Tài liệu Tránh quên gửi đính kèm trong Outlook doc

Tránh quên gửi đính kèm trong Outlook


Bạn đã bao giờ rơi vào trường hợp nhấn nút gửi email và ngay sau đó
nhận ra rằng mình quên gắn kèm file như những gì nói trong nội dung
email. Forgotten Attachment Detector là một công cụ tuyệt vời sẽ tránh
cho bạn gặp những tình huống không đáng có như vậy.
Forgotten Attachment Detector (FAD) là một tiện ích nhỏ cho Outlook của
Office Labs, đây là nhóm nhỏ nằm trong nhóm Office, nhóm đã tạo ra một
vài add-in khá thú vị cho các sản phẩm Office. Bất cứ khi nào bạn gửi một
email có chứa các thuật ngữ chẳng hạn như attachment, attached,
enclosed,… nhưng lại chưa có file gắn kèm thực sự, khi đó chương trình sẽ
cảnh báo cho bạn trước khi bạn nhấn nút gửi email của mình. Nhờ thông báo
này bạn có thể quay lại và gắn đính kèm vào email như đã dự định và sau đó
gửi email.
Add-in này làm việc trên Outlook 2007 và 2010, gồm có cả phiên bản 32 và
64 bit. Trong bài thí nghiệm, chúng sử dụng nó trên Outlook 2010 x64.
Bắt đầu
Khi download Forgotten Attachment Detector (liên kết cho bên dưới), bạn
hãy tiến hành cài đặt chương trình này. Cần thoát khỏi Outlook trước khi cài
đặt nó. Bạn có thể hủy chọn hộp kiểm hiển thị trong hình dưới nếu muốn.

Sau khi cài đặt xong, bạn có thể mở Outlook. Kh bắt đầu chạy Outlook sau
khi cài đặt Forgotten Attachment Detector, chương trình sẽ yêu cầu bạn
thẩm định rằng bạn muốn cài đặt add-in. Hãy kích Install, lúc này chương
trình hoàn toàn sẵn sàng cho bạn sử dụng.

Lúc này, khi bạn nhấn nút để gửi email, add-on sẽ quét toàn bộ các từ khóa
trong thư của bạn. Nếu nó phát hiện thấy bạn có ý định gửi đi file đính kèm
nhưng quên chưa đính, chương trình sẽ hiển thị một cửa sổ thay vì cho phép
bạn gửi đi email chưa có đính kèm của mình.

Bạn có thể kích “Show Snippet” để xem chính xác điều gì trong email của
bạn kích hoạt nhắc nhở. Nếu muốn quay lại email để đính kèm file, hãy kích
No; ngược lại bạn có thể kích Yes để gửi file một cách miễn cưỡng.

Các thiết lập
Trong Outlook 2010, bạn sẽ thấy xuất hiện một nút với cho Forgotten
Attachment Detector trên tab Add-ins của ribbon. Trong Outlook 2007, nút
này được thêm vào thanh công cụ của bạn.

Nút này sẽ giúp bạn mở trang thiết lập của Forgotten Attachment Detector.
Ở đây bạn có thể thêm hoặc bớt các từ khóa để kích hoạt nhắc nhở đính kèm
file vào email. FAD sử dụng cả các cụm từ để nhận ra khi bạn dự định thêm
đính kèm cũng như các từ khóa xuất hiện trong nội dung với một từ khác.