Đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính thông dụng tiếng hán
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.97 MB, 153 trang )
1
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN
------- „∞„ -------
HOÀNG VĂN DŨNG
ĐẶC ĐIỂM NGÔN NGỮ VĂN BẢN HÀNH
CHÍNH THÔNG DỤNG TIẾNG HÁN
(SO SÁNH VỚI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG TIẾNG VIỆT)
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGỮ VĂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - 2007
2
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN
------- „∞„ -------
HOÀNG VĂN DŨNG
ĐẶC ĐIỂM NGÔN NGỮ VĂN BẢN HÀNH
CHÍNH THÔNG DỤNG TIẾNG HÁN
(SO SÁNH VỚI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG TIẾNG VIỆT)
Luận văn Thạc só khoa học Ngữ văn
Chuyên ngành
: NGÔN NGỮ HỌC SO SÁNH
Mã số
:
5.04.27
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
PGS.TS ĐẶNG NGỌC LỆ
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - 2007
3
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
LỜI CẢM TẠ
Hoàn thành luận văn này, trước hết tôi xin chân thành cảm ơn
PGS.TS Đặng Ngọc Lệ là Thầy trực tiếp hướng dẫn tôi trong quá trình
thực hiện luận văn này. Tôi xin cảm ơn quý Thầy / Cô ở Bộ môn Ngôn
ngữ khoa Văn học-Ngôn ngữ trường Đại học KHXH & NV. Tôi xin
cảm ơn quý Thầy / Cô ở Văn phòng Sau đại học và Khoa Đông phương
học trường Đại học KHXH & NV, những người đã tạo điều kiện thuận
lợi cho tôi thời gian vừa qua.
Tôi cũng không thể không nhắc đến các anh chị đồng học ở lớp
cao học ngôn ngữ so sánh khóa 2004 trường Đại học KHXH & NV, các
đồng nghiệp và các bạn sinh viên ở Khoa Đông phương học trường Đại
học Lạc Hồng Đồng Nai.
Sau cùng, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đối với gia đình về sự động
viên, khuyến khích và hỗ trợ tích cực trong thời gian viết luận văn.
TP.HCM, ngày 01 tháng 12 năm 2007
Người thực hiện
HOÀNG VĂN DŨNG
4
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
QUY ƯỚC VIẾT TẮT
VB: Văn bản
VBHC: Văn bản hành chính
VBHCTD: Văn bản hành chính thông dụng
HĐND: Hội đồng nhân dân
UBND: Ủy bản nhân dân
5
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
Trang
1. Lý do chọn đề tài………………………………………………………… 7
2. Mục đích nghiên cứu………………………………………………………
8
3. Phạm vi nghiên cứu………………………………………………………
9
4. Lịch sử nghiên cứu đề tài…………………………………………………
11
5. Phương pháp nghiên cứu……………………………………….…………
13
6. Ý nghóa lí luận và thực tiễn……………………………………………… 14
7. Bố cục của luận văn………………………………………………………
14
CHƯƠNG 1
KHÁI NIỆM VÀ THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG TIẾNG
HÁN (SO SÁNH VỚI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG TIẾNG VIỆT)
1.1. Khái niệm VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt
1.1.1. Khái niệm VBHCTD tiếng Hán………………………………………
16
1.1.2. Khái niệm VBHCTD tiếng Việt………………………………………
17
1.2. Đặc trưng VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt………………………
18
1.3. Chức năng của VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt………………… 19
1.4. Thể thức VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt
1.4.1. Thể thức VBHCTD tiếng Hán………………………………………
21
1.4.2. Thể thức VBHCTD tiếng Việt………………………………………
32
1.4.3. Một số phương pháp thường dùng xây dựng thể thức VBHCTD……
1.5.Tiểukết…………………………………………………………………
44
50
CHƯƠNG 2
ĐẶC ĐIỂM NGÔN NGỮ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG TIẾNG HÁN VÀ
TIẾNG VIỆT
6
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2.1. Vấn đề ngôn ngữ VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt……………… 51
2.1.1. Vấn đề ngôn ngữ VBHCTD tiếng Hán……………………………… 51
2.1.2. Vấn đề ngôn ngữ VBHCTD tiếng Việt……………………………… 56
2.2. Cách sử dụng ngôn ngữ VBHCTD tiếng Hán………………………
59
2.3. Cách sử dụng ngôn ngữ VBHCTD tiếng Việt………………………
83
2.4. Tiểu kết …..……………………………………………………………
113
CHƯƠNG 3
SO SÁNH MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG TIẾNG HÁN VỚI CÁC
LOẠI TƯƠNG ỨNG TRONG TIẾNG VIỆT
3.1. Công văn mời
3.1.1. Công văn mời tiếng Hán……………………………………………… 114
3.1.2. Công văn mời tiếng Việt……………………………………………… 117
3.2. Công văn đề nghị
3.2.1. Công văn đề nghị tiếng Hán…………………………………………
119
3.2.2. Công văn đề nghị tiếng Việt…………………………………………
123
3.3. Thông báo
3.3.1. Thông báo tiếng Hán ………………………………………………… 126
3.3.2. Thông báo tiếng Việt ………………………………………………… 129
3.4. Báo cáo
3.4.1. Báo cáo tiếng Hán..…………………………………………………
130
3.4.2. Báo cáo tiếng Việt..…………………………………………………
133
3.5. Biên bản
3.5.1. Biên bản tiếng Hán……………………………………………………
136
3.5.2. Biên bản tiếng Việt……………………………………………………
139
3.6. Tiểu kết ……………..…………………………………………………
141
KẾT LUẬN………………………………………………………………………………
142
TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………………
145
7
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
MỞ ĐẦU
1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Văn bản hành chính (VBHC) là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành
khoa học. Trong quản lí nhà nước, quản lí cơ quan xí nghiệp, VBHC vừa là
phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình quản lí. Nó được dùng để ghi chép,
trao đổi, truyền đạt những thông tin liên quan đến công việc hành chính giữa các
cơ quan, giữa cá nhân với cơ quan và ngược lại.
