Tài liệu Giới thiệu microsoft word docx

GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
Giới thiệu microsoft word
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
1
GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
I. GIỚI THIỆU:
1) Các chức năng của MicroSoft Word:
Microsoft Word (gọi tắt là Word) là một chương trình soạn thảo văn bản đa năng
cung cấp cho bạn một lượng lớn các tính năng độc đáo và đa dạng. Các công việc bạn có
thể làm trong phạm vi của Word bao gồm từ việc các tài liệu đơn giản như thư từ đến việc
tạo ra các ấn phẩm chuyên nghiệp như sách, báo, tạp chí, …. Bạn cũng có thể sử Word để
tạo các trang Web sinh động và nổi bật cho Word Wide Web hay cho Intranet cục bộ.
Vì Word là một phần của Microsoft Office, do đó nó có thể chia xẻ dữ liệu với
Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Outlook.
Hiện nay, ở nước ta đa số các văn bản dùng trong giao dịch, các ấn phẩm văn hóa,
tạp chí, giáo trình đều sử dụng Word để soạn thảo và in ấn.
2) Khởi động và thoát khỏi Word:
Khởi động và thoát khỏi Word được thực hiện giống như các chương trình khác chạy
trong môi trường Windows.
 Khởi động Word
Có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:
- D_Click trên biểu tượng của chương trình Word trên màn hình nền
- D_Click trên tên tập tin văn bản do Word tạo ra.
- Chọn lệnh Start/ Programs/ Microsoft Word.
 Thoát khỏi Word
Trước khi thoát cần phải lưu các tập tin đang làm việc vào đĩa, nếu không thì sẽ bị
mất dữ liệu. Tuy nhiên trước khi lưu, Word sẽ hiện thông báo nhắc nhở:
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
2
Thông báo nhắc nhở lưu văn bản

GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
 Yes: lưu dữ liệu và thoát khỏi chương trình ứng dụng.
 No: thoát khỏi chương trình ứng dụng mà không lưu dữ liệu.
 Cancel: hủy bỏ lệnh, trở về chương trình ứng dụng.
Có thể thoát khỏi Word bằng một trong các cách:
- Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4).
- Chọn lệnh File/ Exit.
- Click vào nút nằm phía trên, bên phải của thanh tiêu đề.
- D_Click vào biểu tượng của Word ở góc trên bên trái của thanh tiêu đề.
II. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN TRÊN MÀN HÌNH WORD:
1) Thanh tiêu đề (Title bar):
Thanh tiêu đề nằm ở vị trí trên cùng của cửa sổ Word. Thanh tiêu đề chứa biểu tượng
của Word và tên tài liệu đang soạn thảo. Bên phải của tiêu đề có các nút thu nhỏ
(Minimize), nút phục hồi (Restore) hoặc phóng to (Maximize) và nút đóng cửa sổ
(Close).
2) Thanh lệnh đơn (Menu bar):
Thanh lệnh đơn chứa các lệnh của Word, các lệnh được bố trí theo từng nhóm, gồm
có 9 nhóm lệnh sau:
- File : Nhóm lệnh xử lý tập tin.
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
3
Title Bar Menu Bar Formatting toolbarStandard toolbar
Drawing Toolbar
Scroll Bar
Ruler
Status Bar
Các thành phần cơ bản trên màn hình Word
Hộp hội thoại Customize
GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
- Edit : Nhóm lệnh dùng để soạn thảo văn bản.

- View : Nhóm lệnh chọn chế độ hiển thị văn bản.
- Insert : Nhóm lệnh dùng để chèn các đối tượng vào văn bản.
- Format : Nhóm lệnh dùng để định dạng văn bản.
- Tools : Nhóm các công cụ hổ trợ cho việc soạn văn bản.
- Table : Nhóm lệnh xử lý trên biểu bảng.
- Window : Nhóm lệnh liên quan đến cửa sổ làm việc của Word.
- Help : Nhóm lệnh trợ giúp sử dụng Word.
3) Các thanh công cụ (Toolbars):
Để phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, thực hiện các thao tác tiện lợi và nhanh
chóng, Word cung cấp sẵn các thanh công cụ. Trên các thanh công cụ có gắn các nút lệnh.
Mỗi một nút lệnh đại diện cho một lệnh nào đó. Muốn biết nút lệnh đại diện cho lệnh nào
thì trỏ chuột ngay trên nút đó, khi đó dưới con trỏ chuột sẽ xuất hiện một khung màu vàng
(ScreenTips) có ghi tên lệnh và phím gõ tắt (nếu có).
 Bật/ Tắt thanh công cụ:
- Chọn lệnh: View/ Toolbars, sau đó Click chọn thanh công cụ; hoặc
- R_Click trên thanh công cụ bất kỳ, danh sách các thanh công cụ sẽ xuất hiện, Click
chọn thanh công cụ muốn bật/ tắt.
 Di chuyển thanh công cụ
Drag trên biên của thanh công cụ (không trỏ vào nút lệnh) đến vị trí mới.
 Một số thanh công cụ thường dùng
- Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): gồm những thao tác thông dụng, được sử
dụng thường xuyên.
- Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): gồm những thao tác dùng định
dạng văn bản
- Thanh công cụ vẽ (Drawing Toolbar): dùng để vẽ các hình hình học, tạo chữ nghệ
thuật,
 Tạo thanh công cụ mới:
− Chọn menu View/ Toolbars/
Customize/ Chọn lớp Toolbars.
Click chọn New

