Báo cáo Khoa học ĐỘC QUYỀN (Word): Xây dựng hệ thống quản lý đào tạo sử dụng giải pháp OpenERP

BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH

BÁO CÁO ĐỀ TÀI
NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
“XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO
SỬ DỤNG GIẢI PHÁP OpenERP.”

Mã số: IUH.KTT 14/15 HĐ-ĐHCN-KHCN

Đơn vị chủ trì đề tài/dự án: Khoa Cơng Nghệ Thông Tin
Chủ nhiệm đề tài/dự án:

ThS. Nguyễn Thị Phi Loan

Người thực hiện chuyên đề (Họ tên và chữ ký)

TP Hồ Chí Minh – 2016


DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 1 quy trình giáo vụ khoa xử lý yêu cầu học vụ của sinh viên ................... 14
Bảng 2 bảng hệ số quy đồi các loại tiết............................................................... 17
Bảng 3 bảng hệ số miễn giảm ............................................................................. 17
Bảng 4 mô tả các yêu cầu học vụ của sinh viên .................................................. 29
Bảng 5 bảng phân tích gap giữa hệ thống và các chức năng của odoo............... 44
Bảng 6 cấu trúc bảng account_analytic_account ................................................ 47
Bảng 7 cấu trúc bảng project.project................................................................... 47
Bảng 8 cấu trúc bảng res_partner ........................................................................ 51
Bảng 9 cấu trúc bảng res_user ............................................................................ 52
Bảng 10 cấu trúc bảng hr_employee ................................................................... 53

Bảng 11 cấu trúc bảng resource_resource........................................................... 54
Bảng 12 các chức năng chính của các module.................................................... 57
Bảng 13 cấu trúc folder của module fm_core ..................................................... 57
Bảng 14 cấu trúc của bảng fm_course ................................................................ 58
Bảng 15 cấu trúc của bảng fm_department ......................................................... 59
Bảng 16 các trường được dùng trong bảng res_partner ..................................... 59
Bảng 17 cấu trúc của bảng fm_teacher ............................................................... 60
Bảng 18 cấu trúc của bảng fm_student ............................................................... 61
Bảng 19 cấu trúc bảng fm_admission_class ....................................................... 62
Bảng 20 cấu trúc bảng fm_major_class .............................................................. 62
Bảng 21cấu trúc bảng fm_theory_class .............................................................. 63
Bảng 22 cấu trúc bảng fm_practical_class .......................................................... 64
Bảng 23 cấu trúc bảng chuẩn đầu ra cấp 1 .......................................................... 66
Bảng 24 cấu trúc bảng chuẩn đầu ra cấp 2 .......................................................... 66
Bảng 25 cấu trúc bảng chuẩn đầu ra cấp 3 .......................................................... 67
Bảng 26 cấu trúc của bảng curriculum ................................................................ 67
Bảng 27 cấu trúc bảng projecttype ...................................................................... 68
2


Bảng 28 cấu trúc bảng subject ............................................................................ 69
Bảng 29 cấu trúc bảng subjectoutcome ............................................................... 70
Bảng 30 cấu trúc bảng subject_learningoutcome ............................................... 70
Bảng 31 cấu trúc bảng subjecttextbook .............................................................. 71
Bảng 32 cấu trúc bảng subjectchapter ................................................................. 73
Bảng 33 cấu trúc bảng education_teacher ........................................................... 84
Bảng 34 cấu trúc bảng experience_teacher ......................................................... 85
Bảng 35 cấu trúc bảng project_teacher ............................................................... 86
Bảng 36 cấu trúc bảng project_teacher ............................................................... 86
Bảng 37 phân loại dự án ...................................................................................... 88

Bảng 38 cấu trúc bảng fmproject ........................................................................ 89
Bảng 39 chi tiết kế thừa của các bảng trong module fm_assignment_registration
..................................................................................................................... 92
Bảng 40 cấu trúc bảng fm_teacher_request_type ............................................... 93
Bảng 41cấu trúc bảng fm_teacher_request ......................................................... 94

3


DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình 1 Sơ đồ tổ chức khoa CNTT ...................................................................... 11
Hình 2 Lược đồ use case với actor là giáo vụ và sinh viên ................................ 21
Hình 3 Lược đồ use case với actor là giảng viên, tổ trưởng và BCN khoa ........ 22
Hình 4 Mối quan hệ giữa chuẩn đầu ra và mơn học ........................................... 25
Hình 5 Quy trình tra cứu thơng tin đào tạo ......................................................... 26
Hình 6 Quy trình xủ lý yêu cầu học vụ của sinh viên ......................................... 30
Hình 7 Quy trình xử lý yêu cầu học vụ của giảng viên ...................................... 32
Hình 8 Quy trình theo dõi tiến độ thực hiện đồ án của sinh viên ....................... 36
Hình 9 Quy trình phân cơng giảng dạy của tổ trưởng......................................... 38
Hình 10 Kiến trúc của Odoo ............................................................................... 40
Hình 11 Cấu trúc Odoo ....................................................................................... 41
Hình 12 Giao diện của mail.thread được nhúng vào form.................................. 45
Hình 13 Màn hình xác lập cấu hình (configuration) của module project ........... 48
Hình 14 Lược đồ thực thể quan hệ của module Project Odoo 8.0 ...................... 49
Hình 15 Sơ đồ phân loại các đối tác của hệ thống .............................................. 51
Hình 16 Lược đồ thực thể kết hợp giữa các bảng về nhân sự ............................. 54
Hình 17 Thanh thực đơn chính của hệ thống ...................................................... 55
Hình 18 Cấu trúc thư mục của hệ thống FIT ...................................................... 56
Hình 19 Thực đơn Thơng Tin Chung.................................................................. 58
Hình 20 Cấu trúc folder của module fm_core..................................................... 61

