Luận văn Thạc sĩ Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục thuế

B

GIÁO D C VÀ ÀO T O

B

N IV

H C VI N HÀNH CHÍNH QU C GIA

NGUY N TH HUY N NHUNG

NG D NG CÔNG NGH THÔNG TIN
TRONG QU N LÝ V N B N T I T NG C C THU

LU N V N TH C S QU N LÝ CÔNG

HÀ N I, N M 2019


B

GIÁO D C VÀ ÀO T O

B

N IV

H C VI N HÀNH CHÍNH QU C GIA

NGUY N TH HUY N NHUNG

NG D NG CÔNG NGH THÔNG TIN
TRONG QU N LÝ V N B N T I T NG C C THU

LU N V N TH C S QU N LÝ CƠNG
Chun ngành: Qu n lý cơng
Mã s : 8340403

Ng

ih

ng d n khoa h c: PGS.TS. LƯU KI M THANH

HÀ N I, N M 2019


i
L I CAM OAN

H c viên xin cam oan Lu n v n này là cơng trình nghiên
c u khoa h c

c l p c a h c viên. Các thông tin, tư li u ư c s

d ng trong Lu n v n có ngu n d n rõ ràng, các k t qu nghiên c u
là quá trình lao

ng trung th c c a tác gi .
Hà N i, ngày 11 tháng 8 n m 2019

H C VIÊN

Nguy n Th Huy n Nhung


ii
L I C M ƠN

Trong su t th i gian theo h c chương trình Cao h c t i H c vi n Hành
chính Qu c gia khơng ch giúp h c viên trang b thêm nhi u ki n th c chuyên
ngành ph c v cho quá trình cơng tác, mà cịn là kho ng th i gian giúp h c
viên hình thành thêm nhi u k n ng h u ích trong cơng vi c và
Qua th i gian ng n nghiên c u th c hi n
h c h i và t o i u ki n nghiên c u

i s ng.

tài, h c viên ã có cơ h i

tài, l nh v c mình say mê. H c viên xin

g i l i c m ơn chân thành nh t t i các th y, cô c a H c vi n ã t n tình
hư ng d n, truy n

t ki n th c cho h c viên trong su t th i gian h c t p và

nghiên c u;! n các cán b Khoa sau

i h c c a H c vi n ã t o i u ki n

t t nh t cho h c viên hoàn thành các th t c trong quá trình b o v Lu n v n.
V i s bi t ơn sâu s c, h c viên xin g i l i c m ơn chân thành nh t

n

PGS. TS. Lưu Ki m Thanh, Th y tr c ti p hư ng d n lu n v n, ã t n tình
ch b o và hư ng d n tìm ra hư ng nghiên c u, ti p c n th c t , tìm ki m tài
li u, x lý và phân tích s li u, gi i quy t v n

nh

ó h c viên m i có th"

hồn thành lu n v n cao h c c a mình.
H c viên xin chân thành c m ơn./.
Hà N i, ngày 11 tháng 8 n m 2019
H C VIÊN

Nguy n Th Huy n Nhung


iii
M CL C
L I CAM OAN .............................................................................................. i
L I C M ƠN ................................................................................................... ii
M C L C ........................................................................................................ iii
DANH M C T

NG

VI T T T ................................................................. vi

DANH M C B NG ....................................................................................... vii
DANH M C HÌNH NH ............................................................................. viii
L IM

U ................................................................................................... 1

N I DUNG ....................................................................................................... 9
Ch

ng 1: CƠ S

KHOA H C V

NG D NG CÔNG NGH THÔNG

TIN TRONG QU N LÝ V N B N T I CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH
NHÀ NƯ C ...................................................................................................... 9
1.1. Khái quát chung v qu n lý v n b n .......................................................... 9
1.1.1. Khái ni m v n b n ............................................................................ 9
1.1.2. Khái ni m qu n lý v n b n ............................................................. 10
1.1.3. Yêu c u trong công tác qu n lý v n b n ......................................... 13
1.1.4. N i dung qu n lý v n b n ............................................................... 15
1.2. Công ngh thông tin và ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n
b n c a các c quan hành chính nhà n

c ...................................................... 19

1.2.1. Khái ni m ........................................................................................ 19

1.2.2. S c n thi t ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n b n
t i cơ quan hành chính nhà nư c ............................................................. 21
1.2.3. Quy trình qu n lý v n b n i n t và các chương trình ph n m m
qu n lý v n b n ......................................................................................... 24
1.3. Quy

nh pháp lý v

ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n b n

t!i các c quan qu n lý hành chính nhà n

c ................................................. 29

1.4. Th"c ti#n ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n b n c a m$t
s% B$ ngành và bài h&c kinh nghi m .............................................................. 32


iv

1.4.1. Th c ti#n ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n b n t i
m t s B ngành ........................................................................................ 32
1.4.2. Bài h c kinh nghi m rút ra cho T$ng c c Thu .............................. 36
TI'U K T CHƯƠNG 1.................................................................................. 38
Ch

ng 2: TH(C TR NG

NG D NG CÔNG NGH

THÔNG TIN

TRONG QU N LÝ V N B N T I T)NG C C THU ............................ 39
2.1. Khái quát v c quan T*ng c c Thu+ ...................................................... 39
2.1.1. Ch c n ng nhi m v , quy n h n c a T$ng c c Thu ..................... 39
2.1.2. Cơ c u b máy t$ ch c ................................................................... 42
2.2. Tình hình chu,n b các i u ki n - tri-n khai ng d ng công ngh thông
tin trong qu n lý v n b n t!i T*ng c c Thu+ .................................................. 46
2.2.1. M c tiêu ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n b n t i
T$ng c c Thu ........................................................................................... 46
2.2.2. Xây d ng và ban hành các quy

