quy che lam viec to van phong

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (123.83 KB, 7 trang )

(1)<div class='page_container' data-page=1>

UBND THỊ XÃ PHƯỚC LONG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG THCS THÁC MƠ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /QĐ-THCSTM Thác Mơ, ngày 10 tháng 08 năm 2016

QUY ĐỊNH

NHIỆM VỤ CƠNG VIỆC CỦA TỔ VĂN PHỊNG

- Căn cứ thơng tư 12/2011/TT-BGD&ĐT ngày 28 tháng 3 năm 2011 về việc ban
hành Điều lệ trường THCS, THPT và trường PT có nhiều cấp học,

Hiệu trưởng trường THCS Thác Mơ phân công nhiệm vụ công việc của các cá
nhân trong tổ văn phòng như sau.

1. BẢO VỆ:

- Bảo vệ tài sản, bảo vệ an ninh, phịng chóng cháy nổ, bảo đảm an toàn cơ quan và giữ
gìn uy tín của nhà trường, của cán bộ, giáo viên và công nhân viên trong nhà trường.
- Thực hiện đúng nhiệm vụ được phân công, thực hiện nếp sống văn hóa nơi cơng sở,
phịng bảo vệ là nơi tiếp đón và hướng dẫn khách đầu tiên khi khách đến làm việc và
liên hệ công tác với nhà trường nên phải sắp xếp khoa học, đảm bảo vệ sinh sạch sẽ, gọn
gàng, không được tổ chức các sinh hoạt cá nhân trong phịng làm việc.

- Phải có mặt đúng nơi làm việc được quy định đối với nhân viên bảo vệ trong thời gian
quy định của ca trực. ( Sáng từ 6 giờ đến 12g; chiều từ 12 giờ đến 18g; Tối từ 18g đến
6g sáng hôm sau)

- Bồi thường vi phạm về vật chất: Bồi thường 100% giá trị tài sản trong trường hợp để
kẻ gian trộm cắp hoặc phá hoại.

- Tuyệt đối không cho học sinh ra cổng (trong giờ học) khi chưa được sự cho phép của

BGH hay của Giám thị trường.

- Kiểm soát mọi đối tượng ra vào Trường.

- Hướng dẫn khách đến liên hệ cơng tác với Trường, cụ thể:

+ Tìm hiểu một số thơng tin và nhu cầu của khách. Ví dụ: khách thuộc cơ quan, tổ
chức nào? cần gặp ai? liên hệ việc gì? đã hẹn trước hay chưa?...

+ Nếu nhận được sự đồng ý tiếp khách của lãnh đạo, đề nghị khách xuất trình giấy
chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân khác để vào sổ theo dõi và giữ lại; đồng thời
trao thẻ cho khách để vào làm việc trong trường. Trả lại giấy tờ cho khách và nhận lại
thẻ khi khách đã liên hệ xong công việc và ra khỏi trường.

- Kịp thời báo cáo với các cấp quản lý và cơ quan an ninh trên địa bàn khi gặp phải
những tình huống bất thường khó khăn và phức tạp để có biện pháp giải quyết.

- Đánh trống điều hành giờ giấc ra vào lớp theo đúng thời gian biểu của nhà trường
trong thời gian học sinh học tập.

- Thường xuyên tuần tra, canh gác các khu vực trong khuôn viên nhà trường để kịp thời
phát hiện những sự cố về điện, nước và bảo vệ trật tự, trị an, an toàn tài sản.

</div>
(2)<div class='page_container' data-page=2>

- Kiểm tra, tắt điện, quạt phòng học, chức năng và khóa các phịng học cuối buổi, cuối
ngày.

- Kiểm tra việc sử dụng tồn bộ hệ thống phịng học, phịng thí nghiệm; phịng học bộ
mơn; phịng máy vi tính, phịng kho, phòng làm việc, … và các thiết bị điện, nước của
các đơn vị, cá nhân và học sinh trong Trường.

- Tu sửa CSVC bị hư hỏng nhỏ, treo các băng rôn, bảng chữ khi nhà trường yêu cầu.
- Thực hiện những nhiệm vụ khác do BGH trường phân công.

- Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhà trường.
2. VĂN THƯ:

Nhân viên văn thư có những nhiệm vụ cụ thể sau:

- Nhận công văn đi, đến ghi vào sổ theo qui định và chuyển cho hiệu trưởng xử lý, giúp
hiệu trưởng lưu trữ công văn đi, đến. Các công văn đi và công văn đến được poto làm 2
bản gởi cho hiệu trưởng 01 bản và lưu giữ 01 bản. Cập nhật vào sổ ký nhận, giao cho
các bộ phận để thực hiện. Hằng ngày, vào trang điều hành của UBND thị xã, SGD và
trang điều hành của trường để lấy các loại văn bản, thông tin cần giải quyết. Theo dõi và
kịp thời báo cáo cho hiệu trưởng biết những cơng văn nào chưa hồn thành.

- Đánh máy các loại văn bản hành chính của trường khi được sự phân công của hiệu
trưởng và của các phó hiệu trưởng vào sổ đủ, đúng qui định và gửi đi nhanh, kịp thời,
đúng địa chỉ.

- Photo các loại tài liệu khi được sự phân công của hiệu trưởng ( phải có đề xuất photo
tài liệu được hiệu trưởng phê duyệt)

- Đề xuất mua sắm các loại văn phòng phẩm của nhà trường ( giấy in A4, giấy photo,
vpp ...) và phát cho GV, lãnh đạo nhà trường. Lưu ý tất cả việc mua sắm, photo tài liệu
phải có đề xuất được sự thống nhất của hiệu trưởngvà lưu giữ lại phiếu đề xuất để làm
hồ sơ quyết tốn sau này.

- Quản lí các loại con dấu của nhà trường, không được mang con dấu ra khỏi trường,
không để người khác sử dụng con dấu. Khơng được đóng dấu vào những chữ kí photơ
của hiệu trưởng hay phó hiệu trưởng. Khơng được đóng dấu khi chưa có chữ kí của lãnh

đạo nhà trường và khi trình kí phải có đầy đủ các thơng tin trên các loại giấy tờ cần kí.
Kiểm tra lại các loại văn bản khi trình kí ( nội dung, văn phong, chính tả...)

- Quản lí giấy giới thiệu, giấy công tác, ghi giấy giới thiệu, giấy công tác khi hiệu trưởng
yêu cầu. Ghi cụ thể số giấy giới thiệu, giấy công tác và cấp đúng người được BGH phân
cơng đi cơng tác.

- Hồn thành các báo cáo độ xuất, định kỳ đúng thời gian quy định.

- Quản lí các loại hồ sơ của học sinh và các loại giấy tờ liên quan đến học sinh ( Học bạ,
bằng tốt nghiệp, sổ điểm lớn, sổ cấp chứng nhận nghề, sổ đầu bài...)

- Ghi sổ đăng bộ, quản lý sổ gọi tên ghi điểm, học bạ tại văn phòng (lập sổ theo dõi ký
mượn hàng ngày), quản lý học bạ học sinh, sổ theo dõi và cấp phát văn bằng, sổ theo dõi
học sinh chuyển đi – chuyển đến.

- Các loại hồ sơ khi tham mưu lãnh đạo nhà trường kí cần phải đối chiếu với hồ sơ gốc
như sổ điểm, học bạ, dữ liệu tại máy tính... tránh để tình trạng sửa điểm tùy tiện.

</div>
(3)<div class='page_container' data-page=3>

- Hướng dẫn học sinh và phụ huynh học sinh thực hiện công tác chuyển đi và chuyển
đến, hướng dẫn điều chỉnh sai sót, cấp giấy chứng nhận hồn thành chương trình phổ
thơng khi phụ huynh học sinh yêu cầu, cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời.

- Thường xuyên kiểm tra các loại hồ sơ kịp thời, phát hiện những sai sót báo cáo cho
hiệu trưởng biết để giải quyết theo đúng qui chế.

- Sắp xếp hồ sơ khoa học, chính xác, có lịch làm việc cụ thể để tiện cho giáo viên, phụ
huynh và học sinh khi liên hệ công tác.

- Nghiên cứu cách ghi các loại hồ sơ và hướng dẫn giáo viên ghi đúng quy định. Đối với

từng loại sổ :

+Sổ đăng bộ: Ngay từ đầu năm học phải cập nhật toàn bộ số học sinh lớp 6 mới vào học
và ghi lớp mới của học sinh cũ chuyển lên lớp mới và điền đầy đủ các loại thông tin cần
thiết của sổ đăng bộ.

+Sổ gọi tên ghi điểm: thực hiện việc lưu giữ cẩn thận và khoa học theo từng năm học,
kiểm tra việc kí đóng dấu ở các năm học trước khi thực hiện việc lưu trữ.

