Quản lý cán bộ công ty đầu tư phát triển chè nghệ an

Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na
LờI M U

Ngày nay song song với quá trình phát triển công nghệ khoa học và kỹ
thuật ngành khoa học tính toán đà đóng vai trò quan trọng, nó đà đạt đ-ợc những
thành tùu khoa häc kü tht rùc rì. Nã chiÕm vÞ trÝ quan träng trong đời sống,
khoa học kỹ thuật, kinh doanh, quản lý… Công nghệ thông tin đã và đang xâm
nhập vào tất cả mọi lĩnh vực hoạt động của xó hi. Đi đôi với sự phát triển của
công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính thì việc xây dựng phần mềm ứng dụng ra
đời có tính chất quyết định đối với việc áp dụng ngành khoa học này. Trong đó
máy tính điện tử là một trong những cơng cụ đắc lực không chỉ giúp giảm nhẹ
nhân lực lao động mà cịn giúp thêm cho con người những cơng việc trước đây
chúng ta làm bằng thủ công rất vất vả và mất nhiều thời gian. Đặc biệt trong
công việc quản lý, các phần mềm quản lý đã thực sự đem lại lợi ích to lớn. Việc
đưa tin học vào ứng dụng để quản lý là một việc rất hữu ích, vì sẽ tiết kiệm được
thời gian, cơng sức, nhân lực, cho kết quả xử lý thơng tin chính xác và nhanh
chóng.
Đề tài “Quản lý cán bộ Cơng ty đầu tư phát triển chÌNghệ An” được
khảo sát và phân tích ti Công ty Đầu t- phát triển Chè Nghệ An. Đề tài cã thĨ
cho phép quản lý thơng tin cán bộ đang làm việc trong cơ quan, giúp Ban giám
đốc linh hoạt hơn trong công tác quản lý, thông tin liên quan đến cán bộ, phịng
ban, thơng tin về lên lương, dự báo lên lương, dự báo về hưu. Thực hin cỏc bỏo
cỏo tng kt v tỡm kim.
Mặc dù đà cố gắng tìm hiểu các yêu cầu đặt ra của đề tài, xây dựng một
ch-ơng trình phần mềm thiết thực. Nh-ng vì khả năng có hạn, do đó nội dung
của đề tài sẽ còn nhiều thiếu sót. Rất mong sự nhận xét, đánh giá của giáo viên
h-ớng dẫn, các thầy cô và các bạn.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của cô giáo TS.
Phan Lê Na, Công ty đầu t- phát triển chè Nghệ An, các thầy cô trong tổ Khoa

1
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na

học Máy tính, các thầy cô khoa CNTT cùng tất cả các bạn đà động viên, giúp đỡ
em rất nhiều trong quá trình thực hiện đề tài này.
Xin chân thành cảm ơn!
Vinh, tháng 5 năm 2010.
Nguyễn Lê Sao Mai

2
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na
MụC LụC
Trang

CHƯƠNG 1: Bài toán quản lý cán bộ ............................................... 5
1.1 Tổng quan về hệ thống hiện tại ................................................................... 5
1.2. Mô tả cơ cấu tổ chức của cơ quan .............................................................. 5
1.2.1 Các phòng, ban chức năng điều hành các hoạt động chung ................. 5
1.3. Hệ thống hiện tại của công ty:.................................................................... 6

1.4. Yêu cầu của hệ thống mới .......................................................................... 7
Ch-ơng 2: phân tích và thiết kế hệ thống ............................. 10
bài toán quản lý cán bộ ..................................................................... 10
2.1 Phân tích chung các chức năng của hệ thống ............................................ 10
2.1.1 Chức năng nghiệp vụ của hệ thống .................................................... 10
2.1.2 Chức năng quản trị hệ thống .............................................................. 10
2.1.3 Chức năng quản lý hồ sơ cán bộ......................................................... 11
2.1.4 Chức năng an toàn bảo mật hệ thống ................................................. 11
2.1.5 Chức năng thống kê, tổng hợp in ấn ................................................... 12
2.2 Cơ sở lý thuyết và ngôn ngữ lập trình ....................................................... 13
2.2.1 Các khái niệm cơ bản ......................................................................... 13
2.2.2. Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn ............................... 14
2.2.3.Khái niệm chỉ dẫn và khoá chỉ dẫn .................................................... 14
2.2.4. Mục tiêu và tính -u việt mô hình quan hệ ......................................... 15
2.3. Lựa chọn ngôn ngữ lập trình .................................................................... 15
2.4 Ph-ơng pháp phân tích .............................................................................. 16
2.5 Các chức năng cơ bản của hệ thống .......................................................... 18
2.6. Thiết kế các file dữ liệu ............................................................................ 23
Ch-ơng 3: ch-ơng trình quản lý cán bộ công ty đầu tphát triển chè nghệ an ....................................................................... 27

3
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na

3.1.Giao diện chính ch-ơng trình .................................................................... 27
3.2. Form cập nhật thông tin ........................................................................... 27

3.3. Form Quản lý l-ơng ................................................................................. 29
3.4. Form Tìm kiếm......................................................................................... 30
KếT LUậN ........................................................................................................ 32
TàI LIệU THAM KHảO ................................................................................ 33

4
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na

CHƯƠNG 1: Bài toán quản lý cán bộ

1.1 Tổng quan về hệ thống hiện tại
Trong sự nghiệp đổi mới của Đảng và Nhà n-ớc ta đặc biệt trong sự
nghiệp cải cách hành chính hiện nay khi luật cán bộ công chức của Đảng và Nhà
n-ớc đ-ợc ban hành, công tác quản lý cán bộ trở nên vô cùng quan trọng.
Hệ thống quản lý cán bộ Công ty Đầu t- phát triển Chè Nghệ An đ-ợc
phân cấp theo cơ chế tổ chức hành chính đến các đơn vị cơ sở. Căn cứ vào những
qui định chung của Nhà n-ớc, Ban giám đốc đ-a ra những qui chế cho từng
phòng ban tới các phân x-ởng. Khi có cán bộ mới về nhà máy phải nộp hồ sơ
cho phòng Tổ chức hành chính, phòng này phải kiểm tra lý lịch và những giấy tờ
liên quan ghi trong hồ sơ sau đó báo cáo với Ban Giám đốc. Sau khi Ban Giám
đốc phê duyệt, phòng Tổ chức hành chính sẽ phân công công việc cho cán bộ đó
theo chuyên môn. Hồ sơ cán bộ sẽ l-u lại trong tập hồ sơ của công ty. Khi có cán
bộ chuyển công tác thì hồ sơ về cán bộ đó đ-ợc đ-a vào tập hồ sơ l-u. Công ty
cũng dùng máy tính để hỗ trợ một phần trong công việc cập nhật và l-u trữ hồ sơ
cán bộ nh-ng hầu hÕt lµ dïng MicroSoft Office (Word, Excell).

Do cách quản lý hồ sơ như trên nên việc thống kê, tìm kiếm hồ sơ cán bộ
hoặc dự báo nhân sự, dự báo qu lng l rt khú khn
1.2. Mô tả cơ cấu tổ chức của cơ quan
Để thuận lợi cho việc hoạt động của mình, công ty đà chia nhỏ thành các
phòng khác nhau, mỗi phòng đảm nhận một công việc cụ thể.
1.2.1 Các phòng, ban chức năng điều hành các hoạt động chung
+ LÃnh đạo công ty:
- Tổng Giám đốc
- Phó Tổng Giám đốc
+ Phòng Tổ chức hành chính
- Tr-ởng, phó phòng TCHC

5
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na
- Văn th- l-u trử
- Bảo vệ
- Lái xe

+ Phòng Kế toán tài chính
- Tr-ởng, phó phòng KTTC
- Chuyên viên phòng KTTC
- Thủ quỹ
+ Phòng KH kỹ thuật nông nghiệp
- Tr-ởng, Phó phòng KHKTNN
- Chuyên viên khuyến nông

- Chuyên viên kế hoạch.
+ Phòng XDCB
- Tr-ởng, phó phòng XDCB Cơ khí
- Chuyên viên XDCB
+ Phòng Kinh doanh XNK
- Tr-ởng, phó phòng KDXNK
- Chuyên viên
+ Phòng kỹ thuật KCS
- Tr-ởng,phó phòng KCS
- Chuyên viên
1.3. Hệ thống hiện tại của công ty:
Hệ thống hiện tại làm việc đơn giản và dễ sử dụng, đà đáp ứng đ-ợc hầu
hết các yêu cầu của công việc, phù hợp với những ng-ời không thao tác thành
thạo với máy tính.
Tuy nhiên, tr-ớc một khối l-ợng lớn nhân viên cũng nh- các yêu cầu đặt
ra thì việc quản lý theo ph-ơng pháp đơn giản sẽ không thể đáp ứng đ-ợc, do đó
gặp rất nhiều khó khăn. Nó đòi hỏi phải có nhiều nhân lực, nhiều thời gian và

6
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na

công sức, mỗi nhân viên của cơ quan thì có một hồ sơ cho nên việc l-u trữ, tìm
kiếm, bổ sung, sửa đổi để đáp ứng yêu cầu không phải là dễ dàng.
Thông tin về mỗi cán bộ là rất nhiều bao gồm: Quá trình công tác, quá
trình đào tạo, khen th-ởng, kỉ luật hay thuyên chuyển công tác... Khi có yêu cầu

từ Ban lÃnh đạo, cán bộ của phòng tổ chức thực hiện nhiệm vụ tra cứu thông tin.
Công việc này mất rất nhiều công sức và thật rắc rối nếu sau một thời gian tìm
kiếm mà thông tin cần tìm lại không có hoặc ch-a có trong các tệp *.doc, *.xls
dùng để l-u trữ thông tin cán bộ. Đó là ch-a kể đến những tr-ờng hợp nhầm lẫn,
sai lạc thông tin. Việc báo cáo, thống kê th-ờng xuyên xảy ra và sẽ rất khó khăn,
phức tạp nếu muốn biết thông tin tổng hợp về từng cán bộ.
Nói chung, quản lý theo ph-ơng pháp nh- đà nói ở trên là không phù hợp
với tốc độ phát triển của nền kinh tế xà hội, làm mất rất nhiều thời gian và công
sức của cán bộ chuyên trách và nhân viên, ảnh h-ởng đến tiến độ công việc, có
thể dẫn đến sai sót. Vì vậy nên tổ chức lại hệ thống một cách khoa học cùng với
sự trợ giúp đắc lực của máy tính.
1.4. Yêu cầu của hệ thống mới
Hệ thống mới phải giải quyết đ-ợc những khó khăn nêu trên với sự trợ
giúp của máy tính, phải đảm bảo quản lý đầy đủ công việc không d- thừa dữ
liệu, có đầy đủ chức năng quản lý hồ sơ, quản lý l-ơng cho cán bộ và tìm kiếm,
thống kê, dự báo các thông tin.
Hồ sơ cán bộ bao gồm những chỉ tiêu sau:
* Các thông tin cơ bản
- MÃ cán bộ
- Họ và tên
- Giới tính
- Ngày sinh
- Nơi sinh
- Địa chỉ
- Dân tộc

