Bộ môn quan hệ công chúng - Tổ chức sự kiện

Giáo viên: Phạm Long Châu
Người thực hiện: Nhóm Đối Mặt
NỘI DUNG THUYẾT TRÌNH

LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

LỄ KHAI MẠC LIÊN HOAN PHIM QUỐC TẾ HÀ NỘI LẦN II
LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
I. SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1. Sự kiện là gì?

Sự kiện là một công cụ truyền thông hiệu quả.

Sự kiện đó có thể là một live show ca nhạc, một giải đấu Thể
thao, một Lễ hội, một hội nghị khách hàng, một lễ động thổ, một
buổi lauching, một Opening Promotions, những buổi thuyết trình
đào tạo…
I. SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
2. Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện (Event Planning) là công việc góp phần "đánh
bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua
những sự kiện.

Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép
hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh
đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết.
I. SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
3. Vì sao phải tổ chức sự kiện?

Việc tổ chức sự kiện được coi là việc “tạo ra một cái cớ tốt” để

thu hút sự quan tâm của giới truyền thông và của các nhóm đối
tượng công chúng mục tiêu.

Một sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông
hiệu quả trực tiếp với những người đã tham gia sự kiện.
II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Bước 1: Lên kế hoạch
Đây là bước quan trọng nhất trong quá
trình làm event, vì mọi ý tưởng, sự tính
toán, sắp xếp,… ban đầu đều được hình
thành ở bản kế hoạch này. Để lên kế
hoạch cho việc tổ chức sự kiện người tổ
chức cần xác định được các mục công
việc cần phải sử lý sau:
II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Bước 2: Giới thiệu sự kiện
Sau khi đã lên kế hoạch việc tiếp theo cần
làm đó là giới thiệu sự kiện đến các đối
tượng mà người tổ chức mong muốn. Việc
này cần làm trước khi sự kiễn diễn ra một
khoảng thời gian hợp lý để mọi đối tượng
đều nhận được thông tin và có sự phản
hồi.
Bước 3: Tiếp nhận phản hồi
Sau khi sự kiện được giới thiệu tới công
chúng thì họ sẽ có những bàn tán, bình
luận,… về các mặt tích cực, tiêu cực của
sự kiện này. Người tổ chức sự kiện cần
phải tiếp nhận những ý kiến này từ nhiều

luồng thông tin, sau đó lựa chọn các
thông tin đúng, đóng góp tích cực của
công chúng để chuẩn bị cho các điều
chỉnh cần thiết.
II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Bước 4: Điều chỉnh kế hoạch
Xem xét lại tất cả các công việc cần làm và
các ý kiến phản hồi của công chúng, qua
đó phát hiện các sai lầm để điều chỉnh lại
kế hoạch một cách hợp lý nhất cho việc tổ
chức sự kiện.
Bước 5: Dự phòng phát sinh
Trong mọi sự kiện việc phát sinh ra tình
huống bất ngờ tuy ít nhưng một khi phát
sinh ra mà không kịp chỉnh sửa sẽ gây
ảnh hương rất lớn đến sự kiện, thậm chí
làm hỏng sự kiện. Vì vậy việc dự phòng là
rất cần thiết, tính toán các sự cố có khả
năng sảy ra và chuẩn bị các phương án
để điều chỉnh, sửa chữa kịp thời.