Hình 21 Các file py trong folder model của module fm_class_management .... 64
Hình 22 Thực đơn Đào tạo .................................................................................. 65
Hình 23 Quan hệ giữa các chuẩn đầu ra cấp 1, 2 và 3 ........................................ 65
Hình 24 Màn hình ma trận tích hợp giữa chuẩn đầu ra ngành và mơn học ........ 71
Hình 25 Lược đồ quan hệ thực thể phân hệ Đào tạo .......................................... 72
Hình 26 Thực đơn Sinh viên ............................................................................... 73
Hình 27 Cấu trúc bảng RequestType .................................................................. 74
Hình 28 Cấu trúc bảng request ........................................................................... 75
4


Hình 29 Màn hình yêu cầu học vụ của sinh viên ................................................ 76
Hình 30 Đơn xin chấm phúc khảo theo yêu cầu của sinh viên ........................... 77
Hình 31Cấu trúc bảng Assignment ..................................................................... 78
Hình 32 Cấu trúc bảng assignmentSemester....................................................... 79
Hình 33 Cấu trúc bảng Semester ......................................................................... 79
Hình 34 Cấu trúc bảng AssignmentGroup .......................................................... 80
Hình 35 Lược đồ thực thể quan hệ của phân hệ sinh viên .................................. 81
Hình 36 Màn hình đăng ký đồ án tự động thông báo cho sinh viên được mời và
GVHD ......................................................................................................... 82
Hình 37 Màn hình Kanban hiển thị các nhiệm vụ của nhóm.............................. 83
Hình 38 Thực đơn Giảng viên ............................................................................. 83
Hình 39 Lược đồ thực thể kết hợp về thông tin cá nhân của giảng viên ............ 87
Hình 40 Màn hình thơng tin giảng viên ............................................................. 87
Hình 41 Màn hình khai báo dự án mới ............................................................... 89
Hình 42 Màn hình minh họa danh mục các đề tài của một giảng viên .............. 90
Hình 43 Màn hình Thông tin chi tiết đề tài của giảng viên và các đối tượng có
liên quan (Followers) .................................................................................. 90
Hình 44 Màn hình Thơng tin đề tài học kỳ hiện tại với tình trạng đăng ký của
các nhóm sinh viên ...................................................................................... 92

Hình 45 Màn hình yêu cầu học vụ của giảng viên .............................................. 94
Hình 46 Màn hình quản lý cơng việc cá nhân của giảng viên ............................ 95
Hình 47 Màn hình xem và tạo lịch giảng dạy của giảng viên............................. 95
Hình 48 Màn hình list view hiển thị danh mục các yêu cầu học vụ của sinh viên
..................................................................................................................... 96
Hình 49 Màn hình xử lý yêu cầu học vụ của giáo vụ khoa ................................ 97
Hình 50 Màn hình danh sách sinh viên ............................................................... 97
Hình 51 Thực đơn Tổ trưởng .............................................................................. 98
Hình 52 Lược đồ thực thể kết hợp liên quan đến phân công giảng dạy ............. 99
Hình 53 Màn hình phân cơng giảng viên lớp lý thuyết ...................................... 99
Hình 54 Màn hình phân công giảng viên lớp thực hành ................................... 100
5


Hình 55 Màn hình dashboard thống kê số tiết giảng dạy ................................. 100
Hình 56 Màn hình phê duyệt danh mục đề tài của giảng viên trong bộ mơn ... 101
Hình 57 Màn hình phê duyệt danh mục đề tài học kỳ hiện tại của tổ trưởng ... 101
Hình 58 Thực đơn Trưởng khoa ....................................................................... 102
Hình 59 Màn hình dashboard của Trưởng khoa chứa các thống kê chung ...... 103

6


MỤC LỤC
I. ĐẶT VẤN ĐỀ ................................................................................................... 9
II. PHẠM VI ĐỀ TÀI ......................................................................................... 9
III. PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG ..................................................................... 10
III.1. Quy mô tổ chức ........................................................................................................... 10
III.2. Công tác quản lý đào tạo............................................................................................. 11
III.2.1. Chương trình khung ............................................................................................ 12

III.2.2. Danh mục mơn học.............................................................................................. 12
III.3. Mô tả công việc........................................................................................................... 13
III.3.1. Công việc của giáo vụ khoa ................................................................................ 13
III.3.2. Công việc của giảng viên .................................................................................... 14
III.3.3. Công việc của tổ trưởng ...................................................................................... 16
III.3.4. Công việc của ban chủ nhiệm khoa..................................................................... 18
III.4. Đánh giá hiện trạng ..................................................................................................... 18

IV. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG ......................................................................... 19
IV.1. Phân loại người dùng .................................................................................................. 19
IV.2. Quy trình nghiệp vụ .................................................................................................... 23
IV.2.1. Chương trình khung và chuẩn đầu ra của ngành................................................ 23
IV.2.2. Yêu cầu học vụ của sinh viên............................................................................... 27
IV.2.3. Yêu cầu học vụ của giảng viên ............................................................................ 31
IV.2.4. Theo dõi tiến độ thực hiện đồ án tốt nghiệp của sinh viên .................................. 33
IV.2.5. Giai đoạn thực hiện đồ án: .................................................................................. 33
IV.2.6. Phân công giảng dạy của tổ trưởng .................................................................... 37
IV.2.7. Quản lý công tác chuyên môn ............................................................................. 39