nh v

ng d ng công ngh thông

tin trong qu n lý v n b n .......................................................................... 48
2.2.3. Nhân s qu n lý v n b n ................................................................ 50
2.2.4. H t ng k thu t và ph n m m ....................................................... 51
2.2.5. Kinh phí th c hi n ........................................................................... 53
2.3. Tình hình tri-n khai ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n .................. 54
2.3.1. Ph n m m qu n lý v n b n t i T$ng c c Thu .............................. 54
2.3.2. Qu n lý v n b n

n ....................................................................... 56

2.3.3. Qu n lý v n b n i .......................................................................... 58
2.3.4. Qu n lý v n b n n i b ................................................................... 61
2.3.5. Phương th c và cách th c qu n lý v n b n t i T$ng c c Thu ..... 61
2.4. Nh.n xét chung v th"c tr!ng ng d ng công ngh thông tin trong qu n

lý v n b n t!i T*ng c c thu+ ........................................................................... 63
2.4.1. K t qu

t ư c ............................................................................. 63

2.4.2. T n t i, h n ch ............................................................................... 65
2.4.3. Nguyên nhân ................................................................................... 68


v
TI'U K T CHƯƠNG 2.................................................................................. 72
Ch

ng 3: M T S/ GI I PHÁP NÂNG CAO HI U QU

CÔNG NGH

NG D NG

THÔNG TIN TRONG QU N LÝ V N B N T I T)NG

C C THU ..................................................................................................... 74
3.1 Ch tr

ng,

nh h

ng và chi+n l 0c phát tri-n công ngh thông tin c a

T*ng c c Thu+................................................................................................. 74
3.2. Nâng cao hi u qu

ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n b n

t!i T*ng c c Thu+............................................................................................ 78
3.2.1. T ng cư ng công tác ch

o, ban hành v n b n triên khai, xây

d ng các quy ch , quy trình th c hi n th ng nh t

m b o cho vi c ng

d ng Công ngh thơng tin có hi u qu ..................................................... 79
3.2.2. Gi i pháp ào t o b i dư%ng cán b .............................................. 88
3.2.3. Các gi i pháp v k thu t, công ngh ............................................. 89
3.2.4. T ng cư ng công tác tuyên truy n, m& các l p t p hu n v

ng

d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n b n ..................................... 94
3.2.5. Kinh phí cho cơng ngh thông tin .................................................. 95
3.2.6. !'y nhanh s d ng hoàn toàn v n b n i n t , không dùng b n
gi y ............................................................................................................ 96
3.2.7. T ng cư ng ki"m tra giám sát vi c tuân th th c hi n qu n lý v n
b n trên môi trư ng m ng ........................................................................ 97
3.3. M$t s% ki+n ngh ....................................................................................... 98
3.3.1. ! i v i B N i v ............................................................................ 98
3.3.2. B Tài chính .................................................................................... 99

TI'U K T CHƯƠNG 3................................................................................ 100
K T LU1N ................................................................................................... 101
DANH M C TÀI LI U THAM KH O ...................................................... 103


vi
DANH M C T

NG

VI T T!T

Ch" vi#t t$t

N%i dung vi#t t$t

CCHC

C i cách hành chính

CP T

Chính ph

CNTT

Cơng ngh thơng tin

HCNN

Hành chính nhà n

QLVB

Qu n lý v n b n

VP T

V n phòng i n t2

VTLT

V n th l u tr3

i n t2
c


vii
DANH M C B NG
S hi&u b ng Tên b ng

Trang

2.1

Tài nguyên ph c v v.n hành ch

ng trình eDocTC

45

2.2

Th%ng kê s% l 0ng v n b n +n qua các n m

51

2.3

Th%ng kê s% l 0ng v n b n i qua các n m

53


viii
DANH M C HÌNH NH
S hi&u hình

Tên hình nh

2.1

Các phân h trên ch

2.2

Màn hình

ng trình

ng nh.p ch

ng trình

Trang
48
49


1

L I M' (U
1. Lý do ch n ) tài lu*n v+n
Công tác qu n lý v n b n hành chính chi+m m$t v trí và vai trị quan
tr&ng trong ho!t $ng qu n lý hành chính nhà n

c (HCNN) c a m$t c

quan. Có th- hi-u, cơng tác v n th là công tác nh4m

m b o thông tin v n

b n, ph c v ho!t $ng qu n lý, i u hành c a c quan, t* ch c.
yêu c5u *i m i c a Nhà n

ng tr

c ta hi n nay, 6c bi t là trong cơng cu$c c i

cách n n hành chính qu%c gia cho phù h0p v i n n kinh t+ th tr 7ng
h

c

ng xã h$i ch ngh8a ang di#n ra sôi $ng t9 trung

ng +n

a ph

nh
ng,

khơng th- khơng nói +n vi c hồn thi n và h0p lý hố cơng tác v n th trong
các c quan HCNN mà không nghiên c u ng d ng tin h&c vào công tác v n
th , l u tr3 (VTLT) nói chung và cơng tác qu n lý v n b n nói riêng.
Trong ti+n trình c i cách HCNN, cơng tác v n th

ã kh:ng

nh

0c

ý ngh8a h+t s c quan tr&ng:
Th

nh t, góp ph5n quan tr&ng

m b o thơng tin cho ho!t $ng

qu n lý, cung c;p nh3ng tài li u, s% li u áng tin c.y ph c v các m c ích
chính tr , kinh t+, v n hố, xã h$i.


kh , nh3ng c n c , nh3ng b4ng ch ng ph c v cho ho!t $ng qu n lý c a
các c quan.
Th hai, giúp cho cán b$, công ch c, viên ch c nâng cao hi u su;t
công vi c và gi i quy+t x2 lý nhanh chóng và áp ng
t* ch c, cá nhân. H< s tài li u tr= thành ph