Sự quản lí hành chính trong cơ quan xí nghiệp muốn có hiệu quả cao, ngoài
sự tác động tích cực của kinh tế học, tin học, còn phải nói đến sự tác động của
ngôn ngữ học thông qua VBHC .
Phạm vi sử dụng của VBHC là tương đối rộng, thế nhưng khi hỏi cách soạn
thảo VBHC như thế nào cho phù hợp với phạm vi sử dụng của nó, thì người ta
vẫn chưa có thể trả lời ngay vì sợ bị nhầm lẫn.
Hiện nay, sự đầu tư của các tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài vào Việt
Nam là rất mạnh mẽ, đặc biệt là các tổ chức, doanh nghiệp Trung Quốc, Đài
Loan. Các thủ tục hành chính trong công việc đầu tư kinh doanh của các tổ chức,
doanh nghiệp Trung Quốc, Đài Loan tất nhiên sẽ dùng đến giấy tờ, VBHC bằng
tiếng Hán. Cho nên việc tìm hiểu VBHC tiếng Hán là rất cần thiết.
Hiện có nhiều sách viết về soạn thảo VBHC nói chung và văn bản hành
chính thông dụng (VBHCTD) nói riêng của tiếng Hán và tiếng Việt, nhưng so
sánh đối chiếu giữa VBHCTD tiếng Hán với các thể loại tương ứng trong tiếng
8
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Việt thì chưa được ai quan tâm đến. Nhận thấy việc tìm hiểu đặc điểm ngôn ngữ
VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt là một phần quan trọng trong việc nghiên cứu,
giảng dạy và sử dụng tiếng Hán của cộng đồng trong tình hình mới, chúng tôi đã
mạnh dạn thực hiện đề tài:
“Đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính thông dụng tiếng
Hán (So sánh với văn bản hành chính thông dụng tiếng Việt)”
2. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
Hiện nay nhu cầu sử dụng tiếng Hán hiện đại ngày càng nhiều. Cũng như
những ngoại ngữ khác, tiếng Hán hiện đại cũng được dùng trong công việc dịch
thuật. Nếu một thông dịch viên hay một thư kí ở các công ty nước ngoài có sử
dụng tiếng Hán, thì ngoài việc phải dịch nói, còn phải dịch văn bản, thậm chí còn
phải soạn văn bản. Trước yêu cầu này, người làm công tác dịch thuật hay thư kí
không những phải nắm vững ngôn ngữ, văn phong VBHC tiếng Hán và tiếng
Việt, mà còn phải hiểu rõ các bước soạn thảo VBHC tiếng Hán và tiếng Việt.
Để hỗ trợ cho những người làm công tác dịch thuật tiếng Hán, nghiên cứu và
giảng dạy tiếng Hán, cũng như các sinh viên đang theo học tiếng Hán, chúng tôi
thực hiện luận văn này nhằm giúp cho họ nắm vững hơn cách sử dụng, so sánh,
đối chiếu VBHC tiếng Hán và tiếng Việt, tạo điều kiện và để họ tiếp cận tốt với
các lónh vực văn hoá, lịch sử, kinh tế giữa hai nước, để có thể diễn đạt chính xác,
phiên dịch chuẩn xác giữa hai ngôn ngữ Việt - Hán và ngược lại, chuyển tải được
những nét tinh túy về văn hoá, ngôn ngữ của hai dân tộc Việt Nam và Trung
Quốc vốn có nhiều tác động qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau.