V. GIỚI THIỆU ODOO ................................................................................... 39
VI. PHÂN TÍCH GAP GIỮA HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG CỦA ODOO
............................................................................................................................. 41
VI.1. Social Networking module ......................................................................................... 44
VI.2. Project Module ........................................................................................................... 46
VI.3. Human resource module ............................................................................................. 50

VII. THIẾT KẾ HỆ THỐNG ........................................................................... 54
7

VII.1. Cấu trúc chung của hệ thống ..................................................................................... 54
VII.2. Phân hệ Thông Tin Chung ........................................................................................ 58
VII.3. Phân hệ Đào tạo......................................................................................................... 65
VII.3.1. Chuẩn đầu ra ..................................................................................................... 65
VII.3.2. Chương trình khung ........................................................................................... 67
VII.3.3. Môn học.............................................................................................................. 68
VII.4. Phân hệ Sinh viên ...................................................................................................... 73
VII.4.1. Yêu cầu học vụ ................................................................................................... 74
VII.4.2. Đăng ký đồ án tốt nghiệp ................................................................................... 77
VII.4.3. Nhận việc và báo cáo tiến độ thực hiện đồ án ................................................... 82
VII.5. Phân hệ Giảng viên ................................................................................................... 83
VII.5.1. Lý lịch khoa học ................................................................................................. 84
VII.5.2. Cập nhật danh mục đê tài đồ án sinh viên ......................................................... 87
VII.5.3. Duyệt và theo dõi danh mục đề tài trong học kỳ hiện tại................................... 91
VII.5.4. Theo dõi tiến độ thực hiện đồ án của sinh viên.................................................. 92
VII.5.5. Yêu cầu học vụ của giảng viên ........................................................................... 92
VII.5.6. Quản lý lịch giảng dạy ....................................................................................... 94
VII.6. Phân hệ Giáo vụ khoa................................................................................................ 95
VII.6.1. Xử lý yêu cầu học vụ .......................................................................................... 96
VII.6.2. Cập nhật dữ liệu năm học mới ........................................................................... 97
VII.7. Phân hệ Tổ trưởng ..................................................................................................... 98
VII.7.1. Phân công giảng dạy.......................................................................................... 98
VII.7.2. Duyệt danh mục đề tài của giảng viên ............................................................. 101
VII.7.3. Quản lý công việc bộ môn ................................................................................ 102
VII.8. Phân hệ Trưởng khoa .............................................................................................. 102
VII.9. Phân quyền người dùng ........................................................................................... 103

VIII. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ............................................................... 106
VIII.1. Kinh nghiệm triển khai ERP .................................................................................. 106
VIII.1.1. Phía đối tác triển khai .................................................................................... 106

VIII.1.2. Phía đối tác người dùng ................................................................................. 107
VIII.2. Mức độ phù hợp ..................................................................................................... 108
VIII.3. Kiến nghị ................................................................................................................ 108

IX. TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................ 109

8


I. ĐẶT VẤN ĐỀ
Mong muốn cải thiện môi trường sinh hoạt hoc tập giảng dạy và quản lý hiệu quả
các hoạt động đào tạo là một mục tiêu chung của các trường đại học. Việc xây
dựng một hệ thống quản lý tự động hoạt động đào tạo luôn là yêu cầu cấp bách và
hồn tồn có thể khả thi. Nhưng mục tiêu của đề tài này không hướng đến việc
phát triển xây dựng mới hệ thống này, mà muốn thử nghiệm việc triển khai ERP
vào môi trường đại học liệu có khả thi và thực sự mang lại hiệu quả hay khơng?
ERP có cho phép các cá nhân trong cộng đồng trường học tương tác liền mạch
nhau, có cung cấp dịch vụ giáo dục tốt nhất không?
Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp ERP –phần mềm quản lý tổng thể doanh
nghiệp, kết nối mọi nghiệp vụ của doanh nghiệp với nhau để tổ chức điều hành
nhằm khai thác tối đa nguồn lực của doanh nghiệp – trước nay chỉ tập trung vào
các tập đồn cơng ty lớn chun về nghiệp vụ sản xuất, kinh doanh. Ngày nay
ERP thực sự là xu hướng quản trị doanh nghiệp hiện đại, ERP đã chứng tỏ được
thế mạnh của mình và được triển khai rộng khắp, khơng chỉ dừng lại ở các tập
đồn tổ chức lớn mà đã triển khai thành công cho nhiều tổ chức doanh nghiệp vừa
và nhỏ. Cộng đồng ERP mã nguồn mở ra đã mở ra nhiều cơ hội cho các doanh
nghiệp có điều kiện tiếp cận và sử dụng hệ thống này. ERP hiện cũng đã được
triển khai tại một số ít trường học trên thế giới, và chưa thật sự được chú trọng
nhiều đến trong các trường đại học. Riêng tại Việt Nam, một số công ty phần mềm
đã chào hàng một số sản phẩm ERP dành cho trường đại học và cao đẳng như

gERP.Edu của Gsoft, IMC.EDU của phanmemerp.net,… nhưng cũng chưa thực
sự thu hút sự quan tâm của các trường học nói chung và đại học nói riêng
II. PHẠM VI ĐỀ TÀI
Phạm vi của đề tài là chỉ tập trung vào triển khai thử nghiệm ERP vào việc quản
lý các hoạt động đào tạo của khoa CNTT. Vì khoa CNTT một đơn vị trong guồng
máy chung của một trường có quy mơ tương đối lớn, nên mọi hoạt động của khoa
9