7
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1

Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na
- Tôn giáo
- Phòng ban
- Chức vụ
- Ngày biên chế

* Các thông tin về tiền l-ơng
- MÃ cán bộ
- Tháng, năm
- Ngày h-ởng
- MÃ phòng ban
- Phụ cấp chức vụ
- Tạm ứng
- Th-ởng
- Tổng l-ơng
* Các thông tin quan hệ gia đình
- Họ tên vợ hoặc chồng
- Năm sinh vợ hoặc chồng
- Nghề nghiệp vợ hoặc chồng
* Thông tin về trình độ chuyên môn nghiệp vụ
- Thạc sĩ
- Đại học
- Cao đẳng
- Trung cấp
- Công nhân kỹ thuật
* Thông tin về Ban giám đốc, phòng ban.
Khi có yêu cầu nhập các thông tin mới hoặc chỉnh sửa thông tin, hệ thống
phải kiểm soát đ-ợc tính đúng đắn của dữ liệu nhập vào. Khi có yêu cầu làm báo

cáo, lập danh sách cán bộ, bảng l-ơngthì các thông tin phải đ-ợc in ấn từ máy
tính với các dữ liệu đ-ợc lấy hoặc thống kê từ cơ sở dữ liệu.

8
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê ThÞ Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na

Khi hồ sơ đà l-u vào máy tính phải th-ờng xuyên cập nhật những thông
tin mới của cán bộ nh- : thay đổi chức vụ, cấp bậc, mức l-ơng, Toàn bộ dữ
liệu này là thông tin sơ cấp để l-u trữ trong cơ sở dữ liệu. Khi nhận yêu cầu cung
cấp thông tin thì hệ thống có thể nhanh chóng tra cứu và kết xuất thông tin để
đáp ứng yêu cầu. Thời gian giải quyết bất kỳ yêu cầu nào đều phải là tối thiểu,
nhanh chóng. Hệ thống phải luôn đảm bảo an toàn về dữ liệu, hạn chế tối thiểu
những sai sót về thông tin trong quá trình sử dụng.
Trong những năm gần đây máy tính với tốc độ xử lý cao giá thành rẻ nên
khả năng ứng dụng máy tính vào công tác quản lý ngày một nhiều hơn. Đôi khi
hình ảnh cũng đ-ợc áp dụng vào hệ thống và cũng đem lại hiệu quả cao. Việc áp
dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý cán bộ cũng đ-ợc nhiều ng-ời
quan tâm và cũng có nhiều nghiên cứu về vấn đề này. Nó đà phần nào tin học
hoá công tác này từ công việc văn phòng đến phân tích xử lý, thu thập l-u trữ và
in ấn thông tin.

9
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1

Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na

Ch-ơng 2: phân tích và thiết kế hệ thống
bài toán quản lý cán bộ
2.1 Phân tích chung các chức năng của hệ thống
2.1.1 Chức năng nghiệp vụ của hệ thống
Chức năng chính của quản lý cán bộ là quản lý con ng-ời thông qua việc
xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ. Để giải quyết bài toán ta đi từ chức năng tổng
quát phân rà thành các chức năng nhỏ hơn.
Để thực hiện tốt các chức năng nghiệp vụ thì hệ thống cần có một cơ chế
kiểm soát chặt chẽ đảm bảo tính an toàn bảo mật dữ liệu đ-ợc l-u trữ. Muốn vậy
cơ sở dữ liệu hệ thống có tính pháp lý cao dựa trên các qui chế đà đ-ợc ban
hành.
2.1.2 Chức năng quản trị hệ thống
Chức năng quản trị hệ thống nhằm đảm bảo an toàn cho hệ thống. Hệ
thống muốn làm việc tin cậy và an toàn phải có biện pháp ngăn ngừa nguy cơ
dẫn đến h- hỏng mất mát thông tin hoặc khôi phục đ-ợc nhiều nhất thông mà
nó quản lý khi xảy ra các sự cố bất khả kháng.
Bên cạnh đó việc cập nhật, l-u trữ một cách khoa học có hệ thống, các dữ
liệu có tính pháp lý đ-ợc sử dụng rộng rÃi thống nhất trong toàn bộ hệ thống,
nh- các dữ liệu về cán bộ bao gồm: quá trình đào tạo, quá trình công tác, chức
vụ, l-ơng...là một điều kiện không thể thiếu để hệ thống hoạt động tin cậy và an
toàn.
Các loại dữ liệu có tính pháp lý đ-ợc sử dụng rộng rÃi thống nhất trong
toàn bộ hệ thống nh- các dữ liệu về cán bộ. Việc thay đổi các dữ liệu sẽ làm thay
đổi nguyên tắc xử lý, kết xuất dữ liệu thứ cấp của hệ thống đ-ợc gọi là dữ liệu hệ
thống. Dữ liệu hệ thống phải đ-ợc cơ quan có thẩm quyền phê chuẩn, đ-ợc l-u
trữ một cách khoa học, có hệ thống trong cơ sở dữ liệu. Nên có một thành viên

sử dụng duy nhất, một hay một số nhân viên do phân công của lÃnh đạo đ-ợc
phép cập nhật chịu trách nhiệm về tính chính xác về nội dung và thời điểm áp

