Xây dựng phần mềm “quản lý nhân sự” trong công ty

Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

PHẦN I MỞ ĐẦU
1.1. Đặt vấn đề
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, tin học đã
và đang đi vào tất cả các “ngõ ngách” của đời sống xã hội, từ những công việc
đơn giản như giải một bài toán thuần tuý đến những vấn đề phức tạp như việc
áp dụng tin học trong công nghệ viễn thông hay trong nghiên cứu vũ trụ…
Đứng trước sự bùng nổ thông tin, tất cả các tổ chức và doanh nghiệp đều
tìm các biện pháp để xây dựng và hồn thiện hệ thống thơng tin của mình nhằm
tin học hóa các hoạt động tác nghiệp của đơn vị mình.
Trong một cơng ty có tầm cỡ hiện nay thì việc Quản Lý và vận hành cơng
ty được xem là bài tốn quyết định cho sự phát triển hay thành bại của cơng ty
đó. Việc quản lý nhân sự đã từ lâu là một cơng việc khơng hề đơn giản. Như q
trình kiểm tra, giám sát nhân viên cũng như trong việc theo dõi nhân viên mới
vào, hoặc đang làm hay đã nghỉ việc… Do vậy q trình quản lý thơng tin của
nhân viên khi thực hiện một cách thủ công là rất khó khăn, phức tạp và tốn thời
gian, hiệu quả không cao.
Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã và đang đem
lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp từ việc lưu trữ dữ liệu một cách gọn
nhẹ, chính xác, độ bảo mật cao đến việc tìm kiếm thơng tin một cách nhanh
chóng, tiện lợi, nó giúp cho cơng tác quản lý đựơc thực hiện một cách dễ tiện lợi
và hiệu quả hơn.
Trong đợt thực tập chuyên ngành này, chúng em chọn đề tài: Xây dựng
phần mềm “Quản Lý Nhân Sự” trong công ty nhằm đưa ra một giải pháp giúp
hỗ trợ cho công tác quản lý nhân sự cho các công ty.

1.2. Mục đích của đề tài
Tìm hiểu, phân tích và xây dựng báo cáo về vấn đề quản lý nhân sự tại 1

cơng ty nói chung.
Nhìn chung, hầu hết các cơng ty hiện nay đều làm công tác quản lý hồ sơ
nhân sự một cách thủ công, nên tốn nhiều thời gian và công sức. Với những yêu
Giáo viên hướng dẫn

1

Ths:VŨ VĂN NAM


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

cầu và tính chất của cơng việc quản lý hồ sơ nhân sự trong công ty, việc đưa tin
học vào quản lý là u cầu mang tính chất cần thiết. Vì vậy, đề tài này nhằm xây
dựng một chương trình quản lý nhân sự cho công ty dựa trên CSDL Microsoft
QSL Server 2005 và viết bằng cơng cụ Java, để góp phần giải quyết cơng việc
một cách nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm thời gian chi phí và cơng sức.

1.3. u cầu của đề tài
- Khảo sát thực tế mơ hình quản lý nhân sự tại cơng ty X (tự tìm hiểu vì
chưa có thời gian đi khảo sát thực tế)
- Nghiên cứu lý thuyết : Microsoft SQL Server2005 và ngôn ngữ lập trình
Java.
-Xây dựng một chương trình quản lý nhân sự phải đạt những yêu cầu sau :
+ Chương trình giúp cho người quản lý hoặc là người sử dụng trong
việc xem thông tin về nhân viên một cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh
chóng và tiện lợi.
+ Chương trình giảm bớt chi phí về thời gian cũng như tiền bạc

trong việc quản lý nhân viên trong công ty
+Chương trình phải sát với thực tế , giao diện gần gũi có tính an tồn
và bảo mật cao…

Giáo viên hướng dẫn

2

Ths:VŨ VĂN NAM


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

PHẦN II
NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1. Nghiên cứu lý thuyết
2.1.1. Kiến thức cơ bản về CSDL
a. Khái niệm về Dữ liệu
Dữ liệu (Data): Dữ liệu là tất cả những gì máy tính xử lý, nó có thể là các
số, chữ cái hay các giá trị logic,…
b. Khái niệm CSDL
• Định nghĩa : Cơ sở dữ liệu là một tập các dữ liệu về các đối tượng cần
quản lý, được tổ chức theo một cơ chế thống nhất, được lưu trữ đồng thời trên
các vật mang tin của máy tính điện tử, cho phép đồng thời nhiều người cùng
khai thác, sử dụng.
•

Vai trị:CSDL là một bộ phận khơng thể thiếu được trong các hệ

lưu trữ và tìm kiếm thơng tin, các hệ thống quản lý kinh tế, quản lý kho hàng,
ngân hàng,…
Việc tổ chức CSDL nhằm hạn chế sự trùng lặp thơng tin, đảm bảo tính
nhất qn, tính tồn vẹn dữ liệu. Cho phép nhiều người cùng chia sẽ thông tin
cho các ứng dụng khác nhau, nhờ đó tiết kiệm được tài nguyên và tăng hiệu quả
khai thác.
Tuy nhiên, việc tổ chức dữ liệu thành CSDL làm nãy sinh một số vấn đề:
 Việc đảm bảo an toàn của dữ liệu
 Tính chính xác của dữ liệu
 Phải có cơ chế bảo mật và phân quyền
 Khả năng phục hồi dữ liệu khi cần thiết
 Phải có hệ quản trị CSDL để tổ chưc và khai thác dữ liệu
c. Hệ quản trị CSDL(DataBase Management System- DBMS)
Hệ quản trị CSDL là một hệ thống phần mềm giúp người sử dụng khai
thác CSDL một cách có hiệu quả.
Giáo viên hướng dẫn

