Tài liệu Để duy trì kế hoạch làm việc đúng hướng ppt

Để duy trì kế hoạch làm việc đúng hướng

Bất kể những thách thức, phải làm sao duy trì cho được kế hoạch luôn đứng vững
và hoạt động có lợi cho bạn, kết quả có thể sẽ là những thay đổi đáng kể của một
tổ chức hay cá nhân, thậm chí là sự lột xác hoàn toàn.

Bốn ngày trước năm 2010 tôi nhận được email từ một khách hàng, Erik, cho tôi
biết về những tiến triển trong việc lập kế hoạch làm việc của ông ta kể từ sau lần
gặp mặt cuối cùng vào tháng 10. Lúc đó, chúng tôi đã xác định những công việc
mà ông ấy cần làm - bao gồm cả việc ông ta cần lắng nghe một cách hiệu quả và
nhận thức khôn ngoan hơn. Kế hoạch cũng đánh giá sự tiến bộ của ông ta - đó là
những phản hồi mà ông ta nhận được từ đồng nghiệp, sự cải thiện các mối quan
hệ, mở rộng tầm nhìn - và một vài mục tiêu để hướng tới.

Erik nói ông ta sẽ gọi cho tôi để đi sâu tới những chi tiết và thảo luận để cải tiến
cho kế hoạch của ông ta. Tôi đã rất xúc động. Hiếm khi một khách hàng lại thông
báo cho tôi về sự tiến bộ của họ một cách nhanh chóng và tự động như thế. Khi
chúng tôi nói chuyện với nhau, tôi nhận xét rằng kế hoạch của ông ta đã đi đúng
lịch trình: Sự mệt mỏi vào cuối năm cũng như sự gián đoạn của các kỳ nghỉ không
làm ông ta đi chệch hướng. Vậy ông ta đã làm thế nào để duy trì cho nó luôn đi
đúng hướng như vậy?

Ông ta trả lời rằng kế hoạch đó đã được thiết lập để hỗ trợ cho sự phát triển của
ông ta, chứ không can thiệp vào công việc và cuộc sống của ông. Đó là, sự rành
mạch, cụ thể với khung thời gian rõ ràng, và các mục tiêu nhỏ có thể kiểm soát
được. Đơn giản, nhưng nó lại giúp ích cho ông ta. Thành công của Erik một phần
nhờ vào động lực và sự tập trung, một phần nhờ vào việc ông ấy đã thiết lập cho
mình một kế hoạch sống và làm việc - chứ không phải chỉ là một mảnh giấy bị
ném vào trong ngăn kéo bàn làm việc.

Ảnh: Corbis
Không phải tất cả mọi người đều siêng năng trong việc thực hiện đầy đủ theo kế
hoạch như Erik, bao gồm cả bản thân tôi: Một số dự định của tôi cho năm 2010 đã
đi chệch hướng và cần phải có những hành động nghiêm túc để đưa nó quay trở
lại. Thực tế rằng hầu hết các dự định tốt của mọi người đều biến mất ngay khi họ
quay trở lại với cuộc sống thực - hay khi họ đến công ty.

Tôi đã chứng kiến việc này rất nhiều lần khi đóng vai trò là một người huấn luyện
và tư vấn. Ngay cả những đợt huấn luyện hay dự án tư vấn tốt nhất cũng chỉ là sự
phí phạm thời gian nếu nó đột ngột bị phá vỡ, những kế hoạch tuyệt vời hay những
chiến lược thú vị không thể trở thành hiện thực. Rất dễ để viết ra một kế hoạch
làm việc, nhưng một bước quan trọng thường bị bỏ qua: đó là lường trước các mối
nguy hại tiềm tàng đối với kế hoạch đó.

Trước khi để khách hàng rời khỏi phòng tư vấn của mình, tôi thường hỏi họ rằng
điều gì sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn? Sử dụng một phiên bản đơn giản của
cách phân tích Lewis, tôi hỏi khách hàng những nhân tố sẽ có lợi và có hại cho kế
hoạch của họ. Ví dụ, một người muốn cải thiện mối quan hệ với sếp của cô ta sẽ
chỉ ra các nhân tố có lợi như cách tiếp cận hợp lý, được tiếp tục công việc trong
vòng hai năm, và sếp của cô ta là một người nổi tiếng kiên định. Những nhân tố có
hại có thể là sếp của cô ta phải đi công tác thường xuyên (ngoài những cuộc họp
thông thường), phải quản lý một nhóm lớn và tạp nham, hoặc bản thân cô ta thiếu
đi sự tự tin cần thiết.

