Tài liệu Những thời khắc quý giá của kinh doanh tức thời pptx

Những thời khắc quý giá của kinh
doanh tức thời



Trong thời đại công nghệ phát triển chóng mặt như hiện nay và mỗi thời khắc
đều “quý như vàng”, khách hàng không có thời gian để chờ đợi bất cứ việc gì. Để
theo kịp nhu cầu của khách hàng, các công ty cũng cần có những thay đổi phù hợp.
Với những khách hàng đặt hàng mua sản phẩm nhưng không có thời gian chờ đợi,
hãng Coppertone đã ứng dụng một hệ thống cho phép hồi âm được chuyển tới ngay
tức thì và khách hàng không cần phải gọi điện thoại nữa. Đó chính là hình mẫu hiệu
quả của mô hình kinh doanh tức thời (real-time) ra đời cách đây chưa lâu.
Nhưng tại sao lại phải vội vàng? Erik Gordon, giám đốc chương trình MBA tại
Trường thương mại Warrington, Florida , cho biết: “Đó là bởi khách hàng hiện nay
nghĩ rằng họ không có thời gian, trong khi họ cần có ngay mọi thứ. Thậm chí nếu một
trang web có thời gian chuyển tải lâu quá 10 giây cũng làm cho người sử dụng sốt
ruột”. Trước đòi hỏi về tốc độ đó, giải pháp kinh doanh tức thời được xem là một yếu
tố quan trọng giúp các công ty giành thắng lợi trong công cuộc cạnh tranh khốc liệt
như hiện nay.
Từ tức thời (real-time) bắt nguồn từ một thuật ngữ chuyên môn của giới công
nghệ thông tin chỉ việc dữ liệu được xử lý lập tức ngay khi nhập vào máy tính, chứ
không lưu lại rồi xử lý sau một khoảng thời gian nhất định nào đó. Nhưng từ thập niên
90, hai chữ “tức thời” đã bắt đầu hình thành trong giới kinh doanh để chỉ một giải pháp
kinh doanh mới, theo đó các thông tin, chu trình công việc sẽ được thực thi ngay lập
tức khi các công ty nhận được dữ liệu.
Để hiểu rõ hơn về khái niệm kinh doanh tức thời, bạn hãy thử hình dung một
đơn đặt hàng gửi đến công ty sẽ hoàn toàn được tự động xử lý và truyền qua hệ thống
máy tính của công ty và người cung cấp. Vì thế, những yêu cầu đơn giản như “Khi nào
đơn đặt hàng của tôi thực hiện được?” có thể được hồi âm tức khắc mà không cần phải
mất thời gian chờ đợi nữa. Nhiều khách hàng đã thực sự bất ngờ với hình thức kinh
doanh này. Chẳng hạn như khi họ đặt hàng với hãng Ford Motor, webiste của Ford cho

phép khách hàng kiểm tra tình hình đặt hàng của mình bất cứ thời điểm nào; còn với
các nhà bán lẻ trên mạng, kinh doanh tức thời sẽ giúp họ xác nhận ngay một giao dịch
mua bán bằng thẻ tín dụng được chấp nhận hay từ chối, qua đó tiết kiệm thời gian cho
cả công ty lẫn khách hàng.
Giải pháp kinh doanh tức thời không chỉ dừng lại ở khả năng cung cấp nhanh
lượng thông tin phát sinh, mà nó còn có thể kiểm soát diễn biến kinh doanh và điều
chỉnh kịp thời khi điều kiện thay đổi. Nhiều chuyên gia dự báo rằng kinh doanh tức
thời sẽ mở rộng cánh cửa cho doanh nghiệp vươn tới những hoạt động kinh doanh mới
mà họ chưa bao giờ có được trước đó. Với giải pháp kinh doanh tức thời, các công ty
sẽ ứng dụng nhiều công nghệ hiện đại mới giúp khách hàng đặt mua hàng hoá, dịch vụ
dễ dàng hơn. Khách hàng có thể đặt mua một loại hàng hoá nào đó, lựa chọn thời điểm
giao hàng và sẽ ngay lập tức được trả lời yêu cầu của họ có được đáp ứng hay không.
Mô hình kinh doanh tức thời cho thấy toàn bộ những tiềm năng mà công nghệ
thông tin có thể đem lại, đưa hoạt động kinh doanh của công ty phát triển nhanh hơn
và trở nên hiệu quả hơn. Có thể so sánh tác dụng đẩy nhanh luồng thông tin của công
nghệ kinh doanh tức thời với hình thức điện báo được phát minh vào năm 1837. Trước
khi có điện báo, các công ty phải dự trữ một lượng lớn sản phẩm trong kho, vì cách
thức duy nhất để khách đặt hàng là gửi một lá thư cách một đại dương. Nhưng khi mà
kết nối điện báo được thiết lập, các công ty đã có thể giảm hơn 50% lượng hàng tồn
kho. Còn đến nay, với kinh doanh tức thời, lượng hàng tồn kho chỉ cần duy trì ở mức 5
đến 8% là đủ.
Khi triển khai hoạt động kinh doanh tức thời, các công ty cần có khả năng tập
hợp nhiều thông tin trong thời gian ngắn nhất. Để làm được điều này, yếu tố công nghệ
là rất quan trọng. Công nghệ sẽ cho phép công ty thông báo tức thời với khách hàng
trực tuyến của mình về đơn đặt hàng, yêu cầu hay kiến nghị của họ, qua đó hai bên sẽ
đi đến sự đồng thuận cũng như ký kết giao dịch một cách nhanh chóng. Không chỉ có
vậy, yếu tố IT trong kinh doanh tức thời còn giúp công ty thu thập nhiều dữ liệu về
khách hàng hơn, tạo ra sự năng động lớn hơn… Nhiều phần mềm được ứng dụng để
phân tích và định hướng tích cực trong dây chuyền cung ứng, hay tự động hồi âm
những thông tin mới. Chẳng hạn như phần mềm RTMS (Real-Time Management