− Nhập tên cho thanh công cụ mới
trong mục Toolbars name, chọn
tập tin đặt thanh công cụ trong
mục Make toolbars available to.
− Click OK để hoàn thành
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
4
GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
 Gắn nút lệnh lên thanh công cụ:
− Chọn menu View/ Toolbars/ Customize/ Chọn lớp Commands
− Chọn nhóm lệnh trong danh sách Categories, khi chọn đến nhóm lệnh nào thì các
nút lệnh của nhóm đó sẽ xuất hiện trong hộp Commands.
− Chọn nút lệnh và Drag lên thanh công cụ.
− Chọn Close để kết thúc.
Ghi chú:
 Muốn gỡ bỏ nút lệnh trên thanh công cụ thì Drag nó ra khỏi thanh.
 Muốn biết ý nghĩa của nút lệnh nào thì Click vào nút lệnh đó (trong phần
Commands), sau đó Click vào nút Description
 Loại bỏ thanh công cụ:
− Chọn menu View/ Toolbars/ Customize/ Chọn lớp Toolbars.
− Chọn thanh công cụ cần loại bỏ trong danh sách.
− Click chọn Delete.
4) Thước và đơn vị chia trên thước (Ruler):
Thước dùng để kiểm soát các lề, độ lệch so với các lề, điểm dừng của các tab,
Trong Word có hai thước:
- Thước ngang (Horizontal Ruler) nằm ngang phía trên màn hình
- Thước đứng (Vertical Ruler) nằm dọc phía bên trái màn hình.
Đơn vị chia trên thước có thể là Inch (") hoặc Centimeters (cm). Để thay đổi đơn vị
chia trên thước, chọn lệnh: Tools/ Options/ General/ Measurement units.
Để bật/tắt thước, chọn lệnh: View/Ruler.

5) Thanh trạng thái (Status bar):
Thanh trạng thái cho biết thông tin về trang (Page) hiện hành (trang chứa dấu nháy),
tổng số trang trong tài liệu, dòng cột hiện hành,
Bật/tắt thanh trang thái: menu Tools/ Options/ View và chọn mục  Status bar
6) Thanh trượt ngang (Horizontal scroll bar) và trượt đứng (Vertical
scroll bar):
Trong màn hình của Word có hai thanh trượt: Thanh trượt đứng đặt ở bên phải cửa
sổ dùng để cuộn văn bản theo chiều đứng, thanh trượt ngang nằm ở đáy cửa sổ dùng cuộn
văn bản theo chiều ngang.
Bật/tắt các thanh trượt bằng lệnh: Tools/ Options/ View. Trong nhóm Window, chọn
 Horizontal scroll bar để bật/ tắt thanh trượt ngang, và  Vertical scroll bar để bật/ tắt
thanh trượt đứng.
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
5
Thước ngang chia theo đơn vị Centimeters
GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
7) Vùng soạn thảo văn bản và điểm chèn
Vùng soạn thảo văn bản: dùng để nhập văn bản vào. Khi nhập văn bản, nếu có từ
vượt quá lề phải qui định thì Word sẽ tự động cắt từ đó đem xuống dưới. Muốn chủ động
xuống dòng thì gõ phím Enter (ngắt đoạn).
Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới (ngắt trang mềm).
Nếu muốn chủ động qua trang mới trong khi trang hiện hành vẫn còn trống thì gõ tổ hợp
phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng).
Điểm chèn: dấu nhấp nháy của con trỏ trong vùng soạn thảo cho biết vị trí văn bản
(hay đối tượng) khi bạn nhập vào.
8) Cách chọn lệnh sử dụng
 Phím gõ tắt và gán phím gõ tắt cho một lệnh
Phím gõ tắt giúp bạn chọn lệnh một cách nhanh chóng, chính xác và tiện lợi. Một lệnh
có thể có nhiều phím gõ tắt khác nhau, phím gõ tắt đầu tiên sẽ xuất hiện trong Screen tip.
Để gán phím gõ tắt cho một lệnh, bạn thực hiện theo các bước sau:

− Chọn lệnh View/ Toolbars/ Customize
− Chọn nút lệnh Keyboard.
− Chọn nhóm lệnh trong danh
sách Categories.
− Chọn lệnh cần gán trong danh
sách Commands.
− Gõ phím tắt vào mục Press new
shortcut key.
− Click chọn Assign.
− Click chọn Close để hoàn thành.
Chú ý: để gỡ bỏ phím gõ tắt thì nhắp chọn nó trong mục Current keys, sau đó Click
chọn lệnh Remove để loại bỏ.
 Các cách chọn lệnh: có thể chọn lệnh bằng một trong
các cách sau:
− Dùng chuột/ bàn phím để chọn lệnh trong hệ thống
menu lệnh.
− Dùng chuột nhắp chọn nút công cụ đại diện cho
lệnh (nếu có).
− Sử dụng phím gõ tắt nếu lệnh có gán phím gõ tắt.
Ví dụ: để chọn lệnh mở tập tin có sẵn trong máy, bạn
có thể thực hiện:
Cách 1: chọn lệnh File/ Open trên menu.
Cách 2: Click chọn nút công cụ trên thanh công
cụ chuẩn.
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
6
Hộp thoại Customize Keyboard
Cách chọn lệnh
Menu Edit
GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD

Cách 3: nhấn tổ hợp phím Ctrl + O
Cách 4: nhấn Alt_F để mở menu File, nhấn O hoặc Click chọn Open.
Cách 5: nhấn F10, nhấn F, nhấn O
 Các quy ước trên menu:
− Khi lệnh có màu xám là hiện tại chưa sử dụng được, cần có một số thao tác khác
thì mới cho sử dụng.
− Hình nằm bên trái tên lệnh là biểu tượng của lệnh đó, nếu biểu tượng này có trên
thanh công cụ thì có thể chọn lệnh bằng cách nhấn chọn vào biểu tượng đó.
− Ký tự có gạch dưới trong tên lệnh là ký tự có thể nhấn tắt để chọn lệnh khi menu
hiện ra.
− Dấu 3 chấm (…) theo sau tên lệnh cho biết lệnh sẽ dẫn đến hộp thoại lấy thêm
thông tin thì lệnh mới thực hiện được.
− Tổ hợp phím ghi sau tên lệnh là phím gõ tắt của lệnh đó.
− Dấu  sau tên lệnh cho biết còn có menu lệnh ở cấp thấp hơn.
9) Hệ thống trợ giúp và cách sử dụng
Hệ thống trợ giúp của Word rất hoàn hảo, các lệnh được giải thích rất tường tận và
chi tiết, một số lệnh còn có mục Show me hướng dẫn từng bước sử dụng lệnh đó.
Tuỳ theo công việc bạn đang thực hiện mà Word sẽ cho hiển thị hướng dẫn phù hợp
với công việc đó.
Muốn gọi trợ giúp thì gõ F1 hay chọn lệnh trên menu Help
 Microsoft Word Help (F1)
− Lớp Contents: cho phép
chọn các mục trợ giúp
theo chủ đề.
− Lớp Answer Wizard: cho
phép tìm theo lệnh/ công
việc bạn muốn thực
hiện.
− Lớp Index: cho phép
chọn các mục trợ giúp

theo chỉ mục.
 What’s this (Shift + F1)
Khi chọn What’s this, con trỏ sẽ mang theo dấu hỏi. Muốn xem hướng dẫn về “cái
gì” thì nhắp trên “cái đó”, Word sẽ cho hiện hướng dẫn cho “cái” vừa chọn.
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
7
Trợ giúp theo nội dung
CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
I. NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH VĂN BẢN:
1) Chọn bảng mã, Font tiếng Việt và kiểu gõ:
- Khởi động chương trình hỗ trợ tiếng Việt (Vietkey, Unikey, ).
- Chọn chế độ gõ tiếng Việt
- Chọn bảng mã và Font chữ thích hợp:
• Bảng mã là VietWare_X nếu sử dụng bộ Font chữ VietWare (VNbook-
Antiqua, VNtimes new roman, )
• Bảng mã là VNI Windows nếu sử dụng bộ Font chữ VNI (VNI-Times, )
• Bảng mã là Unicode nếu sử dụng Font chữ Times New Roman, Arial,
- Chọn kiểu gõ (Telex, VNI, )
2) Cách di chuyển dấu nháy trong tài liệu
←, → : qua trái, qua phải 1 ký tự.
↑, ↓ : lên, xuống 1 dòng.
Ctrl + ←, Ctrl + → : qua trái, qua phải 1 từ.
Ctrl + ↑, Ctrl + ↓ : lên, xuống 1 đoạn văn bản.
PageUp, PageDown : lên, xuống 1 trang màn hình.
Ctrl + Home, Ctrl + End : về đầu, cuối tài liệu.
Ghi chú:
Có thể di chuyển dấu nháy đến bất kỳ vị trí nào trong tài liệu bằng cách Click vào
vị trí đó và sử dụng các thanh trượt để cuộn văn bản.
Lệnh Edit/ Goto (Ctrl+G, F5): dùng để di chuyển nhanh đến trang (hay đối tượng

khác) có số trang nhập từ bàn phím.
3) Các thành phần của văn bản
Trong một văn bản (Document) có thể có một hoặc nhiều trang (Page). Trong một
trang có thể có một hoặc nhiều đoạn (Paragraph). Trong một đoạn có thể có một hoặc
nhiều câu (Sentence). Trong một câu có thể có một hoặc nhiều từ (Word). Trong một từ có
thể có một hoặc nhiều ký tự (Character).
 Giữa các từ phải có ít nhất một khoảng trắng (space).
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
Di chuyển nhanh với Edit/ Goto
8
CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
 Một câu phải bắt đầu bằng ký tự in hoa và kết thúc bằng một trong các dấu chấm
câu: . ! ?
 Một đoạn văn bản kết thúc bởi phím Enter.
 Một trang kết thúc bởi dấu ngắt trang (Page break).
Có hai kiểu ngắt trang:
- Ngắt trang cứng (Hard page): được chèn vào văn bản khi gõ tổ hợp phím
Ctrl+Enter hay chọn lệnh Insert/ Break, dấu ngắt trang cứng có dạng:
Page Break
- Ngắt trang mềm (Soft page): do Word tự động qua trang khi văn bản đã được nhập
đầy trang, dấu ngắt trang cứng có dạng:

4) Chế độ viết chèn và viết đè
Trong Word có hai chế độ nhập văn bản: Insert (viết chèn) và Overtype (viết đè):
Viết chèn (mặc nhiên): khi bạn nhập vào thì ký tự đó sẽ chèn vào tại vị trí con trỏ
và đẩy các ký tự bên phải con trỏ qua phải.
 Viết đè: khi bạn nhập vào thì ký tự đó sẽ viết đè lên ký tự bên phải con trỏ.
Để chuyển đổi qua lại giữa hai chế độ trên thì D_Click vào ký hiệu OVR trên thanh
trạng thái (Status bar). Hoặc nhấn nút Insert từng lần để đổi chế độ.
5) Cách nhập văn bản:

