Tài liệu “Sếp” và kỹ năng giao tiếp doc

“Sếp” và kỹ năng giao tiếp

Thật khôi hài khi rất nhiều nhà quản trị kinh doanh ngày nay tin rằng cấp dưới của họ
rời bỏ công ty là do bất mãn về các khoản lương thưởng. Điều này không hẳn bao giờ cũng
đúng. Và vấn đề nhiều khi xuất phát từ chính bản thân các “sếp”.
Một cuộc nghiên cứu gần đây đối với 20.000 nhân viên tại nhiều công ty trên toàn thế
giới do Trường quản lý Vanderbilt, Mỹ, tiến hành cho thấy nguyên nhân khiến số một nhân
viên quyết định chấm dứt hợp đồng là “Hành vi và thái độ quản lý nghèo nàn”. Nói cách
khác, chính là vì những ông chủ tồi. Còn một trong những yếu tố quan trọng nhất làm nên
“Hành vi và thái độ quản lý nghèo nàn” là kỹ năng giao tiếp yếu kém. Các chuyên gia nhân sự
cho rằng nguyên nhân có thể do nhiều nhà quản trị doanh nghiệp ngày nay được “cất nhắc”
dựa trên bản thành tích trong công việc, trong khi lãnh đạo đã vô tình bỏ qua việc đánh giá về
các kỹ năng giao tiếp của họ.

Những kỹ năng giao tiếp không phải là bẩm sinh, mà cùng với thời gian và nỗ lực cá
nhân, chúng có thể được trau dồi và hình thành. Sau đây là tổng kết của các nhà nghiên cứu
về kỹ năng này.

7 kỹ năng giao tiếp cơ bản

1. Hãy là một người lắng nghe tốt. Hãy chú ý lắng nghe các nhân viên của bạn.
“Nghe có vẻ rất đơn giản, nhưng đây là một trong những thiếu sót giao tiếp lớn nhất mà các
nhà quản lý thường mắc phải”, - Maureen Dolan Rosen, một chuyên gia nhân sự tại hãng
Chapel Hill , - cho biết. Trong số những điều Maureen nhấn mạnh tại các hội thảo quản lý là:
“Hãy học cách lắng nghe tốt hơn”. Bà cũng dẫn chứng một câu truyện về ông sếp của bà trước
đây, người luôn đặt tay dưới cằm và im lặng nghe mọi người xung quanh nói chuyện tại các
cuộc họp bàn, hội thảo. Nhưng nếu quan sát kỹ một chút, bạn sẽ thấy sau cặp mắt kính, hai
mắt ông nhắm nghiền. Ông đã sử dụng cuộc họp để chợp mắt trong chốc lát.

2. Dành thời gian cho nhân viên. Thông thường, những cuộc nói chuyện trực tiếp với
các nhân viên trong công ty là rất quan trọng; chỉ khi các nhân viên làm việc ở xa, bạn mới

nên nói chuyện qua điện thoại. Nếu bạn không thể gặp gỡ hàng tuần, hãy thực hiện ít nhất một
lần trong một tháng. Và bạn đừng nghe điện thoại khi đang họp, trừ khi có việc khẩn cấp. Hãy
thể hiện cho nhân viên thấy sự quan tâm đầy đủ của bạn. Bạn nên nói chuyện về con đường sự
nghiệp của họ và bạn đang hình dung thế nào về sự thăng tiến của họ trong công ty.
3. Trò chuyện với nhân viên về công việc. Bạn nên thường xuyên tiếp cận để tìm hiểu
về các thay đổi tại công sở từ trên xuống dưới. Việc này có thể khá khó khăn. Bạn sẽ rất dễ
quên những việc cần phải nói với một ai đó về điều họ cần biết liên quan tới công việc của họ,
nhưng bạn cần nhớ rằng: Công việc có thể không được hoàn thành và bạn có thể là người duy
nhất biết những điều mà mọi người chưa biết.
4. Đưa ra những thông điệp nhất quán về những quan điểm của bản thân. Điều
này giúp các nhân viên của bạn đưa ra được những quyết định tốt hơn (hay ít nhất là những
quyết định bạn sẽ cảm thấy phù hợp hơn). Nếu thông tin bạn đưa ra mỗi lúc một khác, nhân
viên của bạn sẽ rơi vào trạng thái mơ hồ và bạn sẽ phải chịu hậu quả do những quyết định sai
lầm của họ.
5. Định kỳ đưa ra các phản hồi, ý kiến đánh giá; tránh những điều ngạc nhiên bất
ngờ. Đừng để đến buổi họp thường niên, các nhân viên mới phải giật mình trước những đánh
giá của bạn về công việc họ làm. Họ nên biết trước và sẵn sàng lắng nghe các ý kiến của
“sếp” rằng có một vài điều họ cần phải cải thiện nhằm đáp ứng nhu cầu công việc tốt hơn.
Những buổi đánh giá thường niên nên là nơi bạn tổng kết lại và cùng với các nhân viên thảo
luận phương hướng hành động trong thời gian tới.