9
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU
VBHC là lónh vực tương đối rộng. Các tác giả Việt Nam khi khảo sát
nghiên cứu lónh vực này đã đề cập đến một số loại VBHC như: VBHC trong quản
lí, VBHC trong giao dịch, VBHC trong kinh doanh, VBHC trong pháp luật,
VBHC cá biệt và VBHC thông thường v.v. Còn các tác giả Trung Quốc khi khảo
sát nghiên cứu lónh vực này cũng đã đề cập đến các loại VBHC chuyên dùng
trong tài chính, VBHC trong kinh tế, VBHC trong xây dựng, VBHC trong khoa
học kó thuật…và VBHCTD như: báo cáo, thông báo, biên bản, đơn xin việc, giấy
đề nghị, giấy giới thiệu, giấy mời họp.v.v. VBHC ở lónh vực nào cũng cần thiết
và có tác dụng nhất định.
Thiết nghó VBHCTD là thường sử dụng trong công việc hành chính ở công
sở, trường học, xí nghiệp…và tính chất sử dụng của chúng cũng gần gũi với nhiều
người ở mọi trình độ. Nội dung của các VBHCTD đều có mục đích thông tin, giao
dịch tương tự nội dung văn bản pháp luật, tuy nhiên nội dung chính của chúng
không phải là các mệnh lệnh mà chỉ là các mong muốn, nguyện vọng, gợi ý của
chủ thể ban hành gửi tới đối tượng tiếp nhận. Các nội dung đó không bắt buộc thi
hành với các đối tượng liên quan. Vì vậy, cần xuất phát từ tính chất công việc
làm phát sinh văn bản để xác định rõ nội dung của văn bản có cần phải bắt buộc
thi hành hay không. Chỉ khi nào xác định được các nội dung đó không thể hoặc
không cần bắt buộc thi hành thì mới lựa chọn các VBHCTD. Nội dung của
VBHCTD chỉ biểu đạt ý chí của chủ thể ra văn bản nhằm trao đổi, thỉnh thị, gợi
ý, hướng dẫn…đối với đối tượng tiếp nhận.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là giới hạn ở phần văn bản hành chính thông dụng
tiếng Hán hiện đại. Đề tài chủ yếu sử dụng một số sách lý luận liên quan của các
10
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
tác giả Trung Quốc và Việt Nam, các giáo trình tiếng Hán đang được sử dụng
rộng rãi ở các trường đại học và cao đẳng trong nước như: Soạn thảo văn bản ứng
dụng, tác giả Chu Duyệt Hùng chủ biên, 2002, NXB Giáo dục cao đẳng Quảng
Đông (新應用寫作,朱悅雄主編, 2000年,廣東高等教育出版社); Nguyên lí và
phương pháp soạn thảo công văn hiện đại Trung Quốc, tác giả Chu Sâm Giáp,
1994,
Nxb
Tri
Thức.
(中國現代公文寫作原理與方法﹐周森甲﹐1994年﹐知識出版社);
Trung
Quốc,
tác
giả
Miêu
Phong
Lâm,
1988,
Công
văn
học
Nxb
Tề
Lỗ.
(中國公文學﹐苗楓林﹐1988年﹐齊魯出版社); Soạn thảo công văn hành chính, tác giả
Triệu Quốc Tuấn, 2005, Nxb Đại học Hàm thụ Nhân văn Bắc Kinh.
(行政公文寫作﹐兆國俊﹐2005年﹐北京人文函授大學出版社); Soạn thảo công văn
hành chính toàn tập, tác giả Trương Hạo, 2006, NXB Lam Thiên Bắc Kinh.
(行政公文寫作範例大全, 張浩主編, 2006年,藍天出版社); Văn bản ngoại thương,
tác giả Triệu Hồng Cầm và Lã Văn Trân, 1994, Nxb Học viện Ngôn ngữ Bắc
Kinh. (外贸写作, 赵洪琴, 吕文珍, 北京语言学院出版社); Đại cương soạn thảo
văn bản ứng dụng, tác giả Trần Tự Điển và Lí Thạc Hào, 1996, Nxb Giáo dục
Cao
đẳng
Quảng
Đông.
