Giáo trình mô đun Thực hành kế toán (Nghề Kế toán doanh nghiệp - Trình độ cao đẳng) - CĐ Kỹ thuật Công nghệ BR-VT

UBND TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT CƠNG NGHỆ

GIÁO TRÌNH
MƠ ĐUN: THỰC HÀNH KẾ TỐN
NGHỀ: KẾ TỐN DOANH NGHIỆP
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số:     /QĐ­CĐKTCN, ngày     tháng    năm  
của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cơng nghệ BR – VT)

BÀ RỊA­VŨNG TÀU, NĂM 2020


TUN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể 
được phép dùng ngun bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và 
tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh 
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

2


LỜI GIỚI THIỆU
Giáo trình Thực hành kế  tốn được xây dựng và biên soạn trên cơ  sở 
chương trình khung đào tạo nghề Kế tốn doanh nghiệp đã được trường Cao 
đẳng Kỹ thuật Cơng nghệ BR­VT  phê duyệt.
Giáo trình Thực hành kế  tốn  dùng  để  giảng dạy  ở  trình độ  Cao đẳng  
được biên soạn theo ngun tắc quan tâm đến:   tính hệ  thống và khoa học, 
tính  ổn định và linh hoạt, hướng tới liên thơng, chuẩn đào tạo của   nghề; 
nhằm cung cấp cho các học sinh, sinh viên nghề  Kế  tốn doanh nghiệp các 

nghiệp vụ liên quan đến các cơng việc thực hành thực tế trên các sổ  sách kế 
tốn của kế tốn.
Nội dung giáo trình gồm 5 bài:
Bài 1: Chứng từ kế tốn.
Bài 2: Ghi sổ theo hình thức nhật ký chung.
Bài 3: Ghi sổ theo hình thức nhật ký ­ sổ cái.
Bài 4: Ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ.
Bài 5: Ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ.
Áp dụng việc đổi mới trong phương pháp dạy và học, giáo trình đã biên  
soạn cả phần lý thuyết và thực hành. 
Trong q trình biên soạn giáo trình, tác giả  đã cố  gắng cập nhật thơng  
tin mới, đồng thời tham khảo nhiều giáo trình khác, nhưng chắc chắn sẽ 
khơng tránh khỏi những hạn chế nhất định. Rất mong nhận được ý kiến đóng  
góp của các nhà chun mơn, các anh chị đồng nghiệp và các bạn đọc để giáo 
trình được hồn thiện hơn.
Xin trân trọng cảm ơn.
                                               Bà Rịa – Vũng Tàu, ngày     tháng     năm 2020
                                              Biên soạn
                                               Bùi Thị Thu Ngà

3


4


MỤC LỤC
      

     TRANG

LỜI GIỚI THIỆU

1

MỤC LỤC

2

Bài 1: Chứng từ kế tốn

6

1. Khái niệm, ý nghĩa của chứng từ kế tốn
1.1. Khái niệm chứng từ kế tốn

6

6

1.2. Ý nghĩa của chứng từ kế tốn  7
1.3. Một số quy định chung về chứng từ kế tốn

8

1.4. Kiểm tra và xử lý chứng từ kế tốn

8

2. Các loại chứng từ kế tốn

9

2.1. Phân loại theo cơng dụng của chứng từ

9

2.2. Phân loại theo trình tự lập chứng từ

10

2.3. Phân loại theo phương thức lập chứng từ

10

2.4. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ

11

2.5. Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ.11
2.6. Phân loại theo tính cấp bách của thơng tin trong chứng từ

11

2.7. Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thơng tin của chứng từ. 12
3. Lập và ln chuyển chứng từ kế tốn...........................................................12
Bài 2: Ghi sổ theo hình thức nhật ký chung..................................................20
1. Điều kiện áp dụng và sổ sách sử dụng.........................................................20
.................................................................................................................................
1.1. Điều kiện áp dụng.......................................................................................20

1.2. Sổ sách sử dụng...........................................................................................20
2. Quy trình ghi sổ...............................................................................................21
3. Thực hành ghi sổ theo hình thức nhật ký chung............................................23
Bài 3: Ghi sổ theo hình thức nhật ký ­ sổ cái................................................36

