Tài liệu Cach viet 1 la thu TM docx

Cách viết mail tiếng Anh
Monday, 9. February 2009, 03:02:07
Đây là một trong 4 kỹ năng của tiếng Anh. Bản chất của việc viết email cũng là viết thư. Viết
thư có 2 loại văn phong: Trang trọng và Thân mật. Trong giao tiếp thương mại, các bạn nên
dùng văn phong trang trọng. Hình thức trình bày thư cũng có nhiều cách phụ thuộc vào mục
đích công việc. Ví dụ: Thư chúc mừng, Thư cảm ơn, Thư phàn nàn, Thư chào hàng… Mỗi
loại thư có mẫu câu riêng. Tuy nhiên, điểm chung cho các loại thư này là từ đầu đến cuối
tuyệt đối không viết tắt, trình bày ngắn gọn trực tiếp vào vấn đề và thể hiện sự tôn trọng người
đọc.
1. Khi bạn viết phần lời chào của thư, bạn cần phải dùng từ Dear Sir/Madam/Mr. A/Ms. B/Sir
or Madam. Có một số trường hợp bạn sẽ phải viết Dr. X hay Prof. D
2. Mở đầu thư, bạn nên viết lời cảm ơn và tham chiếu cho bức thư mình đang viết. Ví dụ:
“Thank you very much for your call this morning”, hay “With reference to your advertisement
on
3. Trong nội dung thư, bạn không nên viết tắt. Ví dụ: bạn nên viết “I do not”, không nên viết
“I don’t”.
4. Viết lý do bạn viết bức thư này. Ví dụ: I am writing to you to confirm our order ". Hay viết
lời đề nghị mà bạn mong muốn. Ví dụ: "I would be grateful if you could include a
brochure ”. Còn rất nhiều lý do khác nữa để mở đầu một bức thư, bạn có thể tìm hiểu thêm ở
một số sách hoặc tham gia khoá học tại MEC Vietnam để biết thêm các cách viết thư chuẩn đa
dạng khác nhau.
5. Văn phong trịnh trọng (formal style) hay dùng câu “I would like , I would be ” thay cho
từ “I want , I will be
6. Cuối thư bạn nên viết thêm thông tin nếu cần liên hệ thêm. Ví dụ: “Should you need further
information, please feel free to contact ”, “I look forward to meeting you at ”, Thank you
for your prompt help ”
7. Kết thúc bức thư bạn nên sử dụng những lời chào như: “Yours sincerely”, “Your faithfully”
8. Cuối cùng, bạn sẽ viết tên của bạn, chức danh, liên hệ
9. Một điều không thể quên đó là bạn cần phải lưu lại bức thư mà mình đã gửi đi để tham
khảo lại sau này.
Trước hết, phải tuân thủ nguyên tắc trình bày thư đã quen thuộc với hầu hết người nước ngoài,