Khi nhập văn bản con trỏ tự động dịch chuyển sang phải, nếu có từ vượt quá lề phải
qui định thì Word sẽ tự động cắt từ đó đem xuống dòng tiếp theo (chế độ tự động xuống
dòng). Muốn kết thúc một đoạn thì gõ phím Enter (ngắt đoạn).
Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới (ngắt trang mềm).
Nếu muốn chủ động qua trang mới trong khi trang hiện hành vẫn còn trống thì gõ tổ hợp
phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng).
Các phím xoá văn bản:
− Phím Delete: xoá ký tự tại vị trí con trỏ hoặc xoá các đối tượng đã chọn.
− Phím Backspace: xoá ký tự tại phía trước (bên trái) con trỏ.
6) Chèn ký tự đặc biệt (Symbol):
Symbol là những ký tự đặc biệt không có trên bàn phím như: ← ↑ → ↓ ± ≥ ∝ ♣ ♦ ♥
♠     …

Cách thực hiện:
Đặt dấu nháy tại vị trí cần chèn Symbol.
Vào menu Insert/Symbol, xuất hiện hộp thoại Symbol như Hình 9.2:
 Chọn lớp Symbol để chèn các ký hiệu hoặc lớp Special Characters để chèn các ký
tự đặc biệt.
Chọn Font cho symbol: sử dụng hộp thoại Font, thường sử dụng các font symbol
như: Wingdings, Symbol,
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
9
CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
Chọn ký hiệu cần chèn. Nhấn nút Insert để chèn vào.
Nếu muốn chèn nhiều symbol thì lặp lại các thao tác trên.
Chọn nút Close để thoát (sau khi chèn ký hiệu thì nút Cacel đổi thành nút Close).
Ghi chú: Có thể thay đổi kích thước của Symbol tương tự như đối với ký tự.
II. THAO TÁC TRÊN TẬP TIN
1) Mở tập tin
• Mở tập tin mới

Chọn File/New hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N hoặc nhấn nút
• Mở tập tin đã có trên đĩa
Chọn File/Open hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc nhấn nút , xuất hiện hộp
thoại sau:
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
Có thể nhập đầy đủ
đường dẫn và tên tập
tin cần mở
Chọn tập tin cần mở
Chọn ổ đĩa và thư mục
chứa tập tin cần mở
Hộp hội thoại Open
Chèn các ký tự đặc biệt
10
CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
Look in: cho phép chọn vị trí tập tin cần mở.
File name: cho phép nhập tên tập tin cần mở theo đúng đường dẫn.
Files of type: kiểu tập tin cần mở.
2) Lưu tập tin
 Lưu tập tin lần đầu tiên
Chọn File/Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc nhấn nút , xuất hiện hộp
thoại:
Save in: cho phép chọn vị trí chứa tập tin cần lưu.
File name: cho phép nhập tên tập tin cần lưu (theo đúng quy tắc).
Files of type: kiểu tập tin cần lưu.
 Lưu tập tin từ lần thứ hai trở đi
+ Lưu vào cùng tập tin: tương tự như lần lưu đầu tiên và Word sẽ tự động lưu trữ
những thay đổi mà không yêu cầu đặt tên (không xuất hiện hộp thoại Save As).
+ Lưu thành tập tin mới: vào menu File/Save as xuất hiện hộp thoại Save as như
trên và cho phép đặt tên tập tin mới.

 Lưu tất cả các tập tin
Nhấn giữ Shift, chọn File/ Save All.
Dùng để lưu tất cả các tập tin đang mở. Những tập tin đã có tên thì Word sẽ lưu
đúng với tên cũ, những tập tin nào chưa có tên thì Word sẽ xuất hiện hộp hội thoại Save As
để đặt tên và chọn vị trí lưu.
3) Chèn nội dung tập tin từ đĩa vào văn bản hiện hành
Đặt trỏ tại vị trí cần chèn.
Chọn lệnh Insert/ File, hộp hội thoại Insert File xuất hiện (giống hộp thoại Open).
Chọn vị trí của tập tin cần chèn trong mục Look in.
Chọn tập tin cần chèn trong danh sách.
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
Chọn ổ đĩa, thư
mục chứa tập tin
cần lưu
Nhập tên tập tin
cần lưu
Hộp hội thoại Save As
11
CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
Click chọn Insert để hoàn thành.
4) Đóng tập tin
 Lệnh File/ Close
Dùng để đóng tập tin hiện hành, bạn phải lưu tập tin trước khi đóng, nếu tập tin có
cập nhật mà chưa lưu lại thì Word sẽ hiện thông báo nhắc nhở:
 Yes: lưu dữ liệu và đóng tập tin hiện hành.
 No: đóng tập tin hiện hành mà không lưu dữ liệu.
 Cancel: hủy bỏ lệnh, trở về tập tin hiện hành.
 Lệnh File/ Close All
Nhấn giữ Shift, chọn File/ Close All.
Dùng để đóng tất cả các tập tin đang mở. Những tập tin đã được lưu thì Word sẽ