5


1. Điều kiện áp dụng và sổ sách sử dụng.........................................................36
.................................................................................................................................
1.1. Điều kiện áp dụng.......................................................................................36
1.2. Sổ sách sử dụng...........................................................................................36
2. Quy trình ghi sổ...............................................................................................38
3. Thực hành ghi sổ theo hình thức nhật ký – sổ cái.........................................40
Bài 4: Ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ...............................................44
1. Điều kiện áp dụng và sổ sách sử dụng.........................................................44
.................................................................................................................................
1.1. Điều kiện áp dụng.......................................................................................44
1.2. Sổ sách sử dụng...........................................................................................45
2. Quy trình ghi sổ...............................................................................................46
3. Thực hành ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ.........................................47
Bài 5: Ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ............................................52
1. Điều kiện áp dụng và sổ sách sử dụng.........................................................52
.................................................................................................................................
1.1. Điều kiện áp dụng.......................................................................................52
1.2. Sổ sách sử dụng...........................................................................................52
2. Quy trình ghi sổ...............................................................................................55
3. Thực hành ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ......................................56
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................60

6


7


GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH KẾ TỐN
Tên mơ đun: Thực hành kế tốn
Mã mơ đun: MĐ 21
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trị của mơ đun: 
­ Vị  trí: Mơ đun thực hành kế  tốn là mơ đun được học sau mơ đun: Kế  tốn 
kho, Kế tốn tài sản cố định, cơng cụ  dụng cụ, Kế tốn tiền lương, Kế  tốn  
giá thành, Kế tốn bán hàng; được học trước mơ đun: Báo cáo tài chính.
­ Tính chất:  Mơ đun thực hành kế tốn là mơ đun tổng hợp chun ngành, tích 
hợp. 
­ Vai trị của mơ đun: cung cấp những kiến thức về nghiệp vụ kế tốn tổng 
hợp trong doanh nghiệp, xâu chuỗi các phần hành kế tốn và là mơn cơ sở để 
học mơn báo cáo tài chính. Thơng qua kiến thức chun mơn của mơ đun này, 
người học thực hiện được các nội dung về  nghiệp vụ  kế  tốn trong doanh  
nghiệp.
Mục tiêu của mơ đun: 
­ Về kiến thức:
+ Trình bày được các loại chứng từ  kế  tốn, quy trình ln chuyển chứng từ 
kế tốn.
+ Xác định được các hình thức kế  tốn và các chứng từ, sổ  sách theo từng 
hình thức.
+ Trình bày được điều kiện áp dụng và các sổ  sách sử  dụng trong từng hình 
thức.
+ 

Xác định được trình tự quy trình ghi sổ kế tốn trong Doanh nghiệp.

­ Về kỹ năng:
+ Hạch tốn được số  dư  đầu kỳ, các nghiệp vụ  kinh tế  phát sinh và số  dư 
cuối kỳ.
+ Lập được các loại sổ theo từng hình thức kế tốn.
8


+ Sử dụng được chứng từ kế tốn trong ghi sổ kế tốn chi tiết và tổng hợp;
+ Đối chiếu được sổ kế tốn tổng hợp với sổ kế tốn chi tiết để phát hiện sai  
sót.
+ Xử lý được các sai sót khi ghi sổ kế tốn, thực hiện trên Excel.
+ Thành thạo các kỹ năng, ứng dụng các hàm, lệnh trên Exel.
­ Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: 
+ Tự kiểm tra đánh giá được cơng tác kế tốn tài chính trong doanh nghiệp.
+ Phối hợp với các bộ phận khác khi thực hiện các chứng từ, nghiệp vụ.
+ Tn thủ các chế độ kế tốn tài chính do Nhà nước ban hành.
+ Tổ chức và điều hành một nhóm, có khả năng đánh giá được các thành viên 
trong nhóm.
Nội dung của mơ đun:

9


BÀI 1
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
Mã bài: MĐ 21­01
Giới thiệu:
Trong một đơn vị kinh tế, hàng ngày diễn ra các hoạt động cụ thể làm, giảm 

tài sản, nguồn vốn của đơn vị gọi là những nghiệp vụ kinh tế. Vì có rất nhiều 
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nên để có thể phản ánh, xác nhận nghiệp vụ kinh  
tế  đã phát sinh và đã hồn thành làm căn cứ  pháp lý và có thể  kiểm tra lại 
được từng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, kế tốn đã có phương pháp đáp ứng 
u cầu đó gọi là phương pháp chứng từ. 
Mục tiêu:
­ Trình bày được khái niệm, ý nghĩa của chứng từ kế tốn. 
­ Phân loại được chứng từ kế tốn.
­ Xác định được trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn trong Doanh nghiệp.
­ Ln chuyển chứng từ kế tốn trong Doanh nghiệp theo đúng trình tự.
­ Lập được các chứng từ theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
­ Trung thực, cẩn thận, tn thủ chế độ kế tốn doanh nghiệp