đều gắn liền với mọi hoạt động chung của toàn trường. Hệ thống đào tạo
Education của trường đã được sử dụng khá hiệu quả nhiều năm qua, nên đề tài sẽ
không triển khai chức năng quản lý đào tạo đã có mà sẽ kế thừa kết quả từ hệ
thống này như dữ liệu đầu vào cho nghiệp vụ quản lý hoạt động đào tạo nội bộ tại
khoa.
Chính thuận lợi là có sẵn một hệ thống quản lý đào tạo chung của toàn trường này
cũng là bất lợi lớn cho việc triển khai ERP vào quản lý hoạt động đào tạo của
khoa. Hệ thống thử nghiệm này bị phụ thuộc khá nhiều vào hệ thống chung.
Mục tiêu chính của đề tài là thử nghiệm và đánh giá việc triển khai ERP vào công
tác quản lý hoạt động đào tạo tại khoa. Việc triển khai này không chỉ đơn thuần
là cài đặt, tùy biến các module của ERP, mà cần đánh giá quy trình họat động và
đề xuất chuẩn hóa quy trình nếu cần.
III. PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
III.1. Quy mơ tổ chức
Khoa Cơng nghệ thơng tin (CNTT) được hình thành từ năm 1996, tính đến thời
điểm này khóa mới đang được đào tạo là khóa 12 với quy mơ là trên 500 sinh viên
với 4 ngành đào tạo chính là Khoa Học Máy Tính, Cơng Nghệ Thơng Tin, Kỹ
Thuật Phần Mềm và Hệ Thống Thông Tin. Tổng số sinh viên hiện đang theo học
tại khoa là trên 1500 người.
Lực lượng giảng viên của khoa khá đông đảo gồm 70 giảng viên, được tổ chức
thành 4 bộ môn, mỗi bộ môn quản lý một ngành đào tạo tương ứng.

Sơ đồ tổ chức của khoa như sau:

10


Trưởng khoa

BM Khoa Học
Máy Tính

Phó khoa 2

Phó khoa 1

BM Cơng Nghệ
Thơng Tin

BM Kỹ Thuật
Phần Mềm

BM Hệ Thống
Thơng Tin

Hình 1 Sơ đồ tổ chức khoa CNTT
III.2. Công tác quản lý đào tạo
Hiện tại khoa đang có một website là kênh cung cấp thơng tin chính thức chung
cho cả sinh viên và giảng viên trong khoa. Lịch công tác hàng tuần của khoa khá
hiệu quả, phản ánh được hoạt động của bộ mơn và ban chủ nhiệm khoa.
Các khoa và phịng đào tạo trong toàn trường hiện đang sử dụng các phần mềm
chung sau để quản lý chương trình đào tạo và quản lý kế hoạch đào tạo/học vụ:

- Phần mềm Education: dành cho BCN khoa, giáo vụ, toàn thể giảng viên
với các phân quyền sử dụng khác nhau. Từ kế hoạch đào tạo hàng năm do
tổ trưởng BM đề xuất và BCN khoa phê duyệt, giáo vụ khoa sẽ nhập kế
hoạch vào phần mềm Education bao gồm phân công giảng viên theo danh
sách các lớp học phần, lập thời khóa biểu, lên lịch coi thi giữa kỳ, cuối kỳ.
Cũng từ phân mềm này, giảng viên có thể nhập điểm danh, nhập điểm, in
danh sách lớp; Ban chủ nhiệm khoa có thể theo dõi tình hình đăng ký học
phần, xem thống kê tình hình học tập trong mỗi học kỳ.
- Phần mềm CMS: chỉ dành cho BCN khoa và các tổ trưởng. Phần mềm cho
phép tổ trưởng nhập hay điều chỉnh chương trình đào tạo mỗi ngành và đề
cương chi tiết mơn học. Phần mềm này cho phép in niên giám, in đề cương
11


chi tiết. Cũng chính từ phần mềm này, chương trình đào tạo được xuất và
nhập vào phần mềm education.
Ngoài hai phần mềm trên, khoa chưa có hệ thống quản lý nào khác, mọi hoạt động
đào tạo của khoa đều được mỗi thành viên trong khoa lưu trữ một cách cá nhân.
Do đó việc theo dõi đánh giá định lượng hiệu quả làm việc của giảng viên khơng
chính xác do dữ liệu thu thập được thường không đầy đủ.
Mỗi ngành đều đã có chuẩn đầu ra (learning outcome), chương trình khung
(cirriculum) và đề cương chi tiết môn học. Với đặc thù của ngành công nghệ thông
tin luôn cập nhật và đổi mới liên tục, các chương trình đào tạo buộc phải được
điều chỉnh cải tiến qua từng năm. Niên giám đào tạo của mỗi khóa đều có sự thay
đổi, dẫn đến một số bất cập sau: Nhiều môn học cùng mã mơn nhưng số tín chỉ
thay đổi, một số mơn học của khóa trước nay khơng cịn phù hợp nên khơng cịn
thuộc chương trình khung của khóa sau...
III.2.1. Chương trình khung
Chương trình khung của mỗi ngành được tổ chức theo từng học kỳ. Các môn học
được phân bổ vào mỗi học kỳ với số tín chỉ khơng được vượt q quy định (tối đa

