Soạn thảo và Ban hành văn bản

Chuyên đề II
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN

NỘI DUNG TRÌNH BÀY
I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG
1. Văn bản là gì?
2. Văn bản có vai trò như thế nào?
3. Việc xây dựng văn bản phải tuân thủ nguyên tắc nào?
4. Người soạn thảo văn bản phải đáp ứng những yêu cầu gì
khi tiến hành soạn thảo văn bản?
II. HÌNH THỨC VÀ THẨM QUYỀN BAN HÀNH
III. THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY
IV. TRÌNH TỰ/QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN
BẢN
V. VĂN PHONG HÀNH CHÍNH
VI. KỸ NĂNG SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN

I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
1. Khái niệm văn bản
Nghĩa rộng:
Văn bản là khái niệm chỉ vật mang tin (đất, đá, tre,
gỗ, lá, giấy, phim, ảnh, băng, đĩa…) được ghi/viết/in
bằng ngôn ngữ/ký hiệu nhất định tạo thành một
chỉnh thể mang nội dung ý nghĩa trọn vẹn hướng
tới một mục tiêu giao tiếp nhất định.
Nghĩa hẹp:
Văn bản là khái niệm chỉ công văn, giấy tờ hình
thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

2. Vai trò của văn bản
•
Góc độ thông tin: là phương tiện dùng để ghi lại và
truyền đạt thông tin đến các đối tượng có liên quan
•
Góc độ của quản lý: là phương tiện để quản lý điều hành
công việc theo chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ
chức
•
Góc độ văn hóa: là sản phẩm của hoạt động tư duy sáng
tạo của con người
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

3. Nguyên tắc xây dựng văn bản
Phải bảo đảm nội dung
•
Bảo đảm hợp hiến, hợp pháp và tính thống nhất của hệ thống
•
Tuân thủ thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng,
ban hành văn bản
•
Bảo đảm tính công khai trong quá trình xây dựng và tính minh
bạch trong các quy định
•
Bảo đảm tính khả thi
Phải bảo đảm hình thức (đúng thẩm quyền hình thức/thể thức
và kỹ thuật trình bày/diễn đạt bằng văn phong hành chính
(chuẩn mực, chính xác/lịch sự, khách quan/ngắn gọn, dễ hiểu,
khuôn mẫu)
Phải tuân thủ trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành văn bản

I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

4. Yêu cầu đối với người soạn thảo văn bản
Ngoài am hiểu công việc và nắm chắc chủ
trương, đường lối của Đảng và pháp luật của
Nhà nước, cần phải:
•
Nắm vững hình thức, thẩm quyền ban hành
•
Nắm vững thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn
bản
•
Nắm chắc trình tự/quy trình soạn thảo văn bản và
thủ tục ban hành văn bản
•
Biết sử dụng đúng ngôn ngữ và văn phong hành
chính
•
Nắm được phương pháp soạn thảo từng loại văn bản.
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

II. HÌNH THỨC VÀ THẨM QUYỀN
BAN HÀNH VĂN BẢN
1. Văn bản quy phạm pháp luật*
2. Văn bản hành chính*
3. Văn bản chuyên ngành*
4. Văn bản của tổ chức chính trị và tổ
chức chính trị-xã hội*

III. THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT

TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Thể thức: là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản bao
gồm:

Thành phần chung và

Thành phần bổ sung
Kỹ thuật trình bày:

Khổ giấy (A4/A5)

Kiểu trình bày

Định lề trang

Vị trí trình bày

Phông chữ/Cỡ chữ/Kiểu chữ và các chi tiết khác

III. THỂ THỨC VĂN BẢN QPPL &
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Thông tư 25/25/2011/TT-BTP 27/ 12/ 2011 và Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày19/ 01/2011
THÀNH PHẦN CHUNG CỦA VĂN BẢN:
1. Quốc hiệu
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3. Số và ký hiệu văn bản
4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
6. Nội dung văn bản
7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có

thẩm quyền
8. Dấu của cơ quan, tổ chức
9. Nơi nhận

THÀNH PHẤN BỔ SUNG:
1. Dấu chỉ mức độ mật
2. Dấu chỉ mức độ khẩn
3. Dấu chỉ phạm vị phổ biến/thu hồi
4. Địa chỉ giao dịch (công văn)
5. Ký hiệu người đánh máy, số lượng bản đánh máy
6. Số trang văn bản
III. THỂ THỨC VĂN BẢN QPPL &
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH


Đối với công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản
thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy uỷ
quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy
đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, giấy xác nhận, phiếu
gửi, phiếu chuyển, thư công không bắt buộc phải
có tất cả các thành phần thể thức trên*
III. THỂ THỨC VĂN BẢN QPPL &
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

IV. TRÌNH TỰ SOẠN THẢO VÀ
BAN HÀNH VĂN BẢǸ
Trình tự/Quy trình soạn thảo và ban hành
văn bản là toàn bộ các bước công việc
được thực hiện theo một trình tự nhất định
từ khi chuẩn bị thảo văn bản cho đến khi

văn bản được ký phát hành.

IV.1.TRÌNH TỰ SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VBQPL
1. Chuẩn bị
2. Soạn thảo
3. Lấy ý kiến
4. Nghiên cứu tiếp thu ý kiến và lập hồ sơ trình cấp có
thẩm quyền thẩm định
5. Thẩm định
6. Nghiên cứu tiếp thu ý kiến thẩm định; hoàn thiện hồ
sơ trình cấp có thẩm quyền thông qua hoặc người có
thẩm quyền ký ban hành
7. Thông qua hoặc ký ban hành

IV.2. QUY TRÌNH SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VBHC
1. Chuẩn bị
2. Soạn thảo
3. Lấy ý kiến (nếu cần)
4. Nghiên cứu tiếp thu ý kiến
5. Kiểm tra nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản
6. Nghiên cứu tiếp thu ý kiến; hoàn thiện hồ sơ trình ký
ban hành
7. Ký ban hành

V. VĂN PHONG*
1. Ngôn ngữ: viết, tiếng Việt (có thể dịch ra tiếng dân dộc
thiểu số và tiếng nước ngoài);

2. Từ ngữ: Phải là từ phổ thông và từ đơn nghĩa; nếu là từ
ngữ chuyên ngành thì phải có giải thích;
3. Câu văn: Diễn đạt đơn giản, rõ ràng, mạch lạc (câu mệnh
lệnh/câu khẳng định/câu phủ định)
4. Số liệu phải chính xác
5. Căn cứ viện dẫn phải cụ thể
6. Mang tính khuôn mẫu (Căn cứ …, Theo đề nghị…;Trả lời
công văn số…; Để giải quyết vấn đề trên…;Vậy xin đề
nghị, xin báo cáo, xin kính trình….cho ý kiến/phê duyệt…)
7. Viết đúng chính tả và các dấu phải trình bày đúng*

VI. PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO
VI. PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO
MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN
MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN
THÔNG DỤNG
THÔNG DỤNG

1. SOẠN THẢO CÔNG VĂN
a) Khái niệm: Công văn là một trong những
hình thức văn bản hành chính được sử dụng
phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp để phúc đáp/trả lời; để yêu
cầu, đề nghị, hướng dẫn một vấn đề nào đó
hoặc để mời họp, để cảm ơn, để thăm hỏi…

1. SOẠN THẢO CÔNG VĂN
b) Các loại công văn
•
Công văn phúc đáp/trả lời

•
Công văn yêu cầu
•
Công văn đề nghị
•
Công văn hướng dẫn
•
Công văn mời họp…

c) Bố cục chung của một công văn gồm có 3 phần:
PHẦN MỞ ĐẦU: nêu lý do
PHẦN NỘI DUNG: nêu những vấn đề cần phúc đáp, cần
hướng dẫn, cần yêu cầu
PHẦN KẾT THÚC: Tuỳ thuộc vào từng loại công văn
1. SOẠN THẢO CÔNG VĂN

d) Thể thức và kỹ thuật trình bày
Thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-
BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính
SOẠN THẢO CÔNG VĂN*

a) Khái niệm: Quyết định là một trong những
hình thức văn bản được sử dụng phổ biến
trong hoạt động của các cơ quan nhằm điều
chỉnh quan hệ xã hội (nếu là VBQPPL) hoặc để
quyết định một việc nào đó (nếu là quyết định
cá biệt).
2. SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH

2. SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH
b) Các loại Quyết định
•
Có quyết định mang tính quy phạm (Quyết định của Chủ
tịch nước/Thủ tướng Chính phủ/Tổng Kiểm toán nhà
nước/Uỷ ban nhân dân) thường là để ban hành điều lệ,
quy chế, quy định…
•
Có quyết định mang tính cá biệt để điều hành công việc
có tính chất một lần hoặc riêng biệt đối với 1 đối tượng
nào đó.

2. SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH
b) Các loại Quyết định
1. Quyết định nhân sự: tiếp nhận, bổ nhiệm, khen thưởng,
kỷ luật…
2. Quyết định về tổ chức: thành lập, sáp nhập, hợp nhất,
chia tách, giải thể, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức
3. Quyết định ban hành nội quy, quy định, quy chế, chế
độ…
4. Quyết định phê duyệt các đề án, dự án…

c) Bố cục chung của Quyết định
•
Phần căn cứ ra quyết định
•
Phần quyết định
2. SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH

Phần căn cứ
•
Căn cứ thẩm quyền (văn bản thể hiện quyền
của chủ thể được ban hành Quyết định)
•
Căn cứ văn bản pháp lý có liên quan đến nội
dung Quyết định
•
Căn cứ thủ tục
2. SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH