Tài liệu Thủ tục xem xét hợp đồng pdf

THỦ TỤC
XEM XÉT HP ĐỒNG

1. Mục đích:

Thủ tục này quy đònh lập kế hoạch và xem xét việc đáp ứng các nhu cầu
hiện tại và tương lai nhằm thoả mãn nhu cầu và mong đợi của khách hàng cũng như
các bên quan tâm khác.

2. Phạm vi:

Áp dụng cho việc xem xét mọi hợp đồng mà Công ty tham gia ký kết.

3. Đònh nghóa:

3.1 Các thuật ngữ sử dụng trong Thủ tục này được áp dụng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000.

3.2 File thông tin khách hàng:

- Các góp ý của khách hàng về mẫu chào hàng, mẫu sản xuất…
- Sự thay đổi về số lượng (tăng, giảm)
- Thông tin về lệnh xuất hàng.
- Các thông tin về sự cho phép của khách hàng trong quá trình sản xuất…

3.3 Sự thoả mãn của khách hàng: Là sự cảm nhận của khách hàng về mức độ đáp
ứng yêu cầu của khách hàng.

3.4 Khiếu nại của khách hàng: là một chỉ số chung về sự thoả mãn thấp của khách
hàng, nhưng việc không có khiếu nại không có nghóa là có sự thoả mãn cao của

khách hàng.

3.5 Các từ viết tắt:


4. Nội dung:



Phòng KHKD Trang:1
Người thực hiện Trình tự công việc Tài liệu cần dùng




- Khách hàng

- Nhân viên KHKD

- Trưởng phòng
- TGĐ

- Bộ phận làm mẫu

- Nhân viên KHKD

- Trưởng phòng
- TGĐ

- Phòng KHKD

- Trưởng phòng,
TGĐ




- TGĐ

- Phòng KHKD
- Xí nghiệp sản xuất
- Cơ sở gia công bên
ngoài

- Phòng KHKD

- Nhân viên kiểm
soát hồ sơ

O.




















- File thông tin
khách hàng

- File xem xét hợp
đồng





- Fax, mail




- Dự thảo hợp đồng
Chiết tính giá
thành
Báo giá




Hợp đồng đã ký

- Bảng triển khai
hợp đồng nội.



- Bản thanh lý
nguyên phụ liệu,
hợp đồng

- TT kiểm soát hồ
sơ
Y/C khách hàng
Tiế
p
nha
ä
n
y
êu cầu
Kiểm tra năn
g
lưc
Triển khai mẫu
Trao đổi khách hàn
g
Dư thảo hơ
p
đồn
g

Thôn
g
báo và thưc hie
ä
n
Đàm
p
hán hơ
p

đồn
g
K
y
ù kết hơ
p
đồn
g

Thanh l
y
ù hơ
p
đồn
g

Phu kie
ä
n hơ
p
đồn
g

Điều chỉnh
Lưu
Kết thúc
Phòng KHKD Trang:2


Thuyết minh nội dung:

a> Cập nhật yêu cầu của khách hàng:
Các thông tin khách hàng cung cấp bao gồm thông tin kỹ thuật về sản phẩm
và nguyên phụ liệu, số lượng đơn hàng, thời gian giao hàng, yêu cầu báo giá.
b> Kiểm tra năng lực:
- Phân tích mẫu bao gồm thành phần các loại nguyên phụ liệu, yêu cầu về kỹ thuật,
qui cách … nguyên phụ liệu, các yêu cầu kỹ thuật, loại sản phẩm.
- Xác đònh năng lực sản xuất bao gồm thời gian sản xuất, bộ phận sản xuất. Việc xác
đònh năng lực chủ yếu là dựa trên những hợp đồng đã ký, mặt hàng mà khách hàng
yêu cầu Công ty có sản xuất được không v.v.
- Tính đònh mức của các loại nguyên phụ liệu tạo nên sản phẩm.
- Xác đònh đơn vò cung cấp nguyên phụ liệu là đơn vò trong nước, nước ngoài; yêu cầu
của khách hàng về đơn vò cung cấp.
- Xác đònh thời gian giao hàng bao gồm thời gian có nguyên phụ liệu, thời gian dệt,
nhuộm, may, thêu.
- Chiết tính giá thành: Bảng chiết tính giá thành được nhân viên xem xét về nguyên
liệu, phụ liệu, giá gia công dệt nhuộm, may, in thêu, mức lãi suất và phải được Ban
Tổng Giám Đốc duyệt.
c> Triển khai mẫu:
- Trên cơ sở nguyên phụ liệu do khách hàng cung cấp hoặc nguyên phụ liệu mà
khách hàng yêu cầu, Công ty tiến hành làm mẫu theo yêu cầu của khách.
- Mẫu đối được Bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất lượng trước khi giao cho khách hàng.
- Sau khi chuyển giao mẫu, trường hợp khách hàng không đồng ý với mẫu đã làm thì
Bộ phận kỹ thuật tiến hành làm lại mẫu.
d> Báo giá:
- Việc báo giá có thể bằng Điện thoại, Fax, Mail các yếu tố mà Công ty không đáp
ứng được theo yêu cầu của khách hàng cũng phải được liệt kê rõ trong phiếu báo
giá.
- Trường hợp theo yêu cầu của khách hàng mà Công ty phải báo giá trước khi triển
khai mẫu thì thực hiện theo yêu cầu của khách.
e> Dự thảo hợp đồng:

- Dự thảo hợp đồng do một trong hai bên lập và chuyển cho bên kia.
Phòng KHKD Trang:3
- Trong cả hai trường hợp thì Dự thảo hợp đồng phải được chuyển cho Trưởng phòng
KHKD xem xét trình Tổng Giám Đốc cho ý kiến.
f> Đàm phán hợp đồng:
- Nếu khách hàng không chấp nhận bản báo giá do giá cao, không đáp ứng được thời
gian giao hàng, không thống nhất được hình thức thanh toán thì Trưởng phòng xem
xét lại và chuyển Ban Tổng Giám Đốc xem xét và phê duyệt.
- Nếu khách hàng chấp nhận, Phòng KHKD rà soát lại toàn bộ kế hoạch từ khâu mua
nguyên phụ liệu đến kế hoạch sản xuất.
g> Ký hợp đồng:
Hai bên có thể thống nhất ký hợp đồng bằng Fax hoặc mời khách hàng ký hợp đồng
trực tiếp tại Công ty.
h> Thông báo và thực hiện hợp đồng:
- Căn cứ nội dung hợp đồng đã ký kết Phòng KHKD triển khai hợp đồng theo kế
hoạch được Ban Tổng Giám Đốc duyệt theo thứ tự mua sợi -> dệt vải -> nhuộm ->
mua phụ liệu may -> may thêu -> xuất hàng.
- Trường hợp phát sinh sự thay đổi thì hai bên sẽ thảo luận và làm phụ kiện hợp đồng
điều chỉnh nội dung hợp đồng.
i> Thanh lý hợp đồng:
- Ngay sau khi xuất hàng, hai bên tiến hành làm bản thanh lý nguyên phụ liệu (trong
trường hợp khách hàng cung cấp nguyên phụ liệu cho Công ty sản xuất.
- Biên bản thanh lý hợp đồng giữa hai bên gồm các phần: nội dung hợp đồng mà hai
bên đã thực hiện, phần phát sinh ngoài hợp đồng, phần kết luận. Các vấn đề chính
của bản thanh lý gồm: số lượng hàng xuất, chất lượng hàng, phần thanh lý nguyên
phụ liệu, phần quyết toán v.v.
j> Lưu hồ sơ:
Toàn bộ hồ sơ liên quan đến việc thực hiện đơn hàng phải đựơc lưu giữ trong một
file sạch sẽ, ngoài bìa ghi chú rõ ràng tên khách hàng, mã hàng, mặt hàng, số lượng
thời gian sản xuất

5. Tài liệu tham khảo:
 Sổ tay chất lượng

6. Phụ lục:
 Phiếu đàm phán đơn hàng
 Phiếu thông tin với khách hàng mã số: 0233

Phòng KHKD Trang:4