23 tín chỉ).
Các mơn học phải tn theo điều kiện tiên quyết và môn học trước. Một số môn
học là bắt buộc và 1 số môn là tùy chọn. Một mơn học có thể thuộc về 1 hay nhiều
chun ngành khác nhau.
III.2.2. Danh mục mơn học
Mỗi ngành có nhiều môn học khác nhau, một số môn chung cho tất cả ngành và
một số môn riêng cho mỗi ngành. Các đặc trưng chung cho mỗi môn học bao
gồm:
- Loại môn học
- Đơn vị chủ quản và giảng viên phụ trách
- Đáp ứng chuẩn đầu ra nào của ngành
- Phân bổ vào học kỳ nào của mỗi chuyên ngành
12


- Là môn bắt buộc hay tùy chọn
- Điều kiện tiên quyết của môn học ( đáp ứng theo mức độ hoạt động của chuẩn
đầu ra)
- Nội dung giảng dạy bao gồm: tên textbook, tài liệu tham khảo và các chương
- Danh sách giảng viên tham gia giảng dạy
Các môn học thuộc loại khoa học cơ bản thường do các khoa khác chủ quản. Các
môn học chuyên ngành do các bộ môn của khoa chủ quản. Mỗi môn học chuyên
ngành đều có 1 giảng viên làm trưởng nhóm phụ trách chung và một số giảng viên
của khoa tham gia giảng dạy.
III.3. Mơ tả cơng việc
Các đối tượng chính của khoa là sinh viên, giảng viên, giáo vụ, tổ trưởng và BCN
khoa. Mỗi loại đối tượng có nhiệm vụ và quyền hạn khác nhau.
III.3.1. Công việc của giáo vụ khoa
Khoa CNTT có 2 giáo vụ khoa. Mỗi giáo vu khoa phụ trách các mảng công việc
khác nhau. Một giáo vụ chuyên xử lý các việc liên quan đến sinh viên, và một

giáo vụ chuyên xử lý các việc liên quan đến đào tạo.
Các cơng việc chính của giáo vụ khoa phụ trách công tác sinh viên bao gồm:
- Tiếp xúc sinh viên hàng ngày
- Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu về học vụ của sinh viên
- Hỗ trợ, tư vấn khi sinh viên gặp vấn đề khó khăn về học vụ như không đăng
ký được học phần, đăng ký muộn, không gặp được giảng viên hướng dẫn,..
- Quản lý việc cấp bằng tôt nghiệp của sinh viên

TT YÊU CẦU HỌC VỤ
1 Cấp bảng điểm

2 Chuyển ngành, chuyển
bậc

XỬ LÝ CỦA GIÁO VỤ
SV đăng ký với Giáo vụ
Giáo vụ in bảng điểm
Giáo vụ chuyển bảng điểm cho BCN Khoa ký tên
Hẹn SV trả bảng điểm (tối đa 2 ngày làm việc)
SV nộp đơn cho Giáo vụ (theo mẫu nhà trường)
Giáo vụ cho lịch hẹn tư vấn (tối đa 2 ngày làm việc)

13


3 Các yêu cầu khác của SV

SV gặp TK để được duyệt (tối đa 3 ngày làm việc kể từ
ngày tư vấn)
Nếu cần xét duyệt của BCN Khoa:

SV nộp đơn cho Giáo vụ (theo mẫu nhà trường / của
Khoa CNTT)
Giáo vụ kiểm tra / ký nháy
Giáo vụ chuyển đơn cho BCN Khoa duyệt
Hẹn SV trả kết quả (tối đa 3 ngày làm việc)

Bảng 1 Quy trình giáo vụ khoa xử lý yêu cầu học vụ của sinh viên
Các công việc chính của giáo vụ khoa phụ trách cơng tác đào tạo bao gồm:
- Xuất danh sách lớp học phần trong học kỳ mới từ phần mềm Education
- Nhập danh sách giảng viên được phân công giảng dạy trong mỗi học kỳ
- Xếp thời khóa biểu, phân phịng thực hành
- Điều chỉnh lịch phân công
- Xếp lịch thi giữa kỳ, cuối kỳ
- Báo bù, báo nghỉ cho giảng viên.
- Báo kết thúc môn.
- Quản lý bảng điểm: nhận bảng điểm từ giảng viên, ghi nhận, scan và lưu
trữ.
Các công việc liên quan đến học vụ của giáo vụ khoa hầu hết đều có thể được xử
lý và hỗ trợ bởi phần mềm Education của trường. Riêng công việc tiếp nhận và
xử lý yêu cầu học vụ của sinh viên và giảng viên vẫn được xử lý thủ cơng. Quy
trình chung để xử lý yêu cầu học vụ của sinh viên như sau: khi có yêu cầu học vụ
như in bảng điểm, hủy điểm, đăng ký học cải thiện điểm,.. sinh viên phải đến văn
phịng khoa, điền u cầu và thơng tin có liên quan vào sổ; Giáo vụ khoa tùy theo
loại yêu cầu học vụ, có yêu cầu được xử lý ngay, có yêu cầu cần được ban chủ
nhiệm khoa phê duyệt và sinh viên sẽ được hẹn quay lại nhận kết quả, thường sau
2-3 ngày.
III.3.2. Công việc của giảng viên
Các cơng việc chính giảng viên bao gồm:
 Giảng dạy:
14

