Tài liệu Sổ tay PR – “in house” Tạo sự kiện đặc biệt pptx

Sổ tay PR – “in house” Tạo sự kiện đặc biệt

Nguồn: marketingvietnam.net

Đôi khi bạn có thể “tạo” ra tin tức bằng việc tổ chức một sự kiện đặc biệt. Mà công
việc của các phóng viên là đưa tin về các sự kiện, thì việc khai trương, cắt băng
khánh thành hay một hoạt động đặc biệt nào đó luôn là những sự kiện có khả năng
hấp dẫn cánh nhà báo bởi vì họ được tham gia vào sự kiện, đôi khi còn là người
thiết kế nên các sự kiện đó. Mặt khác, bạn không muốn tổ chức một buổi tiệc suông
mà chẳng ai muốn đến dự. Hãy chắc chắn rằng bạn có một lý do để tổ chức sự kiện
và sự kiện đó có giá trị thông tin/ tin tức
Vậy thì tin tức là gì? Học giả truyền thông, ông Kathleen Hall Jamieson, nói: tin tức là
“việc đưa tin về một sự kiện đã xảy ra hoặc đang diễn ra trong vòng 24 giờ qua và nó nói
về một vấn đề đang được quan tâm.” Khái niệm cơ bản này là nền tảng của cái gọi là
“tin” và có thể cung cấp thông tin cho quyết định của bạn trong việc tạo ra “sự kiện”
(“happenings”), những sự kiện có khả năng được báo chí quan tâm đăng tải.
Một số bí quyết:
Lập kế hoạch là điểm mấu chốt. Nếu mọi chi tiết không được suy nghĩ thấu đáo và chuẩn
bị thì mọi việc có thể đi chệch hướng và có thể làm cho giới báo chí thấy sự lúng túng
của người tổ chức. Hãy lập kế hoạch cho sự kiện của bạn trong khoảng thời gian khá xa
trước khi sự kiện diễn ra để bạn có thể có thời gian hợp lý để sắp xếp và quan tâm tới mọi
chi tiết.
Thông báo cho giới báo chí. Hãy gửi một bản tham vấn báo chí hoặc thông cáo báo chí
(“media advisory” hoặc “news release”) thông báo cho các nhà báo những chi tiết cụ thể
về sự kiện của bạn: when, where, who, Hoặc, nếu bạn chuẩn bị cho một sự kiện mang
tính xã hội, hãy gửi giấy mời cho báo chí. Một vài ngày trước sự kiện, hãy gọi điện cho
các nhà báo để nhắc họ về sự kiện và hỏi xem họ có kế hoạch đến dự hay không. Hãy
chắc chắn là bạn có mời những phóng viên, biên tập viên của các tờ báo chuyên viết về
lĩnh vực của bạn.
Làm cho báo chí vui vẻ. Tại sự kiện, hãy đảm bảo là bạn giới thiệu về công ty bạn cho
giới báo chí và chắc chắn rằng họ có đầy đủ những thông tin cần thiết để viết bài. Bạn có

thể nên chuẩn bị trước một danh sách để các nhà báo, phóng viên ký, điền địa chỉ, số điện
thoại. Bằng cách này, bạn có thể tiếp cận họ sau khi kết thúc sự kiện nếu cần. Nếu trong
buổi diễn ra sự kiện có phục vụ đồ ăn, hãy chắc chắn là mọi phóng viên đều có phần và
được chăm sóc chu đáo.
Viết thư cho tổng biên tập/biên tập viên
Triết lý đằng sau các bức thư gửi cho tổng biên tập các báo có thể rất khác nhau. Điểm
khách mấu chốt là phạm vi của tờ báo. Một số tổng biên tập coi bức thư này như một bản
tin cộng đồng mà trong đó một số quan điểm có thể được đưa ra. Ví dụ, bạn có thể thấy
một bức thư từ một người chủ gia đình phàn nàn về cuộc bầu cử hội đồng quận gần đây,
thậm chí ngay cả khi tờ báo nọ không bao giờ đưa tin về sự kiện này. Chính sách mở
rộng này thường xảy ra đối với những tờ báo nhỏ, nơi luôn thiếu thông tin.
Cách tiếp cận thông dụng hơn thường được các tờ báo lớn áp dụng. Những tờ báo này
thường nhận rất nhiều thư gửi cho tổng biên tập hàng ngày. Đối với các tổng biên tập của
những tờ báo lớn này, tính phù hợp là yếu tố quan trọng nhất để xét đến. Họ chỉ in những
bức thư yêu cầu sự phúc đáp, phân tích hoặc ngợi khen đối với các bài báo, các chuyên
mục thể hiện quan điểm xuất hiện gần đây trên báo của họ.
Bạn nên đọc những lá thư gửi cho các tổng biên tập trên các báo trong thời gian gần nhất.
Đây là cách tốt nhất để biết được cung cách làm việc trong thời gian gần đây của tổng
biên tập các báo. Một khi bạn đã xác định được cách tốt nhất để tiếp cận các tổng biên
tập, nghĩa là bạn đã sẵn sàng để bắt đầu.
Thường xuyên đọc báo. Bạn cần làm quen với việc đọc báo để có thể đưa ra các nhận xét
thông minh về tờ báo trong những lá thư gửi cho các tổng biên tập.
Phải hiểu kỹ những gì bạn viết. Nếu bạn phê bình về một chuyên mục, bạn phải đảm bảo
là bạn hoàn toàn dựa trên thực tế một cách chính xác. Những việc làm tương tự như vậy
sẽ giúp cho thư của bạn được xem xét kỹ lưỡng, được gợi khen thực sự.
Theo dõi giọng điệu của bạn. Một lúc nào đó cách tiếp cận giận dữ lại có khả năng mang
lại kết quả nhưng thông thường cách nói hợp tình hợp lý và tôn trọng luôn là cách tốt
nhất. Bạn có thể nói hoặc phê bình một cách trực tiếp mà không cần phải tính đến mức độ
chuyên nghiệp trong giọng điệu. Hơn nữa, cách tiếp cận này khôn ngoan hơn vì trong
tương lai bạn sẽ phải làm việc với các nhà báo, chính những người mà bạn đang viết bài