(應用寫作大要﹐陳子典﹑李碩豪﹐1996年﹐廣東高等教育出版社)v.v. Các tài liệu và
giáo trình tương ứng bằng tiếng Việt đang được giảng dạy ở các trường đại học,
cao đẳng và trung học chuyên nghiệp, một số bài báo nghiên cứu về soạn thảo
văn bản và các vấn đề liên quan được đăng trên tạp chí ngôn ngữ và mạng
internet như: Soạn thảo văn bản và công tác văn thư, lưu trữ, tác giả Đồng Thị
Thanh Phương, 2006, Nxb Lao động – Xã hội, Hà Nội; Giáo trình kó thuật xây
11
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
dựng và ban hành văn bản, tác giả Lưu Khiếm Thanh, 2004, Nxb Đại học quốc
gia Hà Nội; Giáo trình kỹ thuật xây dựng văn bản, tác giả Nguyễn Thế Quyền,
2005, NXB Công An Nhân Dân, Hà Nội; Soạn thảo văn bản và công tác văn thư
lưu trữ, tác giả Nguyễn Quốc Bảo chủ biên, 2004, Nxb Chính trị quốc gia; Soạn
thảo và xử lí văn bản quản lí nhà nước, tác giả Nguyễn Văn Thâm, Nxb Học viện
hành chính quốc gia; Tuyển tập các mẫu thư tín Hoa-Anh trong giao dịch thương
mại, tác giả Tô Cẩm Duy, 2002, Nxb Trẻ.v.v. Dựa trên những kiến thức tương đối
thống nhất, được đưa vào sách giáo khoa và được giảng dạy ở các trường học,
được vận dụng trong công ty, cơ quan nhà nước Việt Nam và Trung Quốc về vấn
đề VBHC để so sánh đối chiếu, chỉ ra những điểm tương đồng và dị biệt về ngôn
ngữ, văn phong trong VBHCTD của tiếng Hán và tiếng Việt.
4. LỊCH SỬ NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
Văn bản nói chung, VBHC nói riêng là một trong những thể loại từ lâu
được coi là đơn vị ngôn ngữ – văn bản, là đối tượng nghiên cứu của ngôn ngữ
học. Riêng về lónh vực VBHC , theo tác giả Nguyễn Thế Quyền, trong quyển
Giáo trình kó thuật xây dựng văn bản [16], công vụ hành chính phải cần đến một
trong những phương tiện không thể thiếu đó là VBHC; giáo trình này đã nghiên
cứu đến một số vấn đề về quy trình xây dựng VBHC, ngôn ngữ VBHC, kiểm tra
và xử lí VBHC. Trong lónh vực này, tác giả Đồng Thị Thanh Phương, trong quyển
Soạn thảo văn bản và công tác văn thư, lưu trữ [5], đã khảo sát nghiên cứu tương
đối chi tiết công tác soạn thảo văn bản, kó thuật soạn thảo văn bản và công tác
quản lí văn bản. Bên cạnh đó, không thể không kể đến các công trình nghiên cứu
như: Phương pháp soạn thảo văn bản trong quản lí – giao dịch – kinh doanh cuûa
12
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nguyễn Huy Thông-Hồ Quang Chính, Luật hành chính Việt Nam của Phạm Hồng
Thái-Đinh Văn Mậu, Tuyển tập các mẫu thư tín Hoa – Anh trong giao dịch thương
mại của Tô Cẩm Duy, Quản lí hành chính văn phòng của Nguyễn Hữu Thân,
Soạn thảo và xử lí văn bản quản lí nhà nước của Nguyễn Văn Thâm v.v.
Ở Trung Quốc, việc nghiên cứu lónh vực VBHC cũng được nghiên cứu sớm
hơn Việt Nam. Theo tác giả Trương Hạo, trong quyển Soạn thảo công văn hành
chính toàn tập (行政公文寫作範例大全Hành chính công văn tả tác phạm lệ đại
toàn) [59], lónh vực của VBHC rất rộng, quyển sách đã đề cập đến một số lónh
vực như: VBHC pháp định, VBHC quy chế, VBHC sự vụ, VBHC hội nghị, VBHC
giao tiếp, VBHC chuyên ngành. Trong quyển Soạn thảo văn bản ứng dụng mới
(新應用寫作Tân ứng dụng tả tác) [43], của tác giả Chu Duyệt Hùng, đã khảo
sát nghiên cứu tương đối rộng các loại VBHC thuộc các lónh vực như: văn bản tố
tụng, văn bản quản lí nhà nước, văn bản hội nghị, văn bản kinh tế, văn bản lễ
nghi v.v. Nội dung quyển sách mang tính khoa học, tính thực tiễn, tính mới mẻ,
và giới thiệu khá chi tiết về cách soạn thảo các loại văn bản tiếng Hán, các mẫu
câu thường dùng trong văn bản tiếng Hán, chỉ rõ cách phân tích văn bản viết sai,
giải thích rõ ràng kết cấu văn bản hành chính. Ngoài ra, còn phải kể đến các
công trình nghiên cứu tương tự như: Trung Quốc công văn học中國公文學của tác
giả Miêu Phong Lâm {54}, Trung Quốc hiện đại công văn tả tác nguyên lí phương pháp中國現代公文寫作原理與方法của Chu Sâm Giáp {47}, Hiện đại
thực dụng tả tác học現代實用寫作學của Bùi Hiển Sinh{42} v.v. Song, chưa
thấy kể ra các công trình liên quan đến so sánh VBHC tiếng hán và tiếng Việt.
