Tài liệu Mẹo quản lý thời gian ppt

Mẹo quản lý thời gian







Bạn muốn tận dụng tốt hơn quỹ thời gian dành cho công việc của bạn? Đây là
các mẹo nhỏ dành cho bạn:
Tuân thủ kế hoạch đã đặt ra


Lên danh sách việc cần làm

Cần có một danh sách việc cần làm và tạo thói quen bổ sung thường xuyên. Với
danh sách nhắc việc đó, bạn sẽ không quên hoặc bỏ lỡ bất cứ việc gì. Luôn mang
theo danh sách này bên mình, có thể lưu trong thiết bị cầm tay (như di động,
PDA...) hoặc sổ kế hoạch làm việc. Điều quan trọng là bạn nên cụ thể hoá các dự
án, chương trình dài hơi hay trước mắt thành từng bước chi tiết, tránh ghi chung
chung, đại khái.

Ước tính thời gian thực hiện các công việc

Cần xác lập khung thời gian cần thiết dành cho từng công việc và cả ngày đáo hạn
để hoàn thành. Trong thời gian làm những việc không quan trọng lắm, bạn có thể
tranh thủ lúc rảnh rỗi để làm một số việc khác, chẳng hạn, bạn có thể lướt net tìm
kiếm thông tin trong khi chờ cuộc họp sắp diễn ra.

Tự mình đặt kỳ hạn cho mình và nghiêm túc tuân thủ

Khi đặt ra các điểm đáo hạn cho công việc của mình, bạn cần tính toán hết sức
thực tiễn và nỗ lực bằng mọi giá để hoàn thành đúng kỳ hạn. Bất cứ việc gì cũng
phải dành cho một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành.

Tránh lãng phí thời gian


Tận dụng thời gian thông minh

Chỉ checkmail vào những giờ nhất định trong ngày và dùng hộp thư voice mail để
nhận các cuộc gọi khác thay vì mất tới vài tiếng bị gián đoạn khi đang làm việc.
Nếu có thể, đừng bao giờ xem tới hai lần một mẩu giấy hay một đoạn email bất
kỳ. Đừng bao giờ mở mail trừ khi bạn có thời gian để đọc hay thực hiện các thao
tác khác như trả lời, xoá, lưu lại hay chuyển tiếp cho ai...

Tổ chức chỗ làm việc ngăn nắp

Không chỉ ngăn nắp với bàn làm việc mà còn phải ngăn nắp ngay với các file, các
thư mục lưu trữ dữ liệu trong máy tính, trong tài khoản email để bạn có thể lấy
ngay mọi thứ khi cần. Rất nhiều người mất thời gian để tìm kiếm những thông tin
đã không còn tồn tại trong kho dữ liệu máy tính của họ. Về điều này, bạn có thể
học hỏi một câu nói rất nổi tiếng của Benjamin Franklin: “Một chỗ cho tất cả mọi
thứ nhưng tất cả mọi thứ phải có chỗ riêng của nó”.

Tránh bị ngắt quãng công việc

Nếu phòng làm việc có cửa, thỉnh thoảng bạn nên đóng cửa lại. Nếu cứ thi hành
“chính sách” mở cửa với tất cả mọi người thì sẽ có lúc bạn không còn đủ thời gian
để nghe hết các câu hỏi cũng như thắc mắc của họ. Nếu có ai đó tới chỗ bạn lúc
bạn đang bận, đừng ngần ngại đề nghị họ trở lại gặp bạn lúc khác.

Luôn đảm bảo tiến độ công việc


Cộng tác và hợp tác

Các đồng nghiệp của bạn đều mong muốn công việc do bạn đảm trách được hoàn
tất đúng hạn mà không có bất cứ trì hoãn nào. Tất nhiên, với họ bạn cũng có suy
nghĩ này. Vì vậy, để đảm bảo nhất, hãy luôn dành thời gian “dôi ra” cho các khung
thời gian dự kiến để có thể linh hoạt xử lý bất cứ những trục trặc nảy sinh trong
quá trình thực hiện. Chẳng hạn nếu ngày cuối cùng phải hoàn thành công việc của
bạn là ngày 25 thì hãy cố gắng để mọi thứ xong xuôi vào ngày 23.

