Tài liệu Ứng xử khi được phỏng vấn qua điện thoại doc

Ứng xử khi được phỏng vấn qua điện thoại
Có nhiều lý do để một công ty tiến hành phỏng vấn qua điện thoại như một
cách sàng lọc bước đầu các cá nhân tham gia ứng tuyển.

Bạn nhận được tin mình đã lọt vào vòng phỏng vấn trong đợt tuyển dụng của
một công ty mà bạn rất mong đợi. Duy chỉ có một điều hơi khó đối với bạn.
Đó là bạn sẽ không đối thoại trực tiếp với người phỏng vấn mà sẽ nói
chuyện qua điện thoại. Kết quả từ cuộc nói chuyện này sẽ quyết định việc
bạn có được gặp mặt đại diện của công ty hay không.
Có nhiều lý do để một công ty tiến hành phỏng vấn qua điện thoại như một
cách sàng lọc bước đầu các cá nhân tham gia ứng tuyển. Đầu tiên, cuộc nói
chuyện qua điện thoại thường diễn ra ngắn gọn, do đó có thể tiết kiệm thời
gian cho công ty. Bên cạnh đó, trong trường hợp các ứng viên không thể đến
công ty vì họ ở bang khác hay ở nước khác, phỏng vấn qua điện thoại giúp
nhà tuyển dụng có cái nhìn sát thực, bao quát hơn hơn (so với việc đọc hồ sơ
giấy của họ).
Và như vậy, sẽ là cơ hội tốt khi bạn lọt vào vòng phỏng vấn do 1 hoặc nhóm
người tham gia đặt câu hỏi kéo dài từ 20 đến 30 phút. Bằng nhiều cách khác
nhau nhưng việc chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn qua điện thoại không khác
mấy so với việc chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn thông thường, trừ một số
điểm cần chú ý riêng.
Sau đây là những việc bạn phải tuân thủ:
- Có thái độ nghiêm túc, như cách bạn vẫn thể hiện trong các cuộc phỏng
vấn trực tiếp
- Để bản resume và cover letter (thư giới thiệu) trước mặt.
- Chuẩn bị giấy nháp.
- Chuẩn bị một máy điện thoại có chất lượng cao.
- Tắm gội, chải tóc và ăn mặc tươm tất.
- Đứng hay ít nhất là ngồi vào bàn với tư thế thẳng lưng.
Một cuộc phỏng vấn qua điện thoại có vẻ như không trang trọng lắm khi nó
dễ rơi vào tình trạng “chỉ là nói qua điện thoại thôi mà”, do đó bạn thường

có tâm lý không chuẩn bị kỹ lưỡng cho việc này cũng như thân mật hóa cuộc
nói chuyện. Đừng mất cảnh giác. Hãy chắc chắn rằng bạn đã tìm hiểu kỹ về
công ty đó, nghiên cứu các nhiệm vụ công ty yêu cầu, thực hành trả lời các
câu hỏi có thể được nêu ra trong cuộc phỏng vấn… giống như cách bạn vẫn
làm mỗi khi phải tham gia các loại cuộc phỏng vấn khác.
Hầu như chắc chắn là bạn sẽ được hỏi về những thông tin ghi trong hồ sơ.
Bạn sẽ muốn có những tài liệu hỗ trợ mình những thông tin liên quan đến
những điều bạn đã nêu ra trong resume và cover letter. Ví dụ như là những
tài liệu bạn đã soạn thảo, thiết kế; bộ hồ sơ về các dự án bạn đã tham gia;
bản mô tả viết tay về vị trí cũ của bạn.
Ghi lại đôi chút về các điểm mạnh bạn muốn thu hút người phỏng vấn. Liệu
có những kỹ năng, kinh nghiệm nào đó bạn muốn nhấn mạnh hay không?
Bạn có hứng thú hay đam mê nào muốn chia sẻ với người phỏng vấn bạn?
Hãy chắc chắn rằng những mẩu thông tin này nằm ngay trên tờ giấy ghi chú
trước mặt bạn. Luôn theo sát các thông tin này trong buổi phỏng vấn, thậm
chí là khi bạn chỉ có cơ hội cuối cùng lúc người phỏng vấn hỏi bạn rằng liệu
bạn có câu hỏi hay điều gì muốn chia sẻ thêm hay không.
Đây không phải là thời điểm thích hợp để dùng điện thoại di động vì sự chập
chờn, lúc có lúc không, lúc rõ lúc rè … của nó, dẫn đến hai bên không nghe
và không hiểu được ý của nhau.
Có lời khuyên nào nữa không? Có lẽ có. Đó là việc bạn phải ăn vận lịch sự
như thể chuẩn bị tham dự cuộc phỏng vấn trực tiếp. Điều này sẽ làm cho bạn
ở đúng tâm thế của người đi xin việc. Bạn sẽ không thể thực hiện tốt cuộc
phỏng vấn khi đang nằm trên giường hay vắt vai bộ pajama của mình.
Ở một cấp độ có thể nhìn thấy được, các nhà nghiên cứu chỉ ra rằng, bạn sẽ
định hướng tốt hơn khi đứng thẳng cũng như bạn sẽ tự tin và hiểu biết hơn.
Phỏng vấn qua điện thoại có thể rất khó khăn khi bạn không thể nhìn thấy
nét mặt của người phỏng vấn, không nhận biết được các ngôn ngữ cử chỉ của
họ, là một điều khác biệt khi so sánh với cuộc phỏng vấn thông thường.
Nhưng nếu bạn chuẩn bị tốt, bạn không cần phải đọc bất kỳ ngôn ngữ phi lời

nào của người đối diện để đo lại hành vi của mình. Bạn sẽ biết chắc chắn
cách thức bạn thể hiện vì bạn sẽ được mời đến phỏng vấn trực tiếp, ở đó bạn
sẽ có cơ hội chứng minh mình là ứng cử viên tốt nhất cho vị trí đó.