10
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na

dụng của dữ liệu hệ thống, ng-ời sử dụng khác chỉ đ-ợc phép tham chiếu tới dữ
liệu này .
2.1.3 Chức năng quản lý hồ sơ cán bộ
Quá trình quản lý hồ sơ cán bộ phải đảm bảo các yêu cầu: Cập nhật, l-u
trữ hồ sơ cán bộ, tổng hợp báo cáo khi có yêu cầu của lÃnh đạo. Qui tắc quản lý
đ-ợc xây dựng căn cứ vào qui định, qui chế tại từng thời điểm cụ thể phối hợp
công việc của ng-ời quản lý bằng cách xây dựng qui tắc công việc theo qui trình
làm việc thật. Sự phân chia công việc các dữ liệu đang quản lý của hệ quản lý
cán bộ cho các công cụ chuẩn của ứng dụng. Nên dùng một số phần mềm thông
th-ờng nh- duyệt Web để truy cập tới dữ liệu tự động kết xuất các dữ liệu thứ
cấp quá trình quản trị dữ liệu .
Chức năng cập nhật hồ sơ có nhiệm vụ cập nhật các dữ liệu về hồ sơ cán
bộ vào cơ sở dữ liệu và tổ chức l-u trữ chúng nh- dữ liệu sơ cấp phục vụ cho
công việc của các chức năng khác. Do tính chất tạo dữ liệu sơ cấp của hệ thống,
chức năng này đòi hỏi ng-ời thực hiện phải là ng-ời có trách nhiệm và có
chuyên môn nghiệp vụ theo yêu cầu của công việc. Ch-ơng trình ứng dụng phải
đáp ứng đ-ợc các yêu cầu nh-: Giao diện với ng-ời sử dụng, có cấu trúc rõ ràng
tiện lợi, có thể thao tác nhanh và có cơ chế hỗ trợ ng-ời dùng kiểm tra dữ liệu
đ-ợc đ-a vào. Việc cập nhật dữ liệu phải chính xác, đầy đủ thông tin và phải

phân quyền cụ thể.
Thông tin rất quan trọng, nó là cơ sở khoa học để xây dựng kế hoạch và
ch-ơng trình hành động. Ng-ời quản lý th-ờng mất rất nhiều thời gian và công
sức song nhiều khi hiệu quả lại không cao nếu công tác quản lý cán bộ không
đáp ứng đủ thông tin đồng thời các cấp lÃnh đạo có thể có những quyết định
không chính xác vì thiếu thông tin hoặc thông tin không chính xác về nhân sự.
Hồ sơ cán bộ phải cập nhật l-u trữ trong nhiều năm thì mới có thể đầy đủ thông
tin để theo dõi và phân tích đối t-ợng quản lý.
2.1.4 Chức năng an toàn bảo mật hệ thống

11
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na

Đối với một ứng dụng liên quan đến các cơ sở dữ liệu hỏi những thông tin
mà nó quản lý phải đ-ợc bảo vệ chắc chắn. Có hai loại nguy cơ dẫn đến h- hỏng,
mất mát thông tin là: nguy cơ từ sự cố kỹ thuật nh- hỏng hóc về phần cứng, giá
mang thông tin (từ đĩa mềm), hỏng đ-ờng truyền thông của mạng...; nguy cơ làm
sai lạc thông tin từ những ý ®å xÊu, tõ sù sư dơng sai qui ®Þnh hay thiếu hiểu
biết. Đây là những nguy cơ không thể tránh khỏi đối với mọi hệ thống.
Việc hạn chế tối đa mức thiệt hại do nguy cơ sự cố kỹ thuật gây ra đ-ợc
gọi là công tác an toàn của ứng dụng. Công việc phòng chống nguy cơ phá hoại,
ăn cắp hoặc làm hỏng thông tin do sử dụng sai mục đích đ-ợc gọi là công tác
bảo mật. Ng-ời đảm nhiệm chức năng này đ-ợc gọi là ng-ời quản trị hệ thống
phải là ng-ời có kiến thức tin học cơ bản và có hiểu biết về hệ thống.
Để đảm bảo an toàn, dữ liệu hệ thống và dữ liệu sơ cấp trong cơ sở dữ liệu

