Tài liệu Những thách thức IT lớn nhất pdf

Những thách thức IT lớn nhất



Công nghệ có thể là một công cụ vô cùng giá trị giúp các chủ doanh nghiệp
hợp lý hoá hoạt động kinh doanh và đẩy mạnh hiệu suất công việc. Song đây cũng là
một khía cạnh hai mặt và còn khá bí ẩn đối với nhiều công ty.
Nếu sử dụng công nghệ một cách hiệu quả, bạn sẽ gặt hái được không ít lợi ích
cho công việc kinh doanh, còn bằng không, công nghệ sẽ đồng nghĩa với những hệ
thống thiếu hiệu quả; việc đánh mất khách hàng và là nguyên nhân của nhiều vấn đề
phức tạp khác.
Khi phải tiến hành quản lý các hệ thống công nghệ trong công ty, có một số
thách thức mà các chủ doanh nghiệp phải đối mặt. Trong đó bốn thách thức lớn nhất
là: thiếu sự hiểu biết để lựa chọn được công nghệ thích hợp; thiếu khả năng sắp xếp
thứ tự ưu tiên về tầm quan trọng của các công nghệ tại các thời điểm khác nhau; tích
hợp công nghệ vào hoạt động kinh doanh và cuối cùng là khả năng bảo mật.
Trước tiên hãy bàn về sự thiếu hiểu biết công nghệ.

Thiếu hiểu biết công nghệ
Mặc dù, các công nghệ dường như ngày càng dễ sử dụng hơn, song đối với
nhiều công ty, công nghệ vẫn như “chiếc hộp đóng kín” (Closed box) khi không được
am hiểu tường tận. Và chiếc hộp đóng kín này tạo ra một sự “phân hoá kỹ thuật số”
(digital divide).
Ví dụ, hãy xem xét trang web của bạn. Để xây dựng một trang web rất dễ dàng,
nhưng khó khăn và “sự phân hoá kỹ thuật số” sẽ xuất hiện khi đối thủ cạnh tranh ứng
dụng những công nghệ mới trên trang web của họ giúp cho việc phục vụ khách hàng
được hiệu quả hơn. Trong khi đó, bạn lại không làm được điều này.
Rất dễ đổ lỗi cho sự yếu kém của trang web là do thiếu tiền bạc, nhưng lý do
thực sự lại nằm ở chỗ các đối thủ cạnh tranh có được những đặc tính riêng biệt mà
trang web của bạn không có. Họ có

sự hiểu biết nhất định để thuê một chuyên gia IT
hay tự mình ứng dụng các công nghệ mới với các phần mềm tương thích.
Ví dụ, vì không biết rằng có thể bổ sung một công cụ chat instant rất tiện lợi chỉ
với một vài USD mỗi tháng, nên bạn đã thiếu nó trên trang web của mình trong khi các
đối thủ cạnh tranh lại có.
Vậy bạn có thể tự “đào tạo” mình như thế nào để có sự hiểu biết về những công
nghệ mà bạn nên có?
Bạn hãy đặt ra mục tiêu đọc kỹ các chuyên mục công nghệ trong các tạp chí
kinh doanh hàng tuần hay hàng tháng, hoặc đăng ký một vài newsletters trực tuyến
miễn phí có nội dung về công nghệ cho các công ty nhỏ.
Bạn cũng cần thường xuyên giữ mối liên hệ với các nhà tư vấn công nghệ địa
phương để họ thường xuyên cung cấp thông tin cho bạn về các công nghệ mới cần ứng
dụng trong kinh doanh.
Ngoài ra, sẽ rất hữu ích với việc tận dụng lợi thế của các buổi hội thảo chuyên
đề công nghệ miễn phí hay với chi phí thấp được tổ chức tại địa phương.

Thiếu khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên
Có thể bạn biết rõ về các công nghệ mới nhất, đồng thời có các nhà tư vấn tuyệt
vời hướng dẫn bạn. Song hầu như bạn có rất ít thời gian và tiền bạc để ứng dụng các
công nghệ bạn cần. Do vậy, việc có được một bản kế hoạch nhằm sắp xếp thứ tự ưu
tiên những công nghệ bạn quyết định ứng dụng và các thời điểm cụ thể là rất quan
trọng.
Ví dụ, giả sử rằng đội ngũ nhân viên bán hàng của công ty bạn đang tăng
trưởng mạnh và bạn cần quan tâm tới việc ứng dụng một hệ thống email không dây.
Sau đó nhà quản lý tiếp thị của công ty nói với bạn rằng bạn phải mở rộng
phòng ban tiếp thị và cần quan tâm đến việc bổ sung hệ thống WiFi trong văn phòng
công ty để tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên.
Nhưng vào cùng thời gian này, bạn cũng nhận ra rằng ngày càng nhiều các giao
dịch bán hàng được thực hiện ngoài địa phương và bạn nên mở rộng trang web để
phục vụ các khách hàng được tốt hơn.