3

Ths:VŨ VĂN NAM


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

Ví dụ : Access, Microsoft SQL Server, MySQL, Oracle…
d. Các mơ hình dữ liệu
-Mô hinh dữ liệu là sự biểu diễn dữ liệu ở mức khái niệm. Mỗi loại dữ liệu đặc

trưng cho một phương pháp tiếp cận dữ liệu của người phân tích - thiết kế.
Có 4 loại mơ hình dữ liệu :
+ Mơ hình quan hệ
+ Mơ hình phân cấp
+ Mơ hình mạng
+ Mơ hình hướng đối tượng
-Sơ đồ thực thể liên kết: gồm hai đối tượng sau:
 Thực thể: Là một đối tượng có thật hay trừu tượng mà ta muốn ghi
chép thơng tin về nó.
Ví dụ: Muốn quản lý nhân sự ở 1 cơ quan phải có thực thể là: phòng ban và
nhân viên.
 Liên kết thực thể: Là liên kết giữa các dữ liệu mô tả thực thể.
Như vậy, CSDL bao gồm thực thể và liên kết thực thể.
e. Cơ sở dữ liệu quan hệ
Lược đồ quan hệ : Một lược đồ quan hệ được đặc trưng bởi một tên riêng
là tên của lược đồ và một tập hữu hạn các thuộc tính.
Cơ sở dữ liệu quan hệ là CSDL mà lược đồ là các tập lược đồ quan hệ và
các thể hiện là các n-bộ của các quan hệ này.
2.1.2. Khóa của quan hệ
•

Khóa của quan hệ : là tập các thuộc

tính của quan hệ có thể dùng để phân biệt 2 bộ bất kỳ trong quan hệ.
•

Khóa ngoại (Foreign key) : Một tập K

được gọi là khóa ngoại của lược đồ quan hệ R nếu nó khơng phải là khóa chính
của R nhưng nó lại là khóa chính của một lược đồ quan hệ khác.

2.1.3. Công cụ sử dụng
2.1.3.1. Microsoft SQL Server2005

Giáo viên hướng dẫn

4

Ths:VŨ VĂN NAM


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

a) Giới thiệu về Microsoft SQL Server2005
SQL Server 2005 là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Relational
Database Management System (RDBMS) ) sử dụng Transact-SQL để trao
đổi dữ liệu giữa Client computer và SQL Server computer. Một RDBMS bao
gồm databases, database engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ liệu và các
bộ phận khác nhau trong RDBMS. SQL Server 2005 được tối ưu để có thể chạy
trên mơi trường cơ sở dữ liệu rất lớn (Very Large Database Environment) lên
đến Tera-Byte và có thể phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn user. SQL Server
2005 có thể kết hợp "ăn ý" với các server khác như Microsoft Internet
Information Server (IIS), E-Commerce Server, Proxy Server....
Các phiên bản của SQL Server 2005:
Enterprise: Hỗ trợ không giới hạn số lượng CPU và kích thước Database. Hỗ
trợ khơng giới hạn RAM (nhưng tùy thuộc vào kích thước RAM tối đa mà HĐH
hỗ trợ) và các hệ thống 64bit.
Standard: Tương tự như bản Enterprise nhưng chỉ hỗ trợ 4 CPU. Ngoài ra
phiên bản này cũng khơng được trang bị một số tính năng cao cấp khác.

Workgroup: Tương tự bản Standard nhưng chỉ hỗ trợ 2 CPU và tối đa 3GB
RAM
Express: Bản miễn phí, hỗ trợ tối đa 1CPU, 1GB RAM và kích thước Database
giới hạn trong 4GB.
Chi tiết có thể tham khảo tại địa chỉ:
/>b) Các đối tượng trong Microsoft SQL Server2005
Các đối tượng trong Microsoft SQL Server2005 gồm 6 loại :
- Bảng (Table): Một CSDL quan hệ lưu trữ dữ liệu thành 1 hay nhiều
bảng. Một bảng tổ chức dữ liệu thành các cột và các dòng. Mỗi cột trong bảng là
một trường (Field) đặc trưng bởi : tên trường, kiểu dữ liệu, độ dài tối thiểu, diễn
giải. Mỗi dòng trong bảng được gọi là một bản ghi (Record).
Giáo viên hướng dẫn

5

Ths:VŨ VĂN NAM


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

- Truy vấn (Query): là thao tác truy vấn các dữ liệu trong hoặc nhiều bảng
theo một điều kiện nào đó.
- Biểu mẫu (Form) : là các màn hình máy tính được thiết kế nhằm mục
đích hỗ trợ cho việc nhập dữ liệu từ môi trường vào CSDL và thể hiện lại các
kết xuất từ CSDL. Trong một form có thể chứa một Form khác gọi là Sub Form
cho phép cùng một lúc nhập dữ liệu cho nhiều bảng hoặc truy vấn khác nhau.
- Báo cáo (Report) : dùng để in ấn hoặc thể hiện các biểu mẫu dưới nhiều
hình thức rất phong phú. Ngồi ra cịn dùng để thể hiện kết quả của các truy

vấn.
- Tập lệnh (Macro) : Là tập lệnh tự động hóa các thao tác thường làm
- Tập chương trình (Module) : Là các hàm, thủ tục được lập trình bằng
ngơn ngữ Visual Basic dùng để đáp ứng các xử lý phức tạp.
c) Hệ Truy vấn SQL
Phần này được sử dụng trong hệ thống tính tốn tiền lương(bổ sung sau này).
Các truy vấn SQL cho ta khả năng lấy mẫu các tin từ các bảng CSDL, đối chiếu
với các dữ liệu quan hệ nhau trong bảng và thao tác vói các cấu trúc của CSDL.
Các kiểu truy vấn SQL nhất định có thể điều khiển dữ liệu. Ngồi ra nó cịn
được dùng khi thao tác vói các CSDL trong chương trình thơng qua mơ hình đối
tượng DAO, RDO, ADO.
SQL là giải pháp chuẩn cho cơ sở dữ liệu. Nó được thực hiện theo nhiều
dạng khác nhau trong các hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ, bao gồm Microsoft
SQL Server 2005. Nói chung SQL tạo các truy vấn dùng để trích dữ liệu từ cơ
sở dữ liệu, mặc dù một số lớn các câu lệnh dùng để thi hành các chức năng khác
trên cơ sở dữ liệu, như tạo bảng và trường.
Các câu lênh SQL thường được chia làm 2 loại :
+

