Soạn thảo trình chiếu bằng powerpoint

!
đào tạo
phương pháp soạn thảo tài liệu phù hợp
yêu cầu tiêu chuẩn iso 9001:2000
!
Mục đích - yêu cầu đối với hệ thống Tài liệu
Mục đích:
Là phương tiện để quản lý hệ thống chất lượng và nâng
cao hiệu quả hoạt động
Yêu cầu:
- Đơn giản:
* Vừa đủ, rõ ràng, ngắn gọn, có khả năng thực thi;
* Nguyên tắc KISS:
(Keep it simple and straightforward)
- Dễ kiểm soát
- Dễ truy tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng
- Có cấu trúc khoa học
!"
nguyên tắc thực hiện:
Cân đối giữa:
để:
- Hiểu kỹ vấn đề; và
- tránh dư thừa, l ng phíã
* Mức độ chi tiết của các Tài liệu phải tương ứng với năng
lực
* Tránh tình trạng quá nhiều tài liệu khi năng lực có thể
đảm bảo HTCL hoạt động hiệu quả.
Tài liệu của
Hệ thống
Quản lý
chất lượng

Năng lực nhân sự
PHÂN TíCH nhu cầu Về TàI LIệU
PHÂN TíCH nhu cầu Về TàI LIệU
PHÂN TíCH nhu cầu Về TàI LIệU
PHÂN TíCH nhu cầu Về TàI LIệU
Bao nhiêu tài liệu?
!#
nhận biết nhu cầu về tài liệu
Để biết một quy trình có thực sự cần thiết cho hoạt động
của đơn vị hay không và khi nào phải biên soạn một quy
trình ta có thể căn cứ trên:
- Yêu cầu của các cơ quan có thẩm quyền, yêu cầu của đối
tác hoặc của khách hàng
- Yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng
- Lĩnh vực hoạt động của đơn vị
- Mức độ ảnh hưởng của các quá trình đến kết quả hoạt
động của đơn vị
- Mức độ phức tạp của công việc hoặc hoạt động
- Mức độ sai lỗi của người thực hiện công việc
- Sự cần thiết cho việc đào tạo nhân sự mới
- Giá trị gia tăng mà tài liệu đem lại
!$


!

Phù hợp
Phù hợp
L ng phí,ã
quan liêu giấy tờ

Không phù hợp,
tài liệu không đảm
bảo hoạt động
có hiệu lực
của hệ thống
Tài liệu
nhiều,
chi tiết
Năng lực cao
Thấp
Nhận biết nhu cầu
Nhận biết nhu cầu
Nhận biết nhu cầu
Bao nhiêu tài liệu?
Bao nhiêu tài liệu?
Bao nhiêu tài liệu?
!%
Hoạch định cấu trúc tài liệu
(Các tài liệu và Sự kết nối giữa chúng)
Viện dẫn Tham khảo
Nhận biết nhu cầu
Nhận biết nhu cầu
Nhận biết nhu cầu
Nhận biết nhu cầu
Sổ tay chất lượng
Các Tài liệu tổ chức tự
xác định cần có (HƯớng dẫn,
tàI liệu kỹ thuật...)
Biểu mẫu
thủ tục và các kế

hoạch chất lượng
chính sách/ mục tiêu
!&
STCL
Thủ tục/
Quy định
HD/ Tiêu chuẩn
Tài liệu nội bộ
+

Tiêu chuẩn Việt nam

Tiêu chuẩn ngành

Yêu cầu của khách hàng

Quy định pháp luật

Sách tham kho/ hướng dẫn

Catalogue
.....
Tài liệu bên ngoài
cấu trúc hệ thống tài liệu
!'
Yêu cầu đối với Hệ thống tài liệu
- Là công cụ để định hướng và duy trì hệ thống chất lượng.

- Số lượng không hạn chế, tuỳ thuộc quy mô HTQLCL ( 7)
- Thuận tiện khi sử dụng (dễ truy cập, dễ bảo quản, dễ phân phối)

- Tất cả các tài liệu phải được phê duyệt trước khi sử dụng
1. Hình thức
- Thống nhất, dễ nhận biết
- Tên gọi rõ ràng, phản ánh được nội dung bên trong
- Đẹp mắt
- Chữ viết dễ đọc, có chia đoạn, phân chương, khuyến khích sử dụng h(nh nh.
- Sử dụng khổ giấy sao cho thuận tiện trong việc sao chụp và lưu giữ (A3)
2. Nội dung
- Tương ứng với các quá trình của HTQLCL
- Có sự nối kết giữa các tài liệu, nhưng tránh trùng lặp
- Phù hợp với hoạt động thực tế và đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001
- Mạch lạc, có logic, mang tính hỗ trợ (hướng dẫn ) cho người thực hiện công việc
- Linh hoạt, đảm bảo phù hợp với đa số các trường hợp
3. Ngôn ngữ
- Văn viết
- Từ ngữ phải phù hợp với văn hoá của tổ chức, phù hợp với đối tượng sử dụng tài liệu
!
Yêu cầu đối với một tài liệu trong Hệ thống tài liệu
1. Cấu trúc
- Mục đích
- Phạm vi áp dụng
- Tài liệu tham khảo
- Định nghĩa (nếu cần)
- Trách nhiệm và quyền hạn
- Nội dung chính (lưu đồ/ bảng tóm tắt + mô tả chi tiết)
- Các hướng dẫn/ phụ lục, biểu mẫu đi kèm
2. Hình thức trình bày
- Trang bìa (trang 1): biểu tượng c a t ch c ; loại tài liệu; tên tài liệu; m số; ký hiệu lần sửa ã
đổi; ngày ban hành; trang/tổng số trang ; bảng theo dõi sự sửa đổi ; mục lục ; các ô ký duyệt
; danh sách phân phối ; phân ghi chú/ nhắc nhở.

- Trang nội dung (trang 2 - n) : biểu tượng c a n v ; loại tài liệu ; tên tài liệu ; m số ; ký ã
hiệu lần sửa đổi ; ngày banhành ; trang/ tổng số trang
- Biểu mẫu : biểu tượng c a t ch c ; tên biểu mẫu ; m sốã ; trang/ tổng số trang (nếu cần)
3. Các dấu hiệu nhận dạng
- Loại tài liệu : sổ tay chất lượng, quy trình, hướng dẫn, tiêu chuẩn, ph ng ph ỏp th m
nh,..
- Tên tài liệu : (QT) kiểm soát hồ sơ, (HD)
!
Yêu cầu đối với một tài liệu trong Hệ thống tài liệu
- M số : chùm chữ và số dùng thay thế cho tên gọi của tài liệu, cho biết nguồn ã
gốc và vị trí của tài liệu đó trong hệ thống tài liệu của t ch c
- Lần sửa đổi : cho biết nội dung của tài liệu đ thay đổi bao nhiêu lần so với lần ã
ban hành đầu tiên, từ 0 đến n. Tài liệu mới nhất là tài liệu có lần sửa đổi lớn nhất.
- Ngày ban hành : ngày tài liệu được chính thức sử dụng và có hiệu lực
- Các ký hiệu hỗ trợ khác
Kiểm soát
đang sử dụng
Lỗi thời
Chỉ dùng cho dự án
......................................