đóng lại, những tập tin nào chưa lưu thì Word sẽ xuất hiện thông báo và chờ xác nhận có
lưu lại hay không.
5) Đặt các tuỳ chọn cho tập tin
Lệnh Tools/ Options
Cho phép chọn thay đổi các tuỳ chọn khi làm việc với Word theo ý của người sử
dụng, theo nội dung của công việc cần thực hiện, …
 Lớp View: Cho phép thay đổi các tuỳ chọn trình bày màn hình, cho hiện/ ẩn một số
thành phần trên màn hình làm việc.
 Lớp Edit :Cho phép thay đổi các tuỳ chọn liên quan khi nhập, chỉnh sửa văn bản.
 Lớp Save: Cho phép thay đổi các tuỳ chọn liên quan khi lưu tập tin.
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
Thông báo nhắc nhở lưu văn bản
Hộp hội thoại Insert File
12
CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
 Lớp Spelling & Grammar: Cho phép chọn để kiểm tra chính tả và văn phạm nội
dung văn bản.
 Lớp File Location: Cho phép chọn thay đổi vị trí làm việc của các tập tin Word.
III. TRÌNH BÀY MÀN HÌNH - TRANG IN
1) Trình bày màn hình (View)
Word cung cấp các chế độ khác nhau để trình bày tài liệu trên màn hình:
 Chế độ Normal
Vào menu View/Normal. Chế độ hiển thị bình thường, hiển thị tài liệu trong một
định dạng cơ bản, cho việc định dạng và hiệu chỉnh có hiệu quả. Không hiển thị các lề, các
tiêu đề đầu trang (Header) hay hạ mục cuối trang (Footer).
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
Lớp View Lớp Edit
Lớp Save Lớp Spelling & Grammar
13
CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

 Chế độ Web Layout
Vào menu View/Web Layout. Chế độ hiển thị dạng Web, hiển thị tài liệu rất dễ đọc
trên màn hình. Đây là chế độ hiển thị lý tưởng cho các trang Web hay cho việc đọc trực
tuyến các tài liệu Word thông thường. Văn bản hiển thị không có các ngắt trang mà chỉ có
các lề rất nhỏ. Các dòng văn bản được chạy ngang qua toàn bộ cửa sổ, và bất kỳ mẫu nền
hay hình ảnh nào đã gán cho văn bản đều được nhìn thấy.
 Chế độ Print Layout
Vào menu View/Print Layout. Chế độ hiển thị chi tiết, hiển thị văn bản và đồ họa
một cách chính xác như khi chúng sẽ xuất hiện trên trang in, chỉ ra tất cả các lề, các tiêu đề
đầu và cuối trang. Tất cả các lệnh hiệu chỉnh và định dạng đều có hiệu lực, nhưng Word
chạy chậm hơn so với chế độ hiển thị Normal, và việc cuộn màn hình cũng không thật trôi
chảy.
 Chế độ Outline
Vào menu View/Outline. Chế độ hiển thị tổng quan, chỉ ra cấu trúc tài liệu. Cho phép
bạn xem rất nhiều mức chi tiết và sắp xếp lại văn bản của tài liệu một cách nhanh chóng.
 Chế độ Print Preview
Vào menu File/Print Preview hoặc chọn nút lệnh trên thanh công cụ chuẩn. Hiển
thị hình ảnh của một (hoặc nhiều hơn) toàn bộ trang in và cho phép bạn điều chỉnh cấu tạo
trang.
 Phóng to/thu nhỏ màn hình (Zoom Control)
Ta có thể phóng to/thu nhỏ màn hình để tiện theo dõi trong quá trình soạn thảo văn
bản bằng cách vào menu View/Zoom hoặc sử dụng nút Zoom Control .
2) Trình bày trang in (Page Setup)
Khi mở một tài liệu mới thì Word sẽ sử dụng các thiết lập định sẵn về khổ giấy,
hướng in, các lề, Tuy nhiên ta có thể thay đổi các giá trị này lại cho phù hợp.
Vào menu File/Page Setup, xuất hiện hộp thoại:
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
Hộp thoại Page Setup
14
CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

a. Định lề trang in (Lớp Margin)
- Gutter: dùng khi đóng thành sách, là khoảng cách dùng để đóng nẹp sách.
- Form Edge: khoảng cách dùng để tạo Header và Footer (khoảng cách từ Top/
Bottom đến Header/ Footer )
b. Định khổ giấy in và hướng trang in (Lớp Paper size)
- Paper size: định khổ giấy in, khổ giấy thường dùng là A4 (21x29.7 cm).
- Orientation: định hướng trang in:
• Portrait: hướng in đứng, đây là hướng in mặc nhiên.
• Landscape: hướng in ngang.
- Apply to: áp dụng các lựa chọn trên cho toàn văn bản (Whole Document) hay phần
đang định dạng (This Section) hay từ vị trí con trỏ về sau (This point forward).
Chọn:
- OK nếu muốn áp dụng các xác lập này cho tài liệu hiện hành.
- Default, sau đó chọn Yes nếu nuốn các xác lập này trở thành mặc nhiên, nghĩa là sẽ
áp dụng vào tất cả các tài liệu được tạo từ đó về sau.
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
Top
1
Bottom
2
Bottom
Top
3
4
1: Trang chẵn.
2: Trang lẻ.
3: Inside: lề trong.
4: Outside: lề ngoài.
Lề trang giấy ở chế độ in 2 mặt
Định lề trang in

