Lên kế hoạch tổ chức Đại hội Đoàn trường

Chủ đề: Lên kế hoạch tổ chức Đại hội Đoàn trường nhiệm kỳ 2020-2022.
Kế hoạch chuẩn bị cho Đại hội gồm 3 phần chính:
Phần 1: Trước Đại hội
Phần 2: Trong Đại hội
Phần 3: Sau Đại hội
Mục lục
A.

TRƯỚC ĐẠI HỘI........................................................................................8

1. Công tác chuẩn bị............................................................................................8
2. Thành phần tham dự.......................................................................................8
a) Đại biểu khách mời......................................................................................8
b) Đại biểu chính thức......................................................................................8
c) Tổng thành phần tham dự...........................................................................9
3. Thư mời............................................................................................................9
a) Chuẩn bị thư................................................................................................9
b) Gửi thư.........................................................................................................9
c) Nhắc tham dự.............................................................................................10
4. Chuẩn bị phịng họp......................................................................................10
a) Cơng tác chuẩn bị......................................................................................10
b) Cơng tác trang trí......................................................................................10
c) Chuẩn bị sơ đồ chỗ ngồi.............................................................................11
5. Chuẩn bị chương trình..................................................................................11
6. Cơng tác lễ tân...............................................................................................12
7. Chuẩn bị tài liệu............................................................................................12
8. Hoạch định kinh phí......................................................................................13
B.

TRONG ĐẠI HỘI.......................................................................................14

1. Tiến hành đại hội...........................................................................................14
a) Phần khai mạc............................................................................................14
b) Phần điều hành Đại hội.............................................................................14
c) Phần bế mạc...............................................................................................15


2. Thể lệ bầu cử..................................................................................................15
a) Phiếu bầu hợp lệ.........................................................................................15
b) Phiếu bầu không hợp lệ.............................................................................15
c) Điều kiện trúng cử......................................................................................16
d) Những nguyên tắc khác.............................................................................16
C.

SAU ĐẠI HỘI.............................................................................................16

1. Họp ban chấp hành đoàn..............................................................................16
2. Đánh giá và rút kinh nghiệm........................................................................17
3. Dọn dẹp vệ sinh sau Đại hội..........................................................................17

2


A. TRƯỚC ĐẠI HỘI
1. Công tác chuẩn bị
- Ban chấp hành Chi đồn họp bàn bạc quyết định chương trình, nội dung,
thời gian, địa điểm Đại hội.
- Phân công chuẩn bị báo cáo tổng kết, chương trình nhiệm kì mới, báo cáo
kiểm điểm Ban chấp hành, đề án nhân sự Ban chấp hành mới, kinh phí Đại
hội, cơng tác khen thưởng nhiệm kỳ cũ, kiểm tra hồ sơ đoàn viên, Chi đoàn.
- Tổ chức các phong trào thi đua, các hoạt động hướng về Đại hội.

- Phân công các tiểu ban: khánh tiết (lễ tân), khen thưởng và điều hành cơng
việc Đại hội.
- Ban chấp hành họp thống nhất:
• Thơng qua các báo cáo tổng kết, chương trình nhiệm kì mới, đề án
nhân sự.
• Dự kiến Đồn chủ tịch, Thư ký Đại hội, Ban thẩm tra tư cách đại
biểu và tổ bầu cử.
• Gợi ý các vấn đề cần tập trung thảo luận trong Đại hội.
2. Thành phần tham dự
a) Đại biểu khách mời
- Số lượng dự kiến 50 Đại biểu, bao gồm:
+ Lãnh đạo Thành Đoàn Thành phố Hồ Chí Minh;
+ Lãnh đạo Đảng ủy, Hội đồng quản trị, Ban Giám hiệu Nhà trường;
+ Đại diện Cơng đồn, các Chi bộ sinh viên;
+ Đại diện lãnh đạo các Khoa, Phịng, Ban, Trung tâm tại Trường Đại học
Tơn Đức Thắng, các đơn vị kết nghĩa: Quận đoàn 7, Thành đoàn Thành phố
Long Xuyên và Huyện đoàn Huyện Châu Phú, Tỉnh An Giang;
+ Ban Thường vụ Đồn trường Đại học Tơn Đức Thắng các thời kỳ;
b) Đại biểu chính thức
- Số lượng đại biểu chính thức dự kiến 150 đại biểu, bao gồm:
+ Tất cả Bí thư và Phó Bí thư của các Khoa, các Chi đoàn của các khoa trong
nhà trường.

