Phân tích công tác kế toán nợ phải thu khách hàng và thực trạng quản lý nợ phải thu tại công ty cổ phần thương mại LD hà nội

Họ tên: Phan Thị Kim Anh
Lớp: KEA k53
MSV: 531155
Khoa: Kế tốn và quản trị kinh doanh
Trường: ĐH Nơng Nghiệp Hà Nội
Tên đề tài: “ Phân tích cơng tác kế tốn nợ phải thu khách hàng và thực

trạng quản lý nợ phải thu tại công ty cổ phần thương mại LD Hà Nội “
GVHD: ThS. Phí Thị Diễm Hồng

1


PHẦN I

MỞ ĐẦU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Bất kỳ doanh nghiệp nào trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình
cũng đều bao gồm rất nhiều mối quan hệ kinh tế liên quan tới vấn đề thanh
toán như: thanh tốn với nhà nước, với cơng nhân viên, thanh tốn trong nội
bộ, thanh toán với người mua, người cung cấp…Tuy nhiên chiếm mật độ cao
và thường xuyên nhất là quan hệ thanh toán với người mua hàng và người
cung cấp.
Việc thanh toán liên quan trực tiếp tới một số khoản mục thuộc về vốn
bằng tiền, khoản phải thu, nợ phải trả... nên có ảnh hưởng lớn tới tình hình tài
chính của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Trước những thay đổi có
thể nói là liên tục phát triển và mở rộng của quan hệ thanh toán với người mua
và người bán và ảnh hưởng của nó tới tình hình tài chính của mỗi doanh
nghiệp, u cầu nghiệp vụ đối với kế tốn thanh tốn cũng vì thế mà cao hơn,
kế tốn thanh tốn khơng những chỉ có nhiệm vụ ghi chép mà còn phải chịu

trách nhiệm thu hồi nhanh các khoản nợ, tìm nguồn huy động vốn để trả nợ,
biết lường trước và hạn chế được rủi ro trong thanh tốn...Như vậy có thể nói

2


các nghiệp vụ thanh tốn có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của doanh
nghiệp góp phần duy trì sự tồn tại của doanh nghiệp. Để quản lý có hiệu quả
và tốt nhất các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói riêng và nền kinh
tế nói chung cần sử dụng các cơng cụ quản lý khác nhau trong đó có kế tốn
và đặc biệt là kế tốn thanh tốn.
Đối với một doanh nghiệp nói chung, vấn đề vốn để hoạt động sản xuất
kinh doanh là vô cùng quan trọng. Đối với một công ty hoạt động trong lĩnh
vực thương mại như công ty cổ phần thương mại LD Hà Nội thì yếu tố này lại
càng quan trọng hơn. Cơng ty hoạt động kinh doanh chủ yếu là cung cấp các
mặt hàng vật liệu xây dựng, do đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan
đến công nợ là rất nhiều. Giải quyết tốt vấn đề công nợ là một cách tích cực để
đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển .
Do đó việc giải quyết vấn đề cơng nợ ra sao để có thể quay nhanh đồng
vốn, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển là cả một chiến lược
mà tập thể Ban Giám Đốc công ty cổ phần thương mại LD Hà Nội đã và đang
hồn thiện .
Xuất phát từ nhận thức đó, em quyết định chọn đề tài “ Phân tích cơng
tác kế toán nợ phải thu khách hàng và thực trạng quản lý nợ phải thu tại
công ty cổ phần thương mại LD Hà Nội “ làm đề tài tốt nghiệp của mình.
1.2 Mục tiêu nghiên cứu
1.2.1 Mục tiêu chung
Tìm hiểu thực trạng cơng tác kế tốn nợ phải thu và quản lý công nợ
phải thu tại công ty CP thương mại LD Hà Nội. Trên cơ sở đó đề xuất một số
ý kiến nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn nợ phải thu khách hàng và quản lý nợ

phải thu tại công ty.

3


1.2.2 Mục tiêu cụ thể
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán nợ phải thu khách hàng và quản lý
nợ phải thu.
- Đánh giá thực trạng các khoản nợ phải thu khách hàng và quản lý nợ phải
thu tại công ty Cổ phần thương mại LD Hà Nội.
- Đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn nợ phải thu khách hàng và quản
lý nợ phải thu tại công ty.

