Tài liệu PMF2/9 Cơ bản về quản lý dự án - Quản lý phạm vi dự án doc

 bn v Qun lý d
án
Qun lý phm vi d
án
Qun lý phm vi d án
Copyright © 1998-2007 by STS
2
Xác nh các mc tiêu
Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn:
 Thông thng s khác bit v li ích gia các bên liên quan làm cho vic xác nh các
c tiêu ca d án tr nên khó khn. Giám c d án cn gii quyt các xung t liên
quan n các mc tiêu ca d án mt cách chng.
Các khái nim liên quan:
- Các bên liên quan
- Khách hàng
- Chu t/nhà tài tr
Tài liu tham kho:
Mun tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây :
PMBOK® guide: 5.1: Lp k hoch Phm vi d án
5.2: Xác nh Phm vi d án
IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 5: Bi cnh ca d án
Chng 8: Các mc tiêu và chin lc ca d án
Chng 9: Các tiêu chí ánh giá s thành công và tht
i ca d án
Chng 13: Ni dung và phm vi d án
Phân tích quyt nh trong
 án
Schuyler John R
pp. 15
 c tiêu ca d án cn phi 

c xác nh mt cách chính xác
và cn phi c chia s vi các bên liên quan.
 u tiên các mc tiêu 
c phác tho mt cách khái quát, sau
ó giám c d án và nhà tài tr/chu t s cùng nhau thanh
c dn dn (quá trình tng tác).
 u quan trng là các mc tiêu c
a d án không ch phn ánh
i ích ca giám c d án hoc ca chu t/nhà tài tr, mà
n phi làm tha mãn n mc ti a, các nhu cu ca các bên
liên quan trong d án.
 Quy tc c bn: phng sách cui cùng, chính khách hàng là
ngi quyt nh vic th hin các mc tiêu ca d án.
 Các mc tiêu và các kt qu ca d án cn c th hin di hình th
c
có tho lng c.
 Giám c d án phi m bo rng các bên liên quan có mt cách nhìn
nh nhau i vi các mc tiêu ca d án.
Qun lý phm vi d án
Copyright © 1998-2007 by STS
3
How to do...
Xác nh các mc tiêu nh th nào?
A. u Nhà tài tr/Chu tã a ra c các mc tiêu hoàn toàn rõ ràng và
trình bày d hiu thì:
1 Xem xét xem các mc tiêu có mâu thun vi nhau không. Nu có mâu thun thì c
ng trình bày li  loi tr các mâu thun.
2 Tho lun các mc tiêu này vi nhóm  án, khách hàng, và có th vi ngi s
ng cui cùng m bo rng tt c mi ngi u ng ý vi các mc tiêu c
a ra. u ó có th mt nhiu thi gian! Nhng cng áng b ra mt hoc nhiu

ngày  có c s nht trí chung.
3 Tip tc xác nh rõ hn các mc tiêu - ó là mt quá trình tng tác, mà qua ó,
n có th phát hin thêm mt s mâu thun, các mc tiêu li phi c trình bày
i.
4 Thit lp trình t u tin cho tng mc tiêu: các mc tiêu nào là tuyt i không th
thiu c, và các mc tiêu nào chn thun là mong mun (cn có hoc có thì
t).
5 Xem li xem các mc tiêu c trình bày di hình thc trung lp, m ng cho các
gii pháp k thut khác nhau không. "Cái gì" nên xác nh "nh th nào"?.
B. u Nhà tài tr/Chu ta ra các mc tiêu tng i l m, không rõ ràng
hoc trình bày cha d hiu thì:
1  gng hiu vn  hoc nhu cu n  phía di mt cách chính xác nht có th
2 Trc ht, giám c d án nên th trình bày các mc tiêu ca d án. Sau ó trình
lên Nhà tài tr/Chu t, tho lun, trình bày li, n lúc nào mà giám c d án
và Chu t cùng thng nht.
3 Sau khi hoàn thành các bc trên, tip tc thc hin các bc nhã nêu  mc (A)
 trên.
Ví d
 Tính tin bo him trên mng
 p các loi giy t bo him trên mng, sau ó khách hàng t in
 Kh nng tham kho các u khon ca hp ng
Công ty bo him Vimax quyt nh xem xét li toàn b vic trình
bày trên trang Web. Hin ti, trên mng ch có trang "tnh", cho
phép ngi truy cp tham kho các dch v mt cách rt chung
chung.
Sau bui làm vic u tiên, s dng trí tu tp th, vi các cng s
phòng Marketing, phòng bo him tài sn, phòng bo him Nhân
th và phòng Tin hc, ã có mt danh sách rt dài các mc tiêu có
th sau ây:
Qun lý phm vi d án