- Thực hiện việc giảng dạy theo lịch giảng dạy đã lập. Trong mỗi học kỳ,
giảng viên có thể dạy 1 số lớp, vừa lý thuyết vừa thực hành.
- Thực hiện các yêu cầu học vụ: báo nghỉ, báo bù, chuyển lớp, điều chỉnh
lịch coi thi, …
- Hướng dẫn sinh viên làm đồ án tốt nghiệp và thực tập tốt nghiệp.
 Tổ chức và tham gia sự kiện môn học: đề xuất, lập kế hoạch, góp ý
 Cơng tác nghiên cứu khoa học
 Thực hiện nhiệm vụ của Bộ môn và của khoa phân công.
Đầu mỗi học kỳ, giảng viên phải lập lịch giảng dạy bằng mẫu file Excel, in và
trình cho tổ trưởng phê duyệt để bổ sung vào hồ sơ bộ mơn.
Trong q trình giảng dạy, giảng viên phải bảo đảm đủ thời lượng giảng dạy,
thường là 15-16 tuần cho mỗi học kỳ. Giảng viên có thể báo nghỉ, báo bù cho
giáo vụ khoa bằng cách đăng ký vào sổ báo nghỉ hoặc sổ báo bù tại văn phịng
khoa hay gửi email. Giảng viên cũng có thể có các yêu cầu học vụ khác như điều
chỉnh giờ dạy, lịch coi thi. Các yêu cầu này sẽ được giáo vụ khoa xử lý thông qua
phần mềm Education.
Mỗi bộ môn chịu trách nhiệm quản lý và phát triển một ngành đào tạo, các mơn
học chun ngành do trưởng nhóm giảng viên phụ trách. Nhiệm vụ của trưởng
nhóm mơn học là quản lý đề cương, tài nguyên, danh sách giảng viên của môn
học và tổ chức sinh hoạt chuyên môn. Các giảng viên thuộc nhóm mơn học cũng
có thể chủ động tổ chức seminar để trình bày các cơng nghệ, kiến thức mới liên
quan đến mơn học.
Một giảng viên có thể tham gia vào nhiều nhóm mơn học khác nhau. Tổ trưởng
căn cứ vào chun mơn, năng lực và sự đóng góp của giảng viên trong nhóm mơn
học để phân cơng giảng dạy cho giảng viên.
Ngồi giảng dạy chính thức trên lớp, giảng viên cịn tham gia cơng tác hướng dẫn
đồ án cho sinh viên. Từ khóa 1 đến khóa 9, mỗi sinh viên phải làm 3 đồ án: đồ án
học phần 1, đồ án học phần 2, và đồ án tốt nghiệp. Số lượng các nhóm sinh viên

15


đăng ký làm đồ án tương đối lớn, trung bình mỗi giảng viên phải hướng dẫn từ 5
đến 10 nhóm, có lúc một giảng viên phải hướng dẫn đến 15 nhóm. Nhưng từ khóa
10 trở đi, sinh viên chỉ cịn làm chính thức một đồ án tốt nghiệp, hai đồ án học
phần được thực hiện thông qua hai môn học dạng chuyên đề. Để chuẩn bị đề tài
cho sinh viên, mỗi giảng viên cần phải cập nhật hoặc bổ sung đề tài mới vào danh
mục đề tài của mình. Mỗi đề tài cần được mô tả đây đủ chủ đề của đề tài, yêu cầu
về kiến thức và kỹ năng của sinh viên. Tổ trưởng sẽ xét duyệt và công bố đề tài
cho sinh viên qua website của khoa. Sau khi đăng ký học phần đồ án tốt nghiệp,
sinh viên sẽ được quyền chọn đề tài từ danh mục đề tài trên website của khoa, mỗi
nhóm chỉ được từ 1 đến 2 sinh viên. Giảng viên của đề tài có thế chấp nhận hoặc
từ chối hướng dẫn các nhóm sinh viên. Website khoa có hỗ trợ tổ trưởng theo dõi
tình hình đăng ký, số lượng nhóm sinh viên của mỗi giảng viên trong bộ mơn.
Giảng viên có thể nhận việc được phân từ tổ trưởng hay BCN khoa, thường trực
tiếp hay thơng qua email, nhưng khơng có ghi nhận chính thức nào. Các công việc
giảng viên thường được giao là: tham dự seminar, hội họp, thuyết trình, báo cáo
trong nội bộ khoa hay bên ngồi, đi cơng tác,.. Khi giảng viên kết thúc cơng việc,
giảng viên có thể báo cáo trực tiếp hay qua email cho tổ trưởng, ban chủ nhiệm
khoa.
III.3.3. Cơng việc của tổ trưởng
Các cơng việc chính của tổ trưởng là phân công giảng dạy của giảng viên, quản
lý cơng tác chun mơn của bộ mơn.
Quy trình phân công giảng dạy trong năm học mới như sau:
Dựa vào danh sách lớp học phần lý thuyết được giáo vụ khoa nhập vào từ phần
mềm Education, tổ trưởng sẽ phân công giảng viên cho các môn học thuộc Bộ
môn chủ quản và chỉ được phân môn cho các giảng viên thuộc nhóm mơn học.
Các giảng viên trong 1 nhóm mơn học không nhất thiết phải cùng 1 bộ môn. Hệ
thống sẽ hỗ trợ danh sách giảng viên của nhóm mơn học, thống kê tổng số tiết