Các câu lệnh thuộc ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu (DDL): cho phép sử

dụng truy vấn SQL để tạo thành các thành phần quan trọng trong cơ sở dữ liệu
như bảng, trường và chỉ mục.
+ Các câu lệnh thuộc ngôn ngữ thao tác dữ liệu : Được thiết kế để lấy các
mẫu tin từ các cơ sở dữ liệu.
Giáo viên hướng dẫn

6

Ths:VŨ VĂN NAM

Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

2.1.3.2. Ngôn ngữ lập trình Java
a. Giới thiệu
Ngơn ngữ lập trình java ra đời và được các nhà nghiên cứu của Công ty
Sun Microsystem giới thiệu vào năm 1995. Sau khi ra đời khơng lâu, ngơn ngữ
lập trình này đã được sử dụng rộng rãi và phổ biến đối với các lập trình viên
chuyên nghiệp cũng như các nhà phát triển phần mềm. Gần đây ngơn ngữ lập
trình, cơng nghệ java đã được đưa vào giảng dạy ở các cơ sở đào tạo lập trình
viên chuyên nghiệp. Một số trường đại học ở Việt Nam dạy mơn lập trình java
như một chun đề tự chọn cho các sinh viên công nghệ thông tin giai đoạn
chun ngành.
b. Java là gì?
Java là ngơn ngữ lập trình hướng đối tượng (tựa C++) do Sun
Microsystem đưa ra vào giữa thập niên 90.
Chương trình viết bằng ngơn ngữ lập trình java có thể chạy trên bất kỳ hệ thống
nào có cài máy ảo java (Java Virtual Machine).
c. Lịch sử
Ngơn ngữ lập trình Java do James Gosling và các công sự của Công ty
Sun Microsystem phát triển. Đầu thập niên 90, Sun Microsystem tập hợp các
nhà nghiên cứu thành lập nên nhóm đặt tên là Green Team. Nhóm Green Team
có trách nhiệm xây dựng cơng nghệ mới cho ngành điện tử tiêu dùng. Để giải
quyết vấn đề này nhóm nghiên cứu phát triển đã xây dựng một ngơn ngữ lập
trình mới đặt tên là Oak tương tự như C++ nhưng loại bỏ một số tính năng nguy
hiểm của C++ và có khả năng chạy trên nhiều nền phần cứng khác nhau. Cùng
lúc đó world wide web bắt đầu phát triển và Sun đã thấy được tiềm năng của

ngôn ngữ Oak nên đã đầu tư cải tiến và phát triển. Sau đó khơng lâu ngơn ngữ
mới với tên gọi là Java ra đời và được giới thiệu năm 1995. Java là tên gọi của
một hòn đảo ở Indonexia, Đây là nơi nhóm nghiên cứu phát triển đã chọn để đặt
tên cho ngơn ngữ lập trình Java trong một chuyến đi tham quan và làm việc trên
hòn đảo này. Hòn đảo Java này là nơi rất nổi tiếng với nhiều khu vườn trồng
cafe, đó chính là lý do chúng ta thường thấy biểu tượng ly café trong nhiều sản
Giáo viên hướng dẫn

7

Ths:VŨ VĂN NAM


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

phẩm phần mềm, cơng cụ lập trình Java của Sun cũng như một số hãng phần
mềm khác đưa ra.
d. Một số đặc điểm nổi bật của ngôn ngữ Java
Máy ảo Java (JVM - Java Virtual Machine):
Tất cả các chương trình muốn thực thi được thì phải được biên dịch ra mã
máy. Mã máy của từng kiến trúc CPU của mỗi máy tính là khác nhau (tập lệnh
mã máy của CPU Intel, CPU Solarix, CPU Macintosh … là khác nhau), vì vậy
trước đây một chương trình sau khi được biên dịch xong chỉ có thể chạy được
trên một kiến trúc CPU cụ thể nào đó. Đối với CPU Intel chúng ta có thể chạy
các hệ điều hành như Microsoft Windows, Unix, Linux, OS/2, … Chương trình
thực thi được trên Windows được biên dịch dưới dạng file có đi .EXE cịn
trên Linux thì được biên dịch dưới dạng file có đi .ELF, vì vậy trước đây một
chương trình chạy được trên Windows muốn chạy được trên hệ điều hành khác

như Linux chẳng hạn thì phải chỉnh sửa và biên dịch lại. Ngôn ngữ lập trình
Java ra đời, nhờ vào máy ảo Java mà khó khăn nêu trên đã được khắc phục. Một
chương trình viết bằng ngơn ngữ lập trình Java sẽ được biên dịch ra mã của máy
ảo java (mã java bytecode). Sau đó máy ảo Java chịu trách nhiệm chuyển mã
java bytecode thành mã máy tương ứng. Sun Microsystem chịu trách nhiệm phát
triển các máy ảo Java chạy trên các hệ điều hành trên các kiến trúc CPU khác
nhau.
Thông dịch:
Java là một ngôn ngữ lập trình vừa biên dịch vừa thơng dịch. Chương
trình nguồn viết bằng ngơn ngữ lập trình Java có đi *.java đầu tiên được biên
dịch thành tập tin có đi *.class và sau đó sẽ được trình thơng dịch thơng dịch
thành mã máy.
Độc lập nền:
Một chương trình viết bằng ngơn ngữ Java có thể chạy trên nhiều máy
tính có hệ điều hành khác nhau (Windows, Unix, Linux, …) miễn sao ở đó có
cài đặt máy ảo java (Java Virtual Machine). Viết một lần chạy mọi nơi (write
once run anywhere).
Giáo viên hướng dẫn

