Bài giảng Quan hệ công chúng: Chương 5 - Phạm Xuân Hưởng

CHƯƠNG 5

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1


Hoạch định kế hoạch tổ chức sự kiện

01.
Xây dựng kế
hoạch nhân sự
cho sự kiện

02.
Xây dựng kế
hoạch tài chính
cho sự kiện

03.
Triển khai các
bước trong tổ
chức sự kiện

04.
Biện pháp nâng
cao hiệu quả tổ
chức sự kiện
2

5.2.1 Xây dựng kế hoạch nhân sự cho sự kiện.
Xây dựng kế hoạch nhân sự cần phải:

Rõ ràng

Hợp lý

Cụ thể

Lorem ipsum

Lorem ipsum

Lorem ipsum

dolosit

dolorsit

dolosit

3


Yêu cầu

Phù hợp về cơ
cấu

Đủ về số

lượng

Đảm bảo về chất
lượng

4


Nội dung xây dựng kế hoạch nhân sự

01

Xác định nguồn nhân lực cần thiết

02.

Phân bổ nguồn nhân lực hợp lý

03.

Phân công nhiệm vụ cụ thể và rõ
ràng

04.

Coi trọng công tác huấn luyện

05.

Công tác kiểm tra đánh giá và khen

thưởng

.

2
3

1
4
5

5


Nhân viên full time
Giữ vị trí chủ chốt, có khả năng quản lý
tốt
Tinh thần trách nhiệm cao
Dự báo được các tình huống
Xử lý và khắc phục tình huống linh hoạt

Kỹ năng làm việc nhóm, đồn kết, khích
lệ

Nhân viên part time
Giữ vị trí địi hỏi số lượng nhiều

Tinh thần trách nhiệm cao
Thực hiện tốt công việc cụ thể
Nhạy bén trong việc xử lý tình

huống
Phối hợp tốt với các bộ phận khác
6


Các bước phân bổ nguồn nhân lực
Xác định hạng
mục công việc
và nhiệm vụ

01
02

Xác định nhân
sự cần thiết

03
Đánh giá điểm
mạnh điểm yếu
của nhân sự

04

Phân công công việc
phù hợp với năng
lực của nhân sự
7


Nhiệm vụ và trách nhiệm của các loại

nhân sự
Trợ lý quản lý sự kiện

Quản lý sự kiện

Trưởng các bộ phân

Nhân viên
.

8


0
1

Nội dung và thông điệp của sự kiện

02

Thông tin về sản phẩm dịch vụ

03
Thời gian và không gian tổ chức
04
Trách nhiệm và cơng việc của từng vị trí

Cung cấp
thơng tin liên
quan đến sự

kiện đến
nhân viên
(training)

05

Hướng dẫn kỹ năng xử lý vấn đề
06

Các quy định cần tuân thủ
9


Ngoài ra cần phải quan tâm đến
một số vấn đề :
01
01

Liên kết với các bộ phận khác

02

Coi trọng công tác kiểm tra đánh giá

03

Có chế độ thưởng, phạt kịp thời
10

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH CHO
SỰ KIỆN

11


Các yếu tố cơ bản khi xây dựng kế hoạch tài chính cho sự kiện

Khẳng định có đủ
nguồn ngân sách

Sử dụng ngân sách
hợp lý và hiệu quả

Xác định rõ quy
mô, vị trí, địa điểm
tổ chức phù hợp
với ngân sách

Việc chi tiêu phải
tuân thủ chế độ và
chính sách quản lý
tài chính của doanh
nghiệp và pháp luật
Nhà nước

12


2 vấn đề cơ bản

trong nội dung của
kế hoạch tài chính

Phân bổ

Dự tốn
ngân sách

ngân sách
Creative solutions presents
amet eos odio price cash adhuc
an cash voluptua lorem.

13


DỰ TỐN NGÂN SÁCH

1

- Dự kiến khối lượng cơng
việc, hàng hóa, dịch vụ.

3 bước

- Tổng hợp chi phí theo
phương pháp cộng dồn lũy kế.

2
Căn cứ vào nhu

cầu thực tế và
điều kiện của mỗi
sự kiện mà chọn
ra khối lượng
cơng việc, hàng
hóa, dịch cụ thích
hợp.

- Dùng phương pháp loại trừ,
giữ lại hàng hóa bắt buộc.

3
Phụ thuộc rất lớn
vào tổ chức sự
kiện
14


PHÂN BỔ NGÂN SÁCH

1
2
Kiểm tra điều
chỉnh tổng
thể

Lập bảng
chi phí chi
tiết

3
Bảng chi phi
được lập
thành 2 loại

- Bảng chi phí tổng quát
- Bảng chi phí chi tiết

15


TĨM LẠI

Quản trị chi phí một cách hợp lý
nhằm phát huy tối đa hiệu quả với
khối lượng ngân sách đã dự kiến là
một công việc thực sự cần thiết.

16


TRIỂN KHAI CÁC BƯỚC TRONG TỔ
CHỨC SỰ KIỆN

17


Bước 1: Xác định mục tiêu của sự kiện
Nguyên tắc khi xác định mục tiêu

03

Khả thi
Phù hợp khung thời gian
Rõ ràng, cụ thể

04

Phù hợp ngân sách

01
02

18


Lễ tổ chức sản
phẩm mới
Tổ chức họp
báo, thơng cáo
báo chí

Giới thiệu đến
cơng chúng
sản phẩm mới:

Trình diễn trên
đường (roadshow)

Bước 2: Xác định loại hình sự kiện

19


Bước 3: Xây dựng ý tưởng cho sự kiện

Thông điệp cần truyền tải
Sáng tạo và đột phá

Chú
ý

Cá tính, phong cách
Nội dung cấu trúc của sự kiện
Quy mô sự kiện
Cảm nhận
20


Bước 4: Thiết kế sự
kiện.
Địa điểm tổ chúc sự
kiện:

21


- Sự kiện diễn ra:
02/10/2018
- Thông điệp:

“MÃNH LIỆT TINH
Process
Your Meter

THẦN VIỆT NAM”

22


 Hoạt động
Ngồi mục đích chính triển
lãm, Paris Motor Show cịn
có nhiều sự kiện, buổi hội
thảo, thuyết trình các đề về
kinh tế, xã hội, kỹ thuật và
ảnh hưởng của nó lên
ngành cơng nghiệp ơ tơ thế
giới.
 Thiết kế hình ảnh

23


Xác định vấn đề
1 Đối tượng, thành phần tham gia

Bước 5: Lên kế
hoạch tổ chức sự
kiện

.

2

Số lượng.

3

Phương pháp thu hút
24


Phương pháp thu hút

 Đại sứ Việt Nam
 Bí thư thành ủy
 Giám đốc thiết kế xe
 Cánh truyền thông

Hơn 1 triệu người cùng xem màn ra
mắt tại buổi triển lãm được quan
tâm nhất thế giới tại Vinfast.vn đã
thực sự mãn nhãn.
25