16


được phân cho mỗi giảng viên để tổ trưởng có thể điều tiết tăng giảm số tiết giữa
các giảng viên tránh tình trạng thừa thiếu quá nhiều cho một giảng viên nào đó.
Danh sách lớp HP cho học kỳ mới chỉ có lớp lý thuyết. Khi phân cơng giảng dạy,
nếu là mơn học có thực hành thì căn cứ theo sĩ số lớp, tổ trưởng sẽ bổ sung thêm
các nhóm thực hành và phân công cả giảng viên thực hành. Mỗi nhóm thực hành
là từ 15 - 35 sinh viên.
Tổng số tiết thực giảng dựa theo hệ số quy đổi giữa tiết lý thuyết và thực hành, hệ
số miễn giảm chức vụ, đi học hay làm nhiệm vụ đặc biệt như sau:
Loại lớp

Loại tiết

Chính quy

Tiên tiến

Lý thuyết

1 tiết

1.5 tiết

Thực hành

0.66

1 tiết

Bảng 2 Bảng hệ số quy đồi các loại tiết
Một số giảng viên được miễn giảm với các hệ số miễn giảm như sau:
Loại miễn giảm
Trưởng khoa
Phó khoa

Số tiết miễn giảm/năm học
70%*360 = 252
30% * 360= 108

Tổ trưởng

20% * 360 = 72

NCS

150

Luyện thi Olympic

150

Thai sản

180
Bảng 3 Bảng hệ số miễn giảm

Loại miễn giảm này không cố định, mà được xét theo năm.

Một trong các công tác quản lý công tác chun mơn của bộ mơn là quản lý q
trình thực hiện đồ án tốt nghiệp của sinh viên. Quy trình quản lý đồ án của tổ
trưởng bao gồm việc yêu cầu giảng viên cập nhật đề tài, theo dõi duyệt đề tài,
công bố đề tài, xử lý các bất thường trong quá trình sinh viên thực hiện đề tài,
17


phân công phản biện, xử lý điểm lệch. Website của khoa hiện đã hỗ trợ hầu hết
quy trình này ngoại trừ việc theo dõi quá trình thực hiện và xử lý bất thường.
III.3.4. Công việc của ban chủ nhiệm khoa
Để điều hành mọi công tác chung của khoa, Trưởng khoa thường họp giao ban
với các tổ trưởng hàng tuần. Nội dung buổi họp thường được Trưởng khoa và tổ
trưởng lưu trữ cá nhân. Các tổ trưởng thường báo cáo lại công việc của Bộ môn,
Trưởng khoa triển khai công tác tuần.
BCN khoa thường tổ chức họp định kỳ cả khoa mỗi tháng một lần. Biên bản họp
và danh sách giảng viên tham gia được lưu trữ vào hồ sơ của khoa.
Là một khoa tương đối lớn, khoa có rất nhiều công tác từ chuyên môn đến các
hoạt động và phong trào của trường, đoàn thể, tổ chức bên ngoài. Việc lưu trữ hồ
sơ, kết quả cơng việc đã được tồn bộ giảng viên và giáo vụ khoa lưu trữ một cách
hệ thống bằng bản cứng và bằng file. Tuy nhiên, nhật ký công việc chung và hiệu
quả công việc chưa thực hiện được
III.4. Đánh giá hiện trạng
Hiện tại, việc theo dõi và quản lý công tác giảng dạy của giảng viên trong Bộ mơn
được tổ trưởng thực hiện hồn tồn thủ cơng. Do đó, việc đánh giá định lượng
hiệu quả cơng việc giảng viên thường khơng chính xác và khó thuyết phục sự
đồng thuận của tập thể.
Việc báo cáo kết quả thực hiện của tổ trưởng cho BCN khoa hay việc triển khai
công việc xuống cấp dưới của BCN khoa hiện tại cũng thực hiện thông qua các
cuộc họp giao ban hoặc email. Việc theo dõi tìm kiếm thơng tin và kết quả triển
khai thường gặp nhiều khó khăn và không liên tục.

Để công tác quản lý đào tạo của khoa hiệu quả hơn, khoa cần 1 hệ thống thông tin
hỗ trợ việc tra cứu, trao đổi và quản lý thông tin tự động, dành cho tất cả đối
tượng người dùng có liên quan từ sinh viên, giáo vụ, giảng viên, tổ trưởng và BCN
khoa.

18


Một trong những giải pháp mà đề tài này hướng tới là thử nghiệm việc triển khai
ERP vào môi trường đại học để có thể đánh giá chính xác hơn về tính khả thi của
giải pháp này.
IV. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
IV.1. Phân loại người dùng
Hệ thống quản lý hoạt động đào tạo dành cho tất cả các đối tượng trực thuộc khoa
bao gồm sinh viên, giáo vụ khoa, giảng viên, tổ trưởng và ban chủ nhiệm khoa.
Qua mô tả công việc trong báo cáo chun đề “phân tích cơng tác quản lý đào tạo
tại khoa công nghệ thông tin”, mỗi đối tượng đều có chức năng và quyền hạn
riêng.
Đối với sinh viên
- Tra cứu chương trình khung, đề cương mơn học
- Gửi các yêu cầu học vụ
- Đăng ký và thực hiện theo lịch trình làm đồ án do GVHD quy định
- Tham gia đánh giá môn học theo yêu cầu của khoa
Đối với giảng viên
- Quản lý các hoạt động giảng dạy và sinh hoạt chuyên môn của giảng viên
- Tra cứu chương trình khung, đề cương mơn học, các sinh hoạt chuyên môn
- Nhận nhiệm vụ và báo cáo kết quả cho tổ trưởng và BCN khoa
Đối với giáo vụ khoa
- Thực hiện các yêu cầu học vụ từ sinh viên và giảng viên
- Thực hiện các yêu cầu hỗ trợ giảng viên trong công tác đào tạo như nhập danh

