Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (447.54 KB, 11 trang )
PHAN NỮ ANH THƯ – QT 13A
MỤC LỤC
I. KHÁI NIỆM MAIL MERGE..............................................................................................2
II. CHỨC NĂNG CỦA MAIL MERGE................................................................................2
III. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN: ............................................................................................3
IV. VÍ DỤ MINH HỌA........................................................................................................11
I.KHÁI NIỆM
II. CHỨC NĂNG
III. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN
IV. VÍ DỤ MINH HỌA
KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG
I. KHÁI NIỆM MAIL MERGE
Mail merge là trong những tính năng dùng để trộn thư độc đáo của Microsoft
Word.
Mail merge ở đây được hiểu là một cách link dữ liệu từ các ô trong bảng tính
Excel ra Word. Giả sử bạn có một bảng dữ liệu trong Excel bao gồm các cột : Tên phiếu
(thu hay chi), ngày tháng, họ và tên (người nộp tiền hoặc người nhận tiền), địa chỉ, số
tiền (bằng số và bằng chữ), số chứng từ gốc đi kèm, … và ta phải đưa những dữ liệu
này ra file Word để in phiếu thu (hoặc phiếu chi). Như vậy ta sẽ dùng mail merge.
II. CHỨC NĂNG CỦA MAIL MERGE
Tính năng này dùng chèn thông tin dữ liệu khác nhau vào một tài liệu văn bản cố định
nào đó bằng cách kết hợp 2 nguồn thông tin làm 1. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu
như bạn muốn chèn thông tin như tên, tuổi, địa chỉ… trong danh sách để gửi thư mời,
thư cảm ơn… Để làm việc này bạn phải có 2 tập tin văn bản riêng biệt trước khi trộn
với nhau, tập tin thứ nhất sẽ chứa dữ liệu dạng danh sách nhân viên, tên, tuổi… tập tin
thứ hai sẽ chứa tài liệu chính (ví dụ mẫu thư báo, thư ngỏ…), có thể hiểu cách thức sử
dụng Mail Merge như sau:
Ngoài ra thì nó còn có tính năng là tạo ra nhiều file file văn bản để in ra chứa nội dung
tương tự nhau.Các thông tin bổ sung được thêm vào từ danh sách nào đó.
Ví dụ: bạn muốn tạo ra 100 lá thư gửi tới 100 người bạn mình trong buổi họp thì bạn
cần viết 100 lá thư có nội dung tương tự nhau. Và ứng với mỗi lá thư như thế bạn phải