Đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính và các lỗi thường gặp (qua ngữ liệu khảo sát tại huyện quảng xương thanh hóa) luận văn thạc sỹ ngữ văn

1

Bộ giáo dục và đào tạo
Trờng đại học vinh

Phạm thị mai

đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính
và các lỗi thờng gặp

qua khảo sát tại huyện

quảng xơng thanh hóa
CHUYÊN NGàNH: NGÔN NGữ HọC
MÃ số: 60.22.01

LUậN VĂN THạC Sĩ NGữ V¡N
Ngêi híng dÉn khoa häc:
pgs. ts. Phan mËu c¶nh

Vinh - 2011


2
MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
1.1. Văn bản hành chính (VBHC) là phương tiện cơ bản cung cấp thơng
tin và điều hành hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức; là phương
tiện kiểm tra theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lí. Mặt khác,
VBHC thường là tiếng nói của tổ chức, đơn vị đại diện cho quyền lực nhà
nước nên ngày càng có vai trị quan trọng trong đời sống xã hội. Trên nhiều

phương diện, chất lượng hoạt động quản lí của nhà có liên quan đến khơng
chỉ thơng tin trong văn bản mà còn liên quan đến thể thức và phương tiện
ngôn từ trong văn bản.
1.2. Để nâng cao hiệu quả của VBHC trong việc đáp ứng yêu cầu thông
tin và quản lí, điều hành, đặc bịêt là việc lãnh đạo, chỉ đạo của các cơ quan
quản lí nhà nước, Chính phủ, Bộ Nội vụ đã ban hành những quy định, hướng
dẫn về thể chế quy phạm của các loại văn bản. Cũng đã có nhiều cơng trình
của một số tác giả nghiên cứu về cách soạn thảo văn bản, cách sử dụng ngôn
ngữ trong VBHC. Tuy vậy, trong thực tế, VBHC cịn có những hạn chế nhất
định, đặc biệt là trong sử dụng ngôn ngữ do những nguyên nhân chủ quan và
khách quan khác nhau.
1.3. Cùng với sự nghiệp phát triển đất nước, cơng tác hành chính nói
chung và việc soạn thảo VBHC nói riêng là một trong những yêu cầu cấp
thiết nhằm đáp ứng cơng tác quản lí của các cấp, các ngành. Trong những
năm gần đây, vấn đề cải cách hành chính theo hướng một cửa và cải cách
VBHC là vấn đề đặc biệt được quan tâm.
1.4. Nghiên cứu về đặc điểm ngôn ngữ của VBHC ban hành trong thực
tế (mà ở đây là ở huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hố), luận văn muốn tìm
hiểu sâu hơn về một phong cách ngôn ngữ quan trọng trong việc truyền đạt,
lưu trữ quản lí thơng tin. Từ đó, đưa ra một số đề xuất có tính chất chun
mơn về những vấn đề liên quan, mong góp phần vào việc chuẩn hố VBHC
và làm cho nó ngày càng phát huy vai trò trong đời sống xã hội.


3
2. Lịch sử vấn đề
2.1. Từ trước tới nay đã có một số cơng trình nghiên cứu về văn bản và
soạn thảo VBHC ở góc độ ngơn ngữ học văn bản, phong cách học và thực
hành VBHC. Các cơng trình này đã phần nào đáp ứng được yêu cầu nghiên
cứu, áp dụng nâng cao chất lượng VBHC.

a) Trong các giáo trình về phong cách học như : Phong cách học tiếng
Việt của Đinh Trọng Lạc chủ biên (1999)[19], Phong cách học và đặc điểm
tu từ tiếng Việt của Cù Đình Tú (2001)[41]... đều đề cập đến phong cách hành
chính với các đặc điểm ngơn ngữ như ngữ âm, chính tả, từ vựng, ngữ pháp,
cách diễn đạt. Tuy nhiên các công trình ấy cũng chỉ mới đề cập đến các đặc
điểm ngơn ngữ trong văn bản hành chính một cách giản lược. Bên cạnh đó,
một số ý kiến cho rằng chưa có sự thống nhất trong khn mẫu, cách thức
trình bày của các loại văn bản hành chính và đặt vấn đề cần phải thống nhất
về khuôn mẫu và cách thức trình bày văn bản.
b) Tác giả Nguyễn Văn Thâm với Soạn thảo và xử lí văn bản quản lí
nhà nước[33] được tái bản nhiều lần có thể được coi là cơng trình nghiên cứu
khá kĩ lưỡng về văn bản hành chính. Do mục đích nghiên cứu văn bản hành
chính trong mối quan hệ với pháp lí, quyền hạn, nhiệm vụ và công tác soạn
thảo nên đặc điểm ngôn ngữ của phong cách hành chính được đề cập quá ít.
c) Tác giả Bùi Khắc Việt (1998) trong cuốn Kĩ thuật và ngơn ngữ soạn
thảo văn bản quản lí nhà nước [42] cũng đã đề cập một cách khái quát các đặc
điểm ngơn ngữ của phong cách hành chính để giúp ích cho việc thực hành
soạn thảo.
d) Ngồi ra, có thể đề cập đến một số cơng trình khác như Xây dựng và
ban hành văn bản quản lí nhà nước của Tạ Hữu Ánh (1998)[2], Hướng dẫn kĩ
thuật soạn thảo văn bản của Nguyễn Văn Thông (2001)[36], Tiếng Việt trong
giao tiếp hành chính của Nguyễn Văn Khang (2002)[18], Tài liệu bồi dưỡng
về quản lí hành chính nhà nước của PGS. TS. Đinh Văn Mậu (chủ biên)
(2008)[25], Giáo trình kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản của TS. Lưu


4
Kiếm Thanh (chủ biên) (năm 2008) [30], ... các công trình này đã nghiên cứu
chi tiết về hướng dẫn ứng dụng các kiến thức vào soạn thảo VBHC.
2.2. Từ những điều trình bày, chúng tơi thấy rằng nghiên cứu "Đặc

