Giáo trình mô đun Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access (Nghề Công nghệ thông tin - Trình độ cao đẳng) – CĐ Kỹ thuật Công nghệ BR–VT

BM/QT10/P.ĐTSV/04/04
Ban hành lần: 3

UBND TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT CƠNG NGHỆ

GIÁO TRÌNH
MƠ ĐUN: HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MS ACCESS
NGHỀ: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số:

/QĐ-CĐKTCN ngày…….tháng….năm .......

của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghệ BR – VT)

BÀ RỊA - VŨNG TÀU, NĂM 2020


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
.
Để đáp ứng nhu cầu hoạt động dạy và học theo phương pháp đổi mới đào tạo nghề, lấy
học sinh làm trung tâm và tự học của học sinh sinh viên tại trường Cao đẳng kỹ thuật
công nghệ Bà Rịa Vũng Tàu. Chúng tôi đã thực hiện biên soạn cuốn tài liệu Quản trị
cơ sở dữ liệu Access này.
Tài liệu được biên soạn thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu
lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

LỜI GIỚI THIỆU
Giáo trình Quản trị cơ sở dữ liệu Access được xây dựng và biên soạn trên cơ sở
chương trình khung đào tạo nghề Cơng nghệ thơng tin đã được Trường Cao đẳng kỹ
thuật công nghệ Bà Rịa Vũng Tàu phê duyệt.
Giáo trình Quản trị cơ sở dữ liệu Access dùng để giảng dạy ở trình độ cao đẳng nghề
Công nghệ thông tin được biên soạn theo nguyên tắc quan tâm đến kết quả đầu ra, tự
học và kỹ năng cần thiết để HSSV có thể xây dựng được phần mềm quản lý cơ sở dữ
liệu vừa và nhỏ thông qua các kiến thức lý thuyết, thực thành và công cụ Microsoft
Office Access nhằm đáp nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Nội dung giáo trình gồm 5 bài:
Bài mở đầu: Khởi đầu với Access
Bài 1: Làm việc với bảng dữ liệu -Table
Bài 2: Làm việc với truy vấn - Query
Bài 3: Biểu mẫu dữ liệu-Form
Bài 4: Tạo lập báo cáo - Report
Giáo trình được biên soạn lần đầu nên chắc chắn cần có sự kiểm nghiệm trong q
trình áp dụng vào thực tiễn giảng dạy và học tập. Với ý nghĩa đó, ban biên soạn mong
nhận được ý kiến góp ý của các cán bộ quản lý, quý thầy cơ và các bạn HSSV để giáo
trình được hồn thiện hơn.
Chúng tơi trân trọng cảm ơn sự đóng góp và hỗ trợ của ban lãnh đạo và các bạn đồng
nghiệp đã tham gia xây dựng chương trình, đóng góp ý kiến làm cơ sở cho việc biên
soạn Giáo trình này.
Bà Rịa - Vũng Tàu, ngày 05 tháng 08 năm 2020
Tham gia biên soạn
1. Phùng Thị Nga Chủ biên:


MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU..............................................................................................................3
GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN.................................................................................................. 2

BÀI MỞ ĐẦU: KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS.................................................................... 4
1. Các khái niệm................................................................................................................4
2. Khởi động và thốt khỏi Access................................................................................... 5
3. Màn hình làm việc của Access..................................................................................... 6
4. Các đối tượng trong Microsoft Access......................................................................... 6
BÀI 1 : LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU (TABLE).......................................................... 8
1. Tạo bảng mới.................................................................................................................8
2. Những qui định về trường và kiểu dữ liệu..................................................................13
3. Các thuộc tính của trường (Field Properties)............................................................. 14
4. Cài đặt khóa chính và lưu bảng.................................................................................. 20
5. Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng.......................................................................... 21
6. Nhập dữ liệu cho bảng................................................................................................ 26
7. Sắp xếp dữ liệu và lọc dữ liệu.....................................................................................28
B. Bài tập.........................................................................................................................32
BÀI 2: LÀM VIỆC VỚI TRUY VẤN (QUERY)..........................................................38
1. Khái niệm truy vấn......................................................................................................38
2. Giới thiệu Các loại truy vấn trong access...................................................................38
3. Các phép toán và hàm trong Query............................................................................ 39
4. Cách tạo truy vấn bằng Select Query......................................................................... 41
5. Các loại Query hành động...........................................................................................63
BÀI 3: LÀM VIỆC VỚI BIỂU MẪU (FORM)............................................................. 75
1.1 Khái niệm biểu mẫu.................................................................................................. 75
1.2 Các dạng biểu mẫu....................................................................................................76
1.3. Các phương pháp tạo biểu mẫu............................................................................... 76
BÀI 4: BÁO CÁO (REPORT)......................................................................................112
1. Giới thiệu báo cáo..................................................................................................... 112
2. Tạo báo cáo tự động (Auto Report)..........................................................................113
3. Tạo báo cáo sử dụng Report Wizard........................................................................ 113
4. Thiết kế báo cáo ở chế độ Design View................................................................... 115
5. Báo cáo chính – phụ..................................................................................................118

6. Định dạng và trang trí báo cáo..................................................................................118

