Tài liệu Kỹ năng sử dụng điện thoại trong giao tiếp doc

Kỹ năng sử dụng điện thoại trong
giao tiếp
Ngày nay, kỹ năng giao tiếp được đánh giá rất cao, dù là trong các hoạt động
hàng ngày hay trong công việc kinh doanh. Một khía cạnh nhỏ trong lĩnh vực giao
tiếp mà chúng ta ít khi để ý đến, chính là việc giao tiếp qua điện thoại.

Lợi ích lớn nhất và dễ thấy nhất của việc sử dụng điện thoại trong giao tiếp hỗ trợ
cho việc gặp mặt trực tiếp và chuyển thông điệp một cách nhanh chóng. Tiết kiệm
thời gian và chi phí bằng cách liên hệ trước, nắm bắt thông tin bằng cách gọi điện
thoại là những gì mà điện thoại mang lại cho bạn. Ngoài ra, nếu biết cách sử dụng
phương tiện này, chúng ta có thể gây được ấn tượng tốt đẹp với người khác, tạo ra
sự hài lòng và tình cảm gắn bó nơi đối tác.

Quá dễ dàng để chúng ta nhấc máy lên và gọi cho người khác. Thế nhưng có rất
nhiều người quên mất việc giao tiếp qua điện thoại cũng có những quy tắc, văn
hóa chung. Và người khác hoàn toàn có thể đánh giá sai về bạn hoặc nội dung
cuộc gọi trong 1 phút, mà thậm chí chưa hề gặp mặt hay lắng nghe bạn nói gì. Vì
thế, kỹ năng sử dụng điện thoại là điều mà bạn không nên bỏ qua.
Dưới đây là một vài lưu ý cơ bản cho bạn để tự tin hơn khi thực hiện một cuộc
gọi:

Nếu bạn là người gọi điện thoại, bạn nên
- Giới thiệu những thông tin cơ bản về bản thân hoặc công ty mà mình đại diện.
Trình bày sơ lược về mục đích cuộc gọi. Mọi người thường có xu hướng đề phòng
và không thoải mái khi nói chuyện với người lạ qua điện thoại. Điều này sẽ làm
giảm hiệu quả của cuộc điện thoại.

- Quan tâm đến thời gian và thời điểm gọi. Trừ trường hợp bất khả kháng, tránh
gọi cho người khác trước 6h sáng và sau 10h đêm. Giờ nghĩ trưa cũng không phải
là lúc thích hợp để bạn bắt đầu trình bày một vấn đề với ai đó. Khi nói chuyện với
người khác, việc tìm một không gian yên tĩnh là rất quan trọng. Bạn không thể duy

trì một cuộc gọi khi liên tục bị ngắt quãng bởi tiếng ồn và sự mất tập trung.

- Chuẩn bị đầy đủ nội dung cần trao đổi với khách hàng. Những thông tin như số
liên lạc, địa chỉ, giá cả, thời gian cần được trao đổi một cách chính xác và nhanh
chóng. Đừng bắt khách hàng phải chờ đợi bạn tìm tòi những thứ đó từ đống tài
liệu dài cộp, hay phải gọi lại lần nữa để đính chính.

- Cố gắng thể hiện một giọng nói rõ ràng và truyền cảm. Lời nói cần ngắn gọn, súc
tích, truyền đạt đủ nội dung cần nói. Bạn có thể tưởng tượng rằng mình đang đứng
trước mặt người nghe, và sử dụng hết khả năng biểu cảm để thể hiện thành ý của
mình. Việc hình dung họ đang nhìn chúng sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc gây
cảm xúc bằng chính thái độ và sự ứng xử của mình.

Nếu bạn là người nghe điện thoại, bạn nên
Chú ý đến câu chào đầu vì chính câu nói đầu tiên sẽ tạo được thiện cảm cho người
nghe. Thông thường, chúng ta có thể nói “Đây là.... xin kính chào quí khách” hoặc
“Tôi là…. Xin chào bạn…”

Tỏ ra nồng nhiệt, quan tâm và ngọt ngào khi nghe điện thoại. Điều này giúp người
gọi thoải mái và dễ dàng giao tiếp với bạn hơn.
Luôn chú ý đến người gọi, biết đặt những câu hỏi và trả lời một cách chính xác.
Điếu này giúp bạn ghi nhận thông tin tốt nhất, tạo hiệu quả cho cuộc trao đổi. Việc
lắng nghe và tỏ ra mình đang lắng nghe là một phép lịch sự tối thiểu trong giao
tiếp. Bạn có thể khéo léo dùng những yếu tố kích thích quá trình nói của người
gọi: dạ, vâng...

Tóm tắt nội dung cuộc nói chuyện sau khi nắm được những thông tin quan trọng.
Hỏi lại khi cảm thấy thông tin nào đó là quan trọng hoặc là cần thiết phải kiểm tra
lại. Luôn ghi chép hoặc thu âm nếu cảm thấy cần.

Xin lỗi và thương lượng khéo léo nếu bạn cần chấm dứt cuộc trò chuyện để giải
quyết một công việc khác. Mong người gọi chờ máy, hoặc hứa rằng bạn sẽ gọi lại
ngay khi có thể, tùy vào trường hợp. Khi cảm thấy cuộc gọi quá dài và bạn muốn
chấm dứt nó, hãy cố gắng ứng xử một cách khéo léo và tế nhị.