13
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Đề tài: “Đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính thông dụng tiếng Hán
(So sánh với văn bản hành chính thông dụng tiếng Việt)” là một đề tài có sự
liên kết song hành giữa tiếng Hán và tiếng Việt. Nó không những đòi hỏi phải có
một số kiến thức nhất định về công tác sử dụng VBHC, mà còn cần đến những
kiến thức chuyên ngành khác trong ngôn ngữ học như: ngôn ngữ học so sánh, tiếp
xúc ngôn ngữ, nhất là những thành quả nghiên cứu trong lónh vực từ Hán – Việt
của các nhà Việt ngữ học, các thành quả của việc nghiên cứu loại hình ngôn ngữ
của tiếng Việt và tiếng Hán trong ngôn ngữ học đại cương, lí thuyết dịch, ngữ
pháp học. v.v.
5. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi chủ yếu sử dụng các phương pháp như:
phương pháp thống kê – phân loại, phương pháp so sánh – đối chiếu, phương
pháp phân tích – tổng hợp.
Phương pháp thống kê – phân loại (có VB đính kèm ở phần phụ lục), đó là sự
liệt kê toàn bộ các VBHC của nhiều lónh vực, rồi phân ra loại nào cần định
hướng sẽ đi sâu tìm hiểu khảo sát nghiên cứu.
Phương pháp so sánh – đối chiếu rất cần thiết cho việc thực hiện đề tài này,
để chỉ ra được những nét tương đồng, dị biệt giữa hai loại VBHCTD tiếng Hán và
tiếng Việt giúp cho việc dịch thuật cũng như giao tiếp hành chính giữa hai nước.
Phương pháp phân tích – tổng hợp giúp phân tích thể thức, ngữ nghóa và ngữ
pháp của VBHCTD. Qua đó, rút ra lối dùng từ ngữ chuyên biệt trong VBHCTD
của hai nước Việt – Trung mà người sử dụng thường hay phạm lỗi.
Kết hợp cả ba phương pháp nêu trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận
dụng các thành quả của lí thuyết ngôn ngữ, dịch thuật vào việc nghiên cứu đề tài,
14
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
và đương nhiên công việc tra cứu từ điển là sự hỗ trợ không thể thiếu cho các
phương pháp này.
6. Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ THỰC TIỄN
VBHCTD là phương tiện được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành. Nó là công
cụ giao tiếp bằng văn bản rất phổ biến giữa các cá nhân, giữa các cơ quan, tổ
chức xã hội. VBHCTD còn là một trong những sản phẩm mang đậm tính chất văn
hóa xã hội.
Ngôn ngữ dùng trong VBHCTD chứa đựng nhiều nét văn hóa riêng biệt của
mỗi nước Trung Quốc và Việt Nam, giúp ta có được một sự hiểu biết thêm về sự
tương quan văn hóa giữa hai nước Trung Quốc và Việt Nam thông qua VBHCTD.
Song, ngay tên gọi của nó cũng dễ nhận ra bản thân nó còn mang tính khoa học,
tính đại chúng, tính công quyền và tính khả thi.
Ngôn ngữ dùng trong VBHCTD tất nhiên phải mang phong cách hành chính
công vụ, dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí. Như thế, nó mới phản ánh
được nguyện vọng của nhân dân khi tham gia vào công vụ hành chính.
Từ đó thấy rằng, VBHCTD sẽ giúp cho chúng ta dễ dàng nắm được những
thông tin về các từ ngữ, thuật ngữ hành chính được sử dụng trong giao tiếp, học
ngoại ngữ, đặc biệt cho những ai đi sâu vào các công việc dịch thuật, văn thư,
giao dịch, thư kí…ở các công sở trong nước và các công ty nước ngoài sử dụng
tiếng Hán.
7. BỐ CỤC LUẬN VĂN
Luận văn gồm: Mở đầu, Ba chương, Kết luận, Tài liệu tham khảo.
15
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Phần Mở đầu nêu mục đích nghiên cứu và lý do chọn đề tài, lịch sử nghiên
cứu, phạm vi nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu và nguồn tư liệu, ý nghóa lý
luận thực tiễn và đóng góp của luận văn.
Chương 1: Khái niệm và thể thức văn bản hành chính thông dụng tiếng
Hán (So sánh với văn bản hành chính thông dụng tiếng Việt)
1.1. Khái niệm VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt
1.2. Đặc trưng VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt
1.3. Chức năng của VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt
1.4. Thể thức VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt
1.5. Một số phương pháp thường dùng xây dựng thể thức VBHCTD
Chương 2: Đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính thông dụng tiếng
Hán và tiếng Việt
2.1. Vấn đề ngôn ngữ VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt
2.2. Cách sử dụng ngôn ngữ VBHCTD tiếng Hán
- Sử dụng thuật ngữ hành chính công vụ chuyên biệt
2.3. Cách sử dụng ngôn ngữ VBHCTD tiếng Việt
- Sử dụng từ ngữ
- Sử dụng cú pháp
- Sử dụng đoạn văn
- Những yêu cầu về hành văn
Chương 3: So sánh một số mẫu văn bản hành chính thông dụng tiếng
Hán với các loại tương ứng trong tiếng Việt
3.1. Công văn mời
3.2. Công văn đề nghị
3.3. Thông báo
3.4. Báo cáo
16
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
3.5. Biên bản
Phần Kết luận tóm lại những ý chính của luận văn, những kết quả nghiên
cứu và ý kiến của bản thân.