điểm ngơn ngữ văn bản hành chính và các loại lỗi thường gặp (qua ngữ liệu
khảo sát tại huyện Quảng Xương - Thanh Hố)" là hướng đi tích cực, thiết
thực. Trên cơ sở kế thừa mặt lí thuyết của các cơng trình đi trước, chúng tơi sẽ
ứng dụng và qua khảo sát, luận văn sẽ đưa ra những nhận xét việc sử dụng
ngôn ngữ trong VBHC của một địa phương cấp huyện với mong muốn đóng
góp một phần cho việc hồn thiện và nâng cao chất lượng các VBHC của
huyện.
3. Đối tượng nghiên cứu và mục đích, nhiệm vụ của luận văn
3.1. Đối tượng nghiên cứu
- VBHC của nhà nước ta hiện nay có nhiều loại, mỗi loại có chức năng
riêng được ban hành nhằm đáp ứng một yêu cầu cụ thể của hoạt động quản lí
nhà nước. Đối tượng khảo sát của luận văn là các VBHC thuộc hai hệ thống
VBHC mang tính chất pháp quy và VBHC thơng thường của một số cơ quan,
đơn vị hành chính sự nghiệp trong huyện.
- Tư liệu để khảo sát của đề tài là các loại VBHC có tính chất pháp quy
và các văn bản hành chính thơng thường được các cơ quan hành chính nhà
nước thuộc huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hố soạn thảo, ban hành trong
khoảng thời gia từ năm 2007 đến năm 2010.
- Luận văn đã khảo sát 500 VBHC do các cơ quan trên địa bàn huyện
Quảng Xương, tỉnh Thanh Hoá soạn thảo, ban hành bao gồm : VBHC có tính
chất pháp quy (chỉ thị, nghị quyết, quyết định) và VBHC thông thường (luận
văn tập trung vào các thể loại như báo cáo, tờ trình, thơng báo, cơng văn, đề
án, kế hoạch, hướng dẫn, quy chế, quy định )
- Việc khảo sát ngữ liệu chủ yếu để tìm hiểu thực trạng sử dụng ngôn
ngữ trong các thể loại VBHC, trong đó tập trung vào các mặt : hình thức, kết
cấu, từ ngữ, câu văn, đoạn văn, văn bản...), các loại lỗi thường gặp trong
VBHC ở một địa phương cụ thể (huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa).


5

Như vậy, đối tượng khảo sát của luận văn là những VBHC do các cơ
quan trên địa bàn huyện Quảng Xương, Thanh Hố soạn thảo và ban hành,
khơng bao gồm những VBHC từ những nơi khác (của Trung ương, của tỉnh,
của các huyện khác, các xã, thị trấn...) gửi về và ban hành trên địa bàn huyện.
- Căn cứ để xây dựng VBHC chuẩn, từ đó chỉ ra các loại lỗi thường gặp
trong VBNH là các văn bản :
Quyết định số 240/QĐ-BGD&ĐT ngày 5/3/1984 của Bộ Giáo dục và
Đào tạo về quy định chuẩn chính tả;
Quyết định số 09/1998 QĐ-VPCP ngày 22/11/1998 của Văn phịng
Chính phủ về việc Ban hành tạm thời quy định về viết hoa trong văn bản;
Thông tư liên lịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của
Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản.
3.2. Mục đích của đề tài
Luận văn nhằm :
3.2.1. Về lí thuyết
Hệ thống hố cấu trúc, thể thức, nội dung các loại VBHC cơ bản, thơng
dụng hiện nay để có cái nhìn tổng thể, đầy đủ hơn về VBHC nói chung,
VBHC được soạn thảo, ban hành ở huyện Quảng Xương, Thanh Hố nói
riêng.
3.2.2. Về thực tiễn
Qua khảo sát, phân tích, đánh giá, luận văn sẽ rút ra những nhận xét về
những nét đặc thù của VBHC được soạn thảo và ban hành ở địa bàn cấp
huyện; đồng thời chỉ ra các loại lỗi thường gặp trong các loại VBHC đã ban
hành, đề ra các biện pháp khắc phục các lỗi đó nhằm góp phần chuẩn hố văn
bản hành chính, phục vụ tốt hơn nữa cơng tác hành chính, cơng tác quản lí
nhà nước.
3.3. Nhiệm vụ của luận văn
- Thống kê, phân loại và mơ hình hố các loại văn bản hành chính.
- Tìm hiểu đặc điểm ngơn ngữ của văn bản hành chính.

6
- Mô tả các loại lỗi thường gặp trong văn bản hành chính. Nêu những đề xuất
kiến nghị để góp phần hồn thiện hơn cơng tác soạn thảo, quản lí văn bản
hành chính.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện luận văn này, trước tiên, chúng tơi tìm hiểu cơ sở lí thuyết
về các đặc trưng của phong cách ngơn ngữ nói chung và phong cách ngơn ngữ
văn bản hành chính nói riêng, đối chiếu làm rõ sự khác biệt giữa phong cách
ngơn ngữ hành chính với các phong cách ngơn ngữ khác; đồng thời nắm vững
lí thuyết về ngữ pháp văn bản và tìm hiểu nghiên cứu về lí thuyết của từng thể
loại văn bản hành chính.
Đây là một đề tài nghiên cứu nhằm mô tả đưa ra những tri thức về nhận
dạng các thể loại văn bản hành chính xét từ góc độ ngơn ngữ, cấu trúc câu, tổ
chức văn bản. Sau khi tiến hành thu thập về các thể loại văn bản hành chính
liên quan đến đề tài, trong q trình nghiên cứu thực hiện, chúng tơi vận dụng
nhiều phương pháp khác nhau trong đó chủ yếu :
- Phương pháp thống kê, phân loại để thống kê các loại VBHC, các loại
lỗi thường gặp trong VBHC.
- Phương pháp miêu tả, phân tích để miêu tả các đặc điểm của các loại
phong cách ngơn ngữ; phân tích đặc điểm thể thức, kết cấu, ngôn từ của
VBHC, miêu tả và phân tích các loại lỗi thường gặp trong các VBHC từ đó
tìm giải pháp khắc phục
- Phương pháp đối chiếu, so sánh để so sánh việc thực hiện soạn thảo
và ban hành VBHC với các văn bản quy định chuẩn về thể thức, viết hoa,
chính tả...
- Phương pháp tổng hợp, khái quát dùng để khái quát các đặc điểm cơ
bản của VBHC và khái quát các lỗi thường gặp khi soạn thảo và ban hành
VBHC

