Tài liệu Kỹ năng sử dụng điện thoại trong giao tiếp pdf

Kỹ năng sử dụng điện thoại trong giao tiếp
Ngày nay, kỹ năng giao tiếp được đánh giá rất cao, dù là trong các hoạt động hàng ngày hay
trong công việc kinh doanh. Một khía cạnh nhỏ trong lĩnh vực giao tiếp mà chúng ta ít khi để
ý đến, chính là việc giao tiếp qua điện thoại.
Lợi ích lớn nhất và dễ thấy nhất của việc
sử dụng điện thoại trong giao tiếp hỗ trợ
cho việc gặp mặt trực tiếp và chuyển
thông điệp một cách nhanh chóng. Tiết
kiệm thời gian và chi phí bằng cách liên
hệ trước, nắm bắt thông tin bằng cách
gọi điện thoại là những gì mà điện thoại
mang lại cho bạn. Ngoài ra, nếu biết
cách sử dụng phương tiện này, chúng ta
có thể gây được ấn tượng tốt đẹp với
người khác, tạo ra sự hài lòng và tình cảm gắn bó nơi đối tác.
Quá dễ dàng để chúng ta nhấc máy lên và gọi cho người khác. Thế nhưng có rất nhiều người
quên mất việc giao tiếp qua điện thoại cũng có những quy tắc, văn hóa chung.Và người khác
hoàn toàn có thể đánh giá sai về bạn hoặc nội dung cuộc gọi trong 1 phút, mà thậm chí chưa
hề gặp mặt hay lắng nghe bạn nói gì. Vì thế, kỹ năng sử dụng điện thoại là điều mà bạn không
nên bỏ qua.
Dưới đây là một vài lưu ý cơ bản cho bạn để tự tin hơn khi thực hiện một cuộc gọi.
Nếu bạn là người gọi điện thoại, bạn nên
- Giới thiệu những thông tin cơ bản về bản thân hoặc công ty mà mình đại diện. Trình bày sơ
lược về mục đích cuộc gọi. Mọi người thường có xu hướng đề phòng và không thoải mái khi
nói chuyện với người lạ qua điện thoại. Điều này sẽ làm giảm hiệu quả của cuộc điện thoại.
- Quan tâm đến thời gian và thời điểm gọi. Trừ trường hợp bất khả kháng, tránh gọi cho
người khác trước 6h sáng và sau 10h đêm. Giờ nghĩ trưa cũng không phải là lúc thích hợp để
bạn bắt đầu trình bày một vấn đề với ai đó. Khi nói chuyện với người khác, việc tìm một
không gian yên tĩnh là rất quan trọng. Bạn không thể duy trì một cuộc gọi khi liên tục bị ngắt
quãng bởi tiếng ồn và sự mất tập trung.
- Chuẩn bị đầy đủ nội dung cần trao đổi với khách hàng. Những thông tin như số liên lạc, địa

chỉ, giá cả, thời gian cần được trao đổi một cách chính xác và nhanh chóng. Đừng bắt khách
hàng phải chờ đợi bạn tìm tòi những thứ đó từ đống tài liệu dài cộp, hay phải gọi lại lần nữa
để đính chính.
- Cố gắng thể hiện một giọng nói rõ ràng và truyền cảm. Lời nói cần ngắn gọn, súc tích,
truyền đạt đủ nội dung cần nói. Bạn có thể tưởng tượng rằng mình đang đứng trước mặt
người nghe, và sử dụng hết khả năng biểu cảm để thể hiện thành ý của mình. Việc hình dung
họ đang nhìn chúng sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc gây cảm xúc bằng chính thái độ và sự
ứng xử của mình.
Nếu bạn là người nghe điện thoại, bạn nên
Chú ý đến câu chào đầu vì chính câu nói đầu tiên sẽ tạo
được thiện cảm cho người nghe. Thông thường, chúng
ta có thể nói “Đây là.... xin kính chào quí khách” hoặc “
Tôi là…. Xin chào bạn…”
Tỏ ra nồng nhiệt, quan tâm và ngọt ngào khi nghe điện
thoại. Điều này giúp người gọi thoải mái và dễ dàng
giao tiếp với bạn hơn.
Luôn chú ý đến người gọi, biết đặt những câu hỏi và trả lời một cách chính xác. Điều này
giúp bạn ghi nhận thông tin tốt nhất, tạo hiệu quả cho cuộc trao đổi. Việc lắng nghe và tỏ ra
mình đang lắng nghe là một phép lịch sự tối thiểu trong giao tiếp. Bạn có thể khéo léo dùng
những yếu tố kích thích quá trình nói của người gọi: dạ, vâng...
Tóm tắt nội dung cuộc nói chuyện sau khi nắm được những thông tin quan trọng. Hỏi lại khi
cảm thấy thông tin nào đó là quan trọng hoặc là cần thiết phải kiểm tra lại. Luôn ghi chép
hoặc thu âm nếu cảm thấy cần.
Xin lỗi và thương lượng khéo léo nếu bạn cần chấm dứt cuộc trò chuyện để giải quyết một
công việc khác. Mong người gọi chờ máy, hoặc hứa rằng bạn sẽ gọi lại ngay khi có thể, tùy
vào trường hợp. Khi cảm thấy cuộc gọi quá dài và bạn muốn chấm dứt nó, hãy cố gắng ứng
xử một cách khéo léo và tế nhị nhé.
Nguô
̀
n hieuhoc