1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
1.3.1. Đối tượng nghiên cứu
- Các quy định, điều lệ của công ty.
- Các chứng từ, tài liệu liên quan đến khoản nợ phải thu, các thông tin ở bảng
cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
- Các tài liệu, số liệu về tình hình nguồn vốn- tài sản, tình hình lao động của
công ty; các nghiên cứu khoa học trước đây về cơng tác kế tốn nợ phải thu
khách hàng và quản lý nợ phải thu.
- Phỏng vấn nhân viên trong công ty.

1.3.2. Phạm vi nghiên cứu
 Phạm vi về nội dung
Nghiệp vụ quản lý công nợ tập trung chủ yếu về quản lý các khoản phải thu
khách hàng do đó
Đề tài đi sâu vào nghiên cứu cơng tác hạch tốn kế tốn nợ phải thu và tình
hình thanh tốn các khoản nợ phải thu với khách hàng của công ty. Đề tài

4


khơng tìm hiểu, xem xét các khoản phải thu khác như: khoản phải thu nội bộ,
thuế GTGT đầu vào được khấu trừ...
 Phạm vi không gian
Đề tài được nghiên cứu trong phạm vi công ty CP thương mại LD Hà Nội,
số 19/536 phố Minh Khai, phường Vĩnh Tuy, quận Hai Bà Trưng, thành phố
Hà Nội.
 Phạm vi thời gian
+ Thời gian thực hiện đề tài: từ 13/01/2012 đến 30/05/2012
+ Thời gian nghiên cứu: năm 2009, 2010, 2011

5


PHẦN II

TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN
CỨU

2.1 Tổng quan tài liệu
2.1.1 Cơ sở lý thuyết
2.1.1.1 Khái quát chung về nợ phải thu trong doanh nghiệp
a. Bản chất của khoản nợ phải thu
Công nợ là biểu hiện mối quan hệ giữa chủ nợ, khách nợ thông qua một
hoặc nhiều đối tượng nợ. Chủ nợ và khách nợ có thể là những tổ chức kinh tế
hay những cá nhân có mối quan hệ làm ăn mua bán, trao đổi với nhau. Công
nợ bao gồm công nợ phải thu và công nợ phải trả trong đó cơng nợ phải thu
được theo dõi bên Tài sản của bảng CĐKT trong khi công nợ phải trả được

theo dõi bên Nguồn vốn.
Trong đó, nợ phải thu được xem là một loại tài sản của doanh nghiệp tính
dựa trên tất cả các khoản nợ của cơng ty chưa địi được, các khoản nợ chưa
đến hạn thanh toán, các giao dịch chưa được thanh toán cho doanh nghiệp. Nó
phát sinh trong q trình hoạt động của doanh nghiệp khi thực hiện việc cung
6


cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cũng như một số trường hợp khác liên quan
đến bộ phận vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng tạm thời như cho mượn
ngắn hạn, chi hộ cho đơn vị bạn hoặc cấp trên…Các khoản nợ phải thu được
ghi nhận như là tài sản của cơng ty vì chúng phản ánh các khoản tiền được
thanh tốn trong tương lai.
Nói cách khác, cơng nợ phải thu là số tài sản của đơn vị nhưng đang bị
các tổ chức hay tập thể, cá nhân khác chiếm dụng mà đơn vị có trách nhiệm
thu hồi. Những tài sản đó là những khoản phát sinh trong các hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp với các đối tác.
b. Đặc điểm
- Các khoản nợ phải thu bao gồm rất nhiều đối tượng từ khách mua, các
đơn vị nội bộ, nhân viên công ty, các tổ chức, nhà nước…khả năng và đặc
điểm thanh toán của từng khách hàng ở mỗi doanh nghiệp có sự đa dạng
khơng giống nhau.
- Độ lớn của các khoản Nợ phải thu trong doanh nghiệp thay đổi theo
thời gian, nó tùy thuộc vào tốc độ thu hồi nợ cũ, tạo nợ mới cũng như tác động
của nền kinh tế nói chung và nằm ngồi tầm kiểm sốt của doanh nghiệp.
- Trong công nợ phải thu, khoản nợ phải thu khách hàng thường chiếm tỷ
trọng lớn, rủi ro nợ phải thu khách hàng phụ thuộc vào khả năng tài chính và
uy tín nghề nghiệp của khách hàng.
c. Các khoản nợ phải thu trong doanh nghiệp
Nợ phải thu khách hàng: Là các khoản phải thu do doanh nghiệp bán