8

Ths:VŨ VĂN NAM


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

Hướng đối tượng:
Hướng đối tượng trong Java tương tự như C++ nhưng Java là một ngơn

ngữ lập trình hướng đối tượng hồn toàn. Tất cả mọi thứ đề cập đến trong Java
đều liên quan đến các đối tượng được định nghĩa trước, thậm chí hàm chính của
một chương trình viết bằng Java (đó là hàm main) cũng phải đặt bên trong một
lớp. Hướng đối tượng trong Java khơng có tính đa kế thừa (multi inheritance)
như trong C++ mà thay vào đó Java đưa ra khái niệm interface để hỗ trợ tính đa
kế thừa. Vấn đề này sẽ được bàn chi tiết trong chương 3.
Đa nhiệm - đa luồng (MultiTasking - Multithreading):
Java hỗ trợ lập trình đa nhiệm, đa luồng cho phép nhiều tiến trình, tiểu
trình có thể chạy song song cùng một thời điểm và tương tác với nhau.
Khả chuyển (portable):
Chương trình ứng dụng viết bằng ngôn ngữ Java chỉ cần chạy được trên
máy ảo Java là có thể chạy được trên bất kỳ máy tính, hệ điều hành nào có máy
ảo Java. “Viết một lần, chạy mọi nơi” (Write Once, Run Anywhere).
Hỗ trợ mạnh cho việc phát triển ứng dụng:
Công nghệ Java phát triển mạnh mẽ nhờ vào “đại gia Sun Microsystem”
cung cấp nhiều cơng cụ, thư viện lập trình phong phú hỗ trợ cho việc phát triển
nhiều loại hình ứng dụng khác nhau cụ thể như: J2SE (Java 2 Standard Edition)
hỗ trợ phát triển những ứng dụng đơn, ứng dụng client-server; J2EE (Java 2
Enterprise Edition) hỗ trợ phát triển các ứng dụng thương mại, J2ME (Java 2
Micro Edition) hỗ trợ phát triển các ứng dụng trên các thiết bị di động, không
dây, …
e. Các ứng dụng Java
Java và ứng dụng Console:
Ứng dụng Console là ứng dụng nhập xuất ở chế độ văn bản tương tự như
màn hình Console của hệ điều hành MS-DOS. Lọai chương trình ứng dụng này
thích hợp với những ai bước đầu làm quen với ngôn ngữ lập trình java.
Các ứng dụng kiểu Console thường được dùng để minh họa các ví dụ cơ bản
Giáo viên hướng dẫn

9

Ths:VŨ VĂN NAM


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

liên quan đến cú pháp ngơn ngữ, các thuật tốn, và các chương trình ứng dụng
khơng cần thiết đến giao diện người dùng đồ họa.
Java và phát triển ứng dụng Desktop dùng AWT và JFC:
Việc phát triển các chương trình ứng dụng có giao diện người dùng đồ
họa trực quan giống như những chương trình được viết dùng ngơn ngữ lập trình
VC++ hay Visual Basic đã được java giải quyết bằng thư viện AWT và JFC. JFC
là thư viện rất phong phú và hỗ trợ mạnh mẽ hơn nhiều so với AWT. JFC giúp
cho người lập trình có thể tạo ra một giao diện trực quan của bất kỳ ứng dụng
nào.
Java và phát triển ứng dụng Web:
Java hỗ trợ mạnh mẽ đối với việc phát triển các ứng dụng Web thông qua
công nghệ J2EE (Java 2 Enterprise Edition). Cơng nghệ J2EE hồn tồn có thể
tạo ra các ứng dụng Web một cách hiệu quả không thua kém công nghệ .NET
mà Microsft đang quảng cáo.
Hiện nay có rất nhiều trang Web nổi tiếng ở Việt Nam cũng như khắp nơi
trên thế giới được xây dựng và phát triển dựa trên nền công nghệ Java. Số ứng
dụng Web được xây dựng dùng công nghệ Java chắc chắn khơng ai có thể biết
được con số chính xác là bao nhiêu, nhưng chúng tơi đưa ra đây vài ví dụ để
thấy rằng cơng nghệ Java của Sun là một “đối thủ đáng gờm” của Microsoft.
/> /> />Chắc khơng ít người trong chúng ta biết đến trang web thơng tin nhà đất
nổi tiếng ở TPHCM đó là: Ứng dụng Web này cũng
được xây dựng dựa trên nền cơng nghệ java.