Tránh những tham gia không cần thiết vào việc của người khác

Nếu bạn đã giao việc gì cho người khác, hãy cứ để họ tự do hành động trừ khi bạn
có trách nhiệm cần phải giám sát nó. Trong cuộc sống, có không ít người phung
phí thời gian vàng ngọc vào việc ngồi nghe hay đọc các bản báo cáo của người
khác. Nếu các trách nhiệm công việc đó không ảnh hưởng tới nhiệm vụ hàng ngày
của bạn, tới các mục tiêu sự nghiệp của bạn thì bạn cũng chỉ nên dừng ở cách bày
tỏ sự quan tâm qua việc trò chuyện, khuyến khích đồng nghiệp mà thôi.

Bỏ những cuộc họp không nhất thiết phải tham gia

Bạn cần tự xác định xem cuộc họp nào bạn nhất định phải có mặt, cuộc họp nào
không. Nếu cần họp, bạn phải lên lịch dành thời gian cho nó, kể cả lúc bắt đầu và
kết thúc cuộc họp. Còn nếu bạn không nhất thiết phải tham gia, bạn có thể hỏi
riêng sếp là liệu bạn có thể được miễn dự họp hay không từ trước.

Duy trì mục tiêu của bạn

Luôn tạo sự bận rộn cho mình

Bạn cần có ít nhất một kế hoạch làm việc về lâu về dài cho mình, thậm chí có hai
hoặc thêm nữa còn tốt hơn. Bằng cách đó, bạn có cơ hội chuyển đổi công việc và
tập trung vào được nhiều thứ khác nhau. Cùng một lúc thực hiện nhiều nhiệm vụ
sẽ giúp bạn luôn có công việc để làm, nó sẽ khiến đầu óc bạn minh mẫn, linh hoạt
và luôn tươi mới.

Biết lựa chọn công việc tham gia

Hãy luôn cố gắng để công việc của bạn thực sự có ích với công ty
Hãy luôn cố gắng để công việc của bạn thực sự có ích với công ty và tận dụng tối
đa được các khả năng của bạn. Có nhiều lý do để bạn có thể từ chối một đề nghị
hay yêu cầu mà bạn cho là không cần thiết, những người thành công trong sự
nghiệp luôn là những người biết nói “không” đúng lúc.

Hãy tự hỏi bản thân, "công việc này có giúp ích gì cho sự nghiệp của mình
không?" và "Liệu mình có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ này hay không?".
Nếu biết lựa chọn và hoàn thành tốt công việc, bạn sẽ giành được cảm tình cũng
như sự tôn trọng của mọi người. Đừng khiến bạn quá tải trong một đống công việc
để rồi tá hoả lên khi không thể hoàn thành bất cứ điều gì.

Đừng trì hoãn việc gì

Trì hoãn những công việc chẳng hay ho gì vốn là bản tính của con người. Để tránh
điều này, bạn cần lập kế hoạch làm những phần việc vui vẻ bên cạnh những phần
"không vui vẻ mấy". Chẳng hạn, nếu không thích tính toán, bạn có thể sắp xếp
phần việc này vào buổi sáng, thời gian bạn minh mẫn và sảng khoái nhất, ít khi

cảm thấy nản lòng, khó chịu trước công việc.

Nếu bạn vẫn cứ tiếp tục trì hoãn mọi việc hoặc không hoàn thành nhiệm vụ trước
thời hạn được giao, có lẽ bạn nên tự mình xem xét lại công việc hiện thời, các mục
tiêu đã đặt ra, tình trạng sức khoẻ cũng như mức độ quan tâm tới công việc của
bạn. Trì hoãn thường xuyên tới mức thành thói quen thường là biểu hiện của sự
bất mãn, không vừa lòng với thực tại.

Biết tự thưởng bản thân

Biết quản lý thời gian không chỉ có nghĩa trong vấn đề công việc, nó còn liên quan
tới chuyện lập thời gian biểu cho những khoảnh khắc thư giãn, giải lao, lên giây
cót lại tinh thần cũng như thể chất. Hãy tự biết thưởng cho bản thân sau mỗi lần
hoàn thành nhiệm vụ công tác. Đơn giản chỉ là thư giãn đôi chút với một tách cà
phê sau khi đọc xong bản báo cáo kỹ thuật hay lập kế hoạch nghỉ ngơi, vui chơi
cùng gia đình sau khi hoàn tất một công việc...

Tận dụng thời gian để thành công

Bạn cần hết sức kiên quyết trong vấn đề chú trọng việc tận dụng thời gian trong