1


GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN
Tên mơ đun: Quản trị cơ sở dữ liệu với Microsof Access
Mã mơ đun:MĐ14
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trị của mơ đun:
- Vị trí: Mơ đun được bố trí sau khi học sinh học xong các môn chung và môn kỹ thuật
cở sở và trước các mơn chun nghành chun sâu
- Tính chất: Là mô đun cơ sở bắt buộc trong ngành Công nghệ thơng tin
- Ý nghĩa và vai trị của mơ đun:
Mục tiêu của mô đun:
Sau khi học xong mô đun này, học sinh – sinh viên có khả năng:
- Về kiến thức:
+ Trình bày được các khái niệm cơ bản của access
+ Trình bày được khái niệm về khóa chính, khóa ngoại
+ Trình bày được khái niệm về bảng dữ liệu, các truy vấn, biểu mẫu, và báo cáo.
- Về kỹ năng:
+ Tạo được các bảng dữ liệu, liên kết giữa các bảng, cập nhật, sửa đổi, xóa các bản ghi
dữ liệu ở trong bảng
+ Tạo được các truy vấn theo các dạng khác nhau
+ Tạo được Form và các thao tác trên Form
+ Tạo được Report và thực hiện được các thao tác trên Report
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, tác phong công nghiệp, tinh thần
hợp tác trong cơng việc
+ Có tính chủ động, độc lập trong công việc, tự học cập nhật kiến thức, nâng cao trình
độ chun mơn.

+ Có khả năng vận dụng các kiến thức đã học và tự học để đáp ứng yêu cầu nghề
nghiệp trong sự phát triển của công nghệ thơng tin và xã hội hiện nay.
+ Có khả năng tổ chức và điều hành một nhóm, đánh giá được các thành viên trong
nhóm.
2


+ Có khă năng xây dựng tự xây dựng được phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu nhỏ như
quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý thư viện, quản lý tuyển sinh
Nội dung của mô đun:

3


BÀI MỞ ĐẦU: KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS
Mã bài: 14.1
Giới thiệu
Bài này giới thiệu tổng quan về Microsoft Access từ cách khởi động và thoát khỏi
Access đến các đối tượng cơ bản có trong Access và cùng các thao tác cơ bản trên cơ
sở dữ liệu.
Mục tiêu
- Phát biểu được các khái niệm cơ bản về hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL);
- Phân tích được khả năng ứng dụng của phần mềm MS Access;
- Thực hiện các thao tác cơ bản trên cửa sổ database.
- Thực hiện các thao tác an tồn với máy tính.
Nội dung chính
1. Các khái niệm
- Microsoft Access là một thành phần trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft. MS
Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện và các thao tác đơn giản, trực quan
trong việc xây dựng và quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) cũng như xây dựng các ứng dụng cơ

sở dữ liệu.
- Access là một hệ quản trị CSDL quan hệ (RDMS- Relational Database anagement
System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử
dụng do giao diện giống các phần mềm khác trong bộ MS Office như MS Word, MS
Excel.
- CSDL là một hệ thống các thông tin có cấu trúc, các dữ liệu có liên quan với nhau được lưu
trữ trên các thiết bị lưu trữ nhằm thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều
người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau..

Các đặc điểm của Microsoft Access:
- Là hệ quản trị CSDL chạy trong môi trường Windows, có các thành phần cần thiết
như: thiết kế biểu mẫu (Form), báo cáo (Report), công cụ hỗ trợ Wizard, môi trường
lập trình với ngơn ngữ Visual Basic for Application(VBA)…
- Mang các tính năng độc đáo như: tự động kiểm tra khóa, kiểm tra các ràng buộc tồn
vẹn, tự động cập nhật hay xóa dữ liệu khi có thay đổi ở các kết nối.
- Tất cả toàn bộ đối tượng của một CSDL Access đều được chứa trong một tập tin duy
nhất có phần mở rộng là .accdb

 Khóa chính, khóa ngoại
- Khóa chính
Là một học nhiều trường trong bảng mà dữ liệu tại cột này phải không rỗng và duy
nhất. Từ giá trị của khóa chính xác định được duy nhất một bộ giá trị trong bảng.
- Khóa ngoại
Là một hoặc nhiều trường trong một bảng mà các trường này là khóa chính của một
bảng khác

4


Ví dụ: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu bán hàng:

Hình 1.1. Mơ hình Quản trị CSDL quản lý bán hàng
 Quy trình thực hiện tạo hệ quản trị CSDL
Bước 1: Tạo tập tin chứa hệ quản trị CSDL
Bước 2: Tạo các đối tượng trong hệ cuản trị CSDL:
Bước 2.1. Tạo cấu trúc bảng (Table)
Bước 2.2: Cài đặt các khóa chính, khóa ngoại
Bước 2.3. Tạo mối quan hệ giữa các bảng
Bước 2.4. Nhập dữ liệu cho các bảng
Bước 3: Tạo các đối tượng khác:Tạo Truy vấn (Query); Tạo biểu mẫu (Form); Tạo
báo cáo (Report); Tạo tập lệnh (Macro); Tạo tập chương trình (Module)
2. Khởi động và thốt khỏi Access
2.1 Khởi động
- Cách 1: Kích đơi (Double click) lên biểu tượng chương trình Microsoft Access trên
Desktop
- Cách 2: Vào Start| Programs | Microsoft Office | Microsoft Access
- Cách 3: Vào Start| Run | Gõ vào access| nhấn OK.
Sau khi khởi động sẽ xuất hiện hộp thoại sau:

Hình 1. 2. Giao diện sau khi khởi động Access
5


Khác với các chương trình ứng dụng của Microsoft Office khác như Word hay Excel,
Access yêu cầu người dùng phải đặt tên cho tập tin CSDL trước

Hình 1. 3.Giao diện lưu một CSDL mới
- Mở một CSDL đã có sẵn: Chọn menu File  Open (hoặc kích chuột vào nút Open
trên thanh công cụ, hoặc nhấn Ctrl+O). Sau khi lựa chọn tập tin cần mở, click nút
Open.