5. Những đóng góp của đề tài
Có thể khẳng định đây là đề tài đầu tiên đi sâu nghiên cứu Đặc điểm
ngôn ngữ văn bản hành chính được xây dựng và ban hành ở huyện Quảng


7
Xương, Tỉnh Thanh Hoá; chỉ ra các loại lỗi thường gặp trong các văn bản
được lưu hành và các giải pháp khắc phục.
6. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, phần nội dung được triển khai
trong ba chương.
Chương 1. Những vấn đề lí thuyết có liên quan đến đề tài
Chương 2. Đặc điểm hình thức, kết cấu, ngơn từ của văn bản hành
chính và văn bản hành chính được soạn thảo và ban hành trên địa bàn huyện
Quảng Xương, tỉnh Thanh Hoá
Chương 3. Các lỗi thường gặp trong văn bản hành chính được soạn
thảo và ban hành trên địa bàn huyện Quảng Xương (tỉnh Thanh Hoá)


8
CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÍ THUYẾT CĨ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI
1. 1. Khái niệm văn bản và phong cách ngơn ngữ
1.1.1. Khái niệm văn bản
Có rất nhiều quan niệm khác nhau về khái niệm văn bản, trong luận văn
này, để tiện cho việc tìm hiểu về văn bản nói chung và VBHC nói riêng ở
những phần tiếp theo, có thể hiểu : Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao
tiếp bằng ngôn ngữ, được tạo lập bởi sự liên kết các câu, các đoạn văn... tạo
thành một đơn vị hồn chỉnh về nội dung và hình thức, và có tính độc lập.[9,
tr.30]

Như vậy, văn bản có những đặc điểm cơ bản sau :
Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngơn ngữ trong nói
và viết.
Văn bản (loại văn bản thơng dụng, điển hình) phải là sự liên kết của
nhiều câu hoặc nhiều đoạn.
Văn bản có tính hồn chỉnh về nội dung và hình thức.
Văn bản có tính độc lập tức là việc tồn tại và nhận biết ý nghĩa văn bản
có thể hồn tồn khơng lệ thuộc vào ngữ cảnh.
1.1.2. Văn bản và phong cách ngôn ngữ
Trong giao tiếp, văn bản bao giờ cũng tồn tại trong những phong cách
ngôn ngữ nhất định. Qua nghiên cứu, các nhà ngôn ngữ học chia ra nhiều loại
phong cách khác nhau với đối tượng, nhiệm vụ, nội dung và phương pháp
nghiên cứu khác nhau.Vấn đề phân loại phong cách chức năng tiếng Việt vẫn
còn những ý kiến khác nhau. Theo quan niệm phổ biến, phong cách ngôn ngữ
tiếng Việt hiện đại bao gồm : Phong cách ngôn ngữ sinh hoạt, phong cách
ngơn ngữ báo chí, phong cách ngơn ngữ nghệ thuật, phong cách ngơn ngữ
chính luận, phong cách ngơn ngữ khoa học và phong cách ngơn ngữ hành
chính (cịn gọi là phong cách hành chính cơng vụ). Ngồi cách phân loại này,
có nhà nghiên cứu cịn gọi chung các phong cách khoa học, chính luận và


9
hành chính... là phong cách ngơn ngữ gọt giũa trong thế đối lập với phong
cách khẩu ngữ tự nhiên.
1.1.2.1. Phong cách ngôn ngữ sinh hoạt (phong cách khẩu ngữ)
Phong cách ngơn ngữ sinh hoạt hay cịn gọi là phong cách khẩu ngữ là
phong cách giao tiếp phổ thông nhất, quan trọng nhất đối với đời sống con
người, dùng cho tất cả mọi thành viên trong cộng đồng xã hội.
Về mặt văn bản, chúng tồn tại dưới dạng các bức thư, các bút kí...
Phong cách khẩu ngữ tự nhiên là phong cách được dùng trong đời sống sinh

hoạt hàng ngày chủ yếu nhằm trao đổi những vấn đề thuộc phạm vi tình cảm,
sinh hoạt cá nhân nên ít mang tính chun môn. Đặc điểm nổi bật nhất của
phong cách này là thường dùng những từ ngữ mang tính cụ thể, giàu hỉnh ảnh
và sắc thái biểu cảm. Có thể coi đây là phong cách cơ sở mà tất cả các phong
cách chức năng khác có thể khai thác trên phương diện ngôn ngữ.
1.1.2.2. Phong cách ngôn ngữ khoa học
Là phong cách được dùng để trao đổi những vấn đề có liên quan đến
việc tìm hiểu, nghiên cứu và phát triển khoa học. Phong cách ngôn ngữ khoa
học dựa chủ yếu vào ngôn ngữ viết - phi nghệ thuật. Yếu tố cá nhân của người
nói giảm xuống tối thiểu. Xét về mặt ngữ âm, từ vựng, ngữ pháp, cách tổ chức
văn bản, đặc điểm ngôn ngữ của phong cách khoa học rất gần với đặc điểm
ngơn ngữ thuộc phong cách hành chính.
Phong cách ngôn ngữ khoa học sử dụng nhiều thuật ngữ khoa học,
những từ ngữ trừu tượng, trung hoà về sắc thái biểu cảm xuất hiện với tần số
cao, bên cạnh đó cũng thường sử dụng các lớp từ Hán Việt. Về mặt cú pháp,
phong cách ngôn ngữ khoa học sử dụng các hình thức câu hồn chỉnh, kết cấu
chặt chẽ, rõ ràng để đảm bảo yêu cầu chính xác, tránh các cách hiểu khác
nhau. Các phát ngôn hàm chứa nhiều lập luận khoa học, thể hiện chất lượng
tư duy logic cao. Độ dư thừa trong các phát ngơn có thể nói là ít nhất so với
các phát ngơn khác. Phong cách ngôn ngữ khoa học thường sử dụng những
cấu trúc câu khuyết chủ ngữ hoặc câu có chủ ngữ khơng xác định.
Tuy nhiên, giữa hai phong cách này có những đặc điểm khác nhau:


10
- Cách tổ chức của của văn bản hành chính ít nhiều mang tính khuôn
mẫu. Đây cũng chính là điểm khác biệt không chỉ với phong cách khoa học
mà với tất cả các phong cách chức năng khác.
- Thuật ngữ khoa học trong phong cách ngôn ngữ khoa học gắn liền với
một ngành khoa học nhất định, thuật ngữ trong văn bản hành chính là các

thuật ngữ chuyên ngành của nhiều ngành khác nhau tuỳ thuộc vào nội dung
công việc mà văn bản hành chính đề cập đến
1.1.2.3. Phong cách ngơn ngữ nghệ thuật
Phong cách ngơn ngữ nghệ thuật (cịn gọi là phong cách ngôn ngữ văn
chương) là phong cách được dùng trong sáng tác văn chương. Phong cách này
là dạng tồn tại tồn vẹn nhất của ngơn ngữ tồn dân. Phong cách ngơn ngữ
nghệ thuật khơng có giới hạn về đối tượng giao tiếp, không gian và thời gian
giao tiếp. Tác phẩm văn chương có chức năng phản ánh mọi khía cạnh của
cuộc sống mn màu mn vẻ nên từ ngữ trong phong cách này rất đa dạng,
gồm cả từ phổ thông và từ địa phương, biệt ngữ; từ hiện đại và từ lịch sử; từ
khiếm nhã và từ trang nhã. Từ trong sinh hoạt bình thường chiếm tỷ lệ cao,
bên cạnh đó sự xuất hiện của các lớp từ văn hoá, kể cả thuật ngữ khoa học.
Nhờ sử dụng toàn bộ các phương tiện biểu hiện mà phong cách nghệ thuật
luôn luôn chuyển đổi, biến động, đa dạng và mới mẻ trong cách phô diễn.
Xét về mặt đặc trưng ngữ nghĩa, cách diễn đạt của ngôn ngữ nghệ thuật
rất khác biệt so với cách diễn đạt thông thường vì văn bản nghệ thuật diễn đạt
bằng hình tượng.
1.1.2.4. Phong cách ngơn ngữ chính luận
Mặc dù đến nay vẫn cịn một số quan niệm chưa thống nhất về việc
phân giới giữa phong cách ngơn ngữ chính luận với phong cách ngơn ngữ
khoa học, phong cách ngơn ngữ báo chí nhưng phong cách ngơn ngữ chính
luận vẫn được coi là phong cách dùng để giao tiếp có tính chất chính thức
trong lĩnh vực chính trị xã hội. Ở phong cách này, người giao tiếp thường bày
tỏ chính kiến, bộc lộ cơng khai quan điểm chính trị, tư tưởng của mình đối với
những vấn đề thời sự của xã hội. Qua giao tiếp nhằm tác động tới tư tưởng,


11
tình cảm, ý chí của người nghe, người đọc. Ngồi lời kêu gọi, báo cáo chính
trị, xã luận, bình luận thì các bài phát biểu, bài viết của chính khách, lãnh tụ

đều thuộc phong cách ngơn ngữ chính luận.
Đặc điểm nổi bật nhất của phong cách này là sự có mặt của lớp từ
chính trị, cơng cụ riêng của phong cách chính luận. Tuy vậy, đề tài được đưa
ra bàn luận là những vấn đề thời sự nóng hổi của xã hội cho nên khi cần thiết
người ta phải dùng tất cả các lớp từ ngữ có quan hệ đến đề tài này. Từ ngữ đòi
hỏi sự minh xác song khi cần bày tỏ sự đánh giá hay tình cảm của mình một
cách mạnh mẽ đối với các vấn đề nêu ra, người ta còn chọn lọc và sử dụng
các đơn vị từ khẩu ngữ bởi vì đây là lớp từ giàu sắc thái ý nghĩa và sắc thái
biểu cảm.
Về cú pháp, do phải thực hiện chức năng thông báo, chứng minh và tác
động nên phong cách ngơn ngữ chính luận dùng nhiều kiểu câu khác nhau:
câu đơn, câu ghép, câu đặc biệt; câu tường thuật, câu nghi vấn, câu cảm thán.
Câu văn chính luận thường dài, có kết cấu tầng bậc làm cho tư tưởng nêu ra
được xác định chặt chẽ. Để nhấn mạnh ý tưởng, gây sự chú ý cho người đọc,
phong cách ngơn ngữ chính luận cũng thường dùng kết cấu câu trùng điệp,
phép điệp từ, điệp ngữ, các cách so sánh giàu tính liên tưởng và tương phản
để tăng độ tập trung thông tin và hiệu quả bình giá, phán xét.
1.1.2.5. Phong cách ngơn ngữ báo chí
Phong cách ngơn ngữ báo chí là phong cách được dùng trong lĩnh vực
thơng tin của xã hội. Báo chí là phương tiện thông tin đại chúng nên từ ngữ
được dùng trong phong cách báo chí trước hết phải là từ ngữ tồn dân, có tính
thơng dụng cao. Tuy nhiên, một trong những đặc điểm nổi bật nhất của phong
cách này là tính thời sự do đó trong ngơn ngữ thường hay xuất hiện lớp từ
mới, các cách kết hợp mới này sẽ nhập vào hệ thống từ vựng. Xét về mặt
ngơn ngữ, ở mỗi thể loại có sự thể hiện khác nhau kể cả cách dùng từ, cú pháp
và có những khn mẫu văn bản, cơng thức hành văn nhất định.