Right
Top
Left
Bottom
Lề trang giấy ở chế độ in 1 trang
Top
Left
Bottom
Lề trang giấy ở chế độ in 2 trang
trên 1 mặt giấy
Right
15
CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
IV.
KHỐI VĂN BẢN VÀ CÁC LỆNH XỬ LÝ KHỐI
1) Chọn khối văn bản
• Khối văn bản bất kỳ
Dùng bàn phím: đặt dấu nháy ở đầu (cuối) phần văn bản cần chọn, nhấn và giữ phím
Shift kết hợp với các phím di chuyển để mở rộng khối cần chọn.
Dùng chuột: Click vào vị trí đầu (cuối) phần văn bản cần chọn, nhấn giữ chuột trái
và kéo đến vị trí cuối (đầu) khối.
Dùng chuột kết hợp với phím Shift: Click vào vị trí đầu (cuối) phần văn bản cần
chọn, nhấn giữ phím Shift, di chuyển đến vị trí cuối (đầu) khối, Click chọn.
• Chọn từ: D_Click lên từ cần chọn.
• Chọn dòng: đưa trỏ chuột vào đầu dòng cần chọn, khi có dạng  thì Click chọn.
• Chọn câu: nhấn giữ phím Ctrl và Click vào vị trí bất kỳ trong câu cần chọn.
• Chọn đoạn: D_Click vào khoảng trống bên trái của đoạn.
• Chọn toàn bộ văn bản: dùng tổ hợp phím Ctrl + A hoặc nhấn giữ phím Ctrl rồi Click
chọn lên đầu dòng bất kỳ hoặc chọn lệnh Edit/Select All.
2) Xóa khối văn bản

- Chọn khối văn bản cần xóa.
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
Hướng in ngang
Hướng
in đứng
Định khổ giấy in và hướng trang in
16
CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
- Nhấn phím Delete hoặc phím Backspace.
3) Cắt (Cut), sao chép (Copy), dán (Paste)
 Cắt, sao chép đối tượng vào Clipboard
Chọn đối tượng (văn bản, hình ảnh, ) muốn Cắt (Cut), sao chép (Copy).
- Cắt (Cut): Thực hiện một trong các cách:
• Chọn menu Edit/Cut.
• R_Click/Cut.
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X.
• Click vào nút trên thanh công cụ Standard.
- Sao chép (Copy): Thực hiện một trong các cách:
• Chọn menu Edit/Copy.
• R_Click/Copy.
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.
• Click vào nút trên thanh công cụ Standard.
Đối tượng sau khi được cắt/sao chép sẽ được đưa vào lưu trữ trong Clipboard. Lưu ý,
Clipboard lưu trữ được 12 đối tượng được cắt/sao chép sau cùng.
 Dán đối tượng được lưu trữ trong Clipboard vào tài liệu
Di chuyển dấu nháy đến vị trí cần dán. Thực hiện một trong các cách:
• Chọn menu Edit/Paste.
• R_Click/Paste.
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.
• Hoặc chọn nút trên thanh công cụ Standard.

Ghi chú: Có thể dán nhiều lần cùng một đối tượng.
4) Thao tác Undo, Redo và Repeat
- Undo: cho phép hủy bỏ lệnh vừa mới thực hiện. Có thể thực hiện lệnh Undo nhiều
lần, mỗi lần sẽ hủy bỏ một lệnh, trình tự Undo sẽ đi ngược lại với trình tự lệnh vừa được
thực hiện.
Muốn thực hiện Undo, bạn chọn một trong các thao tác sau: chọn lệnh Edit/Undo,
hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z, hoặc Click vào nút
- Redo: cho phép hủy bỏ thao tác Undo vừa được thực hiện.
Muốn thực hiện Redo, bạn chọn một trong các thao tác sau: chọn lệnh Edit/Redo,
hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y, hoặc Click vào nút
- Repeat: cho phép lặp lại thao tác vừa mới thực hiện. Lệnh Undo và lệnh Repeat
cùng chia sẻ một vị trí trên menu Edit.
Muốn thực hiện Repeat, bạn chọn lệnh Edit/Repeat hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y.
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
17
CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
5) Nhập văn bản tự động (Automatic Writing)
a. Sử dụng tính năng AutoText
AutoText là một cách viết tốc ký trong soạn thảo văn bản được sử dụng trong trường
hợp có khối văn bản hay đồ họa được lặp lại thường xuyên. AutoText được thực hiện bằng
cách gán cho khối văn bản hay đồ họa này một tên tắt. Khi soạn thảo chỉ cần gõ vào tên tắt
này thì Word sẽ tự động thay thế tên tắt bằng nội dung của khối văn bản hay đồ họa ngay
tại vị trí đó.
 Tạo một mục AutoText
- Chọn phần văn bản (hình ảnh) cần tạo thành một mục AutoText.
- Vào menu Insert/ AutoText/AutoText hoặc Tools/ AutoCorrect/AutoText,

- Gõ tên tắt vào ô Enter AutoText Entries here.
- Click vào nút Add.
- Click vào nút OK.

 Chèn một mục AutoText vào tài liệu
- Đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn.
- Gõ tên tắt.
- Nhấn phím F3 hoặc Ctrl + Alt + V.
 Xóa một mục AutoText
- Vào lại cửa sổ AutoText.
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
18
CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
- Chọn mục cần xóa tại ô Enter AutoText Entries here.
- Click vào nút Delete.
b. Sử dụng tính năng AutoCorrect
Chức năng AutoCorrect giúp bạn tự động sửa những lỗi sai thường xuyên xảy ra
trong khi soạn thảo văn bản hoặc để đưa nhanh vào tài liệu những khối văn bản hay đồ họa
thường xuyên được sử dụng. AutoCorrect tương tự như AutoText nhưng nhanh hơn vì tự
động chèn văn bản vào tài liệu mà không cần phải nhấn phím F3.
 Tạo một mục AutoCorrect
- Chọn khối văn bản hay đồ họa cần tạo thành một mục AutoCorrect.
- Vào menu Tools/AutoCorrect/AutoCorrect :
- Gõ tên tắt vào ô Replace.
- Sau đó Click vào nút Add. Click vào nút OK.
 Chèn một mục AutoCorrrect vào tài liệu
Đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn, sau đó gõ tên tắt và nhấn phím khoảng trắng, phím
Tab hoặc Enter.
 Xóa một mục AutoCorrrect
- Vào lại cửa sổ AutoCorrect.
- Chọn mục cần xóa bên cột Replace sau đó Click vào nút Delete.
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
19
CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

6) Tìm kiếm và thay thế văn bản (Find and Replace)
Chức năng tìm và thay thế cho phép tìm một từ hoặc nhóm từ và thay thế bằng một
một từ hoặc nhóm từ khác.

Cách thực hiện:
- Vào menu Edit/Find (Ctrl+ F) hoặc Edit/Replace (Ctrl+ H), xuất hiện hộp thoại:
- Nếu chỉ muốn tìm kiếm, Click chọn mục Find. Nếu muốn tìm kiếm và thay thế,
Click chọn mục Replace.
- Nhập phần văn bản cần tìm vào ô Find What.
- Nhập phần văn bản cần thay thế vào ô Replace With.
- Chọn phạm vi tìm kiếm tại mục Search: All (tìm toàn bộ tài liệu), Down (tìm từ vị
trí dấu nháy đến cuối tài liệu), Up (tìm từ vị trí dấu nháy đến đầu tài liệu).
+ Match Case: nếu chọn thì khi tìm sẽ phân biệt chữ hoa và chữ thường.
+ Find whole words only: chỉ tìm từ trọn vẹn, nghĩa là không tìm từ nằm trong
từ khác.
+ Use wildcards: sử dụng các ký tự đại diện.
+ Sounds like: tìm những từ có phát âm giống nhau (chỉ sử dụng được cho tiếng
Anh).
- Chọn nút Find Next. Word sẽ dừng lại ở từ đầu tiên tìm thấy.
- Chọn nút:
• Replace nếu muốn thay thế một từ và tìm tiếp.
• Replace All nếu muốn tự động thay thế tất cả các từ được tìm thấy.
7) Chèn các dấu ngắt
• Khái niệm section
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
Tìm kiếm và thay thế văn bản
20
CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
Một văn bản có thể có nhiều trang, giữa các trang được phân cách bởi dấu ngắt trang
(Page Break). Thông thường các trang trong văn bản có thể định dạng giống nhau như: khổ

giấy, lề trang, tiêu đề và hạ mục, …
Nếu muốn trong văn bản có những định dạng khác nhau thì cần phải chia văn abnr
đó thành nhiều phần (Section) khác nhau.
Ở chế độ hiển thị Normal, các dấu ngắt trang được ký hiệu như sau:
Page Break
Còn dấu ngắt phần được ký hiệu như sau:
Section Break (Next Page)
• Chèn các dấu ngắt
+ Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn dấu ngắt.
+ Vào menu Insert/ Break, hộp thoại xuất hiện:
+ Chọn loại ngắt cần chèn
Page break: ngắt trang tại vị trí con trỏ.
Column break: ngắt cột tại vị trí con trỏ.
Next page: ngắt phần tại vị trí con trỏ, phần mới
bắt đầu từ trang kế.
Continuous: ngắt phần tại vị trí con trỏ, phần
mới nằm liên tục với phần cũ.
Even page: ngắt phần tại vị trí con trỏ, phần
mới bắt đầu từ trang chẵn kế đó.
Odd page: ngắt phần tại vị trí con trỏ, phần mới
bắt đầu từ trang chẵn lẻ kế đó.
+ Click chọn OK để hoàn thành.
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
Chèn các dấu ngắt
21
ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
Trong chương này sẽ cung cấp cho bạn những ký năng cơ bản để định dạng một tài
liệu Word – điều chỉnh hình thức của tài liệu. Bạn sẽ biết cách định dạng các ký tự riêng
biệt cũng như cách định dạng toàn bộ các đoạn văn bản.

I. ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
Định dạng ký tự tức là nói về các đặc tính cho từng ký tự riêng lẻ trong một tài liệu.
Các đặc tính này là: Font chữ (Font), kiểu chữ (Font style: gạch dưới, in nghiêng, in đậm),
cỡ chữ (Font size), màu chữ (Font Color) .
Ghi chú: muốn định dạng cho nhiều ký tự thì phải đánh dấu khối chọn tất cả các ký
tự này trước khi định dạng.
 Cách thực hiện:
Chọn phần văn bản muốn định dạng.
• Cách 1: Vào menu Format/Font xuất hiện hộp thoại sau:
- Font: chọn font chữ. - Font Color: chọn màu.
- Font style: chọn kiểu chữ.
• Regular: chữ bình thường.
• Italic: chữ nghiêng.
• Bold: chữ đậm.
• Bold Italic: chữ vừa đậm vừa
nghiêng.
- Underline style: chọn kiểu gạch dưới.
• None: không gạch dưới.
• Single: nét đơn.
• Double: nét đôi.
• Words Only: chỉ gạch dưới các từ.
- Size: chọn kích cỡ của chữ.
- Underline Color: chọn màu cho nét
gạch dưới.
- Effects:
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
Định dạng văn bản
22
ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
Gạch giữa các ký tự.

Gạch giữa hai nét các ký tự.
Đặt chỉ số trên, hoặc tổ hợp phím: Ctrl + Shift + =.
Đặt chỉ số dưới, hoặc tổ hợp phím: Ctrl + =.
Chữ có nét bóng.
Chữ có nét viền.
Chữ chạm nổi.
Chữ chạm chìm.
Định dạng ký tự thành chữ in.
Chọn: - OK nếu muốn áp dụng các xác lập này cho tài liệu hiện hành.
- Default, sau đó chọn Yes nếu nuốn các xác lập này trở thành mặc nhiên,
nghĩa là sẽ áp dụng vào tất cả các tài liệu được tạo từ đó về sau.
• Cách 2: Dùng thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar)
Chọn Font chữ hoặc tổ hợp phím Ctrl + Shift + F
Chọn size chữ hoặc tổ hợp phím Ctrl + Shift + P
hoặc: - Ctrl + ] (tăng size chữ lên 1 đơn vị)
- Ctrl + [ (giảm size chữ xuống 1 đơn vị)
Chọn chữ đậm hoặc tổ hợp phím Ctrl + B
Chọn chữ nghiêng hoặc tổ hợp phím Ctrl + I
Chọn chữ gạch dưới hoặc tổ hợp phím Ctrl + U
II. CHUYỂN ĐỔI LOẠI CHỮ
Word có thể chuyển đổi giữa các loại chữ: chữ in
hoa thành chữ thường, chữ thường thành chữ in hoa,
hay chữ có ký tự đầu là chữ in hoa, một cách nhanh
chóng mà không cần phải gõ lại từ bàn phím.

Cách thực hiện:
- Chọn phần văn bản cần chuyển đổi.
- Vào menu Format/Change Case:
• Sentence case: ký tự đầu câu là chữ in hoa, còn lại là chữ thường.
• lowercase: toàn bộ là chữ thường.

• UPPERCASE: toàn bộ là chữ in hoa.
• Title Case: ký tự đầu mỗi từ là chữ in hoa, còn lại là chữ thường.
• tOGGLE cASE: đảo ngược chữ thường/chữ in hoa so với ban đầu.
- Nhấn OK để kết thúc.
Ghi chú: dùng tổ hợp phím Shift + F3 lần lượt chuyển đổi giữa các loại chữ. Với
tiếng Việt có dấu, việc chuyển đổi loại chữ không hoàn toàn chính xác.
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
Chuyển đổi loại chữ
23
ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
III. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN (PARAGRAPH)
1) Một số khái niệm
- Trong Word, khái niệm đoạn (paragraph) được định nghĩa là một phần văn bản (có
thể chỉ là một dòng trống) được kết thúc bởi một ký hiệu cuối đoạn (paragraph mark). Dấu
cuối đoạn được đưa vào bằng cách nhấn phím Enter.
- Khi gõ văn bản vào, văn bản sẽ được trình bày từ lề trái sang phải, khi đến lề phải
sẽ tự động xuống dòng mới. Tuy nhiên, trong trường hợp tuy văn bản chưa đến lề phải
nhưng bạn muốn xuống dòng mới (nhưng không muốn sang đoạn mới) thì nhấn tổ hợp
phím Shift + Enter.
- Có thể thực hiện định dạng đoạn trước hoặc sau khi gõ văn bản. Trường hợp:
+ Trước khi gõ văn bản: khi gõ Enter, định dạng của đoạn trước sẽ được áp dụng
cho đoạn kế tiếp sau, cho đến khi có sự thay đổi.
+ Sau khi gõ văn bản:
* Nếu định dạng một đoạn: chỉ cần đưa con trỏ vào đoạn cần định dạng.
* Nếu định dạng nhiều đoạn: phải chọn tất cả các đoạn cần định dạng.
2) Canh lề đoạn văn bản
Có 4 cách canh lề đoạn văn bản như sau:
• Left (canh trái): canh thẳng lề trái nhưng lề phải sẽ so le nhau.
• Center (canh giữa): canh thẳng ở giữa so với lề trái, phải của đoạn văn bản.
• Right (canh phải): canh thẳng lề phải nhưng lề trái sẽ so le nhau.

• Justify (canh đều): canh thẳng 2 lề trái, phải của văn bản.

Cách thực hiện:
- Chọn các đoạn văn bản cần định dạng
- Sử dụng thanh công cụ Formatting, gồm các nút:
Canh trái, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + L
Canh giữa, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + E
Canh phải, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + R
Canh đều, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + J
3) Tạo độ lệch các dòng trong đoạn so với lề
Khi chưa định dạng thì các dòng trong đoạn sẽ được hiển thị từ lề trái sang phải của
đoạn. MS Word cho phép thay đổi cách thể hiện các dòng trong đoạn như sau:
- First line indent: dòng đầu tiên thụt vào so với các dòng còn lại trong đoạn.
- Left indent: các dòng trong đoạn đều thụt vào so với lề trái của văn bản.
- Right indent: các dòng trong đoạn đều thụt vào so với lề phải của văn bản.
- Hanging indent: các dòng từ dòng thứ hai trong đoạn đều thụt vào so với dòng
đầu tiên.
 Định dạng đoạn văn bản bằng cách sử dụng thước ngang (Ruler)
- Chọn các đoạn văn bản cần định dạng.
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
24
ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
- Chọn canh lề bằng các nút công cụ trên thước ngang
Ghi chú: Đối với Left indent có thể sử dụng nhanh 2 nút (Increase Indent) và
(Decrease indent) trên thanh công cụ Formatting.
 Định dạng đoạn văn bản bằng cách sử dụng menu Format/Paragraph
- Chọn các đoạn văn bản cần định dạng.
- Vào menu Format/Paragraph, xuất hiện hộp thoại:
Lớp Indents and Spacing
- Alignment: Canh lề cho đoạn, gồm có các mục: Left, Centered, Right, Justified.

- Indentation: Tạo độ lệch các dòng trong đoạn so với lề:
+ Left : Độ lệch trái.
+ Right : Độ lệch phải.
MÔN TIN HỌC CĂN BẢN
Định dạng đoạn văn bản
25