phê phán.

Hãy đảm bảo rằng bạn tuân thủ đúng quy định về số chữ. Tất cả các tờ báo đều có một
quy định riêng về giới hạn chữ đối với các bức thư gửi cho tổng biên tập. Hãy gọi hỏi họ
trước khi bạn viết hơn là gặp phải rủi ro bị từ chối sau này bởi vì thư của bạn quá dài
hoặc quá ngắn.
Hãy nêu ra vấn đề mà bạn muốn nói ở ngay đoạn mở đầu. Thông thường thì đây là cách
tốt nhất để làm cho các phóng viên biết được chuyên mục mà bạn đang nói tới, bài báo
mà bạn nhắc tới hay ngày bài báo ra mắt trong đoạn đầu thư này.
Viết đi và viết lại. Những bức thư được viết cẩn thận bao giờ cũng được để mắt tới. Hãy
nhờ ai đó đọc trước khi bạn gửi đi để soát các lỗi ngữ pháp, chính tả, các dấu câu, …
Hỏi về hạn nộp bài và hỏi xem tờ báo muốn nhận thư của bạn theo cách nào. Trong đa số
trường hợp, cách tốt nhất là gửi fax và sau đó kiểm tra lại xem họ đã nhận được chưa.
Cung cấp đầy đủ thông tin để họ có thể liên lạc với bạn. Hầu hết các tờ báo sẽ liên hệ trực
tiếp với bạn để kiểm tra rằng chính bạn là người viết lá thư đó trước khi đăng tải nó. Hãy
đưa cho họ số điện thoại liên lạc của bạn kèm theo thư. Một số tờ báo yêu cầu cả số điện
thoại nhà riêng và số cơ quan.
Theo đuổi. Nếu bạn không nhận được thông tin nào từ phía tờ báo sau vài ngày, hãy gọi
cho tổng biên tập. Yêu cầu một cách lịch sự.
Đừng nản lòng nếu thư của bạn không được chọn đăng. Tiếp tục gửi đến các thư khác với
nhiều đề tài khác nhau và cuối cùng bạn sẽ gây được sự chú ý.
Trong một vài trường hợp, bạn có thể quyết định viết cho tổng biên tập một bức thư xâu
chuỗi các ý kiến của bạn.
Phần lớn những điểm trên đây cũng đều phù hợp cho các bài xã luận. Thông thường bạn
phải gắng sức hơn với những bài xã luận thể hiện quan điểm đối với một tờ báo hơn là
viết một bức thư đơn thuần gửi cho tổng biên tập. Mục tiêu của trang xã luận là tạo cơ hội
cho các cây bút bên ngoài (không phải các phóng viên của tờ báo) nói lên quan điểm cuả
mình về các vấn đề mà công chúng/cộng đồng quan tâm.
Các bài xã luận thể hiện quan điểm thường dài hơn thư gửi tổng biên tập. Bên cạnh đó,
các xã luận này không cần thiết phải đề cập đến một câu chuyện cụ thể nào đó đã từng

xuất hiện trên trang báo. Chúng đơn giản chỉ là quan điểm của người viết về một vấn đề
cụ thể nào đó.

Những bài xã luận hay nhất là những bài có các số liệu cụ thể hỗ trợ cho các lý lẽ tranh
luận. Những xã luận này được viết như một bài báo thực sự với phần mở đầu mang tính
dẫn dắt, phần thân bài là các dẫn chứng hỗ trợ và một kết luận chắc chắn khuyến khích
độc giả suy nghĩ và hành động.