3


+ Đại biểu là Ủy viên Ban chấp hành Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Trường Đại
học Tơn Đức Thắng nhiệm kỳ 2018 - 2020.
+ Đại biểu được bầu chọn từ Đại hội, Hội nghị của các cơ sở Đoàn theo phân
bổ chỉ tiêu của Ban chấp hành Đoàn trường nhiệm kỳ 2020 - 2022.

+ Đại biểu do BCH Đoàn trường nhiệm kỳ 2018 - 2020 chỉ định theo Điều lệ
Đoàn.
- Lưu ý: Trong trường hợp Đại biểu chính thức khơng tham dự được, phải
báo cáo với Ban tổ chức Đại hội trước khi diễn ra Đại hội ít nhất hai ngày để
kịp chuẩn bị Đại biểu dự khuyết thay thế.
c) Tổng thành phần tham dự
Số lượng Đại biểu khách mời và Đại biểu chính thức mời tham dự Đại hội
Đồn trường Trường Đại học Tôn Đức Thắng dự kiến 200 Đại biểu.
3. Thư mời
- Chuẩn bị thư mời đối với Đại biểu khách mời.
- Chuẩn bị thư triệu tập đối với Đại biểu chính thức.
a) Chuẩn bị thư
- Nội dung ngắn gọn, rõ ràng, trình bày đúng quy cách.
- Ghi đầy đủ tên người được mời, dự Đại hội gì, thời gian địa điểm được ghi
rõ ràng, cụ thể, yêu cầu xác nhận tham dự của người nhận thư.
- Được ký xác nhận của Bí thư Đồn trường.
b) Gửi thư
- Đối với đại biểu chính thức sẽ được gửi thư triệu tập 15 ngày trước khi diễn
ra Đại hội.
- Thư mời được gửi cho các Lãnh đạo, Cơng đồn, Ban thường vụ , Bí thư và
Phó bí thư chi đồn 15 ngày trước khi diễn ra Đại hội.
- Người nhận thư mời cần xác nhận đã nhận được thư mời và cam kết sẽ
tham dự đúng thời gian địa điểm được ghi trên thư mời.
c) Nhắc tham dự

4


- Gửi mail cảm ơn xác nhận và nhắc tham dự đến toàn bộ Đại biểu trước 2
ngày Đại hội diễn ra.

4. Chuẩn bị phịng họp
a) Cơng tác chuẩn bị
- Làm đơn xin phép mượn phòng (Hội trường 10F – Trường Đại học Tôn
Đức Thắng) trước 10 ngày.
- Đảm bảo phịng có sức chứa phù hợp với số lượng người tham dự.
- Kiểm tra số lượng bàn ghế trong phòng, dự trù số ghế dư ra với số lượng
Đại biểu dự kiến 50 ghế.
- Kiểm tra các thiết bị điện tử hỗ trợ như máy lạnh, máy chiếu, đèn, quạt, loa,
máy tính, ổ cắm điện, đường truyền Internet,… đảm bảo khơng bị hư hỏng,
thiếu hụt, an tồn.
- Liên hệ nhà cung cấp thực phẩm cung cấp đủ thức ăn, nước uống trong quá
trình diễn ra Đại hội.
- Kiểm tra số lượng, tình trạng khăn trải bàn, hoa trang trí, bảng tên của các
đại biểu tham dự.
-Kiểm tra tất cả các trang thiết bị trong khán phòng, thay mới nếu cần thiết,
tránh trường hợp lỗi kĩ thuật đình trệ cuộc họp.
b) Cơng tác trang trí
- Trang trí, đảm bảo các u cầu cơ bản: Cờ Tổ quốc, ảnh Bác, cờ Đoàn. Chú
ý: cờ Đồn hoặc huy hiệu Đồn khơng treo cao hơn cờ Tổ quốc; tượng hoặc
ảnh Bác đặt chính giữa và khơng đặt cao hơn cờ Tổ quốc, cờ Đồn.
- Sắp xếp chỗ ngồi cho Đoàn chủ tịch, và Đoàn thư kí.
- Sắp xếp, bày trí phịng họp dễ di chuyển, dễ khuếch đại âm thanh, khơng
gây vướng víu, khó khăn, tạo góc khuất khơng thể nghe, nhìn.
- Ở mỗi chỗ ngồi của những người tham gia Đại hội sẽ được đặt 1 bánh ngọt
và 1 chai nước suối kèm ống hút.
- Chỗ ngồi các đại biểu được đặt bảng tên cụ thể, rõ ràng, có khăn trải bàn
được căn chỉnh thẳng và ngay ngắn.
- Vòng hoa được đặt thành 2 hàng ở 2 bên sân khấu, có những lẵng hoa đặt ở
bàn các đại biểu khách mời.
- Sân khấu cách chổ ngồi phải phù hợp trong việc đi lại giữa các hoạt động

liên quan và logic thuận tiện cho tất cả mọi người.
5


- Thiết kế khu vực phòng tiếp khách gần phòng họp, không gian rộng thoải
mái, đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công tác tiếp khách. Đại biểu thực hiện
đúng theo quy định, nội quy của Ban tổ chức, tránh các trường hợp Đại biểu
không nghiêm túc thực hiện.
c) Chuẩn bị sơ đồ chỗ ngồi
- Thống nhất được chổ ngồi của quý đại biểu tham dự ngồi đúng theo quy
định tại hội trường, không tự ý thay đổi chỗ ngồi, khơng rời vị trí đi làm
những việc riêng.
+ Trên bàn quay về dưới sân khấu là đoàn chủ tịch, bên cạnh bàn đoàn chủ
tịch là bàn thư ký.
+ Hàng đầu là đại biểu khách mời cấp cao, .
+ Bên dưới là các hàng dành cho các đại biểu theo khoa, sắp xếp người theo
khoa.
5. Chuẩn bị chương trình
- Chủ đề họp: Đại hội Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh Đại học Tơn
Đức Thắng Nhiệm kỳ 2020-2022.
- Thời gian: 8h ngày 09/01/2021.
- Địa điểm: Hội trường 10F Trường Đại học Tôn Đức Thắng.
- Quy định trang phục: Áo đoàn, Quần sẫm màu, Mang giày hoặc dép quai
hậu, lịch sự, gọn gàng.
- Chuẩn bị kịch bản chương trình, in và phát đủ số lượng cho Người trong
ban tổ chức một bản để tất cả mọi người dễ dàng kiểm sốt chất lượng
chương trình.
- Lên kế hoạch thời gian rõ ràng: thời gian bắt đầu, kết thúc, nghỉ giữa giờ,
giải trí văn nghệ.
- Phân cơng rõ nhiệm vụ cho chủ tọa, MC, thư ký, người vận hành âm thanh,

ánh sáng, ban hậu cần.
6. Công tác lễ tân
- Số lượng: 6 lễ tân nữ.
- Công việc:

6


+ 2 lễ tân điểm danh, đón khách mời, đại biểu và hướng dẫn về vị trí ngồi.
Phát văn kiện tham khảo trong quá trình diễn ra Đại hội cho Đại biểu tham
dự.
+ 2 lễ tân chuẩn bị nước uống cho đại biểu. Tiếp nhận tặng phẩm, hoa tặng
(nếu có).
+ 2 lễ tân chuẩn bị hoa, quà, bằng khen (nếu có) và trực tiếp tham gia vào
phần khen thưởng của chương trình.
- Để cơng tác lễ tân được thực hiện tốt, cần chú ý các điểm sau:
+ Thành viên của bộ phận lễ tân cần chọn những đồng chí có tác phong
nhanh nhẹn, am hiểu công việc, nhận biết được các đại biểu được mời dự.
+ Đồng phục bắt buộc: Áo dài, lịch sự, kín đáo, gọn gàng.
7. Chuẩn bị tài liệu
- Chuẩn bị đầy đủ các văn kiện sử dụng trong Đại hội: Do bí thư đồn trường
chuẩn bị.
+ Kịch bản chi tiết.
+ Phiếu bầu đại hội đại biểu.
+ Báo cáo thẩm tra tư cách đại biểu tham dự.
+ Biên bản đại hội.
+ Thể lệ bầu cử .
+ Báo cáo tổng kết cơng tác Đồn và phong trào thanh niên nhiệm kỳ qua.
+ Phương hướng cơng tác Đồn và phong trào thanh niên nhiệm kỳ mới.
+ Báo cáo kiểm điểm Ban Chấp hành dương nhiệm.