+ Sổ học bạ: Quản lí sổ học bạ của học sinh, kiểm tra việc vào điểm, chữ kí của GVBM,
GVCN, thay mặt BGH đóng dấu đồng ý với GVCN và trình BGH kí vào đầu năm học.
Đối với học sinh bỏ học học bạ đó cần lấy ra và lưu vào vị trí năm học học sinh bỏ học.
Cuối năm học khi đã có kết quả kiểm tra hồ sơ chéo giữa các GVCN văn thư có trách
nhiệm kiểm tra xem GVCN đã sửa chữa những lỗi sai sót mà người kiểm tra đã phát
hiện hay chưa trước khi nhận học bạ

-Sổ cấp phát văn bằng, chứng chỉ: vào sổ cấp phát bằng với đầy đủ thông tin.

- Sổ đầu bài: lưu giữ theo quy định, hằng cuối mỗi học kì thu tất cả các sổ đầu bài của
tất cả các khối lớp và bảo quản theo năm học, đối với các lớp không nộp sổ đầu bài giáo
vụ cần báo cáo cho hiệu trưởng để có biện pháp xử lí.

- Sổ báo giảng của GV: lưu giữ theo quy định, hằng cuối mỗi học kì thu tất cả các sổ
của tất cả các giáo viên và bảo quản theo năm học.

- Quy định đối với việc rút hồ sơ học sinh: Người rút hồ sơ phải là người đứng tên trên
hồ sơ đó và phải có các loại giấy tờ chứng minh là đúng tên mình. Trường hợp người
đứng tên trên hồ sơ không thể đến rút được thì phải có giấy ủy quyền cho người đến rút
và người đến rút hồ sơ phải có giấy tờ chúng minh mình là người được ủy quyền. Khi
giao nhận bằng, hồ sơ học sinh giáo vụ phải ghi số chứng minh thư của người nhận vào

sổ cấp phát bằng.

- Đảm bảo hồ sơ và lưu trữ theo quy định.

- Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhà trường. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi HT
phân công.

- Thời gian làm việc

+ Buổi sáng: từ 7g30 đến 10g30
+ Buổi chiều: từ 13g30 đến 16g30
3. KẾ TỐN:

Kế tốn nhà trường có những nhiệm vụ sau:

</div>
(4)<div class='page_container' data-page=4>

các chế độ, chính sách cho CB-GV-NV. Hàng tháng, hàng quý quyết toán tất cả các
nguồn thu-chi và báo cáo với hiệu trưởng tình hình thu chi.

- Thường xuyên theo dõi các văn bản, thơng tin, các văn bản tài chính mới ban hành và
báo cáo kịp thời những công văn mới cho Hiệu trưởng.

- Có trách nhiệm hướng dẫn CBGVCNV trong nhà trường quyết tốn kinh phí đúng
theo quy định, nhanh chóng kịp thời.

- Ngay từ đầu năm khi có kinh phí được giao kế tốn phải lập dự kiến kế hoạch thu, chi
- Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ theo Nghị định 43 của chính phủ; Dự tốn thu chi
học phí, quỹ PHHS đúng quy định.

- Ngày 01 đến ngày 10 hàng tháng hoàn thành thủ tục chuyển kinh phí chi lương cho
CBGVCNV.

- Hướng dẫn GVCN thực hiện các chế độ chính sách cho học sinh kịp thời, đúng quy
định.

- Nộp nguồn học phí, BHYT học sinh và giáo viên cho các cơ quan liên quan đúng thời
gian quy định.

- Ngày 25 đến 30 hàng tháng cập nhật tài chính, tiền mặt, tài sản và báo cáo cho HT, và
phải có nhiệm vụ cung cấp cho Ban kiểm tra trường tình hình thu- chi các nguồn quỹ để
cơng khai trước tồn trường.

- Hàng tháng phải cơng khai tài chính của đơn vị, báo cáo qua các lần họp Hội đồng
hoặc báo cáo bằng văn bản niêm yết tại bản cơng khai tài chính nhà trường.

- Mọi sự mất mát chứng từ thất thoát công qũy do thiếu trách nhiệm, hoặc chi sai chế độ,
sai ngun tắc tài chính thì phải bồi thường và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

- Thực hiện đầy đủ hồ sơ kế toán theo quy định hiện hành.
- Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhà trường

- Thời gian làm việc

+ Buổi sáng: từ 7g30 đến 10g30
+ Buổi chiều: từ 13g30 đến 16g30
4. THƯ VIỆN:

- Quản lý các loại sách giáo khoa, sách tham khảo, truyện, báo, tạp chí v.v. theo đúng
nguyên tắc quản thư, nội quy thư viện.

- Kịp thời cung cấp các loại sách cho CB-GV-NV và HS có nhu cầu học tập, nghiên

cứu.

- Đề xuất mua bổ sung những đầu sách hay, chủ động làm thanh lý những đầu sách cũ,
khơng cịn sử dụng được.

- Giới thiệu những tài liệu, sách mới đến GV, HS. Riêng báo, tạp chí mới, khi nhận phải
gởi về phịng HT trước.

- Thực hiện kiểm kê định kỳ, báo cáo đầy đủ, kịp thời theo qui định. (kiểm tra đột xuất,
kiểm tra cuối mỗi học kỳ).

- Có sổ sách theo dõi, cập nhật thường xuyên tình hình cho mượn, nhập hoặc mua mới
các đầu sách. Nếu để thất thoát, hư hao, mất mát phải bồi thường.

- Mở sổ mượn đối với giáo viên cuối mỗi năm học phải tổng hợp tình hình và báo cáo
cho BGH.

</div>
(5)<div class='page_container' data-page=5>

người nhận phải ký nếu để xẩy ra tình trạng thiếu và thất thốt thì cá nhân phải chịu
trách nhiệm.

- Hàng tháng phải có kế hoạch hoạt động và báo cáo cho hiệu trưởng biết các vấn đề
thuộc trách nhiệm của mình.

- Giới thiệu sach1` theo chủ điểm mỗi tháng 1 lần.

- Tham mưu xây dựng thư viện và thực hiện để đạt thư viện xuất sắc.
- Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhà trường

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi hiệu trưởng phân công.
- Thời gian làm việc

+ Buổi sáng: từ 7g30 đến 10g30
+ Buổi chiều: từ 13g30 đến 16g30
5. Y TẾ:

- Giải quyết các trường hợp sơ cứu, xử lý ban đầu các bệnh thông thường (khi học sinh
đang học và tham gia các hoạt động khác tại trường). Sau khi xử lý ban đầu cần thông
báo để cha mẹ học sinh biết để gia đình tiếp tục giải quyết và chuyển lên cơ sở y tế
tuyến trên.

- Lên kế hoạch, phối hợp với trung tâm y tế trong việc phòng bệnh và chữa bệnh (y tế
học đường), phối hợp thu, quyết toán BHYT

- Tổ chức thực hiện các chương trình, bảo vệ, chăm sóc và giáo dục sức khỏe của ngành
y tế và giáo dục đào tạo triển khai trong năm học.

- Tuyên truyền phòng chống các bệnh tật học đường (cận thị, gù, vẹo cột sống, một số
bệnh thường mắc ở lứa tuổi học sinh). Hướng dẫn cán bộ, giáo viên, học sinh trong các
cơng tác phịng chống dịch bệnh, sốt rét,..., phịng chống các tệ nạn xã hội và thực hiện
công tác dân số kế hoạch hóa gia đình.

- Tham gia kiểm tra, xây dựng trường học (xanh - sạch - đẹp), an toàn vệ sinh.

- Thực hiện sơ kết, tổng kết, đánh giá tình hình sức khỏe học sinh, lập sổ sức khỏe,
phiếu khám sức khỏe định kỳ. Thực hiện thống kê, báo cáo về y tế trường học theo
quyết định của Bộ GDĐT, Bộ y tế.

- Cung cấp nước cho học sinh và các phòng ban trong nhà trường

- Thường xuyên kiểm tra VSATTP đối với căn tin nhà trường, có biện pháp nhắc nhở,

xử lý đối với một số mặt hàng không rõ nguồn gốc xuất xứ, quá hạn.

- Nghiệm thu lao động của các lớp

- Vận động cán bộ, GV, nhân viên tham gia hoạt động nhân đạo
- Có sổ sách cấp phát thuốc, theo dõi sức khỏe học sinh.

- Có kế hoạch khám sức khỏe cho CBGVNV -HS

- Hằng ngày kiểm tra tình hình vệ sinh của các lớp học và khu vực vệ sinh của học
sinh.

- Có kế hoạch, chủ động thực hiện các cuộc vận động phòng, chống dịch bệnh trong phạm vi
nhà trường đồng thời có ý thức tuyên truyền phòng, chống dịch bệnh tại địa phương.