chịu hàng hóa sản phẩm, dịch vụ…Đây là một khoản chiếm tỷ trọng khá lớn
trong các khoản phải thu trong doanh nghiệp bởi hình thức trả chậm hoặc trả
góp để thu hút khách hàng.
Khoản trả trước cho người bán

7


Trả trước cho người bán là khoản tiền mà doanh nghiệp đặt trước cho người
bán để nhận hàng nhằm mục đích nhận chiết khấu từ nhà cung cấp, hoặc
nhằm mục đích đảm bảo nhận được hàng khi thị trường đang khan hiếm hàng
hố đó, khi nhà cung cấp có q nhiều đối tượng muốn mua hàng. Tuy nhiên
trong quá trình hoạt động ít doanh nghiệp đặt tiền hàng trước mà thường có xu
hướng chiếm dụng vốn của đối tác hơn.

Phải thu nội bộ
Phản ánh các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp đối với đơn vị cấp trên,
giữa các đơn vị trực thuộc trong một doanh nghiệp độc lập, các doanh nghiệp
độc lập trong Tổng công ty về các khoản vay mượn, chi hộ, trả hộ, thu hộ
hoặc các khoản mà doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp lên đơn vị cấp trên hoặc
đơn vị cấp trên cấp cho cấp dưới.
Tạm ứng
Là khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người tạm ứng để thực
hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hoặc giải quyết một công việc đã được phê
duyệt.
Thuế GTGT đã được khấu trừ
Là số tiền doanh nghiệp đã nộp cho nhà nước khi mua vật tư hàng hóa, dịch
vụ, TSCĐ để khi doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hóa thơng qua người bán
sẽ được khấu trừ hoặc được trả lại theo luật thuế GTGT hiện hành. Nó là một
khoản thu của doanh nghiệp đối với ngân sách Nhà nước, nó được thanh tốn

bằng cách khấu trừ vào số thuế GTGT phải nộp hoặc được hoàn trả.
Khoản phải thu khác
Là các khoản phải thu không thuộc các khoản phải thu trên, phát sinh từ các
hoạt động kinh tế nằm ngoài kế hoạch của doanh nghiệp. Cụ thể các khoản
8


phải thu khác bao gồm khoản thu do bắt bồi thường, khoản thu về khoản nợ
tiền hoặc vật tư có tính chất tạm thời, trị giá tài sản thuế chưa xử lý….

2.1.1.2 Phân loại các khoản nợ phải thu khách hàng của doanh nghiệp
Tuỳ theo khả năng thu hồi, thời gian thu hồi, hình thức bảo lãnh, khách
nợ thì các khoản phải thu khách hàng được phân ra như sau:
 Căn cứ vào khả năng thu hồi, phải thu khách hàng bao gồm:
Nợ có khả năng thu hồi: Đây là những khoản phải thu vẫn cịn hạn thanh
tốn và khách hàng vẫn đang hoạt động kinh doanh tốt. Những khoản phải thu
này có thể đem lại cho doanh nghiệp những mối quan hệ tốt với khách hàng là
động lực thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm.
Nợ khơng có khả năng thu hồi (nợ khó địi): đây là những khoản nợ đã
q hạn thanh tốn mà khách hàng vẫn khơng trả được hoặc những khoản nợ
mà doanh nghiệp sau khi thẩm định thấy khách hàng không thể trả được ngay
cả khi thời hạn thanh tốn vẫn cịn do khách hàng gặp phải một số những khó
khăn khơng thể thanh tốn.
 Căn cứ vào thời gian thu hồi, nợ phải thu bao gồm:
Nợ trong hạn: những khoản tiền hàng mà khách hàng chưa thanh tốn
cho doanh nghiệp nhưng vẫn cịn trong thời hạn qui định trong hợp đồng mua
bán thì được coi là những khoản phải thu trong hạn. Thời hạn qui định trong
hợp đồng được doanh nghiệp và khách hàng thoả thuận khi bắt đầu ký hợp
đồng mua bán trao đổi hàng hoá. Thời hạn này được qui định tuỳ theo từng
đối tượng khách hàng.