phải đ-ợc sao l-u, l-u trữ định kỳ ra các công cụ l-u trữ (đĩa mềm, đĩa CD) và
bảo quản tại nơi an toàn. Hệ thống phải có công cụ trợ giúp cho ng-ời quản trị
hệ thống đễ dàng sao dẽ liệu cần thiết trên.
Để thực hiện bảo mật dữ liệu ch-ơng trình phải cho phép ng-ời quản trị
hệ thống tạo lập các kiểm soát đối với ng-ời dùng, trong đó có phân biệt quyền
truy nhập rõ ràng với các mức độ -u tiên khác nhau đối với các thành viên sử
dụng hệ thống. Đăng nhập các thông tin về ng-ời sử dụng, phân quyền sử dụng
hợp pháp làm việc với hệ thống. Mức phân quyền tuỳ thuộc vào mức độ ng-ời sử
dụng đ-ợc phép truy cập đến đâu trong số các dữ liệu mà hệ thống l-u trữ, mức
độ sử dụng các dữ liệu đó. Các thông tin về ng-ời dùng, các xử lý đ-ợc phép của
ng-ời dùng sẽ đ-ợc dùng, đ-ợc l-u trữ một cách có hệ thống cơ sở dữ liệu đặc
tr-ng.
2.1.5 Chức năng thống kê, tổng hợp in ấn
Chức năng này luôn phải đ-ợc tiến hành th-ờng xuyên trong công tác quản
lý cán bộ ở mọi cấp đặc biệt ở đơn vị cấp cao hay đơn vị có số l-ợng nhân sự lớn.
Việc cung cấp thông tin về một con ng-ời là một nhu cầu th-ờng xuyên đ-ợc đặt
ra ở mọi cấp quản lý. Vì thế hệ thống phải đáp ứng đ-ợc yêu cầu này mặc dù ở

12
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na

các cấp cơ sở thông tin về các cán bộ trong đơn vị đặt ra không đáng kể. Tuy vậy
có một cơ chế quản lý cán bộ tốt sẽ hỗ trợ rất nhiều trong công tác chuyên môn
nghiệp vụ của đơn vị và đặc biệt xây dựng các báo cáo theo yêu cầu của cấp
trên.

ở cấp càng cao nhu cầu thông tin càng lớn không chỉ về số l-ợng mà cả về
chủng loại thông tin. Do đó đòi hỏi bộ máy quản lý phải đ-ợc tổ chức một cách
khoa học và hoạt động có hiệu quả cao. Đặc biệt phải tổ chức thành hệ thống
thống nhất đến cấp cơ sở . Yêu cầu đối với chức năng này là dữ liệu phải nhanh
chóng, chính xác và đầy đủ. Muốn vậy chức năng này phải xây dựng ở mọi nơi
sử dụng ch-ơng trình và phải thống nhất trong toàn bộ hệ thống .

2.2 Cơ sở lý thuyết và ngôn ngữ lập trình
2.2.1 Các khái niệm cơ bản
C s d liu l mt tp hp các bảng dữ liệu có quan hệ với nhau sao
cho cấu trúc của chúng cũng như các mối quan hệ bên trong giữa chúng là tách
biệt với chương trình ứng dụng bên ngoài, đồng thời nhiều người dùng khác
nhau cũng như nhiều ứng dụng khác nhau có thể cùng khai thác và chia sẻ một
cách chọn lọc lúc cần.
Thực thể là hình ảnh cụ thể của một đối tượng trong hệ thống thông tin
quản lý. Một thực thể xác định Tên và các thuộc tính.
Thuộc tính là một yếu tố dữ liệu hoặc thông tin của thực thể ấy. Lớp thực
thể là các thực thể cùng thuộc tính.
Lược đồ quan hệ là tập các thuộc tính của một quan hệ. Lược đồ một
quan hệ gồm các thuộc tính của thực thể cùng với các mệnh đề ràng buộc.
Ví dụ: Lược đồ một quan hệ
R = <x, w> = ( A1:D1,A2:D2, .., An :Dn , M)
Trong đó: R là một lược đồ quan hệ
Ai : tên thuộc tính

13
Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na
Di : min xác định của thuộc tính
M : mệnh đề ràng buộc

Nội dung của một lược đồ quan hệ gọi là các bộ.
Các phép tốn tối thiểu:
- Tìm kiếm dữ liệu theo tiêu chuẩn đã chọn, không làm thay đổi trạng thái cơ sở
dữ liệu.
- Thay đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu.
- Thay đổi nội dung cơ sở dữ liệu.
- Xử lý, tính tốn trên cơ sở dữ liệu.
2.2.2. Kh¸i niƯm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn
- Mt thuc tính gọi là phụ thuộc vào các thuộc tính khác khi giá trị của
thuộc tính này phụ thuộc vào giá trị của thuộc tính kia. Sự phụ thuộc này có thể
là gián tiếp hay trực tiếp.
- Một quan hệ bao giờ cũng có một nhóm thuộc tính mà giá trị của chúng
qui định giá trị của các thuộc tính khác, nhóm thuộc tính đó gọi là khố.
- Với một quan hệ tuỳ vào các phụ thuộc của các thuộc tính vào khố có
trong đó mà ta phân chia các quan hệ đó thành các dạng chuẩn khác nhau. Các
dạng chuẩn cơ bản:
* Dạng chuẩn 1
* Dạng chuẩn 2
* Dạng chuẩn 3
Các dữ liệu lưu trữ dưới dạng chuẩn 3 tránh được hiện tượng dư thừa dữ
liệu, tạo cho dữ liệu có tính độc lập cao. Các quan hệ nếu chưa ở dạng chuẩn 3
sẽ được phân rã thành các quan hệ nhỏ hơn có dạng chuẩn 3.
2.2.3.Kh¸i niƯm chØ dÉn và khoá chỉ dẫn
cú th tỡm kim thụng tin nhanh theo một tiêu chuẩn nào đó chúng ta
tạo ra các thơng tin chỉ dẫn theo tiêu chuẩn đó. Các thơng tin chỉ dẫn là các

thơng tin giúp ta tìm kiếm dữ liệu nhanh. Các thông tin này gọi là khoỏ ch dn.