sách sinh viên, danh sách lớp học phần, danh sách coi thi…
Đối với tổ trưởng
- Quản lý chương trình đào tạo của các ngành bao gồm chuẩn đầu ra, chương
trình khung, danh mục mơn học
19


- Quản lý công tác của bộ môn như phân công giảng dạy, quản lý tiến độ thực
hiện đồ án của sinh viên, tổ chức seminar,..
Đối với BCN khoa
- Thông báo, phân công và kiểm tra công việc chung của giảng viên
- Quản lý công tác chung của khoa như họp giao ban, triển khai công tác của
trường, phân công công việc cho tổ trưởng
- Xem thống kê báo cáo dạng dashboard
Thông qua các hoạt động của sinh viên, giáo vụ, giảng viên, hệ thống sẽ ghi nhận,
tổng hợp để đánh giá thái độ và mức độ hồn thành cơng việc của mỗi người. Hệ
thống cũng hổ trợ người dùng trong việc thông kê tổng hợp báo cáo nhiều chiều
theo yêu cầu người dùng như ma trận tích hợp chuẩn đầu ra và môn học, thống kê
hiệu quả công việc của giáo vụ và giảng viên …

20


Hình 2 Lược đồ use case với actor là giáo vụ và sinh viên

21


Hình 3 Lược đồ use case với actor là giảng viên, tổ trưởng và BCN khoa

22


IV.2. Quy trình nghiệp vụ
Các quy trình nghiệp vụ tương ứng với các hoạt động quản lý đào tạo tại khoa bao
gồm:
- Tra cứu chương trình khung và chuẩn đầu ra ngành
- Yêu cầu học vụ của sinh viên
- Yêu cầu học vụ của giảng viên
- Theo dõi tiến độ thực hiện đồ án tốt nghiệp của sinh viên
- Phân công giảng dạy
- Quản lý công tác chuyên môn
- Thống kê báo cáo
Các quy trình nghiệp vụ đề xuất sẽ được thực thi trong hệ thống với mục tiêu cung
cấp dịch vụ thuận tiện cho người dùng, tạo sự tương tác hai chiều liền mạch, và ghi
nhận tự động quá trình thực hiện để làm cơ sở đánh giá hiệu quả cơng việc.
IV.2.1. Chương trình khung và chuẩn đầu ra của ngành
Hiện tại khoa CNTT đang đào tạo 4 ngành chính:
- Khoa học máy tính (CS)
- Cơng nghệ thơng tin (IT)
- Hệ Thống Thông tin (IS)
- Kỹ Thuật phần mềm (SE)
Mỗi

ngành đều có chuẩn đầu ra (learning outcome), chương trình khung

(curriculum) và đề cương chi tiết môn học. Mỗi chuẩn đầu ra được phân thành 3
cấp. Cấp 3 được ánh xạ trực tiếp với các môn học và được đánh giá theo 3 mức độ
hoạt động: ITU (Introduce – Teach – Use)
Mỗi ngành có nhiều mơn học khác nhau với tổng số tín chỉ là 142. Một số mơn học

cơ sở của ngành là môn chung cho bốn ngành. Các đặc trưng chung cho mỗi môn
học bao gồm:
23


- Loại môn học
- Đơn vị chủ quản và giảng viên phụ trách
- Đáp ứng chuẩn đầu ra nào của ngành
- Phân bổ vào học kỳ nào của mỗi chuyên ngành
- Là môn bắt buộc hay tùy chọn
- Điều kiện tiên quyết của môn học ( đáp ứng theo mức độ hoạt động của chuẩn
đầu ra)
Các môn học thuộc loại khoa học cơ bản thường do các khoa khác chủ quản. Các
môn học chuyên ngành do các bộ môn của khoa chủ quản. Mỗi mơn học đều có 1
giảng viên làm trưởng nhóm phụ trách chung và một số giảng viên tham gia giảng
dạy.
Chương trình khung của mỗi chuyên ngành được tổ chức theo từng học kỳ. Các
môn học được phân bổ vào mỗi học kỳ với số tín chỉ khơng được vượt q quy
định (tối đa 23 tín chỉ).
Các môn học phải tuân theo điều kiện tiên quyết và môn học trước. Một số môn
học là bắt buộc và 1 số môn là tùy chọn.
Mối tương quan giữa chuẩn đầu ra ngành và các môn học là mối quan hệ nhiềunhiều. Việc xây dựng ma trận tương quan này là cần thiết để xác định được chuẩn
đâu ra đã phủ hết các môn học chưa và môn học nào đáp ứng chuẩn đầu ra nào.

24


Hình 4 Mối quan hệ giữa chuẩn đầu ra và môn học
Hệ thống sẽ hỗ trợ người dùng tra cứu các chuẩn đầu ra, chương trình khung của
các khóa 10 và 11 của sinh viên.

25