+ Nghị quyết đại hội.
8. Hoạch định kinh phí
Số lượng

Đơn giá (VNĐ)

Thành tiền
(VNĐ)

Chi phí chuẩn
bị
Thiết kế banner

1

1.000.000

1.000.000

Hoa trang trí

5

13.600

68.000

Vịng hoa trang

2

500.000

1.000.000

10 thùng Lavie

85.000

850.000

trí sân khấu
Nước uống

7


In văn bản, tài

2.000.000

liệu, thư mời.
Bánh

200 phần

10.000

2.000.000

Hoa lưu niệm

33

400.000

13.200.000

Bằng khen cho

15

59.000

885.000

22 bàn

3.000.000

66.000.000

Chi phí quà
tặng

các cá nhân
được tuyên
dương
Bữa trưa cho
Đại hội

Chi phí khác

5.000.000
Tổng:

92.003.000

B. TRONG ĐẠI HỘI
1. Tiến hành đại hội
a) Phần khai mạc
- Ổn định tổ chức.
- Văn nghệ chào mừng (hát, nhảy, múa): 2 – 3 tiết mục.
- Nghi thức chào cờ: Hát quốc ca, Đoàn ca, phút mặc niệm.
- Tuyên bố lý do, giới thiệu Đại biểu (Tặng hoa lưu niệm cho các đại biểu
khách mời tham dự để cảm ơn về sự hiện diện).
- Bầu Ban thẩm tra tư cách đại biểu (Biểu quyết bằng cách giơ tay), Ban thẩm
tra tư cách Đại biểu báo cáo kết quả kiểm tra.
- Bầu chủ tịch đoàn (biểu quyết bằng cách giơ tay).
- Đoàn chủ tịch giới thiệu thư ký Đại hội.
b) Phần điều hành Đại hội
- Thơng qua chương trình Đại hội (biểu quyết bằng cách giơ tay).
8


- Đồn chủ tịch báo cáo tổng kết, chương trình năm học, báo cáo kiểm điểm
Ban chấp hành.
- Đại hội thảo luận văn kiện Đại hội.
- Ban chấp hành nhiệm kỳ cũ tuyên bố hết nhiệm kỳ.
- Đoàn chủ tịch trình bày đề án nhân sự và thơng qua đề án nhân sự (biểu
quyết bằng cách giơ tay).

- Đoàn chủ tịch giới thiệu danh sách ứng cử vào ban chấp hành nhiệm kì mới.
- Đại hội thảo luận và biểu quyết thông qua danh sách ứng cử vào Ban chấp
hành (bằng cách giơ tay).
- Bầu tổ bầu cử (biểu quyết bằng cách giơ tay).
- Tổ bầu cửa thông qua thể lệ bầu cử.
- Bầu cử Ban chấp hành nhiệm kỳ mới (bỏ phiếu kín).
- Tổ bầu cử cơng bố kết quả bầu cử Ban chấp hành nhiệm kỳ mới.
- Khen thưởng (nếu có).
- Văn nghệ giao lưu (nếu có).
- Ban chấp hành nhiệm kỳ mới ra mắt và hứa quyết tâm.
- Phát biểu của Đồn cấp trên.
- Thơng qua nghị quyết Đại hội.
c) Phần bế mạc
- Tuyên bố bế mạc Đại hội.
- Chào cờ bế mạc (không hát Quốc ca, Đoàn ca và mặc niệm).
2. Thể lệ bầu cử
- Việc bầu cử các Ủy viên BCH phải tiến hành bằng cách bỏ phiếu kín.
- Phiếu bầu do Ban tổ chức Đại hội phát hành. Phiếu bầu được in sẵn do Đại
hội thông qua danh sách theo thứ tự ABC.
Chú ý: Phát bao nhiêu phiếu phải nhớ và chỉ phát cho đại biểu là đồn viên, khơng
được phát cho khách mời, phát xong thì giơ hịm phiếu, mở nắp ra cho Đại hội nhìn
đây là hịm phiếu trống và để vào nơi quy định. Sau đó mời các đại biểu viết xong
lên bỏ phiếu vào hòm phiếu

a) Phiếu bầu hợp lệ
- Là phiếu do ban bầu cử phát ra, phiếu bầu đủ số lượng phải bầu, có thể ít
hơn số lượng định bầu.
b) Phiếu bầu không hợp lệ