đó là thứ tự và căn chỉnh các đoạn. Để tránh rườm rà, hãy thực hiện căn trái toàn bộ nội dung,
dùng font chữ chân phương, chẳng hạn Times New Roman (13 points). Bên trên cùng, ghi địa
chỉ liên lạc và số điện thoại của bạn, sau đó đến ngày viết thư, rồi tên người nhận.
Nội dung thư được trình bày trong diện tích còn lại của trang A4, nên ngắn gọn, rõ ràng.
Văn phong tiếng Anh có đặc thù là đi vào mục đích chính ngay khi mở đầu nội dung. Vì vậy,
bạn nên “đặt tên” thư bằng một dòng in nghiêng, mở đầu bởi từ dẫn Reference, ví dụ: Re:
Salesman post (Dự tuyển vị trí nhân viên bán hàng). Chú ý, câu này sẽ được sắp xếp ngay sau
địa chỉ người nhận và trước khi bắt đầu trình bày thư.
Tổ chức nội dung thư có nhiều cách khác nhau và còn tuỳ thuộc vào các yếu tố: kiến thức cá
nhân của người viết, yêu cầu của nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, để tránh lan man, chỉ nên gói
gọn lại trong 3 đoạn, lần lượt nói về nguyên nhân đăng ký thi tuyển, những hiểu biết về
chuyên môn của bạn và một số điểm mạnh cá nhân (thông minh, nhanh nhẹn, sẵn sàng công
tác xa ).
Kết thúc thư, hãy khẳng định với nhà tuyển dụng rằng bạn mong muốn được gặp trực tiếp họ
trong một buổi intervew (I am looking forward to an intervew at your office).
Dưới đây là một mẫu khá thông dụng để bạn tham khảo:
Nguyen Van Nam
6 Lang Trung, Dong Da, Ha Noi
Tel: 090-260448
May 10, 2001
ABCD Enterprise
Attn: Human Resources Manager
Re: Salesman post
Dear Sir,
In reply to your advertisement in the Newspaper, I am pleased to enclose my C.V to apply for
the Salesman position of your office in HCMC.
From my C.V, you will see that, I graduated from Foreign Trade University with a good
bachelor degree. I have a good command of Vietnam economic and social situation, and I am
confident in doing business.
At present, I am working for

In addition, I am active and enthusiastic. I am willing to learn and do what takes to get a job
done well even under pressure or on far mission.
I am looking forward to an interview at your office.
Yours faithfully,
Nguyen Van Nam
E-MAIL
Many people enjoy sending an receiving e-mail, especially if they share a common interest.
Writing e-mails to a friend in English allows you as much time as you need to write the
message and look up any words or grammar that you don't know. If you are paying for each
minute that you are connected to the internet, you may want to write e-mails while you are not
connected and then connect just to type the message and send it.
E-mails are usually written in a less formal style than letters. It is common to start an e-mail
with the name of the person you are writing to, without starting with the word "Dear". The
following are examples of some appropriate ways to start and end an e-mail:
(1) Writing to your partner
Start: Use the person's first name or nickname
Ending: "Take care", or "Love", or "Thinking of you"
Signature: Your first name, or nickname
(2) Writing to a friend
Start: Use the person's first name
Ending: "Best wishes", or "Yours", or "Take care"
Signature: Your first name
(3) Writing to someone in your own company
Start: Use the person's first name (in a few companies you might need to be more formal, but
this is rare in the UK)
Ending: "Regards", or "Best wishes"
Signature: Your first name and last name, and below this your job title and department, and
phone number (or extension)
(4) Writing to someone in another organisation or someone in a formal position of
responsibility

Start: Use the person's title (eg: Mr, Mrs, Ms, Dr) and surname (eg: Smith), or just
"Sir/Madam" if you don't know the name
Ending: "Regards"
Signature: Your first name and last name (you might add your title after this in brackets if you
want to make it clear if you are a man or woman). Below this your job title (if appropriate)
and contact details (you may want to include your telephone number or address)
Lưu ý:
Đối với những lá thư gửi đến người cùng trang lứa ví dụ như bạn thân, bạn không cần phải
quá khách sáo, có thể lược bỏ Dear. Có thể dùng những từ sau đây, đặc biệt cho e-mail thăm
hỏi hơn là thư tín.
Hello, Chào,
Hello John, Chào John,
Hi! /Hi, (Chào! /Chào,)
Hi John! Chào John!
John, John,
Những lỗi thường gặp khi viết lời chào đầu thư:
Dear Sir, Thưa ông,
Lời chào này tạo ấn tượng rằng người nhận thư là đàn ông, nghe có vẻ phân biệt nam nữ. Vì
vậy, thay vào đó bạn nên dùng Dear Sir or Madam, hoặc To whom it may concern,.
Dear Ms. Mary White, Hay Dear Mary White, (Mary White thân mến,)
Ta chỉ cần viết Dear Ms. White, hoặc Dear Mary, chứ không cần viết đầy đủ cả họ và tên.
2. Lời chào cuồi thư (Complimentary closings)
Một số lời chào cuối thư thường được viết như sau :
Yours truly, /Yours sincerely, /Yours, /Sincerely, /Very truly yours, (Kính thư,)
Best wishes, (Chúc mọi sự tốt lành,)
Love, (Thân mến,)
See you! /See ya! (Hẹn gặp lại!)
All for now, (Bây giờ xin dừng bút,)
Write soon! (Hãy sớm trả lời thư nhé!)
Good-bye for now, (Bây giờ xin chào tạm biệt nhé,)

