Tải bản đầy đủ (.pdf) (4 trang)

Tài liệu Những “viên gạch” thời gian ppt

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (191.22 KB, 4 trang )

Những “viên gạch” thời gian

Quản lý thời gian chưa bao giờ là một công việc dễ dàng. Và thật ngạc nhiên khi nghệ
thuật quản lý, sắp xếp thời gian một cách hiệu quả lại đến từ trò chơi của trẻ con với những
viên gạch xếp hình đầy sáng tạo.
Có không ít bài học thông minh bạn có thể học hỏi từ những đứa trẻ nhỏ! Chắc hẳn
bạn đã từng thấy các đứa trẻ, khoảng 3 đến 5 tuổi, chơi đùa với các “viên gạch” làm từ bìa
cứng. Các viên gạch này có ba kích thước: lớn, vừa và nhỏ. Những đứa trẻ đã ngồi hàng giờ
đồng hồ để sắp xếp, tạo ra các cấu trúc khác nhau.
Khi chúng bắt đầu sắp xếp, chúng không hiểu rằng các viên lớn sẽ tạo ra nền móng
vững chắc cho các viên nhỏ, vì vậy công trình xây dựng nhanh chóng sụp đổ trước khi sử
dụng hết tất cả các viên gạch. Sau nhiều lần thử nghiệm, chúng ngày càng khéo léo hơn để rồi
cuối cùng sử dụng hết tất cả các viên gạch của mình.
Ngày nay, một chủ doanh nghiệp luôn vùi đầu trong bao nhiêu công việc chồng chất.
Nhiều khi thời gian cứ vùn vụt trôi mà họ chưa kịp làm xong các công việc đã dự định. Để
giải quyết vấn đề này, các chủ doanh nghiệp sẽ phải tìm ra lời giải bài toán quản lý thời gian
của mình. Bài toán này quả là không dễ giải!
Thiếu mục tiêu và thứ tự ưu tiên có thể là nguyên do lớn nhất và quan trọng nhất gây
ra sự lãng phí thời gian của các chủ doanh nghiệp. Một chủ doanh nghiệp có năng lực, một
nhà quản lý giỏi luôn biết chính xác việc họ cần làm và thứ tự ưu tiên của từng việc. Và lịch
trình thời gian làm việc một cách hiệu quả trong ngày cũng có thể được xây dựng từ ba viên
gạch có các kích cỡ khác nhau như trong trò chơi của các đứa trẻ. Bạn có thể chất chồng bao
nhiêu viên - hay bạn thể hiện sự sáng tạo trong từng ngày như thế nào - hoàn toàn phụ thuộc
vào nghệ thuật và cách thức bạn sắp xếp các “viên gạch thời gian” của bạn.
Những viên gạch lớn: Nền móng trong ngày làm việc của bạn


Hãy xây dựng nền móng ngày làm việc của bạn bằng một viên gạch thời gian không bị
ngắt quãng - nơi mà bạn có thể tập trung vào những dự án rắc rối, phức tạp. Chiều dài lý
tưởng của viên gạch thời gian này nên là 1 tiếng rưỡi đồng hồ, hay xấp xỉ 20% trong một
ngày làm việc 8 giờ đồng hồ. Nếu bạn không thể duy trì một các quãng thời gian dài như vậy,


hãy thử ít nhất là 1 giờ đồng hồ. Nhưng thậm chí với quãng thời gian không bị ngắt quãng dài
45 phút, bạn vẫn có thể hoàn thành một số công việc quan trọng, bởi vì bạn sẽ không làm lãng
phí các giây phút bổ sung sau từng lần ngắt quãng để quay lại với dòng chảy công việc.
Trong từng quãng thời gian cố định này, bạn đừng trả lời bất cứ cuộc điện thoại nào và
hãy tắt hết các thông báo e-mail gửi tới. Nếu bạn muốn đảm bảo rằng một ai đó hay một
thông báo nào đó được phép vào, hãy thiết lập các quy tắc phần mềm thông báo với bạn về
điều đó. Khi bạn có thể dành 20% thời gian trong ngày để tập trung vào những gì thật quan
trọng, chắc hẳn bạn sẽ hoàn thành trên dưới 80% công việc của bạn.
Việc đảm bảo từng khối thời gian không bị ngắt quãng là khá dễ dàng khi bạn bắt đầu
làm việc từ sớm hay ở lại làm thêm một vài giờ vào cuối ngày làm việc. Biết rằng đó là những
lúc bạn có được sự yên tĩnh, nhưng tại sao không để mọi thứ được hiệu quả hơn bằng việc lên
lịch một quãng thời gian yên tĩnh ngay trong ngày làm việc thay vì phải làm thêm một vài giờ
để giải quyết cùng một lượng công việc như nhau?
Những viên gạch cỡ trung bình: Đa nhiệm vụ không phải lúc nào cũng là lựa
chọn tốt nhất


Khi xác định nhiệm vụ nào cần làm trong từng ngày, bạn hãy sắp xếp chúng theo các
nhóm hoạt động, chẳng hạn như gọi các cuộc điện thoại không khẩn cấp, xử lý các e-mail, lập
hồ sơ hay đọc tài liệu. Tính hiệu quả công việc sẽ tăng lên gấp 4 lần nếu bạn có thể tập trung
vào một loại nhiệm vụ hơn là liên tục chuyển tiếp sang các nhiệm vụ khác nhau trong cùng
một thời gian - việc đa nhiệm vụ sẽ chỉ làm giảm hiệu suất công việc của bạn.
Độ dài thời gian thực hiện từng nhóm nhiệm vụ như vậy phụ thuộc vào loại công việc
bạn sẽ thực hiện. Nếu bạn cần gọi 5 cuộc điện thoại ngắn, bạn có thể chỉ cần viên gạch thời
gian từ 10 đến 15 phút để hoàn thành chúng. Còn đối với nhiệm vụ trả lời e-mail, viên gạch
thời gian sẽ khoảng 30 phút. Bất cứ viên gạch nào trong số các viên gạch thời gian cỡ trung
bình này đều có thể được lặp đi lặp lại từ ngày này qua ngày khác. Ví dụ, đầu tiên, bạn có thể
dành ra 10 phút để kiểm tra e-mail vào đầu mỗi buổi sáng để tìm hiểu và giải quyết các vấn đề
khẩn cấp, sau đó dành 30 phút trước bữa trưa và 30 phút vào cuối buổi chiều để trả lời thư. Và
bạn cần tuân thủ đúng lượng thời gian đã phân bổ ban đầu, không để các hoạt động của bạn

lấn sang các quãng thời gian dành cho nhiệm vụ khác. Điều đó sẽ giữ cho bạn tập trung vào
các nhiệm vụ cần thiết và gia tăng hiệu suất công việc của bạn. Hãy chuyển bất cứ nhiệm vụ
nào mà bạn chưa hoàn thành vào các khối thời gian tiếp theo.
Những viên gạch cỡ nhỏ: Các nhiệm vụ ít ưu tiên hơn và các vấn đề mới


Những nhiệm vụ ít ưu tiên và các vấn để mới có thể được thực hiện vào giữa các khối
thời gian khác trong cả ngày. Đó có thể là giúp đỡ các nhân viên, trả lời nhanh các câu hỏi, và
những công việc khác không thích hợp với các khối thời gian quan trọng nhưng vẫn cần thiết
phải thực hiện.
Việc cấu trúc thời gian mỗi ngày làm việc của bạn nên bắt đầu với sự phân bổ khoảng
trống cho một viên gạch thời gian lớn, sau đó là các viên gạch cỡ trung bình cho một vài
nhóm hoạt động khác nhau. Các viên gạch thời gian cỡ nhỏ sau đó sẽ lấp đầy khoảng trống
còn lại. Nếu bạn làm mọi thứ ngược lại và thực thi hết tất cả các nhiệm vụ nhỏ trước khi sắp
xếp thời gian cho những công việc quan trọng nhất của bạn, bạn có thể kết thúc một ngày làm
việc mà chưa thể giải quyết được các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu.
Sau cùng, nếu bạn muốn sắp xếp thời gian một cách hiệu quả, lời khuyên đặt ra là bạn
nên: “Suy nghĩ trước khi bắt tay vào một việc gì đó”. Bạn có biết rằng một nghiên cứu của
các nhà khoa học châu Âu cho thấy mọi người thường rất vội vàng trước bữa ăn trưa. Do đó,
để tránh những nhầm lẫn, sai sót, bạn không nên thực hiện những công việc quan trọng vào
trước bữa ăn trưa.
Lời giải cho bài toán thời gian nằm trong tay bạn, tất cả chỉ còn là việc bạn suy nghĩ
và thực hiện các nhiệm vụ đặt ra như thế nào mà thôi. Bạn cần phân tích những gì bạn làm
vào ngày mai, tuần tới, tháng tới, đồng thời bạn cũng nên cắt bớt những chi tiết vụn vặt để
phát huy tối đa khả năng của bạn. Và bạn nên nhớ rằng, sự quyết tâm và kiên trì là hết sức cần
thiết. Không có quyết tâm nào là ngớ ngẩn mà chỉ có những người không quyết tâm mới là
những người ngớ ngẩn.

×