Tài liệu Kỹ năng ủy thác công việc hiệu quả ppt

Kỹ năng ủy thác công việc hiệu quả
Để trở thành một nhà quản lý giỏi, để mục tiêu công việc mà bộ phận
của bạn có thể hoàn thành bạn không chỉ cần một đội ngũ nhân viên
giỏi hay bạn có đầy đủ những kỹ năng cá nhân. Muốn làm được điều đó
bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng ủy thác công việc hiệu quả.

Phân công công việc hiệu quả có nghĩa là bạn cần biết cách ủy thác công
việc cho những nhân viên có khả năng đồng thời tạo điều kiện, hỗ trợ và tạo
động lực giúp họ hoàn thành công việc được ủy thác.



Tại sao phải phân công nhiệm vụ: Dù bạn có ba đầu sáu tay, dù bạn là một
cá nhân kệt xuất cũng không bao giờ bạn có thể hoàn thành công việc của cả
bộ phận chỉ với sức của mình. Bạn chỉ có thể hoàn thành được mục tiêu
công việc của một nhà quản lý khi bạn biết cách phân công nhiệm vụ cho
nhân viên của mình. Các nhà quản lý thành công là người biết và tin tưởng
phân công công việc cho thành viên khác. Việc phân công nhiệm vụ hiệu
quả giúp bạn có nhiều thời gian hơn cho những công việc quản lý và hoạch
định, tránh việc bạn trở thành “Osin” cho những công việc của nhân viên.
Việc tin tưởng phân công nhiệm vụ cho nhân viên cũng sẽ giúp nhân viên
của bạn có động lực làm việc và cơ hội để phát triển trong tổ chức. Phân
công và ủy thác công việc hiệu quả là con đường thành công của các nhà
quản lý “thành công bằng sức của người khác”.

Quy trình phân công công việc: Để phân công và ủy thác công việc hiệu quả,
bạn cần tuân thủ theo quy trình 7 bước bao gồm: Tính toán trước những tình
huống có thể xảy ra khi phân công, Trao đổi với người có kinh nghiệm và
người được phân công, Xác định các yêu cầu công việc, Phân công cả những
công việc thú vị và không thú vị, Phân công toàn bộ công việc, Nêu rõ các
kỳ vọng cảu bạn về công việc và cuối cùng là hãy tin tưởng, hỗ trợ hết mình

với người được giao nhiệm vụ. Việc bạn nêu rõ mục đích, kỳ vọng của bạn
về công việc cũng như sự tin tưởng và hỗ trợ của bạn với người được phân
công bao nhiêu sẽ giúp bạn thành công bấy nhiêu khi ủy thác công việc.

Hướng dẫn nhân viên phát triển các kỹ năng: Không phải nhân viên nào khi
được phân công nhiệm vụ đã có đầy đủ các kỹ năng để hoàn thành công việc
được giao. Là nhà quản lý, ngay từ khâu dự trù các tình huống bạn đã cần
phải chú ý đến điều này. Khi phân công nhiệm vụ cho nhân viên của mình,
bạn cần thảo luận với họ và yêu cầu họ trang bị những kỹ năng cần thiết để
hoàn thành công việc. Bạn cũng sẽ là người hỗ trợ và cũng chính là người
kèm cặp nhân viên của mình những kỹ năng mà bạn có thế mạnh.

Đánh giá hiệu quả công việc bằng mô hình PERFORM: Phân công nhiệm vụ
với mục đích quan trọng nhất để nâng cao hiệu quả công việc của tổ chức.
Để đánh giá hiệu quả công việc được giao, bạn có thể áp dụng mô hình
PERFORM. Khi đánh giá công việc bạn của một nhân viên được ủy thác
bạn cần căn cứ vào:

F: Mục đích công việc được giao
E: Môi trường làm việc của nhân viên
R: Các nguồn lực hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc có đầy đủ không
F: Những phản hồi tích cực và không tích cực mà nhân viên đó nhận được
O: Vai trò của cá nhân đó trong tổ chức có được coi trọng?
R: Bản thân bạn có thường xuyên thực hiện các báo cáo và trao đổi với
người được giao nhiệm vụ hay không?

M: Bạn có làm tốt vai trò tạo động lực, vai trò hỗ trợ hoặc công việc bạn
phân công có thực sự phù hợp với khả năng người được giao.

Một phương pháp phân công nhiệm vụ hiệu quả, các hướng dẫn phát triển và

thực hiện công việc, phương pháp đánh giá phân công công việc hiệu quả sẽ
giúp các nhà quản lý làm tốt hơn vai trò của mình. Phân công và ủy thác
công việc hiệu quả sẽ giúp bạn trở thành một nhà quản lý thực thụ.