Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vân Hương (2008)

mục lục
Mục lục................................................................................................ 1
Danh mục bảng biểu, sơ đồ...............................................................
3
Lời mở đầu.........................................................................................
4
Chơng 1. Tổng quát về công ty Vân Hơng...................................
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Vân Hơng............
1.2. Tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty Vân Hơng....................
1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý..............................................
1.2.2. Nhiệm vụ các phòng
ban............................................................
1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Vân H-
ơng...................................................................................................
2
1.3.1. Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty.....
1.3.2. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công
ty.........................
1.3.3. Đối tợng khách hàng của Công ty............................................
1.4. Tổ chức công tác kế toán của Công ty Vân Hơng.......................
1.4.1. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán hiện hành tại Công ty...........
1.4.2. Hệ thống chứng từ kế toán.........................................................
1.4.3. Hệ thống tài khoản sử dụng.......................................................
1.4.4. Hệ thống sổ sách kế toán...........................................................
Chơng 2: Thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời mua,
ngời bán tại công ty Vân Hơng............................................
2.1. Kế toán thanh toán với ngời mua...............................................
2.1.1. Chứng từ thanh toán ..................................................................
2.1.2. Kế toán chi tiết với ngời mua...................................................
2.1.3. Kế toán tổng hợp với ngời mua
2.2. Kế toán thanh toán với ngời bán ............................................

2.1.1 Chứng từ thanh toán....................................................................
2.1.2. Kế toán chi tiết với ngời bán ...................................................
2.1.3. Kế toán tổng hợp với ngời bán.................................................
Chơng 3: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời mua,
ngời bán tại công ty Vân Hơng............................................
3.1. Đánh giá thực trạng về kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời
mua, ngời bán với tại công ty Vân Hơng.
3.1.1. Những u điểm ..........................................................................
3.1.2. Những tồn tại ............................................................................
3.2. Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời mua, ngời
bán tại công ty Vân Hơng......................................................
3.2.1. Kiến nghị về chứng từ kế toán ...................................................
3.2.2. Kiến nghị về tài khoản ..............................................................
3.2.3. Kiến nghị về sổ kế toán ............................................................
3.2.4. Kiến nghị về báo cáo kế toán dới góc độ kế toán tài chính và kế
toán quản trị.....................................................................................
3.2.5. Các kiến nghị khác ....................................................................
Kết luận ..............................................................................................
Tài liệu tham khảo.............................................................................
danh mục bảng biểu, sơ đồ
*Danh mục sơ đồ:
Sơ đồ 1
*Danh mục bảng biểu:
Biểu 1 Hoá đơn GTGT
Biểu 2 Phiếu xuất kho
Biểu 3 Phiếu thu
Biểu 4,5 Bảng chi tiết của khách hàng
Biểu 6 Bảng tổng hợp chi tiết của khách hàng
Biểu 7 Sổ cái TK 131
Biểu 8 Hoá đơn GTGT

Biểu 9 Phiếu nhập kho
Biểu 10 Phiếu chi
Biểu 11 Uỷ nhiệm chi
Biểu 12 Sổ chi tiết phải trả ngời bán
Biểu 13 Sổ tổng hợp chi tiết phải trả ngời bán
Biểu 14,15 Chứng từ ghi sổ
Biểu 16 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Biểu 17 Sổ cái TK 331
Lời mở đầu
Kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế chủ yếu của Nhà nớc
đối với các doanh nghiệp. Cùng với quá trình đổi mới, mở cửa của nền kinh tế,
Nhà nớc ta đang từng bớc hoàn thiện công tác kế toán: Ban hành luật kế toán,
sửa đổi bổ xung chế độ kế toán cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doan
hiện nay, hớng dẫn các doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán đúng với các
quy định của Nhà nớc nói chung và của Bộ tài chính nói riêng. Song song với sự
nỗ lực của Nhà nớc, các doanh nghiệp cũng tự tổ chức và hoàn thiện bộ máy kế
toán của doanh nghiệp mình. Bộ máy kế toán tốt không những góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động của Doanh nghiệp mà còn góp phần rất lớn vào Ngân
sách Nhà nớc.
Đối với một doanh nghiệp thơng mại, việc thực hiện lu thông hàng hoá là
một trong những vấn đề cốt lõi quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp.
Các hoạt động mua, bán hàng hoá thờng xuyên diễn ra, đi kèm với nó là các
nghiệp vụ thanh toán giữa ngời mua và ngời bán không ngừng phát sinh. Vì vậy
ngời quản lý không chỉ quan tâm tới doanh thu, chi phí, lợi nhuận mà luôn luôn
phải chú trọng và giải quyết các vấn đề nảy sinh đến hoạt động thanh toán. Hoạt
động thanh toán phản ánh mối quan hệ giữa doanh nghiệp với bên mua và bên
bán. Nếu giải quyết tốt mối quan hệ này sẽ tạo thuận lợi cho quá tình thu mua
và tiêu thụ hàng hoá, và hơn thế nữa nó sẽ tạo đợc niềm tin rất lớn cho các bên
trong kinh doanh. Tình hình thanh toán không chỉ là mối quan tâm của các bên
tham gia mà nó còn là chỉ tiêu để các nhà đầu t, ngân hàng và các cá nhân tổ

