Tài liệu NEO - Định hướng cho nhân viên mới docx

NEO - Định hướng cho nhân viên mới

Tại sao chúng ta nỗ lực tìm ứng viên giỏi, đưa họ vào
công ty, nhưng sau đó lại khiến họ ra đi? Đó là chúng ta
đã bỏ qua việc định hướng nhân viên mới.
Bất cứ công ty nào cũng muốn nhân viên mới nhanh
chóng hòa nhập vào môi trường làm việc. Điều này sẽ không dễ dàng nếu
họ không được hỗ trợ thích đáng. Nếu công tác tiếp nhận nhân viên mới
không được chú trọng và làm tốt, thì khả năng nhân viên mới khởi động
không có “lửa” sẽ rất cao.
Khi một người gia nhập vào môi trường mới, gặp những con người mới, họ
không biết mình có được chấp nhận không. Cảm giác này chỉ được xóa đi
bằng sự thân thiện của tất cả mọi người, nhưng cũng có thể trở thành một
bức tường ngăn cách khi có ai đó tỏ ra thiếu thiện chí. Một cái bắt tay hờ
hợt, một lời nói đùa không đúng lúc, một nét mặt lạnh lung…ít nhiều điều
có tác động tiêu cực đến tâm lý và tinh thần làm việc của nhân viên mới.
Cần lưu ý rằng, tuyển được nhân viên, ký hợp đồng thử việc chưa hẳn đã
xong quá trình tuyển dụng. Nếu không định hướng cho nhân viên mới
(New Employee Orientation-NEO), thì chúng ta đang làm công tác tuyển
dụng nửa vời. Để có một chương trình định hướng hiệu quả, cần ghi nhớ
những điều sau đây:
1. NEO là một quá trình
Người phụ trách NEO phải hoạch định cho cả quá trình một thời gian nhất
định tùy vào yếu tố như số lượng nhân viên mới, vị trí tuyển dụng, tính
chất công việc. Nhiều người làm công tác nhân sự, hoặc sếp ở các bộ phận
đều thống nhất định hướng nhân viên ngay từ ngày đầu tiên đi làm. Tuy
chuẩn bị ngay ngày đầu tiên đi làm của nhân viên chỉ là một phần rất nhỏ,
nhưng lại là khởi đầu quan trọng cho quá trình định hướng. Sau đó, tập
trung mạnh vào những tháng thử việc và duy trì “những định hướng gia
tăng” tùy theo mỗi doanh nghiệp và vị trí cụ thể.
2. Hỗ trợ nhân viên mới

Trong hai tháng thử việc, công ty phải đảm bảo nhân viên mới nắm bắt
dần những thông tin cần thiết. Thông thường, các công ty có hai xu
hướng: một là để cho nhân viên mới độc lập tìm hiểu thông tin, tự thích
ghi, hai là hỗ trợ, hướng dẫn thậm chí “chỉ tận tay” cho họ. Có công ty
thực hiện đánh giá nhân viên mới sau 2 tháng thử việc để quyết định ký
hợp đồng. Tuy nhiên, họ lại chưa bao giờ tự đánh giá mình đã làm tốt
công việc hỗ trợ nhân viên mới hay chưa. Đánh giá nhân viên mới khi chưa
có sự hỗ trợ thích đáng sẽ không thể phản ánh đúng nhân lực của họ và
có thể đánh mất những người có năng lực làm việc.
3. Lương thưởng, chính sách phúc lợi phải rõ ràng
Một số doanh nghiệp khi phỏng vấn nhân viên lần cuối, thông báo ngày giờ
đi làm, nhưng tuyệt nhiên không đề cập đến mức lương cũng như những
chính sách phúc lợi. Đây là một sự sai lầm. Bởi lẽ sự mập mờ sẽ tạo cho
nhân viên mới cảm giác công ty không chuyên nghiệp và song phẳng.
Ngược lại, việc thông báo đúng lúc các chính sách, ưu đãi cho nhân viên
mới sẽ làm cho họ thấy được giá trị của doanh nghiệp. Từ đó, họ sẽ họ sẽ
cố gắng hòa nhập vào doanh nghiệp và nổ lực công hiến cho xứng đáng.
Đó là long tự trọng mà bất cứ nhân viên giỏi và có thái độ tích cực nào
cũng có.
4. Văn hóa tổ chức phải được chia sẻ.
“Nhập gia tùy tục” rất phù hợp trong trường hợp này và rất cần được chia
sẻ một cách nhẹ nhàng, thống nhất giữa tổ chức và nhân viên mới. Có
những chính sách, nội quy mà tổ chức đề ra cần phải được truyền đạt thấu
đáo cho nhân viên trên tinh thần vì lợi ích chung. Về phía các nhân viên
mới cần phải nắm rõ những quy cách ứng xử như chào hỏi, cách trao đổi
công việc để tránh vi phạm hoặc gặp sự bối rối, phiền hà không đáng có.
Tôi từng làm ở một công ty mà họ chỉ cho phép bạn và gọi điện thoại trong
3 phút, tuyệt đối không được dùng điện thoại ở dưới phân xưởng. Mục
đích của quy định này là muốn nhân viên tập trung vào công việc và không
làm ảnh hưởng đến những người xung quanh. Nếu tổ chức không cảm