12
1.1.2.6. Phong cách ngơn ngữ hành chính - cơng vụ

Văn bản hành chính được viết theo phong cách ngơn ngữ hành chính
cơng vụ nhằm phục vụ cho mục đích giao tiếp chính thức giữa các cơ quan tổ
chức với nhau hoặc giữa các cá nhân với tư cách là công dân với các cơ quan,
tổ chức hoặc giữa các cá nhân với nhau trong khn khổ pháp luật. Do đó,
đặc điểm nổi bật của văn bản hành chính là :
- Tính chính xác, rõ ràng
Văn bản hành chính là văn bản được viết ra chủ yếu để thực thi, do vậy
cần phải rất chính xác, rõ ràng. Đặc điểm này chi phối tồn bộ các bình diện
ngơn ngữ từ ngữ âm, từ vựng, ngữ pháp đến cách tổ chức văn bản. Trong đó,
nổi bật nhất là tính đơn nghĩa về mặt nội dung - từ ngữ được sử dụng phải
hướng tới mục tiêu người tham gia giao tiếp chỉ được hiểu theo một nghĩa duy
nhất. Mỗi từ chỉ có một nghĩa, mỗi câu chỉ có một ý. Văn bản hành chính
khơng dùng các phép tu từ hoặc lối biểu đạt hàm ý. Mặt khác, ngơn từ trong
văn bản hành chính là chứng tích pháp lí, nên khơng thể tuỳ tiện xố bỏ, thay
đổi, sửa chữa. Các văn bản hành chính địi hỏi sự chính xác đến từng dấu
chấm, dấu phẩy...
Phong cách ngơn ngữ hành chính cũng địi hỏi sự chính xác như phong
cách ngôn ngữ khoa học. Nội dung của VBHC được soạn thảo theo các căn
cứ pháp lí rõ ràng và thường được trình bày minh bạch thành các điều, khoản,
chương, mục để người tiếp nhận lĩnh hội được chính xác và thi hành nghiêm
túc. Văn bản hành chính khơng chính xác, rõ ràng sẽ đưa đến những cách hiểu
khác nhau thậm chí nội dung dễ bị lợi dụng, xuyên tạc... gây ảnh hưởng đến
đời sống xã hội.
- Tính phổ thông, đại chúng
Văn bản cần được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tức là bằng những từ
ngữ phổ thông. Các yếu tố ngơn ngữ nước ngồi đã được Việt hố tối ưu.
Muốn văn bản dễ nhớ, dễ hiểu thì cần phải viết ngắn gọn, không lạm dụng
thuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học.

13
- Tính khách quan, phi cá tính (tính trung hồ về sắc thái biểu
cảm)
Nội dung của văn bản phải được trình bày trực tiếp, khơng thiên vị bởi
vì loại văn bản này là tiếng nói của của quyền lực nhà nước, chứ khơng phải
tiếng nói riêng của cá nhân dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân
soạn thảo. Là người phát ngôn thay cho cho cơ quan, tổ chức công quyền, cá
nhân không thể tự ý đưa những quan điểm riêng vào nội dung văn bản.Trong
văn bản hành chính, những biểu đạt tình cảm của cá nhân bị hạn chế ở mức
tối đa. Các từ ngữ biểu cảm nếu có dùng cũng chỉ có tính ước lệ, khn mẫu,
ví dụ : kính chuyển, kính mong, trân trọng... Trong đơn từ của cá nhân, khi
muốn trình bày sự việc, người ta chú ý đến những vấn đề biểu ý hơn là biểu
cảm.
- Tính khn mẫu
Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn
mẫu, thể thức quy định và trong nhiều trường hợp, theo các bản mẫu có sẵn
chỉ cần điền nội dung cần thiết là hồn thành văn bản.
VBHC cần trình bày nội dung theo các thể thức khuôn mẫu đã quy định
cho từng loại văn bản khác nhau. Tính khn mẫu văn bản đảm bảo sự thống
nhất, tính khoa học và tính văn hố của cơng văn giấy tờ. Tính khn mẫu
cịn thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ hành chính, một số từ ngữ, cụm cố
định như "Căn cứ vào...", "Theo đề nghị...", Các... chịu trách nhiệm thi hành...
này"..., hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp... Phong
cách khoa học cũng có tính khuôn mẫu nhưng được thể hiện trong những lược
đồ kết cấu riêng lẻ, cịn phong cách hành chính quy định theo những khuôn
mẫu với những thể loại nhất định. Do đó, trong nhiều trường hợp chỉ cần điền
nội dung cần thiết vào các bản mẫu có sẵn.
Trên đây, luận văn đã đề cập một cách sơ lược về các phong cách chức
năng và coi đó là tiền đề lí thuyết để dựa vào đó khảo sát các văn bản cụ thể
đồng thời để đánh giá ngữ liệu.

14
1.2. Khái niệm văn bản hành chính và chức năng của văn bản
hành chính
1.2.1. Khái niệm văn bản hành chính
Văn bản hành chính cơng vụ hay cịn gọi là văn bản quản lí hành chính
nhà nước, hiểu theo nghĩa chung nhất là khái niệm dùng để chỉ các văn bản
được tạo lập trong hoạt động quản lí của các cơ quan quản lí nhà nước(các cơ
quan lập pháp, hành pháp và tư pháp) và ban hành theo thể thức, thủ tục thẩm
quyền được pháp luật quy định.
Theo nghĩa hẹp hơn, văn bản quản lí hành chính nhà nước là văn bản
được tạo lập ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lí hành chính
nhà nước. "Hành chính" nói chung là sự quản của nhà nước, dùng để chỉ sự
quản lí điều hành, kiểm tra nắm bắt tình hình hoạt động của một cơ quan
thuộc hệ thống nhà nước hoặc một tổ chức xã hội, xí nghiệp, doanh nghiệp...
Văn bản quản lí hành chính nhà nước cịn được gọi là văn bản hành chính
-cơng vụ
Nhà nước ở mỗi thời kì hoặc các giai đoạn lịch sử khác nhau đều có hệ
thống văn bản quản lí của riêng mình. Hệ thống văn bản quản lí nhà nước của
nước ta hiện nay gồm nhiều loại, mỗi loại có chức năng riêng được ban hành
nhằm đáp ứng một yêu cầu cụ thể của hoạt động quản lí nhà nước. Các văn
bản quản lí nhà nước này được chia làm hai loại chính:
- Văn bản quy phạm pháp luật
- Văn bản hành chính thơng thường
* Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo một thủ tục và hình thức nhất định có chứa đựng những
quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh một loại quan hệ xã hội nhất định và
được áp dụng nhiều lần trong thực tế đời sống.