Bạn có thể tìm hiểu chi tiết hơn về công nghệ J2EE tạo địa chỉ:
/>Java và phát triển các ứng dụng nhúng:

Giáo viên hướng dẫn
NAM

10

Ths:VŨ VĂN


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

Java Sun đưa ra công nghệ J2ME (The Java 2 Platform, Micro Edition
J2ME) hỗ trợ phát triển các chương trình, phần mềm nhúng. J2ME cung cấp một
mơi trường cho những chương trình ứng dụng có thể chạy được trên các thiết bị
cá nhân như: điện thọai di động, máy tính bỏ túi PDA hay Palm, cũng như các
thiết bị nhúng khác.
2.2. Khảo sát thực tế
2.2.1. Địa điểm và thời gian nghiên cứu:
Để thực hiện đề tài thực tập xây dựng phần mềm “Quản lý nhân sự “trong
cơng ty, nhóm chúng em đã khảo sát trên mạng và thông qua một số cơ chế cơ
bản của một số công ty cùng với sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn để thực
hiện đề tài.
2.2.2. Giới thiệu về cơ quan thực tập :
a. Thông tin tổng quát về công ty:
Do thời gian hạn chế nên công việc xây dựng phần mềm “Quản lý nhân
sự” trong công ty hiện đang được tiến hành dựa trên sự khảo sát qua mạng và

một số công ty ở trên mạng để thiết lập ra một số chức năng cơ bản mà một
phần mềm quản lý nhân sự nào cũng giống nhau. Vì thế nhóm chúng em xin đưa
ra một số phần của chương trình.
b. Chức năng, nhiệm vụ:
Đây là chức năng và nhiệm vụ mà công ty phải làm, hiện tại đề tài được
thực hiện mang tính chất chung cho các công ty nên mỗi công ty sẽ có một
nhiệm vụ và chức năng riêng. Chúng ta đang nghiên cứu về quy trình quản lý
nhân sự của một công ty X về điện tử viễn thông.

2.2.3. Hệ thống tổ chức
• Tổ chức bơ máy quản lý của cơng ty X thể hiện qua sơ đồ sau :

Giáo viên hướng dẫn
NAM

11

Ths:VŨ VĂN


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

T.Giám đốc

Phó T.Giám
đốc

Phịng tổ chức

Phịng kinh

Phịng

Phịng

Phịng kế

hành chính

doanh

Nghiên Cứu

kỹ thuật

tốn - tài

nhân sự

chính

Hình 1 :Sơ đồ tổ chức bộ máy nhân sự
• Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận:
Giám đốc: là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm cao nhất về kết quả
hoạt động của công ty, là người ký kết các hợp đồng kinh tế, lao động, quyết
tốn tài chính và chịu trách nhiệm tồn diện trước pháp luật.
Phó giám đốc: là người trợ giúp giám đốc trong việc điều hành hoạt động sản
xuất của công ty, đồng thời cũng đảm trách chung về mặt kỷ thuật.

Phòng tổ chức hành chính nhân sự: có nhiệm vụ tiếp nhận các hợp đồng lao
động, bố trí người, sắp xếp phân cơng lao động trong cơng ty một cách hợp lý và
bố trí các cán bộ chủ chốt tại phân xưởng. Quản lý các giấy tờ, văn thư, hồ sơ,…
của công ty. Làm công tác tổ chức, tham mưu cho lãnh đạo, tuyển chọn đào tạo
nguồn lực, tính tốn định mức lao động tiền lương, bảo hiểm, thi đua khen
thưởng và thực hiện các chính sách xã hội.
 Phịng kinh doanh: Bộ phận này chuyên nghiên cứu các dự án theo đơn đặt
hàng và các dự án trọn gói. Đội ngũ nhân viên kinh nghiệm của công ty nhận
Giáo viên hướng dẫn
NAM

12

Ths:VŨ VĂN


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

thấy rằng mỗi dự án có những yêu cầu riêng biệt và cố gắng tối đa nhằm cung
cấp giải pháp tốt nhất cho từng dự án riêng biệt của khách hàng.
 Phòng Nghiên Cứu: Nghiên Cứu phát triển, thiết kế giải pháp phần mềm và
cơng nghệ.
 Phịng kỹ thuật: Đảm nhiệm cơng việc lắp đặt, bảo trì, sửa chửa, nâng cấp,
thi cơng hệ thống viễn thơng. Ngồi ra phịng kỷ thuật cịn kết hợp với phòng
nghiên cứu để đưa ra các giải pháp tốt nhất cho sản phẩm cũng như toàn bộ cơng
trình.
 Phịng kế tốn – tài chính:
-

Theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của công ty.

-

Theo dõi cơng nợ của các cơng trình, đề xuất và thực hiện các biện pháp thu

hồi công nợ.
-

Giúp giám đốc thực hiện chức năng quản lý tài vụ: hướng dẫn, giám sát và

lập sổ sách kế toán, báo cáo kịp thời tình hình tài chính, tham mưu cho giám đốc
trong việc đẩy mạnh sản xuất kinh doanh cho kỳ tiếp theo.
-

Quản lý và bảo tồn các nguồn vốn và tài sản của công ty.

-

Thông qua đồng tiền, giám sát mọi hoạt động tài chính, theo dõi việc thực

hiện và sử dụng vật tư, cuối kỳ tính tốn kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
và phân tích hoạt động kinh tế, cân đối lượng tiền, sử dụng một cách có hiệu quả
nguồn vốn tại công ty.
2.2.4. Xác định mục tiêu và mức ưu tiên:
a. Phỏng vấn
Khi tiến hành xây dựng một hệ thống nào đó, người thiết kế cần phải tìm
hiểu xem người sử dụng ở mức độ khác nhau muốn gì ở hệ thống mới tính bảo
mật dữ liệu là vơ cùng quan trọng vì khơng được phép chu chuyển ra ngồi

Cơng ty.
Qua q trình phỏng vấn trong điều kiện cụ thể, ta thấy được những yêu
cầu của người sử dụng là :
•
Giáo viên hướng dẫn
NAM

Phịng hành chính tổ chức :
13

Ths:VŨ VĂN


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

- Mong muốn nhập dữ liệu đơn giản hơn, có thể chỉnh sửa thông tin một
cách dễ dàng không mất nhiều thời gian.
- Việc tìm kiếm thơng tin theo u cầu (thơng tin về những người đến niên
hạn về hưu, lên lương…) dễ dàng hơn.
- Khi có một hồ sơ nào khơng cần quản lý nữa vì lý do ra khỏi cơng ty,
nghỉ hưu thì hồ sơ sẽ tự động chuyển vào kho lưu trữ.
- Có thể tìm kiếm nhanh chóng một hồ sơ cán bộ nào đó theo một số tiêu
chí : Họ tên, nơi sinh, chức vụ, thời gian công tác, trình độ học vấn, khen
thưởng…
- Có thể tổng kết được tình hình cán bộ, viên chức theo một số tiêu chí xác
định (Chức vụ, trình độ, năng lực cơng tác, tổng số…). Để gửi cho lãnh đạo
Công Ty kiểm tra, đánh giá và đưa biện pháp phù hợp trong cơng việc quản lý
và điều hành đơn vị.

