Gợi ý một số kỹ năng điều hành kỳ thi

GỢI Ý MỘT SỐ KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH
CỦA CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG COI THI
KỲ THI TỐT NGHIỆP THPT NĂM 2009
Nghiên cứu kỹ Quy chế thi ban hành theoThông tư 04 (gọi tắt là Quy chế 04) và các văn
bản chỉ đạo về kỳ thi tốt nghiệp năm 2009 của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Uỷ ban nhân
dân thành phố, Sở Giáo dục và Đào tạo; chuẩn bị tốt tâm thế cùng với các yếu tố trị tuệ,
năng lực, chuẩn bị chu đáo cẩn trọng, trách nhiệm cao với công việc chắc chắn Chủ tịch
HĐ coi thi sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Sau đây là những gợi ý một số kỹ năng
cơ bản điều hành hội đồng coi thi để các đồng chí Chủ tịch Hội đồng coi thi tham khảo.
1. Tiếp nhận Quyết định thành lập Hội đồng coi thi, nắm số lượng lãnh đạo, giám thị để
có phương án phân công nhiệm vụ trong lãnh đạo và giám thị hội đồng hợp lý với quy
mô hội đồng, điều kiện thực tế của nơi đặt địa điểm Hội đồng coi thi. Thông thường
phân công như sau:
- Chủ tịch Hội đồng coi thi: Phụ trách chung, quán xuyến chịu trách nhiệm cao nhất về
các công việc, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của hội đồng.
- Phó chủ tịch số 1 (đơn vị ngoài) phụ trách quy chế. Nếu không đủ lượng phó chủ tịch
thì Chủ tịch Hội đồng coi thi trực tiếp phụ trách.
- Phó chủ tịch số 2 (là đơn vị đặt Hội đồng coi thi) phụ trách cơ sở vật chất, văn phòng
phầm, quan tâm bố trí tạo điều kiện cho sinh hoạt (ăn, nghỉ, của Chủ tịch, Thanh tra ủy
quyền của Bộ (cả 4 ngày 1, 2, 3, 4/6) và ăn trưa của lãnh đạo hội đồng. Nếu điều kiện
cho phép đặt vấn để với Hội cha mẹ học sinh hoặc nhà hàng ở gần hội đồng nấu giúp
bữa ăn trưa cho giám thị ở xa đăng ký ở lại, giám thị thanh toán tiền ăn. Như thế vừa
đảm bảo sức khỏe, an toàn thực phẩm và có điều kiện nghỉ ngơi.
- Thư ký số 1 (đơn vị ngoài): Thư ký tổng hợp chịu trách nhiệm về biểu bảng, biên bản,
các mẫu....
- Thư ký số 2 (đơn vị sở tại) giúp phó chủ tịch số 2 lo các điều kiện về cơ sở vật chất cho
hội đồng.
Việc này thực hiện vào phiên họp lãnh đạo Hội đồng sáng ngày 31/5.
2. Chủ tịch liên hệ với Trưởng ban công tác cụm trường để nhận toàn bộ hồ sơ thí sinh,
danh sách thí sinh. Kiểm tra các phòng thi: bàn, ghế, điện chiếu sáng, quạt, cánh cửa sổ
(phòng khi trời mưa to): phòng thi dự phòng; Văn phòng phẩm phục vụ thi (giấy thi,

giấy pháp, số lượng, kéo, dao, bao bì, hồ dán, dây buộc, dấu niêm phong, phù hiệu
....cho lãnh đạo hội đồng, các giám thị 1, 2, 3) và tổ phục vụ, bảo vệ, y tế. Chủ tịch quan
sát tường bao, khuôn viên, số tầng để có phương án bố trí giám thị số 3; chỗ ở của thanh
tra ủy quyền của Bộ, phòng Chủ tịch, phòng để công an nghỉ cạnh phòng chủ tịch, tủ
đựng điện thoại di động và túi đồ của những người làm thi, điện thoại cố định ở phòng
làm việc của Hội đồng và phòng nghỉ của Chủ tịch (2 máy chung 1 số). Quyết định về tổ
bảo vệ, phục vụ việc này làm sau phiên họp lãnh đạo sáng 31/5.