14
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na

Khoỏ ch dn có thể là 1 trường hoặc nhiều trường trong trường hợp này phải chỉ
ra thứ tự. Với cách tạo ra khố theo tiêu chuẩn nào đó ta có thể tìm kim d liu
nhanh theo tiờu chun ú.
2.2.4. Mục tiêu và tính -u việt mô hình quan hệ
- Cho mt lc đồ dữ liệu dễ sử dụng, mơ hình đơn giản, người dùng
không cần biết cấu trúc vật lý của dữ liệu. Tiện lợi cho người dùng cuối không
chuyên tin học.
- Tăng cường tính độc lập của dữ liệu, đặc biệt là độc lập vật lý.
- Cho một khả năng có một ngôn ngữ thao tác bậc cao.
- Tối ưu việc tìm kiếm dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, hệ quản trị tự tìm cách
truy nhập.
- Cải thiện nâng cao tồn vẹn dữ liệu và bảo mật dữ liệu.
- Có thể phục vụ cho nhiều chương trình ứng dụng.
- Có cơ sở toán học phong phú chắc chắn:
* Lý thuyết quan hệ
* Dạng chuẩn có độ bền vững và đầy thụng tin
2.3. Lựa chọn ngôn ngữ lập trình
Do tớnh chất của cơ sở dữ liệu của bài toán chương trình này sử dụng
ngơn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 trong việc tạo giao diện và lập chương trình
chính, kết hợp với Microsoft Access 2003 tạo cơ sở dữ liệu. Visual Basic là

ngơn ngữ lập trình thơng dụng trên Windows. Visual Basic 6.0 hỗ trợ quản lý
Cơ sở dữ liệu và Internet, đặc biệt là quản lý cơ sở dữ liệu.
Visual Basic có nhiều tính năng mới. Các điều khiển mới cho phép ta viết
các chương trình ứng dụng kết hợp các giao diện, cách xử lý và tính năng của
Office 97 và trình duyệt Web Internet Explorer.
Mặt khác, khi dùng Visual Basic sẽ tiết kiệm thời gian và công sức so với
các ngơn ngữ lập trình khác khi cài đặt, lập các chương trình quản lý.

15
Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na

Visual Basic gn liền với khái niệm lập trình trực quan (Visual), nghĩa là
khi thiết kế chương trình ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao
diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so với các ngơn ngữ lập
trình khác, Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng về màu
sắc, kích thước và hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng.
Bên cạnh đó, Visual Basic cịn hỗ trợ tính năng kết nối môi trương dữ liệu
Access, SQL,...Việc liên kết dữ liệu có thể thực hiện bằng nhiều cách. Trong đó
thiết kế DataEnvironment là một điểm mới trong VB 6.0. Nó dùng để quản lý
một cách trực quan việc kết nối một cơ sở dữ liệu. Nghĩa là khi ta có một thiết
kế DataEnvironment trong ứng dụng thì ta có thể quản lý tất cả các thông tin gắn
liền với kết nối ở một nơi, chứ không phải như những kỹ thuật cổ điển nhúng
thông tin kết nối trong CSDL trong chương trình.
Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tác với người sử
dụng chạy trên môi trường Windows, nó tăng thêm sức mạnh trong cơng tác tổ

chức và tìm kiếm thơng tin. Các qui tắc kiểm tra dữ liệu, giá trị mặc định, khuôn
nhập dữ liệu... của MS Access hoàn toàn đáp ứng yêu cầu. Khả năng kết nối và
cơng cụ truy vấn mạnh của nó giúp ta tìm kiếm thơng tin một cách nhanh chóng.
Với các ưu điểm này, tác giả đã lựa chọn VB 6.0 để thực hiện Chương
trình "Quản lý cán bộ Cơng ty đầu tư phát triển chè Nghệ An", là chương trình
quản lý cơ sở dữ liệu (lưu trữ, tra cứu...) của cán bộ công nhân viên của Công ty
đầu tư phát triển chè Nghệ An. Toàn bộ cơ sở dữ liu c lu tr trong
Microsoft Access .
2.4 Ph-ơng pháp phân tÝch
Đây là chương trình quản lý thực hiện tin học hoá vào trong lĩnh vực quản
lý cán bộ mà trước đây vẫn thường quản lý theo lối thủ công. Cơ sở dữ liệu của
bài tốn này được phân tích và thiết kế theo phương pháp MERISE (Methode
pour Rassembler les Idees Sans Effort: Các phương pháp để tập hợp các ý tưởng
khơng cần cố gắng ).