0c các yêu c5u c a

ng ti n theo dõi, ki-m tra cơng

vi c m$t cách có h th%ng, qua ó cán b$, cơng ch c có th- ki-m tra, úc rút
kinh nghi m góp ph5n th"c hi n t%t các m c tiêu qu n lý: n ng su;t, ch;t
l 0ng, hi u qu và ây c>ng là nh3ng m c tiêu, yêu c5u c a c i cách n n
hành chính nhà n

c=n

Th ba, t!o cơng c

c ta hi n nay.
- ki-m soát vi c th"c thi quy n l"c c a các c

quan, t* ch c. Góp ph5n gi3 gìn nh3ng c n c , b4ng ch ng v ho!t $ng

2

c a c quan, ph c v vi c ki-m tra, thanh tra giám sát.


b o v bí m.t nh3ng thơng tin có liên quan +n c quan, t* ch c và các bí
m.t qu%c gia.
Trên c s= th"c hi n m c tiêu và t5m nhìn

nh h

ng chi+n l 0c phát

tri-n công ngh thông tin (CNTT), ho!t $ng qu n lý c a các c quan HCNN
nh4m h

ng t i xây d"ng và phát tri-n Chính ph

i n t2 (CP T) -

m

b o h th%ng ch? !o, i u hành, trao *i thông tin thông su%t, k p th7i, nh4m
nâng cao ch;t l 0ng, hi u qu trong ho!t $ng n$i b$ c a c quan nhà n
và giao d ch gi3a các c quan nhà n
m!nh c i cách hành chính và b o

c

c v i t* ch c và cá nhân; H@ tr0 ,y

m công khai, minh b!ch.

Trong công tác ch? !o và i u hành, ho!t $ng qu n lý v n b n là
quan tr&ng và c5n thi+t.

ng tr

c

nh h

c quan trong ó có T*ng c c Thu+ ã ch

ng chung c a Nhà n

c thì các

$ng tri-n khai ng d ng CNTT

trong qu n lý v n b n. Tuy nhiên, trong quá trình tri-n khai th"c hi n m$t s%
n v ch a th"c s" tích c"c tri-n khai ng d ng CNTT ho6c có tri-n khai
nh ng mang tính r7i r!c, không liên k+t thành m$t h th%ng, v n b n i n t2
không

0c truy n

a thông su%t gi3a các c quan nhà n

0c chia sA và khai thác chung. Khơng ít các ch
xây d"ng t9 nhi u n m tr

c, khơng

c, d3 li u khơng

ng trình ph5n m m

0c

0c nâng c;p, khó s2 d ng. S2 d ng

ph5n m m, các d ch v CNTT ôi khi l!i t ng gánh n6ng cho cán b$, công
ch c, gây tâm lý không mu%n t ng c 7ng tin h&c hóa. Chính vì th+ th7i gian
g5n ây vi c ,y m!nh ng d ng CNTT trong các c quan nhà n

c

bi t chú tr&ng quan tâm, ,y m!nh ng d ng CNTT t9 trung

ng +n

ph

ng thông qua vi c xây d"ng th- ch+: Quy+t

0c 6c

a

nh s% 28/2018/Q -TTg

ngày 12/7/2018 c a th t 7ng Chính ph v vi c g2i nh.n v n b n i n t2
gi3a các c quan trong h th%ng hành chính Nhà n
ban hành Quy+t

c; Th t

ng Chính ph

nh 1072/Q -TTg ngày 28/8/2018 thành l.p thành l.p By


3

ban qu%c gia v chính ph

i n t2 trên c s= ki n toàn By ban Qu%c gia v

ng d ng CNTT, nh4m phát tri-n Chính ph

i n t2 h

ng t i Chính ph s%,

n n kinh t+ s% và xã h$i s%, t!o thu.n l0i cho vi c phát tri-n Cách m!ng công
nghi p l5n th 4 t!i Vi t Nam; B$ N$i v ban hành thông t s% 01/2019/TTBNV ngày 24/01/2019 quy

nh quy trình trao *i, l u tr3, x2 lý d3 li u i n

t2 trong công tác v n th , các ch c n ng c b n c a H th%ng qu n lý tài li u
i n t2 trong quá trình x2 lý công vi c c a các c quan, t* ch c. Thông t s%
02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy

nh tiêu chu,n d3 li u thông tin 5u

vào và yêu c5u b o qu n tài li u l u tr3 i n t2.
T*ng c c Thu+ là c quan tr"c thu$c B$ Tài chính, th"c hi n ch c n ng
tham m u giúp B$ tr =ng B$ Tài chính qu n lý nhà n
a trong ph!m vi c n
-

c v các kho n thu n$i

c và t* ch c qu n lý thu+ theo quy

m b o cho ho!t $ng qu n lý c a T*ng c c Thu+

nh c a pháp lu.t.

0c thơng su%t thì vi c

khơng ng9ng hi n !i hóa và i n t2 hóa trong vi c ti+p nh.n và qu n lý v n b n
c a c quan T*ng c c Thu+ là m$t yêu c5u c5n
i u này ã

0c quan tâm th 7ng xuyên.