2.2 Thoát khỏi MS Access 2010
- Cách 1: Chọn File/ Exit
- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím ALT + F4
- Cách 3: Click vào nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ
3. Màn hình làm việc của Access

Hình 1. 4. Giao diện làm việc của Access
4. Các đối tượng trong Microsoft Access
Một CSDL Access gồm các đối tượng cơ bản sau đây:
4.1 Bảng (Table):
Một cơ sở dữ liệu gồm một hoặc nhiều bảng, việc tạo ra các bảng nhằm mục đích tổ
chức, lưu trữ dữ liệu, vì nó là thành phần cơ bản nhất. Bảng chứa cấu trúc cơ sở dữ
liệu theo mô hình quan hệ. Đây là một đối tượng phải tạo ra trước tiên.
6


4.2. Truy vấn (Query):
Là công cụ truy xuất dữ liệu trong một hoặc nhiều bảng theo một yêu cầu nào đó. Truy
vấn được sử dụng để trả lời các câu hỏi về thông tin trên một bảng hoặc dữ liệu từ mối
liên kết các bảng (Select Query). Ngoài ra, truy vấn cịn là cơng cụ cho phép sửa đổi số
liệu (Update Query), nối thêm mẫu tin vào bảng (Append Query), xóa các mẫu tin
trong bảng (Delete Query), hoặc tạo ra bảng mới (Make Table Query). Truy vấn còn
được sử dụng để tổng hợp dữ liệu (Crosstab Query), và nhiều công dụng khác nữa. Đa
phần các hệ quản trị CSDL khác thường dùng ngơn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL
(Structured Query Language). Với Access, ngoài việc hỗ trợ truy vấn bằng ngơn ngữ
có cấu trúc như các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác, nó cịn thực hiện tạo truy vấn thông
qua công cụ QBE (Query By Example) rất trực quan làm cho công việc truy vấn trở
nên hơn giản hơn nhiều.
4.3. Biểu mẫu (Form)
Dùng vào mục đích tạo ra các biểu mẫu nhập số liệu, cho phép người sử dụng cập nhật,

sửa đổi hoặc xóa dữ liệu các mẫu tin trên biểu mẫu. Ngồi ra, nó cũng cho phép sử
dụng tạo ra các màn hình giao diện hỏi đáp giữa người sử dụng và hệ thống quản lý
đang thực thi, là cầu nối trực quan nhất của người sử dụng với cơ sở dữ liệu. Thiết kế
tốt một biểu mẫu sẽ giúp người sử dụng có kiến thực tin học hạn chế vẫn có thể dễ
dàng thao tác chương trình.
4.4. Báo cáo (Report)
Là kết xuất sau cùng của quá trình xử lý dữ liệu. Báo cáo được tạo ra để xem trên màn
hình hoặc in ra máy in, có nội dung lấy từ bảng hoặc là dữ liệu kết quả của Query. Báo
cáo có nhiều hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt, không những gồm chữ, số mà có
thể có hình ảnh, đồ thị…
4.5. Tập lệnh (Macro)
Là một tập các thao tác được sắp xếp theo một thứ tự nào đó nhằm mục đích tự động
hóa các công việc thường làm. Khi chạy một macro, Access tự động thực hiện hàng
loạt các thao tác đã được ghi lại trong macro.
4.6. Tập chương trình (Module)
Một dạng tự động hóa cao cấp và chuyên sâu hơn macro. Đó là các hàm và thủ tục
riêng của người sử dụng được soạn thảo bằng ngôn ngữ VBA(Visual Basic for
Application)
CÂU HỎI, BÀI TẬP
Bài 1: Khởi động Microsoft Access 2013, tạo một CSDL mới có tên là QLSV.accdb
lưu vào ổ đĩa D/ E
Bài 2: Thốt khỏi chương trình Microsoft Access 2013, đổi tên CSDL QLSV.accdb
thành QuanLySinhVien.accdb
Bài 3: Khởi động lại Microsoft Access 2013, sau đó mở tập tin đã tạo
QuanLySinhVien.accdb
Yêu cầu kiểm tra đánh giá kết quả học tập
- Phát biểu được các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL;
- Phân biệt được hệ quản trị CSDL và các đối tượng trong hệ quản trị CSDL;
- Phân tích được khả năng ứng dụng của phần mềm MS Access;
- Tạo được tập tin quản trị CSDL thơng qua quy trình

- Thực hiện các thao tác cơ bản trên cửa sổ database.

7


BÀI 1 : LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU (TABLE)
Mã bài: 14.1
Giới thiệu
Với một bài toán quản lý đặt ra, sau khi đã qua giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống
dữ liệu thì đến giai đoạn cài đặt hệ thống, đầu tiên người lập trình phải tạo ra các bảng
dữ liệu. Bảng là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thơng tin nào đó như Sinh Viên,
Hàng hóa… Bảng theo mơ hình quan hệ là một bảng hai chiều, gồm có nhiều cột và
nhiều dịng, một cột là một vùng thuộc tính của bảng gọi là các trường (field), dòng
đầu tiên là dòng tiêu đề, các dòng kế tiếp là các mẫu tin hay gọi là bản ghi (record).
Trong bảng có ít nhất một khóa chính (Primary key) và có thể có thêm các khóa ngoại
(foreign key).
Mục tiêu
- Phát biểu được khái niệm bảng dữ liệu;
- Tạo lập được cấu trúc bảng;
- Thiết lập được các trường, thuộc tính;
- Thao tác được với dữ liệu trong Datasheet view.
- Thực hiện các thao tác an tồn với máy tính.
Nội dung chính
1. Tạo bảng mới
Các phương thức tạo bảng:
Table: Tạo bảng bằng khung lưới, giống như kẻ bảng trong Microsoft Excel, hình
thức này dễ sử dụng nhưng khơng đủ mạnh
Table Design: Tạo bảng bằng cửa sổ thiết kế chi tiết, đây là hình thức thiết kế chun
sâu nhất. Trong khn khổ giáo trình, sẽ giới thiệu tạo bảng theo chế độ Design View.

Hình 1. 5. Màn hình thiết kế bảng

Ngồi ra cịn có:
- Table Wizard: Tạo bảng với sự hỗ trợ từng bước của Access, chọn các cấu trúc
bảng có sẵn theo sự gợi ý của Access nhưng thường không có cấu trúc phù hợp với cấu
trúc bảng mà người dùng mong muốn tạo.
- Import Table: Nhập bảng từ một CSDL khác, tức là sao chép một hay nhiều bảng từ
một CSDL có sẵn vào CSDL hiện hành.
- Link Table: Tạo shortcut liên kết đến các bảng của một CSDL khác, công việc này
giống như Import Table nhưng chỉ liên kết bảng chứ không sao chép bảng vào CSDL.
 Quy trình thiết kế bảng bao gồm các bước chính sau:
Bước 1: Tạo tập tin cơ sở dữ liệu
Bước 2: Tạo cấu trúc bảng
Bước 3: Cài đặt các khóa chính, khóa ngoại
Bước 4: Tạo mối quan hệ cho các bảng
Bước 5: Nhập dữ liệu cho bảng
Chi tiết thực hiện các bước:
8


Bước 1: Tạo tập tin CSDL
Bước 1.1: Khởi động Access
Bước 1.2: Chọn Blank Database
Bước 1.3: Tại khung File Name| gõ tên CSDL
Bước 1.4: Tại biểu tượng thư mục Open chọn đường dẫn lưu CSDL
Bước 1.5: Nhấn Create| OK

Hình 1. 6. Màn hình khởi động Access
Bước 2: Tạo cấu trúc bảng
Bước 2.1. Click lên chữ Tables| chọn Design View (hoặc nhấn chuột vào chữ View tại

góc trái màn hình)

Hình 1. 7. Cửa sổ thiết kế cấu trúc bảng
Xuất hiện hộp thoại Save

Bước 2.2: Đặt tên Table (bảng)
9


Bước 2.3: Nhập Tên các cột, kiểu dữ liệu Data type, Độ rộng Field size và các định
dạng của cột
Bước 3: Cài đặt các khóa chính, khóa ngoại
Bước 3.1: Click chuột lên trường cần tạo khóa chính
Bước 3.2. Chọn Primary Key trên cơng cụ hoặc Click phải chuột chọn khóa chính
Lưu ý: Trường hợp chọn nhiều khóa: Nhấn giữ phím Ctrl trên bàn phím kết hợp nhấn
phím trái chuột để làm khóa chính, khóa ngoại.
Ví dụ: Tạo cấu trúc bảng DMKHOA

Hình 1. 8. Cấu trúc bảng DMKhoa
Bước 4: Tạo mối quan hệ cho các bảng
Trước khi tạo mối quan hệ, cần lưu ý đóng tất cả các bảng đang mở sau đó thực hiện
Click chọn DatabaseTool trên thanh cơng cụ Ribon| Chọn Relationships

Hình 1. 9. Tạo mối quan hệ cho bảng
Xuất hiện hộp thoại Show Table| chọn các bảng|Add | Close

10


Hình 1. 10. Hộp thoại Show Table

Các kiểu của mối quan hệ sẽ được trình bày chi tiết ở mục 5 thiết lập các mối quan hệ
Ví dụ: Mối quan hệ QLSV

Hình 1. 11. Mơ hình tạo mối quan hệ QLSV
Bước 5: Nhập dữ liệu cho bảng
Bước này sẽ được giới thiệu chi tiết ở mục 6.

Các thao tác cơ bản trên bảng

Hình 1. 12. Chức năng thực hiện trên bảng
- Lưu bảng: Right click lên Table hoặc nhấn Ctrl +S| xuất hiện hộp thoại Save as| Gõ
tên bảng| OK

11


Hình 1. 13. Lưu bảng
Đóng bảng: Right click lên Table |Close hoặc Close all để đóng một bảng hoặc tất cả
các bảng
- Chuyển đổi giữa hai chế độ làm việc trên Table (bảng)
Chế độ Data Sheet View: có màn hình như sau: Chế độ này không dùng để thiết kế cấu
trúc bảng

Hình 1. 14. Màn hình xem dữ liệu

Chế độ Design View.
Màn hình thiết kế bảng có dạng như sau:

12

Hình 1. 15. Màn hình thiết kế cấu trúc bảng

Trong đó:
- Field Name (tên trường): Do người dùng tùy ý đặt nhưng phải tuân theo những qui
định của Access (xem mục tiếp theo)
- Data Type (kiểu dữ liệu): Lựa chọn một kiểu dữ liệu phù hợp nhất cho trường, danh
sách các kiểu dữ liệu xem mục tiếp theo.
- Description (chú thích): Khơng bắt buộc nhập, dùng để giải thích rõ hơn về ý nghĩa
và công dụng cho tên trường.
2. Những qui định về trường và kiểu dữ liệu

Qui định về tên trường (Field Name):
- Chiều dài tối đa là 64 ký tự, kể cả khoảng trắng.
- Phải bắt đầu bằng kí tự chữ hoặc số, khơng được bắt đầu bằng khoảng trắng (space).
- Không được chứa dấu nháy (‘), dấu chấm câu (.), dấu chấm thang (!), dấu móc vng
([ ]) để đặt tên.
- Tên trường là duy nhất trong một CSDL.
Lưu ý: Mặc dù tên trường có thể chứa khoảng trắng ở giữa và có thể gõ bằng tiếng việt
có dấu, nhưng chúng ta khơng nên làm thế vì sẽ gặp khó khăn trong các câu lệnh SQL
và trong đoạn mã khi lập trình ở Module sau này. Tốt nhất nên đặt tên trường ngắn gọn,
không dấu, không khoảng trắng, viết hoa chữ cái đầu từ để dễ đọc.
Ví dụ: Các tên trường hợp lệ: MaSoSV, Họ và tên, So_Luong_Mua
Các tên trường không hợp lệ: Ten[KH], BanHet!, H.Ten

Qui định về kiểu dữ liệu (Data Type):
Khi thiết kế một trường, chúng ta phải chọn cho nó một kiểu dữ liệu thật phù hợp để
Access lưu trữ chúng tối ưu, tiết kiệm bộ nhớ và đạt được tốc độ truy xuất dữ liệu
nhanh nhất.
MS Access cung cấp một số kiểu dữ liệu cơ bản sau:

Bảng 1. 1. Kiểm dữ liệu cơ bản của Access
Kiểu dữ liệu
Text
Memo
Number
Date/ Time
Currency

Dữ liệu vào
Văn bản
Văn bản nhiều dịng, trang
Số
Ngày giờ
Tiền tệ (Số)
13

Kích thước
Tối đa 255 kí tự
Tối đa 65535 kí tự
1,2,4 hoặc 8 byte
8 byte


ACCESS tự động tăng lên một
Auto number
khi một bản ghi được tạo, không 4 byte
nhập hoặc sửa đổi được.
Luận lý (Boolen), gồm 2 giá trị
Yes/ No
1 bit

đúng (True), hay sai (False)
Đối tượng kết nhúng (hình ảnh,
OLE Object
Tối đa 1 GB
Equation…)
Trường nhận giá trị do
người dùng chọn từ 1
Lookup Wizard
bảng khác hoặc 1 danh
sách giá trị định trước
Liên kết địa chỉ một trang web
Hyperlink
(địa chỉ URL)
3. Các thuộc tính của trường (Field Properties)
Sau khi nhập tên trường và xác định kiểu dữ liệu cho nó, chúng ta cịn phải thiết lập
các thuộc tính của trường nhằm làm tăng tính chặt chẽ của dữ liệu nhập. Ứng với mỗi
kiểu dữ liệu Access sẽ có các thuộc tính khác nhau nằm trong 2 thẻ General và Lookup.
3.1. Thẻ General
Gồm có các thuộc tính sau:

Field Size: Quy định kích thước của trường và tùy thuộc vào từng kiểu dữ liệu
Kiểu Text: Kích thước của trường là độ dài tối đa của chuỗi, tức là số lượng ký
tự tối đa mà trường có thể chứa, mặc định là 50.
Kiểu Number: Có thể chọn một trong các loại sau:
Byte
: 0..255
Integer
: -32768..32767
Long Integer : -3147483648..3147483647
Single

: -3,4 x 1038.. 3,4 x 1038 (Tối đa 7 số lẻ)
Double
: -1.797 x 10308.. 1.797 x 10308 (Tối đa 15 số lẻ)

Decimal Places:
Quy định số chữ số thập phân (Chỉ sử dụng trong kiểu Single và Double), tối đa
là 15 chữ số.
Đối với kiểu Currency mặc định Decimal Places là 2.

Format: Quy định dạng hiển thị dữ liệu, tùy thuộc vào từng kiểu dữ liệu
Kiểu chuỗi: Gồm 3 phần
<Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3>
Trong đó:
<Phần 1>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp có chứa văn bản
<Phần 2>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp không chứa văn bản
<Phần 3>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp Null
Các ký tự dùng để định dạng chuỗi:
Bảng 1. 2. Các ký tự định dạng chuỗi

Ví dụ:

Ký tự
@
>
<
“Chuỗi ký tự”

Tác dụng
Chuỗi ký tự
Đổi tất cả ký tự nhập vào thành in hoa

Đổi tất cả ký tự nhập vào thành in thường
Chuỗi ký tự giữa hai dấu nháy
14


Các định dạng
@@@-@@@

Dữ liệu
123456
Abcdef
Tinhoc
TINHOC

Hiển thị
123-456
abc-def
TINHOC
tinhoc

>
<
Kiểu Number
Định dạng do Access cung cấp
Bảng 1. 3. Định dạng kiểu số (Number) do Access cung cấp
Dạng
Ý nghĩa
Dữ liệu
Hiển thị
General Number

Định dạng chung
1234.5
1234.5
Currency
Định dạng kiểu tiền tệ 1234.5
$1.234.50
Fixed
Định dạng chẵn
1234.5
1234
Standard
Định dạng chuẩn
1234.5
1,234.50
Pecent
Định dạng phần trăm 0.825
82.50%
Scientific
Định dạng khoa học
1234.5
1.23E+03
Định dạng do người sử dụng:
<Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3>;<Phần 4>
<Phần 1>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số dương.
<Phần 2>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số âm
<Phần 3>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số bằng Zero
<Phần 4>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp null
Các ký tự định dạng
Bảng 1. 4. Định dạng kiểu số (Number) do người dùng

