Tổ chức, điều hành công việc hiệu quả

TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
Organizing & managing effective task
Phan khắc thành
Caỏp trửụỷng, chuựng ta laứ ai?
Cấp trưởng giữ 02 vai trò chủ chốt:
1. Nhà quản lý
2. Nhà lãnh đạo
Lãnh đạo vạch ra định hướng đúng đắn.
Quản lý đảm bảo định hướng đúng đắn được thực hiện.
ĐỊNH NGHĨA “LEADER” (NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU)
L (Learning - Học hỏi):
Họ chắc chắn phải học hỏi đƣợc rất nhiều điều từ những thất bại. Họ phải
trải nghiệm thất bại bởi họ luôn luôn hành động. Nhƣng, chính những thất
bại đó sẽ mang đến cơ hội thành công cho họ vì họ rút ra đƣợc kinh
nghiệm “xƣơng máu” cho mình.
E (Excitement - Sự sôi nổi, nhiệt huyết):
Họ luôn sôi nổi và nhiệt huyết với những tƣ tƣởng, tầm nhìn của mình và
có khả năng truyền những nhiệt huyết đó đến cho mọi ngƣời.
A (Asking – Biết đặt câu hỏi):
Họ luôn đặt ra những câu hỏi “Ai, khi nào, tại sao và điều gì xảy ra
nếu ”, thích nghi nhanh và quyết định về các đề án hành động khả thi
nhất.
D (Decisiveness - Quyết đoán):
Họ phải hành động, quyết đoán và chịu mọi trách nhiệm về các quyết định của
mình. Họ phải biết rõ những quyết định nào là cần thiết vì sự phát triển của
công ty.
E (Elevation – Khích lệ, khuyến khích):
Họ luôn biết cách làm phấn chấn tinh thần nhân viên. Họ hiểu rõ tập thể sở hữu
một sức mạnh to lớn. Họ luôn tìm kiếm những nhân viên tiềm năng, động viên,
khích lệ, khen thƣởng và thăng chức cho những con ngƣời xuất sắc đó.
R (Risk - Mạo hiểm):

Đôi khi họ sẽ đi ngƣợc với con đƣờng của đại đa số, nghĩ đến những điều
không ai nghĩ ra đƣợc và chia sẻ truyền thụ đến những ngƣời xung quanh. Nếu
đám đông không đồng ý, nhà lãnh đạo vẫn cƣơng quyết đeo đuổi ý tƣởng của
mình với niềm tin tuyệt đối. Nhà lãnh đạo giỏi là ngƣời biết chấp nhận rủi ro
và mạo hiểm.
ĐỊNH NGHĨA “LEADER” (NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU)
 Nhận thức về bản thân
 Khả năng phát triển quan hệ với ngƣời khác
 Khả năng xác định rõ những kỳ vọng
 Khả năng lập sơ đồ hoạt động để xác định nhu cầu lãnh đạo
 Khả năng xác lập đƣờng lối Lãnh đạo
 Khả năng phát triển ngƣời khác thành Lãnh đạo
 Khả năng xây dựng cơ sở để đạt cam kết
 Khả năng gây ảnh hƣởng để giành sự ủng hộ tự nguyện từ ngƣời khác
 Khả năng xây dựng môi trƣờng có tính khích lệ
Vinh dự cao cả nhất của họ không phải là không bao giờ thất bại mà là biết đứng
lên sau mỗi thất bại đó
CÁC KỸ NĂNG THIẾT YẾU CỦA NHÀ QUẢN LÝ/ LÃNH ĐẠO
Khối lượng công việc của phòng
Tính cách của từng nhân viên
Số lượng nhân viên trong phòng
PHẢI CĂN CỨ VÀO ĐÂU ĐỂ PHÂN
CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ?
„THẾ NÀO QUÁ TRÌNH? LÀM THẾ NÀO ĐỂ KIỂM SOÁT & VÌ SAO PHẢI
KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH (Qui trình)?
Thế nào là quá trình:
Là tập hợp các hoạt động có liên quan hoặc tương tác lẫn nhau để biến đổi
đầu vào thành đầu ra.
Làm thế nào để kiểm soát quá trình:
Để kiểm soát được các quá trình phải:

Xác đònh có những quá trình nào tại nơi làm việc
Mục đích của mỗi quá trình đó để làm gì?
Cách thức để kiểm soát quá trình đó thế nào
Phân công người chòu trách nhiệm theo dõi các quá trình nhằm đảm bảo
chúng được thực hiện theo đúng trình tự của các hướng dẫn liên quan.
Vì sao phải kiểm soát quá trình:
Nhằm đảm bảo hoặc loại bỏ sai sót “làm đúng ngay từ đầu là hiệu quả nhất”
Tại sao phải xây dựng qui trình làm việc?
Qui trình là chuẩn cứ, là tiêu chuẩn được tổ chức xác lập bằng văn bản
nhằm mục đích công bố chuẩn cứ làm việc để các cá nhân, các bên liên
quan của tổ chức cùng hiểu và thực hiện như nhau hoặc để biết và tham gia
giám sát thực hiện.
Nhìn từ một góc khác, làm việc thiếu qui trình đồng nghóa với việc làm việc
thiếu chuẩn cứ, thiếu cơ sở khoa học hay thiếu đònh hướng dẫn đến việc
thiếu tự tin trong công việc.
Việc thiết lập qui trình làm việc không chỉ giúp chúng ta làm việc có cơ sở
hơn, khoa học hơn hay tự tin hơn mà còn giúp chúng ta có cái nhìn tổng thể
hơn về công việc mình đang làm. Đây cũng là tiền đề cho các hoạt động
cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả lao động
Đó chính là lý do giải thích tại sao chúng ta cần xây dựng qui trình làm việc
a
ESH Awareness
Quá trình và kiểm soát quá trình
a
ESH Awareness
Quá trình và kiểm soát quá trình
Thieát laäp qui trình maãu?
Thieát laäp qui trình maãu?
Phaân coâng coâng vieäc
Phaân coâng coâng vieäc

 Chọn đúng người phù hợp để giao việc
 Đừng hỏi “đã hiểu chưa?”
 Xác định quyền hạn của người được giao việc
 Không can thiệp quá sâu vào công việc của nhân viên
 Nêu rõ mục tiêu và thời gian khi giao việc
 Theo dõi quá trình thực hiện
 Hướng dẫn, hỗ trợ kịp thời khi giao việc
 Học tập, rút kinh nghiệm với nhân viên được giao việc
Các điểm cần chú ý khi giao việc
BẠN THUỘC NHÓM NÀO?
A B
TÔI LÀM VIỆC
NHIỆT TÌNH VÌ
YÊU NGHỀ.
TÔI LÀM VIỆC
NHIỆT TÌNH VÌ
LƢƠNG CAO.
ẹANH GIA NAấNG LệẽC NHAN VIEN
Đánh Giá
Nhân Viên
B
E
C
D
A
a.Giúp nhân viên
điều chỉnh, sửa
chữa các sai lầm
b.Phát triển sự hiểu biết
công ty về các cơ hội và

hoạch định nghề nghiệp
c.Cung cấp các
thông tin phản hồi
cho nhân viên biết
mức độ thực hiện
công việc
e.Cung cấp thông tin
để làm cơ sở đào tạo,
trả lƣơng, khen
thƣởng, thuyên
chuyển,…
d.Tiêu Chuẩn
Cho Các Giá
Trị Đo Lƣờng
Xây dựng tiêu chẩn đánh giá hiệu quả công việc
A B
TễI LM VIC
NHIT TèNH Vè
YấU NGH.
ẹaựnh giaự naờng lửùc nhaõn vieõn
A B
TễI LM VIC
NHIT TèNH Vè
YấU NGH.
ẹaựnh giaự naờng lửùc nhaõn vieõn
MỘT SỐ NGUYÊN TẮC
TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC
Mutual Trust and Respect
Toân troïng & tin töôûng
Empowering People

Trao quyeàn
Positive Attitude
Naờng ủoọng, saựng taùo