CHƯƠNG 1
KHÁI NIỆM VÀ THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG
DỤNG TIẾNG HÁN
(SO SÁNH VỚI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG TIẾNG VIỆT)
1.1. Khái niệm văn bản hành chính thông dụng tiếng Hán và tiếng Việt
1.1.1. Khái niệm văn bản hành chính thông dụng tiếng Hán
VBHCTD tiếng Hán (chữ Hán là “通 用 行 政 公 文” ) là văn thư
công vụ vốn có hiệu lực pháp định và thể thức quy phạm được dùng trong quản lý
hành chính cuả các cơ quan hành chính quốc gia. VBHCTD tiếng Hán là một loại
văn bản có cách thức riêng biệt chuyên dùng trong hoạt động công vụ cơ quan
nhà nước, các doanh nghiệp và các đoàn thể nhân dân. Là loại văn bản dùng để
giao dịch, để giải quyết công việc giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ
quan nhà nước với tổ chức xã hội và cá nhân công dân. Theo Chu Duyệt Hùng
[43, tr 112] VBHCTD tiếng Hán bao gồm các loại :Mệnh lệnh 命令, Nghị án
議案, Quyết định 決定, Chỉ thị 指示, Công báo 公告, Thông báo 通知 (通報),
17
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Thông cáo 通告, Xin chỉ thị 請示, Báo cáo 報告, Trả lời 批復, Công hàm 函,
Biên bản 會議記錄 v.v.
1.1.2. Khái niệm văn bản hành chính thông dụng tiếng Việt
VBHCTD tiếng Việt được phân ra hai loại: loại VBHCTD không có tên loại
cụ thể (công văn) và loại VBHCTD có tên loại (thông báo, báo cáo, biên bản, tờ
trình, giấy giới thiệu, giấy xin phép…)
Theo Nguyễn Văn Thâm [32, tr 22], công văn là loại VBHCTD không có tên
loại, được dùng để thông tin trong họat động giao dịch, trao đổi công tác,
v.v…giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải quyết các nhiệm vụ có liên quan.
Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản đến và đi, với các nội dung chủ
yếu sau đây:
- Thông báo một (hoặc một vài) vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên
do một văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành;
- Hướng dẫn thực hiện văn bản của cấp trên;
- Thông báo một số hoạt động dự kiến xảy ra, thí dụ như về việc mở lớp đào
tạo, bồi dưỡng…
- Xin ý kiến về vấn đề nào đó trong họat động của cơ quan;
- Trình kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp trên;
- Xác nhận vấn đề có liên quan đến họat động của cơ quan;
- Thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp v.v.
Phù hợp với từng nội dung có thể có các loại công văn như: hướng dẫn, giải thích,
phúc đáp, đôn đốc, giao dịch, đề nghị, đề xuất, thăm hỏi, cảm ơn, chối từ …
18
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Với nội dung đa dạng như vậy cần lưu ý không nhầm lẫn công văn mang tính
chất thông báo với thông báo, công văn đề xuất với đề án, dự án hoặc tờ trình
v.v.
1.2. Đặc trưng văn bản hành chính thông dụng tiếng Hán và tiếng Việt
1. 2.1. Tính chính trị ( 政 治 性)
VBHCTD tiếng Hán là công cụ tuyên truyền đường lối, phương châm và
chính sách của nhà nước. Vì thế nội dung của nó mang sắc thái chính trị rõ rệt,
thể hiện ý chí của nhà nước.
Nội dung VBHCTD tiếng Việt chỉ biểu đạt ý chí của chủ thể ra văn bản,
không cần bắt buộc thi hành, nhằm trao đổi, thỉnh thị, gợi ý, hướng dẫn…đối với
đối tượng tiếp nhận. Nội dung VBHCTD tiếng Việt không chứa đựng quy phạm
pháp luật, không mang nặng tính chính trị như VBHCTD tiếng Hán.
1.2.2. Tính pháp định (法 定 性)
VBHCTD tiếng Hán có tính pháp định tức là không phải ai cũng có thể
soạn VBHC, soạn VBHC phải là một tổ chức được thành lập theo quy định của
pháp luật, tổ chức này là cơ quan của nhà nước, có đủ quyền lực để thực hiện
nghóa vụ và đảm đương trách nhiệm của tổ chức. Người soạn VBHC là người
lãnh đạo của cơ quan mà trách nhiệm của họ được bầu chọn và được tín nhiệm
theo quy định của pháp luật.