Ví dụ:

Ký tự
. (Period)
, (Comma)
0
#
$
%
Định dang
0;(0);;”Null”

+0.0;-0.0;0.0

Tác dụng
Dấu chấm thập phân
Dấu phân cách ngàn
Ký tự số (0-9)
Ký tự số hoặc khoảng trắng
Dấu $
Phần trăm
Hiển thị
Số dương hiển thị bình thường
Số âm được bao giữa hai dấu ngoặc
Số zero bị bỏ trống
Null hiển thị Null
Hiển thị dấu + phía trước nếu số dương
Hiển thị dấu – phía trước nếu số âm
Hiển thị 0.0 nếu âm hoặc Null

Kiểu Date/ Time
Các kiểu định dạng do Access cung cấp
Bảng 1. 5. Định dạng kiểu Date/Time do Access cung cấp
Dạng
General Date
Long Date
Medium Date

Ý nghĩa
Định dạng đầy đủ
Định dạng ngày dài
Định dạng ngày bình
15

Hiển thị
02/03/08 5:10:30 PM
Friday, March 02, 2008
02-Mar-2008


Short Date
Long Time
Medium Time

thường
Định dạng ngày ngắn
Định dạng giờ dài
Định dạng giơ bình
thường
Định dạng

02/03/08
6:20:00 PM
6:20 PM

Short Time
18:20
Các ký tự định dạng
Bảng 1. 6. Các ký tự định dạng kiểu Date/Time

Ví dụ:

Ký tự
: (colon)
/
D
Dd
Ddd
W
WW
M
MM
Q
Y
Yy
H
N
S

Tác dụng

Dấu phân cách giờ
Dấu phân cách ngày
Ngày trong tháng (1-31)
Ngày trong tháng (01-31)
Ngày trong tuần (Sun-Sat)
Ngày trong tuần (1-7)
Tuần trong năm (1-54)
Tháng trong năm (1-12)
Tháng trong năm (01-12)
Quý trong năm (1-4)
Ngày trong năm (1-366)
Năm (01-99)
Giờ (0-23)
Phút (0-59)
Giây (0-59)

Định dạng
Hiển thị
Ddd,”mmm d”,yyyy
Mon, Jun 2, 2008
Mm/dd/yyyy
01/02/2008
Kiểu Yes/ No
Các kiểu định dạng
Bảng 1. 7. Các định dạng kiểu Yes/No
Định dạng
Tác dụng
Yes/ No
Đúng/Sai
True/ False

Đúng/ Sai
On/ Off
Đúng/ Sai
Định dạng do người sử dụng gồm 3 phần:
<Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3>
Trong đó:
<Phần 1>: Bỏ trống
<Phần 2>: Trường hợp giá trị trường đúng
<Phần 3>: Trường hợp giá trị trường sai
Ví dụ
Định dạng
;”Nam”;”Nữ”
;”Có”;”Khơng”

Trường hợp True
Nam
Có
16

Hiển thị
Trường hợp False
Nữ
Không


Input Mask (Mặc nạ nhập liệu) :
Thuộc tính này dùng để quy định khuôn mẫu nhập dữ liệu cho một trường.
Các ký tự định dạng trong Input Mask
Bảng 1. 8. Các ký tự định dạng trong Input Mask
Ký tự

0
9
#

Ví dụ

L
?
a
A
&
C
<
>
!

Ý nghĩa đại diện
Chữ số từ 0 9, bắt buộc nhập, không nhập dấu [+] hoặc [-]
Chữ số từ 0  9 và khoảng trắng, không bắt buộc nhập, không
nhập dấu [+] hoặc [-]
Chữ số từ 0 9 và khoảng trắng, không bắt buộc nhập, cho nhập
dấu [+] hoặc [-]
Chữ cái từ AZ, bắt buộc nhập.
Chữ cái từ AZ, bắt buộc nhập.
Chữ cái hoặc chữ số, không bắt buộc nhập
Chữ cái hoặc chữ số, bắt buộc nhập
Bất kỳ một ký tự nào hoặc khoảng trắng, bắt buộc nhập
Bất kỳ một ký tự nào hoặc khoảng trắng, không bắt buộc nhập
Các ký tự bên phải được đổi thành chữ thường
Các ký tự bên phải được đổi thành chữ hoa

Dữ liệu được ghi từ phải sang trái

Input Mask
Dữ liệu nhập vào
(000)000-0000
(054)828-8282
(000)AAA-A
(123)124-E
>00L0000
40D1296
Caption
Quy định nhãn cho trường, nhãn này sẽ hiển thị thay thế tên trường khi chúng ta
chuyển sang chế độ nhập liệu (Datasheet View)
Default value
Quy định giá trị mặc nhiên cho trường khi nhập mới dữ liệu, trừ dữ liệu kiểu Auto
number và OLE Object.
Validation Rule và Validation Text
Quy định quy tắc hợp lệ dữ liệu (Validation Rule) để giới hạn giá trị nhập vào cho một
trường. Khi giới hạn này bị vi phạm sẽ có câu thơng báo ở Validation Text.
Các phép tốn có thể dùng trong Validation Rule.