0c th- hi n khá rõ nét trong quá trình tri-n khai th"c hi n các v n

b n ch? !o t9 c;p trên nh Ngh Quy+t s% 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 c a
Chính ph v Ch?nh ph

i n t2, Quy+t

nh v vi c tri-n khai ch

ng trình

qu n lý v n b n và i u hành c a B$ Tài chính.
Trong ho!t $ng qu n lý, ngu6c bi t quan tr&ng. - qu n lý ngucác ph

ng ti n truy n th%ng nh các lo!i s*

b n +n. Tuy nhiên, qu n lý b4ng các lo!i s*

ng ký v n b n i, s*

ng ký v n

ng ký nh v.y trong th7i !i

bùng n* thông tin hi n nay ã khơng cịn phù h0p. T*ng c c Thu+ ã m!nh d!n
và quy+t tâm *i m i trong vi c áp d ng các ng d ng qu n lý v n b n (QLVB)
vào ho!t $ng qu n lý c a mình: N m 2004- l5n 5u áp d ng ch
QLVB (không ph i trên môi tr 7ng m!ng) thơng qua ó theo dõi

ng trình

0c tình tr!ng


4

x2 lý v n b n, t7 trình: N m 2016 - ti+p t c ,y m!nh QLVB b4ng vi c tri-n
khai ch

ng trình qu n lý v n b n và i u hành, s2 d ng trên máy tính k+t n%i

m!ng internet, i n t2 hóa các thơng tin, d3 li u trong q trình x2 lý cơng vi c
c chuy-n *i cách th c QLVB t9 th cơng

c a c quan. Có th- nói ây là b

b4ng gi;y sang qu n lý trên i n t2, ti+n t i không s2 d ng b n gi;y.
m i ã áp ng

ng d ng

0c các yêu c5u c a Chính ph , có u i-m là ln chuy-n v n

b n nhanh, c5n là có v n b n mà không c5n ph i nh7 +n cán b$ l u tr3. Tuy
nhiên qua th7i gian th"c hi n +n nay ph5n m m ng d ng ó ã b$c l$ nhi u
h!n ch+ trong khi ó cơng tác qu n lý trong giai o!n m i ngày càng a d!ng và
ph c t!p òi hCi ph5n m m ph i có tính linh ho!t, các hình th c x2 lý thông tin
ph i a d!ng và phong phú h n.

Nghiên c u m$t cách có h th%ng v;n

ng d ng CNTT trong cơng

tác QLVB - t9 ó có các gi i pháp nh4m hoàn thi n và nâng cao hi u qu
qu n lý v n b n t!i T*ng c c Thu+ là m$t n$i dung khoa h&c có ý ngh8a thi+t
th"c trong cơng cu$c c i cách hành chính, sD góp ph5n khơng nhC vào vi c
nâng cao hi u qu ho!t $ng qu n lý c a c quan. Xu;t phát t9 nh3ng lý do
nêu trên, h&c viên

ã l"a ch&n

tài: “ NG D NG CÔNG NGH

THÔNG TIN TRONG QU N LÝ V N B N T I T NG C C THU ”
cho lu.n v n th!c sE khoa h&c c a mình.
2. Tình hình nghiên c,u liên quan )#n ) tài lu*n v+n
ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n nói chung ã
khá nhi u = các c quan Nhà n

c khác nhau.

0c nghiên c u

ng d ng CNTT ngày càng tr=

thành nhu c5u t;t y+u trong vi c góp ph5n gi i phóng s c l"c, trí tu c a con
ng 7i, thúc ,y cơng nghi p hóa, hi n !i hóa ;t n
tài nghiên c u khoa h&c v

ng d ng CNTT. Tuy nhiên, nh3ng

t.p trung ch y+u vào y+u t% qu n lý nhà n
công tác v n th nói chung.

c.Vì v.y, có r;t nhi u
tài này

c hay ng d ng CNTT trong


5

Lu.n v n Th!c sE c a tác gi T! Tuy+t Nhung (2015)"

ng d ng công

ngh thông tin trong qu n lý v n b n +n t!i V n phịng Chính ph ", Lu.n
v n Th!c sE Qu n lý cơng, H&c vi n Hành chính. Tác gi có cái nhìn t*ng
quát v v n b n, qu n lý v n b n và

xu;t m$t s% gi i pháp nâng cao hi u

qu qu n lý v n b n +n t!i V n phịng Chính ph .
Lu.n v n Th!c sE c a tác gi D

ng Th Hoa (2017) “Qu n lý nhà n

%i v i ho!t $ng v n th , l u tr3 t!i V n phòng T*ng c c Thu+ trung
Lu.n v n Th!c sE Qu n lý cơng, H&c vi n Hành chính. Tác gi

0c c s= khoa h&c v công tác v n th l u tr3,

c

ng”,

ã h th%ng hóa

xu;t m$t s% gi i pháp

nh4m ,y m!nh công tác v n th , l u tr3 = V n phòng T*ng c c Thu+.
"Cách m!ng công nghi p 4.0 v i s" chuy-n *i các hình th c t* ch c
gi i quy+t v n b n trong c quan nhà n
Vân, H&c vi n Hành chính Qu%c gia,

c" c a PGS.TS. Nguy#n Th Thu
ng trên T!p chí Khoa h&c N$i v

tháng 12/2017.
KF y+u t&a àm khoa h&c "Cách m!ng công nghi p 4.0 và nh3ng tác
$ng +n công tác v n th , l u tr3" tháng 5/2018 c a C c V n th và L u tr3
nhà n

c, B$ N$i v ;
Các báo cáo hàng n m do B$ Thông tin và Truy n thông công b%: Báo

cáo ánh giá m c $ ng d ng CNTT c a các B$, c quan ngang B$, c quan
thu$c Chính ph và các t?nh, thành ph% tr"c thu$c Trung
cáo t*ng k+t th"c hi n Quy+t
t

ng hàng n m; Báo

nh s% 1605/Q -TTg ngày 27/8/2010 c a Th

ng Chính ph phê duy t Ch

ng trình qu%c gia v

thơng tin trong ho!t $ng c a c quan nhà n

ng d ng công ngh

c giai o!n 2011-2015; Báo cáo

t*ng k+t 10 n m th"c hi n Lu.t cơng ngh thơng tin;
Ngồi ra lu.n v n c>ng s2 d ng và k+ th9a m$t s% k+t qu nghiên c u,
chuyên

khoa h&c, bài vi+t liên quan +n ng d ng CNTT và xây d"ng

Chính ph

i n t2 trong th7i gian qua.