Bye for now! (Bây giờ tạm biệt nhé!)
Later, (Hẹn lần sau,)
Bye-bye, (Tạm biệt,)
Talk to you later, (Lần sau nói tiếp,)
Lưu ý:
Lời chào đầu thư và lời chào cuối thư phải phù hợp và thống nhất với nhau và với nội dung
bức thư về văn phong, mức độ trang trọng hay thân mật.
Ngoài những bức thư tình ra, nam giới sẽ không viết Love, cho lời chào cuối thư. Nhưng nữ
giới có thể dùng lời chào này cho người mà mình có thiện cảm hoặc người thân thiết. Đối với
các thư tín thương mại thường dùng lời chào cuối thư rất lịch sự như : Yours truly, /Yours
sincerely, /Yours, / Sincerely, (Kính thư,)
Trong những bức thư gửi bạn bè, lời chào cuối thư như trên nhiều khi không cần thiết. Nếu là
e-mail thì có nhiều điều được bỏ bớt. Những ví dụ sau đây được viết khi muốn lá thư có vẻ
thân thiện hơn, mang tính chất riêng tư, cụ thể hơn. Tuy nhiên bên dưới vẫn phải ký tên (nếu
là e-mail thì phải đánh máy tên.)
Hoping to hear from you soon. (Hy vọng sớm nhận được tin của bạn.)
Look forward to seeing you next week. (Mong gặp bạn vào tuần sau.)
I have to go to work now. I will write again. (Tôi phải đi làm bây giờ. Tôi sẽ viết lần nữa.)
That’s all I have time to write now. (Bây giờ tôi viết như thế là đủ rồi.)
I’m too sleepy to write any more. (Tôi buồn ngủ quá không thể viết thêm nữa.)
I’d better sign off now. (Tốt hơn tôi nên dừng bút bây giờ. )
======================================================================
1. Thư hỏi hàng (the enquiry)
Hỏi hàng là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và mọi điều kiện cần thiết khác để mua
hàng.
Cách viết thư hỏi hàng:
. Phần mở đầu:
- Trong trường hợp hai bên chưa có quan hệ với nhau trước đó, thì trong phần mở đầu cần trình bày
nguyên nhân chọn đối tượng của mình.
- Trong trường hợp hai bên đã có sẳn quan hệ từ trước thì có thể bớt đi phần nghi thức và trực tiếp đề