Nợ quá hạn: là những khoản nợ phải thu đã vượt quá thời hạn qui định
trả nợ trong hợp đồng trao đổi hàng hoá mà khách nợ vẫn chưa thanh toán tiền
cho doanh nghiệp. Đối với những khoản nợ này thì rủi ro khơng thu hồi được
9


nợ là rất cao do khi gần đến hạn thanh tốn thường doanh nghiệp sẽ có những
biện pháp thúc giục khách nợ thanh toán tiền hàng nhưng khách hàng vẫn
chưa thanh toán được khi thời hạn thanh toán đã hết chứng tỏ những khoản nợ
này có vấn đề và cần phải theo dõi để xử lý kịp thời.
 Căn cứ vào hình thức bảo lãnh, nợ phải thu bao gồm:
Theo hình thức này, doanh nghiệp khi trao đổi hàng hố việc thu tiền về
ngay hay còn cho đối tác nợ lại dựa trên uy tín của đối tác đối với doanh
nghiệp. Có hai hình thức nợ như sau:
Nợ có bảo lãnh: thường áp dụng với những khách hàng mới xuất hliện
trên thị trường mà doanh nghiệp chưa nắm được tình hình hoạt động kinh
doanh của nó; với những khách hàng mà đã từng có những dấu hiệu làm ăn
thua lỗ hay có những bằng chứng chứng minh khách hàng này thường hay
thiếu nợ với những đối tác khác trong kinh doanh. Với những khách hàng này
doanh nghiệp cần phải theo dõi sát sao quá trình hoạt động để kịp thời nắm bắt
tình hình và xử lý khi những khách hàng này có biểu hiện khơng bình thường
trong kinh doanh.
Nợ khơng có bảo lãnh: thường áp dụng với những khách hàng lâu năm
của doanh nghiệp; những khách hàng có uy tín trong hoạt động kinh doanh,
trong mối quan hê với đối tác. Đây là những khách hàng lớn khơng chỉ có uy
tín với doanh nghiệp mà cịn có uy tín với các doanh nghiệp khác trên thị
trường hoạt động của nó. Đối với những khách hàng như thế này, trong quan
hệ mua bán doanh nghiệp khơng cần địi hỏi phải có tài sản đảm bảo hay
những khoản cầm cố, bảo lãnh. Làm việc dựa trên uy tín như thế này sẽ giữ
được mối quan hệ hợp tác lâu dài, từ đó cũng sẽ làm tăng uy tín của doanh

nghiệp do doanh nghiệp có những đối tác rất uy tín trên thị trường hoạt động
kinh doanh.

10


2.1.1.3 Kế toán nợ phải thu khách hàng
a. Nguyên tắc hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng
Quan hệ thanh toán với khách nảy sinh khi doanh nghiệp bán vật tư,
hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ của mình theo phương thức trả trước, hoặc bán
trả chậm...Thông thường việc bán hàng theo phương thức trên chỉ xảy ra trong
các nghiệp vụ bán bn hàng hóa hoặc bán hàng của các đại lý của doanh
nghiệp.
Kế tốn trong q trình hạch tốn phải chú ý một số quy định hạch toán
sau:
- Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu,
theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài
hạn và theo dõi ghi chép theo từng lần thanh toán.
- Không phản ánh vào tài khoản 131 – phải thu khách hàng các nghiệp vụ
bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay.
- Những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc có số dư
Nợ lớn thì định kỳ cần tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát
sinh, đã thu hồi và số cịn nợ, nếu cần có thể u cầu khách hàng xác nhận nợ
bằng văn bản.
- Trong việc hạch toán chi tiết tài khoản 131, kế toán phải tiến hành phân
loại các khoản nợ, loại nợ: Loại nợ có thể trả đúng hạn, q hạn, nợ khó địi
hoặc khơng có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phịng
phải thu khó địi hoặc có biệ pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu khơng địi
được.
b. Chứng từ, số sách sử dụng