Trong trường hợp này, rõ ràng một bản kế hoạch công nghệ (tương tự như một
kế hoạch kinh doanh) là vô cùng thiết yếu. Bạn nên quan tâm tới các mục tiêu ngắn
hạn, trung hạn và dài hạn.
Việc sử dụng bản kế hoạch công nghệ sẽ giúp bạn đầu tư một cách khôn ngoan
cho những công nghệ thích hợp vào những thời điểm thích hợp. Không có bản kế
hoạch công nghệ, bạn sẽ luôn cảm thấy mình đang chạy sau “con tàu công nghệ” thay
vì quản lý và kiểm soát nó.

Tích hợp thông tin
Vào thời điểm đầu tiên của việc ứng dụng công nghệ, bạn sử dụng Microsoft
Excel để lưu trữ dữ liệu và thông số. Khi kinh doanh tăng trưởng, bạn có thể bắt đầu
sử dụng PDA và Microsoft Outlook để lưu trữ các thông tin khách hàng. Sau đó, một
số lượng nhân viên bắt đầu sử dụng phần mềm ACT để quản lý khách hàng, trong khi
nhà quản lý tiếp thị của công ty sử dụng các ứng dụng phần mềm máy chủ. Xin chúc
mừng bạn! Những thứ tự ưu tiên ứng dụng công nghệ như trên là hoàn toàn thích hợp.
Giờ đây, thách thức của bạn là làm sao để thông qua công nghệ, bạn tích hợp được các
dữ liệu và thông tin trong toàn công ty thành một thể thống nhất.
Khi kinh doanh tăng trưởng, bạn phải đảm bảo rằng các dữ liệu kinh doanh
được tích hợp với nhau một cách chặt chẽ nhất trong khả năng có thế. Các dữ liệu bán
hàng, lưu kho và thông tin tiếp thị phải được kết nối để bạn có thể phục vụ khách hàng
tốt nhất và gia tăng lợi nhuận cho công ty.
Khi lượng hàng tồn kho ở mức thấp, bạn không muốn hứa với một khách hàng
rằng bạn có thể cung cấp cho họ một cái gì đó mà bạn thực sự không thể cung cấp.
Nếu đó một khách hàng VIP thường xuyên mua sắm sản phẩm/dịch vụ bạn cung cấp,
bạn nên biết rõ về việc này và có khả năng chuẩn bị những mặt hàng cùng chủng loại
cung cấp cho họ trong trường hợp thiếu hàng.
Việc tích hợp công nghệ vào hoạt động kinh doanh là yếu tố thiết yếu đem lại
các kết quả tăng trưởng mạnh mẽ, và bạn cần tìm ra một phương thức để thực hiện tốt
công việc này. Cho dù bạn tự mình hoạch định ra hay thuê một chuyên gia IT giúp đỡ,
hãy luôn đảm bảo để nó là một phần quan trọng trong bản kế hoạch công nghệ của

bạn.
Bảo mật
Một thách thức IT khác mà các công ty phải đối mặt là làm thế nào để bảo vệ
các dữ liệu khỏi sự xâm hại từ trong nội bộ và bên ngoài. Các hacker luôn muốn lấy
cắp dữ liệu. Lũ lụt, hoả hoạn, động đất và bão có thể phá huỷ hệ thống máy tính của
bạn hay có những nhân viên muốn xoá dữ liệu sau khi bán các thông tin cho đối thủ
cạnh tranh của bạn. Và bạn cũng có thể vô tình xoá nó đi.
Để đảm bảo rằng dữ liệu được bảo vệ an toàn, bạn phải thực hiện ba điều: 1)
bảo vệ nó khỏi các hacker và những người cần tiếp cận; 2) cài đặt một hệ thống sao
lưu dữ liệu để đảm bảo dữ liệu sẽ không bị mất đi trong cả những trường hợp xấu nhất;
3) đảm bảo rằng bạn có thể phục hồi dữ liệu nhanh chóng nhất.

Có thể nói, việc nhanh chóng ứng dụng IT vào hoạt động kinh doanh đang là
một vấn đề cấp thiết hiện nay. Tuy nhiên, khả năng áp dụng thành công IT vẫn còn có
rất nhiều thách thức được đặt ra. Nhiệm vụ của bạn là phải kịp thời nhận ra những