chức khác quan tâm .Thông qua tình hình thanh toán, các nhà quan tâm có thể
nắm bắt đợc tình hình tài chính của doanh nghiệp, phân tích xem có đảm bảo
vốn lu động cho hoạt động
kinh doanh hay không hoặc có đủ khả năng tài chính để ký kết các hợp đồng
kinh tế hay không để từ đó tìm ra các biện pháp tạo vốn.
Nh vậy, có thể nói các nghiệp vụ thanh toán có ý nghĩa vô cùng quan
trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và phát
triển của doanh nghiệp. Sau quá trình học tập và nghiên cứu ở trờng, đợc trang
bị những kiến thức cơ bản, cùng với thời gian thực tập tại phòng kế toán của
Công ty, em đã chọn đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với ng-
ời mua, ngời bán tại Công ty Vân Hơng . Em mong muốn thông qua đề tài
này có thể tìm hiểu sâu hơn về các nghiệp vụ thanh toán, so sánh thực tế hạch
toán tại Công ty với lý thuyết đợc học và có cái nhìn tổng quan nhất về công tác
kế toán tại Công ty và ý nghĩa quan trọng của các nghịêp vụ thanh toán. Ngoài
phần Lời mở đầu và Kết luận, đề tài của em gồm 3 chơng:
Chơng 1: Tổng quan về Công ty Vân Hơng.
Chơng 2: Thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời mua, ngời
bán tại Công ty Vân Hơng.
Chơng 3: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời mua, ngời
bán tại Công ty Vân Hơng.
Trong quá trình thực tập tại Công ty, em đã nhận đợc sự giúp đỡ tận tình
của các anh, chị trong phòng kế toán, đặc biệt là sự chỉ bảo của thầy giáo hớng
dẫn: PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quang. Do hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm
thực tiễn nên bài viết của em cồn rất nhiều thiếu sót. Em mong sự góp ý của của
thầy Nguyễn Ngọc Quang cùng các thầy cô trong khoa để chuyên đề của em đ-
ợc hoàn thiện.
Em xin trân thành cảm ơn!
Ch ơng 1
Tổng quan về công ty vân hơng
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Vân Hơng

Công ty Vân Hơng đợc thành lập theo giấy phép đăng ký số 21.02.000.216
do Sở Kế hoạch đầu t - Phòng đăng ký kinh doanh tỉnh Bắc Ninh cấp ngày
07/03/2002
Công ty có trụ sở chính đóng tại: Thôn Vân Khám, xã Hiên Vân, huyện
Tiên Du, tỉnh Bắc Ninh.
Với hình thức nguồn vốn sở hữu là vốn góp, do một cá nhân và một số
ngời góp vốn . Vốn điều lệ của công ty là: 1.860.000.000đ.
Trong đó: - Bằng tiền : 1.550.000.000đ
- Bằng tài sản : 310.000.000đ
Điều hành hoạt động công ty là Giám đốc Công ty do hội đồng thành
viên bổ nhiệm.
Địa bàn và phạm vi hoạt động của Công ty là ở trong và ngoài tỉnh theo
luật định.
Công ty đã đợc thành lập và chính thức đi vào hoạt động đợc gần 6 năm,
công ty có đội ngũ kỹ s chuyên ngành công nhân có tay nghề bậc cao. Bằng
những kinh nghiệm lâu năm trong nghề và những trang thiết bị, phơng tiện đặc
chủng tiên tiến phục vụ cho quá trình SXKD của công ty.
Từ khi chuyển sang cơ chế thị trờng có sự quản lý vĩ mô của nhà nớc,
Công ty Vân Hơng đã không ngừng phát huy năng lực của mình trong thời kỳ
đổi mới. Công ty đã tổ chức sản xuất với phơng châm năng động, sáng tạo và
hiệu quả. Trong những năm gần đây công ty đã không ngừng phát triển và tr-
ởng thành để tạo chỗ đứng trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh và xây dựng
của tỉnh, góp phần vào công cuộc xây dựng đất nớc, không ngừng xây dựng
Công ty ngày càng lớn mạnh.
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ ngành nghề sản xuất kinh doanh của công ty.
a, Chức năng
- Sản xuất, mua, bán, gia công các sản phẩm bằng kim loại.
- Sản xuất và kinh doanh các vật liệu xây dựng
- Mua, bán, lắp giáp gia công điện tử điện lạnh
- Xây dựng các công trình dân dụng, công trình công nghiệp, công trinh

