Ky nang dieu hanh cuoc hop cuoc hoi thao

<span class='text_page_counter'>(1)</span><div class='page_container' data-page=1>

<b>Kỹ năng</b>

<b>Điều hành Hội thảo</b>

<i><b>Ts. Phan Quốc Việt</b></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

<b>Nội dung</b>

 _{Khái niệm và nguyên tắc}

 Chuẩn bị cho một cuộc họp

 _{Kỹ năng điều hành họp}

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

<b>Nội dung</b>

 <b>_{Khái niệm và nguyên tắc}</b>

 Chuẩn bị cho một cuộc họp

 _{Kỹ năng điều hành họp}

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

<b>Khái niệm và nguyên tắc</b>

 _{Cuộc họp}

 _{Nhiệm vụ cuộc họp}

 _{Quy trình cuộc họp}

 _{Người điều hành}

 _{Nguyên tắc điều hành}

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

<b>Cuộc họp là gì? </b>

 _{Cuộc họp xảy ra khi hai hay nhiều người:}

 _{trực tiếp gặp mặt nhau;}

 _{thông qua phương tiện điện tử;}
 _{thông qua điện thoại}

 _để:

 _{chia sẻ thông tin;}

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

<b>Phân loại</b>

 _{Các cuộc họp có thể được phân loại:}

 _{Chia sẻ thơng tin;}

</div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>

<b>Nhiệm vụ cuộc họp</b>

 _{Cái mà ta cố gắng đạt được trong cuộc họp}

</div>
<span class='text_page_counter'>(8)</span><div class='page_container' data-page=8>

<b>Quy trình cuộc họp </b>

 _{Cách làm việc dể cùng hoàn thành nhiệm vụ.}

 _{Các kỹ năng để hoàn thành nhiệm vụ đề ra.}

</div>
<span class='text_page_counter'>(9)</span><div class='page_container' data-page=9>

<b>Người điều hành là người </b>

<b>lãnh đạo/ quản lý một cuộc </b>

<b>họp/ hội thảo/ cuộc thảo luận/ </b>

<b>một diễn biến/ </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(10)</span><div class='page_container' data-page=10>

<b>Phân biệt</b>

 _{Người tổ chức}

 _{Nội dung sự kiện}
 _{Mục tiêu cần đạt}

 _{Mời người tham dự}

 _{Người điều hành}

 _{Quản lý diễn biến}
 _{Phương pháp}

</div>
<span class='text_page_counter'>(11)</span><div class='page_container' data-page=11>

<b>Các nguyên tắc điều hành</b>

1. Thực hiện đúng những phần việc của mình
2. Tránh bị lợi dụng

 _{Làm sai chức năng}

 _{Làm những việc đã hoàn tất}

</div>
<span class='text_page_counter'>(12)</span><div class='page_container' data-page=12>

<b>Các nguyên tắc điều hành</b>

5. Tạo mơi trường làm việc bình đẳng

6. Khơng cho phép chỉ trích người vắng mặt
7. Phải ln ln:

 _{Khách quan}

 Tìm giải pháp và kết quả rõ ràng

</div>
<span class='text_page_counter'>(13)</span><div class='page_container' data-page=13>

<b>Nhiệm vụ khi điều hành</b>

1. Khai mạc, tóm tắt cuộc họp

2. Tuyên bố mục đích, mục tiêu cuộc họp
3. Giải thích và cung cấp chương trình

4. Nêu các quy tắc cơ bản

</div>
<span class='text_page_counter'>(14)</span><div class='page_container' data-page=14>

<b>Nhiệm vụ khi điều hành</b>

6. Duy trì nguyên tắc, kỷ luật

7. Điều khiển/ hướng cuộc họp đúng mục tiêu
8. Văn bản hoá các kết quả

</div>
<span class='text_page_counter'>(15)</span><div class='page_container' data-page=15>

<b>Nội dung</b>

 _{Khái niệm và nguyên tắc}

 <b>Chuẩn bị cho một cuộc họp</b>

 _{Kỹ năng điều hành họp}

</div>
<span class='text_page_counter'>(16)</span><div class='page_container' data-page=16>