;

Nội dung chính:
1. Khái niệm, ý nghĩa của chứng từ kế tốn
1.1. Khái niệm chứng từ kế tốn:
Luật Kế  tốn đã chỉ  rõ: “Chứng từ  kế  tốn là những giấy tờ  và vật 
mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hồn thành, làm  
căn cứ  ghi sổ  kế  tốn “. Chứng từ  kế  tốn có nhiều loại và được tập hợp  
thành hệ  thống chứng từ. Trong đó có 2 hệ  thống chứng từ  kế  toán là: Hệ 
10


thống chứng từ  kế  toán thống nhất bắt buộc và hệ  thống chứng từ  kế  toán 
hướng dẫn.
Hệ  thống chứng từ  kế  toán thống nhất bắt buộc là hệ  thống những  
chứng từ  phản ánh các quan hệ  kinh tế  giữa các pháp nhân hoặc có u cầu 
quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng tỏ này  

Nhà nước tiêu chuẩn hóa về  quy cách biểu mẫu, chỉ  tiêu phản ánh, phương  
pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, các thành phần 
kinh tế. Hệ  thống chứng từ  kế  tốn hướng dẫn chủ  yếu là những chứng từ 
sử  dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu  đặc trưng để 
các ngành, các thành phần kinh tế  trên cơ  sở  đó vận dụng vào từng trường 
hợp cụ thể thích hợp. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm bớt một số chỉ tiêu 
cụ  thể, thích hợp với u cầu và nội dung phản ánh nhưng phải bảo đảm 
những yếu tố cơ bản của chứng từ và có sự thỏa thuận bằng văn bản của Bộ 
Tài chính. Dù là chứng từ  bắt buộc hay chứng từ  hướng dẫn, nội dung của  
chứng từ kế tốn phải có đầy đủ các yếu tố sau đây:
 ­ Tên gọi chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi...).
 ­ Số hiệu của chứng từ.
 ­ Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
 ­ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ.
 ­ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ.
 ­ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
 ­ Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và giá trị.
 ­ Chữ ký, họ và tên của người lập và những người chịu trách nhiệm liên quan 
đến chứng từ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân  
thì phải có chữ  ký của người kiểm tra (kế tốn trưởng) và người phê duyệt 
(thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị. Đối với những chứng từ liên quan  đến 
việc bán hàng, cung cấp dịch vụ thì ngồi những yếu tố  đã quy định nêu trên 

11


cịn phải có chỉ tiêu: thuế suất và số thuế phải nộp. Những chứng từ dùng làm 
căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế tốn phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế tốn.
1.2. Ý nghĩa của chứng từ kế tốn
­ Lập chứng từ kế tốn giúp thực hiện kế tốn ban đầu. Nó là khởi điểm của 

tổ chức cơng tác kế tốn và xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ của đơn vị. 
Nếu thiếu chứng từ sẽ khơng thể thực hiện được kế  tốn ban đầu cũng như 
tồn bộ cơng tác kế tốn
­ Lập chứng từ kế tốn là ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và 
đã hồn thành. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ
­ Việc lập chứng từ kế tốn là để tạo ra căn cứ để kế tốn ghi sổ nghiệp vụ 
phát sinh
­ Lập chứng từ kế tốn là để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước 
pháp luật về nghiệp vụ phát sinh, tính chất pháp lý.
­ Chứng từ kế tốn là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế tốn thể hiện  
trên các tài liệu kế tốn
­ Chứng từ  kế  tốn là căn cứ  cho cơng tác kiểm tra việc thi hành mệnh lện  
sản xuất kinh doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các vi phạm, các 
hành vi lãng phí tài sản của đơn vị
­ Là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu nại, khiếu 
tố
­ Là căn cứ  cho việc kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ  thuế  đối với nhà 
nước của đơn vị
­ Là căn cứ xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh của cá nhân, đơn vị
1.3. Một số quy định chung về chứng từ kế tốn
­ Chứng từ  kế  tốn phải được lập đầy đủ  số  liên theo quy định. Ghi chép  
chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đấy đủ các yếu tố gạch bỏ phần để trống.  
Khơng được tẩy xóa, sửa chữa trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần hủy  
bỏ, khơng xé rời ra khỏi cuốn.
12