•

Phịng tài chính kế tốn :

- Có thể nhập thơng tin về lương một cách dễ dàng, nhanh chóng.
- Tính lương hàng tháng cho cán bộ, viên chức chính xác dễ dàng.
- Có thể tổng kết, thống kê về tiền lương cho cán bộ, viên chức thuộc khối
cơ quan Cơng ty.
- Tìm kiếm thông tin về tiền lương của mỗi người trong hệ thống một cách
nhanh chóng.
•

Lãnh đạo Cơng ty :

- Có thể xem xét trực tiếp hồ sơ cán bộ cần quan tâm hay tình hình tổng
quan của cơng tác quản lý cán bộ và tiền lương mà không cần thông qua ban tổ
chức và cán bộ đào tạo.
- Có thể tìm kiếm các thơng tin có liên quan trong việc ra quyết định cử đi
công tác điều động, lên chức, lên lương, cử đi đào tạo.
• Cán bộ nhân viên :

Giáo viên hướng dẫn
NAM

14

Ths:VŨ VĂN


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

Chỉ có thể xem các thông tin cá nhân ( hồ sơ cá nhân,lương,chế độ bảo
hiểm… ) của mình trong hệ thống nếu thấy sai sót thì có thể báo ngay cho
lãnh đạo xử lý.
b. Hiện trạng quản lý nhân sự :
•Đánh giá hệ thống hiện tại :
Qua khảo sát một số công ty trên mạng(Công ty kinh doanh thiết bị kỹ
thuật điện tử viễn thông) em nhận thấy hệ thống quản lý nhân sự trong công ty là
hoạt động rất phức tạp, nó khơng chỉ là nhiệm vụ của một phịng ban cụ thể mà
là sự phối hợp của tồn cơng ty, của các ban ngành, đoàn thể . Quản lý nhân sự
không chỉ dừng lại ở quản lý con người mà còn liên quan đến rất nhiều vấn đề
khác như tiền lương, nguồn vốn, hiệu suất lao động… Chính vì thế mặc dù hệ
thống quản lý hiện tại có thể xem là hệ thống chuẩn trong mơ hình các doanh
nghiệp nước ta hiện nay nhưng vẫn gặp phải nhiều vấn đề khó khăn. Việc quản
lý lưu trữ một khối lượng lớn hồ sơ nhân sự rất dễ bị nhầm lẫn và thất lạc, khó
khăn cho việc sắp xếp nhân sự trong công ty nếu quản lý nhân sự bằng thủ cơng
• u cầu đặt ra :
- Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho tồn cơng ty, đáp ứng được nhu cầu
sử dụng một cách nhanh chóng và có hiệu quả
- Xây dựng chương trình quản lý nhân sự để khi ban giám đốc hoặc phịng tổ
chức có u cầu tìm kiếm và thống kê các thơng tin về nhân viên thì sẽ có ngay
kết quả mà khơng phải chờ lâu.
•Mục tiêu : Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự nhằm đáp ứng mục tiêu sau:
 Đáp ứng được các nghiệp vụ cơ bản về quản lý cơ bản về quản lý nhân
viên trong công ty
 Cung cấp các cơng cụ tìm kiếm thơng tin
 Quản lý, truy nhập, hỗ trợ người quản lý
 Có khả năng phát triển và mở rộng khi cần thiết

 Chương trình phải dễ sử dụng, có giao diện thân thiện, rõ ràng có tính
thống nhất cao.
Giáo viên hướng dẫn
NAM

15

Ths:VŨ VĂN


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

• Nội dung :
 Cần quản lý các đối tượng sau : Lý lịch, q trình cơng tác…
 Có thể quản lý được tất cả các nhân viên đang cơng tác
 Tìm kiếm nhanh theo các tiêu chí khác nhau như : Theo phịng ban, theo
nhân viên…
 Thao tác nhanh chóng đối với các nghiệp vụ tăng, giảm lương theo hợp
đồng, theo sổ lao động, theo BHXH & BHYT…
 Thông kê và lập báo cáo theo nhu cầu người sử dụng.
Trong đó có các tính năng cơ bản :
+ Nhập số liệu
+ Sửa thơng tin
+ Xóa thơng tin
+ Tìm kiếm theo tiêu chuẩn

3.3. Phân tích và thiết kế hệ thống
Chu trình phát triển của hệ thống được sử dụng rộng rãi trong xử lý số

liệu, phân tích hệ thống có cấu trúc là cách tiếp cận hiện đại với các giai đoạn
phân tích và thiết kế của chu trình hiện đại với các giai đoạn phân tích và thiết
kế của chu trình phát triển hệ thống. Thơng qua chu trình đó người quản lý có
thể xây dựng và phát triển phần mềm mt cỏch cú hiu qu v logic.
Khảo sát
Phân
tích