Sau đó tôi hỏi khách hàng của mình để họ có thể nghĩ ra những cách giảm thiểu
những nhân tố có hại hoặc giải quyết nó. Trong ví dụ trên, cô ta có thể làm việc
với sự tự tin vào bản thân, thỉnh thoảng đấu tranh cho sếp của mình, và sắp xếp
lịch họp phù hợp với lịch làm việc của sếp. Trong trường hợp này cô ấy đã tăng
cường những nhân tố có lợi.

Như tôi thường nói với khách hàng, chỉ những việc làm thực sự mới có thể làm
mọi thứ xảy ra. Không dễ để nói về điều này - nó đòi hỏi sự chăm chỉ, chuyên tâm,
kiên nhẫn, tầm nhìn, lo xa, tự tin, thực dụng, mánh lới (đôi khi), linh hoạt (thường
xuyên), nghị lực và nhất quán. Duy trì sức lực và kỹ năng liên tục là rất quan trọng
tuy nhiên nhiều khi bạn cũng đi chệch hướng hoặc làm hỏng một phần nhỏ của kế
hoạch.

Một vấn đề nữa khi làm việc trong công ty, đó là nhìn chung những nhân tố có hại
thường nhiều hơn có lợi. Bạn muốn thực hiện những thay đổi cá nhân, như là cởi
mở và dễ hiểu hơn, nhưng văn hoá công sở, những thế lực và mưu mô làm cho nó
khó thực hiện hơn. Hoặc công ty đang có những thay đổi khó khăn, khiến họ bỏ
qua những sáng kiến mới.

Nếu bạn đang phụ trách kế hoạch làm việc cho một nhóm hoặc phải xử lý những
thay đổi trên diện rộng của một công ty, hãy cố gắng đưa ra một kế hoạch thực tế:
nhận thức về những điều mà bạn có thể đạt được và những điều không thể. Sau đó
hãy áp dụng cùng một nguyên tắc: xác định những nhân tố có lợi và có hại, rồi đưa
ra những chiến lược để giảm nhẹ hoặc đối phó với những nhân tố có hại.

Dưới đây là một vài cách để cho cá nhân, nhóm, và tổ chức có thể duy trì kế hoạch
làm việc đi đúng hướng:

Cá nhân
1. Ghi chép hàng ngày để giữ cho bản thân luôn có trách nhiệm với kế hoạch. Nó
có thể bao gôm việc bạn sử dụng thời gian như thế nào, những bước nhỏ mà bạn
đã đạt được, phản hồi từ những người khác, cái gì tiến triển và không tiến triển, và
những thay đổi mà bạn có thể thấy. Cố gắng viết vài dòng hàng ngày và đánh giá
lại bản ghi chép hàng tuần để nhận biết những dấu hiệu tiến triển hay đi xuống của
kế hoạch.

2. Tìm đến một người huấn luyện, tư vấn, quản lý, hoặc bạn thân để hỗ trợ bạn
trong kế hoạch làm việc. Yêu cầu sự giúp đỡ hay tư vấn để đưa kế hoạch của bạn
về đúng hướng nếu nó đi sai đường. Và đừng quên nói về những thành quả để giữ
vững động lực.

Nhóm
1. Nếu bạn đang quản lý một nhóm - hoặc bạn là một phần của nhóm - hãy chia sẻ
trách nhiệm đối với kế hoạch.

2. Đảm bảo rằng những điều cần chú ý trong cuộc họp đã được ghi lại và chia sẻ
sau đó, bầu ra người quản lý dự án và phân công những công việc then chốt.

3. Giữ vững cho các thành viên trong nhóm luôn đúng hạn và theo đúng lịch trình
các cuộc họp thường trực để cập nhật, theo dõi tiến độ.

4. Thắt chặt trách nhiệm của các cá nhân khi đánh giá.

5. Tổ chức thường xuyên những buổi gặp gỡ để nhóm có thể đánh giá tiến độ

Tổ chức
1. Đảm bảo rằng bạn luôn ủng hộ ở mức cao nhất cho những sáng kiến thay đổi
và bổ nhiệm những người giỏi nhất.

2. Dành thời gian gặp gỡ nhóm giỏi nhất để bàn thảo về chiến lược, đánh giá tiến
độ, cải tiến kế hoạch và chỉ thị những sự thay đổi khi cần thiết.