­ Thủ trưởng và kế tốn trưởng đơn vị tuyệt đối khơng được ký trên chứng từ 
trắng, mẫu in sẵn khi chưa ghi đầy đủ nội dung, yếu tố phát sinh.
­ Chứng từ  kế  tốn có ý nghĩa rất lớn trong cơng tác lãnh đạo kinh tế  cũng  

như trong cơng tác kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế và bảo vệ tài sản của 
đơn vị. Ngồi việc đảm bảo tính pháp lý cho các số  liệu trong sổ  kế  tốn,  
chứng từ  kế  tốn cịn là cơ  sở  để  xác định người chịu trách nhiệm vật chất,  
nhằm ngăn ngừa những hiện tượng vi phạm các chính sách, chế  độ, thể  lệ 
kinh tế  tài chính do Nhà nước ban hành; phục vụ  cho việc thơng tin kinh tế,  
truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các mệnh lệnh chỉ  thị  của cấp trên và 
có cơ sở để giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu tố nếu có.
1.4. Kiểm tra và xử lý chứng từ kế tốn
1.4.1. Kiểm tra chứng từ
Tất cả các chứng từ kế tốn do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngồ vào, đều 
phải tập trung vào bộ  phận kế  tốn của đơn vị  để  kiểm tra và xác minh là 
 đúng thì mới  được dùng  để ghi sổ. Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế 
tốn bao gồm:
 ­ Kiểm tra tính chính xác của số liệu thơng tin trên chứng từ
 ­ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
 ­ Kiểm tra tính đấy đủ, rõ ràng, trung thực các chỉ  tiêu phản ánh trên chứng  
từ.
 ­ Kiểm tra việc chấp hành quy chế  quản lý nội bộ, kiểm tra xét duyệt đối  
với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.
Khi kiểm tra chứng từ  kế  tốn nếu phát hiện có hành vi vi phạm chế 
độ, quản lý kinh tế  tài chính của Nhà nước thì phải từ  chối thực hiện, đồng  
thời phải báo ngay cho thủ trưởng và kế tốn trưởng đơn vị biết để xử lý kịp 
thời theo đúng quy định pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế tốn  
lập khơng đúng thủ tục, nội dung và con số khơng rõ ràng thì người chịu trách 
nhiệm kiểm tra phải trả  lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ  biết đề  làm lại 
13


hay làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới dùng làm căn cứ để ghi sổ kế 
tốn.

1.4.2. Chỉnh lý chứng từ
Chỉnh lý chứng từ là cơng việc chuẩn bị để hồn thiện đầy đủ  các yếu 
tố trên chứng từ, phân loại tổng hợp chứng từ trước khi ghi sổ kế tốn. Chỉnh  
lý chứng từ gồm: ghi đơn giá, số tiền trên chứng từ (đối với loại chứng từ có  
u cầu này), ghi các yếu tố cần thiết khác, định khoản kế tốn và phân loại 
chứng từ, tổng hợp số liệu các chứng từ cùng loại (lập chứng từ tổng hợp).
2. Các loại chứng từ kế tốn
Để  thuận tiện trong việc phân biệt và sử  dụng từng loại chứng từ  kế 
tốn, người ta tiến hành phân loại chứng từ theo các đặc trưng chủ yếu khác 
nhau như: cơng dụng của chứng từ; địa điểm lập chứng từ; nội dung nghiệp  
vụ kinh tế, tính cấp bách của thơng tin trong chứng từ...
2.1. Phân loại theo cơng dụng của chứng từ
Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: chứng từ mệnh lệnh;  
chứng từ chấp hành; chứng từ thủ tục kế tốn và chứng từ liên hợp.
­ Chứng từ  mệnh lệnh: Là loại chứng từ  dùng để  truyền đạt những 
mệnh lệnh hay chỉ thị của người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành 
như: Lệnh chi tiền mặt; lệnh xuất kho vật tư. Loại chứng từ  này chỉ  mới 
chứng minh nghiệp vụ  kinh tế  phát sinh nhưng chưa nói tới mức độ  hồn 
thành của nghiệp vụ, do đó chưa đủ điều kiện ghi chép thanh tốn vào sổ sách  
kế tốn.
­ Chứng từ chấp hành: Là những chứng từ chứng minh cho một nghiệp  
vụ  kinh tế  nào đó đã thực sự  hồn thành như: phiếu thu tiền mặt, phiếu chi 
tiền mặt, phiếu xuất kho... Chứng từ  chấp hành cùng với chứng từ  mệnh 
lệnh có đủ điều kiện được dùng làm căn cứ ghi sổ kế tốn.
­ Chứng từ thủ tục: Là những chứng từ tổng hợp, phân loại các nghiệp 
vụ  kinh tế  có liên quan theo những đối tượng cụ  thể  nhất định của kế  tốn,  
14