6

Cho +n th7i i-m hi n t!i ch a có cơng trình hay
c u ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n theo

Chính ph

nh h

tài nào nghiên
ng v xây d"ng

i n t2 t!i T*ng c c Thu+, n+u có ch? là nh3ng ý ki+n

xu;t ng

d ng CNTT trong qu n lý v n b n - hồn thi n trong cơng tác này mà thơi.
Các cơng trình khoa h&c nêu trên ã

c.p m$t cách tr"c ti+p ho6c

gián ti+p +n nh3ng gi i pháp hoàn thi n nâng cao ch;t l 0ng vi c ng d ng
CNTT = nh3ng l8nh v"c, %i t 0ng, ph!m vi nghiên c u khác nhau.

ây là

ngukh o nghiên c u - vi+t lu.n v n cao h&c cho mình. Tuy nhiên, c>ng c5n
th;y r4ng, cho +n nay ch a m$t cơng trình hay
nào i sâu nghiên c u m$t cách c th- v
b n t!i T*ng c c Thu+, thì
v i các

tài nghiên c u khoa h&c

ng d ng CNTT trong qu n lý v n

tài này l"a ch&n nghiên c u là khơng trùng l6p

tài khác.

3. M-c )ích và nhi&m v- c.a lu*n v+n
a) M c ích
Lu.n v n nghiên c u nh4m làm rõ c s= khoa h&c v qu n lý v n b n
và th"c ti#n vi c ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n t!i T*ng c c Thu+.
T9 ó,

xu;t gi i pháp - vi c ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý

v n b n t!i T*ng c c Thu+ ngày càng hi u qu , ch;t l 0ng h n, an toàn h n,
h!n ch+ v n b n gi;y.
b) Nhi m v
- H th%ng hóa các c s= lý lu.n liên quan +n qu n lý v n b n, ng
d ng CNTT trong ho!t $ng c a các c quan hành chính nhà n

c, tình hình

ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n c a m$t s% B$, ngành và rút ra bài h&c
kinh nghi m.
- Phân tích th"c tr!ng ng d ng CNTT trong công tác qu n lý v n b n
t!i T*ng c c Thu+ t9 n m 2014 +n nay - ánh giá th"c tr!ng, nh.n di n m6t
ã !t

0c, ch a !t

0c, tìm ra nguyên nhân úc k+t bài h&c kinh nghi m.


7

- Nghiên c u

a ra gi i pháp nh4m góp ph5n nâng cao hi u qu c a

vi c ng d ng CNTT trong QLVB t!i T*ng c c Thu+.
4.

i t /ng và ph0m vi nghiên c,u c.a lu*n v+n

a) %i t 0ng nghiên c u
ng d ng CNTT trong qu n lý v n b n t!i T*ng c c Thu+ .
b) Ph!m vi nghiên c u
Lu.n v n t.p trung nghiên c u ho!t $ng ng d ng Công ngh thông
tin trong qu n lý v n b n t!i T*ng c c Thu+.
V th7i gian: t9 n m 2014, T*ng c c Thu+ ã ng d ng ph5n m m qu n
lý v n b n. +n n m 2018, d"a trên

án tin h&c hóa qu n lý hành chính c a B$

0c tri-n khai ph5n m m m i. Trong lu.n v n

Tài chính thì T*ng c c Thu+ ã

này, tác gi ch? nghiên c u th"c tr!ng tri-n khai ph5n m m H th%ng qu n lý v n
b n t!i T*ng c c Thu+ t9 n m 2014 +n nay (Tháng 8/2019).

5. Ph ơng pháp lu*n và ph ơng pháp nghiên c,u c.a lu*n v+n
a) Ph

ng pháp lu.n

tài này

0c nghiên c u d"a trên nh3ng quan i-m c b n c a ch

ngh8a Mác - Lênin và t t =ng H< Chí Minh v ti+p c.n xã h$i, h th%ng
nh3ng ch tr

ng, quan i-m c a

ng, Nhà n

ng d ng CNTT, xây d"ng Chính ph

c ta trong vi c ,y m!nh

i n t2 và m%i quan h ch6t chD v i

ng d ng CNTT trong ho!t $ng c a c quan hành chính Nhà n
h

ng t i phát tri-n Chính ph
b) Ph

c nh4m

i n t2.

ng pháp nghiên c u

Trong quá trình nghiên c u, cùng v i vi c v.n d ng các ph

ng pháp

lu.n nghiên c u khoa h&c nh duy v.t l ch s2, duy v.t bi n ch ng, lu.n v n
còn v.n d ng m$t s% ph

ng pháp nghiên c u sau:

- Ph

ng pháp thu th.p kh o sát th"c t+;

- Ph

ng pháp th%ng kê, so sánh;

- Ph

ng pháp phân tích t*ng h0p, ánh giá;

- Ph

ng pháp t*ng k+t th"c ti#n.