Cũng như VBHCTD tiếng Hán, VBHCTD tiếng Việt phải tuân thủ các quy
định về thể thức, nội dung do nhà nước quy định.
19
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1.2.3. Tính thể thức (体 式 性)
“Thể” là chỉ văn thể, “Thức” là chỉ cách thức.
VBHCTD là một loại văn thể đặc biệt có văn tường thuật, văn nghị luận và văn
thuyết minh, nhưng ngắn gọn hơn văn tường thuật, ít có tính biện luận hơn văn
nghị luận và không giải thích chi tiết như văn thuyết minh.
VBHCTD cũng có cách thức viết riêng, cách thức này do cơ quan của nhà nước
quy định. Ngoài ra, VBHCTD còn có một số yêu cầu đặc thù về hình thức trình
bày như:
- Kích thước tờ giấy
- Kiểu chữ tiêu đề
- Khoảng trống ở đầu, ở giữa và ở cuối trang giấy.
- Vị trí ghi ngày tháng
- Vị trí ký tên đóng dấu.
Khi viết VBHCTD phải tuân thủ theo thể thức này mà không được tự ý làm khác.
VBHCTD phải mang đặc trưng văn phong hành chính công vụ. VBHCTD cần
viết ngắn gọn, rõ ràng. Mỗi văn bản thường chỉ nêu một vấn đề để tạo điều kiện
cho việc nghiên cứu giải quyết.
Soạn thảo VBHCTD nên theo thứ tự từ bản thảo đến bản duyệt, sửa đổi,
đối chiếu, ký tên đóng dấu mới có hiệu lực. Nếu thiếu một trong các bước theo
trình tự trên thì công văn mất đi tính hiệu lực. Vì thế, việc biên soạn và lưu
chuyển VBHC không thể do một bộ phận có chức năng trong cơ cấu của cơ quan
phụ trách mà phải có sự liên đới giữa nhiều bộ phận và người phụ trách của các
cơ quan.
20
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1.3. Chức năng của văn bản hành chính thông dụng tiếng Hán và tiếng Việt
1.3.1. Chức năng trung gian (中 介 作 用)
Sự liên hệ, trao đổi, phối hợp giữa các cơ quan nhà nước, giữa cấp trên và
cấp dưới, thường thường phải thông qua VBHC. Nhiều công việc cụ thể thường
ngày trong cơ quan phải dựa vào VBHC để giải quyết, thậm chí một số thông tin,
tư liệu có ý nghóa quan trọng cũng phải thông qua VBHC giải quyết mới có hiệu
quả.
VBHCTD tiếng Hán trực tiếp tham gia vào các hoạt động công vụ trong
các cơ quan nhà nước, nội dung của nó thông thường là nhằm vào các vấn đề
trong hoạt động công vụ, đó là những vấn đề về chỉ đạo, sắp xếp và thương lượng
công việc, xin chỉ thị và trả lời vấn đề, báo cáo và trao đổi tình hình.
Tác dụng thông tin là chức năng chính của các loại văn bản nói chung.
Trong lónh vực quản lí nhà nước, VBHCTD tiếng Việt là phương tiện truyền tải
các thông tin quản lí nhằm mục tiêu phục vụ hoạt động chấp hành và điều hành
của cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước.
VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt phải phù hợp với yêu cầu quản lý hành
chính của các cơ quan nhà nước, ban bố pháp quy và quy định hành chính, thực
thi các giải pháp hành chính. Vì vậy, chúng là khâu trung gian liên kết giữa các
cơ quan nhà nước, giữa cơ quan nhà nước và nhân dân.
1.3.2. Chức năng quy phạm (规 范 作 用)
Phương châm, đường lối, chính sách được tuyên truyền trong VBHCTD
tiếng Hán là những quy phạm và chuẩn tắc của các tổ chức liên quan và hành vi
nhân viên.
21
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ví dụ: Tuyển tập “Biện pháp xử lý công văn trong cơ quan hành chính nhà nước
Trung Quốc” là quy phạm dùng để biên soạn và xử lý VBHC trong cơ quan hành
chính Nhà nước Trung Quốc.
VBHCTD tiếng Việt giúp ta ghi lại các quy phạm và các quan hệ pháp
luật. Là chứng cứ pháp lí để quản lí và điều hành công vụ.
1.3.3. Chức năng chỉ đạo (指 导 作 用)
VBHC cấp trên gởi cho cấp dưới đều là những VBHC có tác dụng chỉ đạo.
Những VBHC như nghị định, quyết định mà cơ quan lãnh đạo của nhà nước ban
hành nhằm tuyên truyền quán triệt phương châm chính sách của nhà nước đều có
tác dụng chỉ đạo cơ quan cấp dưới.