<b>Không chuẩn bị </b>

<b>là chuẩn bị </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(17)</span><div class='page_container' data-page=17>

<b>Chuẩn bị</b>

 _{Mời người tham dự}

 _{Chuẩn bị chương trình}

 Chọn địa điểm

</div>
<span class='text_page_counter'>(18)</span><div class='page_container' data-page=18>

<b>Mời người tham dự</b>

 _{Chọn người tham dự}

 _{Người tham dự sẽ làm việc như thế nào?}
 _{Chi phí và thời gian cho việc đi lại?}

</div>
<span class='text_page_counter'>(19)</span><div class='page_container' data-page=19>

<b>Mời người tham dự</b>

 _{Đánh giá mức độ đóng góp:}

 _{Có thơng tin gì để chia sẻ?}

 _{Có thể đưa ra lời khuyên hay thơng tin?}
 Chun mơn của họ có ích gì khơng?

</div>
<span class='text_page_counter'>(20)</span><div class='page_container' data-page=20>

<b>Mời người tham dự</b>

 _{Thông báo với những người tham dự về:}

 _{Ngày, giờ, địa điểm, mục đích cuộc họp}
 _{Phải tham gia xây dựng cuộc họp}

 Chương trình cuộc họp

</div>
<span class='text_page_counter'>(21)</span><div class='page_container' data-page=21>

<b>Chuẩn bị chương trình</b>

 _{Biên soạn chương trình}

 _{Tránh thời gian có hiệu suất thấp}
 _{Soạn ngắn gọn và đơn giản}

</div>
<span class='text_page_counter'>(22)</span><div class='page_container' data-page=22>

<b>Chuẩn bị chương trình</b>

 _{Khi sắp xếp cấu trúc chương trình cần nhớ:}

 _{Chi tiết ngày, giờ, địa điểm}

 _{Mục đích chính của cuộc họp phải cụ thể}
 _{Để người tham dự biết mình phải làm gì}
 _{Thời gian cho mỗi phần và thứ tự ưu tiên}

</div>
<span class='text_page_counter'>(23)</span><div class='page_container' data-page=23>

<b>Chuẩn bị chương trình</b>

 _{Phân bổ chương trình}

 _{Xác định vấn đề gì cần đưa ra trong cuộc họp}
 _{Gửi bản thảo chương trình để lấy ý kiến}

 Điều chỉnh chương trình và gửi lại

</div>
<span class='text_page_counter'>(24)</span><div class='page_container' data-page=24>

<b>Chọn địa điểm</b>

 _{Đánh giá yêu cầu thực tế}

 _{Chọn địa điểm tại chỗ hay bên ngồi}

 _{Đánh giá mơi trường xung quanh}

 _{Xác định kích thước, vị trí phịng họp}

 _{Kiểm tra mức độ vọng của âm thanh}

</div>
<span class='text_page_counter'>(25)</span><div class='page_container' data-page=25>

<b>Chọn địa điểm</b>

 _{Địa điểm xa:}

 _{Đến trước để kiểm tra}

</div>
<span class='text_page_counter'>(26)</span><div class='page_container' data-page=26>

<b>Chuẩn bị các thiết bị</b>

 _{Máy chiếu đa năng (LCD)}

 Đèn chiếu (Overhead Projector)

 _{Phim đèn chiếu (Transparency)}

 _{Bảng kẹp giấy (Flipchart)}

</div>
<span class='text_page_counter'>(27)</span><div class='page_container' data-page=27>

<b>Chuẩn bị các thiết bị</b>

 _{Bàn ghế}

 Hệ thống âm thanh

 _{Máy quay phim, Tivi, VCD, màn hình}

 _{Dây dẫn, phích chuyển...}

</div>
<span class='text_page_counter'>(28)</span><div class='page_container' data-page=28>

<b>Nội dung</b>

 _{Khái niệm và nguyên tắc}

 Chuẩn bị cho một cuộc họp

 <b>_{Kỹ năng điều hành họp}</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(29)</span><div class='page_container' data-page=29>