3. Xây dựng phương án phân công lãnh đạo phụ trách khu vực thi (thông thường phân
công quán xuyến theo dõi kiểm tra một số phòng thi); phương án bố trí giám thị 1, giám
thị 2, giám thị 3 của cả 6 buổi thi đảm bảo các yêu cầu của quy chế và số lượng thực tế
giám thị của hội đồng; phương án đánh số báo danh của 6 buổi thi: lấy bảng viết của
giáo viên ở phòng thi làm mốc, không nên lấy cửa ra vào, mỗi phương án nhân bản đủ số
lượng cho các phòng thi để giao cho giám thị các phòng thi vào đầu mỗi buổi thi. Như
vậy sẽ có 6 bộ của 6 cách đánh số báo danh cho 6 buổi.Chủ tịch sẽ sử dụng mỗi bộ cho
một buổi thi), Chú ý loại bàn ghế trong phòng thi để có cách đánh số báo danh cho phù
hợp. Việc này Chủ tịch nên làm vào chiều 31/5. Có thể điều chỉnh danh sách phân công
Giám thị số 1, giám thị số 2, giám thị số 3 của từng buổi thi do có giám thị phải nghỉ làm
nhiệm vụ do sức khỏe.
4. Giao thư ký tổng hợp thiết kế Bảng điều hành của hội đồng gồm các nội dung: giờ
làm việc của Hội đồng bắt đầu từ ... buổi sáng, buổi chiếu; hiệu lệnh; bảng phân công
giám thị (kẻ sẵn chỉ việc điều tên theo cột trước từng buổi thi); phân công thu bài, số đồ
phòng thi, nên yêu cầu đơn vị sở tại chế bản in khổ A3, có lịch thi ở phòng hội đồng.
Việc này làm vào chiều 31/5 để giám thị dự họp sáng 1/6 nhìn thấy và hình dung được
địa hình, nắm được giờ giấc.

5. Trong phiên họp đầu tiên của toàn thể hội đồng (sáng 1/6) chủ tịch hoặc phó chủ tịch,
công bố quyết định thành lập hội đồng coi thi và điểm danh ; công bố phân công công
việc và trách nhiệm của các thành viên lãnh đạo hội đồng. Biên soạn trước và thông báo
với Hội đồng những điểm cơ bản của Quy chế 04, nhấn mạnh một số điểm mới (Trong
quá trình chuẩn bị nếu có điểm nào chưa rõ nên gọi điện thoại trao đổi với đồng chí

Nguyễn Thị Thanh Hà, Trưởng phòng Khảo thí của Sở theo số máy 0912 098 973 hoặc
0313 841 909). Càng ngắn gọn càng tốt. Chuẩn bị trước một danh sách ký cam kết cho
các thành viên Hội đồng ký kể cả tổ phục vụ, y tế. Mẫu ký cam kết như mọi năm. Nhắc
nhở quy định về giờ giấc, về việc sử dụng điện thoại di động... phương thức bảo quản
lưu giữ hộ điện thoại di động, túi đồ. Nhắc giám thị không để tiền của cá nhân ở túi đồ
trước khi gửi túi đồ vào tủ của Hội đồng. Thống nhất về nghiệp vụ, những thao tác cơ
bản của Giám thị có những điểm cơ bản sau trong một buổi thi: Nhận và đeo phù hiệu,
ký nhận đề, nhận danh sách thí sinh, giấy thi, giấy nháp, kéo, bì đựng bài thi, hai giám
thị cùng lên phòng thi yêu cầu thí sinh ở ngoài hành lang phòng thi, đánh số báo danh
theo phương án Chủ tịch quy định, một giám thị gọi thí sinh vào phòng thi theo danh
sách thí sinh đồng thời với việc kiểm tra chứng thực chứng minh nhân dân (trường hợp
học sinh quên cả hai loại giấy trên thid sử dụng phiếu đăng ký dự thi, biện pháp cuối
cùng cho các em viết cam kết (nên có một mẫu trước, in sẵn, phôto một số bản để học
sinh cung cấp các thông tin như họ và tên, ngày tháng năm sinh, số báo danh, phòng thi,
học sinh lớp ..., trường ..., họ tên thầy cô giáo chủ nhiệm, họ tên và nơi làm việc của Bố,
