thể cần thiết cho hiệu quả vận hành của hệ thống sản xuất nhưng cũng
có nhiều lý do đối với việc tại sao ta không giữ hàng tồn kho.
Bảng 6 -2: Bảng tóm tắt lý do tồn kho.
Thành phẩm - Chuẩn bị lượng hàng trước khi giao hàng.
- Năng lực sản xuất có hạn.
- Sản phẩm có thể để trưng bày cho khách hàng.
Bán thành phẩm - Vì khâu quản lý, không thể kết hợp 2 giai đoạn sản xuất lại
- Sản xuất và vận chuyển các lô hàng lớn khiến cho tồn kho nhiều
hơn nhưng có thể giảm chi phí sản xuất, chi phí vận chuyển
nguyên vật liệu.
Vật liệu thô - Do một số nhà cung cấp sản xuất và vận chuyển một vài vật liệu
thô theo lô.
- Lượng đặt mua lớn làm tồn kho nhiều hơn nhưng có thể được
khấu trừ theo số lượng mua, giảm được chi phí mua hàng.







1.2 Tại sao chúng ta không giữ hàng tồn kho?
Một số lý do sau đây làm cho chi phí gia tăng khi lượng tồn kho cao.
1.2.1 Chi phí tồn trữ: Là những chi phí phát sinh có liên quan đến việc tồn trữ
như trong bảng 6-2 dưới đây.
1.2.2 Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng bán thành phẩm tồn kho
quá lớn thì nó làm cản trở hệ thống sản xuất. Thời gian cần để sản xuất, phân phối các
đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả năng đáp ứng những thay đổi các đơn hàng của
khách hàng yếu đi.

1.2.3 Chi phí cho sự phối hợp sản xuất: Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở qui
trình sản xuất nên nhiều lao động được cần đến để giải tỏa sự tắc nghẽn, giải quyết những
vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản xuất và lịch trình phối hợp.
1.2.4 Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn: Khi sản xuất những lô hàng có kích
thước lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn. Trong vài trường hợp, một số sẽ bị hỏng và một số
lượng chi tiết của lô sản xuất sẽ có nhược điểm. Nếu kích thước lô hàng nhỏ hơn có thể
giảm được lượng kém phẩm chất.
Bảng 6-: Những chi phí phát sinh trong quá trình tồn trữ.
Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng:
- Tiền thuê hoặc khấu hao.
- Thuế nhà đất.
- Bảo hiểm nhà kho.
Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện:
- Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị, phương tiện.
- Chi phí nhiên liệu cho thiết bị, phương tiện hoạt động.
- Chi phí vận hành thiết bị.
Chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý:
- Chi phí lương cho nhân viên bảo quản.
- Chi phí quản lý điều hành kho hàng.
Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho:
- Phí tổn do việc vay mượn để mua hàng và chi phí trả lãi vay.
- Phí bảo hiểm hàng hóa trong kho.
Chi phí khác phát sinh:
- Chi phí do hao hụt, mất mát vật liệu.
- Chi phí do không sử dụng được nguyên vật liệu đó.
- Chi phí đảo kho để hạn chế sự giảm sút về chất lượng.

2. Bản chất của tồn kho:
TOP
Hai vấn đề quan trọng trong mọi hoạch định tồn kho là:
- Cần đặt hàng là bao nhiêu cho từng loại nguyên vật liệu ?
- Khi nào thì tiến hành đặt hàng lại ?