VBHCTD tiếng Việt là cơ sở tổ chức thông tin giúp các nhà lãnh đạo quản
lí ban hành các quyết định. Là đầu mối theo dõi kiểm tra giữa các tổ chức. Tất
nhiên công văn hành chính phải đảm bảo tính khả thi thì tác dụng này mới thực
hiện được.
1.3.4. Chức năng tuyên truyền và làm căn cứ bằng chứng (宣 传 和 依 据 凭
证 作 用)
VBHCTD tiếng Hán mang đậm tính chính sách và tính lý luận, phát huy
tác dụng tuyên truyền giáo dục với lý luận rõ ràng, giác ngộ nhạy bén và nâng
cao trình độ nhận thức cho nhân viên. Cho dù nội dung văn bản thể hiện sắc thái
và mức độ chính trị nhiều hay ít thì văn bản vẫn có tác dụng tuyên truyền nhất
định.
VBHCTD tiếng Việt là giấy tờ ghi chép chân thật về các công việc và các
hoạt động hàng ngày của cơ quan Nhà nước. Nó xác nhận trách nhiệm hợp pháp
22
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
của người biên soạn công văn, ghi chép lại các tính chất trạng thái của các hoạt
động quản lý. Vì vậy, nó có tác dụng làm bằng chứng quan trọng.
1.4. Thể thức văn bản hành chính thông dụng tiếng Hán và tiếng Việt
1.4.1. Thể thức văn bản hành chính thông dụng tiếng Hán
Theo quy định trong “Biện pháp xử lý văn bản hành chính Trung Quốc”,
VBHCTD tiếng Hán gồm có ba phần: Phần đầu, Phần triển khai, Phần cuối
1) Phần đầu gồm:
- Mã số văn bản (分号)
- Cấp độ bảo mật (秘密等级)
- Mức độ khẩn cấp (秘密程度)
- Tên cơ quan gửi văn bản (版头)
- Số văn bản gửi đi (发文字号)
- Người ký văn bản (签发人)
2) Phần triển khai gồm:
- Tiêu đề loại văn bản (标题)
- Tên cơ quan nhận văn bản (主送机关)
- Nội dung văn bản (正文)
- Phụ bản (附件)
- Kí tên, đóng dấu (暑名、印章)
- Thời gian hoàn thành (成文时间)
23
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
- Phụ chú ( 附注)
3) Phần kết gồm:
- Lời kết (主题词)
- Tên cơ quan gửi kèm (抄送机关)
- Tên cơ quan in gửi đi (印发机关)
- Thời gian gửi (印发时间)
- Số bản in (印刷份数)
(Xem mẫu trang 17)
Mẫu VBHCTD tiếng Hán:
文
头
部
分号
分号: 000019
秘密等级
机密 10 年
秘密程度
特急
…省 人 民 政 府 文 件
版头
…府 (1992) 18 号
发文字号
(张国立)
签发人
____________________________________________
标题
主送机关
关于开展…活动的通知
各市、县人民政府，省直属各单位：
主
文
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
正文
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
部
分
附件
附件:
1……
2……
24
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
文
尾
部
Bản dịch
phần
đầu
Mã số văn bản
Mã số: 000019
Cấp độ bảo mật
Cơ mật 10 năm
Mức độ khẩn cấp
Đặc biệt gấp
VĂN KIỆN UBND TỈNH…
Tên cơ quan gửi văn bản
…(1992) số18
Số văn bản gửi đi
Người ký văn bản
(Trương Quốc Lập)
____________________________________________
Tiêu đề loại văn bản
phần
triển
Cơ quan nhận văn bản
Nội dung văn bản
Phụ bản
khai
Ký tên, đóng dấu
Thời gian hoàn thành
THÔNG BÁO
(Về hoạt động phát triển…)
Các cơ quan thuộc tỉnh, thành, huyện…
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
Phụ bản:
1……
2……..
(ký tên, đóng dấu)
Ngày….tháng….năm…..
25
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Chi tiết các phần của mẫu VBHCTD tiếng Hán :
* Phần đầu (文 头 部 分)
Phần này gồm: Tên cơ quan gửi văn bản, Mã số văn bản, Cấp độ bảo mật,
Cấp độ khẩn cấp, Số văn bản gửi đi, Người ký văn bản. Phần này chiếm 1/3 phần
trên tờ văn bản.
(1) Tên cơ quan gửi văn bản ( 版 头)
Tên cơ quan gửi văn bản thường thêm hai chữ “văn kiện文 件” phía sau
tên cơ quan. Dòng này được viết bằng chữ lớn màu đỏ ở giữa phía trên văn bản,
làm nổi bật phần trên trang văn bản.
(2) Cấp độ bảo mật và mã số văn bản (秘 密 等 级)
Cấp độ bảo mật được phân biệt ghi rõ theo các loại: “tuyệt mật”, “cơ mật”,
“bí mật” và được ghi ở dưới mã số văn bản.
