bải giảng môn QUẢN TRỊ dự án của trường FPT (12 chương) chương 6 sử DỤNG NGUỒN lực

6
Sử dụng nguồn lực


Các khái niệm
Chú ý đến các ràng buộc về nguồn lực khi lập sơ
đồ mạng
Hoạch định yêu cầu nguồn lực cho dự án
Cân đối việc sử dụng nguồn lực trong khung thời
gian của dự án
Xác định lịch trình dự án ngắn nhất trong sự giới
hạn các nguồn lực sẵn có


Kết quả học tập
Tạo sơ đồ mạng có kể đến các ràng buộc về
nguồn lực
Chuẩn bị một bản hoạch định yêu cầu nguồn lực
Giải thích khái niệm cân đối nguồn lực
Thảo luận về việc lập lịch trình trong sự giới hạn
nguồn lực


Vùng kiến thức Quản trị dự án từ PMBOK® Guide

Quản trị nhân lực trong dự án


Lập kế hoạch trong sự ràng buộc về kỹ
thuật
Quan hệ tiếp nối – được thực hiện theo chuỗi

HÌNH 6.1 Chuỗi các hoạt động với ràng buộc mang tính kỹ thuật

Xây móng

Dựng khung

Lắp mái


Lập kế hoạch với nguồn lực hạn chế
Nguồn lực hiện có cho phép thực hiện đồng thời
các nhiệm vụ

Tính sẵn có của các nguồn lực hạn chế đã ràng
buộc dự án


Lập kế hoạch yêu cầu nguồn lực
Thể hiện việc sử dụng nguồn lực dự kiến theo
từng giai đoạn
Xác định số lượng và loại nguồn lực cần để thực
hiện từng hoạt động
Hình 6.3 Yêu cầu nguồn lực dự kiến cho Dự án Nghiên cứu Thị trường khách hàng

TÊN

CÔNG VIỆC

Susan

1, 2, 3, 4, 8

40

0 đến 40

Steve

5, 6, 9

8

38 đến 53

Andy

7, 10

17

38 đến 55

11, 12, 13

25

103 đến 128

90

0 đến 128

Jim

SỐ NGÀY LÀM VIỆC

KHOẢNG THỜI GIAN


Ví dụ Dự án sơn: Yêu cầu nguồn lực


Cân đối nguồn lực
Giảm thiểu biến động về yêu cầu nguồn lực
Nguồn lực được sử dụng một cách đồng đều nhất có
thể
Cố gắng duy trì tiến độ dự án trong thời gian u cầu
Trì hỗn việc bắt đầu các hoạt động không nằm trên
đường găng
Sử dụng thời gian dự trữ dương
Các hệ thống thông tin quản trị dự án hỗ trợ
Nếu việc trì hỗn vượt q thời gian dự trữ và các cơng
việc bị trì hỗn nằm trên đường găng thì dự án sẽ bị
chậm tiến độ


Lập lịch trình trong điều kiện các nguồn
lực bị hạn chế
Lập lịch trình ngắn nhất
Khơng vượt q các nguồn lực cố định sẵn có

Kéo dài thời gian hồn thành dự án nếu cần thiết
Đặt ưu tiên hàng đầu cho những hoạt động có thời gian
dự trữ ngắn nhất
Trì hỗn các hoạt động có độ ưu tiên thấp hơn


Ví dụ về Dự án Sơn: Nguồn lực hạn chế
Giới hạn là hai thợ sơn


Ví dụ Dự án sơn: Phân bổ nguồn lực
lần đầu
“Các phịng tầng 1” có thời gian dự trữ bằng 0
Các nhiệm vụ khác được hỗn lại
Hình 6.11: Phân bổ các nguồn lực lần đầu


Ví dụ Dự án Sơn : Phân bổ nguồn lực
lần thứ hai
Bắt đầu sơn “Cầu thang & Đại sảnh” và “Phòng ngủ”
Cần hướng tới giới hạn tại các ngày 13 hoặc 14
Hình 6.12: Phân bổ nguồn lực lần thứ hai


Ví dụ Dự án Sơn: Phân bổ nguồn lực
lần thứ ba
Hỗn sơn “Phịng tắm” sang các ngày 15 và 16
Dự án bị lùi lại 4 ngày
Hình 6.13: Phân bổ lại nguồn lực lần thứ 3

Yêu cầu nguồn lực cho dự án Phát triển
hệ thống thông tin
Năm nguồn lực cần thiết cơ bản
 Con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu, và tài
nguyên mạng

Đánh giá nguồn lực càng chính xác, dự án càng có
khả năng được hoàn thành đúng hạn
Vấn đề phổ biến nhất – Phân bổ quá mức
 Nguồn lực được sử dụng cho nhiều hoạt động đồng thời
 Xung đột dẫn tới sự kéo dài thời gian


Hệ thống thông tin quản trị dự án
Giải quyết các vấn đề về nguồn lực trong dự án
Tạo và duy trì danh sách các nguồn lực
Lưu trữ tính sẵn có, tỷ lệ, và chi phí của các nguồn lực
Phân bổ nguồn lực và tính tốn chi phí
Xác định trên lịch thời gian mà nguồn lực sẵn có
Giải quyết việc phân bổ nguồn lực quá mức để đưa ra
giải pháp tốt nhất


Các yếu tố thành cơng chủ chốt
Nguồn lực có thể ràng buộc tiến độ dự án vì có thể có sự hạn
chế về số lượng các loại nguồn lực sẵn có cho việc thực hiện các
hoạt động của dự án
Việc ước tính chủng loại và số lượng các nguồn lực cần để thực
hiện từng hoạt động là cần thiết

Nếu các nguồn lực cần thiết khơng sẵn có, cần phải trì hỗn một
số hoạt động cho đến khi có đủ nguồn lực để thực hiện các hoạt
động
Cân đối nguồn lực, hay dàn xếp nguồn lực, là phương pháp lập
lịch trình nhằm giảm thiểu các biến động trong yêu cầu nguồn lực.
Nó cân đối các nguồn lực để chúng được sử dụng một cách đồng
đều nhất có thể mà khơng làm chậm tiến độ dự án
Lập lịch trình khi có sự giới hạn nguồn lực là phương pháp lập
lịch trình ngắn nhất khi số lượng các nguồn lực là cố định. Thời gian
hồn thành dự án có thể được kéo dài nếu cần thiết


Tổng kết bài học
Việc xem xét nguồn lực thêm vào một khía cạnh khác cho việc lập
kế hoạch và lịch trình; nguồn lực có thể ràng buộc dự án
Nguồn lực có thể bao gồm con người, vật liệu, thiết bị, công cụ,
phương tiện, và các thành phần quan trọng khác của dự án
Bản hoạch định yêu cầu nguồn lực cho thấy việc sử dụng dự kiến
của các nguồn lực theo các giai đoạn trong suốt thời gian của dự án
Cân đối nguồn lực, hay dàn xếp nguồn lực, là phương pháp lập lịch
trình nhằm giảm thiểu biến động về yêu cầu nguồn lực khi thời gian
hoàn thành dự án là cố định
Lập lịch trình khi có sự hạn chế về nguồn lực là phương pháp lập
lịch trình ngắn nhất khi số lượng nguồn lực sẵn có là cố định. Điều
này có thể làm kéo dài thời gian thực hiện dự án để duy trì các
nguồn lực ở trong giới hạn