Tài liệu Xây dựng cơ chế & quy chế trả lương trong doanh nghiệp ppt

Xây dựng cơ chế & quy chế trả lương
trong doanh nghiệp

Tại sao phải xây dựng cơ chế trả lương?
Cơ chế trả lương luôn là mối quan tâm hàng đầu của người lao động trong doanh nghiệp
bên cạnh các yếu tố quan trọng khác như ngành nghề, uy tín của doanh nghiệp, môi
trường làm việc này cơ hội thăng tiến... Một cơ chế trả lương phù hợp có tác dụng nâng
cao năng suất và chất lượng lao động, giúp doanh nghiệp thu hút và duy trì được những
cán bộ, nhân viên giỏi.

Các vấn đề cần xem xét trong việc xây dựng cơ chế trả lương
Để đảm bảo cơ chế trả lương phát huy tính hiệu quả trong thực tiễn, thực sự trở thành đòn
bẩy kinh tế, Bạn cần nghiên cứu và cân nhắc kỹ lưỡng tới các yếu tố sau:
Mặt bằng lương chung của xã hội của ngành và khu vực: Doanh nghiệp không chỉ
chịu sức ép cạnh tranh về đầu ra của sản phẩm, dịch vụ mà còn chịu sự cạnh tranh gay gắt
của các yếu tố đầu vào mà nhân lực luôn luôn là yếu tố quan trọng nhất. Bạn phải xác
định được mặt bằng mức lương bình quân của các vị trí lao động trong cùng ngành và
trong cùng khu vực địa lý. Điều này giúp bạn đưa ra được các mức tiền lương cạnh tranh,
có khả năng thu hút và lưu giữ nhân viên.

Quy định của pháp luật: Tìm hiểu và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về các
vấn đề lao động trước khi xây dựng cơ chế trả lương là việc làm bắt buộc. Doanh nghiệp
cần lưu ý đến các vấn đề như mức lương tối thiểu Nhà nước quy định hợp đồng và lương
thử việc, lương thời vụ, lương trong kỳ thai sản, ốm đau, nghỉ việc...
Chính sách phát triển nhân lực của Công ty: Bạn phải xác định rõ được doanh nghiệp
cần những loại lao động nào và bao nhiêu? Doanh nghiệp cần họ cống hiến cái gì và như
thế nào? Và bạn sẽ làm gì để có?
Tính chất đặc thù công việc và mức độ ưu tiên đối với các vị trí chức danh: Hãy liệt
kê và sơ bộ phân loại lao động trong doanh nghiệp theo đặc thù công việc và yêu cầu
năng lực, trình độ khác nhau. Loại lao động hay nhóm vị trí chức đanh nào là then chốt
trong doanh nghiệp, chịu sự cạnh tranh lớn nhất từ thị trường lao động và cần có mức độ

ưu tiên thích đáng. Tuy nhiên, dù lương cao nhưng nếu trả lương cào bằng, không gắn
với tính chất công việc, mục tiêu và kết quả lao động thì lại không phát huy hiệu quả,
thậm chí phản tác dụng. Việc phân loại lao động thành các nhóm có vị trí, tính chất công
việc. mức độ trách nhiệm khác nhau để trả lương sẽ giúp bạn trong việc xác lập nên một
cơ chế trả lương công bằng hơn.
Cách thức tính trả lương: Tuỳ thuộc vào đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp mà bạn
lựa chọn cách thức trả lương cứng hay khoán, hoặc đồng thời cả hai. Lương cứng là số
tiền cố định mà doanh nghiệp trả cho người lao động hàng tháng tương ứng với vị trí
chức danh công việc. Lương khoán là số tiền người lao động được hưởng trên khối
lượng, số lượng và chất lượng công việc hoàn thành. Lương khoán có thể theo thời gian
(giờ), hay trên đơn vị sản phẩm, hoặc trên doanh thu, thậm chí là lãi gộp trong tháng. Mỗi
cách trả lương đều có ưu điểm riêng. Lương cứng đảm bảo cho người lao động cảm thấy
yên tâm và ổn định trong công việc và cuộc sống, từ đó họ có thể toàn tâm, toàn ý với
công việc. Lương khoán lại tạo ra động lực khuyến khích, phát huy tối đa năng lực của
từng người, đo đếm dễ dàng và gắn liền với kết quả lao động thông qua căn cứ khoán.
Thực tế, các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên áp đụng cả hai cách trả lương này.
Quan điểm và ý kiến của người lao động: Thông qua trưng cầu ý kiến của người lao
động, bạn có thể biết được ưu, nhược điểm của cơ chế trả lương hiện tại và những vấn đề
cần khắc phục. Bạn có thể nắm rõ mong muốn nguyện vọng và quan điểm của họ về tính
hợp lý, sự công bằng trong cách tính lương… Điều này, giúp bạn tránh được những sai
lầm mang tính chủ quan, áp đặt. Mặt khác, làm cho người lao động cảm thấy được tôn
trọng và việc trả lương là do chính họ xây dựng và quyết định.
Khả năng chi trả của doanh nghiệp: Vấn đề cuối cùng bạn cần xem xét là khả năng chi
trả của doanh nghiệp. Lương là một bộ phận chi phí cơ bản ảnh hưởng đến kết quả kinh
doanh. Bạn cần tính toán tỷ lệ tiền lương hợp lý trên doanh thu kế hoạch để vừa đảm bảo
trả lương đủ và khuyến khích được người lao động, vừa đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Cũng cần lưu ý, không phải lúc nào việc có lãi hay không và lãi bao nhiêu cũng là cơ sở
đề trả lương. Nếu dự án kinh doanh của bạn đang trong giai đoạn bắt đầu thì sao?