Văn bản quy phạm pháp luật còn được gọi tắt là văn bản pháp quy.
Theo quy định, trong phạm vị chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cấp
huyện, để thực hiện nhiệm vụ quản lí, điều hành các hoạt động trên địa bàn,


15
ngồi các văn bản hành chính thơng thường cịn có các văn bản quy phạm
pháp luật như nghị quyết, quyết định, chỉ thị
Nghị quyết là văn bản pháp quy dùng để ghi lại kết luận và quyết định
của một hội nghị tập thể thuộc các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế,
chính trị, xã hội và được thơng qua với sự nhất trí cao của hội nghị.
Quyết định là văn bản dùng để quy định, quyết định các chủ trương,
chính sách, chế độ, thể lệ, biện pháp ...để điều hành công việc bằng cách đưa
ra những ý kiến chỉ đạo, mệnh lệnh có tính chất bắt buộc phải tuân thủ.
Chỉ thị là hình thưc văn bản dùng để ban hành, truyền đạt các chủ
trương, chính sách, biện pháp về quản lí, chỉ đạo, đơn đốc, kiểm tra việc thực
hiện các mặt công tác đối với các cơ quan đơn vị cấp dưới của UBND các
cấp.
* Văn bản hành chính thơng thường
Văn bản hành chính thơng thường dùng để truyền đạt thơng tin trong
hoạt động quản lí nhà nước như : công bố hoặc thông báo về một chủ trương,
quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức; ghi chép
lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức
giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa nhà nước với tổ chức và công
dân. Văn bản hành chính thơng thường đưa ra các quy định quản lí, do đó
khơng được dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật. Đây là một hệ
thống đa dạng và phức tạp, bao gồm các loại văn bản sau: công văn, thông
cáo, thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản, đề án, phương án, kế hoạch,
chương trình, diễn văn, công điện, các loại giấy(giấy mời, giấy đi đường, giấy
uỷ nhiệm, giấy nghỉ phép...), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu

trình...) ....
Thơng báo là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin
cho các cơ quan đơn vị và quần chúng nhân dân về tình hình cơng tác, hoạt
động, các quyết định về quản lí hoặc các vấn đề sự việc khác để thực hiện
hoặc để biết. Các cơ quan nhà nước đều có thẩm quyền ra thông báo.


16
Báo cáo là loại văn bản dùng để sơ kết, tổng kết cơng tác đã làm, phản
ánh tình hình, tường trình lên cấp trên hoặc với tập thể về một hoặc một số
vấn đề cụ thể. Căn cứ vào nội dung, tính chất, mục đích, báo cáo có nhiều loại
khác nhau.
Kế hoạch là loại văn bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ,
chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một nhiệm vụ công tác, một lĩnh vực hoạt động
của nhà nước nói chung hoặc của từng cơ quan đơn đơn vị, địa phương nói
riêng.
Tờ trình là loại văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên trình bày về một
chủ trương, chế độ chính sách, đề án cơng tác, các tiêu chuẩn định mức hoặc
sửa đổi bổ sung chế độ chính sách... và đề nghị lên cấp trên phê duyệt.
Các loại cơng văn hành chính : dùng để chỉ các loại văn bản khơng có
tên gọi cụ thể được dùng để giao tiếp chính thức với cơ quan và quần chúng
nhân dân với mục đích hỏi, đề nghị, trả lời, hướng dẫn, đôn đốc, cảm ơn, từ
chối... Các văn bản này được sử dụng phổ biến trong các cơ quan nhà nước.
1.2.2. Chức năng của văn bản hành chính trong đời sống xã hội
Khi nghiên cứu văn bản quản lý nhà nước, dù với mục đích nào đều cần
nắm vững chức năng của chúng. Không nắm được chức năng của văn bản sẽ
khơng thể có được những định hướng đúng đắn cho q trình sử dụng chúng,
sẽ khơng biết rõ văn bản cần soạn thảo như thế nào để có thể sử dụng có hiệu
quả, và đảm bảo được tính pháp lý của văn bản. Câu hỏi đặt ra ở đây cần giải
quyết là: Văn bản quản lý nhà nước có những chức năng gì ? Làm thế nào để

chúng có được những chức năng đó? Qua nghiên cứu lý luận và thực tế, có
thể nêu lên một số chức năng chính của văn bản quản lý nhà nước như sau:
1.2.2.1. Chức năng thông tin:
- Thông tin là chức năng cơ bản nhất của văn bản hành chính. Chức
năng thơng tin của văn bản bao gồm: việc ghi lại các thơng tin quản lí, truyền
đạt các thơng tin đó qua lại trong hệ thống quản lí hoặc từ cơ quan nhà nước
đến nhân dân, giúp các cơ quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động


17
quản lí và đánh giá các thơng tin thu được đó qua các hệ thống truyền đạt
thơng tin khác.
- Giá trị của văn bản được đảm bảo bởi giá trị thông tin chứa đựng
trong chúng. Muốn chức năng thông tin của văn bản đảm bảo phải quan tâm
đến khả năng tiếp nhận thông tin qua văn bản thuận lợi hay khơng, những
thơng tin đó được sử dụng như thế nào trong thực tế quản lí hành chính nhà
nước
- Dưới dạng văn bản, thông tin thường gồm ba loại với những nét đặc
thù riêng:
+ Thông tin quá khứ : là những thông tin liên quan tới sự việc đã được
giải quyết, có giá trị nhất định đối với hoạt động hiện hành và cần được bảo
quản lâu dài dưới dạng văn bản.
+ Thông tin hiện hành : là những thông tin liên quan đến sự việc đang
xảy ra hằng ngày, được xét theo mục đích hoạt động, theo chức năng, nhiệm
vụ đang thực hiện hằng ngày của cơ quan.
+ Thông tin dự báo : là những thơng tin mang tính kế hoạch tương lai,
dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lí cần dựa vào để hoạch định
phương hướng hoạt động của mình
Trong hoạt động của mình, các cơ quan quản lý nhà nước đều phải sử
dụng cả 3 loại thơng tin nói trên thơng qua các văn bản mà các cơ quan đó có

hoặc khai thác từ các cơ sở dữ liệu của những cơ quan liên quan.
Làm tốt công tác xây dựng và xử lý các văn bản thực chất là nhằm cung cấp
cho các cơ quan quản lý nhà nước những thông tin cần thiết, giúp cho các cơ
quan đó hoạt động có hiệu quả hơn. Nói một cách khác, các cơ quan quản lý
nhà nước cần được đảm bảo thông tin đầy đủ để hoạt động và cần có phương
pháp sử dụng văn bản hữu hiệu để thu được những thơng tin có giá trị theo
yêu cầu của mình dựa trên chức năng, nhiệm vụ mà họ được giao.
1.2.2.2. Chức năng quản lí
Chức năng quản lí của văn bản được thể hiện ở chỗ đây là cơng cụ, là
phương tiện để tổ chức có hiệu quả các công việc. Chức năng này của văn bản