8

6. Ý ngh2a lý lu*n và th3c ti n c.a lu*n v+n
a) V m6t lý lu.n
H th%ng hóa c s= lý lu.n v v n b n, qu n lý v n b n, CNTT và
ng d ng CNTT.
b) V m6t th"c ti#n
Trên c s= nghiên c u th"c ti#n v công tác ng d ng công ngh thông
tin trong qu n lý v n b n t!i T*ng c c Thu+ t9 2014 +n nay -

a ra các

ki+n ngh , gi i pháp góp ph5n nâng cao cơng tác qu n lý v n b n t!i T*ng c c
Thu+ trong th7i gian t i.
7. K#t c4u c4u lu*n v+n
Ngoài ph5n m= 5u, k+t lu.n, danh m c tài li u tham kh o, lu.n v n
g
ng nh sau:

Ch ơng 1. C s= khoa h&c v

ng d ng công ngh thông tin trong

qu n lý v n b n t!i các c quan hành chính nhà n

c.

Ch ơng 2. Th"c tr!ng ng d ng công ngh thông tin trong qu n lý v n
b n t!i T*ng c c Thu+.

Ch ơng 3. M$t s% gi i pháp nâng cao hi u qu
thông tin trong qu n lý v n b n t!i T*ng c c Thu+.

ng d ng công ngh


9

N I DUNG
Ch ơng 1
CƠ S' KHOA H C V

NG D NG CÔNG NGH

THÔNG TIN TRONG QU N LÝ V N B N T I CÁC CƠ QUAN
HÀNH CHÍNH NHÀ NƯ5C
1.1. Khái quát chung v qu n lý v+n b n
1.1.1. Khái ni m v n b n
V n b n là %i t 0ng nghiên c u c a nhi u ngành khoa h&c. TuG theo
t9ng góc $ nghiên c u mà các ngành ó có nh3ng
t9 này. D

i góc $ ngơn ng3 h&c thì

nói & d ng vi t c a ho t

nh ngh8a “V n b n là s n ph'm l i

ng giao ti p mang tính hồn ch nh v hình th c,

tr n v(n v n i dung nh)m

t t i m t ho*c m t s giao ti p nào ó ”. D

góc $ v n b n h&c, v n b n

i

0c hi-u theo ngh8a r$ng nh;t: V n b n là v t

mang tin ư c ghi b)ng ký hi u ngơn ng nh t
h&c thì v n b n

nh ngh8a khác nhau v

i góc $ hành chính

nh. D

0c gi i thích theo ngh8a hHp h n: Khái ni m dùng " ch

cơng v n, gi y t hình thành trong ho t
ngh8a này thì các ch? th , quy+t

nh, ch

ng c a các cơ quan, t$ ch c. V i
ng trình, báo cáo, thơng báo...

hình thành trong ho!t $ng hàng ngày c a các c quan, t* ch c

u

0c

0c g&i

là v n b n.
V n b n i n t2 là m$t trong nh3ng ph
r$ng rãi trong th7i !i ngày nay. Theo quy
CP v
n

ng ti n ghi tin

nh t!i Ngh

0c s2 d ng

nh s% 64/2007/N -

ng d ng công ngh thông tin (CNTT) trong ho!t $ng qu n lý nhà

c, “V n b n i n t ” là v n b n

0c th- hi n d

i d!ng thông i p d3

li u. Nh v.y, v i tính ch;t là m$t lo!i hình v n b n, v n b n i n t2 tr

h+t c>ng ph i

m b o yêu c5u *n

thông tin cho nhi u %i t 0ng.

nh, th%ng nh;t, c%

c

nh và truy n !t

i-m khác bi t gi3a v n b n b n i n t2 v i


10

v n b n gi;y và các lo!i hình v n b n khác chính = kE thu.t ghi tin, l u tr3 và
truy n tin. Các công o!n này
d"a trên công ngh

0c th"c hi n b4ng các ph

ng ti n ho!t $ng

i n, i n t2, kE thu.t s%, t9 tính, truy n dIn khơng dây,

quang h&c, i n t9 và các cơng ngh tích h0p.
1.1.2. Khái ni m qu n lý v n b n
Qu n lý là s" tác $ng có t* ch c, có

nh h

ng c a ch th- qu n lý

lên %i t 0ng và khách th- qu n lý nh4m s2 d ng có hi u qu nh;t các ngul"c, các th7i c c a t* ch c - !t m c tiêu 6t ra trong i u ki n môi tr 7ng
luôn bi+n $ng.
Qu n lý v n b n là l8nh v"c ho!t $ng

m b o v n b n và t* ch c công

vi c v i v n b n c a ho!t $ng trong c quan, t* ch c bao gv n b n chính th c ã ban hành và v n b n ang trong giai o!n d" th o.
Chu chuy-n v n b n là

7ng i c a v n b n trong h th%ng t9 th7i

0c t!o l.p hay ti+p nh.n v n b n i n t2 +n vi c th"c thi và g2i v n

i-m

b n tr l7i, t c là tồn b$ vịng 7i c a các lo!i v n b n khác nhau trong t*
ch c +n khi chuy-n vào l u tr3 hay h y.
T* ch c qu n lý và gi i quy+t v n b n là th"c hi n nh3ng công vi c c
th-, khoa h&c - qu n lý ch6t chD và gi i quy+t k p th7i nh3ng v n b n hình
thành trong quá trình ho!t $ng c a c quan, tìm v n b n

0c nhanh chóng, thu.n ti n. B=i v.y, công tác qu n lý v n b n

nói riêng và cơng tác v n th

u có vai trò quan tr&ng trong m@i c quan,

nv.
Qu n lý v n b n là áp d ng các bi n pháp nghi p v nh)m giúp cho cơ
quan, doanh nghi p và th trư&ng cơ quan, lãnh

o doanh nghi p n m ư c

thành ph n, n i dung và tình hình ti p nh n, chuy"n giao nhanh chóng, k p th i,
m b o an tồn v n b n hình thành trong ho t
ch c, doanh nghi p.