Bo trỡ &
phỏt trin

Thiết kế

Cài đặt
Xây
dựng

Hỡnh 2 :Chu trỡnh phỏt trin ca h thng gm cỏc giai on sau :
ã

Khảo sát

Giỏo viờn hng dẫn
NAM

16

Ths:VŨ VĂN

Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

 Xác định mục tiêu hiện đại hóa hệ thống thơng tin, đáp ứng việc quản lý
và điều hành hoạt động trong Công ty.
 Xác định nhu cầu quản lý chung của Công ty, tham khảo ý kiến của tổ
chức lãnh đạo và gặp trực tiếp những người sử dụng chương trình (phịng hành
chính) để trao đổi và bổ sung thêm những nhu cầu cá nhân của họ về phương án
quản lý và khai thác dữ liệu để phù hợp công việc mà họ đang phụ trách.
 u cầu phịng hành chính cung cấp một số tài liệu có liên quan đến
chương trình cần xây dựng.
 Xác định kế hoạch triển khai cụng vic(d ỏn).
ã

Phân tích
Da trờn nhng yờu cu, nhng ý tưởng cơng việc đã xác định ở trên, phân

tích những điểm phù hợp hay không phù hợp đối với chương.
 Phân tích những yêu cầu trọng yếu và những yêu cầu chưa cần thiết của
phần mềm. Nhờ đó triển khai những yêu cầu quan trọng trước, còn những yêu
cầu phụ sẽ thực hiện sau.
 Q trình phân tích bao gồm những bước chính (các q trình xử lý ): Xác
định chức năng, xác định luồng dữ liệu vào và ra, phân tích mơ hình thực thể và
mối quan hệ giữa chúng và xác định được các thuộc tính.
Qua q trình phân tích sử dụng các phương pháp phân tích từ trên xuống
và đưa ra được các biểu đồ :
+ Biểu đồ phân cấp chức năng
+ Biểu đồ luồng dữ liệu
+ Biểu đồ thực thể liên kết

• ThiÕt kÕ.
 Xây dựng cấu trúc cơ sở dữ liệu từng bảng (MSDB) phù hợp với cơng việc có
tính độc lập theo các lĩnh vực, xác định được mục đích của các trường (File name),
kiểu của trường (type), và kích cỡ của trường (size)

Giáo viên hướng dẫn
NAM

17

Ths:VŨ VĂN


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

 Xây dựng mơ hình quan hệ : Xác định các mối quan hệ của bảng với nhau,
xây dựng và đặt khóa, xác định các khóa chính và khóa ngoại cho các trường
hợp cần thiết.
 Giải pháp sử dụng: xây dựng trên cơ sở dữ liệu Microsoft QSL Server
2005, được viết bằng ngơn ngữ Java.
• Xây dựng.
 Bắt đầu xây dựng chương trình
 Thiết kế xây dựng màn hình cập nhật các hồ sơ nhân viên để nhập dữ liệu vào
 Xây dựng màn hình sửa chữa, thay đổi theo thiết kế, xây dưng màn hình
khai thác dữ liệu và thống kê dữ liệu theo yêu cầu.
 Thiết kế xây dựng bản báo cáo và xây dựng bản mẫu được in ấn.
• Cài đặt
Cho chy th chng trỡnh th nghim

Chương trình cho phép cài đặt (Setup) vào máy tính, chạy dưới hệ điều
hành windows.
 Đưa chương trình vào sử dng.
ã

Bảo trì và sử dụng
Kim tra quỏ trỡnh hot động của chương trình để khắc phục sửa chữa các

lỗi kịp thời
 Nâng cấp chương trình theo nhu cầu mới của người sử dụng. Luôn hỗ trợ
cho công việc được tốt hơn.

3.3.1. Phân tích hệ thống về chức năng
 Qua khảo sát quy trình hoạt động của hệ thống, nghiên cứu các nghiệp
vụ, ta thấy nổi bật các chức năng chính là quản lý nhân sự, tìm kiếm, quản lý chế
độ, quản lý tiền lương, đưa ra thông báo (thôi việc…), và thống kê báo cáo.

QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Giáo viên hướng dẫn
Quản
Quản
NAM lý Hệ
lý
thống

nhân
sự

Quản

lý chế
độ

18

Quản
lý
tiền
lương

Thống
kê

Ths:VŨ VĂN
Báo
cáo


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

Hình 3 :Sơ đồ chức năng chính của hệ thống quản lý nhân sự
a. Chức năng “hệ thống”:
Có nhiệm vụ quản lý thơng tin về nhân viên (thêm, xóa, sửa), bộ phận và
phịng ban cho cơng ty. Và cơng việc này chỉ được sử dụng bởi người quản lý.
Hệ thống yêu cầu bạn đăng nhập trước khi quản trị (hay nhân viên quản lý
nhân sự) muốn quản lý, và sử dụng các chức năng quản lý tương ứng với quyền
hạn của người đăng nhập (quản lý, người dùng ).
Ở đây người quản trị có thể thay đổi mật khẩu của chương trình để đảm

bảo tính bảo mật của chương trình.
Hệ thống

Quản lý
Người dùng

Thay đổi mật
khẩu

Cấu hình Cơ sở
dữ liệu

Hình 4: Sơ đồ quản lý hệ thống
b. Chức năng “Quản lý Nhân sự”:
Chức năng “quản lý nhân sự” ở chức năng này người trực tiếp quản lý đó
là nhân viên văn phịng nhân sự được thể hiện được những yêu cầu sau :
+ Cập nhật tất cả các thông tin của nhân viên trong cơng ty (như phịng
ban, họ tên, q qn, năm sinh, …), bổ sung vào danh sách nhân viên trong
công ty
+ Sửa chi tiết thông tin nhân viên: thực hiện chỉnh sửa, cập nhật bổ sung
thêm các chi tiết của từng nhân viên.
Giáo viên hướng dẫn
NAM