18
quản lý nhà nước được thể hiện là nhờ có các văn bản này mà các cơ quan
quản lí và lãnh đạo có thể điều hành, tổ chức, kiểm tra được công việc trong
nhiều phạm vi không gian cũng như thời gian. Nhờ có các văn bản mà các
nhà quản lý có thể có những căn cứ tin cậy để nghiên cứu ban hành các quyết
định quản lý, truyền đạt đầy đủ, chính xác đến mọi đối tượng cần thiết các
quyết định đã ban hành. Văn bản quản lý nhà nước phản ánh các mối quan hệ
hình thành trong quá trình chỉ đạo thực tiễn của các cơ quan nhà nước. Nó là
một cơng cụ tổ chức quan trọng của bất cứ cơ quan nào. Nhờ có các loại văn
bản được ban hành thường xuyên mà các cơ quan nhà nước đảm bảo được
tính ổn định trong hoạt động của mình. Văn bản quản lý nhà nước hướng cho
các cơ quan thực hiện các hoạt động được chuẩn mực, có hiệu quả. Trong văn
bản quản lý nhà nước có thể tìm thấy những chỉ dẫn mang tính quy phạm cho
hoạt động của các cơ quan. Nhờ đó văn bản góp phần tạo nên tính ổn định cho
hoạt động của các cơ quan thuộc bộ máy quản lý nhà nước.
Như vậy, để đảm bảo chức năng quản lí, văn bản phải đảm bảo được
khả năng thực thi của cơ quan nhận được (tính hiệu quả, khả thi của văn bản)
- Xét từ chức năng quản lí, văn bản quản lí hành chính nhà nước gồm 2

loại:
+ Những văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và
quản lí: xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của mỗi cơ quan
trong bộ máy quản lí nhà nước cũng như xác lập mối quan hệ, điều kiện hoạt
động của cơ quan. Ví dụ: nghị định, nghị quyết, quyết định thành lập cơ quan
cấp dưới, các đề án tổ chức bộ máy quản lí nhà nước …
+ Những văn bản giúp cho các cơ quan lãnh đạo và quản lí nhà nước
hành chính nhà nước tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình.
Đó là các văn bản như : quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn hướng dẫn,
báo cáo tổng kết …
1.2.2.3. Chức năng pháp lí
- Thực hiện chức năng thơng tin quản lí, VBHC được sử dụng để ghi lại
và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định hành chính, do đó là


19
chứng cứ pháp lí để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lí hành chính
nhà nước
- Chức năng pháp lí của văn bản quản lí hành chính nhà nước được thể
hiện trên hai phương diện:
+ Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật
+ Là căn cứ pháp lí để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành
cơng việc
Ngồi ra, tùy thuộc từng loại văn bản, chức năng pháp lí cịn thể hiện
trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lí hành
chính nhà nước, giữa hệ thống quản lí với hệ thống bị quản lí.
- Để đảm bảo chức năng pháp lí, cần xem việc xây dựng các văn bản
quản lí hành chính nhà nước là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lí
hành chính nhà nước. Xây dựng và ban hành văn bản đòi hỏi phải cẩn thận,
chuẩn mực, phải đúng thẩm quyền, đúng thể thức, những quy định trong văn

bản cần đảm bảo tính hệ thống thống nhất.
- Biểu hiện của tính chất pháp lí trong các văn bản khơng giống nhau.
Có những văn bản chỉ mang tính thơng tin quản lí thơng thường, có những
loại mang tính chất cưỡng chế thực hiện. Từ đó xuất hiện trong thực tế nhiều
loại hình cụ thể khác nhau của văn bản quản lí hành chính nhà nước và chúng
đòi hỏi phải được nghiên cứu cụ thể để đảm bảo sử dụng được chính xác
1.2.2.4. Các chức năng khác
* Chức năng xã hội và giao tiếp
Văn bản nói chung thường được sản sinh do nhu cầu giao tiếp của xã
hội. VBHC cho thấy một cách trực tiếp nhiều vấn đề xã hội khác nhau và
cách thức giải quyết các vấn đề đó trong từng thời điểm cụ thể hoặc trong
phạm vi được xác định. Điều đó tạo nên chức năng xã hội của văn bản nói
chung và VBHC nói riêng.
Vì VBHC là một phương tiện quan trọng để thực hiện hoạt động giao
tiếp của cơ quan nhà nước nên khi soạn thảo, người soạn thảo hoặc cơ quan