cập đến chủ đề chính.
. Nội dung chính của thư:
- Thông báo cho chủ hàng biết mình đang cần loại hàng gì, yêu cầu chủ hàng gởi cho catalog, mẫu
hàng .v.v. . đồng thời cho biết giá cả, chất lượng hàng hóa, số lượng có khả năng cung cấp, thời hạn
giao hàng, điều kiện thanh toán và mọi điều kiện cần thiết khác.
- Có thể cho chủ hàng biết, sau lần yêu cầu này sẽ mở ra khả năng phát triển quan hệ giữa hai bên.
. Phần kết:
Mong chủ hàng đáp ứng yêu cầu của mình, mong thư phúc đáp.
2. Chào hàng, báo giá (offer):
Trong buôn bán, chào hàng - báo giá là việc người bán thể hiện rõ ý định bán hàng của mình.
Có nhiều loại chào hàng.
a) Nếu xét theo mức độ chủ động của người xuất khẩu có:
- Chào hàng thụ động.
- Chào hàng chủ động.
. Chào hàng thụ động là chào hàng của người xuất khẩu nếu trước đó nhận được những yêu cầu (thư
hỏi hàng) của người nhập khẩu. (Chào hàng thụ động còn có tên gọi là "trả lời thư hỏi hàng" - " reply
to enquiry").
Cách viết chào hàng thụ động:
* Phần mở đầu: Cám ơn khách hàng đã gởi thư hỏi hàng đến công ty mình.
* Phần nội dung chính của thư: Trả lời những câu hỏi của người nhập khẩu. Gửi cho họ catalog, hàng
mẫu, biểu giá, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện giảm giá.
* Phần kết: Tỏ ý mong đợi sự trả lời của khách hàng và hứa hẹn.
. Chào hàng chủ động là người xuất khẩu chủ động chào hàng khi chưa nhận được "thư hỏi hàng" của
người nhập khẩu. Chào hàng chủ động vừa là báo giá vừa là quảng cáo. Nội dung chào hàng chủ động
gồm:
* Phần mở đầu: trình bày nguyên nhân lựa chọn đối tượng của mình
* Phần nội dung chính:
Tự giới thiệu về công ty của mình và các mặt hàng của mình sản xuất kinh doanh. Gửi kèm Catalogue,
hàng mẫu, giá biểu và các điều kiện mà mình mong muốn để bán hàng.
* Phần cuối thư: mong sớm có thư trả lời.

b) Nếu căn cứ vào sự ràng buộc trách nhiệm của người chào hàng ta có hai loại chào hành chính:
- Chào hàng cố định (Firm Offer)
- Chào hàng tự do (Free offer)
. Chào hàng cố định (firm offer) là việc chào bán một lô hàng nhất định cho một người mua nhất định,
trong đó nêu rõ thời gian mà người chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm vào lời đề nghị của mình. Thời
gian này gọi là thời gian hiệu lực của chào hàng cố định. Trong thời gian hiệu lực, nếu người mua chấp
nhận hoàn toàn lời chào hàng đó thì hợp đồng coi như được ký kết.
. Chào hàng tự do (free offer) là loại chào hàng không ràng buộc trách nhiệm người phát ra nó, cùng
một lúc với cùng một lô hàng người ta có thể chào hàng tự do cho nhiều khách hàng. Trong chào hàng
tự do cần ghi rõ "chào hàng không cam kết" "offer without Engagement".
Chào hàng tự do trở thành hợp đồng khi có sự xác nhận lại của người xuất khẩu. Người mua không thể
trách cứ người bán nếu sau khi chấp nhận chào hàng, người bán không ký hợp đồng với mình.
c) Lưu ý:
- Ðối với chào hàng thụ động: khi nhận được thư hỏi hàng chủ hàng nên lập tức trả lời cho bên mua:
nếu không thể trả lời đủ các yêu cầu của khách hàng thì vẫn cứ viết thư cho khách hàng, báo cho họ
biết là đã nhận được thư hỏi hàng và khi có đủ thông tin sẽ viết thêm thư trả lời cho họ. nếu khách
hàng yêu cầu mặt hàng ta không có, thì nên giới thiệu cho người hỏi hàng hàng hóa thay thế.
- Ðối với chào hàng tự do: Cần cân nhắc kỹ số lượng chào hàng gửi đi, vì gửi chào hàng thật nhiều sẽ
gây bất lợi cho người bán.
3. Ðặt hàng (order) :
Trên cơ sở mẫu hàng do bên mua đưa ra hoặc sau khi bên mua xem catalogue, hàng mẫu, giá biểu do
bên bán đưa ra, bên mua sẽ lập đơn hàng gửi đến bên bán. Thông thường các công ty lớn trên thế giới
đều có mẫu đơn đặt hàng in sẵn. Chỉ trong một số trường hợp đặc biệt người ta mới dùng thư đặt hàng.
Thông thường một đơn đặt hàng đầy đủ gồm có các mục sau: Tên hàng, tiêu chuẩn chất lượng, số
lượng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán . . .
Cách viết đơn đặt hàng:
* Phần mở đầu: Trên cơ sở hàng mẫu do mình đưa ra, hoặc catalogue, hàng mẫu giá biểu do bên bán
đưa ra, người mua lập đơn đặt hàng.
* Phần nội dung chính: Nêu rõ những điều kiện mình đề nghị về: chất lượng, bao bì, thời gian giao
hàng, điều kiện thanh toán, vận chuyển . .