thấy tự tin khi trình bày những nội quy và chính sách của mình, không
truyền đạt mục đích của các nguyên tắc, thì nhân viên sẽ không cảm thấy
thỏa mãn.
Các doanh nghiệp thường ra sức thể hiện mình với khách hàng bên ngòai,
nhưng lại quên rằng, nhân viện cũng là khách hàng (nội bộ) của họ.
Nến xem nhân viên là khách hàng mới, hơi khó tính, thì tổ chức phải xây
dựng niềm tin và long trung thành ở “khách hàng này.
5. Chào đón ngay từ ngày đầu tiên
Nếu ngay từ ngày đầu tiên đi làm, nhân viên mới được chào đón chân
thành, họ sẽ cảm thấy thoải mái. Việc chào đón nhân viên phải có sự
chuẩn bị kỹ càng như chỗ ngồi,bàn làm việc, các thiết bị và đồ dùng cần
cho công việc. Nguyên tắc là mọi thứ đều sẵn sàng khi nhân viên mới đến,
Tuy nhiên, trên thực tế, các công ty đều vi phạm nguyên tắc này. Thậm
chí, có nơi phải sau một tuần làm việc, nhân viên mới biết mình được ngồi
ở đâu.
Nhân viên mới phải được hướng dẫn ở một người có kinh nghiệm. Và điều
quan trọng người này phải có long nhiệt tình và tốt bụng. Bạn hãy tưởng
tượng việc giới thiệu công ty với nhân viên mới như đang giới thiệu nhà
của mình với vị khách quý mà bạn rất muốn họ cảm thấy được quý trọng.
Tôi từng gặp trường hợp sếp cử một người trong bộ phận hướng dẫn nhân
viên mới, nhưng người này muốn thì giúp, không thích hoặc không rảnh thì
thôi. Hoặc anh ta chỉ hướng dẫn qua loa, nửa vời khiến nhân viên mới cảm
thấy như mình đang làm phiền người khác.
Khi bạn giới thiệu nhân viên mới đến mọi người, ít nhất hãy cho họ biết
người mới là ai, giải thích công việc mà anh ta sẽ được giao, ai liên quan
đến những công việc này và đặc biệt, anh ta phải báo cáo cho ai. Điều này
sẽ giúp cho mọi người, trong suy nghĩ, nhanh chóng “kết nạp” người mới
vào trong guồng máy công việc. Lúc đầu, bạn hãy giao cho nhân viên viên
những việc đơn giản, cần ít thời gian. Nhưng công việc ấy phải cụ thể, rõ
ràng để tạo cho nhân viên mới một ấn tượng tốt về phong cách làm việc

chuyên nghiệp. Điều này cũng để cho nhân viên mới dễ dàng xác định họ
phải làm thế nào và khi nào kết thúc công việc.
6. Sử dụng kỹ thuật hỗ trợ nghe, nhìn
Một công ty mà tôi đến làm đã cử một nhân viên trình bày các chính sách
chất lượng, vấn đề an tòan và nội quy của công ty. Người này trình diễn
màn độc thoại trong 1 tiếng đồng hồ mà ngay bản thân cô ta cũng muốn
“nói cho xong”. Cô ta phát cho một người một số tài liệu về các chính sách
căn bản, nội quy. Thực sự, không ai đọc sau đó, hoặc nếu có đọc thì
không thể nhớ được, mặc dù biết rằng nó rất quan trọng.
Một công ty đã kết hợp giữa cách trình bày khá nhẹ nhàng với những
phương tiện hỗ trợ như máy tính, đèn chiếu, video clip. Sự cố gắng biến
chương trình giới thiệu thành một buổi xem phim đã gây hứng khởi và ấn
tượng đặc biệt cho các nhân viên mới.
7. Đánh giá chương trình
Quá trình NEO phải được đánh giá và cải tiến thông qua ý kiến phản hồi từ
những người tham gia. Nhân viên mới sẽ được hỏi cái mà anh ta muốn có
trong chương trình định hướng. Điều gì mà người hướng dẫn và triển khai
trương trình muốn rút gọn hoặc bổ sung? Một công ty sản xuất đã giảm tỷ
lệ bỏ việc trong 3 năm đầu tiên xuống còn 21% nhờ thực hiện NEO một
cách có hệ thống. Một ngân hàng đã giảm khóa huấn luyện cho nhân viên
văn phòng từ 6 tuần xuống 2 tùân bằng cách cải tiến quá trình NEO, nhờ
đó đã giúp giảm chi phí lại nâng cao được hiệu quả đào tạo.
8. Gửi thông tin đến gia đình nhân viên
Nhiều công ty đã tổ chức một ngày hội hằng năm để mời những người
thân của nhân viên đến dự, hoặc gửi thư, thiệp chúc mừng, quà đến gia
đình của nhân viên. Điều này vừa thấy nhân viên cảm thấy tự hào với
người thân. Vì họ được làm việc ở một công ty có văn hóa, vừa tạo ấn
tượng tốt đến gia đình của nhân viên. Nếu doanh nghiệp làm tốt điều này,
thì không chỉ có long tận tâm của nhân viên mà còn có cả sự trung thành
của một gia đình.

Bất cứ nhân viên nào trong tổ chức của bạn cũng từng trải qua giai đọan
lần đầu tiên đi làm, nhay cả những người quản lý cấp cao cũng vậy. Tuy
nhiên, khi đã thành công và đạt được thành tích nhất định, họ lại quên mất
những bức xúc và cảm giác ngày mới đi làm. Nếu ngày đầu đi làm của bạn
như thế nào, thì sau này nhân viên của bạn cũng có suy nghĩ tương tự. Do
đó, bạn hãy nỗ lực cho quá trình NEO như những gì bạn muốn khi bạn
từng là nhân viên mới.
Trong thời buổi thiếu nhân lực giỏi và mỗi công ty phải cạnh tranh nhau để
mời gọi người tài, thì tuyển được một nhân viên có chuyên môn, có nhiệt
huyết và long trung thành với công ty là một thành công lớn. Nếu bạn
không muốn “mất cả chì lẫn chài”, hãy quan tâm đến văn hóa tiếp nhận và
định hướng nhân viên mới của công ty mình ngay từ bây giờ.