giao thông. công trình thuỷ lợi, công trinh điện và san lấp mặt bằng.
- Kinh doanh thơng mại đồ dùng cá nhân và gia đình.
b, Nhiệm vụ
- Công ty có nhiệm vụ giám đốc chặt chẽ trong quá trinh thi công,. quá
trình hoàn thành sản phẩm theo đúng tiến độ thời gian nhằm mục đích thu hồi
vốn nhanh.
- Tạo công ăn việc làm và mức thu nhập ổn định cho cán bộ quản lý
doanh nghiệp cũng nh công nhân trực tiếp sản xuất
1.2. Tổ chức bộ máy hoạt động của công ty.
1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Với hình thức sở hữu vốn là vốn góp, công ty Vân Hơng hoạt động dới sự
chỉ đạo và chịu trách nhiệm trực tiếp là giám đốc công ty cùng sự trợ giúp của
các phòng ban.
Hàng tháng, giám đốc trả lơng cho các phòng ban, nhân viên cụ thể theo
mức lơng đã thoả thuận hoặc hợp đồng đã ký kết trớc đó.
Các cổ đông khác có vốn góp trong công ty cùng đóng góp ý kiến để phát
triển công ty và hởng lợi nhuận theo số vốn góp.
Sơ đồ tổ chức Công ty Vân hơng

Giám đốc phụ trách chung
PGĐ Vật t PGĐ kinh doanh
PGĐ Thi công
Phòng kỹ
thuật
Phòng tài
chính Kế
toán
Phòng tổ
chức
Phòng vật

t

Sơ đồ1: Sơ đồ tổ chức Công ty Vân Hơng
1.2.2. Nhiệm vụ của các phòng ban:
* Giám đốc: Chịu trách nhiệm trớc hội đồng thành viên về việc thực hiện
quyền, nghĩa vụ của mình và là ngời điều hành mọi hoạt động của Công ty.
Quyền và nghĩa vụ của Giám đốc:
- Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên;
- Tuyển dụng lao động, cho thôi việc lao động;
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ, quyết định việc liên doanh, liên kết,
giải thể;
- Tổ chức kiểm tra và xử lý các vi phạm Điều lệ Công ty;
- Xem xét việc tham gia hoặc rút lui của các thành viên sau khi bàn bạc
với các thành viên sáng lập;
- Không đợc lạm dụng chức vụ và quyền hạn, sử dụng tài sản của Công
ty để thu lợi riêng của bản thân, cho ngời khác; Không đợc tiết lộ bí mật của
Công ty trừ trờng hợp đợc Hội đồng thành viên chấp thuận.
* Các phó giám đốc:
Cửa
hàng
số 1
Đội thi
công
xây lắp
1
Đội thi
công
xây lắp
2
Cửa

hàng
số 2
Đội
sản
xuất số
1
Đội
sản
xuất số
2
- Tham mu cho Giám đốc về mọi mặt trong đơn vị và trực tiếp chịu trách
nhiệm trớc Giám đốc về công việc mà mình phụ trách;
- Đợc quyền ký kết các văn bản giấy tờ và thực hiện các công việc theo
sự uỷ quyền của Giám đốc;
- Báo cáo lại cho Giám đốc những việc đã thực hiện.
Ngoài ra còn có các phòng ban nghiệp vụ nh:
+ Phòng tài chính kế toán: Phụ trách toàn bộ hoạt động nghiệp vụ tài
chính kế toán trong Công ty.
+ Phòng Kế hoạch Tổ chức Vật t.
+ Phòng hành chính....
Và các đội thi công, các đội sản xuất, các cửa hàng:
+ Đội thi công xây lắp 1 + Cửa hàng số 2
+ Đội thi công xây lắp 2 + Đội sản xuất số 1
+ Cửa hàng số1 + Đội sản xuất số 2
* Các cửa hàng: Là nơi cung cấp sản phẩm cho khách hàng cả nhỏ lẻ
hoặc các đại lý, đồng thời cũng là nơi nhận làm đại lý mua, bán và ký gửi hàng
hoá.
* Các đội thi công, sản xuất: Là những ngời trực tiếp tham gia vào quá
trình sản xuất tạo ra sản phẩm của Công ty...
1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Vân Hơng.