16
Sinh viªn thùc hiƯn: Ngun Lª ThÞ Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na

Mt s mt mạnh của phương pháp Merise là có cơ sở khoa học vững
chắc, hiện tại nó là một trong những phương pháp phân tích được dùng nhiều
nơi khi phải phân tích và thiết kế các hệ thống lớn. Là phương pháp dùng thiết
kế một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hoàn hảo từ những yêu cầu cơ bản ban đầu, giúp
từng bước cảm nhận và hồn thành hệ thống thơng tin một cách logic.
Tuy nhiên phương pháp này cũng có một số nhược điểm là cồng kềnh, do
đó để giải quyết các áp dụng nhỏ việc áp dụng phương pháp này nhiều lúc đưa

đến việc kéo dài thời gian, nặng nề khơng đáng có.
Phương pháp phân tích Merise là phương pháp khảo sát và thực hiện tin
học hoá cho các hệ thống quản lý. Đặc trưng của phương pháp này là xem xét,
tách biệt dữ liệu và xử lý đảm bảo tính khách quan trong q trình phân tích và
cung cấp đầy đủ các mơ hình để diễn đạt các bước cập nhật. Hệ thống bao gồm
dữ liệu và xử lý được biểu diễn ở ba mức:
- Mức quan niệm
- Mức tổ chức ( logic )
- Mức vật lý
* Mức quan niệm dữ liệu:
Là mức cảm nhận đầu tiên để xác định hệ thống thông tin, ở mức
này cần trả lời câu hỏi: Hệ thống thông tin cần những yếu tố gì? Chức
năng ra sao? Gồm những dữ liệu nào và qui tắc như thế nào?
* Mức tổ chức:
Là mức tổng hợp các yếu tố đã nhận diện ở mức quan niệm. Trong
một tổng thể vận động cần phải trả lời được các câu hỏi: Ai làm? Làm ở
đâu và khi nào?
* Mức vật lý: Là mức chi tiết. Về dữ liệu cần có các quan hệ cụ thể, có
một ngơn ngữ lập trình cụ thể. Về xử lý cần có đầy đủ các đặc tả cho từng thủ
tục chương trình, có sự tham khảo ngơn ngữ trong chương trình ny.

17
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na

Bng túm tt các mơ hình sử dụng để biểu diễn cho mức cảm nhận

theo phương pháp Merise:
Các khái niệm sử dụng

Mức mô tả

Dữ liệu

Xử lý

Quan niệm

Mơ hình quan niệm dữ liệu

Mơ hình quan niệm xử lý

Logic

Mơ hình logic dữ liệu

Mơ hình logic xử lý

Vật lý

Mơ hình vật lý dữ liệu

Mơ hình vật lý x lý

2.5 Các chức năng cơ bản của hệ thống
Quản lý thông tin:
+ Cập nhật hồ sơ.

+ Cập nhật một số thông tin khác: chức vụ, phòng ban, th-ởng
+ Chỉnh sửa các thông tin cần thay thế, bổ sung, thay mới
+ Xoá các thông tin d- thừa và không cần thiết
Quản lý l-ơng :
+ Tính l-ơng cho nhân viên: thực hiện tính l-ơng cho toàn bộ cán bộ
công nhân viên theo từng tháng của năm.
+ Cho phép tạm ứng
+ Tổng hợp l-ơng để tính tiền thực nhận cho CB CNV trong tháng
dựa vào l-ơng, th-ởng và tạm ứng.
Tìm kiếm :
+ Tìm kiếm theo hồ sơ lý lịch.
+ Tìm kiếm theo phòng ban, chức vụ, trình độ, tôn giáo
Thống kê
+ Thống kê Báo cáo về nhân sự trong cơ quan.
+ Thống kê Báo cáo bảng l-ơng của các phòng ban.
Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý cán bộ

18
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na

Quản lý cán bộ

Quản lý
thông tin

Quản lý
l-ơng

Cập nhật hồ
sơ

Tìm kiếm

Báo cáo,
Thống kê

Tính l-ơng

Tra cứu theo
lý lịch

Nhân viên

Tổng hợp
l-ơng

Tìm kiếm
phòng ban

Bảng l-ơng

Cập nhật
TT khác

Tìm kiếm

trình độ
Hình 2.5.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

* Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh cho ta cái nhìn khái quát về quá
trình hoạt động của hệ thống.

Nhân viên

Thông tin cá nhân

Hệ thống quản lý
cán bộ

Thông tin yêu cầu
Cung cấp thông tin

Biểu Báo

Ban LÃnh Đạo

Hình 2.5.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Giải thích sơ bộ:
- Tác nhân ngoài Nhân viên và Ban lÃnh đạo sẽ cung cấp thông tin vào cho hệ
thống cập nhật và xử lý.

19
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na

- Tác nhân ngoài Ban lÃnh đạo đ-a các yêu cầu cho hệ thống và nhận đ-ợc các
báo cáo và kết quả trả lời từ hệ thống.

Ban lÃnh
đạo
Tìm kiếm

Báo cáo,
Thống kê

Hồ sơ

Nhânviên

L-ơng

Quản lý
TT

Ban lÃnh
đạo

Quản lý
l-ơng

Hồ sơ TT khác

Giải thích:
- Khi thông tin về Nhân viên và một số thông tin khác nh- thay đổi cơ cấu về
phòng ban, mức th-ởng, chức vụ đ-ợc chuyển vào hệ thống, chức năng Quản lý
thông tin sau khi phân loại và xử lý sẽ đ-a thông tin vào kho Hồ sơ và các kho
thông tin khác nh- kho phòng ban, loại th-ởng, chức vụ. Chức năng Quản lý
l-ơng thực hiện việc tính l-ơng cho nhân viên sau đó đ-a thông tin về kho bảng
l-ơng. Chức năng Tìm kiếm nhận các thông tin yêu cầu đòi hỏi từ hệ thống và
tác nhân ngoài Ban lÃnh đạo, nó tiến hành xử lý và tìm kiếm trong các kho dữ
liệu và trả về kết quả. Chức năng Báo cáo, thống kê nhận yêu cầu từ tác nhân
ngoài Ban lÃnh đạo sau khi xử lý nó đ-a ra các báo biểu.