System) giúp quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh, tài chính hay qui
trình sản xuất của công ty một cách nhanh chóng và chính xác ở mọi lúc, mọi nơi.
Ứng dụng IT trong kinh doanh tức thời không chỉ đơn thuần là hoạt động mua
bán qua mạng, mà quan trọng hơn nó sẽ thiết lập một “hệ thần kinh” kỹ thuật số để kết
nối mọi thứ lại với nhau trong hoạt động kinh doanh của công ty, từ hệ thống thông tin
đến bộ phận sản xuất, nhân sự, khách hàng,… Một trong những biểu hiện của kinh
doanh tức thời tại Mỹ là “Bảng quản lý điều hành IT” nhằm quản lý và điều hành
nhiều công việc kinh doanh trong cùng một thời điểm. Ở tập đoàn General Electric,
Gary Reiner, giám đốc thông tin là người đầu tiên đưa ra sáng kiến kinh doanh tức thời
trong việc quản lý và điều hành công ty với việc đặt ra một trang web đặc biệt trên
màn hình máy tính cá nhân: một “màn hình kỹ thuật số”. Trên màn hình này có các ô
màu sắc khác nhau, thể hiện trạng thái của các ứng dụng phần mềm liên quan mật thiết
tới công việc kinh doanh của GE. Nếu một chương trình nào có màu đỏ hoặc thậm chí
màu vàng trong thời gian quá lâu, lập tức ông Reiner điều khiển hệ thống gửi email tới
người chịu trách nhiệm. Qua hệ thống này, chúng ta cũng xem được cách thức hoạt
động của những ứng dụng đơn lẻ, như các chương trình kiểm soát đơn hàng hay việc
ghi sổ hoạt động như thế nào. Màn hình trên không chỉ đặt tại phòng của Reiner. Hầu
hết các nhà quản lý của GE đều có thể quan trực tiếp các hoạt động của mình với
những màn hình khác nhau song thể hiện cùng nguyên lý: màn hình so sánh tỷ lệ hoạt
động, như số lần xử lý, doanh số, lợi nhuận…so với mục tiêu đặt ra. Chúng cũng cảnh
báo cho các nhà quản lý nếu mục tiêu đang ngày càng bị chệch hướng.
Có thể nói, trong tình hình kinh doanh không mấy sáng sủa như hiện nay, mô
hình kinh doanh tức thời đang được khá nhiều công ty hưởng ứng. Kinh doanh tức thời
không đòi hỏi vốn đầu tư lớn mà chỉ cần ứng dụng hệ thống IT một cách có hiệu quả,
đảm bảo khả năng hoạt động nhanh chóng. GE ước tính rằng, nỗ lực “số hoá” hoạt
động của công ty với cái đích là kinh doanh tức thời đã giúp hãng tiết kiệm được 1,6 tỷ
USD vào năm 2004. Còn về phía các chuyên gia, họ cho rằng với việc GE đi tiên
phong, trong vài năm tới, sẽ có ngày càng nhiều công ty sử dụng công nghệ thông tin
để biến công ty của mình thành “công ty tức thời” - nghĩa là một công ty có khả năng
phản ứng ngay lập tức với những thay đổi trong môi trường kinh doanh. Và khi mà các

công ty “tức thời hoá” hoạt động của mình và sau đó kết nối với các đối tác khác, họ
sẽ khiến hoạt động kinh doanh dần dần trở nên “tức thời” hơn nữa, và một mạng lưới
kinh doanh kỳ diệu sẽ ra đời.
Cách đâu không lâu, tại thung lũng Sillion nổi tiếng, hai công ty Kleiner
Perkins và Caufield&Buyer là những công ty đầu tiên tại Mỹ đề ra chiến lược trở
thành công ty tức thời. “Chắc hẳn đây sẽ là một cuộc cách mạng mới nhằm đáp ứng
những nhu cầu nhanh chóng nhất của khách hàng. Giải pháp kinh doanh này sẽ mang
lại lợi ích khổng lồ nếu được ứng dụng đúng. Đó có lẽ cũng là lý do tại sao Kleiner
Perkins và Caufield&Buyer trở nên thành công”- Howard Carthy, giáo sư công nghệ
thông tin tại đại học Boston , nhận định. Theo thống kê sơ bộ, kể từ khi trở thành công
ty tức thời, Perkins đã tiết kiệm được hàng trăm triệu USD. Mark Odlyzko, giám đốc
điều hành Perkins, cho biết: “Kinh doanh tức thời đã bộc lộ một tiềm năng lợi nhuận
vô cùng lớn, nhanh chóng chèo lái công ty ra khỏi sự trì trệ, rồi điều hành nó một cách
hiệu quả. Thời đại công nghệ tức thời (real-time technology) có lẽ sẽ là một bước đột