Bảng 1. 9. Các phép toán dùng trong Validation Rule
Các toán tử
Phép toán
Tác dụng
Toán tử so sánh >,<,>=,<=,=,<>
Toán tử logic
Or, And, Not
Hoặc, và, phủ định
Toán tử về Like

Giống như
chuỗi
 Chú ý: Nếu hằng trong biểu thức là kiểu ngày thì nên đặt giữa 2 dấu #
Ví dụ:
Validation Rule
Tác dụng
17


<>0
Khác số 0
Like”*Anh*”
Trong chuỗi phải chứa Anh
<#25/02/08#
Trước ngày 25/02/08
>=#01/01/73# and <=#12/03/73# Trong khoảng từ 01/01/73 đến 12/03/73
= “Nam” or = “Nữ”
Chỉ nhập “Nam” hoặc “Nữ”
Required
Có thể quy định thuộc tính này để bắt buộc hay không bắt buộc nhập dữ liệu cho
trường.
Bảng 1. 10. Bảng thuộc tính Required
Required
Tác dụng
Yes
Bắt buộc nhập dữ liệu
No
Khơng bắt buộc nhập dữ liệu
AllowZero Length
Thuộc tính này cho phép quy định một trường có kiểu Text hay memo có thể hoặc

khơng thể có chuỗi có độ dài bằng 0.
 Chú ý: Cần phân biệt một trường chứa giá trị Null (chưa có dữ liệu) và một trường
chứa chuỗi có độ dài bằng 0 (có dữ liệu nhưng chuỗi rỗng “”).
Bảng 1. 11. Bảng thuộc tính AllowZero Length
AllowZero Length
Tác dụng
Yes
Chấp nhận chuỗi rỗng
No
Không chấp nhận chuỗi rỗng
Indexed
Quy định thuộc tính này để tạo chỉ mục trên một trường. Nếu chúng ta lập chỉ mục thì
việc tìm kiếm dữ liệu nhanh hơn và tiện hơn
Bảng 1. 12. Bảng thuộc tính Indexed
Index
Yes (Dupplicates OK)
Yes (No Dupplicates)
No

Tác dụng
Tạo chỉ mục có trùng lặp
Tạo chỉ mục khơng trùng lặp
Khơng tạo chỉ mục

 Chú ý:
Khi bảng chỉ có duy nhất 1 trường làm khóa chính thì thuộc tính Index của trường này
phải chọn là Yes (No Dupplicates).
Tất cả các trường là khóa ngoại trong bảng thuộc tính Index phải chọn Yes
(Dupplicates OK)
Khi một bảng có nhiều trường làm khóa chính, thuộc tính Index của các trường phải

chọn Yes (Dupplicates OK)
New Value
Thuộc tính này chỉ đối với dữ liệu kiểu Autonumber, quy định cách thức mà trường tự
động điền số khi thêm bản ghi mới vào
Bảng 1. 13. Bảng thuộc tính New Value
New Value
Increment
Random
3.2 Thẻ Lookup

Tác dụng
Tăng dần
Lấy số ngẫu nhiên

18


Là cách thức để lấy dữ liệu từ một trường trong bảng khác hoặc chọn dữ liệu từ một
danh sách định sẵn trước. Cách này ngoài giúp giảm thời gian trong việc nhập dữ liệu
còn làm việc nhập liệu được chính xác hơn.

Trường hợp chọn dữ liệu từ một danh sách định trước:
Mở bảng ở chế độ thiết kế (Design View) Chọn trường cần tạo Lookup
Chọn thẻ “Lookup”:
Tại Display Control: Chọn giá trị “List box” hoặc “Combo box”
Tại Row Source Type: Chọn “Value List”
Tại Row Source: Nhập danh sách giá trị lựa chọn phân cách bằng dấu “;”
Tại List Rows: Số lượng bản ghi tối đa hiển thị trong danh sách
Tại List Width: Độ rộng của Combo box (tính bằng inch).
Ví dụ: Trong CSDL QuanLySinhVien.accdb, trường MaKH trong bảng DMKhoa có

giá trị nhập lấy từ danh sách {“TH”; “NN”; “CK”; “DP”; “HH”; “DT”} như hình sau:

Hình 1. 16. Dữ liệu được chọn cho trường MaKH trong bảng DMKhoa
Thì việc thiết kế dữ liệu nhập cho trường MaKH sử dụng thẻ Lookup như sau:

Hình 1. 17. Các thuộc tính qui định cho trường lấy dữ liệu từ một danh sách định sẵn
- Trường hợp chọn dữ liệu từ một trường trong bảng khác:
- Mở bảng ở chế độ thiết kế (Design View)| Chọn trường cần tạo Lookup
19


- Chọn thẻ “Lookup”:
Tại Display Control: Chọn giá trị “List box” hoặc “Combo box”
Tại Row Source Type: Chọn “Table/Query”
Tại Row Source: Chọn bảng hoặc truy vấn nguồn
Tại Column count: Số trường trong bảng nguồn sẽ hiển thị
Tại List Rows: Số lượng bản ghi tối đa hiển thị trong danh sách
Tại List Width: Độ rộng của Combo box (tính bằng inch).
Ví dụ: Trên CSDL QuanLySinhVien.accdb, bảng SinhVien có khóa ngoại là MaKhoa.
Dữ liệu tại trường MaKhoa ở bảng SinhVien phải là một trong các giá trị MaKh ở
bảng DMKhoa (MaKh là khóa chính ở bảng DMKhoa). Điều này dễ làm người sử
dụng mất thời gian tra cứu và dễ sai sót. Lookup là một công cụ dùng để giải quyết vấn
đề này, nó cho phép chúng ta nhập dữ liệu cho trường MaKhoa bảng SinhVien đơn
giản bằng cách lấy dữ liệu từ trường MaKh ở bảng DMKhoa thông qua một Combo
box hoặc List box.