<b>Họp hiệu quả</b>

 _{Mỗi thành viên có trách nhiệm đảm bảo cho:}

 _{việc chuẩn bị,}

 tiến hành cuộc họp
 _{thực hiện kết quả}

</div>
<span class='text_page_counter'>(30)</span><div class='page_container' data-page=30>

<b>Họp hiệu quả</b>

Các hành vi hướng nhiệm vụ:

 _{Biên bản - Ghi lại các ý kiến và dữ liệu}
 Thời gian - Kiểm soát thời gian

</div>
<span class='text_page_counter'>(31)</span><div class='page_container' data-page=31>

<b>Họp hiệu quả</b>

Các hành vi hướng nhiệm vụ:

</div>
<span class='text_page_counter'>(32)</span><div class='page_container' data-page=32>

<b>Họp hiệu quả</b>

 _{Các hành vi hướng quy trình:}

 _{Tạo điều kiện thực hiện chương trình nghị sự.}
 Tập trung mục tiêu và bước tiếp theo.

</div>
<span class='text_page_counter'>(33)</span><div class='page_container' data-page=33>

<b>Họp hiệu quả</b>

 _{Các hành vi hướng quy trình:}

 _{Xây dựng đồng thuận}

• Tìm kiếm lĩnh vực có thể đạt được thoả thuận

 _{Kiểm tra sự đồng thuận}

</div>
<span class='text_page_counter'>(34)</span><div class='page_container' data-page=34>

<b>Có hai giai đoạn khơng thể </b>

<b>thống nhất được:</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(35)</span><div class='page_container' data-page=35>

<b>Nguyên tắc làm việc</b>

 _{Chọn một người điều hành}

 _{Chỉ định người theo dõi thời gian}

 _{Cử một người trình bày kết quả}

</div>
<span class='text_page_counter'>(36)</span><div class='page_container' data-page=36>

<b>Nguyên tắc làm việc</b>

 _{Giới hạn thời gian phát biểu của mỗi ý kiến}

 _{Lắng nghe các ý kiến một cách cẩn thận}

 _{Hỏi kỹ cho đến khi hiểu rõ ý kiến đóng góp}

 _{Không phản đối ý kiến của người khác}

</div>
<span class='text_page_counter'>(37)</span><div class='page_container' data-page=37>

<b>Người điều hành làm gì khi</b>

 _{Người có quyền cố chỉ đạo/kiểm sốt cuộc họp}

 _{Rời vị trí và xuống ngồi cùng các thành viên}
 Từ chối đề nghị của họ

 _{Hỏi xem liệu anh/ chị có muốn tiếp tục}

</div>
<span class='text_page_counter'>(38)</span><div class='page_container' data-page=38>

<b>Người điều hành làm gì khi</b>

 _{Mâu thuẫn cá nhân nảy sinh}

 _{Yêu cầu mọi người bình tĩnh và kiềm chế}
 _{Để nhóm ra quyết định}

</div>
<span class='text_page_counter'>(39)</span><div class='page_container' data-page=39>

<b>Người điều hành làm gì khi</b>

 _{Đi qua sâu vào chi tiết và xa rời vấn đề chính}

 _{Cắt ngang và lưu ý về nhiệm vụ và mục tiêu}
 _{Yêu cầu viết ra ý tưởng/ ý kiến của họ}

</div>
<span class='text_page_counter'>(40)</span><div class='page_container' data-page=40>

<b>Người điều hành làm gì khi</b>

 _{Những thoả thuận được lặp đi lặp lại}

 _{Lưu ý họ sự lặp lại đang xa rời mục đích}
 _{Nêu vấn đề kế tiếp cần giải quyết}

</div>
<span class='text_page_counter'>(41)</span><div class='page_container' data-page=41>

<b>Người điều hành làm gì khi</b>

 _{Nhóm thảo luận lạc khỏi chủ đề}

 _{Can thiệp ngay lập tức}

</div>
<span class='text_page_counter'>(42)</span><div class='page_container' data-page=42>

<b>Người điều hành làm gì khi</b>

 _{Khơng khí hỗn loạn đang hình thành}

 _{Cho giải lao}

 _{Chơi trị chơi nhóm}

</div>
<span class='text_page_counter'>(43)</span><div class='page_container' data-page=43>

<b>20 cách duy trì sự thích thú</b>

1. Sử dụng giọng nói hiệu quả
2. Kể các giai thoại

3. Di chuyển trong khi nói

</div>
<span class='text_page_counter'>(44)</span><div class='page_container' data-page=44>

<b>20 cách duy trì sự thích thú</b>

6. Kết hợp tên thành viên vào chủ đề thảo luận
7. Sử dụng các công cụ trực quan

</div>
<span class='text_page_counter'>(45)</span><div class='page_container' data-page=45>

<b>20 cách duy trì sự thích thú</b>

11.Các ý nghĩ hài hước

12.Sử dụng các cách giao tiếp phi ngôn từ
13.Xen kẽ các phương pháp

14.Sử dụng các cách tiếp cận theo nhóm

</div>
<span class='text_page_counter'>(46)</span><div class='page_container' data-page=46>

<b>20 cách duy trì sự thích thú</b>

16.Thử tiếp cận bằng một cách khác thường

17.Đi lệch chủ đề của bạn

18.Sử dụng âm nhạc

</div>
<span class='text_page_counter'>(47)</span><div class='page_container' data-page=47>

<b>Nội dung</b>

 _{Khái niệm và nguyên tắc}

 Chuẩn bị cho một cuộc họp

 _{Kỹ năng điều hành họp}

</div>
<span class='text_page_counter'>(48)</span><div class='page_container' data-page=48>

<b>Phương pháp động não</b>

 _{Giúp các thành viên thảo luận bằng cách:}

 _{Xây dựng ý kiến theo kinh nghiệm của họ}

 _{Tìm cách khác nhau để giải quyết một vấn đề}

</div>
<span class='text_page_counter'>(49)</span><div class='page_container' data-page=49>

<b>Mục đích</b>

 _{Lập danh mục các giải pháp lựa chọn}

 Thảo luận, phân tích điểm mạnh, điểm yếu

</div>
<span class='text_page_counter'>(50)</span><div class='page_container' data-page=50>

<b>Nguyên tắc</b>

 Khuyến khích càng nhiều ý tưởng càng tốt

 _{Khuyến khích sáng tạo ý tưởng mới lạ}

</div>
<span class='text_page_counter'>(51)</span><div class='page_container' data-page=51>

<b>Các bước tiến hành</b>

 _{Trình bày vấn đề}

 Đề nghị đưa ra các giải pháp

 _{Nêu 3 nguyên tắc của PP động não}

</div>
<span class='text_page_counter'>(52)</span><div class='page_container' data-page=52>

<b>Các bước tiến hành</b>

 _{Tiến hành động não, thu thập ý tưởng}

 _{Phân tích:}

 _{Các thành viên phân tích các dữ kiện đưa ra}
 _{Phân loại ý kiến}

 _{Loại bỏ các ý kiến thừa, không liên quan}

</div>
<span class='text_page_counter'>(53)</span><div class='page_container' data-page=53>

<b>Ưu điểm Nhược điểm</b>

 _{Dựa trên kinh nghiệm}
 _{Tự lựa chọn giải pháp}
 _{Mức độ tham gia cao}
 _{Vấn đề sinh động hơn}
 _{Khích lệ các ý kiến}

 _{Tốn nhiều thời gian}

</div>
<span class='text_page_counter'>(54)</span><div class='page_container' data-page=54>

<b>Nội dung</b>

 _{Khái niệm và nguyên tắc}

 Chuẩn bị cho một cuộc họp

 _{Kỹ năng điều hành họp}

</div>
<span class='text_page_counter'>(55)</span><div class='page_container' data-page=55>

<b>Vấn đề cốt lõi của cuộc họp?</b>



Nghị quyết

</div>

<!--links-->