1.3.1 Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty:
Từ khi đợc thành lập và đi vào hoạt động, Công ty Vân Hơng đã và đang
không ngừng hoàn thiện và mở rộng thị trờng tiêu thụ sản phẩm của mình cũng
nh ngày càng chú trọng đầu t quy mô sản xuất để nâng cao chất lợng sản
phẩm. Bên cạnh đó Công ty còn mở rộng các cửa hàng phân phối sản phẩm
không chỉ trong huyện mà còn khắp trong và ngoài tỉnh để giới thiệu sản phẩm
một cách sâu, rộng, có thể đến với các đại lý nhỏ, thậm chí là đến tận ngời tiêu
dùng.
Doanh thu của Công ty liên tục tăng đảm bảo và nâng cao đời sống cán
bộ công nhân viên của Công ty và đóng góp đầy đủ nghĩa vụ với nhà nớc. Cụ
thể là trong 3 năm gần đây Công ty đã đạt đợc một số chỉ tiêu sau: (đvt:1000đ)
ST
T
Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
1 Doanh thu thuần 1.251.000 1.516.000 2.114.000
2 Giá vốn 1.253.000 1.502.100 2.070.213
3 Số lao động bình quân/
năm
60 72 91
4 Thu nhập bình quân của
1 lđ/tháng
1.100.000 1.150.000 1.510.000
5 Thuế nộp NSNN 700.000 4.892.000 13.470.360
6 Lợi nhuận trớc thuế (2.000.000) 1.529.900 2.157.787
7 Lợi nhuận sau thuế (2.000.000)
Nh vậy, trong 3 năm liên tục: năm 2004, 2005, 2006 Doanh thu thuần
của Công ty có sự tăng lên, năm 2006 tăng 598.000(ngđ) so với năm 2005 và
tốc độ tăng cao hơn so với mức tăng 265.000(ngđ) của năm 2005 so với năm
2004. Điều đó phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty đang trên
đà phát triển và mở rộng. Điều đó càng đợc chứng minh qua sự tăng lên của một

số các chỉ tiêu khác nh: Giá vốn: Năm 2005 tăng so với năm 2004 là
249.100(ngđ) và đến năm 2006 là 568.113(ngđ); Thuế nộp ngân sách có sự tăng
vợt bậc, sự phát triển của Công ty đã góp phần voà công cuộc xây dựng đất nớc
ngày một giầu mạnh.
Bên cạnh sự phát triển của Công ty không những đã làm cho lợi nhuận
của Công ty tăng mà nó còn giúp ổn định và nâng cao đời sống của cán bộ công
nhân viên trong Công ty, thu nhập bình quân của 1 lao động/1 tháng luôn tăng
lên đáng kể trong 3 năm đã giúp cho mọi ngời yên tâm lao động và cố gắng hết
sức mình vì sự phát triển của công ty. Đó cũng chính là sự thành công và cần
phát huy tốt hơn của Ban lãnh đạo Công ty trong thời gian tới.
Kế toán trởng
Kế
toán
tiền
mặt,
tiền gửi
Kế toán trởng
Kế toán phó
Đến nay, Công ty Vân Hơng có đội ngũ cán bộ, công nhân viên tổng số
là 136 ngời, trong đó:
- Ban lãnh đạo Công ty: 04 ngời
- Kỹ s chuyên ngành: 14 ngời
- Trình độ Đại học, Cao đẳng: 04 ngời
- Trình độ trung cấp: 03 ngời
- Công nhân chuyên ngành: 78 ngời
- Lao động khác: 33 ngời
1.3.2. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty:
Công ty Vân Hơng chuyên bán buôn, bán lẻ các loại vật liệu xây dựng
nh: gạch, đá, thép, xi măng.......; Mua bán gia công các sản phẩm bằng kim loại
nh: xà gồ, cửa xếp...; Kinh doanh thơng mại đồ dùng cá nhân và gia đình nh:

bàn, ghế, tủ...
1.3.3. Đối tợng khách hàng của Công ty:
Khách hàng của Công ty có thể là các đơn vị hành chính sự nghiệp, các
Doanh nghiệp, các Công ty hoặc cũng có thể là các cá nhân, hộ gia đình....trong
và ngoài tỉnh. Và mục tiêu của Công ty là đa snả phẩm của mình đến với mọi
đối tợng khách hàng.
1.4. Tổ chức công tác kế toán của Công ty Vân Hơng.
Đây là một đơn vị hạch toán độc lập nên bộ máy kế toán chủ yếu có 3
ngời: 1 kế toán trởng và 2 kế toán phó.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vân Hơng
Kế
toán
vật t
Kế
toán
vốn
bằng
tiền
Kế
toán
TSCĐ
Kế
toán
chi
phí,
giá
thành
Kế
toán
thanh

toán
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vân Hơng
Kế toán trởng là ngời điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán không
thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Kế toán trởng là ngời điều hành mọi công
việc và chịu mọi trách nhiệm trực tiếp trớc giám đốc về điều hành công tác kế
toán, kiểm soát toàn bộ quá trình lu thông tiền tệ, đảm bảo đủ nguồn vốn kinh
doanh, kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện hiện trong phòng, giám sát hợp đồng
mua bán của Công ty, chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính. Với việc tổ
chức này làm cho mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn
giản. Phòng kế toán của Công ty là bộ máy kế toán duy nhất của đơn vị thực
hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần
hành kế toán từ khâu thu nhận, ghi sổ đến khâu sử lý thông tin trên hệ thống
báo cáo.
Dới quyền kế toán trởng là các nhân viên kế toán có chức năng nhiệm vụ
và quyền hạn riêng về khối lợng công tác kế toán đợc giao. Họ có trách nhiệm
quan lý trực tiếp, thực hiện ghi chép, phản ánh tổng hợp đối tợng kế toán phân
hành mà họ đảm nhiệm cụ thể nh sau:
* Nhiệm vụ cụ thể:
- Kế toán trởng: Có trách nhiệm về mọi hoạt động tài chính của công ty
trớc giám đốc và các cơ quan chức năng, chỉ đạo kiểm tra công tác hạch toán,
công tác kế toán của công ty.
- Kế toán phó: Có nhiệm vụ trợ giúp kế toán trởng chỉ đạo trực tiếp công
tác kế toán ở các bộ phận gồm 6 vận hành trên.
- Kế toán vốn bằng tiền: Phụ trách theo dõi việc thu chi tiền mặt, TGNH,
công nợ và các khoản phải trả, các khoản tạm ứng, thanh toán lơng, thanh toán
tạm ứng, ...
- Kế toán vật liệu: Theo dõi phân bổ vật t xuất nhập tồn kho. Cuối
tháng tiến hành phân bổ và chuyển cho kế toán trởng.
- Kế toán TSCĐ: Theo dõi việc tăng giảm TSCĐ để tính khấu hao tháng,
quý, năm và lập bảng tính khấu hao TSCĐ.

- Kế toán thanh toán: Theo dõi quỹ lơng và các khoản thanh toán bằng
tiền mặt hay tiền gỉ ngân hàng.
- Kế toán chi phí, giá thành: Tiến hành tổng hợp số liệu nên bảng cân
đối số chi và lập bảng tổng kết tài sản, tập hợp chi phí và lập báo cáo quyết toán
theo định kỳ hàng tháng.
- Kế toán tiền mặt, tiền gửi: Trực tiếp thu, chi tiền mặt tại quỹ, đồng thời
cũng theo dõi khoản tiền gửi của Doanh nghiệp tại Ngân hàng.
1.4.1. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán vận hành tại công ty
Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo QĐ15/2006/QĐ-
BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trởng Bộ tài chính.
Công ty Vân Hơng đã tuân thủ những quy định sau trong việc tổ chức
công tác kế toán:
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 năm dơng lịch và kết thúc vào
31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ ghi chép kế toán là Việt Nam đồng.
- Phơng pháp khấu hao tài sản cố định áp dụng phơng pháp khấu hao
theo đờng thẳng theo QĐ số 206/2003/QĐ-BTC.
- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá trị thực tế
Phơng pháp xác định giá hàng xuất kho: Phơng pháp nhập trớc xuất trớc
(FIFO)
- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên.
- Phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng: Phơng pháp khấu trừ.
- Kỳ hạch toán: Để phù hợp với quá trình sản xuất kinh doanh của Công
ty và cung cấp thông tin đợc nhanh chóng, hiệu quả, kỳ hạch toán xác định là
tháng.
- Kỳ lập báo cáo: Các báo cáo tổng hợp đợc lập vào cuối mỗi quý.
1.4.2. Hệ thống chứng từ kế toán:
Công ty căn cứ vào yêu cầu quản lý, quy mô và tình hình biến động của