để thuận lợi trong việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu. Đây chỉ là chứng  

từ  trung gian, phải kèm theo chứng từ  ban đầu mới đầy đủ  cơ  sở  pháp lý  
chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ.
­ Chứng từ  liên hợp: Là loại chứng từ  mang đặc điểm của 2 hoặc 3  
loại chứng từ  nói trên như: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho phiếu xuất vật tư 
theo hạn mức...
2.2. Phân loại theo trình tự lập chứngtừ
Theo cách phân loại này, chứng từ kế tốn được phân ra các loại: chứng  
từ ban đầu và chứng từ tổng hợp.
­ Chứng từ ban đầu (cịn gọi là chứng từ gốc): Là những chứng từ được 
lập trực tiếp khi nghiệp vụ  kinh tế phát sinh hay vừa hồn thành. Chứng từ 
ban đầu gồm tất cả  các loại hóa đơn, phiếu xuất nhập vật tư, lệnh thu chi  
tiền mặt...
­ Chứng từ  tổng hợp: Là loại chứng từ  dùng để  tổng hợp số  liệu của  
các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ cơng tác kế tốn và đơn giản 
trong việc ghi sổ  như: Bảng tổng hợp chứng từ  gốc hay bảng kê phân loại 
chứng từ  gốc. Chứng từ  tổng hợp chỉ  có các giá trị  pháp lý khi có chứng từ 
ban đầu kèm theo.
2.3. Phân loại theo phương thức lập chứng từ
Theo cách phân loại này, ta có các loại chứng từ: chứng từ một lần và  
chứng từ nhiều lần.
­ Chứng từ một lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ kinh  
tế phát sinh chỉ tiến hành một lần, sau đó được chuyển vào ghi sổ kế tốn. 
­ Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế 
tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số được cộng dồn tới một giới  
hạn đã được xác định trước được chuyển vào ghi vào sổ kế tốn.
2.4. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ

15

Theo cách phân loại này, ta có các loại chứng từ: chứng từ bên trong và chứng  
từ bên ngồi.
­ Chứng từ  bên trong cịn gọi là chứng từ  nội bộ  là những chứng từ 
được lập ra trong nội bộ đơn vị  kế  tốn và chỉ  liên quan đến các nghiệp vụ 
kinh tế  giải quyết những quan hệ  trong nội bộ đơn vị  như: Bảng tính khấu 
hao tài sản cố định, biên bản kiểm kê nội bộ.
­ Chứng từ  bên ngồi : Là những chứng từ  về  các nghiệp vụ  có liên 
quan  đến đơn vị  kế tốn nhưng được lập ra từ các đơn vị khác như: Hóa đơn 
bán hàng, hóa đơn : của các đơn vị cung cấp dịch vụ...
2.5. Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng 
từ
Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ  liên quan đến các nội 
dung hay cịn gọi là chỉ tiêu sau đây:
 ­ Chỉ tiêu lao động và tiền lương
 ­ Chỉ tiêu hàng tồn kho
 ­ Chỉ tiêu bán hàng
 ­ Chỉ tiêu tiền tệ
 ­ Chỉ tiêu tài sản cố định
2.6. Phân loại theo tính cấp bách của thơng tin trong chứng từ
Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: Chứng từ bình thường  
và chứng từ báo động:
­ Chứng từ bình thường: Là những chứng từ mà thơng tin trong đó mang  
tính chất bình thường, được quy định chung đối với các nghiệp vụ  kinh tế 
phù hợp với hoạt động của đơn vị.
­ Chứng từ  báo động: Là những chứng từ  chứa đựng những thơng tin 
thể  hiện mức độ  diễn biến khơng bình thường của các nghiệp vụ  kinh tế 
như: sử  dụng vật tư  đã vượt định mức, những chứng từ  về  mất trộm, mất  
cắp...
16