mẹ; địa chỉ chỗ ở hiện nay yêu cầu thí sinh điền vào mẫu và ký tên để lưu lại báo cáo
lãnh đạo hội đồng, không yêu cầu học sinh quay về nhà lấy CMND). Trong thời gian
này một giám thị phải chú ý quản lý đề thi. Sau khi các thí sinh đã vào phòng thi xong,
hai giám thị phát giấy nháp, giấy thi, cho thí sinh ký vào bảng ghi tên, ghi điểm (đúng
dòng theo tên mình, đúng cột môn thi theo buổi thi). Nhắc thí sinh lần cuối về việc
không được mang tài liệu vào phòng thi. Hướng dẫn thí sinh ghi các thông tin vào tờ
giấy thi thật chính xác. Nhất là phiếu trả lời bài thi trắc nghiệm. Tiếp theo mời hai thí
sinh kiểm tra bì đề và ghi rõ họ và tên, số báo danh, phòng thi cùng nội dung: (thời gian,
ngày tháng, bì còn nguyên niêm), ký ngay vào bì đề và lưu giữ bì đề nộp cho lãnh đạo
Hội đồng. Khi có hiệu lệnh phát đề của Chủ tịch, giám thị dỗ bì đề để dồn đề về phía
đáy, dùng kéo cắt vào mép phía trên (chú ý thao tác này, nếu không sẽ cắt vào đề thi ở
bên trong), không cắt rời mép bì đề. Giao đề cho thí sinh theo quy định (đặc biệt là đề thi
trắc nghiệm có các mã đề khác nhau phải phát liên tục, đề của thí sinh vắng được bỏ ra
để lên bàn giáo viên, chú ý không để gió làm bay mất đề, hai thí sinh ngồi cạnh nhau
không có cùng một mã đề thi). Giám thị không ghi số thứ tự vào tờ giấy thi tự luận mặc

dù trong mẫu tờ giấy thi đã thiết kế có ô số thứ tự (Bộ Giáo dục và Đào tạo mới quy định
lại)
Trong khi coi thi giám thị số 1 ngồi phía trên, giám thị số 2 ngồi phía dưới, hạn chế tối
đa việc đi lại trong phòng thi để thí sinh tập trung làm bài thi. Khi có thí sinh xin thêm
giấy thi, giám thị mang cho thí sinh đó để các em không đi lại trong phòng thi. Giám thị
thấy thí sinh có biểu hiện vi phạm thì nhắc nhở theo phương châm phòng ngừa là chính.
Khi có thi sinh cần ra ngoài để vệ sinh cá nhân hoặc có thí sinh bị mệt không thể dự thi
cần báo ngay giám thị số 3 hỗ trợ để giải quyết. Trong thời gian làm bài thi tự luận khi
hết 2/3 thời gian nếu thí sinh đề nghị được ra ngoài có thể thu bài, thu đề thi, thí sinh ký
vào phiếu thu bài và cho thi sinh rời khỏi phòng thi. Không cho thí sinh ra khỏi phòng
thi trong suốt thời gian làm bài thi trắc nghiệm.
Khi còn 15 phút hết giờ làm bài thông báo cho thí sinh biết và nhắc các em xem lại bài
thi. Khi có hiệu lệnh hết giờ làm bài giám thị yêu cầu thí sinh dừng làm bài và cho từng
em một mang bài lên bàn giáo viên nộp bài thi ghi rõ số tờ giấy thi, ký vào tờ phiếu thu
bài. Cách thu bài như sau: Các tờ giấy thi của một thí sinh được lồng vào nhau. Các bài
thi của các thí sinh được xếp riêng biệt chồng lên nhau, SBD nhỏ ở trên, SBD lớn ở
dưới. (Không lồng bài nọ vào bài kia). Nộp bài xong thí sinh trở về chỗ ngồi. Khi nào
thu xong hết bài của tất cả các thí sinh, kiểm tra lại mới cho thí sinh ra khỏi phòng thi.
Trong khi thu bài một giám thị phải quan sát phòng thi để nhắc nhở các em trật tự... Hai
giám thị cùng quản lý bài thi trên đường về phòng Hội đồng và giao bài thi cho lãnh đạo
Hội đồng, cùng đếm, cùng niêm phong, cùng ký tập bài thi.
Sau khi phổ biến một số điểm về quy chế, về nghiệp vụ làm thi Chủ tịch phân công cho
giám thị kiểm tra hồ sơ của thí sinh, kiểm tra cơ sở vật chất các điều kiện khác của Hội
đồng, phân công lãnh đạo phụ trách các việc này. Cuối buổi sáng 1/6 các bộ phận báo
cáo kết quả kiểm tra, Chủ tịch cần nhấn mạnh về giờ làm việc nhất là giờ khai mạc kỳ
thi (buổi đầu cần sớm hơn). Chủ tịch Hội đồng coi thi phải báo về ban trực thi của Sở
GD theo đúng quy định.
6. Buổi chiều ngày 1/6 Chủ tịch nhận đề thi, phiếu trả lời bài thi trắc nghiệm từ các Đoàn
của Sở. Ký xác nhận danh sách thí sinh, bảng ghi tên ghi điểm. Chủ tịch niêm phong
máy fotocopy, máy tính có nối mạng. Nên bố trí 01 máy tính và 01 máy in để làm các

Văn bản nhưng phải ngắt khỏi đường mạng. Kiểm tra một lần nữa các công việc chuẩn
bị của Hội đồng và chuẩn bị cho buổi sáng 2/6.
7. Về tổ chức khai mạc kỳ thi (2/6)
Để việc khai mạc kỳ thi diễn ra nhanh chóng, nhẹ nhàng, Chủ tịch yêu cầu một đồng chí
của sở tại tập trung thí sinh theo phòng thi (nên có sơ đồ riêng, làm được biển thì tốt).
Sau lễ chào cờ, thư ký công bố quyết định và giới thiệu Chủ tịch Hội đồng làm viềc. Chủ
tịch thông báo lịch thi, động viên các em bình tĩnh, tự tin cố gắng tập trung trí tuệ, tận
dụng thời gian làm tốt bài thi. Nêu nhanh quy định những gì được mang vào phòng thi,
những gì không được mang vào phòng thi. Nhắc thí sinh giờ có mặt tại phòng thi của
buổi sáng, buồi chiều. Gợi ý cho thí sinh hẹn giờ hoặc nhờ người trong gia đình nhắc
giúp về thời gian. Dán lịch thi vào tủ đựng đề thi, môn nào thi xong thì gạch đi.
8. Việc điều hành từng buổi thi:
Trước giờ làm việc của toàn thể hội đồng, Chủ tịch mở lịch thi, đối chiếu, khớp môn thi,
buổi thi để lấy chính xác đề thi của buổi thi đó; chuẩn bị kéo; danh sách phân công giám
thị và bộ số báo danh dùng cho buổi thi hôm đó. Kiểm tra giấy thi, giấy nháp danh sách
thí sinh, túi đựng bài thi, kéo cho các phòng thi.Giờ làm việc của Hội đồng tùy theo quy
mô số phòng thi, khỏang cách từ phòng hội đồng đến các phòng thi do Chủ tịch cân
nhắc, quy định. Bắt đầu vào giờ làm việc của mỗi buổi thi, Chủ tịch quan sát, hỏi các
nhóm có giám thị nào vắng không ? Công bố phân công giám thị và cho nhận phù hiệu,
nhận giấy thi, giấy nháp, danh sách thi sinh, kéo ...
Sau đó mời 2 giám thị kiểm tra tình trạng bì đề thi của môn thi hôm đó, yêu cầu ký xác
nhận tình trạng bì đề thi chỉ ghi ngắn gọn:"bì còn nguyên niêm phong", thời gian, ngày
tháng năm, ghi rõ họ tên giám thị, ghi rõ họ tên giám thị, đơn vị công tác, Kiểm tra chính
xác môn thi khớp với lịch thi, buổi thi một lần nữa trước khi cắt mở bì đề thi và giao cho
giám thị ký nhận (tờ ký nhận này nên chuẩn bị trước ghi sẵn theo phòng thi, tên giám thị
số 1, giám thị số 2 và cột ký nhận).
Trước khi phát lệnh giám thị lên phòng thi yêu cầu giám thị chú ý các hiệu lệnh. Sau khi
tính giờ làm bài các lãnh đạo được phân công phụ trách từng khu vực thi đi kiểm tra để
có thông tin về thí sinh vắng, bỏ thi và thu đề thi thừa, niêm phong đề thi thừa ngay tại
phòng thi (mang sẵn bì đựng đề thi, biên bản giao đề thi không sử dụng), nộp đề thi