19

Ths:VŨ VĂN


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

+ Lập phân loại thực hiện việc cập nhật bổ sung, chỉnh sửa phân loại nhân
viên vào từng ban cụ thể.
+ Xóa thơng tin: thực hiện việc xóa thơng tin khi nhân viên nghỉ việc hoặc
chuyển đi nơi khác…
+ Báo cáo cấp trên

Nhân sự

Quản lý
Phịng ban

Quản lý
hợp đồng

Quản lý
nhân viên

Hình 5: Sơ đồ Quản lý nhân sự
c. Chức năng “Thống kê” :
Thống kê số lượng người dùng, số lượng phòng ban, và số lượng nhân
viên nhằm có cái nhìn tổng qt để thuận tiện trong việc quản lý nhân sự nói
chung và quản lý từng phần nói riêng.

Thống kê

Số người
dùng

Giáo viên hướng dẫn
NAM

Số lượng
phòng
ban

Số lượng
nhân
viên

20

Số lượng
hợp
đồng

Ths:VŨ VĂN


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

Hinh 6:Sơ đồ quản lý chức năng thống kê báo cáo



Sơ đồ Chức năng nghiệp vụ đây đủ của hệ thống “Quản lý nhân sự”

Quản Lý
Nhân Sự

Hệ Thống

Nhân Sự

Quản Lý
Chế Độ

Quản Lý
Lương

Thống Kê,
Tìm kiếm

Báo cáo

Người
Dùng

Phịng Ban

Người
Dùng

Đổi Mật
Khẩu

Nhân Viên

Nhân viên

Hợp Đồng

Phịng Ban

Giáo viên hướng dẫn
NAM

21

Ths:VŨ VĂN


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

Hình 7: Sơ đồ chức năng nghiệp vụ hệ thống quản lý nhân sự

3.3.2. Phân tích hệ thống Dữ liệu
a. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của hệ thống
Sơ đồ luồng dữ liệu ở mức ngữ cảnh xác định đầu tiên trong q trình
phân tích hệ thống, nó thể hiện cách trao đổi thông tin trong hệ thống với các tác
nhân bên ngoài.

Người
Quản

Đăng nhập

Đăng nhập

Yêu cầu cập nhật

QUẢ
N

Người
Yêu cầu cập nhật

LÝ
Trị
u cầu tìm kiếm

Thơng tin phản hồi

NHÂ
N
SỰ

Dùng
u cầu tìm kiếm

Thơng tin phản hồi

Hình 8: Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của hệ thống
b. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống:

Từ sơ đồ mức ngữ cảnh ta đi sâu vào phân tích mức đỉnh. Trong sơ đồ này
bắt đầu xuất hiện kho dữ liệu

Giáo viên hướng dẫn
NAM

22

Ths:VŨ VĂN


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

Người
dùng
Hệ Thống

Kết
quả
trả về

Đăng
nhập

Thực
hiện
chức
năng

Thực
hiện
chức
năng

Đăng nhập
Tìm dữ
liệu
trong
CSDL

Nhân Sự
Tìm dữ
liệu
trong
CSDL

Tìm dữ liệu trong CSDL

Thực hiện chức năng

CSDL

Quản Lý Nhân Sự
Thực
hiện
chức
năng

CSDL

Thực
hiện
chức
năng

Thực
hiện
chức
năng

Tìm dữ
liệu
trong
CSDL

Thực
hiện
chức
năng

Báo cáo

Quản lý lương

Thống
kê bảng
nhân sự

Tìm dữ
liệu
trong
CSDL

Quản lý chế độ

CSDL

Thống kê

Tìm dữ liệu trong CSDL

Hình 9:Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống
3.2.3. Các Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh :
a. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Đăng nhập hệ thống

Người
dùng

Đăng nhập
Kết quả đăng nhập

Đăng
nhập

Tìm từ
CSDL

CSDL

QLNS

Hình 10 : sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Đăng nhập hệ thống

Giáo viên hướng dẫn
NAM

23

Ths:VŨ VĂN


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

b. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Hệ thống

Người dùng

Cập nhật thông tin
mật khẩu mới

Cập nhật thông
tin người dùng

Thực hiện chức năng
quản lí người dùng

Thực hiện đổi

mật khẩu

Hệ
Thống

Yêu cầu cấu hình CSDL

Lưu các thay đổi

CSDL

Đổi mật khẩu

Cập nhật thơng tin
về cấu hình CSDL

Tìm dữ liệu trong CSDL

Cấu hình
CSDL

c. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Nhân sự.

Nhân viên

Cập nhật thơng tin Phịng ban

Cập nhật thơng tin nhân viên

Thực hiện chức năng

Nhân sự

Tìm kiếm trong CSDL

CSDL

Phịng Ban

Thực hiện chức năng

Cập nhật thông tin hợp đồng

Lưu vào CSDL

Thực hiện chức năng

Hợp Đồng

Hình 11 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Nhân sự

Giáo viên hướng dẫn
NAM

24

Ths:VŨ VĂN


Báo cáo Thực tập chuyên ngành

Quản lý nhân sự

Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Thống kê
Cập nhật số lượng người dùng

Người
dùng

Thực hiện chức năng

Cập nhật số lượng Phòng ban

Thống kê

Phòng Ban

Thực hiện chức năng

Cập nhật số lượng hợp đồng

Tìm kiếm trong CSDL

Thực hiện chức năng

Lưu vào CSDL

CSDL
QLNS

Nhân viên

Hình 12: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Thống kê.

3.3.3. Mơ hình quan hệ dữ liệu

Hình 16: mơ hình thực thể liên kết
Giáo viên hướng dẫn
NAM

25

Ths:VŨ VĂN