2.7. Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chứng 
từ
Theo   cách   phân   loại   này   ta   có   các   loại   chứng   từ:   Chứng   từ   thông 
thường và chứng từ điện tử:
­ Chứng từ thông thường: là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ 
để  chứng minh nghiệp vụ  kinh tế  phát sinh và đã thực sự  hồn thành mà  
khơng phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử.
­ Chứng từ điện tử. là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện 
tử, được mã hố mà khơng bị  thay đổi trong q trình truyền qua mạng máy 
tính hoặc trên vật mang tin như: bảng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh tốn...
3. Lập và ln chuyển chứng từ kế tốn 
Chứng từ kế tốn được lập hoặc thu nhận từ bên ngồi, sau đó nó được  
chuyển đến bộ phận kế tốn của đơn vị có liên quan, nó sẽ được kiểm tra và 
sử dụng làm căn cứ ghi sổ, cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi  
hết thời hạn lưu trữ  theo qui định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ  được  
huỷ. Đây chính là bốn bước trong qui trình ln chuyển chứng từ  được thể 
hiện dưới hình sau:

* Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế tốn cần lưu ý những điểm sau:
Thứ  nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt 
động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế tốn. Chứng từ kế tốn chỉ 
17


lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ 
kế tốn phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp 
vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy  
xố, khơng viết tắt. Số  tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số  tiền viết  
bằng số.

Thứ  hai, chứng từ kế tốn phải được lập đủ số liên theo quy định cho  
mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất 
cả  các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ  hoặc viết lồng  
bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng khơng thể 
viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm  
bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Thứ  ba, các chứng từ kế tốn được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo  
nội dung quy định cho chứng từ kế tốn.
Thứ  tư, mọi chứng từ  kế  tốn phải có đủ  chữ  ký theo chức danh quy  
định trên chứng từ  mới có giá trị  thực hiện. Riêng chứng từ  điện tử  phải có 
chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ  ký trên chứng từ 
kế tốn đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, khơng được ký bằng mực đỏ, 
bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế tốn dùng để chi tiền phải ký theo từng  
liên. Chữ  ký trên chứng từ  kế  tốn của một người phải thống nhất và phải  
giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp khơng đăng ký chữ ký 
thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế tốn trưởng thì phải cử người 
phụ  trách kế  tốn để  giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ  ký kế  tốn 
trưởng được thay bằng chữ  ký của người phụ  trách kế  tốn của đơn vị  đó. 
Người  phụ  trách  kế  tốn phải thực  hiện  đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và 
quyền quy định cho kế toán trưởng.
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc 
hoặc   người   được   uỷ   quyền),   của   kế   toán   trưởng   (hoặc   người   được   uỷ 
18


quyền) và dấu đóng trên chứng từ  phải phù hợp với mẫu dấu và chữ  ký cịn 
giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ  ký của kế tốn viên trên chứng từ  phải  
giống chữ ký đã đăng ký với kế tốn trưởng.
Kế tốn trưởng (hoặc người được uỷ  quyền) khơng được ký “thừa uỷ 

quyền” của người  đứng đầu doanh nghiệp. Người  được uỷ  quyền khơng 
được uỷ quyền lại cho người khác.
Các doanh nghiệp phải mở  sổ  đăng ký mẫu chữ  ký của thủ  quỹ, thủ 
kho, các nhân viên kế tốn, kế tốn trưởng (và người được uỷ  quyền), Tổng 
Giám đốc (và người được uỷ  quyền). Sổ  đăng ký mẫu chữ  ký phải đánh số 
trang, đóng dấu giáp lai do Thủ  trưởng đơn vị  (hoặc người được uỷ  quyền)  
quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ 
đăng ký.
Những cá nhân có quyền hoặc  được uỷ  quyền ký chứng từ, khơng 
được ký chứng từ  kế tốn khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ  nội dung chứng từ 
theo trách nhiệm của người ký.
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế tốn do Tổng Giám đốc (Giám đốc)  
doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, u cầu quản lý, đảm bảo 
kiểm sốt chặt chẽ, an tồn tài sản.
* Trong bước kiểm tra chứng từ kế tốn, cần lưu ý những điểm sau:
Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế tốn do doanh nghiệp lập hoặc từ bên 
ngồi chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế tốn doanh nghiệp. Bộ 
phận kế tốn kiểm tra những chứng từ kế tốn đó và chỉ  sau khi kiểm tra và 
xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ 
kế tốn.  
Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm:
(1) Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố 
ghi chép trên chứng từ kế tốn;
19