Các bước xây dựng Quy chế trả lương

Bạn cần cụ thể hóa cơ chế trả lương bằng văn bản, công bố và áp dụng trong doanh
nghiệp. Văn bản này thường được gọi là Quy chế trả lương hay quy chế tiền lương trong
doanh nghiệp. Các bước xây đựng nên được tiến hành theo một trình tự như sau:
Bước 1: Xác định đơn giá và Quỹ tiền lương kế hoạch cả năm.
Bạn cần dự báo doanh nghiệp cần phải chi bao nhiêu cho tiền lương và tỷ lệ trên doanh
thu là bao nhiêu và đó chính là đơn giá tiền lương trong năm. Đơn giá này sẽ là cơ sở để
bạn xác định lương cơ bản cho các nhóm chức danh, căn cứ để tính lương khoán trên
doanh thu hay đơn vị sản phẩm.
Bước 2: Xây dựng hệ thống chức danh và hệ số dãn cách
Ở bước này, bạn cần liệt kê và nhóm các công việc có cùng tính chất, mức độ phức tạp và
trách nhiệm thành một nhóm chức đanh. Việc này đòi hỏi cần có bản mô tả công việc và
yêu cầu chi tiết cho từng vị trí chức danh theo các nhóm yếu tố cơ bản, ví dụ như:
Trình độ đào tạo, kinh nghiệm chuyên môn, kiến thức và kỹ năng cần có để thực hiện
công việc. Tính trách nhiệm và áp lực trong các công việc thực tế đảm nhận. Trên cơ sở
những yếu tố này, bạn xác định hệ số hoặc số điểm tương ứng với mỗi chức danh. Bạn
cần cân nhắc kỹ lưỡng đến hệ số dãn cách giữa các vị trí chức danh sao cho đảm bảo sự
hợp lý giữa người cao nhất và thấp nhất trong công ty và các vị trí liền kề.
Bước 3: Xác định cách thức tính trả lương đến từng lao động
Với mỗi loại tính chất lao động, với mỗi bộ phận trong doanh nghiệp mà bạn có thể áp
dụng một cách tính trả lương cho phù hợp. Lương cố định có thể áp dụng cho các vị trí
hành chính, lương khoán áp dụng cho những vị trí trực tiếp sản xuất sản phẩm hoặc tạo ra
doanh thu. Cũng có thể áp dụng cả hai cách tính lương, tức là vừa có phần lương cố định
vừa có phần lương khoán nhằm tận dụng ưu điểm của cả hai hình thức.
Trả lương khoán có nhiều phương pháp, có thể trả trên kết quả khối lượng sản phẩm hoặc
doanh thu trực tiếp cá nhân hoặc nhóm thực hiện, cũng có thể trên hệ số hoặc số điểm
chức danh, cho bộ phận trực tiếp và gián tiếp sản xuất.
Điều cần lưu ý trong việc trả lương khoán hay còn gọi là trả lương theo kết quả công việc
hoàn thành là bạn phải xác định một tỷ lệ hay đơn giá khoán phù hợp, có tính khuyến
khích và đảm bảo thu nhập cho người lao động. Bạn cũng nên đặt ra các mức hoàn thành
công việc khác nhau, và ở mỗi mức cao hơn sẽ có tỷ lệ khoán thưởng bổ sung nhằm phát

huy tối đa năng lực và khuyến khích người lao động đạt được thành tích cao hơn trong
công việc.
Bước 4: Xây dựng hệ thống đánh giá hoàn thành công việc, khen thưởng xử phạt.
Đảm bảo tính khuyến khích và công bằng trong quy chế trả lương bạn cần xây dựng các
tiêu chuẩn hoàn thành công việc, đặc biệt đối với những vị trí lao động ở khối văn phòng
gián tiếp sản xuất. Việc này đòi hỏi bản mô tả công việc được xây dựng tương đối sát với
thực tế, công tác lập và giám sát kế hoạch làm việc ở từng bộ phận, cá nhân được thực
hiện triệt đế và nghiêm túc.
Mức độ hoàn thành công việc có thể được quy đổi thành các mức hệ số như 0,8 - 0,9 và
tối đa là 1,0 tương ứng với loại lao động A, B, C. Một cách khác là căn cứ trên những lỗi
sai phạm trong công việc như chất lượng, số lượng hoặc tiến độ hoàn thành công việc mà
có điểm giảm trừ tương ứng.
Bước 5. Quy định về thời điểm và quy trình tính trả lương và các chính sách lương
đặc biệt.

Người lao động cần được biết rõ về quy trình tính lương và thời điểm họ được trả lương
hàng tháng. Bên cạnh đó, quy chế cần xác định rõ các trường hợp trả lương khi người lao
động được công ty cử đi học, lương làm thêm giờ, lương trong thời kỳ thai sản đối với
lao động nữ…
Bước 6. Ban hành, áp dụng và liên tục đánh giá, sửa đổi, bổ sung Quy chế
Quy chế cần được viết ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu. Trước khi ban hành chính thức, Bạn
cần họp phổ biến và lấy ý kiến của người lao động. Ở nhiều doanh nghiệp, ai nhận được
gì và tại sao chính là nguyên nhân gây ra sự bất bình, đồn đại, mâu thuẫn và mất đoàn