Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thanh toán điện tử tại NH CT khu vực Hai Bà Trưng

LỜI MỞ ĐẦU
I. Lý do chọn đề tài
Thực hiện chủ trương phát triển và mở rộng thanh toán qua ngân hàng để
từng bước phù hợp với quá trình chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường có sự quản
lý của Nhà nước, ngành ngân hàng đã từng bước triển khai mạnh mẽ các công việc
cụ thể là: hoàn thiện hoá các thể lệ thanh toán hiện đại hoá công nghệ ngân hàng.
Thực hiện chủ trương hiện đại hoá công nghệ ngân hàng, đổi mới các nghiệp
vụ ngân hàng để phục vụ tốt nhất khách hàng trong nước, từng bước hội nhập với hệ
thống tài chính tiền tệ khu vực và quốc tế, phương thức thanh toán điện tử đã ra đời
nối mạng toàn quốc trong hệ thống Ngân hàng công thương Việt Nam.
Dưới sự lãnh đạo của Đảng, Chính phủ và của NHNN, đến nay có thể nói chủ
trương trên được thực hiện là phù hợp với tình hình thực tế. Tuy phương thức thanh
toán điện tử mới được đưa vào áp dụng trong vài năm trở lại đây, nhưng qua kết quả
đã minh chứng rằng việc mở rộng thanh toán điện tử là cần thiết, hoàn toàn có khả
năng thực hiện tốt thanh toán điện tử sẽ góp phần tạo thêm nguồn vốn cho sự nghiệp
CNH-HĐH đất nước, giảm lượng tiền mặt lưu thông trên thị trường, thúc đẩy tiến
trình đổi mới công nghệ thanh toán qua ngân hàng. Bên cạnh những ưu điểm,
phương thức thanh toán điện tử cũng còn bộc lộ một số hạn chế cần được nghiên
cứu để hoàn thiện hơn nữa.
Xuất phát từ mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nghiên cứu các
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thanh toán của NHTM nói chung và của chi
nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà nói riêng.
Vì vậy em đã chọn đề tài "Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng
công tác thanh toán điện tử tại NHCT Hai Bà Trưng".
II. Phạm vi nghiên cứu của đề tài
1. Nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản, tình hình thực tế tại chi nhánh
NHCT Hai Bà Trưng về công tác thanh toán điện tử.
2. Thời gian nghiên cứu được tập trung chủ yếu ở năm 2003 và năm 2004.
Do điều kiện về khả năng nghiên cứu, hiểu biết của cá nhân còn hạn chế, thời
gian thực tế chưa nhiều nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu xót. Em
Trang 1

rất mong được sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo để bài viết của em được hoàn thiện
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 2
Trang 3
Trang 4
Trang 5
tượng mất ổn định tiền tệ có thể dẫn đến lạm phát, song việc đảm bảo an toàn tài
chính rất khó khăn vì có thể xảy ra mất cắp…
Để khắc phục được những mặt tồn tại trên, phương thức thanh toán không
dùng tiền mặt ra đời. Nó không những giúp giải quyết các khoản nợ trong nền kinh
tế quốc dân một cách dễ dàng mà còn đem lại hiệu quả to lớn cho nền kinh tế - xã
hội.
2.2. Ý nghĩa của thanh toán không dùng tiền mặt
Trong thực tế, nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì việc thanh toán,
chi trả bằng tiền mặt ngày càng ít đi và thay thế là quá trình thanh toán không dùng
tiền mặt, ở các nước có nền kinh tế phát triển thì tỷ lệ thanh toán không dùng tiền
mặt là rất lớn, hầu hết mọi giao dịch đều được tập trung thông qua ngân hàng để
thanh toán, chính vì vậy thanh toán không dùng tiền mặt có ý nghĩa rất lớn.
Thanh toán không dùng tiền mặt giúp ngân hàng và các tổ chức tài chính có
thể phát huy được khả năng huy động vốn tạm thời nhàn rỗi trong nền kinh tế để
cho vay phục vụ nhu cầu phát triển kinh tế, tăng cường nguồn vốn cho ngân hàng.
Việc mở rộng thanh toán không dùng tiền mặt góp phần thực hiện tốt chính
sách tiền tệ của nhà nước.
Tạo điều kiện giảm chi phí lưu thông tiền mặt, tiết kiệm lao động xã hội, tăng
cường độ an toàn và phòng ngừa rủi ro.
II. VAI TRÒ, Ý NGHĨA, NGUYÊN TẮC THANH TOÁN VÀ CÁC
PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN GIỮA CÁC NGÂN HÀNG
1. Vai trò
Thanh toán qua lại giữa ngân hàng thể hiện chức năng tập trung thanh toán

của ngân hàng đối với nền kinh tế và điều hoà vốn trong nội bộ ngân hàng.
Thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng chính là thực hiện
được yêu cầu của công tác thanh toán không dùng tiền mặt đó là: nhanh chóng, kịp
thời, chính xác, an toàn tài sản, tăng nhanh vòng quay vốn góp phần tiết giảm chi
phí lưu thông do không phải in ấn vận chuyển tiền mặt từ nơi này sang nơi khác.
Để thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các ngân hàng thì đòi hỏi
ngân hàng phải cải tiến thể lệ, chế độ thanh toán không dùng tiền mặt cho phù hợp
với yêu cầu của việc trao đổi thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ của toàn xã hội, tăng
Trang 6
cường trang thiết bị kỹ thuật phục vụ thanh toán nhanh chóng chính xác, cải tiến
việc điều hành và quản lý vốn trong ngân hàng.
2. Ý nghĩa
Thanh toán vốn giữa các ngân hàng là hoạt động nghiệp vụ nhằm thực hiện
đầy đủ chức năng trung gian thanh toán của ngân hàng và góp phần thực hiện các
chức năng cơ bản khác nhau của ngân hàng.
Là nghiệp vụ tạo nên mối liên hệ nối liền các cơ sở Ngân hàng thành một hệ
thống chặt chẽ, tạo điều kiện thu hút vốn nhàn rỗi vào Ngân hàng.
Có tác động qua lại và ảnh hưởng đến bản chất của các công cụ hiện có trên
thị trường tiền tệ, tác động đến mức dự trữ của các ngân hàng, từ đó có tác động đến
cơ chế truyền động của chính sách tiền tệ.
3. Các nguyên tắc
Tổ chức tốt công tác thanh toán giữa các ngân hàng trong nền kinh tế được
nhanh chóng, chính xác từ đó góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn.
Tăng cường quá trình kiểm soát các nghiệp vụ thanh toán, hạn chế di chuyển
tiền mặt giữa các địa phương từ đó hạ chế các hiện tượng tham ô, lợi dụng và tiết
kiệm đáng kể chi phí lưu thông.
Phát huy vai trò của ngân hàng trong việc tập trung công tác thanh toán của
nền kinh tế, tăng cường nguồn vốn cho hoạt động ngân hàng.
Coi quá trình thanh toán giữa các ngân hàng là một khâu của quá trình thanh
toán không dùng tiền mặt.

Để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trường, đất nước càng phát triển, đời
sống của người dân không ngừng tăng lên, sản xuất lưu thông hàng hoá ngày càng
phát triển, việc thanh toán giữa các tổ chức, đơn vị kinh tế được thực hiện dưới hình
thức không dùng tiền mặt, còn với hình thức đa dạng không chỉ ở cùng một ngân
hàng mà họ còn mở tài khoản ở các ngân hàng khác nhau, chính vì vậy việc tổ chức
thanh toán qua lại giữa các ngân hàng là một yêu cầu cần thiết và khách quan.
Trong thanh toán không dùng tiền mặt: Người trả tiền và người thụ hưởng
đều có tài khoản ở một ngân hàng thì thanh toán chỉ đơn giản là trích chuyển tiền
trên các tài khoản ở cùng một ngân hàng. Nhưng nếu người trả tiền và người thụ
hưởng ở các ngân hàng khác nhau thì đòi hỏi phải có ít nhất 2 ngân hàng tham gia
Trang 7
thực hiện thanh toán, thông qua nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các ngân hàng.
Thanh toán giữa các ngân hàng còn do nhu cầu của việc tập trung và điều hoà vốn
thuộc ngân sách nhà nước, của các ngành, các tổ chức kinh tế.
Ngoài ra, xuất phát từ các nghiệp vụ ngân hàng từ yêu cầu của công cuộc
điều hoà vốn trong từng hệ thống ngân hàng cũng đòi hỏi phải tổ chức nghiệp vụ
thanh toán giữa các ngân hàng.
4. Các phương thức thanh toán giữa các ngân hàng
Do cơ cấu tổ chức của hệ thông ngân hàng Việt Nam hiện nay, mỗi hệ thống
độc lập về vốn, mỗi NHTM được tổ chức thành lập từ trung ương đến cơ sở. Vì vậy
thanh toán giữa các đơn vị ngân hàng được thực hiện theo các phương thức sau:
- Phương thức thanh toán liên hàng
- Phương thức thanh toán bù trừ
- Phương thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN hoặc qua tài
khoản tiền gửi tại tổ chức tín dụng khác.
- Phương thức thanh toán uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ.
III. PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN ĐIỆN TỬ (TTĐT) Ở NGÂN HÀNG CÔNG
THƯƠNG
1. Các quy định chung
Quy trình thanh toán điện tử thay thế quy trình thanh toán liên hàng qua máy

vi tính hiện hành là quy trình hạch toán quản lý điều hành vốn tập trung trong hệ
thống Ngân hàng Công thương Việt Nam.
- Mọi khách hàng giao dịch với Ngân hàng Công thương Việt Nam đều được
tham gia hệ thống thanh toán điện tử theo cơ chế thanh toán qua ngân hàng ban hành
theo quyết định số 22/QĐ-NH1 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước và các văn bản
hướng dẫn của Tổng giám đốc Ngân hàng Công thương Việt Nam.
Trang 8
Trang 9
Trang 10
Trang 11
Trang 12
Trang 13
Trang 14
Trang 15
3. Quy trình hạch toán
3.1. Tại ngân hàng phát lệnh (NHPL)
3.1.1. Tạo lập lệnh thanh toán
3.1.1.1. Lệnh thanh toán tạo lập từ chứng từ giấy
- Khách hàng có nhu cầu thanh toán, chuyển tiền lập và nộp vào NHPL các
chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo cơ chế thanh toán của ngân hàng nhà nước và hướng
dẫn của ngân hàng công thương đối với từng thể thức thanh toán.
- Kế toán viên giao dịch (KTV) nhận được chứng từ của khách hàng nộp vào,
kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản của
khách hàng (lệnh thanh toán trích từ TK tiền gửi của khách hàng). Nếu đủ điều kiện,
KTV nhập chứng từ vào chương trình kế toán giao dịch. Sau đó ghi số lệnh thanh
toán và ký tên lên chứng từ gốc, chuyển cho trưởng phòng kế toán hoặc người được
uỷ quyền (KSV) để tính ký hiệu mật (KHM).
- KSV căn cứ vào chứng từ gốc do KTV chuyển đến, kiểm soát lại tính hợp
lệ, hợp pháp của chứng từ gốc theo quy định. Nếu đủ điều kiện thanh toán, KSV vào
phần kiểm soát để kiểm tra lệnh thanh toán trên máy tính. KSV nhập lại các yếu tố

bắt buộc là: số tiền, ngân hàng nhận lệnh. Tuỳ theo yêu cầu quản lý để đảm bảo sự
khớp đúng cao giữa chứng từ gốc với chứng từ trên máy tính, trưởng phòng kế toán
có thể thiết lập để nhập lại các yếu tố cần thiết khác như: Mã NHB, tài khoản người
phát lệnh, tài khoản người nhận lệnh. Nếu khớp đúng, ký chữ ký kiểm soát trên
chứng từ gốc trước khi quyết định chấp nhận ghi KHM trên máy tính để chuyển đi.
Sau đó giao lại chứng từ gốc cho bộ phận kế toán CTĐT chuyên trách.
- Sau khi tính KHM, chứng từ được tự động hạch toán và chuyển đi, bút toán
hạch toán được tự động gửi về trung tâm/ chi nhánh để đối chiếu.
3.1.1.2. Lệnh thanh toán tạo lập từ chứng từ điện tử:
NHPL nhận được chứng từ điện tử từ các hệ thống thanh toán nội bộ, thanh
toán song biên, thanh toán điện tử liên ngân hàng (TTLNH), bù trừ điện tử, ngân
hàng bán lẻ (thanh toán trực tiếp từ khách hàng)… chuyển đến. Sau khi đã được giải
mã, chứng từ hợp lệ sẽ được chương trình tự động chuyển hoá thành lệnh thanh toán
trong hệ thống NHCTVN.
Trang 16
Kiểm soát viên căn cứ bảng kê chứng từ điện tử nhận đến từ các hệ thống
thanh toán trên, lựa chọn lệnh thanh toán từng hệ thống để tính KHM theo lô chuyển
đi ngân hàng nhận lệnh (NHNL). Trường hợp cần thiết có thể lựa chọn tính KHM
từng lệnh thanh toán như đối với chứng từ tạo lập từ chứng từ giấy để kiểm soát.
- Sau khi tính KHM, lệnh thanh toán được tự động hạch toán và chuyển đi,
bút toán hạch toán được tự động gửi về trung tâm/chi nhánh để đối chiếu.
3.2. Hạch toán:
3.2.1. Tại ngân hàng phát lệnh
3.2.1.1. Lệnh thanh toán của khách hàng:
- Đối với lệnh thanh toán có:
Nợ: TK tiền gửi khách hàng hoặc TK thích hợp
Có: TK ĐCV trong kế hoạch
- Đối với lệnh thanh toán nợ có uỷ quyền: (chỉ thực hiện đối với các trường
hợp đã ký hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản thoả thuận được NHCTVN chấp thuận):
Khi lập lệnh thanh toán nợ chuyển đi hạch toán:

Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch
Có: TK ĐCV chờ thanh toán
Khi nhận được điện chấp nhận lệnh thanh toán nợ (mẫu 17 - CTĐT), KSV
kiểm tra KHM, nếu hợp lệ chương trình tự động hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán
Có: TK khách hàng
Trường hợp NHNL từ chối thanh toán đối với lệnh thanh toán nợ, NHNL lập
lệnh thanh toán nợ nội bộ trả lại NHPL, trong nội dung phải ghi rõ lý do từ chối.
NHPL hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán
Có: TK ĐCV trong kế hoạch
Các trường hợp thanh toán séc bảo chi, séc chuyển tiền thực hiện theo điểm
2.1.2. dưới đây.
3.2.1.2. Lệnh thanh toán nội bộ
- Đối với lệnh thanh toán có
Nợ: TK thích hợp
Trang 17
Có: TK trong kế hoạch
- Đối với lệnh thanh toán nợ (sử dụng để thanh toán séc bảo chi, séc chuyển
tiền và các chuyển tiền nội bộ khác theo hướng dẫn cụ thể của NHCTVN):
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch
Có: TK thích hợp
- Trường hợp chi nhánh chuyển vốn điều hoà về NHCT TW:
Hàng ngày khi cân đối vốn kinh doanh, quỹ đảm bảo thanh toán tại chi nhánh
vượt tỷ lệ quy định, chi nhánh chuyển vốn về NHCTVN. Trên cơ sở số vốn phải
nộp, kế toán viên lập chứng từ trích TK tiền gửi của chi nhánh tại NHNN trên địa
bàn theo quy chế thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để chuyển
sang NHNN. Đồng thời KTV lập lệnh thanh toán chuyển về NHCTVN (số hiệu
999) và hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch

Có: TK tiền gửi tại ngân hàng nhà nước.
- Trường hợp chuyển các loại vốn khác về NHCTVN (điều chuyển giữa các
loại vốn giữa TW với chi nhánh)
Căn cứ nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các chứng từ liên quan và
các văn bản hướng dẫn hiện hành của NHCTVN, chi nhánh thực hiện lập chứng từ
điện tử
Việc lập và kiểm soát chứng từ được thực hiện như điểm 1.1 nêu trên.
3.2.2. Tại ngân hàng nhận lệnh (NHNL)
3.2.2.1. Quy trình xử lý lệnh thanh toán đến
Bộ phận kế toán phải bố trí kế toán chuyên trách CTĐT trực tiếp để theo dõi
lệnh thanh toán đến. Khi nhận được lệnh thanh toán đến, kế toán CTĐT thông báo
kịp thời cho KSV để kiểm tra KHM.
KSV khi nhận được thông báo phải thực hiện việc kiểm tra KHM kịp thời.
Sau khi KSV kiểm tra KHM, lệnh thanh toán được tự động hạch toán, bút toán hạch
toán được tự động gửi về TTTT/chi nhanh để đối chiếu.
a) Tại các chi nhánh NHCT
* Đối với lệnh thanh toán của NHNL (chứng từ nội bộ hoặc chứng từ chuyển
cho người nhận lệnh tại NHNL)
Trang 18
- KSV kiểm tra KHM theo từng lệnh thanh toán, kiểm tra thông tin người
nhận lệnh, nếu đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào tài khoản ngượ nhận lệnh,
nếu không đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào tài khoản chờ thanh toán để xử
lý theo quy trình xử lý sai sót.
- Sau khi được kết quả đối chiếu khớp đúng với TTTT, kế toán CTĐT in
phục hồi lệnh thanh toán thành chứng từ giấy, 2 liên: 1 liên dùng báo nợ hoặc báo có
khách hàng, 1 liên lưu nhật ký chứng từ. Các lệnh thanh toán in ra phải ký đầy đủ
chữ ký theo quy định.
- Đối với lệnh thanh toán nợ có uỷ quyền, sau khi kiểm tra kiểm soát, nếu đủ
điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào tài khoản người trả tiền đồng thời lập
điện chấp nhận lệnh thanh toán nợ (mẫu 17-CTĐT) gửi đến NHPL. Nếu không đủ

điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào TK ĐCV chừo thanh toán sau đó lập
lệnh thanh toán chuyển trả NHPL, trong nội dung lệnh thanh toán ghi rõ lý do từ
chối.
* Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp cho các điểm giao dịch trực tiếp thuộc
CN.
- Các lệnh thanh toán này được chương trình tự động hạch toán và tự động
chuyển tiếp đến điểm giao dịch.
- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chuyển tiền đến (mẫu 03-CTĐT) theo
nhóm riêng để theo dõi đối chiếu với điểm giao dịch.
* Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp ra ngoài hệ thống.
- KSV lựa chọn nhóm lệnh thanh toán theo từng hệ thống (bù trừ, TTLNH…)
để kiểm tra KHM theo lô. Chương trình tự động định khoản và hạch toán vào tài
khoản thích hợp đối với từng hệ thống thanh toán.
- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến (mẫu 03-CTĐT) theo
từng nhóm thanh toán để thực hiện chuyển tiếp.
- Đối với lệnh thanh toán đến để đi thanh toán bù trừ giấy, kế toán CTĐT in
phục hồi lệnh thanh toán ra giấy để lập bảng kê đi thanh toán bù trừ theo quy định
của NHNNVN.
Trang 19
- Các chứng từ nhận đến từ điểm giao dịch để đi thanh toán song biên được
chương trình tự động hạch toán và chuyển tiếp về trung tâm thanh toán.
* Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp đi chi nhánh NHCT khác (chứng từ
nhận đến từ các điểm giao dịch trực thuộc CN để chuyển tiếp đi CN NHCT khác)
- Các lệnh thanh toán này được hệ thống tự động hoạch toán và tự động
chuyển tiếp đến ngân hàng nhận lệnh.
- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chứng từ nhận đến từ điểm giao dịch
(mẫu 03-CTĐT) để kiểm tra và lưu trữ.
* Đối với lệnh thanh toán giữa các điểm giao dịch trong cùng CN.
- Lệnh thanh toán được hạch toán tự động và tự động chuyển tiếp đến điểm
giao dịch nhận lệnh.

- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu cuối ngày (mẫu 05-CTĐT) để kiểm tra,
đối chiếu với điểm giao dịch.
b) Tại điểm giao dịch.
Chỉ thực hiện xử lý đối với lệnh thanh toán có người hưởng tại điểm giao
dịch như điểm 1.1.1 nêu trên.
3.2.3. Tại trung tâm thanh toán (TTTT)
- Tại TTTT mở tài khoản điều chuyển vốn trong kế hoạch cho từng chi nhánh
để hạch toán đối chiếu. Tài khoản của chi nhánh NHCT nào sẽ mang số hiệu ngân
hàng của chi nhánh NHCT đó. Đối với chi nhánh trực thuộc (CN cấp 1), TTTT mở
một số các tài khoản ĐCV khác để phản ánh và quản lý các loại vốn giữa TW với
CN.
* Lưu ý: Đối với chi nhánh phụ thuộc (CN cấp 2) chỉ được mở duy nhất TK
ĐCV trong kế hoạch
- Khi nhận chuyển tiền từ các chi nhánh, tại TTTT chương trình tự động kiểm
tra, đối chiếu và phân loại các chuyển tiền theo các nội dung để hạch toán:
+ Tính chất nghiệp vụ thanh toán Nợ - thanh toán Có
+ Phạm vi thanh toán trong hệ thống - ngoài hệ thống
3.2.3.1. Xử lý các chuyển tiền trong hệ thống:
Trang 20
- Các chuyển tiền trong hệ thống sau khi kiểm tra, đối chiếu với NHPL được
hạch toán tự động, tự động chuyển đi NHNL và chuyển sang vùng chờ đối chiếu với
NHNL.
- Trường hợp nhận được lệnh thanh toán của NHPL sau giờ khoá sổ của
TTTT, các lệnh thanh toán này sẽ được hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động
kế tiếp của hệ thống.
- Sau giờ khoá sổ của TTTT, các lệnh thanh toán chưa được đối chiếu được
chuyển sang vùng riêng để tiếp tục theo dõi đối chiếu vào ngày làm việc kế tiếp.
TTTT in các báo cáo đối chiếu, báo cáo chứng từ tồn đọng để kiểm tra, theo dõi xử
lý và lưu trữ.
3.2.3.2. Xử lý các chuyển tiền ra ngoài hệ thống

* Trường hợp nhận được các chuyển tiền ra ngoài hệ thống trước giờ khoá sổ
của các hệ thống thanh toán song biên, liên NH…
- KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chương trình tự động hạch toán vào
tài khoản thích hợp được đăng ký trong chương trình và tự động tạo chứng từ đi cho
thanh toán song biên, liên NH…
- KTV tại TTTT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến (mẫu 03-CTĐT) theo
từng nhóm thanh toán riêng để làm cơ sở kiểm soát chuyển tiếp ra ngoài hệ thống.
* Trường hợp nhận được lệnh thanh toán ra ngoài hệ thống sau giờ khoa sổ
của các hệ thống thanh toán song biên, liên NH…
- KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chương trình tự động hạch toán vào
tài khoản ĐCV chờ thanh toán.
- KTV in thống kê chứng từ tồn đọng theo từng nhóm riêng để theo dõi đối
chiếu
- Vào ngày giao dịch kế tiếp, TTTT lựa chọn các lệnh thanh toán còn tồn
đọng kích hoạt để chương trình tự động vớt đi cho thanh toán song biên, liên NH…
và kết sinh bút toán tất toán tài khoản ĐCV chờ thanh toán cho các chứng từ tồn
đọng được lựa chọn.
3.2.3.3. Xử lý các khoản chuyển tiền nội bộ giữa TTTT với chi nhánh.
- Các chuyển tiền tạo lập từ chứng từ giấy để chuyển đi các chi nhánh NHCT
được thực hiện như đối với chứng từ đi từ chi nhánh (mục I điểm 1.1)
Trang 21
- Các chuyển tiền nội bộ nhận đến từ các chi nhánh được xử lý như đối với
các lệnh thanh toán nội bộ tại các chi nhánh (mục II điểm 1.1.1)
3.2.3.4. Hạch toán
* Đối với chuyển tiền giữa các chi nhánh trong hệ thống:
- Đối với lệnh thanh toán Có:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL.
Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL.
- Đối với lệnh thanh toán Nợ:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHNL.

Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL.
* Đối với các chuyển tiền ra ngoài hệ thống NHCT qua thanh toán song
biên, thanh toán điện tử LNH… được tự động toán:
a. Trường hợp nhận được lệnh thanh toán của chi nhánh trước giờ ngừng
thanh toán song biên, liên NH…:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL
Có: TK thu chi hộ (TT song biên hoặc TTLNH)
b. Trường hợp nhận được lệnh thanh toán của chi nhánh sau giờ ngừng thanh
toán song biên, liên NH…:
Nợ TK ĐCV trong kế hoạch NHPL
Có TK ĐCV chờ thanh toán
* Hạch toán các khoản vốn từ chi nhánh NHCT về TTTT:
a. Trường hợp chi nhánh chuyển vốn điều hoà về NHCTVN
- Khi nhận chuyển chuyển tiền gửi vốn của chi nhánh chuyển về, TTTT hạch
toán
Nợ: TK ĐCV thanh toán hệ thống
Có: TK ĐCV trong kế hoạch của CN gửi vốn
- Nhận được giấy báo có của NHNN chuyển đến TTTT hạch toán:
Nợ: TK tiền gửi của NHCTVN tại NHNNTW
Có: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống
b. Trường hợp nhận các loại vốn khác của chi nhánh chuyển về NHCT Việt
Nam
Trang 22
- Đối với lệnh thanh toán có:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL
Có: TK ĐCV thích hợp
- Đối với lệnh thanh toán nợ:
Nợ: TK ĐCV thích hợp
Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL
* Hạch toán các khoản chuyển vốn về chi nhánh

Khi chi nhánh cần tiếp vốn, TTTT căn cứ giấy đề nghị tiếp vốn của chi nhánh
đã được NHCTVN phê duyệt, lập chứng từ thanh toán qua NHNN để trích tài khoản
tiền gửi của NHCTVN tại NH Nhà nước Trung ương chuyển tiếp vốn cho NH xin
tiếp vốn. Đồng thời lập lệnh thanh toán và hạch toán:
Nợ: TK ĐC vốn trong KH (CN nhận vốn).
Có: TK tiền gửi TT tại sở giao dịch NHNNVN
Cuối ngày, kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu ch uyển tiền đi, đến trong
ngày để kiểm tra tính đúng đắn của số liệu trước khi khoá sổ cuối ngày. Các báo cáo
này thực hiện lưu trữ cùng các chuyển tiền đi, đến trong ngày. Ngoài ra, các đơn vị
thanh toán thực hiện in các loại báo cáo sau:
+ Đối với chi nhánh và TTTT in báo cáo 02,03,04,14,15,16 CTĐT.
3.2.4. Sai sót và điều chỉnh
3.2.4.1. Sai sót và điều chỉnh tại ngân hàng phát lệnh (NHPL).
* Sai sót phát hiện khi chưa tính KHM.
Mọi sai sót phát hiện khi chưa tính KHM, KTV được phép sửa lại cho đúng.
* Sai sót phát hiện sau khi KSV đã tính KHM
Các sai sót phát hiện sau khi lệnh thanh toán đã được tính KHM đều phải
được điều chỉnh bằng bút toán. Cụ thể, từng trường hợp được xử lý như sau:
- Chuyển tiền thiếu:
Khi phát hiện chuyển tiền thiếu, KTV căn cứ vào chứng từ gốc và lệnh toán
chuyển đến thiếu để lập bổ sung. Nội dung lệnh thanh toán lập bổ sung phải ghi rõ
chuyển bổ sung cho lệnh thanh toán số… ngày… và hạch toán như các lệnh thanh
toán đi bình thường.
- Chuyển tiền thừa:
Trang 23
Khi phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi lệnh thanh toán đi, ngân hàng
phát lệnh phải lập ngay điện thông báo (mẫu 13-CTĐT) và lập biên bản chuyển tiền
thừa gửi ngân hàng nhận lệnh để có biện pháp xử lý kịp thời. Tuỳ từng trường hợp
cụ thể, NHPL xử lý như sau:
+ Trường hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi lệnh thanh toán đi

nhưng NHNL chưa kiểm tra KHM:
KTV căn cứ vào chứng từ gốc và lệnh thanh toán chuyển thừa để lập phiếu
điều chỉnh và hạch toán:
Đối với lệnh thanh toán có:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán
Nợ đỏ: TK đã trích thừa
Đồng thời lập điện tra soát (mẫu 12-CTĐT) gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả
số tiền thừa và ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý.
Khi nhận được lệnh thanh toán có chuyển trả số tiền thừa nói trên, NHPL
hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch
Có: TK ĐCV chờ thanh toán
Đồng thời ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý
Đối với lệnh thanh toán nợ:
Lập phiếu điều chỉnh hạch toán:
Có đỏ: TK thích hợp
Có: TK ĐCV chờ thanh toán
Đồng thời lập lệnh thanh toán có chuyển đến NH nhận lệnh để huỷ số tiền
chuyển thừa trên lệnh thanh toán nợ hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán
Có: TK ĐCV trong kế hoạch
+ Trường hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi gửi lệnh thanh toán đi,
NHNL đã kiểm tra KHM:
Trang 24
Số tiền chuyển thừa
Số tiền thu hồi được
Số tiền chuyển thừa
Số tiền chuyển thừa
NHPL phải lập ngay điện thông báo gửi NHNL để có biện pháp xử lý kịp
thời. Đồng thời lập biên bản chuyển tiền thừa (mẫu 18-CTĐT) gửi NHNL, xác định

nguyên nhân, quy trách nhiệm của những người liên quan và xử lý hạch toán:
Đối với lệnh thanh toán có:
Căn cứ biên bản chuyển tiền thừa và chứng từ gốc để lập phiếu điều chỉnh
hạch toán:
Nợ: TK các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây sai sót)
Nợ đỏ: TK thích hợp (TK đã trích thừa)
Đồng thời lập điện tra soát gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả số tiền thừa và ghi
nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý. Nếu NHNL đã chi trả số tiền thừa cho
người hưởng, NHPL gửi biên bản chuyển tiền thừa đến NHNL để NHNL tìm biện
pháp thu hồi.
Khi nhận được lệnh thanh toán có chuyển trả số tiền thừa hoặc một phần số
tiền thừa nói trên, NHPL hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch
Có: TK các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây sai sót)
Đồng thời ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý
Trường hợp NHNL trả lời không thu hồi được thì NHPL căn cứ vào biên bản
cùng hồ sơ liên quan của NHNL gửi đến. NHPL nhận được, kiểm tra, đối chiếu với
biên bản chuyển tiền thừa trước đây để xác định số đã thu hồi được, số còn phải thu
hồi, xác định người chịu trách nhiệm. Đồng thời lập hội đồng để xử lý theo chế độ
hiện hành.
Đối với lệnh thanh toán nợ:
Lập phiếu điều chỉnh hạch toán:
Có đỏ: TK thích hợp
Có: TK ĐCV chờ thanh toán
Đồng thời lập lệnh thanh toán có chuyển đến NH nhận lệnh để huỷ số tiền
chuyển thừa trên lệnh thanh toán nợ
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán
Có: TK ĐCV trong kế hoạch
* Chuyển tiền ngược vế
Trang 25

Số tiền chuyển thừa
Số tiền thu hồi được
Số tiền chuyển thừa
Số tiền chuyển thừa