tài sản để lựa chọn và sử dụng chứng từ phù hợp. Hệ thống chứng từ kế toán đợc
sử dụng theo mẫu của Bộ tài chính ban hành.
Mỗi phần hành có các chứng từ sử dụng khác nhau:
- Chứng từ về tiền bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng,
giấy đề nghị thanh toán, bảng kê nộp tiền mặt, biên bản kiểm kê quy, Uỷ nhiệm
chi, Uỷ nhiệm thu, Bảng kê nộp séc, Giấy báo nợ, Giấy báo có.......
- Chứng từ vật t hàng hoá bao gồm:
Phiếu nhập kho, đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp
đồng, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm kê vật t hàng hoá....
- Chứng từ lao động tiền lơng:
Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, bảng chấm công, bảng thanh
toán lơng......
- Chứng từ tài sản cố định bao gồm:
Hoá đơn mua TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại
TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ.....
1.4.3. Hệ thống tài khoản sử dụng:
Công ty đăng ký sử dụng hầu hết các tài khoản theo quy định của Bộ tài
chính. Ngoài ra một số tài khoản đợc mở chi tiết cho phù hợp với nội dung kinh
tế của từng phần hành kế toán trong Công ty.
1.4.4. Hệ thống sổ sách kế toán:
Công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp đó là: Chứng từ ghi sổ.
Các loại sổ bao gồm:
- Chứng từ ghi sổ: Là sổ tổng hợp phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh theo vế Có của các tài khoản.
- Sổ cái các tài khoản: Là sổ kế toán tổng hợp ghi chép nghiệp vụ kinh tế
phát sinh trong niên độ kế toán trong theo tài khoản. Mỗi tài khoản mở một sổ
cái với tổng số phát sinh Nợ đợc phản ánh chi tiết theo tứng tài khoản đối ứng
Có lấy từ sổ chứng từ ghi sổ có liên quan.
- Sổ kế toán chi tiết đợc mở cho tất cả các TK cấp 2, 3, 4 mà doanh
nghiệp sử dụng:

Sổ chi tiết hàng hoá mở cho từng kho, từng mặt hàng
Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, ngời bán mở chi tiết cho từng khách
hàng, nhà cung cấp.
Sổ chi tiết giá vốn hàng bán, sổ chi tiết doanh thu bán hàng.
Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay
Sổ chi tiết TSCĐ
Sổ chi tiết thanh toán với ngời lao động.
....
1.4.5. Quy trình ghi sổ:
Quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ
Đối chiếu
Sơ đồ 3: Sơ đồ quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ
Chứng từ thanh toán với khách hàng
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK 131, 331
Bảng cân đối TK
Sổ chi tiết TK
131, 331
Bảng tổng hợp
chi tiết
Sổ quỹ
Báo cáo tài chính
1.4.6. Hệ thống báo cáo bao gồm:
- Các loại báo cáo sử dụng theo quy định chung:
Thuyết minh báo cáo tài chính
Báo cáo kết quả kinh doanh
Bảng cân đối kế toán

Báo cáo luân chuyển tiền tệ
- Báo cáo dùng trong quản trị nội bộ
Báo cáo bán hàng
Báo cáo chi phí
Báo cáo các khoản phải thu
Báo cáo các khoản phải trả
Báo cáo hàng tồn kho
Báo cáo quỹ
Báo cáo về tổng lợi nhuận
Báo cáo về sử dụng vốn
Báo cáo tổng hợp
Ch ơng 2 :
thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời mua,
ngời bán tại công ty vân hơng
* Đặc điểm thanh toán với ngời mua, ngời bán tại Công ty Vân Hơng:
+ Phơng thức thanh toán:
Công ty sử dụng hai phơng thức thanh toán đó là: Thanh toán bằng tiền
mặt và thanh toán không dùng tiền mặt.
Ph ơng thức thanh toán dùng tiền mặt:
Đây là phơng thức thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Phơng thức này
đợc sử dụng phổ biến trong các nghiệp vụ thanh toán và nó phù hợp với các
nghiệp vụ có quy mô nhỏ, còn với những nghiệp vụ có quy mô lớn thì hình thức
này tỏ ra không thuận tiện. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm:
- Thanh toán bằng tiền VNĐ.
- Thanh toán bằng ngoại tệ.
Ph ơng thức thanh toán không dùng tiền mặt:
Thực chất phơng thức này là thanh toán qua Ngân hàng hoặc các tổ chức
tài chính trung gian khác. Khi sử dụng phơng thức thanh toán này sẽ khắc phục
đợc nhợc điểm của phơng thức thanh toán dùng tiền mặt, nó phù hợp với các
nghiệp vụ có quy mô lớn. Trong giao dịch nội địa phơng thức thanh toán này