Các chứng từ được sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán trong hạch toán
các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng bao gồm:

11


Hợp đồng cung ứng hàng hóa, dịch vụ được lập khi diễn ra giao dịch
giữa công ty với đối tác kinh doanh, thể hiện thể hiện rõ những điều khoản mà
hai bên đã ký kết, bắt buộc người tham gia hợp đồng phải thực hiện.
Hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn thuế GTGT), phiếu thanh toán, phiếu
xuất kho do doanh nghiệp lập khi bán hàng hóa, dịch vụ.
Chứng từ thu tiền: phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng.
Biên bản đối chiếu công nợ giữa các đơn vị…
Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết bán hàng, sổ nhật ký bán hàng, sổ cái TK
131, sổ chi tiết theo dõi nợ phải thu theo từng đối tượng.
Trình tự hạch tốn
Việc hạch toán chi tiết theo sơ đồ sau:
Chứng từ
gốc

(1)

Sổ chi tiết
TK 131

(2)

Bảng tổng hợp chi
tiết TK 131

Sơ đồ 2.1. Hạch toán với người mua
(1): Căn cứ vào những chứng từ gốc kế toán chi tiết tiến hành ghi vào sổ
chi tiết cho khách hàng.
(2): Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với khách
hàng, bảng này sẽ dùng để đối chiếu với sổ cái TK 131.
c. Tài khoản sử dụng
Để phản ánh các khoản liên quan đến nợ phải thu khách hàng kế toán sử
dụng tài khoản 131 – Phải thu khách hàng để hạch toán các nghiệp vụ thanh
toán với người mua hàng.
Nội dung: Phản ánh biến động của các khoản nợ phải thu của khách hàng
được hình thành do quá trình bán chịu các loại sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
Kết cấu tài khoản 131 - Nợ phải thu khách hàng

12


TK 131
- Số tiền phải thu khách hàng do
bán chịu sản phẩm hàng hóa
chưa thu tiền

- Số tiền đã thu khách hàng
- Số tiền giảm trừ cho khách
hàng do chiết khấu, giảm giá
và bán hàng bị trả lại.
- Số tiền khách hàng ứng
trước cho doanh nghiệp.

- Dư Nợ: Số tiền còn phải thu
khách hàng hoặc chênh lệch số

tiền còn phải thu lớn hơn số tiền
khách hàng ứng trước

- Dư có: số tiền khách hàng
hiện đang ứng trước tiền hàng
nhưng chưa xuất dùng

Quy định:
Kế toán phải mở sổ theo dõi cho từng đối tượng khách hàng.
Phải theo dõi giá trị từng khoản nợ, thời gian phải thu hồi và số lãi phải
thu nếu có.
Khi khóa sổ phải khóa sổ chi tiết trước để xác định số dư của từng khách
nợ.
Không đối trừ bên nợ, bên có của TK 131 nếu khơng cùng đối tượng
thanh tốn.
Khơng đối trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả nếu không cùng một đối
tượng thanh tốn.
Ngồi TK 131 "phải thu khách hàng", để quản lý các khoản phải thu kế
tốn cịn phải sử dụng một số các tài khoản phải thu khác như: TK138 "phải
thu khác", TK 133 "thuế GTGT được khấu trừ", TK 136 "phải thu khác".

13


d. Trình tự hạch tốn một số nghiệp vụ chủ yếu: (Với doanh nghiệp tính
thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)
 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho người mua ghi:
Nợ TK 131 – Tổng giá thanh tốn
Có TK 511 – Giá trị chưa thuế
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

 Số tiền nhượng bán, thanh lý TSCĐ chưa thu được ghi:
Nợ TK 131 – Tổng giá thanh tốn
Có TK 711 – Thu nhập khác ( giá chưa có thuế GTGT )
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
 Trường hợp bán hàng bị khách hàng trả lại, người mua được chiết khấu
thương mại, ghi:
Nợ TK 531 – Hàng bán bị trả lại ( giá chưa thuế GTGT )
Nợ TK 521 – Chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331 – Thuế GTGT của phần hàng bán bị trả lại hoặc được
hưởng chiết khấu
Có TK 131 – Trừ vào số tiền phải thu khách hàng
 Căn cứ chứng từ xác nhận số hàng hóa được giảm giá cho khách hàng về
số hàng không phù hợp với quy cách, chất lượng hang hóa ghi trong hợp
đồng, ghi:
Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán ( giá chưa có thuế GTGT )
Nợ TK 3331 – Thuế GTGT của hàng giảm giá
Có TK 131 – Phải thu khách hàng
 Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng
hàng, ghi:
Nợ TK 152, 153, 156, 611 – Giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK131 – Phải thu khách hàng