* Phần kết thúc: Ðề nghị bên bán chấp nhận đơn đặt hàng của mình.
4- Hoàn giá (counter - offer).
Khi người nhận được chào hàng (hoặc đơn đặt hàng) không chấp nhận hoàn toàn chào hàng (hoặc đặt
hàng) đó, mà đưa ra một đề nghị mới thì đề nghị này được gọi là hoàn giá.
Khi hoàn giá, chào giá trước đó coi như hủy bỏ. Trong buôn bán quốc tế, mỗi lần giao dịch thường
phải qua nhiều lần hoàn giá mới đi đến kết thúc.
Cách trình bày một lá thư trả giá của bên mua:
+ Phần mở đầu: Cám ơn bên bán đã báo giá cho công ty mình.
+ Phần nội dung chính.
- Trình bày các điều kiện không thích hợp với công ty mình.
- Ðề xuất điều kiện của mình.
+ Phần kết: Mong nhận được thư hồi âm.
5- Chấp thuận (Acceptance)
Sau khi bên bán và bên mua qua nhiều lần báo giá và trả giá cuối cùng đi đến thỏa thuận ký kết hợp
đồng mua bán. Khi thấy trong Telex hoặc Fax chỉ cần viết một chữ chấp nhận (ACCEPT) là đủ.
Nhưng sau đó vẫn phải viết thư chấp thuận theo đúng nguyên tắc.
Cách viết thư chấp thuận:
. Bên mua viết cho bên bán:
- Phần mở đầu: Nêu rõ mình chấp thuận những điều kiện do bên bán đưa ra. Nếu đã gửi Fax. Telex rồi,
thì xác nhận lại một lần nữa cho rõ ràng.
- Phần nội dung chính:
Thông báo, gửi "Phiếu xác nhận mua" và " Ðơn đặt hàng" cho bên bán.
Báo cho bên bán biết mình đã chuẩn bị mở L/C cho họ.
- Phần kết thúc: Mong bên bán quan tâm đến đơn đặt hàng của mình.
. Bên bán viết cho bên mua:
- Phần mở đầu: Nêu rõ mình chấp nhận các điều kiện do bên mua đưa ra. Nếu đã gửi điện thì cần xác
nhận rõ thêm.
- Phần nội dung chính thư: Nói rõ về phiếu xác nhận bán và bản hợp đồng gửi kèm theo thư cho bên
mua. Yêu cầu bên mua mở thư tín dụng cho mình.
- Phần kết thúc: Cám ơn về đơn đặt hàng bảo đảm sẽ thực hiện tốt nhất hợp đồng giữa hai bên.

6. Xác nhận (confirmation):
Sau khi thống nhất với nhau các điều kiện giao dịch, hai bên mua và bán ghi lại các kết quả đã đạt
được, rồi trao cho đối phương. Ðó là văn kiện xác nhận.
Văn kiện này do bên bán lập gọi là giấy xác nhận bán hàng. Văn kiện do bên mua lập gọi là giấy xác
nhận mua hàng.
Xác nhận thường lập thành hai bản, bên lập xác nhận ký trước rồi gửi bên kia, bên kia ký xong giữ lại
một bản và gửi trả lại một bản.A