có nhiều hình thức, chủ yếu là các hình thức sau: thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm
chi (thu), thanh toán bù trừ.
+ Đối tợng thanh toán:
Các mặt hàng mà Công ty kinh doanh có nguồn gốc trong nớc vì vậy
khách hàng và nhà cung cấp của Công ty chủ yếu là nhà cung cấp, khách hàng
trong nớc nh: Công ty CP XD Việt Đức ( Từ Sơn Bắc Ninh); Công ty khai
thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống (Từ Sơn); Công ty TNHH Hoàng Quân ( Bắc
Giang)....
+ Thời hạn thanh toán:
Thời hạn thanh toán là khoảng thời gian từ khi diễn ra nghiệp vụ mua,
bán hàng đến khi tiền hàng đợc khách hàng thanh toán hoặc trả cho ngời bán.
Với những hợp đồng không quá lớn hoặc hợp đồng với nhà cung cấp không th-
ờng xuyên Công ty thu tiền ngay và cũng thanh toán ngay tiền hàng với nhà
cung cấp. Với những hợp đồng với nhà cung cấp thờng xuyên thì Công ty đợc
nhà cung cấp cho phép trả chậm lại các khoản thanh toán. Thời hạn của những
khoản nợ nhà cung cấp hay những khoản nợ của khách hàng này tuỳ thuộc vào
quy định của từng nhà cung cấp hoặc trong từng hợp đồng.
2.1. Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ngời mua
* Nguyên tắc hạch toán
Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung
cấp đợc ghi chép hàng ngày trên cơ sở lấy thông tin từ các chứng từ có liên
quan. Sổ chi tiết đợc mở cho từng khách hàng thờng xuyên, các khách hàng
không thờng đợc ghi chép trên cùng một sổ. Số liệu của các sổ chi tiết hoàn
toàn độc lập, không đợc bù trừ giữa các khoản trả trớc và các khoản cha trả của
các khách hàng khác nhau, chỉ đợc bù trừ công nợ của cùng một khách hàng.
2.1.1 Chứng từ sử dụng
Thị trờng tiêu thụ hàng hoá của Công ty chủ yếu diễn ra trong nớc, khách
hàng của Công ty là các đơn vị, các cơ quan hành chính sự nghiệp, các công ty,
hộ gia đình.......Trong quá trình bán hàng và thanh toán với khách hàng, các
chứng từ mà Công ty sử dụng bao gồm:

- Hợp đồng bán hàng: Là hợp đồng đợc ký kết giữa Công ty và bên mua.
Trong hợp đồng quy định quyền và trách nhiệm của mỗi bên và là căn cứ để xác
minh tính có thực và hợp lý của nghiệp vụ thanh toán với ngời mua. Hợp đồng
quy định rõ số lợng, chất lợng, chủng loại hàng hoá, phơng thức thanh toán, thời
hạn thanh toán và các vấn đề khác có liên quan;
- Hoá đơn bán hàng ( Theo mẫu của Bộ tài chính ban hành): Hoá đơn bán
hàng đợc lập thành 3 liên, liên 1 lu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3
chuyển phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Trên hoá đơn có ghi rõ giá bán cha
thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng giá trị thanh toán, mặt hàng, phơng thức thanh
toán;
- Phiếu xuất kho: Do phòng kinh doanh lập thành 3 liên, có chữ ký của ngời
có nhu cầu và phụ trách cung ứng ký. Ngời có nhu cầu cầm phiếu xuất kho
xuống nhận hàng hoá, thủ kho ghi số lợng hàng hoá vào cột số lợng thực xuất.
Kế toán dựa vào phiếu xuất kho để làm căn cứ ghi sổ;
- Phiếu thu tiền: Là phiếu do kế toán tiền mặt lập khi phát sinh nghiệp vụ
nộp tiền vào quỹ tiền mặt. Phiếu thu đợc lập thành 3 liên, có chữ ký của ngời
lập phiếu và kế toán trởng. Một liên giao cho ngời nộp tiền, một liên lu tại
cuống, liên còn lại thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán để ghi
sổ kế toán;
- Giấy báo có (hoặc giấy chuyển khoản): Khi có nghiệp vụ chuyển tiền vào
Ngân hàng, ngân hàng sẽ phát hành giấy báo có và gửi về Công ty để thông báo
cho Công ty về khoản tiền đã đợc nhập vào tài khoản của Công ty.
Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Khách hàng Phòng Kế toán Thủ quỹ Kế toán Thủ kho
Kinh doanh tiền mặt tổng hợp Lu
trữ
Hợp đồng Lập hoá đơn, Lập phiếu Thu Ghi Xuất
mua hàng phiếu XK thu tiền sổ hàng
+ Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 131 Phải thu của khách hàng để hạch toán các

nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Đối với các khách hàng thờng xuyên, TK
này đợc chi tiết nh sau:
- TK 1311: Phải thu Công ty CP TMại DV vận tải Giang Sơn.
- TK 1312: Phải thu Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Bắc Đuống.
- TK 1313: Phải thu Công ty Vĩnh Thịnh.
- TK 1314: Phải thu Công ty dịch vụ thơng mại Quang Minh.
- ...
- ...
Còn đối với khách hàng không thờng xuyên đợc ghi chung cho một khách lẻ
để thuận lợi cho việc theo dõi công nợ của khách hàng nh:
- TK 131_KL: Phải thu khách lẻ
2.1.2 Kế toán chi tiết với ngời mua tại Công ty Vân Hơng.
2.1.2.1. Sổ theo dõi chi tiết:
Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng kế toán Công
ty mở sổ chi tiết theo dõi đối với từng đối tợng khách hàng. Để giảm bớt khối l-
ợng công việc của kế toán và sổ chi tiết phải thu khách hàng Công ty chia khách
hàng ra thành 2 nhóm để tiện theo dõi, đó là: Nhóm khách hàng thờng xuyên và
nhóm khách hàng không thờng xuyên mở chung trên một sổ chi tiết.
2.1.2.2. Thực tế hạch toán chi tiết nghiệp vụ toán với khách hàng tại Công ty
Vân Hơng.
Hàng ngày dựa vào Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu...., mọi
nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến khách hàng sẽ đợc theo dõi trên danh
sách chứng từ phát sinh của chi tiết TK 131 Chi tiết cho từng khách hàng.
Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu rồi lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu
khách hàng, bao gồm: Số d đầu kỳ, số phát sinh, số d cuuoí kỳ cho tất cả khách
hàng.
Ví dụ:
Trong tháng 7 năm 2007 phát sinh một số nghiệp vụ thanh toán với
khách hàng nh sau:
(1) Ngày 03/07/2007 Công ty xuất kho bán cho Công ty khai thác công trình

thuỷ lợi Bắc Đuống phản ánh trên hoá đơn số 0035128 với tổng giá toán là:
14.850.000đ (Trong đó VAT: 10%). Kế toán định khoản:
Nợ TK 131 14.850.000
Có TK 511 13.500.000
Có TK 333 1.350.000
(2) Ngày 10/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty CP thơng mại DV vận
tải Giang Sơn tổng số tiền hàng là 14. 399.990đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn
0035137. Kế toán định khoản:
Nợ TK 131 14.399.990
Có TK 511 13.090.900
Có TK 333 1.309.090
(3) Ngày 15/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty khai thác CT thuỷ lợi
Bắc Đuống với tổng số tiền hàng là 33. 660.000đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn
0035138. Kế toán định khoản:
Nợ TK 131 33.660.000
Có TK 511 30.600.900
Có TK 333 3.060.000
(4) Ngày 23/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty CP thơng mại DV vận
tải Giang Sơn tổng số tiền hàng là 11. 220.000đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn
0035141. Kế toán định khoản:
Nợ TK 131 11.220.000
Có TK 511 10.200.000
Có TK 333 1.020.000
Các chứng từ đợc sử dụng trong các nghiệp vụ trên nh sau:
- Khi xuất bán hàng kế toán lập hoá đơn GTGT , đồng thời phòng kinh
doanh lập phiếu xuất kho. Các phiếu này có đầy đủ chữ ký của những ngời có
liên quan.
- Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, kế toán tiền mặt lập
phiếu thu và lấy đó làm căn cứ ghi sổ quỹ.
hoá đơn

Mẫu số: 01 GTKT-3LL
giá trị gia tăng
LQ/2006B
Liên 2: Giao khách hàng
0035128
Ngày 3 tháng 07 năm 2007
Đơn vị bán hàng: Công ty Vân Hơng
Địa chỉ: Hiên vân - Tiên Du - Bắc Ninh
Số tài khoản:
Điện thoại: (0241) 837 331
Họ tên ngời mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống
Địa chỉ: Km16, xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc
Ninh
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM MS: 2300267375
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Hoa sắt cửa + Rào Tấn 1,5 9 000 000 13 500 000




Cộng tiền hàng: 13 500 000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1. 350 000
Tổng cộng tiền thanh toán: 14. 850 .000
Số tiền viết bằng chữ: Mời bốn triệu, tám trăm năm mơi nghìn đồng chẵn.

Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Đã ký, ghi rõ họ tên) (Đã ký, ghi rõ họ tên) (Đã ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu 1: Hoá đơn GTGT
`
phiếu xuất kho
Mẫu số: 02GTKT
Ngày 3 tháng 07 năm 2007
Họ tên ngời nhận hàng: Nguyễn Thanh Dung
Địa chỉ: Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Bắc
Đuống
Lý do xuất: Bán hàng cho công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống
Xuất tại kho: Kho Công ty
STT
Tên hàng hoá,
dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lợng
Yêu cầu Thực xuất
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 4=2*3
1
Hoa sắt cửa +
Rào
Tấn 1,5 1,5
9 900 000 14 850 000

Cộng tiền hàng: 14. 850 000
Ngày 03- tháng 07 năm 2007
Phụ trách vật t Ngời nhận hàng Thủ kho
(Đã ký)
(Đã ký) (Đã ký)
Biểu 2: Phiếu xuất kho
Đơn vị: Công ty Vân hơng
Địa chỉ: Tiên Du Bắc Ninh
Mã số thuế: 2300223829
Tel: 90241) 837 331
Mẫu số: 01 TT
(Ban hành theo QĐ số:
1141TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1/11/1995 của BTC
Phiếu thu
Ngày 03 tháng 07 năm 2007