ng hàng ngày c a cơ quan, t$


11

Công tác qu n lý v n b n

0c xác

nh là m$t m6t ho!t $ng c a công

tác v n th nói chung. Trong các c quan, t* ch c, công tác qu n lý v n b n
0c và là n$i dung quan tr&ng trong công tác v n th , chi+m

không th- thi+u

m$t ph5n r;t l n trong n$i dung ho!t $ng c a c quan, t* ch c. Nh v.y,
công tác qu n lý v n b n gJn li n v i ho!t $ng c a các c quan,
nh m$t b$ ph.n ho!t $ng qu n lý nhà n
l 0ng qu n lý nhà n

0c xem

c, có nh h =ng tr"c ti+p +n ch;t

c.
0c t
Trong giai o!n hi n nay, V n b n

th c là v n b n gi;y và v n b n i n t2. Do v.y, các c quan

i hai hình
n v ph i có

ng ti n, nghi p v kE thu.t - qu n lý trên c v n b n gi;y và v n

các ph

b n i n t2.
các c quan nhà n

c vi c qu n lý v n b n gi;y

theo quy

nh c a nhà n

V nb n

0c ki-m soát và qu n lý ngay t9 th7i i-m

0c th"c hi n

c và quy tJc c th- v các thao tác nghi p v .
0c chuy-n +n c

quan. Khi làm vi c v i v n b n c5n th"c hi n m$t s% thao tác chung mà
không ph thu$c vào n$i dung v n b n nh : nh.n, chuy-n,
+n b$ ph.n ch c n ng, ki-m tra vi c th"c hi n,
c

i u ó cho phép

c quan nhà n

m b o theo dõi

ng ký, chuy-n

a ra ch? dIn tra c u. T;t

7ng i c a b;t kG v n b n nào +n

c, vì khơng m$t v n b n

ng ký nào có th- bi+n m;t mà

khơng có d;u v+t.
- Cơng tác qu n lý v n b n trong c quan bao g+ Qu n lý v n b n i;
+ Qu n lý v n b n +n;
+ Qu n lý các v n b n ang d" th o;
+ L.p h< s công vi c;
+ L u tr3 v n b n;
+ Chu trình qu n lý v n b n.


12

Qu n lý v n b n i n t2 là th"c hi n nh3ng n$i dung qu n lý v n b n
ã trình bày = trên nh ng không ph i là %i v i v n b n gi;y truy n th%ng mà
là qu n lý v n b n = d!ng s%, qua m!ng tin h&c và các thao tác nghi p v
qu n lý v n b n

0c th"c hi n t" $ng.

- H th%ng qu n lý v n b n i n t2 g+ L u gi3 các thu$c tính c a v n b n
+ L u gi3 v n b n trong các t p d3 li u và b o qu n 6c bi t.
+

ng ký v n b n

+ Nâng cao kh n ng tác nghi p và rút ngJn th7i gian chu chuy-n

v n b n.
+ L u chuy-n không ng9ng v n b n;
+ H th%ng tìm ki+m v n b n hi u qu ;
+ H th%ng ánh giá, ki-m tra, cho phép ki-m sốt chu chuy-n v n b n.
Khi nói +n vi c t" $ng hố cơng tác v n th t c là nói +n các cơng
ngh x2 lý v n b n t9 vi c so!n th o +n h th%ng qu n lý vi c chuy-n v n
b n và qu n lý h th%ng c s= d3 li u. T9 ó có r;t nhi u s n ph,m ch

ng

trình nh h th%ng qu n lý v n b n, hay úng h n là các t p d3 li u trên máy
tính, các ch

ng trình so!n th o v n b n, l.p b ng, vD, < th v.v…

- Qu n lý v n b n ph i tuân th các nguyên tJc sau:
+ Nh4m m c ích qu n lý t.p trung th%ng nh;t m&i công vi c trong c
quan,

n v t;t c m&i v n b n i và +n b4ng các con

0c chuy-n qua b$ ph.n v n th

-

7ng khác nhau

u ph i

ng ký vào s*, sao l u và làm các th t c

c5n thi+t khác.
+ G2i v n b n gi3a các c;p, các ngành trong b$ máy Nhà n

c ph i

theo úng h th%ng t* ch c. V n b n c a c quan c;p trên g2i xu%ng c;p d
tr"c ti+p và v n b n c a c quan c;p d

i

i g2i cho c quan c;p trên tr"c ti+p,

không g2i v n b n v 0t c;p, tr9 các tr 7ng h0p 6c bi t.


13

+ Vi c ti+p nh.n và g2i v n b n có nh3ng v;n
Nhà n

bí m.t c a c quan

c thì ph i th"c hi n theo úng ch+ $ gi3 gìn bí m.t Nhà n

c.

Qu n lý v n b n là cơng vi c mang tính khoa h&c, yêu c5u nhà qu n lý
ph i bi+t v.n d ng quy

nh trong công tác v n th

qu n lý phù h0p tùy i u ki n và ph

- xây d"ng quy trình

ng ti n qu n lý. Qu n lý v n b n tài

li u gi;y ã khó kh n và ph c t!p b=i s% l 0ng l n song qu n lý v n b n i n
t2 l!i càng khó h n r;t nhi u do tài li u, d3 li u i n t2 giai o!n g5n ây
m i hình thành, vi c qu n lý l u tr3 còn ang lúng túng, c s= pháp lý c a
VB T d 7ng nh m i ang = giai o!n t!m th7i, trong th7i gian t i qua quá
trình v.n hành c5n s2a *i - phù h0p v i th"c t+.
1.1.3. Yêu c u trong công tác qu n lý v n b n
Trong quá trình th"c hi n các n$i dung cơng vi c, vi c qu n lý v n
b n +n c>ng nh v n b n i = các c quan ph i b o
d

m các yêu c5u

i ây:
- Nhanh chóng:
Quá trình gi i quy+t cơng vi c c a c quan ph thu$c nhi u vào vi c

xây d"ng v n b n và t* ch c qu n lý, gi i quy+t v n b n. Do ó, xây d"ng
v n b n nhanh chóng, gi i quy+t nhanh chóng m&i cơng vi c c a c quan.
Gi i quy+t v n b n ch.m sD làm gi m ti+n $ gi i quy+t công vi c c a m&i c
quan, gi m ý ngh8a c a s" vi c

0c

c.p trong v n b n.
kém ti n c a, công s c và th7i gian c a các c quan.
- Chính xác: ây là m$t yêu c5u quan tr&ng %i v i công tác v n th nói
chung, vi c qu n lý v n b n nói riêng.
Chính xác v n i dung c a v n b n:
+ N$i dung v n b n ph i tuy t %i chính xác v m6t pháp lý, t c là ph i
phù h0p v i Hi+n pháp, pháp lu.t và các v n b n quy
nhà n

c c;p trên;

nh c a các c quan


14

+ DIn ch ng ho6c trích dIn = v n b n ph i hồn tồn chính xác, phù
h0p v i th"c t+, không thêm b t, b a 6t, không che d;u s" th.t …
+ S% li u ph i 5y

, ch ng c ph i rõ ràng.

Chính xác v m*t th" th c v n b n:
+ V n b n ban hành ph i có 5y

các thành ph5n do Nhà n

nh: Qu%c hi u; Tác gi ; S%; Ký hi u v n b n;

c quy

a danh, ngày tháng n m ban

hành; Tên lo!i trích y+u n$i dung v n b n; N$i dung; th- th c, kE thu.t, ch3
ký, con d;u c a c quan; N i nh.n v n b n. các y+u t% thông tin nêu trên ph i
0c trình bày úng v trí, phơng ch3, cK ch3, ki-u ch3;
+ MIu trình bày ph i úng tiêu chu,n Nhà n

c ban hành.

Chính xác v khâu k thu t nghi p v :
+ Yêu c5u chính xác ph i
c các khâu nghi p v nh

0c quán tri t m$t cách 5y

ánh máy v n b n,

trong t;t

ng ký v n b n, chuy-n

giao v n b n.
+ u c5u chính xác cịn ph i
các ch+ $ quy

nh c a Nhà n

0c th- hi n trong th"c hi n úng v i

c v công tác v n th .

- Bí m t:
Trong n$i dung v n b n +n, v n b n i c a c quan có nhi u v;n
thu$c ph!m vi bí m.t c a c quan, c a Nhà n

c. Vì v.y, t9 vi c xây d"ng

v n b n và t* ch c qu n lý, gi i quy+t v n b n, b% trí phịng làm vi c c a cán
+n vi c l"a ch&n cán b$ v n th c a c quan

b$ v n th
úng quy

nh v b o v bí m.t Nhà n

- Hi n

u ph i b o

m

c

i:

Vi c th"c hi n nh3ng n$i dung c th- c a công tác v n th gJn li n v i
vi c s2 d ng các ph

ng ti n và kE thu.t v n phòng hi n !i. Vì v.y, u c5u

hi n !i hóa cơng tác v n th
cho công tác qu n lý nhà n

ã tr= thành m$t trong nh3ng ti n

mb o

c nói chung và c a m@i c quan nói riêng và có


15

n ng su;t, ch;t l 0ng cao. Hi n !i hóa cơng tác v n th , t ng c 7ng công tác
qu n lý v n b n ngày nay tuy ã tr= thành m$t nhu c5u c;p bách, nh ng ph i
c, phù h0p v i trình $ khoa h&c công ngh chung c a ;t

ti+n hành t9ng b
n

c c>ng nh

i u ki n c th- c a m@i c quan. C5n tránh nh3ng t t =ng

b o th , l!c h.u, coi th 7ng vi c áp d ng các ph

ng ti n hi n !i, các phát

minh sáng ch+ có liên quan +n vi c nâng cao hi u qu c a công tác v n th .
1.1.4. N i dung qu n lý v n b n
0c quy

Công tác qu n lý v n b n

nh th"c hi n th%ng nh;t t!i Ngh

nh s% 110/2004/N -CP ngày 08 tháng 4 n m 2004 c a Chính ph v cơng
tác v n th , Ngh

nh s% 09/2010/N -CP ngày 08 tháng 02 n m 2010 c a

Chính ph s2a *i, b* sung m$t s% i u c a công tác v n th và Thông t s%
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 n m 2012 c a B$ N$i v h

ng dIn qu n

lý v n b n, l.p h< s và n$p h< s , tài li u vào L u tr3 c quan.
1.1.4.1. Qu n lý v n b n
V nb n

n

n là t t c các lo i v n b n, bao g m v n b n quy ph m

pháp lu t, v n b n hành chính và v n b n chuyên ngành (k" c b n Fax,
v n b n ư c chuy"n qua m ng, v n b n m t) và ơn, thư g i

n cơ quan,

t$ ch c.
Qu n lý v n b n +n th"c hi n theo nguyên tJc và trình t" nh;t
B

nh:

c 1: Ti+p nh.n v n b n +n

a) Ti p nh n v n b n

n:

- Khi ti+p nh.n v n b n +n t9 m&i ngul 0ng bì, %i chi+u v i n i g2i tr
- %i v i v n b n +n

c khi nh.n và ký nh.n.
0c chuy-n phát qua máy Fax ho6c qua m!ng,

V n th ph i ki-m tra s% l 0ng v n b n, s% l 0ng trang c a m@i v n b n.
b) Phân lo!i s b$, bóc bì v n b n +n:
+ Lo!i ph i bóc bì: các bì v n b n +n g2i cho c quan, t* ch c;