14


 Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán
tiền mua hàng trước thời hạn quy định, ghi:
Nợ TK 111, 112 – Số tiền đã trả
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (số chiết khấu thanh tốn)

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
 Trường hợp phát sinh khoản thu khó địi thực sự khơng thể thu nợ được xử
lý xóa sổ, căn cứ biên bản xóa nợ, ghi:
Nợ TK 139 – Dự phịng phải thu khó địi ( số đã lập dự phịng )
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp ( số chưa lập dự phịng)
Có TK 131 – Phải thu khách hàng
Đồng thời ghi đơn bên Nợ TK 004 - “ Nợ khó địi đã xử lý “ nhằm tiếp
tục theo dõi trong thời hạn quy định để có thể truy thu người mắc nợ số tiền
đó.
Cuối niên độ kế toán, số dư nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ được
đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân
hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài
chính:
Nếu tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng đưa ra lớn hơn tỷ giá ghi
sổ TK 131 có gốc ngoại tệ thì số chênh lệch tỷ giá hối đoái ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đối
Nếu tỷ giá bình qn liên ngân hàng đưa ra nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ TK 131
có gốc ngoại tệ thì số chênh lệch tỷ giá hối đoái ghi:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đối
Có TK 131 – Phải thu khách hàng
Đối với những khoản phải thu khó địi đã xử lý xóa nợ nếu sau đó thu lại
được, kế tốn căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:
Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Có TK 711 – Thu nhập khá

15


Sơ đồ 2.2: Hạch toán tài khoản 131 – Nợ phải thu khách hàng

TK 131
TK 511(333)

TK 111, 112
Đặt trước tiền hàng

Bán hàng chưa thu tiền

TK 521, 531, 532, 635
TK 515
Thu hoạt động tài chính
Các khoản chiết khấu, giảm giá
Chưa thu được
cho khách
TK711
Thu nhập do thanh lý,
nhượng bán TSCĐ chưa thu
niền
TK111, 112

TK 331
Đối trừ nợ
(cùng đối tượng)

Các khoản chi hộ
TK 111, 112
khách hàng
Thu của khách hàng
TK 413
Chênh lệch tăng ngoại tệ

TK 139, 642

TK 004

Xóa sổ nợ
Đồng thời ghi
khó địi
2.1.1.4 Kế tốn nợ phải thu khó địi
16


Nợ phải thu khó địi là khoản nợ q hạn thanh toán ghi trong hợp đồng
kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh
nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được. Hoặc các khoản nợ phải thu
chưa đến hạn thanh tốn nhưng khách hàng nợ đã lâm vào tình trạng phá sản
hoặc đang làm thủ tục giải thể, bỏ trốn, mất tích…
Để tránh tình trạng biến động xáo trộn tình hình tài chính, doanh nghiệp
phải dự phịng cho số nợ phải thu khó địi này. Việc trích lập dự phịng cho các
khoản nợ phải thu khó địi được tiến hành vào cuối niên độ kế toán khi lập báo
cáo tài chính. Trên cơ sở các bằng chứng đáng tin cậy về khả năng thanh toán nợ
của khách hàng, kế toán sẽ xác định số dự phịng nợ phải thu khó địi cho niên độ
kế tốn sau.
a/ Phương pháp trích lập dự phịng:
Theo thơng tư số 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 của Bộ Tài Chính
hướng dẫn chế độ trích lập dự phịng và sử dụng tài khoản dự phòng.
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá
hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phịng cho từng khoản nợ khó địi,
kèm theo các chứng từ chứng minh là các khoản nợ khó địi. Trong đó:
 Đối với nợ phải thu q hạn thanh tốn, mức trích lập dự phịng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới

1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2
năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3
năm.
+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
 Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm
17


vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ
trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi
hành án hoặc đã chết… thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất khơng thu hồi
được để trích lập dự phòng.
b/ Chứng từ sử dụng
Các chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ
chưa trả, chứng từ tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được đến thời
điểm xử lý nợ bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp
đồng, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, đối chiếu công nợ. . .
Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa để làm căn cứ hạch tốn,
biên bản đối chiếu cơng nợ được chủ nợ hoặc khách nợ xác nhận hoặc bản
thanh lý hợp đồng kinh tế.
c/ Tài khoản sử dụng
TK 139 – Dự phịng phải thu khó địi
Nội dung: Phản ánh khoản lập dự phịng các khoản nợ phải thu khó địi để
hình thành một khoản dự phịng nhằm bù phần mất mát do nợ khó địi xảy ra.
Kết cấu:
TK 139
- Các khoản phải thu khó địi

- Số dự phịng các khoản phải

đã xử lý

thu khó địi cịn lại đầu kỳ.

-

Hồn nhập dự phịng vào

cuối niên độ kế tốn.

- Số dự phịng phải thu khó
địi tính vào chi phí sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp
Số dự phịng các khoản phải
thu khó đòi còn lại cuối kỳ
18


d/ Trình tự hạch tốn một số nghiệp vụ chủ yếu:
Nếu số dự phịng phải trích lập bằng số dư dự phịng nợ phải thu khó địi
thì doanh nghiệp khơng cần phải trích lập.
Nếu số dự phịng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phịng nợ phải
thu khó địi, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh
nghiệp phần chênh lệch, kế toán ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 139 – Dự phịng phải thu khó địi
Nếu số dự phịng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phịng nợ phải
thu khó địi, thì doanh nghiệp phải hồn nhập phần chênh lệch ghi giảm chi

phí quản lý doanh nghiệp, kế tốn ghi:
Nợ TK 139 – Dự phịng phải thu khó địi
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Các khoản nợ khó địi được xác định thực sự khơng thể địi, được phép
xóa nợ. Việc xác định các khoản nợ phải thu khó địi phải theo chế độ tài
chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xóa nợ phải thu khó địi, kế tốn ghi:
Nợ TK 139 – Dự phịng phải thu khó địi
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có 131 – Phải thu khách hàng
Có TK 138 – phải thu khác
Đồng thời ghi : Nợ TK 004 – Nợ khó địi đã xử lý
Sơ đồ 2.3: Hạch tốn tài khoản 139 – Dự phịng phải thu khó địi
TK 131,138

TK 139

TK 642

19


Xóa sổ nợ phải thu khó địi
(năm N+1)

Lập dự phịng
(cuối năm N)

TK 642

TK 642

Lập bổ sung

Điều chỉnh giảm dự phòng

(cuối năm N+1)

(cuối năm N+1)

2.1.1.5. Nội dung công tác quản lý nợ phải thu khách hàng tại doanh
nghiệp
Quản lý nợ phải thu là sự tác động của nhà quản lý doanh nghiệp lên các
đối tượng nợ một cách trực tiếp hoặc gián tiếp nhằm kiểm sốt, duy trì tình
hình tài chính của doanh nghiệp ở trạng thái ổn định, hạn chế nguồn vốn bị
chiếm dụng và tận dụng tối đa nguồn vốn chiếm dụng được nhưng phải đảm
bảo phù hợp để phát triển.
Do tính chất đa dạng về nội dung, đối tượng phải thu cũng như những rủi
ro có thể xảy ra nên cần phải quản lý và kiểm soát chặt chẽ tình hình nợ phải
thu này từ lúc phát sinh các giao dịch. Chính vì thế mà nhà quản trị tài chính
phải thường xuyên theo dõi các khoản phải thu để xác định đúng thực trạng
của chúng và đánh giá tính hữu hiệu của các chính sách thu tiền của doanh
nghiệp. Qua đó nhận diện những khoản tín dụng có vấn đề và thu thập những
tín hiệu để quản lý những khoản hao hụt.
a. Mục tiêu chủ yếu khi thực hiện quản lý công nợ phải thu:
 Đưa ra những chính sách hợp lý thúc đẩy q trình sản xuất, tiêu thụ
sản phẩm.
20