(2) Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã 
ghi trên chứng từ kế tốn, đối chiếu chứng từ kế tốn với các tài liệu khác có 
liên quan;
(3) Kiểm tra tính chính xác của số  liệu, thơng tin trên chứng từ  kế 

tốn.  
Thứ  ba, khi kiểm tra chứng từ  kế  tốn nếu phát hiện có hành vi vi  
phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà 
nước, phải từ chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp  
biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Chẳng hạn khi kiểm tra một  
Phiếu chi phát hiện có vi phạm chế độ, kế tốn khơng xuất quỹ.
* Trong bước sử dụng chứng từ để ghi sổ kế tốn cần lưu ý mấy điểm sau:
Thứ nhất, đối với những chứng từ kế tốn lập khơng đúng thủ tục, nội 
dung và chữ số khơng rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ 
phải trả  lại, u cầu làm thêm thủ  tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ 
ghi sổ.
Thứ hai, sau khi kiểm tra, nhân viên kế tốn thực hiện việc tính giá trên 
chứng từ và ghi chép định khoản để hồn thiện chứng từ.
Thứ  ba, chỉ  khi nào chứng từ  kế  tốn đã được kiểm tra và hồn chỉnh 
mới được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ.
* Đối với bước bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế tốn cần lưu ý:
Thứ  nhất, chứng từ  kế  tốn phải được đơn vị  kế  tốn bảo quản đầy 
đủ, an tồn trong q trình sử dụng và lưu trữ.
Thứ  hai, chứng từ  kế  tốn lưu trữ  phải là bản chính. Trường hợp tài  
liệu kế tốn bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp  
có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản  
sao chụp hoặc xác nhận.
Thứ ba, chứng từ kế tốn phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, 
kể từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm hoặc kết thúc cơng việc kế tốn.
20


Thứ  tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị  kế  tốn chịu trách 
nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế tốn theo thời hạn sau đây:
a)  Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế  tốn dùng cho quản lý, điều 

hành của đơn vị  kế  tốn, gồm cả  chứng từ  kế  tốn khơng sử  dụng trực tiếp 
để ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính;
b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ  kế tốn sử  dụng trực tiếp để 
ghi sổ  kế  tốn và lập báo cáo tài chính, sổ  kế  tốn và báo cáo tài chính năm,  
trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
c)   Lưu trữ  vĩnh viễn đối với chứng từ  kế  tốn có tính sử  liệu, có ý 
nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phịng.
Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, 
tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế tốn. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu 
thì cơ  quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ  bị  tạm giữ, bị 
tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ 
lý do, số lượng từng loại chứng từ kế tốn bị  tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký  
tên, đóng dấu.
Thứ sáu, cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế tốn phải lập 
biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế tốn bị niêm phong và 
ký tên, đóng dấu.
Ngồi ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu 
chứng từ kế tốn cần lưu ý:
Một là, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu 
chứng từ kế tốn quy định trong chế độ kế tốn này. Trong q trình thực 
hiện, các doanh nghiệp khơng được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại 
bắt buộc.
Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, khơng 
được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
21


Ba là, biểu mẫu chứng từ kế tốn bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn 
vị được Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị được uỷ quyền in và 
phát hành chứng từ kế tốn bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số 

lượng được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy 
định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.
Bốn là, đối với các biểu mẫu chứng từ kế tốn hướng dẫn, các doanh 
nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các 
nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế tốn.
Ví dụ: giới thiệu qui trình ln chuyển chứng từ trong kế tốn thu tiền mặt:

Giải thích:
A­ Người nộp tiền chuẩn bị tiền
(1)  Kế tốn tiền mặt viết phiếu thu (3 liên)
22


(2)  Trình kế tốn trưởng ký duyệt (3 liên)
(3)  Phiếu thu chuyển trả lại cho kế tốn tiền mặt (3 liên, lưu liên 1)
(4)  Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ
(5)  Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu (2 liên)
(6)  (7) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (2 liên) – người nộp 
tiền giữ lại liên 3, chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ; thủ quỹ ghi sổ quỹ
(8)  Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên 2) cho kế tốn tiền mặt
(9)  Kế tốn tiền mặt ghi sổ kế tốn tiền mặt
(10) (11) Chuyển phiếu thu cho bộ  phận liên quan ghi sổ, sau đó chuyển trả 
phiếu thu về cho kế tốn tiền mặt
(12) Kế tốn tiền mặt lưu phiếu thu
B­ Kết thúc
Câu hỏi và bài tập
Nghiệp vụ 1: Hạch tóan doanh thu bán vải cho cơng ty Thiên Nga: 3.520.900,  
địa chỉ: 41  Nguyễn Du, Q.1, Tp.HCM,  mã số  thuế:  0301034611­1, thu  bằng 
tiền mặt, hố đơn 846525, ký hiệu AA2007N, ngày 4/3/2017.
 Ch ứ

   ng t
    ừ k
    ế tóan
    
n­ Lập hóa đơn GTGT số 846525, ký hiệu AA2007N, 4/3/2017
n ­ Lập phiếu xuất kho số 01PX/03
n ­ Lập phiếu thu số 111
Nghiệp vụ  2: Mua vải  của  Cơng ty Dệt  Thành Cơng, địa chỉ  số  12 Phan Đình 
Phùng, TP. Thái Bình, ma ̃sơ ́th́: 1000 123 789 ­1, hố đơn số 145672, ký hiệu 
AS2007N,  ngày  5/3/2017,   PNK101,  ngày  5/3/2017,  đã  trả  bằng   tiền  mặt 
44.000.000, Phiếu Chi 112, ngày 5/3/2017.
 Ch ứ
   ng t
    ừ k
    ế tóan
    
n Hóa đơn GTGT của người bán số 145672, ký hiệu AS2007N, 5/3/2017. 
n Lập phiếu nhập kho số 101PN
23


Nghiệp vụ 3: Chi tra ̉ tiền thuê gian hàng hội chợ tại Công Viên Tao đàn, địa chỉ 
số  12  Huỳnh Phúc Kháng, TPHCM Phiếu  Chi 113,  ngày  5/3/2017, thanh toán 
theo   hoá đơn   GTGT   số  456123,   ký   hiệu   BN2007N–   2/3/2017,   mã sớ th́ 
0100123400­1: Gia ́chưa th ́GTGT 2.000.000, th ́GTGT 10%: 200.000
 Ch ứ
   ng t
    ừ k
    ế tóan
    

n Lập Hóa đơn GTGT của người bán số 456123, ký hiệu BN2007N– 2/3/2017.
n Lập Phiếu chi số 113.
Nghiệp vụ  4: Phiếu  thu sơ ́112, ngày  8/3/2017 bán  vải  cho Cơng ty Hải  Hạnh, 
địa chỉ  12 Tây Sơn, Hà Nội thu bằng tiền  mặt  11.000.000, hoáđơn số  846526, 
8/3/2017, ma ̃sơ ́th ́01 007 456 00­1
 Ch ứ
   ng t
    ừ k
    ế tóan
    
n Lập hóa đơn GTGT số 846526, 8/3/2017.
n Lập phiếu xuất kho số 02PX/03.
n Lập phiếu thu số 112 .
Nghiệp vụ  5:  Mua vải  của  Cơng ty Dệt  Thành Cơng,  địa chỉ  số  14 Quang 
Trung, TP. Thái Bình, mãsơ
  ́th
 
́1000 123 789 ­1, PNK 102, 11/3/2017, hoá
 
 
đơn GTGT sớ 423756 ký hiệu PL2007N, ngày  11/3/2017, chưa trả  tiền  người 
bán: 24.200.000
 Ch ứ
   ng t
    ừ k
    ế tóan
    
n Hóa đơn GTGT của người bán số 423756 ký hiệu PL2007N, 11/3/2007.
n Lập phiếu nhập kho số 102
Nghiệp vụ  6: Ngày  12/3/2017 bán  vải  cho Cơng ty 28, địa chỉ  200 Cầu Giấy, 

Hà Nội, hoá  đơn số  846527, mãsơ
  ́th́
 
  0156789456­1,  ngày  12/3/2017, chưa 
thu được tiền, khách hàng chấp nhận thanh toán 14.063.390
 Ch ứ
   ng t
    ừ k
    ế tóan
    
n Lập hóa đơn GTGT số 846527, 12/3/2007.
n Lập phiếu xuất kho số 03PX/03.

24


 Nghi ệ
   p v
    ụ  7:
     Phiếu  Chi 114, ngày 14/3/2007, tra ̉ nợ  tiền  mua vải  của  Cơng ty 
Dệt Thành Cơng 20.000.000 đ
 Ch ứ
   ng t
    ừ k
    ế tóan
    
n Lập phiếu chi 114.
n Có thể có: HĐ GTGT bản photo, giấy đề nghị thanh tóan.

25