- Phối hợp với Kế toán xây dựng kế hoạch mua sắm các trang thiết bị, thuốc chữa bệnh phù
hợp với yêu cầu chăm sóc sức khoẻ học sinh và tình hình cụ thể của nhà trường.

</div>
(6)<div class='page_container' data-page=6>

- Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhà trường. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi hiệu
trưởng phân công.

- Thời gian làm việc

+ Buổi sáng: từ 7g30 đến 10g30
+ Buổi chiều: từ 13g30 đến 16g30
6. ĐIỆN NƯỚC:

- Thực hiện kiểm tra và tu sửa kịp thời các sự cố về điện: Hỏng, mất an tồn, khơng
thẫm mĩ...

- Chuẩn bị đầy đủ loa, âm ly, micrơ cho các ngày lễ, mít tinh, họp PHHS ... của nhà
trường

- Chủ động kiểm tra các thiết bị điện kịp thời, tránh để xảy ra trường hợp chạm điện,
cháy nổ do sự cố về điện.

- Thường xuyên kiểm tra hệ thống nước trong nhà trường khơng để nước rị rỉ gây thất
thốt nước.

- Kịp thời tham mưu với BGH để có hướng giải quyết đối với các thiết bị điện nước bị
hỏng.

- Kiểm tra máy bơm và có hướng thay thế hoặc tu sửa nếu bị hỏng đảm bảo đủ nước
sinh hoạt cho toàn trường.

- Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhà trường

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi hiệu trưởng phân công.
- Thời gian làm việc

+ Buổi sáng: từ 7g30 đến 10g30
+ Buổi chiều: từ 13g30 đến 16g30
7. TẠP VỤ:

- Quét dọn vệ sinh phòng hiệu trưởng, phó hiệu trưởng vào đầu các ngày làm việc. Chịu
trách nhiệm lau chùi bàn ghế và rửa dọn cốc trong văn phòng phục vụ giáo viên.

- Đảm bảo tốt vệ sinh mơi trường (phịng làm việc, phịng họp, các khu vực vệ sinh của
giáo viên và học sinh), quét dọn cầu thang dã lầu A,B,C,D hàng ngày

- Đảm bảo nước uống vệ sinh an toàn, đẩy đủ cho cán bộ, giáo viên toàn trường. ( nước
chè xanh)

- Thu dọn gọn gàng, ngăn nắp phòng làm việc của cán bộ, giáo viên.
- Giữ tốt, dùng bền các đồ dùng, dụng cụ được nhà trường trang bị.

- Báo cáo kịp thời tình hình giữ vệ sinh của các bộ phận, thành viên trong nhà trường.
Chủ động khắc phục những việc trong khả năng có thể, kiến nghị kịp thời những vấn đề
nằm ngoài khả năng tự giải quyết của cá nhân.

- Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhà trường

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi hiệu trưởng phân công.
- Thời gian làm việc ( căn cứ theo nhiệm vụ quy định)
8. TỔNG PHỤ TRÁCH:

- Phụ trách công tác Đội thiếu niên nhà trường, các hoạt động phong trào của Đội
- Chịu trách nhiệm chính về cơng tác GD đạo đức học sinh.

</div>
(7)<div class='page_container' data-page=7>

- Đảm bảo đầy đủ hồ sơ sổ sách do cấp trên quy định.
- Tham mưu khen thưởng HS và các phong trào thi đua.
9. PHỔ CẬP:

- Mỗi đồng chí phụ trách một phường: đ/c Nghi PT phường Thác Mơ; đ/c Kế PT
phường Long Thủy

- Đảm bảo tốt công tác điều tra, lưu trữ hồ sơ phổ cập 2 phường theo đúng quy định.
- Cập nhật hồ sơ vào phần mềm.

- Vân động HS bỏ học quay trở lại lớp, Tham mưu mở lớp phổ cập

- Đảm bảo lịch trực và giàng dạy.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi hiệu trưởng phân công.
- Thời gian trực:

+ Buổi sáng: từ 7g30 đến 10g30
+ Buổi chiều: từ 13g30 đến 16g30

Trên đây là những quy định nhiệm vụ cơng việc của tổ văn phịng, kết quả cơng
tác sẽ là tiêu chí bình xét thi đua cuối kỳ, năm học. Quy định này được áp dụng trong
năm học 2016-2017 đề nghị các đồng chí trong tổ văn phòng thực hiện đúng theo quy
định này.

Nơi nhận:

- Ban Giám hiệu;
- Các tổ CM, VP;
- Lưu VT.

</div>