20
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na

* Chức năng quản lý thông tin

Cập nhật

Nhân viên

Thông tin
cá nhân

Cập nhật
TT

Hồ sơ
Các TT khác

Ban lÃnh đạo

Cập nhật

Giải thích:
- Thông tin của nhân viên đ-ợc đ-a vào hệ thống chức năng Quản lý thông tin
chuyển cho chức năng Cập nhật hồ sơ xử lý sau đó đ-a thông tin về kho Hồ sơ.
Hệ thống cho phép thay đổi, chỉnh sửa các thông tin của cán bộ sau đó l-u lại
vào kho Hồ sơ
- Ban lÃnh đạo có thể thay đổi các thông tin về cơ cấu tổ chức của cơ quan nhphòng ban, chức vụ, mức th-ởng, loại th-ởngTất cả các thông tin này đ-ợc l-u
vào kho Phòng ban, Chức vụ Hệ thống cho phép nhập mới, chỉnh sửa.

* Chức năng quản lý l-ơng:
L-ơng
Yêu cầu

Nhân viên

Tính l-ơng

Hồ sơ

21
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê ThÞ Sao Mai - 46K1

Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na

Giải thích: Tác nhân ngoài Nhân viên yêu cầu nh-: Đơn xin nghỉ, Quết định
công tác.v.v... Chức năng Tính l-ơng lấy số liệu từ kho L-ơng và kho Hồ sơ để
tính l-ơng cho nhân viên theo từng tháng, sau đó đ-a vào kho L-ơng.
Chức năng tra cứu tìm kiếm:
Hồ sơ l-u

Mức l-ơng

Bảng l-ơng
Tìm kiếm
Hồ sơ
Các yêu cầu

Thông tin
về nhân sự

Ban lÃnh đạo

Giải thích:
- Chức năng Tìm kiếm sẽ nhận đ-ợc các thông tin yêu cầu từ hệ thống và tác
nhân ngoài Ban lÃnh đạo. Nó thực hiện phân loại thông tin. Tuỳ thuộc vào
thông tin yêu cầu về hồ sơ lý lịch, l-ơng...nó sẽ tiến hành tra cứu tìm kiếm
trong các kho t-ơng ứng.
* Chức năng báo cáo, thống kê:
Hồ sơ l-u

Mức l-ơng

Bảng l-ơng
Báo cáo,
thống kê

Báo biểu

Hồ sơ
Các yêu cầu

Ban lÃnh đạo

Giải thích:
Khi nhận đ-ợc các thông tin yêu cầu, chức năng Báo cáo, thống kê sẽ tiến hành
phân loại thông tin và xác định lấy dữ liệu ở kho nào để xử lý. Sau đó nó đ-a ra
các thông tin đáp ứng yêu cầu.

22
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na

* Biểu đồ luồng dữ liệu mức d-ới đỉnh tổng hợp

Tính L-ơng

Cập nhật
hồ sơ

Nhân viên

Bảng l-ơng

Hồ sơ

`

Báo cáo
thống kê

Các TT khác

Tìm kiếm

Ban lÃnh đạo
llÃnhddđđdđ
ạo

2.6. Thiết kế các file dữ liệu
- Bảng Hồ sơ cán bộ: L-u trữ các thông tin về cán bộ. MÃ cán bộ Macb của
mỗi cán bộ là duy nhất. Mà dân tộc MaDanToc, mà tôn giáo MaTonGiao, mÃ
phòng ban MaPhongBan, mà chức vụ MaChucVu, mà trình độ MaTrinhDo cho
phép liên kết sang các bảng khác để tìm kiếm tên của chức vụ, phòng ban,
trình độ t-ơng ứng. Đáp ứng các yêu cầu khi kết xuất thông tin tìm kiếm, báo
cáo.

23
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na

- Bảng gia đình cán bộ: Mỗi mà cán bộ MaCB có thể có nhiều dòng, mỗi dòng
cho phép nhập thông tin về ng-ời thân của cán bộ đó bao gồm Họ tên, Giới tính,
Ngày sinh, Quê quán và Ghi chú cho biết mối quan hệ giữa cán bộ với ng-ời
thân.

- Bảng l-ơng: Xử lý l-ơng là một chức năng quan trọng của bài toán. Đây cũng
là công đoạn phức tạp và khó thực hiện nhất. Bảng này l-u l-ơng của cán bộ theo
từng tháng trong năm.

24
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1


Đồ án tốt nghiệp

GVHD: TS Phan Lê Na

- Bảng phòng ban: Bảng này gồm có 2 tr-ờng MÃ Phòng ban MaPhongBan và
tên phòng ban TenPhongBan

- Bảng Tôn giáo: Bảng này gồm có 2 tr-ờng MÃ Tôn giáo MaTonGiao và tên tôn
giáo TenTonGiao

- Bảng Loại th-ởng: Bảng này gồm có 3 tr-ờng MÃ loại th-ởng MaLoaiThuong,
tên loại th-ởng TenLoaiThuong và Tiền th-ởng TienThuong

* Ngoài ra còn có một số bảng khác

25
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Lê Thị Sao Mai - 46K1