20
soạn thảo đều phải xác định rõ đối tượng giao tiếp, nội dung giao tiếp, mục
đích giao tiếp và cách thức giao tiếp.
* Chức năng văn hóa – lịch sử
Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người hình thành trong quá trình
nhận thức, lao động để tổ chức xã hội và cải tạo thiên nhiên.
Văn bản góp phần quan trọng vào việc ghi lại và truyền bá cho các thế
hệ mai sau những truyền thống văn hoá quý báu của đất nước. Có thể tìm thấy
trong các văn bản đã được ban hành, trong các hoạt động của các cơ quan
quản lí nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội những chế định cơ bản của nếp
sống , của văn hố trong từng thời kì lịch sử khác nhau để phát triển xã hội,
phát triiển đất nước. Tất cả những điều đó biểu hiện một thứ văn hố quản lí.
Những văn bản soạn thảo có chất lượng cao có thể xem là một biểu mẫu văn

hố có ý nghĩa đối với đời sống con người. Nghiên cứu các văn bản như vậy
cho thấy rõ nhiều mô thức văn hố truyền thống có giá trị của dân tộc Việt
Nam qua các thời kì.
Như vậy, văn bản có một vai trò quan trọng trong việc tạo ra nếp sống
mới cho xã hội. Nó địi hỏi việc soạn thảo văn bản phải góp phần nâng cao
văn hố của quản lí, tạo nên một di sản văn hố có giá trị cho mai sau.
* Chức năng thống kê
Chức năng thống kê là đặc trưng của loại văn bản quản lí hành chính
nhà nước sử dụng vào mục đích thống kê quá trình diễn biến cơng việc (thống
kê cán bộ, tiền lương, tài sản…) giúp theo dõi hoạt động có tính hệ thống, q
trình. Do vậy, cần phải đảm bảo thơng tin số liệu chính xác, đầy đủ, khoa
học…
1.3. Vấn đề chuẩn hóa văn bản hành chính
Thể thức văn bản là tồn bộ các bộ phận cấu thành văn bản nhằm đảm
bảo tính cho văn bản có hiệu lực pháp lí và thuận lợi sử dụng trong quy trình
hoạt động của cơ quan. Có những bộ phận mà thiếu chúng văn bản sẽ khơng
được xem là hợp lệ và do đó quyết định quản lí khơng có hiệu quả. Có những


21
bộ phận khác nếu thiếu chúng sẽ khó xác định trách nhiệm của người hay bộ
phận soạn thảo văn bản.
Từ trước đến nay đã có rất nhiều văn bản quy định thể thức của văn bản
hành chính. Từ năm 2005 đến năm 2010, chúng ta thực hiện theo Thông tư
liên lịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và
Văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
(sau đây gọi tắt là Thơng tư 55). Theo quy định của thông tư 55/2005/TTLTBNV-VPCP, thể thức văn bản hành chính bao gồm những nội dung sau:
- Quốc hiệu
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dịng chữ: "CỘNG HỒ XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" và "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc".

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp
(nếu có). Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt
những cụm từ thơng dụng như Uỷ ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân
(HĐND).
Ví dụ: (Từ đây, các ví dụ được chúng tơi đánh thứ tự từ 1 đến n)
1.

UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
- Số, ký hiệu của văn bản hành chính
+ Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan,

tổ chức ban hành trong một năm. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi
loại văn bản hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể
việc đăng ký và đánh số văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập,
bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng
năm.
+ Ký hiệu của văn bản hành chính


22
Đối với văn bản quy phạm pháp luật : Kí hiệu của văn bản quy phạm
pháp luật được sắp xếp như sau : Số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết
tắt của loại văn bản- tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản
Ví dụ :
2.

Quyết định của Uỷ ban nhân dân huyện Số : 178/2008/QĐ-UBND

3.

Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện số : 36/2009/NQ-HĐND
Chỉ có văn bản quy phạm pháp luật mới ghi năm ban hành kèm theo
Ký hiệu của quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và các hình thức văn

bản có tên loại khác bao gồm số thứ tự của văn bản/tên viết tắt của loại văn
bản- tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản (Khơng ghi năm ban hành văn
bản)
Ví dụ :
4.

Quyết định của Chủ tịch UBND huyện số: 215/QĐ -UBND

5.

Báo cáo của Trung tâm Y tế Dự phòng số : 49/BC-TTYTDP
Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc

chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo cơng văn đó (nếu có),
Ví dụ:
6.

Cơng văn của Huyện uỷ do Văn phịng soạn thảo Số:55 /HU-VP;

7.

Cơng văn của UBND huyện do Phịng Tài ngun - Mơi trường soạn

thảo
sẽ viết kí hiệu là Số: 128/UBND-TNMT
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính
(tên riêng của huyện, xã, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với
những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người hoặc bằng chữ số thì
phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên
của huyện, ví dụ:


23
Văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Quảng Xuơng và của các phòng,
ban thuộc huyện: Quảng Xương;
+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản hành chính là ngày, tháng, năm
văn bản được ký ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày ...
tháng ... năm …; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với
những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
+ Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành. Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, đều
phải ghi tên loại, trừ cơng văn.
+ Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm
từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
- Nội dung văn bản
+ Nội dung văn bản
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản. Nội dung

văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với
quy định của pháp luật;
Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải
được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước
ngồi nếu khơng thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác
định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ,
cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ


24
viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ,
cụm từ đó;
Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;
Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại,
trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành
văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật
và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký
hiệu của văn bản đó.
+ Bố cục của văn bản
Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để
ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo
một trình tự nhất định.
Văn bản quy phạm pháp luật khác có thể được bố cục như sau:
- Nghị quyết: theo điều - khoản - điểm hoặc theo khoản - điểm;

- Quyết định: theo điều- khoản- điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm
theo quyết định được cấu tạo theo chương - mục - điều - khoản - điểm;
- Chỉ thị: theo khoản - điểm (không theo điều)
- Nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; các quy chế (điều lệ) ban
hành kèm theo nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Thông tư: theo mục, khoản, điểm.
Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban
hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt "TM." (thay
mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức;


25
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ
viết tắt "KT." (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu;
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt "TL." (thừa lệnh)
vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
- Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt "TUQ." (thừa
uỷ quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
b) Chức vụ của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người
ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các
văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; văn
bản ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền và những trường hợp cần thiết khác do các
cơ quan, tổ chức quy định cụ thể.

Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng của
Nhà nước hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là chức danh lãnh đạo của
người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng đó. Đối với những Ban, Hội đồng
khơng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh
của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội
đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì có thể ghi thêm
chức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người ký ở dưới, ví dụ:
8.
TL. CHỦ TỊCH

KT. TRƯỞNG BAN

CHÁNH VĂN PHỊNG

PHĨ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của UBND huyện)

Nguyễn Ngọc Châu
PHÓ CHỦ TỊCH
Mai Ngọc Ninh
c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ
tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác,