Tài liệu Quản lý công việc thế nào cho hiệu quả? doc

Quản lý công việc thế nào cho hiệu quả?
Một sự nghiệp thành công luôn mơ ước của bất kỳ ai, nhưng để thực hiện ước mơ đó,
bạn cần phải biết cách quản lý công việc của mình sao cho hiệu quả nhất. Một nhóm các
chuyên gia tư vấn nghề nghiệp của tạp chí Tokyo Times đã đưa ra những lời khuyên sau
với hy vọng giúp ích bạn phần nào trong công việc hàng ngày.
1. Dành chút thời gian vàng bạc để suy nghĩ về công việc.
Đây là việc làm đầu tiên, và cũng là việc quan trọng nhất. Bạn hãy nghĩ về công việc của
mình để tìm ra những nguyên tắc làm việc nhất định: Buổi sáng, bạn nên làm gì trước
tiên? Bạn nghỉ giải lao trong bao lâu? Bạn phân bố thời gian công việc như thế nào? Bạn
có nhiều thời gian rảnh rỗi để trao đổi, trò chuyện với đồng nghiệp hay bạn chỉ biết lao
vào công việc như một người mất trí để hoàn thành hết nhiệm vụ này đến nhiệm vụ khác?
Việc suy nghĩ này không làm bạn mất nhiều thời gian mà nó còn giúp bạn có được những
nguyên tắc của riêng mình. “Làm việc theo nguyên tắc bao giờ cũng hiệu quả hơn nhiều
so với làm việc theo sự vụ”- Bill Gates, ông chủ của Microsoft đã đúc kết.
2. Phải có sức khoẻ tốt để làm việc.
Dù bạn có thông minh và tài năng đến đâu, nhưng bạn không có đủ sức khoẻ để làm việc
thì bạn không thể nào thành công trong sự nghiệp được. Một cơ thể khoẻ mạnh là nền
tảng để bạn có thể theo đuổi công việc hàng ngày mà không ảnh hưởng lớn đến khả năng
làm việc.
Những buổi tập thể dục vào buổi sáng hay tập thể hình sau giờ làm việc thường được
nhiều người lựa chọn để tăng cường sức khoẻ của mình. Ngoài ra chế độ ăn uống, nghỉ
ngơi hợp lý cũng rất quan trọng đối với sức khoẻ của bạn.
3. Lên thời gian biểu cho những công việc sẽ làm.
Thông thường, mỗi người đều có những công việc khác nhau và nhiệm vụ trong từng
ngày cũng khác nhau. Để làm việc một cách có hiệu quả, bạn nên nghĩ đến những nhiệm
vụ quan trọng mà bạn phải quan tâm, như chuẩn bị các cuộc họp hay các cuộc hẹn hay
trả lời thư. Bạn sắp xếp công việc càng hoàn chỉnh bao nhiêu, thì bạn sẽ thực hiện nó
càng dễ dàng và hiệu quả bấy nhiêu.
Sẽ rất hữu ích nếu bạn biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và để lịch công
việc đó ở những nơi dễ thấy, dễ nhớ, ví dụ viết vào quyển sổ tay của bạn hoặc là cài đặt
vào trong máy tính của bạn. Hiện có nhiều phần mềm cho phép bạn làm điều đó, như

Outlook của Microsoft chẳng hạn. Bạn cũng có thể làm như vậy để sắp xếp lịch tuần hay
lịch tháng của bạn.
Hãy dành ra 15 phút cuối ngày thứ sáu hàng tuần để nghĩ đến lịch làm việc cho tuần tới
rồi lên kế hoạch thực hiện. Tương tự như vậy, cuối mỗi tháng bạn nên lập kế hoạch cho
30 ngày tiếp theo và đề ra những mục tiêu trong công việc. Việc sắp xếp hợp lý sẽ giúp
bạn thực hiện được công việc tốt hơn, đồng thời mang đến cho bạn một động cơ thúc
đẩy mạnh mẽ để làm việc hiệu quả hơn. Hãy nhớ rằng những người chưa bao giờ nghĩ
đến thất bại luôn là những người thất bại trong việc lập kế hoạch.
4. Đặt cho mình những giới hạn hoàn thành công việc.
Bạn nên đặt ra kỳ hạn cuối cùng cho những nhiệm vụ của mình. Những giới hạn phải có
“tham vọng”, nhưng phải thực tế để bạn có thể hoàn tất mọi việc một cách tốt nhất. Nếu
bạn không ghi ra giấy những nhiệm vụ phải hoàn thành, thì bạn sẽ không có quyết tâm để
thực hiện những nhiệm vụ đó. Thậm chí, nếu việc đặt ra thời gian không phải là cấp thiết
và công ty từ trước đến nay vẫn hài lòng với những gì bạn làm được, thì bạn cũng nên
thực hiện công việc theo đúng hạn định đề ra. Nếu bạn làm việc trong một tập thể thì yêu
cầu mọi người theo sát kế hoạch. Ở mọi công ty đều có những người quan liêu, bảo thủ,
trì trệ trong việc thực hiện các dự án, vì thế chúng tôi cũng khuyên bạn nên thực hiện
phần việc của mình và không gây ra những rắc rối đáng tiếc.
5. Nơi làm việc cũng rất quan trọng
Nếu phòng bạn là một không gian sạch sẽ, bạn sẽ thấy tinh thần sảng khoái và bạn sẽ làm
việc tốt hơn rất nhiều. Sự bừa bãi của những vật dùng văn phòng và hàng đống giấy tờ
không có thứ tự có thể gây ra những ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công việc của
bạn. Một khu vực làm việc sạch sẽ, gọn gàng sẽ rất có lợi, do đó bạn cần dành ra ít phút
mỗi ngày để thu xếp và dọn dẹp. Bạn nên tập cho mình thói quen này.
Để làm được điều đó, bạn có thể dành nửa giờ cuối mỗi buổi làm việc để thu dọn những
thứ giấy tờ quan trọng và sắp xếp chúng theo trật tự vào một chỗ dễ thấy và dễ nhớ. Nếu
bạn không phải là người gọn gàng, sạch sẽ, bạn hãy vứt bỏ những thứ không cần thiết và
hủy những giấy tờ bạn không sử dụng nữa. Thực hiện quy định một tháng dọn dẹp giấy
tờ một lần: nếu hơn 30 ngày đã trôi qua kể từ khi lần cuối cùng bạn sử dụng loại giấy tờ
đó thì bạn có thể yên tâm vứt chúng ra khỏi chỗ làm việc của bạn.

6. Đừng làm việc đến quên cả thời gian nghỉ ngơi.
Có thể bạn không biết rằng, chỉ vài giây thư giãn trong lúc làm việc căng thẳng cũng sẽ rất
có ích cho sức khỏe. Nếu phải làm việc hàng giờ liền, thì bạn nên dành chút ít thời gian để
cho đầu óc được nghỉ ngơi. Những lúc này, gọi điện cho người thân hay nghĩ đến bữa tối
với những món ngon lành cũng rất có lợi đấy. Bạn đừng cho rằng việc này sẽ có ảnh
hưởng bất lợi khi nó gây ra sự gián đoạn nhất thời trong lúc bạn đang có gắng hoàn
thành một công việc quan trọng nào đó. Và lời khuyên tốt nhất là bạn đừng để đầu óc bị
kéo quá căng, bởi nếu thế rất dễ dẫn đến stress và các bệnh tim mạch khác ảnh hưởng
công việc và sức khoẻ của bạn sau này.
Bạn hãy cân nhắc về điều đó và rất có thể bạn sẽ thấy công việc của bạn tiến triển hơn rất
nhiều.
7. Đứng quên yếu tố máy móc.
Ngày nay, sự phát triển của khoa học công nghệ khiến bạn không thể đứng ngoài “vùng
phủ sóng” của nó. Việc sử dụng máy móc hỗ trợ giờ đây rất có lợi đối với công việc của
bạn, cho dù bạn làm việc trong bất cứ lĩnh vực nào đi chăng nữa. Quả thật, một máy tính
tốc độ cao, dung lượng lớn hay một chiếc PDA thế hệ mới sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể
thời gian.
Làm việc trong một môi trường máy móc, công việc cũng sẽ được thực hiện suôn sẻ hơn
so với khi bạn làm việc thủ công cùng hàng “núi” giấy tờ xếp cao ngất trời bên cạnh. Tuy
nhiên, bạn nên biết rằng công nghệ máy móc chỉ là những phương tiện giúp bạn tiết kiệm
thời gian khi bạn sử dụng nó đúng mục đích và đúng thời gian thích hợp.
8. Biết lúc nào làm việc gì.
Lời khuyên đặt ra là bạn nên: “Suy nghĩ vào buổi sáng để rồi làm việc hiệu quả vào buổi
chiều cùng ngày”. Bạn có biết rằng một nghiên cứu của các nhà khoa học châu Âu cho
thấy, mọi người thường rất vội vàng trước bữa ăn trưa. Do đó, để tránh những nhầm lẫn
hoặc sai sót, bạn không nên thực hiện những công việc quan trọng vào thời điểm trước
bữa ăn trưa. Giả sử bạn phải viết một báo cáo tổng quát thì bạn phải hình dung về điều đó
ngay sau khi bạn ngồi vào bàn làm việc.
Tuy nhiên, bạn lại nên sắp xếp các cuộc họp và các cuộc hội ý vào gần trưa. Đây là thời
gian tốt nhất cho chúng ta giao lưu trao đổi ý kiến với nhau. Chính vì thế, bạn hãy dành

thời gian vào buổi sáng cho những nhiệm vụ đòi hỏi phải xem xét và kiểm tra kỹ lưỡng, và
dành thời gian trước bữa ăn trưa cho những việc ít quan trọng hơn.
9. Đừng ôm đồm mọi việc.
Nếu bạn là nhà lãnh đạo thì bạn sẽ có một nhóm người để quản lý, uỷ quyền, nhờ vậy mà
gánh nặng công việc của bạn sẽ giảm bớt. Nhưng nếu bạn là nhân viên, thì bạn cũng
đừng quá lo lắng, điều quan trọng là bạn biết cách phát huy khả năng của đồng nghiệp để
thực hiện công việc của bạn tốt hơn. Bạn nên xem xét công việc của bạn và xem xét xem
liệu đồng nghiệp có thể hỗ trợ gì được cho bạn hay không. Nhiều khi sự nỗ lực tự giải
quyết nhiệm vụ cũng rất quan trọng.
Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể thường xuyên gặp các nhà quản lý để biết rõ hơn những
gì mình phải làm và cách thức tiến hành sao cho những nhiệm vụ đó được thực hiện một
cách hiệu quả nhất. Nắm được điều này sẽ có ích cho bạn rất nhiều khi bạn phải tự lo liệu
công việc của mình, từ đó giúp bạn lập ra chương trình làm việc hiệu quả.
10. Đừng cố gắng quá sức.
Mọi người đều muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao để được thăng tiến nhanh hơn-
đối với nhân viên là lên chức trưởng phòng, còn đối với trưởng phòng là lên chức giám
đốc. Nói chung, mỗi người đều có ước mơ thành đạt khác nhau. Nhưng để có được mục
tiêu của mình, họ luôn có một điểm chung là gắng sức và gắng sức hơn nữa trong công
việc. Điều đó nhiều khi khiến mọi người làm việc quá sức.
Sẽ rất tai hại nếu bạn bị ốm vì làm việc quá sức, bởi khi đó bạn không những không hoàn
thành được công việc đang làm mà còn ảnh hưởng đến nhiều công việc khác nữa. Bạn
nên có sự “thả lỏng” hợp lý khi làm những công việc căng thẳng.
Tóm lại, hiệu quả công việc nằm trong tay bạn, bạn chỉ cần suy nghĩ và tìm cách thực hiện
các nhiệm vụ đặt ra như thế nào mà thôi. Bạn nên phân tích những gì bạn làm vào ngày
mai, tuần tới, tháng tới, đồng thời cắt bớt những chi tiết vụn vặt để phát huy tối đa khả
năng của bạn. Và bạn nên nhớ rằng, sự nỗ lực và kiên trì là vô cùng cần thiết. Không có
nỗ lực nào là ngớ ngẩn mà chỉ có những người không nỗ lực mới là những người ngớ
ngẩn.
Người sáng lập hãng máy tính lớn nhất thế giới, Micheal Dell, đã từng nói: “Nếu bạn
không có được phương pháp quản lý công việc hiệu quả, bạn sẽ không thể nào có những

thăng tiến cao hơn, vì vậy, hãy bắt đầu từ những việc làm đơn giản nhất”.
Nguồn : bwportal