6. Học cách giao tiếp trò chuyện trước các nhóm nhân viên. Vấn đề ở đây không
phải là kỹ năng diễn thuyết trước đám đông, mà là khả năng trò chuyện với một nhóm nhân
viên cụ thể. Nếu bạn không thể nói chuyện tốt tại các buổi họp hay trước một nhóm nhân
viên, bạn sẽ đánh mất vị thế của một nhà quản lý như một người có năng lực lãnh đạo và đáng
tin cậy. Hãy học cách để làm được điều này, học cách để trò chuyện tự tin và truyền cảm hơn.
Bạn cũng cần lưu ý tới những điều tương tự khi viết e-mail đồng gửi cho nhiều nhân viên.

7. Đừng che đậy đằng sau các e-mail. E-mail là một công cụ giao tiếp quan trọng,
nhưng hầu hết các vấn đề tế nhị cần phải được thảo luận cá nhân. Các xung đột cũng cần phải

được giải quyết trong khuôn khổ cá nhân, bằng cách mặt đối mặt hay ít nhất là qua điện thoại.
Khi vấn đề liên quan đến các cảm xúc, tình cảm , thì e-mail chính là một phương tiện giao
tiếp kém hiệu quả nhất. Và e-mail cũng chưa bao giờ là cách thức phù hợp để nói với ai đó
rằng họ đang làm việc không hiệu quả.

Quan tâm tới việc tự đánh giá bản thân

Liệu có nên biết những đánh giá của các nhân viên về công việc của bạn trên cương vị
một nhà quản lý? Chắc chắn là có, bởi điều đó sẽ gia tăng lòng trung thành của nhân viên, và
giúp bạn trở thành một ông chủ tốt hơn.
Vậy bạn có thể nhận được những phản hồi đó như thế nào? Những công ty lớn - chẳng
hạn như Microsoft, Apple, - có các mẫu góp ý về công việc của “sếp” tại công sở. Các nhân
viên được phát mẫu góp ý định kỳ và điền vào (có thể ghi tên hay dấu tên tuỳ theo quyết định
của nhân viên).

Đây là một cách thức để đánh giá bản thân và cũng là cách thức hiệu quả để đánh giá
những vấn đề khác. Bạn cần không ngừng nỗ lực thu thập các phản hồi cá nhân như là một
phần trong các cuộc trò chuyện với các nhân viên của bạn.

Đừng làm việc này qua e-mail mà hãy sử dụng các cuộc trò chuyện trực tiếp với các
nhân viên để lắng nghe những tâm sự, ý kiến đóng góp của họ về phong cách quản lý và giao
tiếp của bạn. Với đôi chút hài hước và tế nhị, bạn có thể tìm hiểu những suy nghĩ của các
nhân viên về mình. Và bạn hãy tỏ ra quan tâm một cách chân thành về những gì các nhân viên
đóng góp. Việc này có thể có đôi chút khó khăn đối với bạn, nhưng bạn nên hiểu rằng nói ra
suy nghĩ của mình là điều không hề đơn giản đối với những người dưới quyền của bạn. Kết
quả cuối cùng sẽ là một mối quan hệ tốt đẹp hơn.

Vậy còn trong trường hợp các nhân viên không chịu nói ra ý kiến của họ thì sao? Tốt
hơn cả là bạn vẫn tiếp tục cuộc nói chuỵện với nhân viên. Một cách thức thông minh để kết
thúc cuộc trò chuyện là làm như tình cờ hỏi một cách ngẫu nhiên (nhưng nghiêm túc): “Liệu

còn điều gì anh/chị chưa giãi bày không?” và biểu lộ một thái độ rất mong muốn lắng nghe.
Cùng với thời gian, một khi đã tạo được lòng tin, bạn sẽ được nghe nhân viên thổ lộ nhiều
hơn những suy nghĩ của họ.

Hành động trên những phản hồi của nhân viên

Bạn giải quyết những phàn nàn, chỉ trích của các nhân viên như thế nào? Bạn hãy lắng
nghe những gì nhân viên nói, đặt ra các câu hỏi thích hợp, đón nhận những đề xuất của nhân
viên về việc bạn có thể sửa đổi như thế nào và sau đó cam kết sẽ quan tâm tới việc này.

Bạn có thể không đồng ý với tất cả những ý kiến phản hồi của nhân viên. Nhưng hãy
đón nhận nó một cách bình tĩnh và nhẹ nhàng. Phản ứng bác bỏ hoàn toàn là một hành động
không nên làm. Thay vào đó, bạn cần nói với nhân viên rằng bạn sẽ dành thời gian để suy
nghĩ về những ý kiến đóng góp, và chắc chắn sẽ có câu trả lời. Sau đó hãy làm đúng như vậy.
Các nhân viên luôn cảm kích trước thái độ giao tiếp và tình cảm chân thành của các “sếp”
trước những ý kiến đóng góp của họ, thậm chí cả khi “sếp”, sau khi đã suy nghĩ, vẫn không
đồng tình với họ.

Nói chung, việc tự rèn luyện các kỹ năng giao tiếp cộng với nỗ lực điều chỉnh bản
thân dựa trên những phản hồi của nhân viên sẽ giúp bạn hoàn thiện chính mình trong vai trò
một nhà lãnh đạo, nhà quản lý. Một “ông sếp” như thế chắc chắn sẽ được nhân viên tín nhiệm,
và hiệu quả kéo theo của lòng tin đó là nhân viên sẽ không bỏ bạn mà đi với lý do “hành vi và
thái độ quản lý nghèo nàn”.

(Dịch từ Microsoft Small Business)