Copyright © 1998-2007 by STS
4
 Cung cp các li khuyên hu ích da trên các phân tích tng các u khon
a khách hàng ang tn ti và d liu sn có ca khách hàng
 So sánh các u khon ca hp ng bo him vi các sn phm sn có ca các
i th cnh tranh
 Tính các li ích v thu
  dng mng Internet  thu nhn các d liu khách hàng và các thông tin này
c s dng sau ó cho các nhân viên bán hàng
 Có kh nng kê khai tai nn trên mng
 Có th theo dõi tin  ca mt h s
 Khách hàng t chn i lý, da trên các tiêu chun trên mng
Thc hin tt c các mc tiêu này là u không thc. Làm th nào  chn ra mc tiêu
a d án t các mc tiêu trên???
Giám c d án, bà Strauss, ã quyt nh tin hành theo hình thc sau:
1. i mc tiêu cn phi c trình bày mt cách chi tit trên na trang A4.
2. p hp nhóm li trong các bui hp nhóm và các bui làm vic s dng trí tu
p th, miêu t (di hình thc bài vit) li ích ca mi mc tiêu di hai khía
nh: a) li ích cho doanh nghip, b) li ích cho khách hàng.
3. Sau ó, s lp nên mt bng gm ba ct: mc tiêu, li ích i vi doanh nghip,
i ích i vi khách hàng.
4. c tip theo, lng hoá giá tr (li ích) mà mi mc tiêu a n mt phn cho
khách hàng và mt phn cho doanh nghip. Công vic này u tiên c làm mt
cách c lp i vi mi thành viên. Sau ó tho lun nhóm  tìm ra mt con s
c chp nhn i vi tt c mi ngi.
5. Giá tr ca mi mc tiêu sau ó c so sánh vi chi phí ca nó (chi phí thc hin
và chi phí bo dng).
6.  so sánh này cho phép xác nh các u tiên trong các mc tiêu.
7. Danh sách này, vi các chi phí cho mi mc tiêu i kèm, cui cùng sc trình
lên ban u hành a ra quyt nh cui cùng.

Danh mc rà soát
 t mc tiêu c trình bày tt là mt mc tiêu SMART (thông minh), ngha là hi t
các yu t sau:
1. S pecific,- c th
2. M easurable, - o lng c
3. A mbitious – tham vng
4. R ealistic - thc t
5. defined in T ime – xác nh trong thi gian
 c tiêu c bit lu ý n các li ích ca các bên liên quan quan trng nht.
 Tât c các bên liên quan u bit n mc tiêu.
 c tiêu c chp nhn bi tt c các bên liên quan.
y cn tránh
Qun lý phm vi d án
Copyright © 1998-2007 by STS
5
 Các mc tiêu thng xuyên c trình bày di hình thc không chính xác.
 Các mc tiêu không lu ý n li ích ca các bên liên quan.
 Khách hàng cui cùng không c tham kho.
 Các mc tiêu không lu ý n các u kin h tng hin ti.
 t s bên liên quan ng ý, nhng ngi ta cm thy  bên trong là h không ng
ý, và h s làm mi cách  quay tr li vic xác nh mc tiêu.
Qun lý phm vi d án
Copyright © 1998-2007 by STS
6
Concept Development
Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn:
.
Tài liu tham kho:
Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu di ây:

IPMA Ranh gii Kh nng: 17: Hình dng và s thay i
 Sáng to trong Khoa hc và Công ngh cao De Bono
How to do...
Xây dng ni dung nh th nào?
1. Trc tiên, bn cn ra khi không gian làm vic hàng ngày: t chc mt bui làm
vic s dng trí tu tp th bên ngoài vn phòng.
 Concept development là vic i tìm câu tr
 li cho câu
i: « án sc thc hin nh th nào».
 Nên dành th
i gian  thc hin concept
development: concept development tt có th tit kim c
t nhiu thi gian trong khi thc hin d án.
 Concept development là mt quá trình sáng to: ng
i
ta s dng phng pháp s dng trí tu tp th hoc các
phng pháp sáng to khác.
 Các ý tng hay không bao gin trong bu không khí t
nht  vn phòng (hãy th suy ngh xem: ln cui cùng bn
có mt ý tng tht thông minh khi ó bn âu?)
 Chúng ta s có c các kt qu tt nu toàn b nhóm
làm
vic mt ngày  bên ngoài – ngha là ngoài môi trng quen
thuc.
 Vic xây dng ni dung cn phi, nu có th, không cha
ra chung chung mt gii pháp, mà là nhiu gii pháp khác
nhau.