Tài liệu Chương 8: Kiểm tra giám sát pdf

Chương 8
Kiểm tra giám sát
Nội dung cần giải quyết

Khái niệm kiểm tra và tại sao cần có kiểm tra.

Kiểm tra, giám sát có liên quan thế nào tới kết quả hoạt động của tổ
chức

Kiểm tra từng phần và kiểm tra toàn bộ

Khái niệm kiểm tra thực hiện toàn bộ, bản chất của báo cáo và tổng
kết ngân quỹ

Kiểm tra ngân quỹ, PP kiểm tra ngân quỹ, lợi nhuận - tổn thất

Kiểm tra trực tiếp đảm bảo cho QL có hiệu quả

Những nguy hiểm của việc kiểm tra quá mức

Việc tự kiểm tra của cơ sở

Nâng cao hiệu quả của việc kiểm tra
Khái niệm kiểm tra – MQH liên quan và kết quả hoạt động

Khái niệm kiểm tra:
Là đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện để đảm bảo các mục tiêu/ kế
hoạch vạch ra được hoàn thành
Như vậy, kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị

Tại sao cần có kiểm tra:

Quá trình thực hiện sẽ có nhiều yếu tố tác động xảy ra ngoài ý muốn,
có những tác động tích cực/ tiêu cực làm AH tới tiến độ/ chất lượng công
việc dẫn tới kết quả không như mong muốn vì vậy cần có kiểm tra kịp thời
để chấn chỉnh lại cho phù hợp nhằm đạt được mục tiêu mong đợi

Kiểm tra, giám sát có liên quan thế nào tới kết quả hoạt động của tổ chức:
+ So sánh thực tại với các tiêu
chuẩn đặt ra
+ Xác định những sai lệch
+ Phân tích nguyên nhân
+ Đưa ra hướng giải quyết/ giải
pháp
+ Quyết định điều chỉnh
+ Chỉ đạo hành động
Mục tiêu/ kết quả
dự kiến
Mục tiêu/ kết quả
thực tế
Quá trình kiểm tra

Quá trình kiểm tra: Mọi quá trình đều tuân thủ logic sau

Các bước của quá trình kiểm tra
1. Xem xét lại các mục tiêu/ kết quả mong đợi
2. Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra/ khâu CV cần KT
3. Chuẩn bị các điều kiện/ CSVC cho việc kiểm tra
4. Tiến hành đo lượng việc thực hiện
5. Đối chiếu kết quả đo lường so sánh với yêu cầu đặt ra
6. Phát hiện những sai lệch
7. Phân tích nguyên nhân sai lệch

8. xác định hướng giải quyết và xây dựng giải pháp điều chỉnh
9. Tiến hành điều chỉnh những sai lệch
Xây dựng các tiêu
chuẩn kiểm tra
Đo lường việc thực hiện
nhiệm vụ theo tiêu chuẩn
Điều chỉnh sự khác biệt thực
té với TC/ giữa các TC
Yêu cầu kiểm tra/ giám sát- tiêu chuẩn người kiểm tra/giám sát

Yêu cầu kiểm tra/ giám sát
+ Đầy đủ/ Chính xác/ Kịp thời
+ Vừa kiểm tra định kỳ
+ Vừa kiểm tra đột xuất
+ Có quy trình và phương pháp kiểm tra khoa học

Những ai thực hiện Việc kiểm tra giám sát
-Việc kiểm tra giám sát này có thể được thực hiện bởi :
+ Lãnh đạo trực tiếp kiểm tra (tự làm).
+ Cử cán bộ kiêm nhiệm.
+ Cử cán bộ chuyên trách.
+ Thành lập bộ phận chuyên kiểm tra giám sát.

Các hình thức kiểm tra
1. Phân theo cách tiếp cận kiểm tra có
+ Kiểm tra trực tiếp
+ Kiểm tra gián tiếp
2. Phân theo cường độ thời gian kiểm tra có
+ Kiểm tra thường xuyên
+ Kiểm tra đột xuất

Kiểm tra lường trước

Kiểm tra lường trước:
Là việc sử dụng hệ thống kiểm tra mà nó báo trước cho nhà quản
trị những vấn đề sẽ nảy sinh trong tương lai (tốt/ sấu) để họ sớm có
những tác động ngay trong hiện tại để mọi vấn đề trong tương lai xảy
ra đúng ý định

Công cụ kiểm tra lường trước
Sử dụng kỹ thuật lập kế hoạch sơ đồ mạng PERT (Program
Evaluation and review Technique) và biều đồ Grantt

Yêu cầu đối với việc kiểm tra lường trước
1. Phân tích kỹ hệ thống lập kế hoạch và các chỉ số đầu vào
2. Quan sát thường xuyên/ đều đặn biến động của các chỉ số và những
tiêu chuẩn đã định và luôn xem xét những liên hệ giữa chúng
3. Cập nhật các dữ liệu thường xuyên/ đều đặn đưa chúng vào
trong hệ thống quản lý
4. Thường xuyên phân tích những khác biệt của các chỉ số thực tế
so sánh với kế hoạch/tiêu chuẩn (Standar) đánh giá sự AH của
chúng tới các kết quả cuối cùng
5.Tác động điều chỉnh và giải pháp tác động lường trước
8 Yêu cầu đối với công việc kiểm tra
1. Công việc kiểm tra cần được thiết kế theo kế hoạch và chức vị
cụ thể
2. Công việc kiểm tra cần được thiết kế theo cá nhân các nhà
quản lý và theo cá tính của họ
3. Công việc kiểm tra phải vạch rõ được những chỗ khác biệt tại
các điểm yếu
4. Kiểm tra phải khách quan

5. Kiểm tra phải linh hoạt
6. Kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của tổ chức
7. Kiểm tra phải tiết kiệm
8. Kiểm tra phải đảm bảo dẫn đến những tác động điều chỉnh