Hình 1. 18. Các thuộc tính qui định cho trường lấy dữ liệu từ một trường trong bảng
4. Cài đặt khóa chính và lưu bảng
4.1. Cài đặt khóa chính
Khi chọn 1 trường làm khóa chính cho bảng, chúng ta cần lưu ý các điểm sau:

- MS Access không chấp nhận các giá trị trùng nhau hay trống (null) trong trường
khóa chính.
- Chúng ta sẽ dùng các giá trị trong trường khóa chính để truy xuất các bản ghi trong
CSDL, do đó các giá trị trong trường này khơng nên q dài vì khó nhớ và khó gõ vào.
- Kích thước của khóa chính ảnh hưởng đến tốc độ truy xuất CSDL. Để đạt hiệu quả
tối ưu, dùng kích thước nhỏ nhất để xác định mọi giá trị cần đưa vào trường
- Khơng phải mọi trường đều có thể làm khóa chính, mà chỉ có các trường có các kiểu
dữ liệu không phải là Memo và OLE Object, Hyper Link
Cài đặt khóa chính:
- Chọn trường muốn thiết lập khóa. Nếu khóa chính gồm 2 trường trở lên thì chọn
cùng lúc các trường tham gia khóa, có thể kết hợp phím Ctrl để chọn các trường khơng
liên tục.

Thực hiện lệnh Edit – Primary Key hoặc nhấp chọn nút khóa
trên thanh
cơng cụ của mục này.

Nếu muốn bỏ khóa chính thì thực hiện lệnh Edit – Primary Key hoặc nhấp chọn
nút khóa
trên thanh công cụ một lần nữa.
Lưu ý:
Nếu lưu bảng mà qn thiết lập khóa chính thì Access sẽ đưa ra cảnh báo, đồng thời
gợi ý có muốn để Access tự động tạo khóa hay khơng. Nếu bấm Yes, Access sẽ tạo
một trường mới tên là ID (Kiểu Auto Number) rồi ấn định nó làm khóa chính. Tốt nhất
chúng ta nên nhấn nút Cancel để quay lại đặt khóa chính cho bảng.
20


4.2. Lưu bảng




Hình 1. 19. Cảnh báo bảng khơng có khóa chính

Chọn File  Save hoặc nhấn nút Save
trên thanh công cụ.
Gõ tên bảng vào hộp thoại Save As rồi nhấn OK.

Hình 1. 20. Cửa sổ Save As để nhập tên bảng
5. Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng
5.1 Tại sao phải tạo mối quan hệ giữa các bảng
Các bảng trong một cơ sở dữ liệu theo mơ hình quan hệ thường ngay sau khi thiết kế
xong, các bảng phải được tạo mối quan hệ (relationship). Khi thiết lập xong mối quan
hệ, tính nhất quán của dữ liệu được đảm bảo tốt hơn, và cũng qua mối quan hệ có thể
trao đổi qua lại dữ liệu giữa các bảng.
2.2 Các loại quan hệ giữa các bảng
a.
Quan hệ một - một (1 - 1)
- Trong quan hệ một - một, mỗi bản ghi trong bảng A có tương ứng với một bản ghi
trong bảng B và ngược lại mỗi bản ghi trong bảng B có tương ứng duy nhất một bản
ghi trong bảng A.
- Ví dụ: Cho 2 bảng dữ liệu
Bảng SinhVien(MaSV, Ten, NgaySinh, GioiTinh) và bảng KetQua(MaSV, Diem)

21


Hình 1. 21. Quan hệ 1-1
Bảng SinhVien và KetQua có mối quan hệ 1-1 dựa trên trường MaSV.
b.

Quan hệ một - nhiều (1 - ∞)

Là mối quan hệ phổ biến nhất trong CSDL, trong quan hệ một nhiều: Một bản
ghi trong bảng A sẽ có thể có nhiều bản ghi tương ứng trong bảng B, nhưng ngược lại
một bản ghi trong bảng B có duy nhất một bản ghi tương ứng trong bảng A.

Ví dụ: Trong một khoa của một trường học nào đó có nhiều sinh viên, nhưng
một sinh viên thuộc một khoa nhất định. Ta có 2 bảng dữ liệu như sau:
Bảng DMKHOA (MaKhoa, TenKhoa, sodthoai)
Bảng SinhVien(Makhoa, Ten, Quequan, lop)

Hình 1. 22. Quan hệ nhiều - nhiều (1 -∞)
c.
Quan hệ nhiều - nhiều (∞ -∞)

Trong quan hệ nhiều - nhiều, mỗi bản ghi trong bảng A có thể có khơng hoặc
nhiều bản ghi trong bảng B và ngược lại mỗi bản ghi trong bảng B có thể có không
hoặc nhiều bản ghi trong bảng A.

Khi gặp mối quan hệ nhiều - nhiều để không gây nên sự trùng lặp và dư thừa dữ
liệu thì người ta tách quan hệ nhiều- nhiều thành 2 quan hệ một - nhiều bằng cách tạo
ra một bảng phụ chứa khố chính của 2 bảng đó.

Ví dụ: Một giáo viện có thể dạy cho nhiều trường và một trường có nhiều giáo
viên tham gia giảng dạy. Đây là một mối quan hệ nhiều- nhiều
Bảng DSGV(MaGV, TenGV)
Bảng DSTRUONG(MaTruong, TenTruong)
Tạo ra bảng PHANCONG(MaGV, MaTruong)

22