9

- Phiếu không do Đại hội hoặc hội nghị phát hành.
- Phiếu bầu thừa so với số lượng đã được đại hội quyết định.
- Phiếu không bầu ai (trừ trường hợp danh sách bầu có 1 người).
- Phiếu viết tên người ngồi danh sách bầu cử được đại hội thơng qua.
- Phiếu có ký hiệu riêng.
c) Điều kiện trúng cử
- Người được bầu trúng cử khi có quá nửa (1/2) số phiếu bầu đồng ý. (Tính
trên số phiếu thu về, kể cả hợp lệ hay không hợp lệ).
d) Những nguyên tắc khác
- Trường hợp bầu lần thứ nhất chưa đủ số lượng đã quyết định bầu thì việc có
tiếp tục bầu nữa hay khơng do Đồn chủ tịch xin ý kiến Đại hội quyết định.
- Nếu Đại hội tiến hành bầu lần thứ hai mà vẫn thiếu số lượng định bầu thì
khơng tiến hành bầu tiếp nữa.
- Trong trường hợp số người có phiếu bầu quá nửa (1/2) nhiều hơn số lượng
bầu thì chỉ lấy đủ số lượng đã được Đại hội thông qua và lấy từ người cao
phiếu nhất trở xuống.
- Trường hợp số cuối cùng của số lượng định bầu có 02 người trở lên có số
phiếu bằng nhau và đều quá nửa (1/2) số phiếu bầu thì phải tổ chức bầu lại
trong số những người đó để chọn người có phiếu cao hơn.
C. SAU ĐẠI HỘI
1. Họp ban chấp hành đoàn
- Ban chấp hành nhiệm kỳ cũ bàn giao văn kiện và công việc cho ban chấp
hành mới.
- Ban chấp hành mới họp phân công chức chức trách nhiệm vụ cho từng
thành viên (phải có sự tham gia của Đoàn cấp trên trực tiếp quản lý).
- Gửi hồ sơ báo cáo về Đoàn cấp trên trực tiếp quản lí gồm:
+ Báo cáo tổng kết nhiệm kỳ cũ
+ Chương trình hoạt động nhiệm kỳ mới.

+ Báo cáo kiểm điểm Ban chấp hành nhiệm kỳ cũ.
+ Đề án nhân sự Ban chấp hành nhiệm kỳ mới, nghị quyết Đại hội.
+ Biên bản Đại hội, biên bản bầu cử, biên bản gipj Ban chấp hành phân công
chức trách nhiệm vụ.
+ Lý lịch trích ngang Ban chấp hành nhiệm kỳ mới.
10


2. Đánh giá và rút kinh nghiệm
- Xem xét đánh giá của các đại biểu tham dự, khách mời; từ đó rút kinh
nghiệm.
- Tun dương những cá nhân, vị trí thực hiện tốt nhiệm vụ.
- Nhắc nhở và rút kinh nghiệm ở những điểm cịn thiếu sót.
3. Dọn dẹp vệ sinh sau Đại hội
- Sau khi Đại hội kết thúc, BCH sẽ kiểm tra cơ sở vật chất: thiết bị điện tử, số
lượng bàn ghế. Để đảm bảo không gây thiệt hại đến cơ sở vật chất của nhà
trường.
- Trả lại các cơ sở vật chất cho trường: micro, bàn ghế, loa, các thiết bị điện,
…
- Sắp xếp lại bàn ghế đúng nơi khi mượn phòng họp hay nơi tổ chức Đại hội.
- Tổng dọn dẹp vệ sinh nơi tổ chức Đại hội.
- Kiểm tra các thiết bị điện: đèn, quạt, máy lạnh, máy chiếu trước khi ra về.

11